Greitas biuro įrangos transportavimas į UK mikroautobusu: kas vyksta iš tikrųjų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, ir galiu pasakyti – kiekviena diena yra kaip loterija. Vakar gavau skambutį iš vienos Vilniaus įmonės, kurie panikoje, kad reikia skubiai vežti kompiuterius į Londoną, nes jų buhalterė susirgo (o gal tiesiog atostogauja, nieko tiksliai neaišku). Jiems buvo svarbiausia greitas biuro įrangos transportavimas į UK mikroautobusu, ir tai buvo vienintelis variantas, nes neįsivaizdavo, kaip trims dienoms laikyti verslą be serverių. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tik užkrauti dėžę ir važiuoti, tačiau realybėje yra daugiau niuansų – nuo muitinės iki to, kaip vairuotojas išsiranda vietą Londono centre. Štai trumpai apie tai, ką jums reikia žinoti, prieš pasiryžtant skubinti.

Kaip organizuojamas greitas biuro įrangos transportavimas į UK ir kiek laiko tai užtrunka

Kiek tikrai užtrunka toks skubus reisas į Angliją?

Daug kas klauso „kelių dienų“, ir ačiu, jei žinotum. Paprastai greitas biuro įrangos transportavimas į UK mikroautobusu įtakes apie 3–4 dienas, jei viskas bėga sklandžiai. Tarkime, paimame krovinią pirmadienį ryte – antradienį jau jūsų daiktai gali būti Lietuvoje (jei reikia) arba jau važiuoja į uostą. Trečiadienį jie kerta Lamanšą, o ketvirtadienį – iškraunami prie jūsų biuro durų. Tačiau, jei įvyksta spūstis prie Kalė arba vairuotojui reikia ilgiauilsioti, tai gali užtrukti ir ilgiau. Geriau skaičiuokite su rezervu.

Ar mikroautobuso talpa užteks mano biuro technikai?

Tai priklauso nuo to, ką vadinate „biuro įranga“. Jei tai keli monitoriai, du sisteminiai blokai ir spausdintuvas, tai telpa net į mažesnį VW Transporterį. Bet jei statote biurą nuo nulio, su keturiomis didžiomis spintomis ir dešimčia stalų, tuomet gali tekti pasiimti 3,5 tonų sunkvežimį (galvoju, turbūt turėjau omenyje didelį mikroautobusą su aukštu stogu). Geriau iš anksto nufotografuoti krovinius ir nusiųsti mums, kad neiktų keisti mašiną paskutinę minutę.

Ką daryti, jei reikia vežti labai brangų serverį?

Čia prasideda nervai. Serveriai jautrūs ir brangūs, todėl jokio būdo negalima juos mesti ant gelbėjimo priemonės grindų. Turi būti speciali dėžė, putos, viskas. Kartais vairuotojas netgi atsisako vežti, jei mato, kad klientas supakavo jį į paprastą kartoninę dėžę be apsaugos. Greitas biuro įrangos transportavimas į UK mikroautobusu neapsiriboja tik važiavimu, jis taip pat reiškia, kad turi atvykti gyva technika, ne metalo laužas. Užtikrinkite pakavimą, kitaip draudimas negalės padėti.

Ar galima vežti dalinę krovinią, pilną mikroautobuso dalijimą?

Taip, tai vadinama „daliniu krovininiu“ arba konsolidacija. Jei jums tėra du stalai ir trys kėdės, mums nebūtina siųsti tuščios mašinos. Mes surandame kitą klientą, kuris taip pat veža kažką į tą pačią kryptį, ir padalome vietą. Tačiau greitas biuro įrangos transportavimas į UK mikroautobusu tokiu atveju gali šiek tiek užtrukti, nes reikia surinkti visus klientus. Bet kainą bus daug mažesnė, tai verta pagalvoti, jei skubos nėra kritinė.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūros Lietuvoje ir Didžiojoje Britanijoje?

Po Brexito tai tapo didžiausia bėda. Anksčiau tiesiog važiavai, dabar reikia pateikti eksporto deklaraciją Lietuvoje ir importo – UK. Tai užtrunka apie valandą abiejose pusėse, jei dokumentai tvarkingi. Bet jei trūksta fakros arba SGMs kodo, gali likti ten iki vakaro. Patirtis rodo, kad dažniausia užstringa būtent dėl blogai užpildytų Excel lentelių.

Ar vairuotojas padeda pakrauti ir iškrauti techniką?

Taip, bet... (t.y. jis padeda, jei tai ne du tonų sverianti spinta). Paprastai vairuotojai yra vieni, jie fiziškai negali pakelti sunkių dalykų. Jei turite 50 kilogramų svorio kopijavimo aparatą, pasirūpinkite kėlėju arba padėjėju jūsų pusėje. Vairuotojas gali padėti nešti monitorius ar dėžes, tačiau nereikia tikėtis, kad jis vienas perkels visą biurą į trečią aukštą be liftų. Mes ne perkėlėjai, esame vežėjai.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių mikroautobusų turi GPS seklius. Taigi, aš galiu atsiųsti jums nuorodą ir pamatysite, kur mašina stovi. Kartais tai veikia ne tiksliai, pavyzdžiui, kai vairuotojas užvažiuoja į požeminę garažą arba uosto tunelį – signalas dingsta. Tačiau bendrai vaizdas aiškus. Greitas biuro įrangos transportavimas į UK mikroautobusu tampa beveik matomas, tad galite ramiai planuoti susitikimą.

Kas vyksta, jei vairuotojas užstringa spūstyje?

Londonas ir M25 žiedkelis – tai nuolatinis košmaras. Jei įvyksta avarija, vairuotojas gaišta valandas ar net dieną. Tokiu atveju mes jums pranešame, kad bus vėlavama. Deja, su tokiu dalyku niekaip negalime kovoti, tik laukti. Kartais būna taip, kad planuojamam atvykimo laikui tenka stumti dar valandą ar dvi.

Ar galima užsakyti transportą savaitgaliu?

Taip, bet už tai reikia sumokėti papildomai. Vairuotojai taip pat žmonės, nori ilsėtis. Jei greitas biuro įrangos transportavimas į UK mikroautobusu jums būtinas sekmadienį ryte, tai kainuos dvigubai daugiau nei įprasta. Ir dar reikia patikrinti, ar jūsų gavėjo sandėlis dirba tą dieną – dažnai ne. Geriau viskas užtikrinti darbo dienomis.

Kokios mašinos naudojamos? Ar tai tikrai „mikroautobusai“?

Prieš 20 metų tai buvo tikrai seni „Volkswagenai“, dabar naudojame šiuolaikiškus „Mercedes Sprinter“ arba „Ford Transit“, kurie yra pritaikyti kroviniams. Jie turi stabdžių sistemą, „tempomatą“ (kai leidžiama), ir atrodo kaip normalios keleivinės mašinos, tik be langų gale. Taigi, jūsų įranga liks sausa ir saugi.

Biuro įrangos pakavimas ir ką daryti, kad nenusilūžtų

Kaip tinkamai supakuoti LCD monitorius, kad jie nesužalotų?

Staičiau, kiek kartų mačiau, kaip klientai deda monitorius vieną ant kito be jokios tarpinės. Vėliau stebisi, kodėl atėjo su suirusiais ekranais. Naudokite putplasčio dėžes, o jei jų neturite – apvyniokite storu burbuliuku. Tarp monitorių turi būti storas kartonas. Tai paprasta fizika, bet dažnam klientui per sudėtinga suprasti.

Ar reikia ištuštinti spausdintuvus ir kopijavimo aparatus prieš vežimą?

Būtina! Tonerio dulkės yra katastrofa. Jei kopijavimo aparatas nukrenta arba stipriai sukrėčiamas, toneris išsilieja ant viso krovinio – ir ant jūsų biuro stalų, ir ant vairuotojo grotų. Tada reikia mokėti valymą. Išimkite kasetes, uždenkite juos胶ju (ne,胶ju nereikia, tiesiog įdėkite į paketą).

Kaip vežti stalus? Ar juos reikia išardyti?

Jei stalai yra dideli, jų geriau išardyti. Nuo ilgų kojų stalų „limpa“ mikroautobuso viduje, o vairuotojas negali nei važiuoti, nei užsukti. Be to, išardyti stalai mažiau pažeidžiami. Jei stalas yra 2x1 metro, jis gali tilpti neįsivaizduojamai, jei tik nuimsite kojas. Pasidalinęs patirtimi – tarkim, prieš penkerius metus vienas klientas nenorėjo išardyti stalo, ir mes turėjome jį vežti atvirame priekaboje, kas buvo risku.

Ar galima vežti biuro kėdes neišardytas?

Taip, kėdes galiausia sukrauti vieną ant kitos. Bet reikia įsidėti popieriaus ar kartono tarp jų, kad nebraižytų. Kėdės yra „nerangios“, jos visada slenka. Jei greitas biuro įrangos transportavimas į UK mikroautobusu vyksta žiema, o kėdės oda, tai gali sušalti ir plyšti, jei bus spaudžiamos. Naudokite apsauginius užvalkalus.

Ką daryti su smulkmenomis – klaviatūromis, pelėmis, kabeliais?

Viską surinkite į dėžes. Niekada neleiskite kabelių voliotis po vairuotojo kojomis. Vieną kartą vairuotojas užstrigo tarp laisvų kabelių ir beveik nenukrito... (na, gerai, nenukrito, bet buvo bjauru). Surūšiuokite viską pagal skyrius arba darbuotojus, kad išsikraunant būtų lengviau surasti, kas kam priklauso.

Ar saugu vežti serverio spintą su duomenimis?

Tiesioginio atsakymo „taip“ neduodu, jei neįsitikinęs. Serverio spinta sveria daug, ir ji turi būti užfiksuota. Be to, duomenys verti daugiau nei geležis. Patarčiau prieš vežant daryti pilną atsarginę kopiją (backup). Jei spinta nukris – geležis atsivers, bet duomenys gali dingti. Geriau būti percauteliu.

Ar galima vežti biuro augalus?

Tai ne biuro įranga, bet dažnai klauso. Galima, bet jei tai didelės palmės, jos netilps į mikroautobuso aukštį. Be to, Didžiojoje Britanijoje griežtai tikrinama šaknų žemė – neleidžiama atvežti parazitų. Mažus vazos augalus galima, bet didelių geriau nevežti, arba turite turėti fitosanitarinį pažymėjimą.

Ką daryti su lūžtančiais daiktais, pvz., stiklinėmis lentelėm?

Gerai uždėkite į medinę rėmą. Stiklas turi būti padėtas vertikaliai, ne gulsčiai. Jei jį padėsite guldomai, kiekvienas gūžys kelyje gali sukelti įtrūkimą. Uždėkite užrašą „STIKLAS – ATIDŽIAI“, kad vairuotojas neleistų viršum jokių dėžių.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Parašykite „FRAGILE“, „THIS SIDE UP“ arba „LONDON“. Vairuotojas nežino, kas viduje, jis mato tik dėžę. Jei dėžėje yra brangūs kompiuteriai, o kitame gale – seni popieriai, abi dėžės jam atrodo vienodai. Žymėjimas gelbsti nuo nesusipratimų.

Dokumentai, muitinė ir „post-Brexit“ nuoboduliai

Kokius dokumentus reikia parengti eksportui iš Lietuvos?

Jums reikės komercinio sąskaitos faktūros (Commercial Invoice) ir pakavimo sąrašo (Packing List). Be šių dviejų dalykų niekur neišvažiuosite. Sąskaitoje turi būti nurodytas tikslus gavėjas, adresas UK, prekių pavadinimai, HS kodai (jie nurodo prekės rūšį) ir vertė. Jei pamiršite HS kodą, muitininkas vėluos visą eilę.

Kas yra EORI numeris ir ar jis man reikalingas?

Taip, būtinai. EORI (Economic Operators Registration and Identification) numeris reikalingas bet kuriam importui ar eksportui į/iš ES ar UK. Jūsų įmonei jis turi būti išduotas Lietuvoje (jei esate iš čia), o gavėjui UK – jo EORI numeris Didžiojoje Britanijoje. Be šių numerių sistema neleis pateikti deklaracijos.

Kas nutinka su PVM? Ar moku jį dukart?

Daug kas baiminasi dėl PVM. Jei esate registruota Lietuvoje ir vežate savo turtą (ne pardavimui), tai galima taikyti 0% PVM tarifą, jei pateikiate tinkamą dokumentą. UK pusėje gavėjas gali susitvarkyti su importo PVM savo mokesčių deklaracijose. Svarbiausia nenuvaryti prekių kaip galutinio vartotojo, jei tai įrankiai ar turtas verslui.

Ar galima vežti naudotą biuro techniką be problemų?

Galima, bet tai turi būti aiškiai pažymėta kaip „NAUDOTA“ (Used). Naujos prekės dažnai patikrinamos griežčiau. Naudota technika turi atrodyti naudota (ne dėžėse), o jei ji atrodo kaip nauja, gali kilti įtarimų dėl prekybos. Patirtis rodo, kad naudoti kompiuteriai dažnai važiuoja sklandžiau.

Kas daryti, jei UK muitinė sustabdė krovinį?

Tai blogiausias scenarijus. Tada reikia mokėti sandėliavimo mokestį. Jei trūksta dokumentų, turite juos greitai pateikti. Kartais reikia licencijų (pvz., jei vežate specialią elektroniką). Geriausia, kai gavėjas UK yra pasiruošęs ir gali kalbėti su muitininkais. Mes tik važiuojame, bet jie turi „girti“ atsakomybę.

Ar reikia draudimo polisos?

Draudimas nėra privalomas įstatymo, bet jis būtinas jūsų ramybei. Mūsų standartinis draudimas dėl CMR sutarties dengia tam tikrą sumą (paprastai apie 10-12 EUR per kg). Jei vežate techniką, vertą daugiau, pasidarykite papildomą draudimą. Nenusipirkę draudimo rizikuojate prarasti viską, jei įvyksta avarija (o tokios būna, pavyzdžiui, gaisras kelyje).

Kas yra „Gateway Movement“ UK sistemoje?

Tai tokia elektroninė sistema, į kurią įvedami duomenys prieš atvykstant. Jei ten padarysite klaidą, mašina nebus įleista. Vairuotojas gali stovėti pasienyje valandas. Todėl reikia labai atidžiai užpildyti numerius ir pavadinimus. Vieną kartą dėl klaidingo vardo (pavardės rašybos) laikėme 4 valandas.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai galima, tai vadinamas „kombinuotas krovinius“. Bet gali būti problemų su muitine, jei asmeninių daiktų vertė didelė. Geriau juos atskirti sąskaitoje arba netgi nevežti. Muitininkas gali manyti, kad tai prekyba, o ne perkėlimas. Greitas biuro įrangos transportavimas į UK mikroautobusu turi būti aiškus ir skaidrus.

Ką daryti, jei praradau sąskaitą faktūrą kelyje?

Nebūna situacijų, kad prarandame originalą, nes viskas yra elektroniniu būdu. Bet jei jūs nenuėjote, reikia siųsti kopiją el. paštu vairuotojui, kad jis galėtų parodyti ekrane. Spausdintinės versijos dažnai nebėra reikalingos, tačiau turi būti QR kodas arba nuoroda.

Kainos, mokesčiai ir realios problemos

Kiek kaino toks skubus reisas į Londoną?

Kainos šiuo metu „šoka“ dėl degalų. Užpilta mikroautobuso reisas gali kainuoti nuo 800 iki 1500 eurų viena kryptimi, priklausomai nuo to, kiek vietos užimate. Jei greitas biuro įrangos transportavimas į UK mikroautobusu reikalingas šiandien ir iš karto, tai kaina bus viršutinės ribos. Planuokite savaitę–dvi iš anksto, ir bus pigiau.

Ar mokesčiai už keltą (ferry) įeina į kainą?

Paprastai taip, į standartinę kainą įeina keltivo bilietas. Tačiau jei jūsų krovinys labai sunkus (viršyja 1.5 tonos), gali būti priedėlis už svorį. Ir dar – keltų kainos keičiasi kas mėnesį, todėl sakyti fiksuotą kainą už metus į priekį neįmanoma. Tikriname prieš pat išvykstant.

Kas toks „London Congestion Charge“ ir kas jį moka?

Tai mokestis už važiavimą Londono centre. Jis būna gana didelis (apie 15 GBP per dieną). Jei jūsų adresas yra ULEZ zonoje (Ultra Low Emission Zone), ir mūsų mašina neatitinka standartų, gali tekti mokėti dar daugiau. Geriau iš anksto pasakykite adresą, kad paskaičiuojame galutinę sumą.

Ar galima atsisakyti užsakymo be baudos?

Jei atsisakote prieš mums paskiriant mašiną, tai nėra problemos. Bet jei vairuotojas jau važiuoja pas jus arba jau pakrovė krovinius, tuomet turite sumokėti už nuostolius – bent jau už važiavimo atgal dalį. Mes negalime važiuoti tuščia be mokėjimo.

Ar priimate mokėjimą kortele ar tik pavedimu?

Dirbame su įmonėmis, tad mums patogiausia pavedimas sąskaita faktūra. Kortelė galima, bet tada pridėsime banko mokestį. Didelės sumos geriau pervesti. Pasitaiko, kad klientai bando mokėti grynaisiais vairuotojui – to nedarykite, tai nesaugu ir prieštarauja mūsų taisyklėms.

Kodėl kaina gali pasikeisti paskutinę minutę?

Kartais dėl kuro kainos, kartais dėl to, kad krovinio atsirado daugiau, nei planavote. Pavyzdžiui, sakėte „kelios dėžės“, o atrodo, tai yra 20 dėžių po 30 kg. Tada mašina gali nebevežti tiek daug, reikia keisti planus. Stenkitės nurodyti realius svorius ir matmenis.

Ar taikoma nuolaida, jei vežu dažnai?

Taip, ilgiei klientai mums brangūs. Jei jums reikia greito biuro įrangos transportavimo į UK mikroautobusu kas mėnesį, susitarsime dėl fiksuotos kainos. Taip jūsų biudžetas bus aiškus, o mes užtikrins pastovumą. Verslas remiasi pasitikėjimu, o ne vienkartiniais sandoriais.

Kas daro didžiausią įtaką galutiniam pardavimo kainai?

Degalai ir laikas. Jei vairuotojas laukia jūsų 3 valandas prie sandėlio, tai laikas pinigas. Taip pat, jei Londono centre reikia specialios leidimo (važiavimo pėsčiųjų zonose), tai reikalauja papildomų procedūrų. Viskas, kas stabdo procesą, brangsta.

Ar yra kokių nors „paslėptų“ mokesčių?

Mums įžeidžianti tokia idėja. Mes sakome viską tiesiai. Mokate už transportą, už keltį, galbūt už draudimą. Nėra jokių „popierių“ mokesčių ar „kavinės“ vairuotojui. Viską aptariame iš anksto. Jei kažką pamiršau pasakyti (o aš senstu), tai papildomai prašau nebeklausti, nes aš ir taip prisipažinsiu prieš išvykstant.

Ką daryti, jei gavėjas atsisako priimti krovinią UK?

Tai blogiausia. Tada mes turime jį vežti atgal arba laikyti sandėlyje UK, kas kainuoja pinigus. Užtikrinkite, kad jūsų partneris UK tikrai laukia siuntos. Nereikia, kad vairuotojas stovėtų prie uždarytų vartų ir skambintų man naktį verkdamas.

Išvada

Viskas su greitu biuro įrangos transportavimu į UK mikroautobusu atrodo sudėtinga tik tol, kol nepradžiugiate dokumentų. Kai tai padaryte, liko tik fizinis darbas – pakavimas ir važiavimas. Esu matęs ir puikių, ir labai blogų siuntimų, bet svarbiausia yra komunikacija. Pasakykite mums, ką planuojate, ir mes jums pasakysime, kaip tai padaryti saugiai. Neklauskite draugų, kurie nieko neveža, kreipkitės į tuos, kurie gyvena kelyje. Tada jūsų technika atvyks laiku, o jūs galėsite ramiai dirbti.