Gaukite pasiūlymą biuro perkraustymui iš UK greitai: praktiko žinios be reklamų

Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtis metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas, ypač kai kalba eina apie maršrutą iš Anglijos, visada yra šiek tiek chaoso. Dažniausiai klientai susiduria su ta pačia problema: nori suprasti, kiek tai kainuos ir kada tai įvyks, o jų pačių galvoje viskas dar tik projektavimo stadijoje. Kai sužinai, kad nori gauti pasiūlymą biuro perkraustymui iš UK greitai, iškart kyla šimtas klausimų apie dėžes, dokumentus ir vairuotojus. Anglija po „Brexit“ pasikeitė, ir tas logistiksą jau nebe taip paprasta organizuoti kaip prieš penkerius metus. Todėl štai jums realus vadovas, kaip viskas vyksta iš vidaus, be jokio poliravimo.

Kaip ir kiek užtrunka pats procesas

Kiek laiko tikrai užtrunka gauti tą pasiūlymą? Nesuokėkite, kai sakau, kad tai priklauso nuo jūsų. Jei atsiuntei tik „turim keletą stalų ir kompiuterių“ žinutę, man reikės kliautis. Realiu atveju, jei pateikiate normalų inventoriaus sąrašą (excelis arba tiesiog sąrašas telefonu), aš jums galiu pasakyti orientacinę kainą per valandą-dvi. Jei reikia tikslios apskaitos, tada važiuojame arba kviečiame vertintoją, o tai jau diena-dvi. Taigi, norėdami gauti pasiūlymą biuro perkraustymui iš UK greitai, duokite mums daugiau duomenų iš karto.

Kodėl visi klauso apie tą inventoriaus sąrašą, ar negalima tiesiog pasakyti? Galima, bet tada pasiūlymas bus „nuo... iki...“, ir tas intervalas bus didelis. Buvau atvejų, kai klientas sakė „maža biuro įranga“, o atvažiavome pamatyti tris sunkvežimius pilnus baldų. Mums reikia suprasti, ar tai tik penkios dėžės su dokumentais, ar pilna įranga su serveriais ir didžiuliais konferencijos stalais. Be to, muitinė dabar reikalauja labai tikslios prekių deklaracijos, todėl sąrašas privalo būti tikslus, kitaip bus rūpestis su tardymu.

Ar galima gauti pasiūlymą biuro perkraustymui iš UK telefonu be vaizdo? Žinoma, galima, jei esate tikras dėl tūrio. Dažnai dirbame taip: klientas filmuoja vaizdo įrašą „per petį“ ir siunčia mums į WhatsApp. Tada matome, kas kas yra, ir galime pasakyti kainą. Tačiau, jei ten yra brangios technikos ar daug trapaus stiklo, geriau matyti gyvai. Viskas kas maždaug iki 10 kubinių metrų gali būti įvertinta nuotoliniu būdu be problemų.

Kokia vidutinė kaina tokiems pervežimams iš Anglijos? Čia nėra vieno atsakymo, nes kuro kaina Lietuvoje ir UK skiriasi, o ferinis pervežimas brangsta. Tačiau jei kalbame apie mažą biurą (pvz., 2-3 darbo vietas), tai gali būti nuo 800-1000 eurų. Didelį biurą perkraustyti kainuos tūkstančiais. Geriausia nebūti tais, kurie renkasi pigiausią variantą – ten dažnai pasitaiko vėlavimų ir papildomų mokesčių, kurių jūs nesitikėjote.

Ar brangiau perkraustyti biurą negu butą? Paprasčiausiai tariant, taip, dažnai brangiau. Ne dėl to, kad kaina už kubą skiriasi, o dėl to, kad biuro daiktai yra sunkesni ir nešiojami sudėtingiau. Serveriai, seifai, dideli stiklo lentynos – tai reikalauja specialios įrangos ir daugiau laiko. O laikas, kaip žinote, yra pinigai, ypač kai vairuotojas laukia, kol išmontuojate kompleksą.

Dokumentai, muitinė ir tas įkyrus „Brexit“

Kokie dokumentai reikalingi perkraustant iš Anglijos dabar? O čia prasideda tikras malūnas. Jums reikės komercinio SF (sąskaitos faktūros), kurioje nurodyta tiksli prekių vertis, ir transporto dokumento (CMR). Be to, jei prekės ne naujos (naudotos), reikės įrodymų, kad jos jums priklauso, kitaip muitininkas gals įtaręs, kad tai prekyba. Kai norite gauti pasiūlymą biuro perkraustymui iš UK greitai, pasiruoškite, kad mums teks gaišti laiką šių popierių tvarkyme.

Ar reikia mokėti PVM ar muito, kai vežame biuro įrangą? Jei tai ne prekyba (t.y. perkrašote savo veiklą), tuomet PVM mokėti nereikia, tačiau reikia pateikti tinkamą mokesčių deklaraciją. Muitas paprastai netaikomas, nes tai naudotos prekės. Bet jei įmonės kodai skiriasi (pvz., viena UK firma, kita Lietuvos), tai gali būti laikoma prekyba arba dovanų perdavimu, o tada mokesčiai gali būti dideli (arba 20%, arba 0%, priklauso nuo situacijos). Čia geriau pasikalbėti su buhalteriu prieš vežiant.

Kas dėl T1 dokumentų ir tos britanijos biurokratijos? T1 dokumentas reikalingas, kai keliaujate per trečiąsias šalis (tarkime, per Vokietiją į Lietuvą), nors techniškai abi šalys yra ES, o UK nebe. Tačiau dažnai naudojame tiesioginį eksportą iš UK į LT, ir tada T1 nereikia, jei viskas tvarkingai padaryta Anglijos išvykimo punkte. (Nebent jūsų vairuotojas užfiksuotas kaip prekės gavėjas, tada gali būti komplikacijų). Geriau, kad logistika už tai atsakinga.

Ar galite užpildyti visus muitinės dokumentus už mane? Taip, tai mūsų darbas. Mums reikia tik jūsų duomenų: kas gamina, serijiniai numeriai (jei technika), vertė. Sužinoti, kaip užpildyti intrastatą ar eksporto deklaraciją – klientui nereikia. Mūsų brokeriai tai daro kasdien. Vienintelis dalykas, kuris gali sustabdyti procesą, jei jūsų įmonė yra „juodajame sąraše“ arba turi skolų mokesčių institucijoms.

Ar galima vežti elektroniką be problemų per sieną? Galima, bet turi būti labai aišku, kokia tai elektronika. Tarkime, jei vežate 50 nešiojamųjų kompiuterių, muitinė gali paklausti, ar tai ne prekyba? Jei tai jūsų darbuotojų kompiuteriai, reikia įrodymų (pvz., senos sąskaitos). Vieną kartą turėjau klientą, kuris bandė vežti „atsargines dalis“ be jokios dokumentacijos, tai užstrigome sienoje dvi dienas. Nerekomenduoju taip daryti.

Ar užtikrinate, kad prekės nebus sustabdytos Kalė ar Dover? Užtikrinti 100% negali niekas, jei muitininkas nuspręs atlikti patikrą. Bet jei dokumentai tvarkingi, tikimybė maža. Dažniausia sustoja tie, kurie turi neaiškų krovinį (tarkim, maišai su drabužėmis be etikečių). Biuro įranga dažniausiai eina „žaliuoju koridoriumi“, jei paskelbta kaip perkėlimas.

Kas dėl GDPR duomenų pervežimo, ar jūs apie tai galvojate? Tai ne mūsų kompetencija tiesiogiai, mes nešame dėžes. Tačiau verta paminėti, kad duomenys turi būti užšifruoti arba diskai išimti. Jei vairuotojas pavogs serverį, o ten slaptažodžiai ant lipduko – tai jūsų problema. Mes siūlome nevežti duomenų nešiklių, o juos pasilikti sau, o techniką vežti tuščią.

Logistika, sunkvežimiai ir Anglijos keliai

Kokio dydžio sunkvežimis reikalingas įprastam biurui? Nepriklauso nuo biuro dydžio, o nuo daiktų kiekio. Mažam biurui (1-2 kambariai) užtenka 3.5 tonų sunkvežimio su „kėbulu“ (Luton). Jis telpa į visur, net mažuose Londono kiemuose. Jei daugiau, reikia 7.5 tonų arba vilkiko. Bet nepamirškite, kad Anglijoje daug vietų yra apribota – didelis sunkvežimas tiesiog neprisukus prie jūsų pastato.

Ar galite atvykti darbo laiku ar tik naktį? Galime bet kada, bet Londono centre dieną važiuoti sunkvežimiu yra nerealu dėl rūšiavimo ir užstatymo (congestion charge). Dažniausiai biurai perkraunami vakare arba savaitgaliais, kad nepertraukti darbo. Taip pat, jei reikia išimti liftą, reikia gauti leidimą iš savivaldybės, tai užtrunka. Geriau planuoti išvykti penktadienį vakare.

Kas jeigu London centre yra rėžiai ir apledėjimo mokestis? Visus šiuos mokesčius (ULEZ, congestion charge) įtraukiame į savo pasiūlymą, jei apie tai žinome iš anksto. Jei nenurodote mums, kad esate ULEz zonoje, o atvažiuoja senas sunkvežimis – gausite baudą, kurią teks mokėti jums. Anglija dabar labai griežta dėl ekologijos, tai ne tas pats kas buvo prieš 10 metų.

Kiek dėžių reikės mano biurui? Dažniausiai sakyčiau, kad vienam darbuotojui reikia 5-7 vidutinių dėžių. Bet viskas priklauso nuo to, ar jūs turite arklinius archyvus. Tas arklinis popierius svyra kaip beprots. Sužinoti, kiek dėžių reikia, galima tik suskaičiusius lentynas. Mes paprastai atvežame daugiau dėžių nei reikia, ir pasiimame tuščias atgal.

Ar turite įrangą kompiuteriams išimti? Mes turime įrangą baldams, bet ne IT įrangai. Kompiuterius reikia išjungti ir ištraukti iš stovių prieš mus atvykstant. Jei reikalingas IT specialistas, kuris viską išmontuoja ir paskui vėl sumontuoja Lietuvoje, tai reikia sutarti atskirai. Mes pavogiant tik metalą ir plastiką (juokauju, t.y. perkeliam). (Nors tiksliau sakant, mes galime padėti nuleisti monitorius, bet atjungti kabelius ne).

Ar saugiai vežiate serverius? Serverius reikia vežti specialiuose dėžėse (flight cases), kurios amortizuoja. Jei jūs juos tiesiog įdėsite į kartoninę dėžę, bus blogai. Esu matęs, kaip 10 tūkst. vertės serveris nukrito iš palečio, nes vairuotojas staigiai stabdė. Taip pat, jei serveris labai didelis (stendas), gali reikėti specialios technikos kraunant.

Kas dėl parkavimo prie biuro UK ar Lietuvoje? Tai jūsų atsakomybė užtikrinti vietą. Anglijoje reikia padėti „cone“ užkietas, kitaip vietinis gyventojas prieš tavo akis pastabdys savo „Fiesta“. Lietuvoje dažniausia lengviau, bet Vilniaus centre gali būti problema. Jei reikia statyti sunkvežimį ant pėsčiųjų takelio, reikia leidimo iš savivaldybės.

Rizikos, problemos ir realus gyvenimas

Kas nutinka jei kas nors sulūžta kelyje? Mes turime atsakomybės draudimą (CMR draudimas), kuris dengia žalą iki 330 SDR/kg. Tačiau, jei jūs nepakavote stiklo lentynos į specialią dėžę, o tiesiog apvyniojotį sena laikraščiu, draudimas nepmokės. Turime būti sąžiningi – pakavimas yra pusė sėkmės. Vieną kartą klientas neleido mums pakavoti televizorių, jis pasiūlė savo, ir... nenukrito pakrovimo metu, tačiau buvo pažeistas vairuotojams nešiant. Dramos buvo daug.

Ar dažnai pasitaiko vėlavimų iš UK? Po „Brexit“ dažniau. Kentas (Dover) gali būti užstrigęs kelias valandas dėl dokumentų patikros. Arba vairuotojas gali užstrigti tiesiog dėl eismo įvykio M1 greitkelyje. Jei jums reikalingas biuro perkraustymas iš UK greitai, visada planuokite atsargą 1-2 dienoms. Niekada nesakyk vadovui, kad daiktai bus rytoj 9:00 valandą ryto – per tuos 20 metų tai buvo tiesioginis kelias į peščiųjų taką.

Ar galiu pasitikėti vairuotojais, kurie atvyksta? Dauguma mūsų vairuotojai dirba su mumis metus. Tačiau jei pasamdote pigią firmą, kuri kuria „paskutinę mylią“ per „Uber Freight“ tipo platformas, galite gauti bet ką. Mes samdome lietuvius arba patikimus lenkus, ne pirmus priekabą. Buvau atvejų, kai vairuotojai tiesiog numetė krovinį sandėlyje ir išvažiavo, neįsileisdami kliento į vidų.

Kas dėl tų „dvokiančių“ istorijų apie vagystes? Tai pasitaiko, jei paliekate daiktus neapglobta. Užsakovai dažnai sako, „palikkite visą sandėlyje“, o rytoj randa, kad trūksta kompiuterių. Mes visada rekomenduojame, kad atsakingas asmuo būtų prieš akis. Biuro perkraustyme turtas yra mobilus lengvai parduodamas, todėl apsidraudimas yra būtinas, o ne prabangybė.

Ar reikia daryti išankstinį mokėjimą? Taip, paprastai prašome 30-50% avanso, kad užfiksuotume datą ir užsakytume bilietus keltui. Likusi dalis sumokama pristatymo dieną. Jei atšaukiate paskutinę minutę (pavyzdžiui, prieš 2 dienas), avansas negaunamas atgal, nes mes jau sumokėjome už laiką ir kuro rezervaciją.

Kas jei biuro įranga yra sunkesnė nei atrodote? Tarkime, sakėte, that seifas sveria 100 kg, o jis 300 kg. Vairuotojas vienas jo nepakels. Reikės užsakyti autokraną arba padėjėjus, ir tai kainuos papildomai. Geriau pasakyti, kad nežinote svorio, o mes pasiūlysime variantą su technika. Meluoti apie svorį nėra verta.

Ar užtikrinate grįžtamąjį reisą, jei reikia kažko gražinti? Taip, tai galima susitarti dėl „pilkosios zonų“ arba dalinio krovinio. Jei turite daiktų, kuriuos reikia vežti atgal į Angliją (pvz., seną techniką išgarinimui), mes juos pasiimsime grįžtant. Tačiau tai brangiau, nei viena kryptis, nes vairuotojas turi laukti.

Pakavimas ir pasiruošimas – kur dažniausiai suklystama

Ar geriau pakuti patios ar užsakyti pas jus? Jei laiko mažai, geriau mums pasakyti „pakvieskite savo žmones“. Jei norite sutaupyti, pakinkite patys, tačiau ne taip, kaip matote filmuose. Vieną kartą klientas įdėjo į dėžę 10 monitorių vienas ant kito be popieriaus tarp jų. Nežinau, ką jis galvojo, bet rezultatas buvo trūkčiojantys ekranai. Mums pakavimas kainuoja, bet tai užtikrina, kad atvyks sveiki.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais? Geriausia juos vežti su savimi mašina, jei tai yra labai slapti duomenys. Jei ne, tada užrakinkite dėžes su numeriu spynu. Mes ne skaitome jūsų dokumentų, mums svarbu, kad jie neužpiltų vandens. (Arba jei tai yra pinigai kasos aparatų – tai apskritai draudžiama vežti be deklaravimo, tai dažnai pamirštama).

Ar reikia išimti viską iš stalčių? Būtina išimti viską. Niekada negališk vežti spintų ar stalų su turiniu viduje. Pirmiausia, tai smarkiai padidina svorį ir gali sulūžti stalčiaus bėgeliai. Antra, jei ten yra kažkas pavojingo (pvz., tušinukai, kurie išsilieja), tai sugadins viską aplinkui. Ir taip, buvo, kad išsiliejusios kavyės indai sugadino brangų audinį.

Kaip pažymėti dėžes, kad nebūtų painiavos? Naudokite spalvas arba skaičius. „Vilniaus biuras – 1“, „Sandėlys – 2“. Jei tiesiog rašysite „knygynas“ ant visų dėžių, tai nepadės, kai reikės sudėti knygas ant lentynos pagal abėcėlę. Gerai, jei ant dėžės nurodomas ir jos turinys bei galutinis punktas.

Ar turite pakavimo medžiagas (juostas, popierių)? Atvežame viską kartu su sunkvežimiu. Turime burbuliukų popieriaus, stiprios juostos, antklodžių. Tačiau, jei jūsų biuras turi labai daug trapios keramikos ar vazonų, gali prireikti specialių dėžių. Įprastinės dėžės ne visada apsaugo sunkius daiktus.

Kas nutinka su baldais, kurie neišmontuojami? Stalai, seifai, spintos – viskas išmontuojama. Neišmontuojami tik tie baldai, kurie yra suvirinti arba per dideli (pvz., didelė sofa). Tokiu atveju juos reikia nešti per langą arba liftu. Prieš išvykdami tikrinkite, ar nėra senų baldų, kuriuos tiesiog paliksite, nes mums nereikia vežti šiukšlių į Lietuvą.

Ar galima įtraukti į tą patį reisą ir asmeninius daiktus? Galima, tačiau tai turi būti aiškiai atskirta sąskaitose. Negalima maišyti verslo ir asmeninių daiktų vienoje dėžėje, nes muitinė gali sumaišyti. Be to, asmeniniai daiktai gali būti apmokestinti kitaip, nei biuro įranga. Geriau juos paskaičiuoti atskirai.

Ką daryti, jei Anglijoje liko daiktų, kurių nenuvežėme? Jeigu tai nenumatyta, reikia kreiptis į mus dėl papildomo pasiūlymo biuro perkraustymui iš UK (papildomo pervežimo). Negalima tiesiog „prisegti“ dėžę prie vairuotojo, jei jis jau išvykęs. Mažas kiekis gali būti vežamas kaip siunta (kurjeriu), o didelis – reikalauja naujo maršruto.

Ar reikia išvalyti biurą prieš atvykstant? Nebūtina, kad spindulių, bet būtina, kad būtų prieinama. Vieną kartą negalėjome privažiuoti prie durų, nes kieme stovėjo nenaudojami automobiliai. Klientas maniau, kad mes sugebėsime perkelti dėžes per 50 metrų per gėlių sodą. Taip, pernešėme, bet tai užtruko dvigubai ilgiau ir kainavo daugiau.

Kas dėl augalų biure? Negalima vežti augalų be fitosanitarinių sertifikatų. Tai lėta ir brangu. Dažniausiai klientai juos atiduoda kolegoms arba išmeta. Perkraustant iš UK į Lietuvą augalus geriau palikti Anglijoje, nes muitinė juos tiesiog uždarys arba sudegins, jei bus kokių kenkėjų. Nesiūlykite jų mums.

Galutiniai nuspėjimai ir paskutiniai patarimai

Taigi, jei jūsų tikslas yra gauti pasiūlymą biuro perkraustymui iš UK greitai, geriausia, ką galite padaryti, yra būti sąžiningas dėl savo turto kiekio. Nereikia stengtis atrodyti mažiau, kad gautumėte pigiau, nes realybė pasivys vėliau. Pasiruoškite dokumentus, įsivaizduokite maršrutą ir galbūt pasirinkite savo pačių biuro daiktus, kurie keliaus su jumis asmeniškai, o ne sunkvežimių sandėlyje. Logistika iš Anglijos dabar yra sudėtingesnė, bet su gerais partneriais viskas įmanoma, netgi tada, kai atrodo, kad pasaulis sustojo.