Biurų perkraustymo sprendimai į Jungtinę Karalystę laiku: vadovas, kurio nerasite vadovėliuose

Dirbu srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę niekada nebuvo lengvas, o pastaraisiais metais tik dar labiau pasidarė “linksmesnis”. Klientai dažnai galvoja, kad tai tiesiog pakrauti dėžęs į sunkvežimį ir važiuoti, bet realybėje viskas gerokiau sudėtingesnė, ypač kai kalbame apie laiko limitus. Reikia ne tik logistinio pasirengimo, bet ir kantrybės su dokumentais, muitinės procedūromis ir vairuotojų nuotaikomis. Dažnai viskas vyksta kaip vertybių birža – šiandien greitai, rytoj gali užstrigti sienoje. Štai kaip tai veikia iš vidaus, be jokių gražių viršelių, tiesiog kaip yra, kad žinotum, į ką įsileidžiate.

Dokumentai ir biudžetas (ir kas su jais negerai)

Kiek laiko užtruks biuro perkraustymas į JK planavimas?

Niekada nešnekite su manimi apie planavimą savaitę prieš važiavimą, tai tiesiog nesėkmė garantuota. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja mažiausiai mėnesio, o geriau dviejų, jei norite išvengti nervinio suirimo. Turiu atvejų, kai klientai atiduodavo duomenis paskutinę dieną ir stebėjosi, dėl ką teko mokėti baudas už vėlavimą muitinėje. Sužinokite, kiek turite daikto, ką norite vežti ir tik tada pradėkite galvoti apie datas, ne priešingai. Laikas – tai didžiausia valiuta šioje srityje.

Kokius dokumentus reikia tur�ti muitinėje UK?

Pagrindas yra prekių pristatymo deklaracija (ESL), sąskaitos faktūros ir transporto dokumentas, bet po Brexit’o viskas tapo kur kas raštingesnė. Be to, jei prekės nėra naujos, turi būti pateiktas kilmės sertifikatas arba bent jau teiginys, kad jos nenaudojamos komerciniais tikslais (tai svarbu). Vieną kartą teko padėti klientui, kuris dokumentus pridėjo paskutinę minutę, ir vairuotojas praleido savaitgalį Kent’o stovykloje. Žiūrėkite, kad viskas būtų tvarkingai surašyta, kitaip britai neleis nė įsivažiuoti.

Ar reikalingas detalus inventoriaus sąrašas?

Būtinas, ir dar kaip. Negalima tiesiog rašyti “biuro baldai” ar “kompiuteriai”, muitinė tokias deklaracijas tiesiog nusišoka arba sustabdo krovinią patikrai. Reikia nurodyti serijinius numerius, buklę, netgi svorį, jei įmanoma. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę pareikalauja, kad žinotum kiekvietą varžtelį, kitaip gali būti įtarimas dėl nelegalios prekybos. Prisimenu vieną atvejį, kai buvo parašyta “buitinė technika” per daug bendrai, ir teko iškrauti visą sunkvežimį patikrai.

Kas daryti, jei trūksta techninių duomenų apie įrangą?

Tada prasideda galvos skausmas, viliuosi. Geriausia variantas – kreiptis į gamintoją arba surasti senas sąskaitas. Jei jų nėra, turite bandyti apibūdinti įrangą kuo tiksliau, nurodydami matmenis ir funkcijas. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę su sena technika yra pavojingas, nes gali būti įtarimas dėl šiukšlių arba nelegalios elektronikos gabenimo. Tiesa, jei tai tikrai seni monitoriai, kuriuos naudosite, dažniausiai proleidžia, bet reikia būti pasiruošusiam aiškinimams.

Kodėl gali užstrigti biurų perkraustymo dokumentai Anglijoje?

Dažniausiai dėl klaidų EORI numeriuose arba neteisingai nurodytų prekių kodų (HS kodų). Britai dabar yra labai griežti dėl formalumų, o jei kur nors trūksta taško arba skaičiaus, visa sustoja. Kartais problema būna pačiame tarpininkavime – tavo brokerius gali neatsakyti į britų užklausimas laiku. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę tampa košmaru, kai dokumentai eina iš rankos į ranką ir niekas nepasiima atsakomybės. Patikrinkite visus duomenis du kartus prieš išsiunčiant.

Ar reikia mokėti PVM pervežimui į JK?

Tai priklauso nuo to, ar esate registruota JK įmonė, ar ne. Jei ne, tai dažnai galite naudoti atstatymo mechanizmą (kai JK pirkėjas moka PVM), bet biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę savo reikmėms gali būti apmokestintas importo PVM, kurį vėliau galima grąžinti. Tiesa, biurokratija čia milžiniška, kartais net neapsimoka kovoti dėl šimtų eurų, tiesiog sumokate ir norite pamiršti. Geriausia pasikalbėti su buhalteriu prieš vežiant, kad nenušoktumėt su mokesčiais.

Kaip susitvarkyti draudimą?

Draudimas yra būtinas, o biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja specialios “krovinio” draudimo policijos, galiojančios ir JK, ir ES teritorijose. Neįsivaizduokite, kad jūsų automobilio draudimas dengia biuro turtą – tai visai kitos pasauliai. Užtikrinkite, kad apdrausta ne tik fizinė žala, bet ir atsakomybė trečiesiems asmenims. Vieną kartą važiavome be tinkamo draudimo (klientas pasakė, kad viskas tvarkoje), ir kai pūtė stiprus vėjas, nukrito ant pašto dėžės – tai buvo brangi pamoka.

Logistika, keliai ir vairuotojai (arba kodėl vairuotojai nuolat piktinasi)

Kokį transportą rinktis biuro perkraustymui į Londoną?

Viskas priklauso nuo krovinio tūrio, bet dažniausiai į Londoną (centrinės dalys) verčiau vežti mažesniais sunkvežimiais (7.5 t arba 18t) dėl ULEZ zonos. Dideli “vilkai” tiesiog negali važiuoti į miesto centrą be didelių baudų. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja, kad logistika būtų suplanuota iki metro, kitaip teks perkrauti į mažesnę mašiną aplinkiniuose rajonuose. Tai kainuoja laiko ir pinigų, tad geriau iš karto išsirinkti tinkamą furgoną.

Ar verta rinktis dalinį krovinį?

Jis yra pigesnis, bet lėtesnis ir, mano nuomone, pavojingesnis, kai kalbame apie jautrią įrangą. Dalinio krovinyo metu tava daikta gali būti perkraunamas tris kartus – iš furgono į sandėlį, iš sandėlio į kitą furgoną ir t.t. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę su daliniu kroviniu gali užtrukti savaitę ilgiau, nei planavote. Jei tai tik kėdės ir stalai, paimkite dalinį, bet jei serveriai – tik kompleksinis pervežimas.

Kiek kainuoja biuro įrangos pervežimas į JK?

Nepatikęs klausimas, bet sakysim taip – nuo 1 iki 10 eurų už km gali svyruoti, priklausomai nuo kuro kainų (kurios dabar tikrai ne mažos). Be to, pridėkite muitinės išlaidas, galimus pergabenus Anglijoje ir draudimą. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę niekada nekainuoja tiek, kiek sakoma telefone pirmą kartą. Būkite pasiruošę, kad galutinė suma gali būti 10-20 proc. didesnė dėl neprognozuojamų išlaidų tiltuose arba uoste.

Kaip užtikrinti, kad dėžės neatkeliaus sužalojotos?

Pakavimo medžiagos turi būti aukščiausios kokybės, o ypač svarbu užfiksuoti krovinią viduje, kad jis nešoktų. Vairuotojai dažnai važiuoja agresyviai (nors ir negali), todėl jei dėžės prastos, turinys susidaužo. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę reiškia tūkstančius kilometrų blogais keliais. Naudokite burbuliukų plėvelę, styroporą ir lipnia juostą tiek, kiek įmanoma. Geriau perpakavoti, nei rasti sulaužytus kompiuterius prieš pat klientą.

Ar vairuotojai moka angliškai?

Didelė dalis moka, bet dažnai tai būna tiesiog “truckers’ English” – pakanka suprasti instrukcijas uoste arba policijai. Tačiau jei atsiras problemų su klientu vietoje, gali kilti barjeras. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę yra geriau vykdomas su vairuotoju, kuris m bent truputį kalba, arba su drauge iš Lietuvos (jei reikia įrenginėti biurą). Kartas nuo kada vairuotojas tiesiog nėnėša daiktus ir nebežino, kur juos padėti.

Kas nutinka su keliu Anglijoje, jei įvyksta avarija?

Tada prasideda chaosas. Jei avarija įvyksta su tavo kroviniu, turite skubiai kreiptis į draudiką, o krovinius dažniausiai iškrauna vietinės gelbėjimo tarnybos (už milžiniškus pinigus). Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę gali užstringti dėl vieno avarijos įvykio M25 žiede. Reikia turėti planą B – arba galimybę išsinuomoti vietinį furgoną, arba sandėlį laikinai patalpinti daiktus. Niekada neikiškite visų kiaušinių į vieną krepšį.

Ar galima pervesti serverius į JK?

Galima, bet tai yra atsakomybė, kuri verčia prakalti nagus. Serveriai jautrūs vibracijai, temperatūrai ir drėgmei. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę su serveriais reikalauja specialių dėžių su šoku absorberiais. Be to, svarbu duomenų saugumas – geriau juos užšifruoti arba ištrinti prieš vežant, nors klientai visada sako, kad viskas saugu. Vieną kartą vairuotojas užkandė kabelę kraunant, ir viskas teko mokėti iš savo kišeno.

Brexit, muitinės ir kita “juoda dėžė”

Kas pasikeitė po Brexit'o biurų perkraustyme?

Viskas tapo formaliau. Anksčiau tai buvo tiesiog važiavimas tarp šalių, dabar tai trečiosios šalies importas. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę dabar reikalauja eksporto deklaracijos iš Lietuvos ir importo – Jungtinėje Karalystėje. Nesvarbu, kad tai ne prekyba, o perkraustymas – muitinės to neskyrią. Daugiau dokumentų, daugiau laukimo, daugiau galimybių susidurti su nesąmoningais taisyklių taikymais dėl pašto siuntinių ir krovininių transporto priemonių.

Ar reikia EORI numerio?

Be abejo. Jei nėra JK EORI numerio, jūsų krovinių nebus įleista. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę be šio numerio yra neįmanomas (bent jau legaliai). Gali būti, kad pavyks įsivažiuoti kaip turistui su keleta dėžių, jei tai atrodo kaip asmeninis daiktas, bet pilnam biuro pervežimui Jums reikės įmonės registracijos JK arba tarpininko, kuris turėtų savo numerį. Nedarykite tų klaidų, kurioms mokėjome mokesčius pirmuosius metus po išstojimo.

Kas yra Ex Works terminas ir kodėl jis pavojingas?

Ex Works reiškia, kad pirkėjas (t. y. jūs ar jūsų klientas Anglijoje) atsakingas už viską nuo mūsų fabriko (ar biuro) vartų. Tai gali atrodyti pigiau, bet jei nežinote logistikos niuansų, tapsite aukomis. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę Ex Works terminu dažnai baigiasi tuo, kad klientas negali susitvarkyti su importu, o krovinys stovi pasienyje. Geriau imti DDP arba FCL terminus, kur atsakomybė aiškiai pasiskirsčiusi.

Kaip pervežti elektronines atliekas?

Tai gana sudėtinga dalis, nes JK turi griežtas taisykles dėl WEEE (elektroninės atliekos). Negalima tiesiog mesti senų monitorių į konteinerius ir važiuoti. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja specialių dokumentų, jei vežate nebeveikiančią techniką, kadangi tai gali būti klasifikuojama kaip atliekos, o ne naudojamas turtas. Geriau išsikrauti senas dalis čia, Lietuvoje, nei mokėti baudų už nelegalius atliekų pervežimus.

Ar JK muitinė tikrina dėžes?

Kartais taip, kartais ne, tačiau kontroliuoti jos gali labai intensyviai, jei deklaracijos atrodo įtartinai. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę su daug elektronikos visada yra “raudonojo flago” zona. Jei užkliuvote patikrai, turite būti pasiruošę mokėti už iškrovimą ir pakrovimą, o tai vietomis kainuoja brangiau nei pašarai. Neklauskite, kaip aš tai žinau (patiems teko mokėti už vairuotojo klaidą).

Kiek laiko trunka muitinės patikra Dover'iuje?

Esant paprastam atvejui – valanda, dvi, bet jei yra problemų su dokumentais – gali būti ir dienų. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę per Dover’į (arba Eurotunelį) yra labai intensyvus, ypač šventinėmis dienomis arba kai kažkas užstrigta. Nekalbėkime apie tai, ką daro “fermeriai” protestuodami – tada visai sustoja. Planuokite laiko rezervą bent 24 valandoms, jei norite būti tikri, kad pasieksite biurą laiku.

Smulkmenos, kurios sukelia didžiausią stresą

Kas daryti, jei klientas užsimiršo duoti raktus?

Tai klasika. Vairuotojas atvažiuoja į Londoną, o ten nieko. Geriausia turėti kontaktą asmeniui, kuris yra vietoje, o ne biure Vilniuje. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę be raktų reiškia laukimą gatvėje už 15 svarų valandą (už stovėjimą centriniame Londone). Pasakylkite klientams, kad jie turi būti ten prieš valandą arba palikti raktus saugumo posto dėžutėje (jei tokią turi).

Ar galima pervesti biuro augalus?

Galima, bet augalai yra tikrinami labai griežtai dėl kenkėjų ir dirvožemio. Negalima vežti augalų su žemės liekanomis be specialių leidimų (fitosanitarinių sertifikatų). Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę dažnai baigiasi tuo, kad didžiulė palmė lieka pasienyje ir yra sunaikinama. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl kelių augalų, geriau nusipirkti naujus Londone (nors ir brangiau).

Kaip elgtis su smulkiomis biuro prekėmis?

Viskas turi būti supakuota į dėžes. Negalima mesti plastikinių puodukų, pieštukų ir popieriaus į maišus be etikečių – tai bus laikoma šiukšlėmis arba neaiškiu kroviniu. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę suteikia mažiau pasitikėjimo, kai matai neorganizuotas krūvas. Etiketės su numeriu ir turinio aprašymu yra būtinos, kadangi muitininkai gali norėti pamatyti, kas ten yra.

Ar reikia ištuštinti seifus prieš važiuojant?

Absoliučiai taip. Seifas laikomas sunkiu daiktu, jei jis pilnas, gali nulūžti kėlimo metu, be to, muitinė gali domėtis turiniu. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę su pilnu seifu yra nepriimtinas dalykas. Ištuštinkite pinigus ir brangius dokumentus, palikite tik tuščią metalinę dėžę. Viena kartą vairuotojas užrakino seifo raktus viduje su pinigais... kas gali būti didesnė bėda, nei aiškinintis bankui ir klientui?

Ką daryti, jei vairuotojas praleido laiką?

Jei tai ne jūsų kaltė (pvz., užstrigo eisme arba dėl muitinės), turite susitarti dėl papildomo laiko apmokėjimo su klientu arba įtraukti tai į sąskaitą. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę turi būti suplanuotas su laiko rezervu, bet jei vairuotojas tiesiog užmigo (taip irgi būna), tai jau tavo logistikos problemos. Komunikacija yra raktas – praneškite iš karto, kad žinotų, laukti arba vykti namo.

Ar galima sulaikyti mokėjimą iki atvykimo?

Daugelis klientų nori mokėti tik tada, kai viskas stovi vietoje, tačiau mums reikia pinigų degalams ir muitinei iš anksto. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę be avanso yra didelė rizika pervežėjui. Pasirašykite sutartį, kurioje nurodyta, kad privaloma mokėti dalį iš anksto. Nė vienas rimtas vežėjas neisiųs mašinos be užstato, ypač kai kalba eina apie didelius atstumus.

Ar verta rinktis pigesnių brokerių paslaugas?

Dažniausiai ne. Pigūs brokeriai dažnai per daug užsiimti ir gali praleisti svarbius dalykus, dėl kurių gausite baudą. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę per sudėtingą muitinę nėra vieta, kurioje galima taupyti ant konsultacijų. Geriau sumokėti daugiau, bet turėti žmogų, kurį galite paskambinti vidurnaktį, kai vairuotojas užstrigo. Pinigai nuleisti ant stalo, bet nervai (ir laikas) brangesni.

Kas nutinka su pervežamu turtu, jei įmonė bankrutuoja?

Tai baisi scenarijus, bet jis įvyksta. Jei įmonė bankrutuoja pervežimo metu, krovinys gali būti areštuotas kaip turto dalis. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę turi būti draudžiamas ne tik fiziniam, bet ir finansiniam nuostoliui. Pasirinkite patikimas įmones, kurios dirba jau ilgai, o ne “vienos dienos” firmas, kurios pasirodo ir išnyksta po pirmo didesnio užsakymo.

Kaip greitai reikia atsakyti į muitinės užklausas?

Maksimaliai greitai. Muitinės sistemos (pvz., CDS) turi griežtas apmokėjimo terminus, dažnai tik keletą valandų. Jei neatsakote, krovinius gali nukreipti į saugykla ir pradėti rinkti mokestis už laikiną saugojimą. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja, kad būtum pasiekiamas 24/7, bent jau pirmas kelias dienas po išsiuntimo. Nustatykite priminimus telefonui, kadangi praleistas laikas = praleisti pinigai.

Ar galima vežti asmeninius daiktus biuro krovinyje?

Gali, bet tai turi būti aiškiai atskirta ir deklaruojama kaip asmeninis turtas (transfer of residence), jei tenka atvejis. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę neturi būti sumaišytas su asmens perkraustymu, kadangi muitinės režimai skiriasi. Jei vairuotojas įmes savo maistą ar drabužius į biuro dėžes, gali kilti problemų su kontrolės tarnyba, kurios gala Manyti, kad tai prekės, skirtos pardavimui.

Galiausiai, turiu pripažinti, kad viskas susideda ne iš kainos, o iš pasitikėjimo. Biurų perkraustymas į Jungtinę Karalystę yra sudėtingas procesas, kur klaidos kainuoja brangiau nei patys pervežimai. Galbūt aš ir esu šiek tiek piktas dėl tų dviejų dešimtmečių nuoširdžio darbo, bet tikiuosi, kad šie patarimai padės išvengt tų bėdų, kurių aš matiau ne kartą. Pasiruoškite, kantriai laukykite ir tikėkite geriausiu – tačiau visada turėkite planą B kišenėje. Sėkmės kelyje (tikrai jo prireiks).