Biurų perkraustymas iš Anglijos: greitas ir sklandus procesas

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau daugiau kaip 20 metų, todėl žinau: klientui nerūpi, kiek ten yra etapų, jam rūpi, ar pirmadienį darbuotojai turės stalą, monitorių ir kavos aparatą. Biurų perkraustymas iš Anglijos: greitas ir sklandus procesas nėra magija, nors kartais atrodo kaip bandymas suderinti muitinę, liftą, serverius, darbuotojų nuotaikas ir oro prognozę. Žemiau rašau taip, kaip aiškinu telefonu: be pagražinimų, su kainom, rizikom ir keliom smulkmenom, kurios dažniausiai viską sugadina.

DUK: Biurų perkraustymas iš Anglijos: greitas ir sklandus procesas, pasirengimas ir terminai

Kodėl Biurų perkraustymas iš Anglijos ne visada būna greitas ir sklandus procesas?

Dažniausiai ne dėl kelio, o dėl smulkmenų: neužsakytas keltuvas, netikslus inventorizacijos sąrašas, serverio kabeliai be nuotraukų, darbuotojai dėžes palieka po stalais. Tikras Biurų perkraustymas iš Anglijos: greitas ir sklandus procesas dažniausiai užstringa ne dėl atstumo. Aš mačiau perkraustymą Londono Croydono rajone, kai pakrovimas prasidėjo trim valandom vėliau, nes apsauga neatidarė krovininio įėjimo. Po to viskas darėsi greičiau. Todėl planas turi būti nuobodus iki skausmo: data, laikas, žmonės, leidimai, kontaktai.

Ar Biurų perkraustymas iš Anglijos gali būti greitas ir sklandus procesas Londono centre?

Įmanomas, tik Londono centre reikia galvoti ne tik apie dėžes. City, Canary Wharf, Westminster – visur gali prireikti loading bay rezervacijos, apsaugos patvirtinimo, kartais net leidimo sustoti su didesne mašina. Kaina už tokį leidimą gali šokti iki £250–£600, jei viską darote paskutinę minutę. Dar vienas niuansas: liftas ne visada dirba visą dieną. Todėl aš visada prašau nuotraukų: įėjimo, lifto, aikštelės, durų pločio. Tada bent jau mažiau staigmenų.

Kiek laiko reikia rezervuoti Biurų perkraustymas iš Anglijos?

Normaliam biurui aš prašyčiau bent 3–4 savaičių, o jei yra serverinė, archyvas ar daug baldų – 6 savaites ramiau. Per mažas laikas reiškia, kad žmonės pakuojasi naktimis, IT specialistai keikia kabelius paskutinę valandą, o buhalterija ieško sąskaitų senajai įrangai. Kartais pavyksta ir greičiau, bet tada rizika krenta ant jūsų kaklo. Ypač po Brexit muitinės dokumentai neturi būti rašomi „kažkaip panašiai“. Geresnis variantas – pirmą savaitę inventorizacija, antrą pakavimas, trečią transportas, ketvirtą rezervė.

Ar galima perkraustyti biurą iš Mančesterio į Vilnių per vieną savaitę?

Taip, bet tik jeigu nebus teatro. Mančesteris–Vilnius nėra kosmosas, dažniausiai maršrutas eina per keltą arba tunelį, tada per Belgiją, Lenkiją ir toliau į Lietuvą. Realistiškai: 1–2 dienos paruošimui, 1 diena pakrovimui, 2–3 dienos kelionei, 1 diena iškrovimui. Jei dokumentai tvarkingi ir krovinys nėra 18 tonų senų spintų, savaitė įmanoma. Bet jeigu pirmadienį dar tik ieškote EORI numerio, nebespėsite gražiai. Čia jau ne greitis, o gesrinimas.

Ką pirmiausia reikia suskaičiuoti prieš tarptautinį biurų perkraustymą?

Pirmiausia reikia suskaičiuoti ne pinigus, o tūrį. Kiek palečių, kiek dėžių, kiek stalų, kiek monitorių, kiek archyvo metrų, kiek daiktų negalima vežti kartu su baldais. Po to ateina prieiga: ar yra krovininis liftas, ar reikia rankinio nešimo per vestibiulį, ar durys atsidaro 90 laipsnių. Tada vertė draudimui ir muitinei. Daug kas pamiršta, kad senas fotelis muitinei vis tiek turi kažkokią vertę. O paskui visi stebisi, kodėl popieriai tokie ilgi.

Ar reikia iš anksto derinti liftą, apsaugą ir pakrovimo langą?

Taip, ir tai nėra biurokratų išmonė. Liftas, apsauga, pakrovimo aikštelė, durų kodai, kontaktinis asmuo – be šių dalykų komanda gali stovėti gatvėje ir žiūrėti į gražiai supakuotus stalus. Londono pastatuose dažnai reikia bookinti liftą konkrečiam langui, ne dienai. Jei atvykstate 09:00, o leidimas nuo 10:30, niekas nieko nepakels. Aš esu matęs, kaip dėl tokios smulkmenos vėluoja visas maršrutas į Doverį. Todėl šitie dalykai tikrinami prieš užsakant mašiną.

Kas būna, kai klientas sako „tik kelios dėžės“, o po auditų yra 40 palečių?

Tai labai dažna scena. Klientas sako: „tik kelios dėžės, pora stalų ir kompiuteriai“, o atvažiavus paaiškėja, kad sandėliuke stovi 40 palečių archyvo, senos kėdės, kavos automatai ir dar du šaldytuvai. Tada kaina keičiasi ne todėl, kad kas nors nori apgauti, o todėl, kad į 3,5 tonos mašiną 12 tonų nesukiši. Reikia arba didesnio transporto, arba papildomos dienos, arba sandėliavimo. Blogiausia, kai tai paaiškėja pakrovimo rytą. Todėl inventorizacija nėra gražus žodis, o pinigų taupymo įrankis.

DUK: Biurų perkraustymas iš Anglijos: greitas ir sklandus procesas, kainos ir dokumentai

Kiek kainuoja Biurų perkraustymas iš Anglijos: greitas ir sklandus procesas?

Mažam biurui, tarkime 1–2 tonos įrangos ir baldų, realiai galite matyti apie €1,200–€2,500. Vidutiniam biurui su 8–12 tonomis dažniau kalbame apie €3,000–€6,500, ypač jei reikia išmontavimo, pakavimo ir draudimo. Dideliems perkėlimams kaina gali augti iki €8,000–€12,000, bet čia jau priklauso nuo palečių, Londono leidimų ir muitinės darbo. Tiksliau – ne tik nuo palečių, o nuo žmonių ir valandų pakrovimo lange. Papildomi kaštai: keltuvas, dėžės, plėvelė, sandėliavimas. Gražios kainos telefone be sąrašo dažniausiai baigiasi priedangomis.

Kodėl kaina iš Birmingamo gali skirtis nuo kainos iš Londono?

Skirtis atsiranda ne nuo to, kad Birmingamas „blogesnis“, o nuo logistikos. Londonas dažnai reiškia brangesnius leidimus, eismus, griežtesnius langus ir didesnius darbo kaštus. Birmingame ar Liverpulyje kartais lengviau prieiti prie pastato, bet kelias iki keltų gali būti kitoks. Jei maršrutas eina per Doverį, Calais, Zeebrugge ar Rotterdamą, kiekvienas papildomas posūkis keičia laiką. Dar įtakos turi tai, ar mašina gali grįžti su kitu kroviniu. Todėl dvi panašios sąskaitos ne visada yra dvi panašios paslaugos.

Kokie dokumentai reikalingi po Brexit, kai vežame biuro įrangą į Lietuvą?

Po Brexit reikia žiūrėti rimčiau nei anksčiau. Dažniausiai reikia komercinės sąskaitos arba pro forma sąskaitos, pakuočių sąrašo, prekių aprašymo, HS kodų, siuntos vertės, gavėjo duomenų, eksporto deklaracijos ir importo formalumų ES pusėje. Jei įmonė turi EORI, procesas tvarkingesnis. Aš ne visada 100% žinau, kaip konkretus muitinės pareigūnas žiūrės į senus monitorius, todėl geriau aprašyti aiškiai: „naudoti biuro stalai, 12 vnt.“, o ne „įvairūs daiktai“. Klaidos čia brangios. Geriau popierius sutvarkyti per anksti nei aiškintis Doverio eilėje.

Ar reikia EORI numerio, jei perkraustome biurą iš Anglijos į Kauną?

Jeigu krovinys keliauja į Lietuvos įmonę, EORI numeris dažniausiai yra reikalingas importo ir muitinės pusėje. Anglijos eksportuojančiai šaliai taip pat reikia savo duomenų ir deklaracijų. Jei perkraustote individualiai arba per tarpininką, reikia išsiaiškinti, kas bus importuotojas deklaracijoje. Tai nėra formalumas, nes be teisingo importuotojo krovinys gali būti laikomas nežinia kieno. Aš visada prašau patvirtinimo raštu: kas mokės importo PVM, kas pateiks dokumentus, kas atsakys, jei muitinė klaus. Atsakymas „mes kažkaip sutvarkysim“ man niekada nepatinka.

Ką daryti, jei baldai pirkti seniai ir nežinome jų vertės?

Tokiu atveju nerasime senos 2017 metų sąskaitos kiekvienai kėdei. Darome paprasčiau: nurodome pakaitinę vertę arba realistišką rinkos vertę. Pavyzdžiui, senas konferencijų stalas gali būti vertas €300–€800, ne €0, net jei jį norėtumėte palikti garaže. Draudimui reikia sąžiningos vertės, muitinei – logiškos vertės. Jei viską įrašysite kaip „seniena be vertės“, gali kilti klausimų. Be to, draudimas moka ne už sentimentus, o už dokumentais pagrįstą nuostolį. Tai nemalonu, bet taip veikia sistema.

Ar muitinė gali sulaikyti kompiuterius, kėdes ir stalus?

Taip, gali, bet ne todėl, kad muitinė „nemėgsta biurų“. Ji sustabdo, kai trūksta dokumentų, vertės neatitinka aprašymo, HS kodai neaiškūs arba krovinys neatvyksta su teisingais duomenimis. Kompiuteriai, serveriai, kėdės ir stalai nėra draudžiamos prekės, tik jie turi būti aprašyti žmoniškai. Jei sąraše rašoma „office stuff“, tai beveik kvietimas sustabdyti. Geriau turėti lentelę: pozicija, kiekis, svoris, vertė, serialiniai numeriai IT įrangai. Tada iškrovimas Vilniuje ar Kaune vyksta be papildomo galvos skausmo.

Ar verta pirkti draudimą, kai vežame biurą keltu per Doverį?

Verta, ypač jei vežate serverius, monitorius, brangesnes kėdes ar archyvą. Draudimas paprastai kainuoja apie 0,5–1,5% deklaruotos vertės, nors minimalūs mokesčiai skiriasi. Svarbiausia suprasti, kad draudimas nėra stebuklingas mygtukas: reikia nuotraukų prieš pakavimą, sąrašo, kartais pirkimo dokumentų. Jei monitorius atvyksta sudaužytas be jokio įrodymo, ginčas būna bjaurus. Aš mačiau atvejį, kai klientas taupė €120, o paskui ieškojo, kaip įrodyti 12 monitorių vertę. Čia ne bijojimas, čia sveikas protas.

Ar galima gauti sąskaitą be PVM?

Galima, bet ne visada. Jei abi pusės yra PVM mokėtojos ir paslauga atitinka reverse charge logiką, sąskaita gali būti be Lietuvos PVM. Jei perkraustymas skirtas privačiam asmeniui arba mažai įmonei be PVM, situacija keičiasi. Dar svarbu, ar paslauga teikiama kaip tarptautinis gabenimas, ar kaip sudėtingas perkraustymo projektas. Todėl PVM klausimą reikia patikrinti su buhalteriu prieš pasirašant. Aš galiu paaiškinti logistiką, bet mokesčių inspekcijos balsu kalbėti nenoriu. Nesu tikras, kad man tai gerai sektųsi.

DUK: baldai, IT, archyvai ir darbuotojų diena

Ar reikia išmontuoti visus stalus prieš perkraustymą?

Ne visada visus, bet daugumą stalų ir modularių sistemų reikia išmontuoti. Ypač jei durys, liftas ar koridoriai siauri. Kai kurie stalai keliauja sveiki, bet tada užima daugiau vietos ir lengviau įbrėžiami. Išmontavimas taip pat leidžia apsaugoti stalviršius, kojas ir stalčius. Blogas variantas yra tas, kai penki žmonės bando nešti ilgą stalą pro stiklines duris. Tada kas nors būtinai pasakys: „gal pralįs“, ir visi žino, kad nepralįs. Geriau išardyti ramiai negu paskui ieškoti stiklo šukių.

Kaip saugiai supakuoti serverius ir kompiuterius?

Serverius aš laikau atskira istorija, ne paprastu biuro kroviniu. Pirmiausia IT žmogus turi išjungti, pažymėti kabelius, padaryti nuotraukų ir, jei reikia, išimti diskus arba paruošti atsargines kopijas. Kompiuteriai dedami į dėžes su antistatine apsauga, monitoriai į specialias dėžes, o visi kompiuteriai ir įrenginiu pažymimi numeriais. Kabelių maišeliai turi būti užklijuoti ir priskirti konkrečiam stalui. Negerai, kai vienoje dėžėje būna 40 laidų be lipduko. Tai vėliau tampa IT košmaru, ne perkraustymo prisiminimu.

Ką daryti su dokumentų archyvu, kai nėra laiko visko skenuoti?

Jei archyvo daug, pirmiausia reikia nuspręsti, kas tikrai keliauja. Per 20 metų mačiau ofisų, kur žmonės veždavo dėžes, kurių niekas neatidarė nuo 2014 metų. Kartais geriau sutvarkyti šalinimą pagal duomenų apsaugos taisykles, negu mokėti už tarptautinį senų popierių kilnojimą. Jei dokumentai privalomi, dėkite juos į tvirtas dėžes, numeruokite ir darykite trumpą sąrašą: dėžė 1–12, finansai, 2019–2021. Skenuoti viską prieš perkraustymą dažniausiai nespėjama, nes visada atsiranda „dar viena spinta“. Bet palikim kavos aparatą ramybėj, čia jau kita tema.

Ar darbuotojai gali patys susidėti asmeninius daiktus?

Gali, bet su taisyklėmis. Darbuotojai geriausiai pakuojasi asmeninius daiktus, puodelius, užrašus ir smulkius dokumentus, kuriuos patys atpažins. Negalima leisti, kad kiekvienas dėtų ką nori į bendras dėžes be numerių. Paskui naujame biure kas nors ieško sutarčių, o jos keliauja su rinkodaros komanda į Kauną. Dar blogiau, kai darbuotojas įmeta į dėžę aštrų daiktą, kavos tirščius ar kroviniui netinkamą skystį. Todėl aš duodu paprastą instrukciją: asmeniniai daiktai į asmenines dėžes, darbo dokumentai į pažymėtas dėžes, viskas kita – per atsakingą asmenį.

Ar galima vežti kavos aparatą, šaldytuvą ir virtuvės techniką?

Kavos aparatą, šaldytuvą, mikrobangę ir panašią techniką vežti galima, tik ji turi būti paruošta. Šaldytuvą reikia atjungti bent prieš 12–24 valandas, išvalyti, nusausinti ir fiksuoti, kad nevažiuotų atviras. Kavos aparatui reikia išpilti vandenį, nuimti filtrus, apsaugoti trapumus. Jei technika sena, verta pagalvoti, ar verta ją vežti už kelias šimtus eurų, kai nauja kartais kainuoja panašiai. Be to, kai kurie prietaisai gali netikti elektros standartams ar saugos reikalavimams. Čia ne romantika, o elektros lizdai ir garantijos.

Kaip paženklinti dėžes, kad naujame biure viskas nesusimaišytų?

Ženklinimas turi būti kvailai paprastas, nes perkraustymo dieną žmonės nebūna poetiški. Ant kiekvienos dėžės: naujo biuro adresas, kambarys ar zona, skyrius, dėžės numeris, trumpas turinys, ar trapu. Pavyzdžiui: „Vilnius, 2 aukštas, finansai, F-07, sąskaitos 2022“. Spalvoti lipdukai padeda, bet tik jei visi žino, kad mėlyna yra pardavimai, o ne virtuvė. Aš mėgstu dar papildomą sąrašą telefone arba lentelėje. Kai krovinys didelis, tas sąrašas gelbsti geriau nei atmintis. Ypač kai visi pavargę.

Ar reikia palikti vieną žmogų Lietuvoje, kuris priims krovinį?

Taip, labai pageidautina. Naujame biure turi būti žmogus, kuris turi kontaktinį numerį, leidimą į pastatą, planą, kur statyti dėžes, ir teisę priimti krovinį. Be to, jis turi žinoti, ką daryti, jei atvyksta ne ta palečių dalis arba matomas pažeidimas. Jei visi „bus telefonu“, praktiškai niekas nėra vietoje. Iškrovimas Vilniuje, Kaune ar Klaipėdoje gali užstrigti ne dėl vairuotojo, o dėl to, kad apsauga neįleidžia. Todėl priėmimo žmogus yra ne dekoracija. Tai viena iš tų nuobodžių detalių, kuri gelbsti dieną.

DUK: rizikos, realios situacijos ir klaidos

Kas nutinka, kai įmonė pažada labai pigų perkraustymą?

Dažniausiai nutinka taip: pirmą kartą visi džiaugiasi žema kaina, o paskui prasideda skambučiai. „Reikia papildomo pakavimo“, „reikia keltuvo“, „muitinės dokumentai neįeina į kainą“, „reikia antro reiso“. Kartais tai sąžininga, jei pradžioje klientas pats nepateikė informacijos. Bet yra ir tokių įmonių, kurios meta kainą žemyn, kad laimėtų užsakymą, o tada spaudžia papildomais mokesčiais. Mano patarimas paprastas: prašykite, kas įeina į kainą, kas neįeina, koks krovinys, koks terminas. Jei atsakymai migloti, bėkite lėtai, bet bėkite.

Ar galima keisti datos po to, kai jau užsakyta mašina?

Keisti galima, tik ne visada be pasekmių. Jei mašina jau stovi grafike, keltas rezervuotas, komanda suplanuota ir dokumentai pateikti, datos keitimas gali kainuoti. Kartais tai tik administracinis mokestis, kartais – prarasta kelto vieta arba naujas laukimo langas. Jei perkraustymas iš Londono į Vilnių buvo suplanuotas penktadieniui, o jūs ketvirtadienį sakote „gal pirmadienį“, logistika pradeda keiktis. Ne dėl charakterio, o dėl grandinės. Todėl datas tvirtiname raštu, o visus pakeitimus – taip pat raštu. Žodinis „susitarsim“ čia neveikia.

Ką daryti, jei atvykus į naują biurą trūksta vienos dėžės?

Pirma, nepanikuoti. Antra, tikrinti ne tik dėžių numerius, bet ir palečių sąrašą, vairuotojo CMR, pakrovimo nuotraukas ir tą lentelę, kurią visi prašė užpildyti „vėliau“. Daugeliu atvejų dėžė būna ne „pamesta“, o iškrauta į kitą zoną arba palikta sandėlyje kaip atskira dalis. Jei tikrai trūksta, reikia nedelsiant fiksuoti: kas trūksta, vertė, kam priklausė, kada pastebėta. Draudimas ir transporto kompanija nemėgsta istorijų po dviejų savaičių. Geriau skambinti tą pačią dieną. Mes visi tada dirbame greičiau.

Ar tikrai viskas gali būti greita ir sklandi, ar tai tik gražus pažadas?

Greita ir sklandi dalis yra įmanoma, bet tik tada, kai visi supranta, kas vyksta. Vairuotojas negali sutvarkyti jūsų lifto, buhalteris negali išmontuoti serverio, o logistas negali atspėti, kad archyvas sveria dvi tonas. Sklandumas atsiranda iš paruošimo: inventorizacija, dokumentai, pakavimas, draudimas, kontaktai, rezervai. Greitis atsiranda tada, kai niekas nebeieško leidimų pakrovimo ryte. Ar visada taip būna? Ne. Būna eilių, gedimų, žmonių klaidų. Bet jei procesas tvarkingas, problemos tampa valdomos, o ne katastrofa.

Išvada

Jei norite, kad Biurų perkraustymas iš Anglijos: greitas ir sklandus procesas tikrai toks ir būtų, pradėkite ne nuo sunkvežimio, o nuo sąrašo: kiek baldų, IT, dokumentų, leidimų, muitinės duomenų. Kaina dažniausiai paaiškėja po inventorizacijos, o ne po gražaus pažado telefone. Geriausias scenarijus – ramus planas, vienas atsakingas žmogus abiejose pusėse ir draudimas bent pagrindinei įrangai. Tada net Doverio eilės ar vėluojantis liftas nebūna katastrofa, tik nemalonus darbo dienos priedas.