Biurų daiktų transportavimas į UK: efektyvūs sprendimai

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, o po Brexit daiktų gabenimas tampa vis įdomesnis ir, prisipažinsiu, kartais painesnis nei buvoma anksčiau. Dažnai klientai sako: "o tai tiesiog užsukti į Kentą ir į Londoną", tačiau realybėje biurų daiktų transportavimas į UK yra sudėtingas procesas, kur viena klaida dokumentuose gali pristabdyt sunkvežimį ties Anglijos siena (ir ten jis gali stovėti ne vieną dieną). Tau kaip klientui svarbiau ne tik kaina, bet ir tai, kad turi kompiuteriai, biuro kėdės ir svarbūs failai atvyktų laiku ir nesugadinti. Čia nebe tas pats, kai važiuoji į Lenkiją be muitinės, čia reikalaujama tikslumo, o biurų daiktų transportavimas į UK tampa strateginiu žaidimu.

Dokumentai ir formalumai kurie reikalingi išvykstant iš Lietuvos

Ar tikrai reikia tiek daug popierių jei tiesiog pervežu biurą?

Taip, lietuviška "ir taip praeis" čia nebeveikia, ypač kai kalba eina apie biurų daiktų transportavimas į UK. Dabar turi būti ne tik važiavimo lapai, bet ir pilnas krovinių sąrašas, kuris turi atitikti tai, kas yra sunkvežimyje. Praeityje buvo galima praslysti su kontrabanda arba nepaskelbtais daiktais, bet dabar Anglijos muitinės darbuotojai labai griežtai tikrina kas atvyksta iš Europos Sąjungos. Jei sąraše parašysi "biuro baldai", o bus rasta ir asmeninių daiktų, gali būti dideli rūpesčiai ir baudos.

Kas tas EORI numeris ir ar jis man būtinas?

EORI numeris privalomas kiekvienam verslui, kuris nori prekiauti su Jungtine Karalyste, tai pagrindinis identifikatorius. Be šio numerio nei įvežti, nei išvežti prekių legaliai neįmanoma, nes sistema tiesiog neleis užregistruoti deklaracijos. Biurų daiktų transportavimas į UK be EORIO yra lyg bandymas važiuoti automobiliu be vairuotojo pažymėjimo – galima pavojingai trumpą laiką, bet sustabdys pirmasis patikrinimas. Užsakyk jį iš anksto, nes procesas gali užtrukti kelias dienas, nors dažniausiai gauni tą pačią dieną.

O jeigu aš turiu ne naujus daiktus o naudotus?

Naudojamiems biuro daiktams taikomos kitos taisyklės nei naujoms prekėms, ir čia dažnai sukama galva. Turi būti įrodymas, kad daiktai nėra nauji, pvz., pirkimo kvitai arba inventario sąrašai su data, kada jie buvo įsigyti Lietuvoje. Jei bandysi vežti naudotus baldus be istorijos, gali būti apmokestintas kaip už naujus prekes, o tai brangiai. Biurų daiktų transportavimas į UK apima ir šį niuansą, todėl neskubėk mesti senų kompiuterių į sunkvežimį be dokumentų.

Ar galiu susidėti į dėžes ir asmeninius daiktus?

Techniškai gali, bet geras variantas būtų tai atskirai deklaruoti, nes muitinė nemėgsta mišrių siuntinių. Jei vairuotojas atsidurs "raudonojoje juostoje" ir pradės krata, o ras tavo drabužius tarp monitorių, gali prasidėti ilgi paaiškinimai. Geriausia viską padaryti legaliai – parašyti, kad yra ir asmeninio turto dalis, ir apmokėti mokesčius (jei viršijamas limitas). Nemanau, kad nori rizikuoti dėl keleto dėžių su knygomis.

Kas dėl VAT ir mokesčių ar reikia mokėti?

Jei perveži įmonės turtą į savo filialą, dažniausiai tai laikoma perkėlimu ir gali būti be mokesčių (jei pateiki tinkamus dokumentus). Tačiau biurų daiktų transportavimas į UK tampa apmokestinamas, jei pradedi vežti naujas prekes pardavimui arba turtas keičia savininką. Konsultuokis su savo buhalteriu, nes aš esu vairuotojų ir logistikos žmogus, o ne mokesčių ekspertas. Paskutinis dalykas, ko nori – yra gauti mokesčių pavedimą vėlai jau tą dieną, kai turi atidaryti biurą.

Ar reikia draudimo poliso ar būtinai?

Beveik visada rekomenduoju, ypač kai vežama brangi technika ar serveriai. Standartinis draudimas ne visada apima viską, kartais reikia papildomo "crating" dėžių draudimo. Kartais klientai sako "ką gi, gali nukristi", bet tada kai nukrenta brangus serveris, jie pradeda verkti. Biurų daiktų transportavimas į UK be draudimo yra lošimas, kurį dauguma pralaimi, kažką pažeidžiamas kelyje, tai garantuota.

Kas vyksta jei dokumentai neteisingi?

Tada sunkvežimis stovi sienoje, kol nespėji viską pataisyti, o dienos kaina būna apie 200-300 svarų. Buvau atvejų, kuomet vairuotojas stovėjo Kalėse tris dienas dėl blogai užpildytos prekių kilmės deklaracijos (tiesiog buvo sumaišytos šalys). Efektyvus sprendimas čia tik vienas – viską patikrinti du kartus prieš išvažiavimą. Negaliu tiksliai pasakyti, kiek bauda gali būti dabar, nes taisyklės keičiasi kas met (nors turbūt didelė).

Ar galima duoti vairuotojui tiesiog raktus ir nieko nedaryti?

Galima, jei nori, kad tavo daiktai dingtų arba būtų grąžinti atgal į Lietuvą tą pačią dieną. Vairuotojas atsakingas tik už tai, kad nuvežtų krovinių iš taško A į tašką B, o ne už dokumentų tvarkymą. Jis nežino, kas yra viduje, neturėtų žinoti. Biurų daiktų transportavimas į UK reikalauja, kad klientas būtų įsitraukęs, o ne paslapęs galvą smėlyje.

Kaip tai viskas kainuoja ir kodėl tiek brangu

Kiek daugiau maždaug kainuoja toks reikalas?

Kainos dabar šoktelėjo, pradėkime nuo 1,5-2 tūkstančių eurų už mažesnį biurą, jei tai dalinis krovinių pervežimas. Jei reikalingas visas sunkvežimis (FTL), tai skamba kaip 4-6 tūkstančiai, priklausomai nuo degalų kainos (o jos dabar kaip laksto). Biurų daiktų transportavimas į UK nebe tas pats kas buvo 2010-aisiais, dabar tiek kuras, tiek darbas atostogoja Anglijoje brangiai. Užpildyk užklausą ir gausi konkretų pasiūlymą, o ne spėliojimus.

Kodėl kaina taip skiriasi tarp firmų?

Nes dalis firmų tiesiog "užkabina" ir tada prideda papildomus mokesčius už "muitinės išlaidas", kurios iš tikrųjų yra mažesnės. Realios firmos kaip mūsų sak tiesą apie degalus ir darbo rankas, o kitos slepia tikrąją kainą kol sunkvežimis jau yra kelyje. Efektyvūs sprendimai visada kainuoja, bet pigiausias variantas paprastai tampa brangiausiu, kai kažkas dingsta.

Ar taip kad pigiau kai važiuoja dalinis krovinius?

Taip, dalinis krovinių gabenimas (part load) yra pigesnis, jei turi nedaug daiktų ir gali laukti, kol mes surinksime kitus siuntinius. Tačiau laikas gali užtrukti ilgiau, gal net savaite ar dvi, kol surinksime pilną sunkvežimį. Jei tau reikia, kad viskas atvyktų rytoj, teks mokėti už pilną furgoną net jei jis tuščias.

Kas ta "agento" mokesčio eilutė sąskaitoje?

Tai mokesčis už muitinės brokerio darbus Anglijoje, kuris užregistruoja tavo krovinius sistemoje. Be to brokero krovinius neišlaisvins, tai privaloma mokesčio dalis, kurią dažnai klientai pamiršta. Biurų daiktų transportavimas į UK be brokerio neįsivaizduojamas, nebent tu pats nori važiuoti į Doverį ir stovėti eilėse su vairuotoju (nepatariu).

Ar galima sumokėti atvykus į vietą?

Ne, mums reikia avanso, kad užpildyti degalus ir sumokėti keltų bilietus, kurie dabar brangūs kaip auksas. Niekas neisiųs sunkvežimio į 1500 kilometrų kelionę be užstato. Vieni klientai sutinka, kiti barstosi, bet tai standartinė praktika rinkoje dabar.

Ar kaina keičiasi jei aš pavėliuoti su pakavimu?

Taip, jei vairuotojas laukia 2 valandas kol tu susirinki dėžes, tai bus "laukimo mokestis", paprastai 50 eurų per valandą. Planuok viską iš anksto, nes laukimas Anglijoje (angliškai "demurrage") yra dar brangiau. Biurų daiktų transportavimas į UK tampa brangiu malonimu, jei neorganizuoji savo darbo laiko.

Kaip nustojote kainą? Nuo kubo?

Apie tai kiekvienas kalba skirtingai, bet mes dažniausiai žiūrime į bendrą svorį ir tūrį, bei tai kaip daiktai sudėti ant paletės. Jei turi 5 kubinius metrus neįsisukančių daiktų, tai kainuos brangiau nei 10 kubų ant standartinių paletės. Efektyvus sprendimas yra sudėti viską tvarkingai, kad tai užima mažiau vietos.

Pakavimo ir techninės pusės niuansai

Ar tu man sukeliate daiktus ar turiu būti pasiruošęs?

Geriausiai, kai viskas jau stovi ant paletės arba dėžėse prie durų, tada mes tik užkeliame ir nuvežame. Jei reikalingi "krautojai" (manpower), tai tai papildoma paslauga, kurią reikia užsakyti iš anksto, nes vairuotojas vienas negali kelti sunkių seifų. Biurų daiktų transportavimas į UK reikalauja, kad viskas būtų paruošta prieš atvykstant furgonui.

Kaip pakuočiate biuro kėdes?

Jos dažnai būna pavojingos, nes gali susidaužyti arba sužemti ratukus, jei jos stovi viena ant kitos. Rekomenduoju arba susukti jas, arba uždėti ant specialių stovių, arba tiesiog uždėti ant viršaus (o ne apačios). Buvau atvejų, kai atvydome ir pusė kėdžių buvo nebegalimos naudoti dėl blogo pakavimo.

O serveriai ir jautri technika kaip vežama?

Tai atskira istorija – turi būti specialios dėžės, pripildytos putomis, o ne tik paprasta storą kartoną. Nerekomenduoju vežti serverius tarp biuro stalų, viena bumps kelyje ir gali baigtis viskas. Efektyvūs sprendimai čia reiškia investiciją į pakavimą, o ne sutaupyti ant dėžių.

Ar galiu paduoti daiktus ant grindinės ar turi būti palette?

Ant grindinės gali, jei tai nėra per daug daug, bet vairuotojai nemėgsta kelti po 50 dėžių rankomis – tai užima per daug laiko ir energijos. Geriau susidėti ant grindų, bet grupėmis, kad būtų galima užkelti su keltuvu. Biurų daiktų transportavimas į UK tampa greitesnis, kai vairuotojas gali tiesiog užkabinti ir nuvykti.

Ar reikia žymėti dėžes?

Absoliučiai taip, be jokio abejojo. Parašyk ant kiekvienos dėžės kas viduje ir į kur kambarį ji turi nukeliauti, kadangi išpakavimas Anglijoje būtų greitesnis. Jei bus 50 identiškų dėžių be užrašų, tai bus chaosas. Nemanau, kad tavo darbuotojai norės atidarinėti visas vienas po kitos ieškodami spausdintuvo.

Ką daryti su augalais arba maistu?

Maisto produktų (ypač mėsos ir pieno produktų) negalima vežti be specialių licencijų, tai griežta taisyklė. Augalus galima, bet reikia fitosanitarinių pažymų, o tai papildoma galva skausmas. Geriau palikti augalus Lietuvoje arba atiduoti draugams, nes neverta rizikuoti dėl vieno kadagio.

Ar reikia išimti skysčius iš spausdintuvų?

Taip, būtinai išimk tonerius ir vandens talpykles, nes perkeliant gali išsilieti ir užteršti viską kelyje. Biurų daiktų transportavimas į UK gali baigtis labai blogai, jei spausdintojas išlieja ant kitų dėžių. Vienas toks incidentas mums kainavo daug pinigų dėl sugadintų dokumentų.

Kelionės trukmė ir logistikos problemos

Kiek laiko užtrunka nuvežti viską į Londoną?

Paprasčiausiai sakant, maždaug 3-4 dienos nuo to kai pasiimame iki to kai pristatome, jei nėra didelių eilių. Biurų daiktų transportavimas į UK nėra toks greitas kaip siųsti laišką, turi numatyti kelias dienas atsilikimo. Jei reikia būti rytoj, turi skubėti užsisakyti prieš savaitę.

Kas dėl tiltų ir keltų?

Kažką gi pasikeitė po to kai prasidėjo "Brexit" procedūros, eilės prie Kento gali būti didelės (tai tas blogas dalykas). Kartais vairuotojas praleidžia naktį laukdamas patikrinimo, o tai atidėlioja pristatymą. Efektyvūs sprendimai yra rasti brangesnes, bet greitesnes keltų linijas (pvz., "LeShuttle" keltai), kurios praleidžia greičiau.

Ar galite sekti kur yra mano daiktai?

Taip, mes turime GPS stebėjimą visose mašinose, galiu numesti nuorodą arba rodyti vietą realiu laiku. Tačiau nepamiršk, kad jis gali stovėti vietoje valandas arba dienas dėl muitinės, tai ne mūsų kaltė. Biurų daiktų transportavimas į UK tampa stresingu, kai žiūri į žemėlapį ir matai, kad mašina stovi jau 10 valandų vienoje vietoje.

Kas vyksta jei vairuotojas susirga arba sugenda mašina?

Tada mes siunčiame backup (atsarginę) mašiną, tačiau tai užtrunka, gali būti diena ar dvi pridėta prie termino. Tai retas atvejis, bet jis įvyksta, ir turi būti pasiruošęs psichologiškai. Negaliu garantuoti 100%, kad mechanika niekada nepasileis.

Ar pristatote ir sekmadieniais?

Galime, bet tada turi mokėti papildomai už "Out of hours" darbą, kadangi Anglijoje laikas yra pinigas. Geriau planuoti pristatymą darbo dienomis, kadangi sandėliai ir biurai paprastai uždaryti savaitgaliais. Biurų daiktų transportavimas į UK tampa brangesniu, kai verčia žmones dirbti poilsio dienomis.

Ar galima atidėti pristatymą jei biuras dar nebaigtas remontuoti?

Galima padaryti laikiną sandėliavimą Anglijoje (pavyzdžiui, mūsų partneryje sandėlyje), bet tai kainuos papildomai už kiekvieną dieną. Negerai palikti daiktų furgone lauke, nes gali būti pavogta arba sugadinta orai.

O jei aš nežinau tikslaus adreso dar?

Tada pristatome į laikiną adresą arba į mūsų sandėlį, kol tiksliai sužinosi kur reikia važiuoti. Negalima važiuoti ratą po Londono ieškodamos adreso (tai įkyru). Efektyvūs sprendimai čia yra logiški – pirma sužinok adresą, tada siųsk sunkvežimį.

Svarbiausi dalykai ir problemos su kuriomis susiduriame

Ar saugu duoti brangius daiktus?

Taip, saugu, jei turi draudimą, bet visada yra rizika (nors maža). Mes turime reputaciją, kurią statėme 20 metų, todėl neleidžiame savo vairuotojams pavogti arba daryti nesąmonių. Biurų daiktų transportavimas į UK yra mūsų kasdieninis darbas, o ne vienkartinis reikalas.

Kas dėl to jei daiktai sugenda kelyje?

Reikia iš karto pranešti mums ir padaryti nuotraukas (photos), kad galėtume pateikti draudimo kompanijai. Jei tu pasirašai pristatymo aktą, kad viskas gerai, o paskui randai sulūžusį stalą, nebegalime padėti. Būtinai patikrink visą dar prieš vairuotojui išvažiuojant.

Ar galite padėti su išpakavimu?

Galime, jei užsisakysi "unpacking" paslaugą, tai mūsų vyrai išneša dėžes į kambarius ir surinko baldus. Tačiau tai reikalauja, kad butų paruoštas biuras, nes negalima dėti dėžių ant grindų pilnos dulkių.

O dėl šiukšlių arba senų daiktų išvežimo?

Galime išvežti senus daiktus atgal į Lietuvą arba išmesti Anglijoje (bet tai brangu dėl "landfill" mokesčių). Geriau išmesti čia, Lietuvoje, prieš išvykstant, taip sutaupysi pinigų.

Ar reikia gauti kokius nors sertifikatus dėl medienos?

Jei turi baldus, kuriuose yra natūrali mediena, gali reikėti "phytosanitary" sertifikato, nors dažniausai tai netaikoma apdorotai medienai. Aš čia visai neesu tikras 100%, nes taisyklės keičiasi kasmet, geriau pasiklausti iš medienos ekspertų. Biurų daiktų transportavimas į UK su senais, apdėltais spintomis gali būti pavojingas be to popieriaus.

Kaip elgtis su dideliais vitrinomis?

Jos turi būti specialiai supakuotos ir padengtos stiklo apsauga, o ne tiesiog įvyniotos į pleistrą. Vienas mano klientas taip padarė ir vitrina atvyko sušlifuota į miltelius (nors mes įspėjome). Neskubėk su stiklu.

Ar galiu vežti pavojingas medžiagas (chemija)?

Tik su leidimais ir deklaracijomis (ADR), o tai didelių biurų paprastai nereikia, nebent tu turi daug valymo priemonių. Paprastas valikas turi būti uždarytas labai gerai, kad neišsilietų.

O jeigu aš noriu atiduoti mašiną ir pats važiuoti?

Tai nėra biurų daiktų transportavimas į UK, tai tiesiog kelionė, bet jei turi didelį furgoną ir nori pats vežti, gali. Bet tada visus rūpesčius su muitine tesiškai imsi ant savęs, o aš tau nepadėsiu (jau per senas tokioms darams).

Ką daryti jei Anglijoje neleidžia įeiti su sunkvežimiu?

Tada reikia perkrauti į mažesnį furgoną (palydovinę mašiną), o tai yra brangu. Patikrink ar galima užvažiuoti su 18 tonų sunkvežimių prie tavo biuro, prieš užsakydamas. Dauguma Londono gatvių draudžia tokias mašinas.

Ar turite rekomendacijų kur patikrinti taisykles?

Galima užsukti į "GOV.UK" puslapį, ten yra viskas parašyta, tik sunkiai suprantama kalba (angliškai). Efektyvūs sprendimai yra pasikalbėti su žmogumi, kuris jau tai padarino šimtą kartų.

Kas nutinka jei aš pamiršiu duoti raktus nuo naujo biuro?

Tada vairuotojas laukia (ir moka laukimo mokestį), arba pristato į sandėlį. Nepamiršk susitarti dėl raktų perdavimo iš anksto.

Ar galima susiplanuoti pervežimą per šventes?

Galima, bet keltų tvarkaraščiai gali būti keisti, taip pat darbo dienos. Geriau vengti Kalėdų ir Naujųjų metų laikotarpio, nes viskas stovi.

Galų gale ar verta rinktis jus?

Aš nekalbu apie save, kad esu tobulas, bet turiu patirties ir žinau kurios duobės kelyje. Biurų daiktų transportavimas į UK yra sunkus darbas, o mūsų komanda jį dirba gerai. Pasitikėk, bet visada tikrink dokumentus.

Išvada

Galiausiai, biurų daiktų transportavimas į UK nėra neįmanomas uždavinys, jei pasiruoši tinkamai ir neskubi. Svarbiausia yra suprasti, kad dabar tai reikalauja daugiau dokumentų nei anksčiau, o klaidos gali kainuoti brangiai. Pasitikėk patyrusiais logistika ir viską suplanuok iš anksto, tada tavo biuras atsidurs Londone ar Mančesteryje laiku. Geriau skirti valandą dabar pasiruošimui nei tris dienas nervų vėliau spręstant problemas sienoje.