Biuro transporto sprendimai į Angliją – optimaliai

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt tris metus ir galiu pasakyti viena – kas kartas, kai gaunu užklausą apie biuro perkėlimą, viskas atrodo paprasta tik brėžiniuose. Gyvename laikais, kai reikia ne tik įloaded krovininį ir nuvažiuoti, bet ir prasimušti pro biurokratijos sienas. Ypač kai kalba eina apie perkėlimą į Angliją. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, ir tas tas „optimalus“ sprendimas, kurį visi ieško, tampa daugiau kaip labyrinthas, nei tiesus kelias. Čia ne tiesiog apie ratų pasisukimą, bet apie tai, kad krovinius įvežti dabar reikia žinoti iš anksto, kitaip gali tekti stovėti Kelne arba Dover’iuje ir mokėti didesnius baudas už tinkamai neparengtus dokumentus. Tiesiog reikia žinoti, į ką įsitempti.

Pagrindai ir laiko planavimas

Kiek laiko užtruksia mano biuro transportas į Angliją?

Tai klausimas, į kurį negaliu atsakyti viena sakiniu, nes viskas priklauso nuo to, ką jūs vežiate ir iš kur tiksliai keliaujate. Jei tai mažas siuntinys dokumentų iš Vilniaus į Londoną, tai gali užtrukti tik 3-4 dienas, jei vairuotojas nesusipažins su eismą M25 žiedeli. Bet jei tai pilnas biuro rekonstrukcijos pervežimas iš Kauno į Mančesterį su didele sunkiasvore technika, tai sklandžiai įvykdoma per 5-7 darbo dienas. Visada sakau savo klientams – geriau planuokite savaitę rezervo, nes Anglijoje pasitaiko stūmėjimai su muitine, ypač kai traukiniuoja įlankų pervežimai.

Ar galima atvežti visus biuro baldus vienu kartu?

Žinoma, galima, bet čia jau reikia žiūrėti į sunkvežimio tonažą ir gabaritus. Jei turite ilgas stalus arba didžiules konferencijomas vienetus, gali tekti išardyti arba rentuoti specialią priekabą su aukštu stogu. Kartais klientai mano, kad į bet kurį „tent“ įpils milijoną dalykų, tačiau realybėje svorio apribojimai griežti. Vieną kartą teko atidėti pusę krovinio į antrą reisą, nes klientas nuspėjo nepriduoti tikslų svorį, ir vairuotojas tiesiog nebegalėjo važiuoti legaliai.

Kodėl biuro transporto sprendimai į Angliją kainuoja brangiau negu viduje Europoje?

Nieko stebėtino, čia tiesiog logistika. Turime perkelti Lamanšą, o tai jau keliauja kaina – bilietas į keltą arba tunelį, kuris nukrenta beveik šimtą ar daugiau eurų vienam. Pridėkite čia degalų kainą Anglijoje, kurios aukštesnės nei Lietuvoje, ir Brėxitą sukeltas muitinės procedūras. Be to, Anglijoje darbo rankos ir vairuotojų trūkumas yra milžiniškas, todėl paslaugų kaina šoktelėjo. Optimaliai suplanuotas maršrutas leidžia sutaupyti, tačiau pagrindinis kainos komponentas čia užfiksuotas ir nepasiekiamas.

Ar reikia daryti išankstinį užsakymą?

Absoliučiai taip. Negalite tiesiog paskambinti ryte ir tikėtis, kad vairuotojas Atspės jūsų biure tą pačią dieną. Geriausia apie tai pagalvoti bent mėnesį ir pusešimt prieš perkėlimą, ypač jei planuojate važiuoti į tolius Anglijos kampus. Paskutinės minutės užsakymai kainuoja dvigubai ar trigubai daugiau, nes tenka skuboti ieškoti laisvų mašinų rinkoje, kurios ir taip užpildytos.

Kuo skiriasi dalinis pilnas krovinys nuo pilno?

Dalinis krovinys (angliškai „part load“) tada, kai jūsų daiktai keliauja kartu su kitų klientų siuntomis viename sunkvežimyje. Tai yra pigiau, bet ilgiau – reikia laukti, kol mašina užsipilda ir užsuka prie kitų punktų. Pilnas krovinys reiškia, kad visa mašina skirta tik jums, tai yra greičiau ir saugiau jautriems daiktams, brangiau. Jei biuras nedidelis, dalinis krovinys gali būti vienas iš optimalių sprendimų biuro pervežimui į Angliją.

Ar galima sekti savo krovinį dabar?

Taip, beveik visos šiuolaikinės kompanijos siūlo GPS sekimą. Aš asmeniškai visada duodu savo klientams nuorodą, kur jie gali matyti, kur yra mašina realiu laiku. Tai ramina nervus, nes žinote, ar vairuotojas jau kirto Lamanšą, ar dar stovi prie Belgijos. Kartais tik sistemos užstringa, bet tai retkas atvejis.

Biuro įrangos ir technikos specifika

Kaip saugiai pervežti serverius ir IT įrangą?

Tai vienas svarbiausių dalykų. Serverius negalia tiesiog įmesti ant dugno su buitiniais daiktais. Reikia specialių „anti-static“ dėžių arba užtikrinti, kad jie yra originalioje pakuotėje. Vienas klientas buvo numetęs serverį ant paprastos dėžės, ir atvažiavęs į Londoną radome tiesiog metalo griuvečių (tikiuosi, kad tai nebuvo jūsų atvejis). Dabar visada rekomenduoju pasirūpinti IT įrangos pakavimu iš anksto su profesionaliais pakavėjais.

Ar galima pervežti naudotus kopijavimo aparatus?

Galima, bet čia yra vienas „kąsnis“. Dauguma kopijavimo aparatų turi kietuosius diskus, kuriuose lieka duomenys. Anglijoje yra griežti duomenų apsaugos įstatymai (GDPR), todėl rekomenduoju prieš išvežimą ištrinti duomenis arba išimti diską. Be to, šie aparatai labai sunkūs, todėl reikia žinoti, ar įrenginyje yra liftas ar teks nešti rankomis.

Ką daryti su biuro augalais? Ar juos įsileis?

Čia yra griežtas draudimas. Anglijos fitosanitarinė kontrolė labai atsarga dėl kenkėjų, todėl augalų su žeme įvežti be specialių licencijų praktiškai neįmanoma. Aš nerekomenduoju bandyti juos slėpti tarp baldų – jei aptiks, gali konfiskuoti visą krovinį ir paskirti baudą. Geriau juos atiduoti kaimynams arba palikti „priežiūrai“.

Ar reikia išardyti biuro stalus?

Priklauso nuo to, kaip jie sukonstruoti. Paprastai moduliniai stalai tai pasidaro lengvai, nusukant pora varžtų. Bet jei tai didelės lentos su integruotomis spintomis, gali tekti iškviesti meistrą. Vairuotojai dažniausiai nėra meistrai baldų išardymui, jie padeda su nešimu, tad jei nesate tikri dėl to, kaip tai susideda, geriau pasirūpinkite išankstinėmis arba užsakykite „Full Pack“ paslaugą.

Kaip užtikrinti, kad nebraižyti grindų įleidimo metu?

Geras klausimas. Anglijoje daugelis biurų turi brangias grindis, o sunkvežimio ratų padangos pilnos uodų iš Lietuvos kelių. Visada turime su savimi „runnerboards“ – apsauginės faneros, kurios padengiamos grindų viršų. Jei įmonė, kurios samdomate, to nepasiūlo, būkite atsargūs, gali tekti mokėti už grindų atsinaujinimą iš savo kišenės.

Ar galima pervežti seifus?

Galima, bet tai yra daugiau techninio pobūdžio klausimas. Jei seifas lengvas, ne problema. Jei tai milžiniškas ginkluotės seifas, sveriantis toną, reikės specialios technikos – kranų arba roterių. Be to, jei seifas yra užrakintas ir rakto neturite, tiesiog negalėsime jo įkelti arba muitinė gali reikalauti jį atidaryti patikrai.

Dokumentai, muitinė ir Brexit

Kas tas „EORI“ kodas ir ar jis man būtinas?

Taip, būtinas. EORI (Economic Operators Registration and Identification) kodas reikalingas bet kuriam prekių judėjimui tarp ES ir JK po „Brexit“. Jis gaunamas nemokamai internetu, bet procesas gali šiek tiek užtrukti. Be šio kodo jūsų krovinys tiesiog neįeis į Angliją ir bus užblokuotas pasienyje (ir ten laiko mokestis kaupiasi kas valanda).

Ar turiu mokėti PVM arba muitą lengvoms biuro prekėms?

Jei perkeliate naudojamą biuro įrangą, kuri buvo jūsų nuosavybėje daugiau nei 6 mėnesius ir ją vėl naudosite toje pačioje veikloje Anglijoje, dažniausiai galima taikyti „Transfer of Residence“ (TOC) procedūrą. Tai leidžia išvengti PVM ir muito mokėjimo. Bet čia griežtai reikia pateikti sąrašą su vertėmis (nors ir apytiksle) ir įrodymus, kad tai ne naujas prekes pirkimas pardavimui.

Kas vyksta, jei pamiršiu pateikti ką nors dokumente?

Tuomet prasideda vėjas. Muitinė pareigūnai gali sustabdyti mašiną ir reikalauti papildomų patvirtinimų. Jei trūksta faktūros ar techninės specifikacijos, gali tekti mokėti baudą už klaidingą deklaravimą. Vieną kartą dėl vienos klaidos rašyboje prekės aprašyme klientas stovėjo 3 dienas Tilbury uoste ir prarado svarbius kontraktus.

Ką reiškia „Customs Declaration“ ir kas ją užpildo?

Tai oficialus dokumentas, kuriame nurodomos visos pervežamos prekės, jų svoris, vertė ir prekių kodai (HS kodai). Tai dažniausiai daro profesionalus brokeris, ne vairuotojas. Biuro įrangai reikia nurodyti tikslius kodus, pvz., kompiuteriams vienas, biuro baldams kitas. Jei nurodysite neteisingą kodą (pavyzdžiui, naudotus kompiuterius kaip naujus), mokesčiai bus astronomiški.

Ar turiu mokėti „Import duty“ kompiuteriams už Lietuvą?

Jei tai yra jūsų įmonės nuosavybė ir perkeliate į filialą (intra-company transfer), dažniausiai importo mokesčio (duty) nėra, jei prekės buvo naudotos. Tačiau PVM klausimas gana painus. Geriausia pasikalbėti su savo buhalteriu Anglijoje, jie geriau žino vietinę specifiką nei aš. Aš tik žinau, kad be teisingų dokumentų mokesčius skaičiuos pagal aukščiausias tarifines normas.

Ar saugu duoti savo dokumentų kopijas pervežėjui?

Saugu, jei tai patikima įmonė. Mums reikia jūsų paso duomenų (jei darbuotojai važiuoja su mašina) arba įmonės registracijos dokumentų muitinės deklaracijai. Nerekomenduoju siųsti originalų paso – nuotrauka ar kopija pakanka. Niekada nemačiau, kad kas pažeidžia duomenis, bet saugumo sumetimais visada rekomenduoju daryti tik kopijas.

Finanšinės bylos ir paslėpti išlaidos

Kiek apytiksliai kainuoja biuro pervežimas į Angliją?

Sakyčiau, jei kalbame apie standartinį 3-4 tonų krovininuką su viena kulka, tai gali prasidėti nuo 1500-2000 eurų vienam krypčiui. Jei reikia įranga (kelti), tai kaina šoka iki 3000. Jei tai didelis biuras su 20-40 plokščių pakuočių, svyruoja tarp 4000 ir 6000 eurų (įskaitant visus mokesčius). Kainos smarkiai krito po kuro prognozių, bet dabar vėl pradeda sparčiai kilti.

Ar į kainą įeina visi mokesčiai už Lamanšą?

Dauguma pasiūlymų turi „Ferry“ mokesčius įskaičiuotus, tačiau visada patikrinkite (svarbu). Yra įmonių, kurios rodo žemą kainą, o paskui priduria „fuel surcharge“, „admin fee“ ir dar bilietą į keltą. Aš visada rašau savo sutartyse „All inclusive“, kad klientas nebūtų staigiai nustebtas.

Ar galiu užsakyti paslaugą su fiksuota kaina?

Taip, ir tai labai rekomenduoju daryti. Kai mes padarome apskaičiavimą, joje įskaičiuojamas degalų kuros ir kitos išlaidos. Jei pasiraš sutartį su fiksuota suma, jūsų nekains nei brangstantis benzinas, nei euro kursas ( nors mes dažniausiai skaičiuojame eurais, bet Anglijoje viskas svarais). Fiksuota kaina – tai optimalus sprendimas, kadangi biudžetas būtų aiškus.

Kas atsitinka, jei biuro pastate nėra liftų?

Jei ne, tada prie kainos pridedamas „man hours“ mokestis. Nešamos kėdės, dėžės, kompiuteriai laiptais – tai labai lėtas procesas. Vienas kartas teko nešti biuro įrangą 4 aukštą be lifto Londone, ir tai užtruko beveik visą dieną. Priklausomai nuo darbuotojų skaičiaus, gali tai kainuoti papildomai 200-400 eurų už valandą.

Ar galima sumokėti atostogų metu?

Galima, bet ne tikimasi, kad tokiomis dienomis kaip Kalėdos ar Naujieji Metai kažkas vežia. Anglijoje tada viskas stovi, uždaryti muitinės postai. Mums teko laikyti mašiną Vilniuje 3 dienas, nes klientas norėjo skubiai išvažiuoti prieš Naujuosius, bet pusiaukelėje jūsų biuras tik po švenčių atidarys. Geriau nebandyti testuoti likimo švenčių metu.

Ką daryti, jei pasikeičia biuro adresas jau sužavėjus mašiną?

Jei adresas tame pačiame mieste per 5 mylių spinduliu, paprastai tai nėra problema. Jei reikia važiuoti iš Londono į Edinburgą vietoje Birmingamo, tai gali būti problema. Vairuotojas turi savo stabdyti laiko taisykles (tachošrafai), ir toks papildomas nukrypimas gali reikalauti poilsio arba net prailginti maršrutą diena dvi. Tikėkitės papildomo mokesčio už papildomus kilometrus ir laiką.

Biuro transporto sprendimai į Angliją – praktiniai patarimai

Kada geriausia važiuoti – rytą ar vakare?

Anglijoje eismą „rush hour“ yra baisus. Geriau planuoti atvykti į pristatymo vietą ne 8:00 ryte ar 17:00 vakare, o priešpiečiu arba priešpiet. Taip sutaupysite vairuotojo laiką, kuris jums ir taip mokamas. Stovėjimas eisme M25 žiede gali praryti 3 valandas be jokio naudo.

Ką daryti su „rubbish“ – šiukšlėmis, kurias pasileidome?

Anglijoje šiukšlių išvežimas yra brangu. Negalima tiesiog užmesti biuro „junk“ į pirmąjį konteinerį prie pastato. Reikia tai numatyti iš anksto arba išmesti Lietuvoje prieš važiuojant, arba susitarti dėl specialios šiukšlių dėžės Anglijoje (skip hire). Viena kartą klientas paliko senius stalus lauke Anglijoje ir gavo 500 svarų baudą iš vietinės tarybos.

Ar vairuotojai moka angliškai?

Didžioji dauguma taip, bent jau bazinį lygį, kad suprastų instrukcijas. Bet nereikia tikėtis, kad jie diskutuos su jūsų IT specialistu apie serverių konfigūraciją. Geriau viską susitarti su ekspeditoriumi (manimi ar kitu) lietuvių kalba, o mes jau perduodame instrukcijas vairuotojams.

Kas daryti, jei dėžė sužeista? Ką daryti su draudimu?

Visada turime draudimą „CMR“ draudimas. Jei atvykstate ir matote, kad dėžės suardyta, reikia pažymėti „protestą“ draudimo dokumentuose prieš pasirašant pristatymą. Jei pasirašote, kad viskas gerai, o paskui atidarydami randate sugadintą monitorių, draudimas nieko nepaying. Būkite dėmesingi patikrinimo metu.

Ar galima pervežti asmeninius daiktus darbuotojų biuro siuntos?

Taip, tai dažnas atvejis, kai darbuotojai persikelia gyventi kartu su biuru. Bet tuomet reikia deklaruoti tai kaip asmeninius daiktus (Household goods), o ne kaip įmonės turtą, kitaip muitinė gali taikyti kitus tarifus. Reikia tikslaus sąrašo, kas yra kieno.

Kokios yra penkios didžiausios klaidos, kurias daro klientai?

Pirmas – vėlu užsakyti. Antras – neteisingai nurodyti svorį. Trečias – paslėpti draudžiamus daiktus (maistas, augalai). Ketvirtas – neturėti EORI kodo. Penktas – tikėtis, kad už „pusę batelio“ viskas bus padaryta kaip švediškame filme.

Ar „Biuro transporto sprendimai į Angliją“ gali būti ekologiški?

Galime pabandyti suskirstyti krovinius taip, kad mašina nevažiuotų tuščia atgal (backload). Taip tausojame degalus ir mažiname CO2. Taip pat stengiames naudoti pakartotinai perdirbamas dėžes. Bet sunkvežimiai Anglijoje vis dar varikliniai, tad 100% ekologijos kol kas nėra.

Vystymasis ir ateities galimybės

Ar planuojate plečti maršrutus į Škotiją?

Šiuo metu daugiau fokusuojames į Londoną ir Anglijos vidurį, bet Škotija (Glazgas, Edinburgas) taip pat aktyvi. Ten keliaujama rečiau dėl didelių atstumų, biuro transporto sprendimai į Angliją – optimaliai dažniau siejami su pietinėmis dalimis. Bet jei užsisakysite didesnį krovinį, tikrai nuvažiuosime ir iki Škotijos kalnų.

Kaip „Brexit“ paveikė verslo klientus?

Daugelis lietuvių įmonių Anglijoje uždarė arba sumažino biurus, kas sumažino pervežimų skaičių. Kitiems atvirkščiai – teko pervežti įrangą atgal į Lietuvą. Dabar daugiau darome „one-off“ perkėlimų negu nuolatinių tiekimo grandinių. Rinka pasikeitė, tenka būti lankstesniam.

Ar naudojate naujas technologijas krovinio sekimui?

Taip, testuojame IoT sensorius, kurie rodo temperatūrą ir smūgius biuro įrangai. Tai ypač svarbu serveriams. Kol kas tai brangu, bet dideliems klientams, kurie perveža brangų IT turinį, tai labai praverčia. Tai leidžia užtikrinti, kad pervežimas buvo „optimaliai“ saugus.

Kas daryti, jei aš nieko nesuprantu apie logistiką?

Tiesiog susisiekite su manimi arba savo ekspeditoriumi. Mūsų darbas yra paaiškinti viską paprastai. Jums nereikia žinoti, kas yra INCOTERMS ar T1 dokumentas, jums tiesiog reikia žinoti, kada daiktai bus biure. Palikite galvos skausmus mums.

Ar verta investuoti į brangesnes paslaugas?

Jums brangiau, nei laiko praradimas. Jei įmonė praranda dieną darbo dėl to, kad kompiuteriai neatvyko arba buvo sugadinti, tai kainuoja daugiau nei 100 eurų papildomo mokesčio už gerą pakavimą. Kokybė sumokėta pasirinktinai brangiau, bet apsimoka greičiau.

Kaip susisiekti su jumis iš Anglijos esant problemai?

Galiu skambinti mobiliu (+370) arba rašyti į WhatsApp. Aš stengiuosi būti pasiekiamas 24/7, nors kartais nusimstu miegoti (kaip ir visi normalūs žmonės). Bet esant kritinėms situacijoms, pavyzdžiui, jei mašina užstrigo Anglijoje policijos patikros metu, visada sužinoiu greitai.

Štai išsamus sąrašas to, ką turite žinoti, renkantis „Biuro transporto sprendimus į Angliją“. Kaip matote, tai ne tik paprastas pervežimas, bet ir sudėtingas procesas. Reikia pasirūpinti nuo EORI iki dėžių kiekio, nuo kuro kainų iki vairuotojo darbo laiko. Optimalus sprendimas – tai tas, kuris leidžia jums užsiimti savo verslu, o mums rūpintis keliu.

Išvada

Viskas sužinota? Nebijokit klausti, net jei klausimas atrodo kvailas. Po 20 metų darbo šioje srityje mačiau viską – nuo sprogusių padangų iki dingusių dėžių (kaip tik tą kartą vokiečiai pavogė, bet tai kita istorija). Svarbiausia yra planuoti iš anksto ir pasitikėti savo partnerais. Biuro transporto sprendimai į Angliją – optimaliai pasiekiami tik tada, kai visos detalės susideda į vieną paveiksląlį. Sėkmės jūsų perkėlime ir tikimės, kad matysime jūsų sėkmę Anglijoje!