Biuro transportavimo sprendimai į Angliją: kaip pervežti verslą be pykinimo ir nervų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, tai galiu pasakyti viena – biuro transportavimo sprendimai į Angliją niekada nėra tokie paprasti, kaip atrodo brošiūrose. Viskas prasideda nuo to, kad klientas skambina ir sako: „turime perkelti penkis stalus ir tris kompiuterius“. Atrodo paprasta? Ooo, ne. Tada išsiaiškina, kad tie stalai yra sunkūs vintage ąžuoliniai gigantai, o kompiuteriai stovi serveryje, kuris reikalauja specialios apsaugos. Be to, Anglija po Brexito tapo dar sudėtingesnė rinka. Ten nebeužtenka tik vairuotojo teisių ir pilno bako degalų – reikia muštis su muitinės dokumentais, kurių, prisipažinsiu, kartais nebesuprantu ir pats, keletas tų formų pasikeitė tik praeitą metą. Bet nebegilinkime į depresijas, šiandien pašnekosime, kaip tai iš tiesų vyksta, be įmonių „šlopinimo“ ir saulęgrąžų aliejaus.

Bendrai apie biuro kelionę (ir kodėl visada kažko trūksta)

Kiek laiko užtrunka tas biuro transportavimas į Angliją?

Čia yra toks klausimas, į kurį visada noriu atsakyti „nuo kiek dienų turi laiko?“, bet negaliu. Įprastai, jei viskas eina kaip paieškojame (kas retai), krovinys iš Vilniaus ar Klaipėdos pasiekia Londoną ar Mančesterį per 3-4 darbo dienas. Tačiau taisyklės nėra akmeninės – jei reikia rinkti krovinius iš keleto vietų Lietuvoje, pridėkite dar dieną. O jei „užstringa“ kalbantis angliškai muitininkas (Lietuvoje arba jau ten, prie Anglijos), tada gali užtrukti ir savaitę. Geriausia visada planuoti atsarginį laiką, nes „biuro transportavimo sprendimai į Angliją“ tai nėra maršrutinis autobusas, kuris išvyksta 08:00 ryte.

Ar įmanoma pervežti viską viena fura?

Žinoma, įmanoma, jei jūsų biuras telpa į 90 kubinių metrų sunkvežimį. Dažniausiai taip ir būna – smulkesnėms įmonėms užtenka vieno 3,5 tonos sunkvežimio su kėbulu arba tiesiog didelės „vandens“ furos. Esu matęs situacijų, kai klientas tikino, kad daiktų mažai, o mūsų vairuotojas atvykęs pamatė, kad reikia dar vienos mašinos. Tada tenka išsiaiškinti iš kur paimti atsarginę mašiną, o tai kainuoja. Taigi, geriau įvertikite tūrį iš anksto, arba mes turime atvykti ir pažiūrėti akimis.

Kas daryti, jei biure yra labai jautrios technikos?

Tai nuolatinis baimės šaltinis. Serveriai, dideli monitoriai, spausdintuvai – visa tai nejuda gerai. Kompetentingi biuro transportavimo sprendimai į Angliją visada įtraukia specialų pakavimą. Naudojame burbuliukų plėvelę, streso dėžes (specialios kietos dėžės), o smulkioms detalėms – antistatines maišelius. Vieną kartą teko girtis, kad vairuotojas užkabino serverį per 5 centimetrus, tai buvo šventė. Bet niekas nesako, kad taip bus visada, todėl reikia pasirūpinti, kad visa būtų užfiksuota ir apdrausta.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Paprastai taip. Didelės darbo stotys, konferencijų stalai, sekcijos – visa tai neišsilaikys važiuojant per Anglijos kelius (ypač M25 greitkelio apkrovą). Mūsų komanda atvyksta su įrankiais, išmontuoja, užfiksuoja screwus (sriegius) į maišelius, kad nedingtų. Atgal jau surenkame, jei sutarta. Kartais klientai sako, „mes patys surensime“, bet tuomet tenka sakyti, kad mes neatsakome už tuo pačiu metu dingusius detalių maišelius.

Ar galima pervežti saugus ir seifus?

O taip, bet čia yra kitas lygis. Seifas sveria daug, dažnai daugiau nei kelios šimtos kilogramų. Tokiu atveju įsidarome specialius keltuvus, arba jei seifas mažas, neša du stiprūs vyrai. Buvo atvejis, kai vienas seifas teko ištraukti pro langą, nes laiptai buvo per anksti. Tai tas realus gyvenimas, ne brošiūra. Biuro transportavimo sprendimai į Angliją turi apimti ir tokius nestandartinius dalykus, tiesiog apie tai reikia pranešti iš anksto, o ne tada, kai fura jau stovi gatvėje.

Kaip vyksta tai viskas organizaciškai?

Pradedame nuo apžiūros (galimos ir nuotolinės per vaizdo skambutį). Tada sudarome grafiką – ką išsiunčiame, ką vežame. Jei tai dalinis krovinys (kai fura važiuoja ir su kitų klientų daiktais), tada sudarome terminus. Jei ekskliuzyvinė fura – laikas lanksčesnis. Visada paskutine diena vis dar kažką įdeda į dėžę („aš pamiršau šią puodelių rinkinio“), tai normalu. Svarbiausia, kad dokumentai būtų sutvarkyti laiku.

Dokumentai ir Anglijos „pagundžios“ (Muitinė ir Brexit)

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Po 2021-ųjų metų tai nėra tiesiog kelionės lapas. Mums reikia komercinės faktūros (krovinių deklaracijos), kurioje detaliai išvardyti kiekvienas daiktas, jo serijinis numeris (jei yra), vertė ir svoris. Be to, reikia EORI numerio – jei jo neturite, gausite milžiniškas baudas arba krovinys bus sustabdytas sienoje. Biuro transportavimo sprendimai į Angliją be EORI yra kaip važiuoti automobiliu be benzino – nueisim šiek tiek ir sustosime.

Kas daroma su PVM?

Jei įmonė veža savo turtą (t. y. perkelta savo nuosavybę iš vieno filialo į kitą), tai dažnai galima taikyti PVM nulinę tarifą apskaitą (Intra-Community Supply), tačiau dėl Anglijos dabar tai sudėtingiau. Reikia pateikti „Transfer of Goods“ deklaraciją Anglijos HMRC (muitinės ir mokesčių tarnybai). Čia reikalingas geras buhalteris, nes mes, logistai, galiame tik padėti su technine dalimi, bet mokesčių klausimus sprendžia jūsų finansininkai.

Ar tikrai reikia muitinės brokerio?

Manau, kad taip. Nors mes esame patirti, bet Anglijos muitinės sistemos yra pasikeitusios, ir jos ne visada logiškos. Brokeris suveda duomenis į jų sistemos (CHIEF arba naująją CDS). Jei padarysite klaidą, pvz., neteisingai nurodysite prekės kodą (HS kodas), gali būti delsa arba bauda. Geriau sumokėti brokeriui 50-100 eurų ir gyventi ramiau.

Kas bus, jei dokumentai bus neteisingi?

Tada fura stovi pasienio punkte (Dover arba Eurotunelis). Laukimas gali kainuoti šimtus eurų per valandą (vairuotojo laikas, stovėjimo mokestis). Vieną kartą teko girtis, kad vienas dokumentas nebuvo pasirašytas dėl to, kad klientas „nusprendė pats redaguoti“. Po to mes daugiau nedraudome klientams liesti mūsų ruošiamų failų, tik pasirašyti. Biuro transportavimo sprendimai į Angliją reikalauja tikslumo.

Ar kontroliuoja daiktus išsamiai?

Kartais taip. Ypač jei važiuojate su dideliu kiekiu elektronikos. Anglijai elektronika yra jautri tema dėl mokesčių. Jei vežate 50 nebrangių monitorių, gali kilti įtarimas, kad tai ne biuro reikmenys, o prekyba. Todėl viskas turi būti aiškiai užrašyta kaip „naudota įranga, ne prekybai“.

Ar reikia draudimo?

Būtina. Ne tik transporto draudimo (žalos trečiajam asmeniui), bet ir krovinių draudimo. Standartiškai draudžiame 10 eurų už kilogramą, bet jei turite brangios technikos, reikia didesnios apsaugos. Vieną kartą (vėlgi) vairuotojas staigiai stabdė, ir viena „Mac“ užkrito ant grindų – dėžė buvo prasta (ne mūsų kaltė, bet kliento). Draudimas padengė žalą, be to būtų buvę didelių nesutarimų.

Pakavimas ir techniniai niuansai (Ką daryti su tais dėžėmis?)

Ką daryti su dokumentais ir archyvais?

Archyvai – naktimaris. Popieriaus svoris kaupiasi labai greitai. Jei turite šimtus kilogramų senų aktų, juos reikia supakuoti į stiprias dėžes (rašomos dėžės). Negalima mesti į plastikinius krepšius – jūsų popierius taps makulatu. Biuro transportavimo sprendimai į Angliją turi įvertinti, kad popierius nebegyva drėgmės, todėl dėžės turi būti ant paletių ir apvyniotos plėvele.

Kaip vežti biuro važiuoklius (kėdės)?

Kėdės dažnai sudaro pusę krovinio. Jos sudedamos viena į kitą (stacking), tačiau reikia uždėti tarpines padas, kad nesitrinsti. Arba supakuoti į specialias kėdžių dėžes. Jei tiesiog krauname viena ant kitos be jokios apsaugos, kelionės metu viršutinė gali nukristi ir nulūžti kojelė. Žinau, kas galiu pasakyti – mėginome neapsipirkti tų tarpinių ir galiausiai apsigailėjome.

O jei reikia išmesti senus daiktus Anglijoje?

Tai sudėtinga. Anglijoje atliekų šalinimas yra brangu. Jei įsirašome į dokumentus, kad vežame „senas baldus“, juos ten ir paliekame, tai gali būti laikoma nelegalia atliekų importo operacija. Geriau išmesti čia, Lietuvoje, arba rasti specialią įmonę Anglijoje, kuri „pasiims“ tą šiukšlę už mokesčį. Nesėkmės atveju – mums teko atvežti nereikalingus spintas atgal į Lietuvą, nes klientas nenorėjo mokėti atliekų mokesčio Londone.

Ar pakavate jūs ar mes?

Tai priklauso nuo pasirinkto paketo. Pilnas servisas – mes atvykstame, visi supakuojame, užklijuojame lipdukus su numeriais. Ekonomiškesnis variantas – jūs patys susirenate, o mes tik užkrauname. Tiesa, jei jūsų supakuotos dėžės sugrūva pirmąją kartą pakeliamos, mes neatsakome. Biuro transportavimo sprendimai į Angliją su pilnu pakavimu brangesni, bet miegas ramus.

Kaip užfiksuoti, kas kur dėžėjeje?

Sistemą naudojame. Kiekviena dėžė gauja numerį (pvz., A1, A2...), ir darome sąrašą, kas joje yra. Taip pat galime dėti lipdukus ant durų („Vadovo kambarys“, „Parduotuvė“). Atvykus į naująją vietą, tiesiog lyginsime sąrašą. Jei dingsta dėžė (kas nutiko kartą per 20 metų), žinome, ką ieškoti.

Ar vežiate augalus?

Taip, bet tik jei jie nėra įtraukti į draudžiamų rūšių sąrašą (dažniausiai augalai su žeme yra draudžiami arba reikalauja fitosanitarinio sertifikato). Biuro augalai (paprastos paprtesios) dažniausiai praeina, bet rizika, kad jų nepraleis muitininkas dėl dirvožemio. Geriau juos palikti čia arba duoti darbuotojams kaip atsisveikinimo dovaną.

Rūpinimasis Anglijos puse (Kas laukia galoje?)

Ar įvežiate į Londono centrą (ULEZ zona)?

Į Londoną važiuoti yra bloga mintis, jei neturite planų. Ten yra ULEZ (Ultra Low Emission Zone) ir dabar jau didelė dalis viso Londono yra šioje zonoje. Mūsų furos turi atitinkamus sertifikatus, tačiau dienos mokestis gali būti didelis (apie 100-120 svarų per dieną). Be to, ten siauros gatvės. Reikia gauti specialų leidimą (red route permit) arba planuoti iškrovimą naktį.

O jei naujasis biuras yra antrame aukšte be lifto?

Tai košmaras. Tada turiim nuomoti keltuvą su platforma (hiab) arba nešti rankomis. Nešti rankomis 50 dėžių antrą aukštą – tai brangu (laikas). Buvo toks atvejas Birmingeme, kur klientas užmiršo pasakyti, kad liftas neveikia jau mėnesį. Mūsų vairuotojas beveik išsiruošė namo, bet sutarėmės dėl papildomo mokesčio. Todėl klauskite apie lifto buvimą!

Kas nutinka, jei negalima privažiuoti arti pat durų?

Tada reikia vežti per „pėsčiųjų zonos“. Tai reiškia, kad reikia daugiau padėjėjų arba naudoti triratį vežimėklius (trolley). Anglijoje dažnai miestų centrai yra uždrausti sunkvežimiams. Tada reikia gauti leidimą iš savivaldybės, o tai trunka dieną. Planuokite iš anksto.

Ar padėsite išpakuoti ir suremontuoti?

Taip, tai standartinė paslauga. Iškrauname dėžes, atnešame į kabinetas, nuimame plėvelę, surandame stalus. Kartais klientai mums sako: „palikite ten, mes patys surinksime“, bet po savaitės jie skambina ir prašo grįžti, nes nieko neina. Biuro transportavimo sprendimai į Angliją gali būti kompleksiniai – nuo A iki Z.

Koks atsiskaitymo tvarka?

Įprastai imame 30-50% avansą, o likutį – atlikus darbą arba iškrovus krovinį Anglijoje (prieš išvykstant). Taip pat galima mokėti kortele arba sėskaita (prieš išvykstant būtina gauti mokėjimą). Anglijoje mums vairuotojai negali priimti grynųjų pinigų (didelios sumos draudžiamos).

Ką daryti, jei vairuotojas negali rasti adreso?

Dabar visi turi GPS, bet Anglijoje kaimai turi vienodus pavadinimus (pvz., trys „Church Lane“ viename kaime). Jei adresas neaiškus, vairuotojas pradeda skambinti. Geriau išsiųst „What3Words“ kodą – tai išgelbstėja situaciją. Niekada negalite tikėtis, kad „vairuotojas ras, jai proga“ – jis randa, jei duoti koordinates.

Kainos ir rūpesčiai (Kodėl tai brangu?)

Iš ko susideda kaina?

Sąrašas ilgas: distancija (kuras, kelių mokesčiai – Anglijoje daug mokamų greitkelių), laikas (vairuotojo darbo valandos), muitinės brokerio paslaugos, pakavimo medžiagos, ULEZ mokesčiai (jei Londonas), draudimas. Biuro transportavimo sprendimai į Angliją nėra pigi paslauga, jei norite, kad būtų padaryta gerai.

Ar galima sutaupyti?

Galima, jei susirandate dalinį krovinią (t. y. dalijatės fura su kitu klientu). Tada mokėsite tik už užimtą vietą kubo metrais. Tačiau laikas gali užtrukti ilgiau, nes reikės užpildyti fura kitais krovinais. Taip pat galima sutaupyti pakavime – supakuoti paties (jei drįstate).

Kodėl kaina skiriasi nuo paskutinio karto?

Kuro kainos šuoliuoja. Be to, svaras sterlingų kaina prieš eurą keičiasi. Jei prieš metus kainavo 1000 svarų, o dabar svaras nukrito, gali būti, kad mums reikės daugiau eurų, kad užtikrintum tą patį rezultatą. Taip pat Anglijoje padidėjo kelių mokesčiai (vienas perėjimas per Dartford Crossing dabar kainuoja daugiau).

Ar imate mokestį už laukimą?

Taip. Jei planuojame atvykti 10:00 ryte, o jums suteikiame prieiga tik 14:00 valandą, tais 4 valandas mokate laukimo mokestį. Vairuotojo laikas yra brangus resursas, jis negali tiesiog važinėti apie ratą.

Ką daryti, jei biuro perkėlimo diena pasislenka?

Praneškite mums kuo anksčiau. Jei fura jau yra pakrauta, bet dar neišvažiavo, galima šiek tiek paslentti (dieną-dvi). Jei fura jau važiuoja, tai jau sunkiau – reikės mokėti už sandėliavimą Anglijoje kol lauksite. Planuokite datas tiksliai.

Ar galima atšaukti užsakymą?

Galima, bet tikrai ne dieną prieš išvykimą. Jei jau pasamdyta fura ir vairuotojas, turite sumokėti baudą (dažniausiai 50% arba pilną sumą, jei jau pradėtas darbas). Tai logistika, ne taksi, kurį galit iškviesti ir nutraukti.

O jei sužinojau, kad reikia vežti daugiau daiktų?

Galima pridėti, jei tilmpos furoje. Jei ne – reikia siųsti antrąją mašiną (papildomai). Geriau iš anksto pasakyti, kad turite dar vieną spintą balkone, kurią pamiršote paminėti.

Finaliniai patarimai (ir vienas abejingas klausimas)

Ar tikrai verta vežti visus senius daiktus?

Kartais ne. Naudotų baldų pervežimas gali atsieiti taip pat, kaip nupirkti naujų Anglijoje. Svarstykit, kas verta tos energijos. Biuro transportavimo sprendimai į Angliją turi būti ekonomiškai pagrįsti. Senios biuro kėdės su sulūžusiais mechanizmais – į šiukšliadėžę.

Ar reikia papildomai mokėti už vairuotojo nakvyne?

Jei tai ilgas maršrutas (pvz., į Škotiją), taip, nakvynė įeina į kainą arba skaičiuojama atskirai. Mums negalima leisti vairuotojui miegoti furoje daugiau kaip nustatyta, tai saugumo reikalavimas.

Kaip susisiekti, jei kyla problemų?

Mes dalinamems kontaktas – logistiko Lietuvoje ir vairuotojo numeriu. Geriausia rašyti į „WhatsApp“, nes tarptautiniai skambučiai gali būti brangūs arba blogas ryšys (Anglijoje vietomis mobilusis ryšys vargu ar). Vairuotojas gali būti užimtas vairuojant, todėl nedelskite, jei neatsiliepia – skambinkite biurui.

Ar saugu palikti daiktus furoje naktį?

Stengiamės to nedaryti. Jei krovinys labai vertingas, fura stovi saugomoje aikštelėje arba prie vairuotojo namų (jei jis grįžta namo per savaitgalį, kas retai). Tačiau Anglijoje vagystės iš sunkvežimių nėra retos (ypač pietryčiuose), todėl drąsiai klauskite apie apsaugos priemones.

Ar turite patirties su IT perkėlimu?

Taip, darome tai kartu su jūsų IT specialistu. Mes neįsijungiamas serverių, bet juos pervežame. IT žmogui reikia tik laiko, kad išjungtų viską tinkamai prieš mūsų atvykimą.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Ribotai. Jei tai kelios dėžės su vadovo knygomis ar buitiniais daiktais, tai ne problema (jei tai deklaruojama). Tačiau negalime vežti „baldų iš namų“ be mokesčių, nes tai tampa prekyba arba asmeninis importas, kuriam yra kitoki taisyklės.

O galima tiesiog išsinuomoti furą be vairuotojo?

Techniškai galima, bet tada jūs privalote turėti visus leidimus (tarptautinės vežimo licencijos, cabotage leidimai Anglijoje, muitinės garantijos). Tai labai sudėtinga ir brangu vienam asmeniui. Geriau pasinaudoti mūsų „Biuro transportavimo sprendimai į Angliją“ kompleksu.

Kas atsitinka, jei fura sugenda?

Tai blogiausias scenarijus. Tada siunčiame pagalbos fura arba bandome perkrauti į kitą transportą. Tai užtrunka. Mes stengiamės naudoti tik patikrintas techniką, tačiau mechaniniai gedimai įvyksta.

Ar reikia maitinti vairuotoją?

Nebūtina, bet labai džiugu, jei pasiūlote kavos arba duonos. Tai pagerina bendradarbiavimą. (Vienas vairuotojas net gavo nuostabių keptų pyragaičių ir visą kelią gyrė tą klientą).

Ar atvežiate atgal grįžtant tuščią?

Jei reikia ką nors atvežti atgal iš Anglijos – taip. Tai gali būti pigiau, nes mums reikia grįžti taip pat. Galite susitarti dėl dviejų pusių krovinio.

Apibendrinant

Na, kaip ir viskas, ką reikia žinoti apie šią procesą. Biuro transportavimo sprendimai į Angliją nėra tiesiog „įdėk ir važiuok“, tai sudėtingas mehanizmas, kuriam reikia daugiau nei tiesiog vairuotojo. Būtina pasirūpinti dokumentais (ypač dabar, po visų tų pokyčių), tinkamu pakavimu ir realiu laiko grafiku. Jei esate pasiruošę ir nebandote išsigudrinti su muitine, viskas praės sklandžiai. Dar kartą primenu – pasidomėkite dėl lifto Anglijoje, išsiaiškinkite apie EORI kodą ir nepamirškite, kad senų daiktų vežimas gali atsieiti brangiau nei naujų įsigijimas ten. Sėkmės perkėlimui, ir tikimės, kad jūsų verslis Anglijoje augs (ir mums vėl teks vežti daugiau daiktų).