Biuro transportavimas su minimaliais nuostoliais į UK: praktinis vadovas verslui

Sveiki, ilgai laukiau progos parašyti apie šitą temą be jokių įmantrių marketologų frazių. Per dvidešimt metų šioje srityje mačiau viską – nuo kompiuterių, kuriuos buvo tiesiog mesta į vagoną be putų, iki tokių biuro perkėlimų į Jungtinę Karalystę, kurie truko ilgiau nei remontas. Dauguma klientų visada klausia to paties: kaip padaryti, kad būtų pigiau ir greičiau? Tiesą sakant, biuro transportavimas su minimaliais nuostoliais į UK nėra kokios nors magijos, o tiesiog proto darbas ir geras dokumentų valdymas. Tačiau čia dažnai ir klystame. žemiau išdėliosiu tai, ką iš tikrųjų reikia žinoti, kad jums nereikėtų gyventi ant vaistų kelias savaites.

Dokumentai ir muitinės nesusipratimai (kur viskas prasideda)

Kokius dokumentų reikia norint išvežti techniką į Angliją?

Čia viskas prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo popieriaus. Jums tikrai reikės EORI numerio, jei jo neturite – gausite baudą arba delays. Be to, reikalingas EX1 dokumentas arba TIR, jei naudojate. Ir, žinoma, prekių sandėlinė apžiūra (picking list). Be to, komercinė invoice turi būti tiksliai iki cento, kitaip muitininkai užsifiksuos. Aš vieną kartą mačiau, kad vairuotojas užmiršo paraslyti vieną dežę su kabeliais, ir mus sulaikė 4 valandas.

Ar tikrai reikalingas tarpininkas – muitinės brokeris?

Atsakymas paprastas: taip, jei nenorite prarasti protų. Muitinė UK dabar yra griežta dėl „Brexit“ taisyklių. Brokeris padaro tą, ką jums užtruktų valandas, jis suveda duomenis į CHIEF sistemą (nors dabar jie pereina prie CDS, bet kas supranta tas sistemas?). Geriau sumokėti brokeriui 100 eurų nei stovėti prie sienos ir galvoti, kodėl deklaracija „atmesta“ (paprastai dėl klaidingo HS kodo).

Kas tas HS kodas ir kodėl jis svarbus?

Tai tas mažas skaičiukas, kuris nulemia jūsų mokesčius. Kiekvienas daiktas turi savo kodą. Kompiuteriai – vienas, stalai – kitas. Jei padarysite klaidą, gali būti įtarimas dėl mokesčių vengimo. Vienas klientas bandė įrašyti brangų serverį kaip „senas metalo laužas“ – nuo tada nebebe dirbu su jais. Pasidomėkite šiais kodais iš anksto, tai padės biuro transportavimui su minimaliais nuostoliais į UK būti sklandžiu.

Kaip elgtis su technika, kuri buvo naudojama Lietuvoje?

Ji laikoma naudota daiktaise, todėl dažnai galima taikyti lengvatas, bet tik jei turite įrodymus, kad tai ne prekybai. Tarkime, perkeliate savo darbo vietas. Reikia prie dėžės kabinoti lapelį „No commercial value / Used company assets“ arba kažką panašaus. Be to, gali tekti mokėti PVM importo, bet daugeliu atvejų galima taikyti atidėjimo mechanizmą (Postponed VAT accounting).

Kuo skiriasi perkėlimas į Škotiją ar Londoną?

Dokumentai tie patys, bet keliais skiriasi. Į Londoną važiuojant pro Folkestone, ten didžiulis chaosas su migrantų patikromis. Į Škotiją – pro Jungtinę Karalystę šiaurę, ten keliai geresni, bet vairuotojui tenka ilgiau vairuoti be pertraukos. Be to, jei įmonė registro adresas yra Škotija, o ne Anglija, kai kurie formalumai gali skirtsi ( nors tikrai ne 100 %, patikrinkit su accountant ). Labai svarbu tiksliai nurodyti pristatymo adresą invoice.

Ar galima nuveži asmenines daiktas kartu su biuro?

Galima, bet tai rizikinga. Jei vairuotojame sulaikys ir rasi tavo žmonos drabužių su biuro kompiuteriais, gali būti dideli rūpesčiai. Muitinė gali nuspręsti, kad tai prekyba. Geriau viską atskirti arba bent jau žymėti dėžutes „Personal effects“ ( nors aš nerekomenduoju maišyti ). Geresnis variantas – palikti namie.

Kainos ir piniginiai klausimai (kad nenukristi nuo kėdės)

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro transportavimas su minimaliais nuostoliais į UK?

Čia sunku pasakyti tiksliai, nes priklauso nuo tūrio. Bet tarkime, vienas vagonas 3,5 tonos (dažniausiai naudojami Mercedes arba Iveco) iš Vilniaus iki Londono gali kainuoti nuo 1200 iki 1800 eurų. Kainos šiuo metu šokinėja dėl degalų. Jei randate už 800 – tikrinkite, ar tas vagonas turės ratus. Kai kurios firmos darsto kainą be mokesčių, tad būkite budrūs.

Ar į kainą įeina įkrovimas ir iškrovimas?

Dažniausiai ne. Standartinė kaina yra „nuo durų iki durų“, kas reiškia, kad vairuotojas atvažiuoja ir stovi. Jei reikia nešioti 20 dėžių į penktą aukštą su liftu, tai papildomai mokama (paprastai 20-30 eurų per valandą arba sutarta suma). Užsirašykite iš karto, kad jums reikia „kelis vyrus“, kitaip vairuotojas tiesiog nenuves nieko.

Kas dėl draudimo – kiek jis kainuoja?

Draudimas būtinas. Standartiškai jis būna apie 3-5 % nuo krovinio vertės. Tarkime, vežate technikos už 10 tūkstančių – sumokėsite apie 300-400 eurų. Netaupykite čia. Praeitą metų rugpjūtį vienas klientas atsisakė draudimo, kadangi „važiuojame tik vieną kartą“, ir vairuotojas partrenkė elnio ( ne vairuotojo kaltė, bet elnis atsitiko ), ir viskas buvo prarasta.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas brangesnes kainas?

Gali būti dvi priežastys. Pirmoji – jos tikrai gerai užtikrina biuro transportavimą su minimaliais nuostoliais į UK ir turi gerus brokerius, su kuriais dirba jau dešimtmetis. Antroji – jos tiesiog nori uždirbti daugiau. Būkite atsargūs su firmomis, kurios negali parodyti atsiliepimų arba turi „šiltukus“ per savo vairuotojus. Užklauskite, ką daro, jei įvyksta avarija.

Ar taupyti ant dėžių verta?

Absoliučiai ne. Naudokite stiprias dėžes. Jei dėžė sugestroja pačioje apačioje, ir ant jos gulės 2000 eurų vertės spausdintuvas – bus liūdna. Geros dėžės kainuoja, bet tai investicija. Vienas klientas gudravai naudojo senas kiaulpienių dėžes – teko atlyginti už sugadintus monitorius (tai buvo gera pamoka jam, ne man).

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių UK pusėje?

Gali būti taip vadinami „clearance charges“, jei krovinys ateina neapdorotas. Tai mokesčiai už dokumentų tvarkymą uosto sandėliuose. Jie gali būti nuo 50 iki 200 svarų. Labai svarbu, kad jūsų brokeris žinotų apie šią galimybę ir ją išvengtų (naudojant „inland clearance“).

Ar galima susitarti dėl mokėjimo po pristatymo?

Dauguma firmų dabar reikalauja išankstinio mokėjimo arba bent dalies (pavyzdžiui, 50 %). Nes jei atvežate krovinį ir nusprendžiate, kad „na, štai, dabar nemokėsiu, nes vėluojote valanda“, tai vairuotojas tiesiog nuvažiuos atgal su jūsų daiktais (ir tuomet kils šūksniai). Tokių atvejų buvo, tikrai nekeista.

Pakavimas ir technikos saugumas (kaip ne sugriauti viską)

Kaip teisingai supakuoti kompiuterius?

Visada reikia išimti vidinius kietuosius diskus, jei įmanoma, arba bent užšifruoti. Monitoriai turi eiti į specialias dėžes su putomis, o ne į foliją. Nenaudokite „bubble wrap“ vieną ant kito be dėžės – tai požymis, kad tu ruošiesi bėdai. Vienas kartą teko matyti, kaip LCD monitorius buvo suvyniotas į storą kilimą – nuostabu, kad jis net nebuvo sulaužytas ( tik sutrūkinėjo kampai ).

Ar reikia išmontuoti stalus ir spintas?

Labai rekomenduojama. Išmontuotas stalas užima mažiau vietos ir mažiau tikėtina, kad jis susidėvės ar sulūžs. Jei spinta yra didelė ir sunki, ją reikia išmontuoti bent į dvi dalis. Vairuotojams paprasčiau pakrauti „plokščias“ dalis nei bandyti įstumti didžiulę spintą pro duris, kuri neįeina (o tai labai dažnai nutinka).

Kas dėl smulkių detalių – varžtų, kabelių?

Surinkite juos į maišelius ir užklijuokite prie to daikto, kuriam priklauso. Niekada nemašykite visų varžtų į vieną didelį maišą su užrašu „biuro daiktai“. Tada jums teks praleisti dieną surinkinėjant viską be instrukcijų. Pasidarykite nuotraukas prieš išmontuojant – tai padės vėliau.

Ar verta naudoti profesionalius pakavėjus?

Jei turite daug brangios technikos – taip. Profesionalus biuro transportavimas su minimaliais nuostoliais į UK prasideda nuo pakavimo. Jie žino, kaip uždaryti dėžę, kad ji neišsilygtų. Savo jėgomis galima, bet rizikuojate, kad dėžės plyš per svarbios vietas (pavyzdžiui, viršuje).

Kodėl negalima užpildyti dėžių iki viršaus?

Kadangi dėžės bus keliamos viena ant kitos. Viršutinė turi atlaikyti svorį. Jei užpildysite ją iki pat viršaus ir uždarysite „viršų“, tada, kai kita dėžė užlips ant jos, sienos išsipūs. Palikite 5-10 cm tarpsoviršio (kad galėtumėt uždaryti dangtį).

Kaip elgtis su serveriais?

Serveriai yra jautrūs. Reikia juos įstatyti į originalias dėžes, jei dar turite. Jei ne – reikia specialių rėmų. Jie negali būti gulti ant šono, nebent tai yra leidžiama gamintojo. Pervežti serverius be specialios priežiūros – tai kaip žaisti ruletę.

Kelionės detalės ir reali situacija kelyje

Kiek laiko užtrunka kelionė į UK?

Daug kas mano, kad tai dvi dienos. Taip, jei vairuotojas dirba kaip robotas. Bet pagal įstatymus jis privalo turėti poilsį. Taigi, realiai tai 3-4 dienos į vieną pusę ( su pristatymu ). Jei jums sakoma „atvežime rytoj“, ir šiandien jau vakare – tikriausiai meluojama ( arba jie važiuos pažeisdami poilsių taisykles, kas yra nelegalu ).

Kokia geriausia maršruto strategija?

Dabar, kai yra daug migrantų patikrų (prie Kalė), geriausia rinktis „Eurotunnel“. Taip, jis brangesnis už keltą, bet jums sutaupomas laikas. Keltuose gaištie po 4-6 valandas. Be to, žiemą kanalas dažnai būna užkimštas. Tiek biuro transportavimas su minimaliais nuostoliais į UK, tiek ir laiko taupymas – tai raktinis faktas.

Kas daro vairuotojas, kai laukia patikros?

Jis nieko nedaro, jis laukia. Kartais tai gali trukti 6 valandas. Jūs negalite niekuo padėti čia. Tiesiog turite kantrybės. Vienas mano vairuotojas taip ilgai laukė, kad spėjo nusipirkti duoną ir pasidaryti picą ( nors gaminimo stovio ten nėra, bet jis išsuko ). Žinoma, tai juokinga, bet tuo metu krovinys stovėjo.

Ar vairuotojas gali pristatyti dalį krovinio vienoje vietoje, o kitą kitoje?

Gali, bet tai kainuos. Kiekvienas papildomas adresas (extra drop) yra mokamas (apie 50-100 eurų). Geriau susitarti, kad viską atvežtų į vieną sandėlį, o jūs patys išsirūpinsite tolesnės distribucijos. Taip jums bus pigiau ir greičiau.

Kaip elgtis, jei vairuotojas praneša, kad pataikė į spūstį?

Tokiu atveju tiesiog laukiate. Negalėsite jį priversti važiuoti kitaip ( jis ne megztinis ). Jei spūstis yraDidžiojo žiedinės kelyje (M25) prie Londono – tai gana įprasta. Pasidarykite planą B, kad jūsų komanda negails darbo vienos dienos be kompiuterių ( arba leisk jiems dirbti iš namų ).

Ar yra rizika, kad krovinys bus pavogtas?

Didelės rizikos nėra, jei vairuotojas neleidžia varžtų stovėti neapsaugotai vietoje. Reikia stovėti saugiose aikštelėse. Vieną kartą mums nusavino dalij padangų po vagonu, kai vairuotojas užmigą ( labai nepageidaujama situacija ). Dabar draudžiame stovėti „wild“ vietose.

Atvykimo ir iškrovimo niuansai (kai jau ten esate)

Kas nutinka, kai vairuotojas atvyksta į adresą?

Jis turi išsiųsti „pod“ (pranešimą) brokeriui, kad krovinys atvyko. Tada prasideda muitinės išleidimo procedūros. Jei viskas tvarkinga – iškraunama. Jei ne – vagonas gali būti uždarytas ir pastatytas į sandėlį iki kol išsiaiškinsite ( kas kainuoja pinigus ).

Ar reikia kas dieną mokėti už laiką, jei vairuotojas laukia iškrovimo?

Taip, vairuotojo laikas yra pinigai. Jei jūsų sandėlio darbuotojai negali iškrauti dėžių, vairuotojas laukia ir laikmatis bėga. Įsitikinkite, kad tais vietos yra žmonės su keltuvais arba rankomis. Buvo atvejis, kai vairuotojas laukė 7 valas, kol klientas rado keltuvo ( ir gaila, kad tai ne vizažistas ).

Kas dėl šiukšlių – ar vairuotojas jas išveža atgal?

Niekada. Vairuotojas atvežia krovinį ir važiuoja tuščias ( arba su kitu užsakymu ). Jis neims išvežti jūsų senų baldų ar pakavimo medžiagos. Tai turi būti susitarta atskirai su vietinėmis šiukšlių išvežimo kompanijomis UK. Nenukryptkime nuo temos – vairuotojų darbas yra pervežti, o ne šiukšlioti.

Kaip elgtis, jei radote sulaužytą daiktą?

Ką tik greičiau susisiekite su draudiku. Nefotografuokite sulaužyto daikto po to, kai jis jau buvo suremontuotas (tai vyksta). Reikia nuotraukos iš karto. Užpildykite „damage report“ (žalos aktą) su vairuotoju. Vairuotojas gali pasipiktinti, bet tai jo darbas – pasirašyti. Nedarykite scenų, tiesiog užpildykite dokumentus.

Ar galiu atidėti pristatymą, jei biuras dar nepasiruošęs?

Galite, bet vairuotojas nebus laimingas. Jis gali atvažiuoti ankščiau ir laukti. Jei žinote, kad biuras bus neužbaigtas, derėkitės su firma, kad jie laikytų vagoną savo sandėlyje ( depot ) šiek tiek ilgiau. Taip bus pigiau nei mokėti vairuotojui už laukimą prie jūsų durų.

Ar reikia mokėti suteiktą PVM importą?

Jei esate registruota UK įmonė, dažniausiai galite naudoti „Postponed VAT accounting“. Tai reiškia, kad nemokate PVM tiesiog sienoje, o jį deklaruoja savo mokesčių deklaracijoje. Tai labai palengvina biuro transportavimą su minimaliais nuostoliais į UK, nes nereikia išleisti pinigų iš karto. Jei neregistruotas – turite mokėti iš karto ( arba naudoti agentą ).

Kas daro vairuotojas po to, kai viską iškrauna?

Jis pasirašo pristatymo dokumentą (CMR arba delivery note) ir važiuoja toliau. Jo darbas baigtas. Jei jums reikia, kad jis padėtų surinkti stalus – tai kita paslauga, už kurią reikia susimokėti iš anksto. Dažniausiai jie tiesiog nori gerti kavą ir važiuoti namo po savaitės kelionės.

Išvada

Na, štai ir viskas pagrindinis, ką reikia žinoti apie tai. Kaip matote, biuro transportavimas su minimaliais nuostoliais į UK nėra tiesiog užsakymas „Taxify“. Reikia pagalvoti apie dokumentus, kruopštų pakavimą ir, svarbiausia, pasirinkti patikimus partnerius, kurie nepraros jūsų krovinio kelyje. Jei viską padarysite protingai, nuostolių bus išvengta, o biuras veiks lyg ir niekas nebuvo įvykęs.