Biuro transportavimas iš Anglijos: pilnas procesas, patarimai ir realios problemos

Pervežti biurą iš Anglijos į Lietuvą ne taip paprasta kaip anksčiau, ypatingai po visų šių Brexit pokyčių. Esu šioje srityje beveik dvi dešimtis metų ir mačiau viską – nuo puikių organizatorių iki visiško chaoso, kai vairuotojas užstrigs užeigoje be dokumentų. Biuro transportavimas iš Anglijos dabar reikalauja daugiau kantrybės ir dokumentų nei bet kada anksčiau. Čia ne tik apie tai, kaip įkrauti stalus į sunkvežimį, bet ir kaip išgyventi muitinės procedūras be nervų išdegimo. Jei norite sužinoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be kvailų pačiūžų, skaitykite toliau.

Pradžia: planavimas ir chaosas

Kaip pradėti planuoti biuro perkėlimą?

Pradėkite ne nuo dėžių paėmimo, o nuo galvos. Sėdkite ir susirašykite kiekvieną daiktą, kurį turite. Biuro transportavimas iš Anglijos prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o kai suprantate, kad turite per daug šiukšlių. Atsikratykite nereikalingų daiktų dar Londone ar Mančesteriuje, nes neapsimokės vežti seną spausdintuvą, kuris neveikia jau metus. Pasidarykite inventorizaciją, kitaip muitinėje bus galvos skausmas.

Ar reikia daryti išsamų daiktų sąrašą (packing list)?

Be abejo. Be sąrašo neišeis nei iš JK, nei į Lietuvą. Muitininkai mėgsta tikslumą, o ne "keli krepšiai su biuro reikmenimis". Rašykite: 5 kompiuterių, 10 stalų, 20 kėdžių. Jei sąrašas bus "maždaug tikslus", gali būti bauda arba ilgesnis patikrinimas. Aš kartą matau klientą, kuris parašė "biuro įranga" – mus laikė pasienyje 12 valandų. Geriau praleisti laiką rašant sąrašą, nei stovint sunkvežimy prie Tilbury uosto.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Įprastai nuo užsakymo iki atvykimo trunka apie savaitę ar dvi, jei viskas gerai. Bet realybėje gali užtrukti ilgiau. Reikia laiko paruošti dokumentus, užsibrėžti datą kroviniui, tą patį krovinių gabenimą iš Anglijos į Lietuvą, o tada dar muitinę. Jei planuojate susitikti naujame biure pirmadienį ryte, darykite tai antradienį. Užtikrintai sakyčiau, kad skirkite bent 10-14 dienų nuo pradžios iki galo, kad išvengtumėte streso.

Ar verta rinktis " dalinį krovinį" (part load)?

Jei turite mažai daiktų, galbūt verta. Bet biuro transportavimas iš Anglijos reiškia, kad jūsų daiktai keliaus su kitų žmonių daiktais. Tai gali būti pigiau, bet lėčiau. Viskas priklauso nuo to, kiek greitai reikia atsiimti daiktus. Jei skubate, geriau užsisakykite atskirą sunkvežimį. Jei laiko daug, dalinis krovinys padės sutaupyti, tačiau rizikuojate, kad tavo stalas stovės kažkur Sandwiche keletą dienų.

Dokumentai ir Brexit nūdienos

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Pagrindinis dalykas yra prekių deklaracija ir sąrašas. Taip pat reikės EORI numerio, jei jo neturite. Be to, jei tai ne perkėlimas dėl gyvenamosios vietos keitimo (to ir nėra, tai biuras), gali tekti mokėti veryti PVM. Pasiruoškite paso kopijas ir įmonės dokumentus. Dabar, po Brexito, biuro transportavimas iš Anglijos tapo biurokratiškesnis, be šių popierių vairuotojas neišvažiuos iš Anglijos.

Kas dėl EORI numerio – ar jis būtinas?

Taip, be jo nieko nebeeis. Tai jūsų identifikavimo kodas europietiškoje sistemoje. Jei įmonės jis neturi, registracija trunka kelias dienas (Lietuvoje greitiau, Anglijoje ilgiau). Nesižiūrėkite į tą, kad kai kuriai mažai įmonei tai atrodo per daug sudėtinga. Be EORI, muitinė tiesiog neleis įvežti jūsų biuro baldų. Gaukite jį iš karto, kai tik pradėsite galvoti apie perkėlimą.

Ar reikia mokėti importo mokesčius (PVM ir muito)?

Nesijaudinkite daugiausia dėl muito, jei daiktai naudoti. Tačiau PVM (Pridėtinės vertės mokestis) teks mokėti beveik visada, nes tai ne asmeninis perkėlimas. Standartiškai 21 % (arba koks dabar yra Lietuvoje). Šią sumą reikės sumokėti muitinėje prieš pat išleidžiant krovinius. Geriau tai žinoti iš anksto ir turėti lėšas, nei stebėti, kaip tavo sunkvežimis stovi "kareivėlyje".

Ar reikia draudimo?

Klausimas be reikalo. Žinoma, kad reikia. Kas gali nutikti? Sunkvežimis gali užsidegti (retai, bet būna), vairuotojas gali nulūžti stabdžius, arba kažkas gali pavogti dalį kroviniu, jei paliksi mašiną neapsaugotą vietoje. Standartinis draudimas paprastai dengia apie 10 EUR už kilogramą, bet jei turite brangių serverių, patikrinkite sąlynas. Geriau permokėti už draudimą nei gailėtis vėliau.

Kas vyksta su muitinės patikrinimu Anglijoje?

Anglų muitinė (HMRC) dabar griežtai tikrina, kas išvažiuoja. Jie turi sistemą, kurioje reikia pateikti išankstinę deklaraciją (export declaration). Jei to nepadarysi, vairuotojus gali užlaikyti uoste. Vieną kartą mūsų vairuotojas užstrigo Folkstone, nes klientas nenuėjo į tą portalą. Buvo baisus šurmulys. Biuro transportavimas iš Anglijos be šios deklaracijos dabar yra neįmanomas. Tai būtina sąlyga.

Kainos ir pinigai

Nuo ko priklauso kaina?

Pirma, nuo tūrio (kiek kubinių metrų užimsite). Antra, nuo atstumo (Ar esate Londono centre ar kažkur šiaurės Anglijoje). Trečia, nuo prieigos sąlygų. Jeigu reikia kelti daiktus į antrą aukštą be lifto, kainos augs. Taip pat įeina kuras ir keltų mokesčiai. Dabar kuro kainos šokinėja, tad ir paslaugos kainos nebe tos pačios kaip prieš metus. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matmenų.

Ar brangu vežti iš Londono centro?

Londonas yra košmaras vairuotojams. Užtenka užvažiuoti į „Ultra Low Emission Zone“ (ULEZ) ir kainos šoką. Be to, ten sunku pristabdyti sunkvežimį. Jeigu biuras yra Soho ar Kensingtone, reikės specialių leidimų, o vietos parkavimui gali visai nebūti. Dažnai tenkakrauti į mažesnį sunkvežimį (7.5t) prieš išvežant į Didžiąją Britaniją plentą. Tai visi papildomi mokesčiai, kurie užkerta kainą į viršų.

Ar galima atsiskaityti kortele?

Dauguma firmų dirba su pavedimais, nes sąskaitos kartais būna didelės. Kortelėmis galima, tačiau imami papildomi mokestisiai (procentais). Be to, jei mokate kortele, pinigai turi "užsilipti" iš karto, o pavedimu gali užtrukti dieną. Nors dabar instant pavedimai vis dažniau. Geriau aptarti iš anksto, kad nebūtų nepykančių veidų, kai reikia sumokėti.

Kas dėl depozito?

Dažnai prašome 30 % avanso, kad užfiksuotumem datą ir užsakytume keltą. Likusią dalį sumokate, kai krovinys išvyksta arba kai atvyksta. Tai standartinė praktika. Jei kas nutinka ir jūs atšaukiate paskutinę minutę (pvz., darbuotojai strike'uoja uoste), depozitas gali likti mums, kaip kompensacija už prarastą laiką. Nesusitikime čia.

Ar galima sutaupyti pakavant pats?

Galite, bet ar verta? Jei supakuosite prastai, ir daiktai suges, draudimas nebus mokėtas. Klientai dažnai sako "o, mes tiesiog įmesim į dėžę". Tada atvyksta, ir monitoriai daužiasi. Geriau mums sumokėti už profesionalų pakavimą (su burbuliukine plėvele ir kietomis dėžėmis), nei pirkti naujus kompiuterius. Tai tarsi investicija į ramybę.

Techninės pusės ir specifika

Kaip vežti serverius ir jautrią techniką?

Tai svarbiausia dalis. Serverius reikia išjungti tinkamai (ne tiesiog ištraukti laidą iš lizdo). Jei jų daug, geriau iškviesti IT specialistą, kuris juos "išjungia" (shutdown). Pakavime naudojame anti-statine plėvelę. Kartais reikia specialių dėžių (flight cases). Biuro transportavimas iš Anglijos yra dažniau apie IT įrangą nei apie stalus, todėl čia reikia ypatingo dėmesio. Duomenų praradimas būtų didžiausia problema.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (chemija)?

Biure dažnai būna valymo priemonių, toneriai. Toneriai yra pavojingi, jei yra dideliais kiekiais. Reikia deklaruoti. Jei turite butelį paviršiaus valiklio – tai gerai. Jei turite statinę savybių keičiančios medžiagos – tai problema. Muitinė to nedraudžia, jei turite MSDS (saugos duomenų lapą) dokumentus. Nenukrypime nuo temos, neneškite benzininių pjūklių be specialaus leidimo.

Kas dėl baldų išmontavimo?

Didelės biuro sistemos (angliškai "cubicles") yra baisios. Jos turi tūkstančius varžtų. Mūsų komanda gali tai padaryti, bet tai užima laiko. Jei norite sutaupyti, išmontuokite patys, tik žymekite dalis (kairė, dešinė, viršus). Vieną kartą gavome maišelį su 200 varžtų ir niekas nežinojo, kur jie eina. Išmontavimas ir montavimas Lietuvoje gali kainuoti kaip atskira paslauga.

Ar reikia grotuvių (liftų)?

Jei daug daiktų ir aukštai, taip. Mūsų vairuotojai turi rankas, ne metalinius. Nešioti 50 kg spintą trečiau aukštan laiptais yra sveikatai pavojingu. Išsinuomokite grotuvą Anglijoje (pavojingiau) arba Lietuvoje (lengviau surasti). Dažniausiai klientai pamiršta, kad Anglijoje ne visada yra laisvų grotuvių, juos reikia rezervuoti savaitėmis iš anksto.

Kas jei daiktų atsidurs daugiau nei planavote?

Tai būna dažnai. "O, mes dar pamiršome sandėlį garaže". Jei sunkvežimis pilnas, teks vykti antrą kartą. Arba, jei Vietos dar liko, įmesime. Bet jei viršysime svorio limitą, gali kilti problemų su vairuotojo darbo laiku ar technine sąlyga. Geriau iš karto parodyk visus kampus ir sandėlius. Aš asmeniškai labai nemėgstu, kai sako "tik keli krepšiai", o tą ten pilna stendų.

Problemos ir nesklandumai

Kas daryti, jei vairuotojas pavėluoja?

Nešaukite į jį. Anglijoje yra dideli spūstiai (M25 kelias – pragaras). Galbūt buvo avarija arba uoste laivą vėlavo. Mes stengiamės informuoti, bet vairuotojas vaikšto pėsčias ir negali visada rašyti žinučių. Biuro transportavimas iš Anglijos yra 1200–2000 km kelias, ir dalykai pasitaiko. Jei pavėluojame 2-3 valandas, tai nėra tragedija, jeigu planavote laisvai.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su mumis retai, su kitais – dažniau. Yra firmų, kurios įsikrauna viską į didelį sandėlį (angliškai hub) ir ten išmaisys. Tada stalas gali nukeliauti į kitą šalį. Mes stengiamės vežti tiesiogiai (direct), be perpakavimų. Taip mažiau tikimybę, kad kažkas dings. Vis tiek visada patikrinkite sąrašą, kai gaunate krovinį, prieš pasirašant dokumentus.

Kas nutinka jei sužalojamas daiktas?

Būkite atidūs. Pasirašydamos perdavimo aktą (CMR), pažymėkite, ką sugadinta. Jei pasirašote "viskas gerai", vėliau nebegalėsite nieko reikalauti. Ir tada – nuotraukos. Be nuotraukų draudimo kompanija nieko neims. Aš mačiau situaciją, kur klientas pasakojo "sugadinta", bet įrodymų nebuvo. Teismas (arba arbitražas) buvo ilgas ir nepageidaujamas.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai taip, tačiau tai apribota. Negalima vežti "pusiau verslo, pusiau asmeninių". Muitinė gali įtarti, kad tai prekyba. Jei darbuotojas nori vežti savo dviratį, tegul vežia, bet turi būti aiškiai atskirtas sąraše. O geriausia – nešimaišyti. Verslo krovinys turi būti verslo krovinys, kitaip galų gale mokėsi brangiausiai.

Kodėl kainos skiriasi tarp skirtingų firmų?

Vienos firmos naudoja senus sunkvežimus ir samdomus vairuotojus iš Rytų Europos, kurie dirba už mažiausią algą. Kitos turi savą parką ir apdraustus vairuotojus. Maža kaina dažnai reiškia didelę riziką. Jei kas nors siūlo biuro transportavimas iš Anglijos už pusę mažiau nei rinkos kaina – pagalvokite, kur jie sutaupys. Galbūt ant draudimo? Arba ant degalų kokybės?

Ar reikia rūpintis vairuotojo vizais?

Dabar, po Brexito, taip. JK vairuotojams reikia leidimų (permits) važiuoti į EU, ir EU vairuotojams į JK. Šiuos dalykus tvarko logistikos brokeris arba įmonė. Jums nereikia nieko daryti, tiesiog žinokite, kad tai papildomas galvos skausmas mums. Jei vairuotojas pamiršo pasą ar leidimą – jis neįvažiuos. Tai tikrai tikrinamas dabar labai griežtai.

Ar saugu vežti brangų meną ar antikvariatą?

Galima, bet tai kitas pasaulis. Reikia specialios paskirstymo sutarties (High Value insurance). Standartinis draudimas padengia tik 10 EUR/kg. Jei turite paveikslą už 10 000 EUR, jis nebus apdraustas. Tokius daiktus reikia deklaruoti iš anksto ir mokėti daugiau. Neneškite brangiausių daiktų be papildomo draudimo, jei nenorite juos prarasti.

Pabaigos ir išvados

Kaip susitarti dėl iškrovimo Lietuvoje?

Geriau, kad kas nors būtų pasiruošęs priimti. Neleiskite vairuotojui laukti kieme valandą, kol jūs ieškote raktų. Jei reikia keltis į aukštą – pasirūpinkite liftu arba grotuviais. Biuro transportavimas iš Anglijos baigiasi tada, kai paskutinis dėžė patenka į patalpas, o ne kai sunkvežimis sustoja prie vartų. Organizuokite savo komandą, kad padėtų nukreipti daiktus į right vietas (galų gale jūs žinot, kur stovės jūsų stalas).

Ar galite padėti su mėginių ar siuntų vežimu?

Taip, darome ir tai. Bet jei tai tik trys dėžės, geriau naudoti kurjerius (pvz., DHL, UPS). Mums atvykti pilnu sunkvežimiu dėl trijų dėžių būtų per brangu. Klientai kartais klauso "o gal galite numesti tą dėžę kelyje"? Negalime. Mes ne autobusas. Krovinys turi būti suplanuotas maršruto pradžioje.

Kas dėl grąžinamosios pakuotės?

Jeigu turite daug dėžių, kurias norite grąžinti, tai įmanoma, bet už papildomą mokestį. Anglijoje vietos brangios, laikyti tuščias dėžes neapsimoka. Dažniausiai klientos jas išmeta arba parduoda. Jei norite jas atgal, sutarkime tai iš anksto, kad mūsų vairuotojas turėtų vietos grįžtant (jei jis grįžta tuščias).

Trumpai tariant, biuro transportavimas iš Anglijos yra sudėtingas procesas, kurį geriau patikėti profesionalams, nei bandyti taupyti ant „Facebook“ radinių. Nesusitelkite tik ant kainos – svarbu, kad turtai atvyktų saugiai ir laiku. Pasiruoškite dokumentus iš anksto ir būkite kantrūs, nes šiaip kitaip neliks. Sėkmės perkant darbą į naujas patalpas, o jei kils klausimų – visada galite paskambinti man, išgirsiu, kas negerai.