Biuro technikos perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be žalos

Biuro technikos perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be žalos skamba paprastai, kol nepamatote, kas vyksta sandėlyje 6 ryto: serveriai, monitoriai, spausdintuvai, MFP įrenginiai, kėdės, dokumentai, keli žmonės be miego ir vienas vadybininkas, kuris tikrai nori, kad viskas būtų tvarkingai. Po Brexit viskas nėra kaip anksčiau – muitinė, EORI, CMR, draudimas, pakuotė, krovinių liftai, paletės, oro pagalbinė pakaba ir garantijos sąlygos turi susigulti į vieną planą. Aš mačiau, kai viskas pravažiavo kaip sviestu, ir kai vienas lipdukas ant dėžės sustabdė krovinį. Todėl rašau paprastai, be gražių žodelių.

DUK

Biuro technikos perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be žalos – pirmi žingsniai

Kas lemia, kad biuro technikos perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be žalos pavyksta?

Štai kodėl biuro technikos perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be žalos nėra tik vairuotojo darbas. Pirmiausia reikia žinoti, kas važiuoja: serveriai, NAS, monitoriai, MFP įrenginiai, UPS baterijos, spausdintuvai, darbo stotys. Paskui reikia nuotraukų, sąrašo, pakavimo plano ir žmogaus, kuris gali atsakyti telefonu, kai vairuotojas stovi prie krovininės zonos. Per 20 metų mačiau, kad didžiausios problemos prasideda ne kelyje, o prieš pakrovimą. Jei kas nors sako „susipakuosim vietoj“, aš jau nervinuosi. Planas nebūna idealus, bet jis turi būti.

Ar verta viską vežti vienu reisu?

Ne visada. Vienas pilnas reisas atrodo paprasčiau, bet jei turite 18 paletių, serverių spintą ir spausdintuvus su toneriais, vienas furgonas gali tapti galvos skausmu. Kartais geriau serverius ir svarbius diskus vežti atskirai, o stalus, kėdes ir dalį technikos sudėti į kitą siuntą. Taip brangiau, bet rizika mažesnė. Beje, kavos aparatas dažniausiai važiuoja paskui, nes kažkodėl visi apie jį prisimena paskutinę minutę. Kainos skiriasi, bet dalinis pervežimas gali būti nuo 250 iki 900 € už paletę.

Ką daryti prieš kviečiant pervežėją – sąrašą ar tik nuotraukas?

Reikia abiejų. Nuotraukos parodo būklę, o sąrašas leidžia nepamesti daiktų ir greičiau aiškintis su muitine. Aš prašau paprastos lentelės: vieta, inventorinis numeris, modelis, serijinis numeris, būklė, nuotrauka. Jeigu kompiuteris jau subraižytas prieš vežant, tai turi būti užfiksuota, kitaip paskui visi žiūri vienas į kitą. Tai nėra biurokratija dėl gražaus gyvenimo. Tai apsauga nuo ginčų.

Kokios įrangos žmonės dažniausiai bijo labiausiai?

Labiausiai bijoma serverių, NAS įrenginių, didelių monitorių ir MFP spausdintuvų. Monitoriai atrodo paprasti, bet ekranai gauna spaudimą labai lengvai. UPS baterijos gali sukelti papildomų klausimų dėl gabenimo taisyklių, ypač jei jos senos arba pažeistos. Aš ne visada žinau 100%, kaip konkrečią bateriją klasifikuos kiekviena linija, todėl geriau klausti anksti. Dar viena nepatogi tiesa: kai kurie „biuro perkrausymo“ pasiūlymai yra tik pigus transportas su šypsena. Pakuotė lieka jums, o žala paskui jums.

Ar galima palikti stalčiuose dokumentus ir smulkmenas?

Stalčiuose gali likti tik tai, ko tikrai nereikia tikrinti, matuoti ir saugoti. Dokumentai su asmens duomenimis, klientų sutartys, diskai, raktai ir smulkūs adapteriai turėtų keliauti atskirai. Muitinė nemėgsta pasakojimų „ten kažkas gulėjo“, o IT skyrius nemėgsta dingusių įkroviklių. Turėjau atvejį, kai Londono biure vienas stalčius atvažiavo į Vilnių beveik tuščias, nes kas nors jame laikė senus telefonus. Skamba juokingai, kol reikia atkurti prieigas. Tad geriau susipakuoti mažus daiktus į dėžes su numeriais.

Pakuotė ir apsauga gabenant įrangą per Lamanšą

Ar pakanka originalių dėžių?

Originalios dėžės dažnai yra geriausias variantas, bet tik jei jos nėra pavargusios kaip mes penktadienį. Jeigu kampai suminkštėję, dugnas lankstosi, o putplastis sutrupėjęs, nauja dėžė ir tvirta paletė bus protingesni. Technika turi būti pritvirtinta taip, kad dėžė nevaikščiotų ant padėklo. Naudojame kampuočius, tempimo plėvelę, oro pagalves, kartais medinį dėžėjimą. Pigus sprendimas atrodo pigus tik iki pirmo kelto bangavimo.

Kaip pakuoti monitorius, kad nesutrūkinėtų ekranai?

Monitorius vežame stačiai, ne krūva kaip lėkštes. Ekranas turi turėti apsaugą, o tarp įrenginių negali liestis kieti paviršiai. Jeigu nėra originalios pakuotės, darome putplasčio arba kartono pertvaras. Ant dėžių rašome „monitoriai“, „ekranai į viršų“, „nestatyti kitų krovinių“. Žinau, kad vairuotojai nemėgsta daug lipdukų, bet lipdukai kartais išgelbsti ekraną. Po iškrovimo reikia patikrinti ne tik stiklą, bet ir kojelę bei maitinimo lizdą.

Serveriai – išmontuoti ar vežti stovus?

Jeigu serveriai stovi stovuose, pirmas klausimas yra ne „ar telpa“, o „kas juos išmontuos“. Dažniausiai saugiau išimti serverius, pažymėti lizdus, nuimti geležinkelius ir vežti juos atskirai. Stovas gali būti sunkus, aukštas ir nepatogus, ypač jei Lamanšo tunelyje ar perkrovimo aikštelėje kažkas jį pasuks ne taip. Buvo atvejis Birmingame, kai mažas stovas atvyko su lenktu rėmu, nes niekas nepaklausė apie durų aukštį. Prieš išjungiant serverius būtina pasidaryti atsargines kopijas. Tai banalu, bet kai dingsta duomenys, niekam neberūpi, kad krovinys atrodė gražiai.

Kodėl oro pagalbinė pakaba nėra marketingo pasaka?

Oro pagalbinė pakaba nėra reklaminė pasaka, bet ji nėra ir stebuklų lazdelė. Gera pakaba mažina vibraciją, o tai svarbu diskams, monitoriams, optikai ir jautriems matavimo įrenginiams. Tačiau jei krovinys blogai pritvirtintas, net pats minkščiausias vilkikas nepadės. Paklauskite vežėjo, ar tralas tikrai turi oro pakabą, o ne tik gražų pasiūlymą el. paštu. Kartais pigesnės įmonės sako „turime“, o realybėje atsiunčia tai, kas buvo laisva tą dieną. Aš tai matęs.

Ką daryti su spausdintuvais ir MFP įrenginiais?

Su spausdintuvais ir MFP įrenginiais reikia elgtis kaip su mažais kaprizingais gyvūnais. Reikia užfiksuoti dėklus, būgnus, tonerius, skenerio dangtį ir, jei gamintojas leidžia, transportavimo varžtus. Toneriai kartais prasisunkia, ypač kai karšta arba dėžė ilgai stovi šonu. Jeigu įrenginys didelis, geriau jį tvirtinti ant padėklo, o ne tempti per kampus. Po atvykimo į Kauną ar Klaipėdą pirmiausia tikrinkite korpusą, tada spausdinimo testą. Garantija dažnai klausto ne jūsų, o nuotraukų.

Biuro technikos perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be žalos: muitinė, Brexit ir dokumentai

Kodėl biuro technikos perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be žalos be EORI strigsta?

Štai kodėl biuro technikos perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be žalos be EORI gali tiesiog stovėti sandėlyje. EORI reikalingas muitinės komunikacijai, o be jo deklaracijos dažniausiai stringa arba daromos papildomos pataisos. Reikia žinoti HS kodus, kilmę, vertę, Incoterms, gavėją ir siuntėją. Jeigu įranga yra jūsų nuosava, vis tiek reikia dokumentų, ne tik žodžių „tai mūsų sena technika“. Muitinės brokeris čia nėra prabanga, jis taupo laiką. Ypač kai krovinys jau stovi prie Doverio.

Kas yra CMR ir kodėl jis toks nuobodus, bet svarbus?

CMR yra tas nuobodus popierius, kuris vėliau tampa labai įdomus. Jame rašoma, kas ką veža, kiek vietų, kokia pakuotė, kas priėmė ir ar buvo pastabų. Jeigu dėžė atvyksta daužta, o CMR švarus kaip naujas, ginčytis sunkiau. Todėl vairuotojas ir gavėjas turi rašyti realias pastabas, ne „viskas gerai“, kai niekas dar nežiūrėjo. CMR riboja atsakomybę maždaug iki 8,33 SDR už kilogramą, todėl brangi įranga be papildomo draudimo yra rizika. Trumpai: nuobodu, bet būtina.

Ar muitinė tikrina kompiuterius dėl vertės?

Taip, tikrina ne visada, bet gali. Muitinei rūpi, ar deklaruojama vertė atrodo pagrįsta, ypač jei važiuoja nauji kompiuteriai, serveriai ar brangi optika. Senai naudotai įrangai reikia parodyti balansinę vertę, pirkimo dokumentus arba vidaus perdavimo aktą. Jeigu rašysite 100 € už 2023 metų darbo stotį, kažkas tikrai pakels antakį. Ne todėl, kad visi pikti, o todėl, kad sistema mato anomalijas. Geriau turėti sąžiningą vertę ir paaiškinimą negu gražų, bet kvailą skaičių.

Kas moka PVM ir muitą, kai įranga keliauja iš Londono į Kauną?

Čia dažnai prasideda ginčai prie kavos automato. PVM mokėjimas priklauso nuo įmonės statuso, sandorio sąlygų ir deklaravimo būdo. Daugeliui IT įrenginių muitas gali būti 0%, bet tai nereiškia, kad nėra PVM ar procedūrų. Jeigu sąlygos DAP, gavėjas dažniausiai tvarko importo PVM ir brokerio mokestį. Jeigu DDP, tiekėjas arba ekspeditorius stengiasi viską įtraukti į sąskaitą, tik ne visada gerai. Prieš siunčiant iš Londono į Vilnių geriau parašyti vieną aiškų laišką brokeriui negu paskui aiškintis tris savaites.

Ar Brexit vis dar gadina planus?

Brexit nėra pabaiga, bet jis pridėjo popierizmo, kurio anksčiau nebuvo. Ankstiau krovinys iš Mančesterio į Kauną judėjo paprasčiau, dabar reikia galvoti apie eksportą iš JK, importą į ES ir tranzitą, jei maršrutas eina per trečiąsias šalis. Daugiausia laiko prarandama ne dėl vieno antspaudo, o dėl netikslaus aprašymo. Pavyzdžiui, „office equipment“ yra per silpna frazė. Geriau rašyti konkrečiai: kompiuteriai, monitoriai, MFP įrenginiai, serveriai. Tada viskas juda ramiau.

Maršrutai, terminai ir rizikos gabenant biurui skirtą techniką

Kiek realiai trunka pervežimas iš Jungtinės Karalystės į Lietuvą?

Realistiškai – nuo 4 iki 7 dienų nuo pakrovimo iki iškrovimo. Londonas–Kaunas kartais sutelpa į 4–5 dienas, Edinburgas, Škotija ar šiaurės Anglija gali būti 6–8 dienos. Jeigu krovinys dalinis, terminas gali išsiplėsti, nes laukiama kitų paletių sandėlyje. Keltas, eilės Doverio uoste, šventės ir vairuotojų darbo laikas daro savo. Pilnas 13,6 m reisas Londonas–Kaunas dažniausiai būna apie 2 500–4 500 € be pakavimo ir muitinės paslaugų, todėl pasiūlymus reikia lyginti sąžiningai. Jeigu kas nors žada „rytoj bus Lietuvoje“ už labai mažą kainą, aš prašau parodyti konkretų automobilį.

Kuris maršrutas geresnis – keltas ar tunelis?

Greičiausias klasikinis variantas yra Doveris–Kalė arba tunelis. Tunelis brangesnis, bet kartais tvarkingesnis, ypač kai orai blogi. Keltas pigesnis, tačiau vėjas Lamanše gali sugadinti visą grafiką. Maršrutai per Zeebrugge ar Roterdamą tinka, kai reikia sujungti krovinius arba kai Doveris stovi. Aš pats ne visada renkuosi trumpiausią kelią. Kartais ilgesnis maršrutas duoda ramesnį vairavimą ir mažiau nervų sandėlyje.

Ar galima derinti su daliniu kroviniu?

Dalinis krovinys tinka, kai technika nėra labai jautri arba kai terminai nėra degantys. Jūs mokate už paletės vietą, o ekspeditorius surenka kelis krovinius į vieną transporto grandinę. Problema ta, kad jūsų dėžės gali būti perkeliamos kelis kartus. Jeigu važiuoja senesni monitoriai, stalai ir atsarginė įranga, tai normalu. Jeigu važiuoja serveriai su duomenimis, aš rinkčiausi atskirą transportą arba bent specialią pakuotę. Pigiau ne visada reiškia protingiau.

Kodėl terminas „iki durų“ kartais reiškia iki kiemo?

„Iki durų“ yra graži frazė, kurią reikia išsiversti į žmonių kalbą. Vienur tai reiškia iki biuro durų, kitur iki krovininės zonos (tiksliau, iki krovininės zonos durų), trečiur iki šaligatvio. Reikia žinoti, ar yra krovinių liftas, forkliftas, tail liftas, leidimas sustoti miesto centre ir kas iškraus sunkias dėžes. Londono centre sunkvežimiui stovėti 20 minučių gali būti didesnis galvos skausmas nei visas kelias iki Lietuvos. Yra įmonių, kurios pasiūlo pigiau, o paskui sako, kad „tai jau ne mūsų dalis“. Todėl klausimai apie iškrovimą turi būti užrašyti prieš sutikimą.

Kada rinktis specializuotą perkraustymo komandą, o ne paprastą ekspeditorių?

Specializuotą komandą rinkčiausi tada, kai reikia daugiau nei „atvežti nuo A iki B“. Jei reikia išmontuoti darbo vietas, pažymėti kabelius, supakuoti IT techniką, dirbti vakare arba savaitgalį, paprastas ekspeditorius gali neužtempti. Dar blogiau, kai viską daro vienas žmogus su atsuktuvu ir gera valia. Biuro technikos perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be žalos dažnai reikalauja IT, logistikos ir pakavimo žmonių viename pokalbyje. Tai kainuoja daugiau, bet sumažina chaosą. O chaosas biure visada kainuoja daugiau, nei atrodo sąmatoje.

Atvykimas į Lietuvą, montavimas ir garantijos

Kas turi būti paruošta Lietuvoje prieš atvykstant furgonui?

Lietuvoje prieš atvykstant turi būti paruošta ne tik adresas. Reikia žinoti, kur stos automobilis, kas atrakins duris, kas pasirašys priėmimą ir kas žinos, kur statyti dėžes. Jei biuras Kaune ar Vilniuje turi krovinių liftą, rezervacija privaloma iš anksto. Elektros lizdai, interneto prieiga ir apsauga grindims taip pat svarbūs. Kartais krovinys atvyksta 9:00, o raktų niekas neturi. Tada visi staiga tampa logistai, tik jau per vėlu.

Ar pervežėjas montuoja kompiuterius ir serverius?

Kai kurie pervežėjai montuoja, kai kurie tik atneša dėžes iki nurodytos vietos. Tai turi būti parašyta pasiūlyme, ne pasakyta telefone. Kompiuterių pajungimas, serverių paleidimas, tinklo patikrinimas ir programų testai dažniausiai priklauso IT komandai. Pervežėjas gali padėti fiziškai, bet jis ne visada atsakys, kodėl po perkėlimo neveikia VPN. Jeigu reikia pilno starto, sudėliokite darbų sąrašą: išmontavimas, transportas, montavimas, testavimas. Tada mažiau pykčio pirmą darbo dieną.

Kaip elgtis priimant krovinį, jei dėžė atrodo daužta?

Jeigu dėžė atrodo daužta, pirmiausia fotografuoti, o ne ginčytis su vairuotoju. Ant CMR reikia įrašyti pastabą: dėžė deformuota, plėvelė pažeista, girdėjosi barškėjimas ar pan. Nereikia rašyti dramatiškai, bet reikia konkrečiai. Jei įmanoma, išpakuoti ir patikrinti įrenginį kartu su vairuotoju arba liudytoju. Jeigu vairuotojas skuba, bent nuotraukos ir CMR pastaba išsaugo teisę reikšti pretenziją. Atsisakyti krovinio be tikslios priežasties kartais tik sujaukia procesą.

Kokį draudimą rinktis?

Draudimas yra vieta, kur daugelis sutaupo per daug. Standartinė CMR atsakomybė nėra pilnas krovinio vertės draudimas. Brangiai technikai geriau pirkti papildomą krovinio draudimą, pavyzdžiui, 0,3–0,8% nuo deklaruotos vertės, priklausomai nuo rizikos. Taip, bus sąlygų ir išimčių. Jeigu įrenginys buvo blogai supakuotas, draudikas gali klausti nemalonių klausimų. Todėl nuotraukos prieš pakrovimą, pakavimo aprašymas ir vertės pagrindimas yra ne popieriai, o pinigai ginčo atveju.

Kas lieka po perkėlimo, kad vėliau nekiltų ginčų?

Po perkėlimo reikia užsidaryti ne duris, o visus galus. Turėkite pasirašytą priėmimo aktą, CMR kopiją, dėžių sąrašą, nuotraukas ir pastebėjimų lentelę. Jeigu kažkas neveikia, fiksuokite tą pačią dieną, nes po savaitės visi pamiršta, kaip buvo iškraunant. Pretenzijas dėl matomų pažeidimų geriau teikti nedelsiant, o dėl paslėptų – pagal draudimo sąlygas. IT skyrius turi patvirtinti, kurie įrenginiai veikia, kurie laukia remonto. Tada, jei kas nors klausia „kas čia kaltas“, atsakymas būna dokumentuose, ne emocijose.

Išvada

Biuro technikos perkėlimas iš Jungtinės Karalystės be žalos įmanomas, kai nesitiki stebuklų. Reikia sąrašo, geros pakuotės, aiškaus maršruto, muitinės dokumentų, normalaus draudimo ir žmogaus, kuris atsako telefonu. Jeigu viską paliksite paskutinei dienai, kažkas tikrai pamirš tonerį, raktą ar EORI numerį. Aš geriau planuoju nuobodžiai, nes tada krovinys atvažiuoja ramiau. O ramus krovinys biure reiškia vieną dalyką: žmonės gali dirbti, o ne gelbėti situacijos.