Biuro technikos perkėlimas į Londoną su garantija: patirties ir realybės derinys

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena – biuro technikos perkėlimas į Londoną su garantija nėra tas pats kas nupirkti bilietą lėktuvui. Tai sudėtingas procesas, kurį dažnai sugadina netikslumai arba per didelis optimizmas. Dažniausiai klientai mano, kad tai tiesiog "įkėlimas ir iškėlimas", tačiau realybėje susiduriame su muitinės procedūromis, Brexit pasekmėmis ir fiziniais ribojimais. Rašau šį tekstą ne kaip reklamos brošiūrą, o kaip žmogus, kuris matė viską – nuo susprogdintų serverių iki dingusių dėžių. Čia pabandsiu paaiškinti, kaip tai iš tikrųjų veikia, kad nenukentėtų jūsų nervai ir turto.

Bendrai apie procesą ir pasiruošimą

Kaip prasideda viskas?

Viskas prasideda ne nuo vairuotojo atvykimo, o nuo jūsų sąžinės. Turiu omenyje – sąrašo. Jeigu jūsų biuro technikos perkėlimas į Londoną su garantija pradedamas be detalaus inventoriaus, tai garantija jau prarasta. Reikia sužinoti, kas keliauja. Ar tai tik spausdintuvai? Ar galbūt sensacingi serveriai? Aš vieną kartą mačiau situaciją, kai klientas "užmiršo" paminėti, kad veža seifą, sveriantį pusę tonos. Vairuotojas atvyko, pažiūrėjo ir tiesiog nuvažiavo, nes tokio krovinio jo mašina neįveikė. Taigi, pradžia – tai sąrašas ir nuoširdus pokalbis.

Ar verta rinktis mažesnę kainą?

Žinau, visi taupytojai. Bet logistikoje, kai kalbame apie Londoną, maža kaina dažnai reiškia didelę riziką. Yra firmų, kurios siūlo "maršrutinį" pervežimą. Tai reiškia, kad jūsų dėžės gali būti perkraunamos iš vienos mašinos į kitą tris kartus. Kiekvienas perkrovimas – tai naujas rizikos momentas. Jei jums svarbus biuro technikos perkėlimas į Londoną su garantija, geriau mokėti už tiesioginį reisą, negu vėliau šokti dėl sulūžusio kompiuterio. Rinkitės ne pagal kainą, o pagal tai, kas įrašyta sutartyje smulkiu šriftu (nors ir aš kartais tingiu tai skaityti, bet čia būtina).

Kiek laiko užtrunka visa operacija?

Nesakyčiau tiksliai, nes... (čia viskas priklauso nuo Britanijos muitinės). Vidutiniškai tai trunka nuo 3 iki 5 dienų nuo išsiuntimo. Bet turiu omenyje, kad jei tenka laukti laivu arba vėluoja dokumentai, gali prailgėti iki savaitės. Vieni klientams sakau "penkios dienos", kitiems nusišypsoju ir sakau "sėkite sau, kol paskambinsime". Londonas yra toli, o kelias eina per uostus, kurie kartais užstringa dėl bet ko. Tad atsižvelkite į tai, planuodami darbo pradžią naujame biure.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Tai gana dažna klaida. Žmonės bando įsprausti savo drabužius ar buitinius daiktus į tą pačią siuntą su technika. Galiu pasakyti tiesiai – nedarykite to. Muitinėje tai sukelia pilną chaosą. Jei ten randa asmeninį daiktą komercinėje siuntoje, gali pradėti kirsti visas dėžes. Biuro technikos perkėlimas į Londoną su garantija turi būti "švarus". Jei norite vežti asmeninius daiktus, darykite atskirą siuntą arba deklaravimą. Nemanau, kad norite, kad jūsų apatinis trikotažas būtų apžiūrėtas muitininko visame Londone.

Kas daryti, jei technika sena?

Senos technikos vežimas yra... painus. Yra specialios taisyklės dėl elektros atliekų (WEEE directive). Jei vežate senus monitorius ar serverius, juos reikia deklaruoti kaip atliekas arba naudotą įrangą. Negalima tiesiog mesti į konteinerį ir sakyti, tai viskas nauja. Vieną kartą teko padėti klientui, kuris bandė išvežti visą seną biuro "muziejų". Mums teko užpildyti horoskopą dokumentų. Taigi, jei planuojate atsinaujinti, senus daiktus geriau išmeskite čia, Lietuvoje.

Ar reikia specialių dėžių?

Būtina. Klientai dažnai klausia: "Ar neįsirašysite į paprastas?" Įsirašysime, bet jei dėžė atidarytų (o tai Londone nutinka dažnai), viskas iškris. Serveriai turi eiti į specialias klijųjuostes uždarytas dėžes su putomis. Monitoriai – į storo kartono apsaugas. Biuro technikos perkėlimas į Londoną su garantija yra ne tik apie vairuotoją, bet ir apie pakavimą. Jeigu jūsų vadovas nusipirko brangų projektorių ir jį supako į "Maxima" kuprinę, garantija jo neapsaugos. Nekantriai turiu omenyje tokias situacijas.

Dokumentai, muitinė ir "Biuras"

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Pagrindinis dalykas – komercinės sąskaitos (Commercial Invoice). Be jos niekur neišvažiuosite. Jose turi būti nurodyta tikslia, ką vežame, prekės kodai (HS kodai – tai svaigsta galva, bet reikalingi) ir vertė. Be šio dokumento, biuro technikos perkėlimas į Londoną su garantija taps tiesiog brangiu parkavimu uoste. Taip pat reikės pakavimo sąrašo (Packing List). Geriau padarykite dvis kopijas – vieną dėžėje, vieną vairuotojui.

Ar reikalingas EORI numeris?

Taip, be abejo. Jei jo neturite, gausite baudą arba grįšite atgal. EORI numeris reikalingas visiems importams į JK (ir iš JK). Jeigu jūsų įmonės dar jo neturi, registruokitės iš karto. Tai trunka kelias minutes (nors kartais užtrunka ir dieną, jei sistema "užstringa"). Vieną kartą teko laukti uoste dvi dienas tik todėl, kad klientas tikėjosi, kad EORI pasidarys "pats kelionės metu". Nepasidaro.

Kas dėl mokesčių (PVM ir muito)?

Dabar, po "Brexit", viskas tapo sudėtingiau. Paprastai, jei technika yra naudota ir priklauso jūsų įmonei, galima taikyti nulinį muito tarifą (Transfer of Own Goods). Bet PVM (VAT) JK gali tekti sumokėti, jei vertė viršija tam tikrą ribą (dažniausiai 135 svarų, bet tikrinkite, nes taisyklės keičiasi kaip šaknys). Nors aš ir dirbu šitą darbą, kartais sunku sekti tas jų naujoves. Geriau pasikonsultuoti su brokeriu iš anksto.

Kas yra muitinės brokeris ir ar jis reikalingas?

Manau, kad reikalingas. Nors kai kurios firmos sako, kad "mes viską išsprendžime", realybėje Londone reikalingas vietinis brokeris, kuris gali "užglaistyti" problemas. Jis moka kalbėti su jų pareigūnais. Biuro technikos perkėlimas į Londoną su garantija apima ir tai, kad jei kas nutinka, yra kas nors, kas gali paaiškinti angliškai, kodėl čia yra trys serveriai ir neaišku kokia kabelių gniaštuvų.

Ar galiu vežti techniką be vertės?

Negalima. Muitinė mėgsta, kai viskas turi vertę. Jei parašysite "Nulinė vertė" (Zero Value), jums gali neleisti įvežti, sakydami, kad tai atliekos arba dovana. Turi būti reali (net ir likvidacinė) rinkos vertė. Niekas nesako, kad turi būti nauja kaina, bet "0" – tai raudona vėliava.

Kas nutinka su duomenimis?

Tai ne dokumentų klausimas, bet saugumo. Prieš išvežant serverius, juos reikia atjungti ir, jei įmanoma, užšifruoti. Aš asmeniškai niekada nepatikčiau, kas vyksta su duomenimis pervežimo metu. Nors vairuotojai sąžiningi, bet kas žino, kas juos stabdo kelyje? Geriau užtikrinkite, kad jei dėžė dings, duomenų nenukentės. Atsarginės kopijos – tai ne prabangos reikalas, o būtinybė.

Rizikos, draudimas ir garantijos

Ką reiškia "su garantija"?

Tai yra labai plačias terminas. Kai sakome biuro technikos perkėlimas į Londoną su garantija, turime omenyje, kad įmonė prisiima atsakomybę už krovinio saugumą. Bet skaitykite sutartį! Vienur garantija reiškia "pilną draudimą" (All Risk), kitur – tik atsakomybę pagal konvenciją (CMR), kuri yra labai maža (apie 8-10 EUR/kg). Jei serveris sveria 20 kg ir kainuoja 5000 EUR, pagal CMR jums atlygins... labai mažai. Taip, aš žinau, tai skaudu.

Ar turiu drausti techniką?

Būtina. Nekantriai sakau – draudikite. Net jei manote, kad vairuotojas geras. Kelionės metu gali būti avarija, gali būti gaisras (retai, bet būna) arba vagystė. Ypač Londono uostuose arba prieš pat išvežant iš sandėlio. Draudimas, kuris apima techniką nuo "punkto A iki punkto B", sutaupys jums nervų. Vieną kartą važiavome per vėją, medis užlindo į priekinę mašinos dalį. Dėžės buvo draskomos, bet dėl draudimo viskas buvo atlyginta.

Kas daroma, jei kažkas sulūžta?

Pirmiausia – nuotraukos. Reikia užfiksuoti žalą iš karto, kai atidarote dėžę Londone. Negalite laukti rytojaus. Tada rašome pretenziją (protokolą). Biuro technikos perkėlimas į Londoną su garantija veikia tik tuomet, kai žala užfiksuota tinkamai. Jei vairuotojas išvažiavo, o jūs paskambinote po savaitės ir sakote "o čia monitorius buvo sulūžęs", niekas nieko nedarys. Tokios yra taisyklės.

Ar saugu vežti brangius serverius?

Brangiausią techniką geriausia vežti ne paprastoje furoje, o olandiškoje (su aukštu šonu) arba mažesnėje mašinoje (vane). Taip, tai brangiau. Bet jei turite du "Cisco" serverius, kainuojančius po dešimt tūkstančių, nerašykite juos į bendrą krovinių maišymą. Ypač jei ten yra sunkių metalinių spintų viršuje. Aš mačiau, kaip 20 kilogramų spausdintuvas "nuskrido" ant serverio stabdžiant. Vaizdas buvo liūdnas.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma firmų siūlo GPS sekimą. Tai puiku. Bet nepamirškite, kad jūsų telefonuose rodomas taškas gali būti tik vairuotojo telefonas (jei jis neleido sekti mašinos). Vakar paklausiau vieno savo draugo vairuotojo, kodėl jo mašina stovi vietoje jau 5 valandas. Pasirodo, jis tiesiog užmiršo įjungti programą. Taip, taip irgi būna. Taigi, nepanikuokite, jei taškas sustojo – paskambinkite dispečeriui.

Ar įmanoma atšaukti siuntą?

Galima, bet... brangiai. Jei vairuotojas jau atvyko pas jūsą į biurą ir padėjo dėžes, o jūs sakanete "nebevežiame", turėsite sumokėti už darbą ir tuščią važiavimą atgal. Biuro technikos perkėlimas į Londoną su garantija prasideda tada, kai pasirašote užsakymą. Atšaukimai turi būti bent 48 valandos iki išvykimo, kitaip mokėsite baudą.

Londono specifika ir iškrovimas

Ar sunku rasti biurą Londone?

Londonas – chaosas. Nors turiu GPS, vienkart važiavome ieškoti adresą valandas. Gatvės uždaromos dėl lenktynių, karališkų vestuvių arba tiesiog remonto. Jei jūsų biuras yra "City" centre, vairuotojui gali tekti parkuoti už trijų kvartalų. Įsivaizduokite, kaip nešti 30 dėžių per visą miestą. Būtinai patikrinkite, ar galima privažiuoti tiesiai prie durų.

Kas yra "Congestion Charge" ir ULEZ?

Tai mokesčiai už važiavimą į centrą. Jei mūsų mašina nebeatitinka standartų (Euro 6), mums negalima važiuoti į Londono zoną. O jei galima, reikia sumokėti kasdien (15-20 svarų). Dažnai klientai nustemba, kai matau šias išlaidas sąskaitoje. Bet tai ne mūsų kaltė, o jų mero. Biuro technikos perkėlimas į Londoną su garantija visada apima ir šias "smulkmenas", kurios gali padaryti 50 svarų skirtumą.

Ar reikia leidimo parkuoti?

Taip. Jei reikia užimti vietą gatvėje iškrovimui, reikia gauti leidimą iš savivaldybės (Suspension of parking bays). Tai trunka kelias dienas. Jei padėsite mašiną be leidimo, greitai atvyks "klampiojantis" (clamp) ir bus didelė bauda. Geriau, jei jūsų Londono padalinio darbuotojas pasirūpina tuo iš anksto. Aš vieną kartą mačiau, kaip mūsų vairuotoją išvijo vietiniai gyventojai, nes užblokavo jiems važiavimą į garažą.

Ar vairuotojai padeda iškrauti?

Standartiškai – ne. Vairuotojo darbas yra vairuoti. Jei jums reikalingi rankininkai (movers), tai turi būti numatyta užsakyme. Klientai dažnai galvoja: "o jis gi ten, padės". Ne, jis gali padėti nuleisti dėžę nuo grindų, bet nešti į trečią aukštą be lifto jis neįsivaizduoja. Ypač kai kalbame apie sunkią biuro techniką.

Kas daryti, jei biuras uždaras?

Tai klasika. Vairuotojas atvyksta, o biure nieko nėra. Telefonas neatsiliepia. Tuomet prasideda "stovėjimo mokesčiai". Londone jie baisūs. Jeigu žinote, kad vėluosite, praneškite. Vairuotojas gali važiuoti pietauti, bet ne stovėti valandas lauke. Biuro technikos perkėlimas į Londoną su garantija taip pat reiškia, kad kas nors turi sutikti mašiną.

Ar galima palikti dėžes sandėlyje?

Taip, jei nenorite iš karto vežti į biurą. Londone yra daug "Self-storage" sandėlių. Mes galime ją atvežti ten, jūs gausite kodą ir nuvesite kada norite. Tai papildoma išlaida, bet kartais vienintelis išėjimas, kai biuras dar suremontuotas.

Smulkmenos ir galvos skausmai

Kaip elgtis su kabeliais?

Kabeliai – tai šunų (pratarkėjau) šunų voras. Geriausia juos visus išjungti, susukti ir pažymėti. Nerašykite "monitorius", o rašykite "Jono kompiuterio monitorius". Iškrovimo metu Londone tai sutaupys valandas. Aš mačiau, kaip IT specialistas stovėjo tiesioginėje transliacijoje (tiesiog sakau – tiesioginėje) ir jungio kabelius 3 dienas.

Ar reikia išimti tonerius?

Būtina išimti visus tonerius ir juodus kasetes. Per važiavimą mašina sukrėčia, toneris išsilieja ir viskas viduje būna juoda. Nėra nieko blogiau nei atidaryti spausdintuvo dėžę ir rasti ten pilną juodą dulkių debesį. Tonerius vežkite atskirai, uždarytus maišeliuose.

Ar galima vežti vandens dispenserį?

Galima, bet turi būti išleistas visas vanduo. Jei ten liets vanduo per muitinę arba važiavimą, jis užliegs kitas dėžes. Ir tada elektriniai įrenginiai gali trumpuoti. Nemanau, kad norite gauti drėgną serverį Londone.

Kas daryti su biuro spintomis?

Spintas reikia išmontuoti. Jei bandysite vežti surinktas 2 metrų aukščio spintą, ji nepraeis pro duris arba užguls mašinoje. O jei užguls, sugadins viską kas aplinkui. Išmontavimas ir surinkimas – tai atskira paslauga, kurią reikia užsakyti kartu su pervežimu.

Ar galima siųsti atskiras dėžes kurjeriu?

Galima, bet biuro technikos perkėlimas į Londoną su garantija yra saugesnis kaip pilnas krovinys. Atskiros dėžės (LTL arba kurjeriu) dažnai dingsta arba vėluoja. Jei siunčiate vieną svarbią dėžę, uždekite ją raudonai spalva, kad neišnyktų tarp kitų siuntinių.

Ar reikia valyti techniką prieš vežiant?

Būtina. Ne dėl estetikos, o dėl fitosanitarinių taisyklių (jei ten yra dulkių su vabzdžiais). Muitinė gali sustabdyti "nešvarų" krovinį. Be to, vairuotojai dėkoja, kai nereikia nešti purvinų dėžių. Paprasta vieta – paprasta sąžinė.

Kaip apmokėti paslaugas?

Geriausia banko pavedimu. Grynaisiais pinigais vairuotojams nebekalbame (nors seniai buvo kitaip). Sutartyje turi būti aiškios sąskaitos. Jei kas nors prašo mokėti "į rankas" arba į asmeninę sąskaitą, bėkite. Tai garantuotas apgavimas. Tik legalios įmonės.

Ar turite patirties su IT įrangos vežimu?

Turiu, ir labai didelę. Esu matęs, kaip vežami duomenų centrai. Žinau, kaip reikia tvirtinti lentynas. Jei jūsų įranga jautri, pasakykite iš karto. Mes paskirsime vairuotoją, kuris nevažiuoja kaip "Formulė-1" (nors kai kurie taip ir važiuoja, nepaisant mano nurodymų).

Kas daryti, jei dingo dėžė?

Pirmiausia – tikrinkite, ar ji nebuvo palikta kur nors sandėlyje. Jei tikrai dingsta, rašome policijai ir draudimo kompanijai. Su GPS dabar sunkiau pavogti visą mašiną, bet atskiros dėžės gali "nukristi" išvažiavus iš uosto.

Ar galima užsakyti ekspressą?

Galima, bet tai kainuos kaip sparnas. Ekspressas į Londoną reiškia, kad mašina važiuoja be sustojimų (išskyrus jūrų perbraukimą). Tiesa, net ir ekspressas negali praleisti laivo. Laivas plaukia kaip plaukia. Taigi, greičiausia galima padaryti tik sausumos dalį.

Ar reikia nurodyti gavėjo kontaktą?

Būtinai telefono numerį, kuris atsiliepia. Vieną kartą teko laukti prie durų 3 valandas, nes gavėjo numeris buvo "biuro stacionarus", kuris naktį neveikė. O vairuotojas negalėjo laukti rytojo. Komunikacija – tai pusė sėkmės.

Ar saugu vežti per Kalėdas?

Kalėdų laikotarpiu rizika didesnė dėl vagysčių prieš uostus. Geriau planuoti biuro technikos perkėlimas į Londoną su garantija šiek tiek anksčiau arba vėliau. Be to, uostai dažnai dirba pagal sutrumpintą grafiką.

Kodėl pasirinkčiaus būtent jus?

Nes aš žinau, kur yra kiekvienas raudonas šviesoforas kelyje į Doverį. O serijužkai, aš tiesiog žinau šį darbą. Niekas nesako, kad visada praėjome be problemų, bet mes jas išsprendžiame.

Ar galite padėti su surinkimu Londone?

Mes turime partnerių ten, kurie gali atvykti ir padėti surinkti stalus ir kompiuterius. Tai ne įtraukta į standartinį kainą, bet galima užsakyti. Labai patogu, jei jūsų komanda dar nėra atvykusi.

Paskutinis patarimas?

Nepanikuokite. Visa tai jau buvo daryta tūkstančius kartų. Tegyvuoja planavimas ir geros nuotaikos. (Nors su britų muitine nuotaikos būna sunku išlaikyti). Sėkmės!

Išvada

Sumažius viską, biuro technikos perkėlimas į Londoną su garantija yra sudėtingas, bet visiškai įgyvendinamas uždavinys, jei pasiruošiate atsakingai. Svarbiausia – nebijoti klausti ir nedaryti prielaidų. Nuo paprastų dėžių iki sudėtingų muitinės procedūrų, kiekvienas etapas turi būti apgalvotas. Nors aš ir esu matęs viską, tikiuosi, kad jūsų kelionys bus sklandesnes nei kai kurių mano klientų anksčiau. Pasitikėkite profesionalais, bet ir patys būkite atsakingi už savo turtą.