Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono: praktinis vadovas ir iššūkiai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, ir galbūt atrodo, kad biuro pertvarkymas pervežant iš Londono yra paprasta kaip pyragas – iš pakrauti, vežti ir iškrauti. Bet tiesos sakant, niekada taip nėra, ypač kai kalba eina apie Jungtinę Karalystę. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, dokumentų daugėjo, o klientai vis dar klausa tų pačių klausimų, kaip prieš penkerius metus. Londonas yra specifinis miestas su savo eismo kamščiais, mokesčiais ir griežtais taisyklėmis, todėl reikia žinoti, į ką įsijungi. Štai kas tikrai laukia jūsų, jei planuojate kelionę per Lamanšą.

Dokumentai ir muitinės reikalavai po „Brexit“

Ar tikrai reikia EORI kodas pervežimui iš Londono?

Absoliučiai taip, be jo jums niekur nepraeisite. Dabar, kai Jungtinė Karalystė nebesąrašinėja su Europos Sąjunga, kiekvienas siuntos gavimas turi turėti priskirtą EORI numerį. Be šio kodo jūsų krovinys tiesiog užstrigs sienoje arba uoste, o laukimo mokestis bus didesnis nei patys pervežimo išlaidos. Vieną kartą teko matyti situaciją, klientas galvojo, kad jam nereikia, nes veža „asmeninius daiktus“, bet muitininkai to nepriėmė. Geriau užsiregistruokite iš anksto tai padaryti internetu trunka tik penkias minutes.

Kiek laiko užtrunka muitinės deklaravimas?

Paprastai tai trunka nuo valandos iki kelių dienų, priklausomai nuo to, kiek tvarkingai suruošti dokumentai. Jei pateikiate visą sąrašą (Packing List) ir komercinę sąskaitą (Commercial Invoice) be klaidų, sistema viską praleidžia automatiškai. Tačiau jei ten rašoma „baldai“ be konkretaus aprašymo, prasidės patikrinimai. Esu matęs, kaip dėl vienos klaidingai nurodytos prekės vertės, visas biuro pertvarkymas pervežant iš Londono sustojtų trims dienoms. Geriau leisti savo brokeriui už tai sumokėti, nei kasti duobę sau.

Ar reikia mokėti PVM importuojant įrangą?

Tai priklauso nuo to, ar esate PVM mokėtojas Lietuvoje (arba kitoje ES šalyje). Jei taip, tuomet galite taikyti 0 % PVM importo tarifą, jei pateikite savo PVM mokėtojo numerį deklaracijoje. Jei ne, teks sumokėti standartinį tarifą užsienio valstybėje (Lietuvoje 21 %), o vėliau galima bandyti kreiptis dėl grąžinimo, bet tai tikrai ilgas ir nuobodus procesas. Labai svarbu prieš tai pasitarti su savo buhalteriu, kad nenukryptum nuo tiesos (aš asmeniškai visada tikrinu du kartus).

Kas nutinka su kompiuteriais ir technika?

Technika yra jautri prekė, tad jos vertę turi nurodyti labai tiksliai. Muitinė dažnai žiūri į serialinius numerius, kad užtikrintų, jog tai ne naujos prekės parduotuvėn. Be to, jei turi duomenis ant diskų, būtinai juos užšifruokite arba susprogdinkite (ne fiziškai, o programiškai). Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono dažnai apima ir serverius, kurie gali būti labai brangūs. Vieną kartą teko girdėti, kad kompanija prarado visus duomenis, nes diskai nukrito įlindžiant į duobę kelio.

Ar galiu vežti naudojamus baldus be mokesčių?

Taip, naudojami turtai dažniausiai apmokestinami kitaip nei nauji, bet jūs vis tiek turite pateikti importo deklaraciją. Negalima tiesiog įveži kaip „savo daiktų“ be jokio kontrolės, jei tai yra įmonės nuosavybė. Reikės įrodymų, kad šie baldai buvo naudojami verslui ir ne parduodami iš karto. Bet jei bandysite vežti dvidešimt naujų kėdžių „kaip naudojamų“, greičiausiai užstrigsite. Muitininkai turi akies, kai matai per daug gerų dalykų.

Ką daryti, jei trūksta dokumentų?

Tai tikrai blogiausia situacija, bet išėjimas yra. Galima bandyti susisiekti siuntėju Londone ir paprašyti kopijų, arba, jei vertė nėra didelė, padaryti užtikrinimo įrašą (guarantee). Tai leidžia praleisti siuntą, bet vėliau vis tiek reikės pateikti dokumentus. Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono gali tapti košmaru, jei prarastate sąskaitas faktūras. Geriau visas popierius daryti po tris kopijas ir vieną laikyti vairuotoje.

Ar sunku gauti veterinarinius pasus jei vežu darbo įrankius?

Jeigu įrankiai yra nauji ir aštrūs, gali kilti klausimų, bet čia ne veterinarija (susipainiojau, o čia tiesiog techninė apžiūa). Veterinariniai pasai reikalingi tik gyvūnams, o įrankiams reikia deklaracijos, kad jie nėra pavojingi. Svarbiausia, kad jie būtų švarūs ir be grunto liekanų, nes Jungtinės Karalystės phyto-sanitary requirements yra griežti. Net mažas žemės lopinys ant traktoriaus rato gali baigtis šimtų eurų bauda.

Ar galima veži alkoholį biuro reikmenimis?

Techniškai galima, jei tai yra dovanos klientams arba biuro barui, bet čia prasideda akcizo mokesčių kara. Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono nėra geriausias būdas contrabandai. Jei vežate daug, reikės specialios licencijos ir mokėti didelius mokesčius. Geriau išgerti ten arba palikti kolegoms atsisveikinimui. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl dešimtės butelių visos siuntos.

Logistika, kainos ir laikas

Kiek kainuoja vienas kubinis metras kelionės į Lietuvą?

Kainos svyruoja, bet šiuo metu galima sakyti, kad kubas kainuoja nuo 80 iki 120 eurų, priklausomai nuo sezono. Žiemą pigiau, o vasarą, kai visi veža atostogoms, brangiau. Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono taip pat priklauso nuo to, ar reikia įrenginio su keltuvu (tally-lifter). Jei reikia, tai gali pridėti dar šimtą eurų prie prie savo sąskaitos. Užsakykite bent mėnesį iš anksto, kad nektų mokėti paskutinės minutės kainos.

Kiek laiko trunka kelionė nuo išvežimo iki pristatymo?

Įprastai tai trunka 3–5 darbo dienas, jei viskas vyksta sklandžiai. Vairuotojas išvažiuoja iš Londono, užfiksuoja laivą Doveriuje, atvyksta į Calais, važiuoja per Belgiją ar Vokietiją. Tačiau jei įvyka avarija ant magistralės arba sulaikomas laivas, gali užtrukti ir savaitę. Kartais pervežėjai meluoja dėl terminų, kad tik gautų užsakymą, todėl visada prašykite realios prognozės, o ne idealios.

Ar geriau vilioti puspriekabę ar visą sunkvežimį?

Jei turite mažiau nei 15 kubų, naudingiau dalinis krovinys (LTL), tačiau tada jūsų daiktai gali būti perkraunami keletą kartų. Jei turite pilną biurą, geriau paimti visą sunkvežimį (FTL). Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono su pilnu mašyna yra saugiau, nes niekas nebus liesti tarpinio taške. Be to, tuomet žinote tikslų atvykimo laiką, o ne laukiate, kol vairuotojas surinks kitus krovinius.

Kas daryti su parkavimu Londone?

Tai yra vienas didžiausių galvos skausmų. Londono rajonuose, kaip Westminster ar Kensington, reikia specialių leidimų (suspension of parking bay). Juos reikia užsisakyti savivaldybėje savaitėmis iš anksto. Jei tiesiog sustosite ant raudonos linijos, sunkvežimį nuveš gaisrinė, o gauti jį atgal kainuos brangiau nei visas pervežimas. Aš asmeniškai visada įspėju klientų – nepamirškite apie tai, kitaip teks nešti kompiuterius per pusę miesto.

Ar įeina į kainą pakavimo medžiagos?

Paprastai ne, nebent tai nurodyta tiesiogiai pasiūlyme. Knygų dėžės, burbuliukai, lipdukai – visa tai kainuoja. Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono dažnai reikalauja daug stiprios juostos (tape), nes kelionė ilga. Galite nusipirkti patys iš „B&Q“ ar „Homebase“, bet tada turite sumokėti už jų išmetimą (recycling fee). Kartais pigiau pasirūpinti tai patį pervežėją.

Ką daryti, jei daiktų telpa daugiau nei planavome?

Tai nutinka dažnai, nes klientai visada pamiršta apie tas dėžutes po stalu. Jei mašina pilna, teks išsiųsti antrąją mašiną arba daryti papildomą išvežimą. Tai natūraliai padidins kainą. Geriau iš anksto padaryti tikrą inventorizą. Vieną kartą teko vežti kliento papildomai 50 dėžių asmeninių daiktų, kurių jis nenumatė, tai jam kainavo papildomus 400 svarų.

Ar reikia draudimo?

Be abejo, taip. Standartinis draudimas dengia tik 10 eurų už kilogramą, tai jei turite brangų serverį, gali neužtekti. Galima papildomai apdrausti brangiausius daiktus (all risk). Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono turi riziką – vairuotojas gali užlipti ant šaligatvio ir sudužti monitoriai. Nesiūlyčiau tai rizikuoti, ypač kai kalba eina apie įmonės turtą.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Didelės kompanijos siūlo GPS sekimą, bet mažesniems pervežėjams tai gali būti tik vairuotojo žinutė „esu Varšuvoje“. Nesitikėkite tokio tikslumo kaip „Uber“. Kartais signalas pranyksta tarp kalnų arba vairuotojas tiesiog užmiršta įjungti programą. Bet jei jums labai svarbu tikslumo, klauskite apie šią paslaugą užsakant.

Kodėl kainos taip staigiai šoktelėjo?

Degus, kuras, darbo jėgos trūkumas – tai visi veiksniai. Po „Brexit“ daug vairuotojų sugrįžo į savo šalis, todėl dabar trūksta vairuotojų, kurie nori važiuoti į ES. Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono tapo gerokai brangesnis nei prieš 2019 metus. Be to, pirkimo galia svaro (GBP) nukrito palyginti su euru, tai taip pat įtakoja galutinę sumą.

Ar galima veži pavojingus krovinius (pvz., dažus)?

Taip, bet tik tada, jei jie tinkamai supakuoti ir paskelbti. Negalima tiesiog mesdų dažų balų į sunkvežimį. Reikia specialių sertifikatų (MSDS). Dauguma pervežėjų tiesiog atsisako to daryti, kad nebūtų galvos skausmo su gaisrine sauga. Jei turite biure daug cheminių medžiagų, geriau juos išmesti Londone arba rasti specializuotą pervežėją.

Biuro technika ir baldų išmontavimas

Ar pervežėjai išmontuoja baldus?

Dauguma įmonių siūlo šią paslaugą už papildomą mokestį. Paprastai jie išmontuoja stalus, spinteles, bet neelektrinius baldus. Tačiau jei turite sudėtingų sistemų, gali tekti samdyti baldų meistrą atskirai. Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono dažnai reikalauja išmontuoti „cubicle“ sistemas, kurios yra pritvirtintos prie grindų, tai jau sudėtingesnis darbas. Ne visi vairuotojai sugeba su tuo susitvarkyti.

Kaip supakuoti IT įrangą?

Geriausia naudoti originalią dėžutę, jei jos dar liko. Jei ne, tinka stiprios dėžės su putomis. Monitorius visada reikia laikyti stovintys, ne gulintys. Aš visada patariu klientams nufotografuoti visus laidus prieš ištraukiant, kad vėliau būtų lengviau viską prijungti. Niekas nenori praleisti pirmos darbo dienos bandydamas suprasti, kuris kabelis eina į spausdintuvą.

Ar reikia išjungti serverius prieš pervežimą?

Be abejo, taip. Jie turi būti正常iškai išjungti (shutdown), o ne tiesiog ištrauktus iš lizdo. Taip pat reikia išimti diskus, jei įmanoma. Vibracija kelyje gali sugadinti kietuosius diskus, jei jie suka. Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono su aktyviu serveriu yra labai rizikingas įvykis. Buvo atvejų, kai kompanijos neteko prieigos prie duomenų dėl neatsargumo.

Ką daryti su dideliais safe'ais (seifais)?

Tai rimtas iššūkis. Seifai sveria tonomis, todėl įprastas keltuvas jo nepakels. Reikia specialių technikos su „stebuklinėmis“ rankenomis arba kranų. Kartais net pigiau nupirkti naują seifą Lietuvoje nei pervežti senąjį iš Londono, ypač jei jis įmūrytas į sieną. Patikrinkite tai iš anksto, kad nenuviltumėte dieną prieš išvykimą.

Ar galima palikti dalykus spintose?

Nerekomenduojama. Pervežimo metu spintos atsidaro, durys nukrenta, o viskas kas viduje išbyra įvairiomis kryptimis. Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono yra trunkantis procesas, o vairuotojas gali staigiai stabdyti. Geriau viską išimti ir supakuoti į dėžes. Pasidaryk nuotraukas, kas kur buvo, kad niekas nesimestų.

Kaip elgtis su augalais?

Augalai yra gyvos organizmai, todėl ilgas kelias be vandens ir šviesas jiems neįmanomas. Be to, turi fitosanitarinius reikalavimus – į ES negali tiesiog įvežti žemės su augalais. Geriausia juos padovanoti kolegoms Londone arba išvežti asmeniniu automobiliu (tai legaliau, jei kiekis mažas). Nei pervežėjai, nei muitinė nenori su jais galvoti.

Londono specifika ir įvairios problemos

Kas yra ULEZ ir kaip tai įtakoja pervežimą?

ULEZ (Ultra Low Emission Zone) zona apima didžiąją dalį Londono. Jei jūsų sunkvežimis neatitinka „Euro 6“ standarto, turėsite sumokėti didelį mokestį už važiavimą kasdien (100 GBP ir daugiau). Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono reikalauja patikrinti mašinos sertifikatą. Dabar dauguma įmonių turi naujas mašinas, bet jei pasamysite pigų „vyrą su furgonu“, gali būti nemalonumų.

Ar reikia mokėti Congestion Charge?

Jei jūsų biuras yra centro zonoje (tarp tarsi rato), taip, reikia mokėti. Šis mokestis taikomas kiekvieną darbo dieną nuo 7 ryto iki 6 vakaro. Jei vairuotojas neužmoks, baudą gaus įmonė, kuri tuo metu naudojasi mašina. Dažnai klientai pamiršta tai įtraukti į biudžetą, o tai papildomai 15 svarų per dieną.

Kas daryti, jei pastato administratorius neleidžia įvežti?

Londono biuruose dažnai yra griežti taisyklės dėl liftų naudojimo laiko (pvz., tik po 17 val.) arba reikalaujama padėti apsauginius kilimėlius grindims. Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono turi būti suderintas su „building management“. Jei nesiderinsite, vairuotojas tiesiog praleis dieną stovėdamas kieme ir mokės brangų stovėjimą.

Ar saugu palikti daiktus vairuotojui nakčiai?

Paprastai taip, nes vairuotojai miega sunkvežimyje arba saugiuose stovėjimo aikštelėse. Tačiau Londono nusikalstamumas didelis, ir jei mašina stovi gatvėje, gali būti išlaužta. Geriau, jei įkrovimas vyksta tiesiogiai prieš išvykimą. Vieną kartą mums vogė degalus, bet laimei, krovinys liko vietoje.

Kodėl vairuotojai nemėgsta važiuoti į Londono centrą?

Ten tiesiog bedugnė. Eismas stovi, o vienas posūkis neteisinga kryptimi (pvz., į „bus lane“) kainuoja 60-80 svarų baudą. Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono centre pridedas papildomo streso vairuotojui, todėl jie dažnai paprašo papildomo mokesčio už „London area“. Neklauskite, kodėl, tiesiog supraskite, kad jiems ten nepatinka važiuoti.

Ar galima veži šiukšles atgal į Lietuvą?

Negalima. Tarptautinis pervežimas šiukšlių neleidžia (išskyrus asmeninį nereikalingą daiktų kiekį, bet ne statybines šiukšles). Jei pertvarkant biurą susidarote atliekų, jas išvežti turi speciali kompanija Londone. Viskas turi būti tinkamai suskirstyta. Nemanau, kad mums Lietuvoje reikalingi jūsų seni „Starbucks“ puodeliai.

Kaip sumokėti už pervežimą?

Dauguma įmonių reikalauja 50 % avanso, o likusią dalį – pristatymo metu. Jei pervežimas brangus, gali būti siūloma mokėjimo kortele arba banko pavedimu. Venkite grynųjų pinigų – Londono vairuotojai jų nemėgsta saugoti. O dėl PVM sąskaitų faktūrų – užtikrinkite, kad jų gavote.

Ar reikia pažymėti dėžutes?

Būtina. Be to, rašykite ne tik „Biuras“, bet ir „Kambarys 1, stalai“. Tai labai greitina iškrovimą gale. Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono be etikečių tampa chaosas, ir tuomet pradeda kilti klausimai „kur šis dalykas?“. Naudokite spalvotas lipdukus, jei galite.

Kas daryti jei vėluojate su išsikraunimu iš biuro?

Jei vairuotojas laukia, jis pradeda skaičiuoti laukimo mokestį (waiting time). Paprastai pirmąją valandą tai gali būti nemokamai, bet toliau – eura už minutę arba fiksuota suma. Londonas brangus, todėl laikas – pinigai. Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono reikalauja tikslumo, todėl pasirūpinkite, kad darbuotojai būtų pasiruošę išvykti laiku.

Ką daryti jei kažkas sugenda kelyje?

Skambuokite brokeriui arba pervežėjui iš karto. Jei tai dėžė – nuimkite nuotrauką. Jei tai brangus daiktas – nedarykite nieko, kol neatvyks įvertintojas. Biuro pertvarkymas pervežant iš Londono visada turi riziką, todėl gerai, kai turite draudimo polisą po ranka. Nenaudokite sugedusio daikto, tai gali panaikinti draudimo išmoką.

Ar verta veži mažus daiktus paštu?

Jeigu tai yra svarbi dokumentai, gali būti greičiau naudoti kurjerį (DHL, FedEx). Tačiau didžiulis biuro pertvarkymas pervežant iš Londono nėra sprendžiamas paštu. Paštas per brangus ir per lėtas dideliems kroviniams. Naudokite jį tik tada, kai pamiršote savo ausų putas ar kažką panašaus.

Išvados

Viskas su tuo susiję tikrai atrodo sudėtinga, o po „Brexit“ dar ir brangiau, tačiau su tinkama planavimu ir patikimu partneriu, biuro pertvarkymas pervežant iš Londono gali būti sėkmingas. Svarbiausia yra nesitikėti, kad viskas vyks kaip pagal laikrodį, ir būti pasiruošusiems nupelnams bei dokumentų chaosui. Nenaudokite pigių neaiškių firmų iš skelbimų, nes tuomet gali prarasti ne tik laiką, bet ir visą turtą. Geriau pasidaryti kavą ir kantriai laukti, kol sunkvežimis atvyks su jūsų darbo vieta, o rūpesčius palikti profesionalams. Sėkmės susirinkimuose!