Biuro pertvarkymas ir perkraustymas į Angliją

Įvadas

Biuro pertvarkymas ir perkraustymas į Angliją atrodo paprastas tik tada, kai sėdi su kava ir žiūri į Excel lentelę iš tolo. Realiai tai yra krūva dėžių, IT kabelių, stiklinių pertvarų planų, darbuotojų nusiskundimų ir klausimų: „O kur mano monitoriaus dokas?“ Per daugelį metų mačiau biurų kraustymų nuo mažos studijos iki kelių aukštų ofisų Londono centre ir regionuose kaip Birmingham, Manchester ar Leeds. Geras perkėlimas prasideda ne nuo sunkvežimio, o nuo tvarkos popieriuje ir realybės patikrinimo vietoje.

DUK

Biuro pertvarkymas prieš kraustymą

Koks yra pirmas žingsnis planuojant biuro pertvarkymą ir perkraustymą į Angliją?

Pirmas žingsnis – ne skambinti vežėjui ir klausti „kiek kainuos“, nors visi taip nori daryti iškart. Pirmiausia reikia suprasti, ką vežate: baldai, serveriai, dokumentai, buhalterinė įranga, virtuvės zona, klientų zona, sandėliukas su kėdėmis be vienos kojos – taip, būna ir tokių stebuklų. Reikia sudaryti inventorių pagal zonas: reception, meeting rooms, individual offices, storage. Be to svarbu žinoti, kas lieka Anglijoje ir kas važiuoja į Lietuvą arba atvirkščiai. Jei to nepadarysite, chaosas ateis pats.

Ar biuro pertvarkymas prieš kraustymą tikrai taupo pinigus?

Taupymas dažniausiai ateina ne iš pigesnio vilkiko, o iš mažesnio netvarkos kiekio dieną X. Kai biuras prieš kraustymą peržiūrimas – kas naudojama, kas dulkėja, kas sugadinta – sumažėja dėžių svoris ir tūris. Kartais klientas nustemba: „Mes mokėjome už metus sandėliavimo krūmą senų monitorių.“ Taip būna dažnai. Pertvarkymas padeda sumažinti transportavimo kaštus, pakavimo laiką ir iškrovimo sumaištį naujame biure Anglijoje ar Lietuvoje. Bet reikia drąsos išmesti nereikalingus daiktus.

Kaip susitvarkyti dokumentus prieš biuro perkraustymą į UK?

Dokumentai biuro kraustyme yra bjauri tema – visi žino, kad jie svarbūs, bet niekas nenori jų tvarkyti pirmas. Reikia atskirti konfidencialius dokumentus nuo bendrų popierių, archyvinių dėžių nuo kasdienės apskaitos failų. Jei vežate dokumentus į Angliją ar iš jos, verta turėti inventorinį lapą su numeriais ir atsakingu asmeniu kiekvienai dėžei. Kartais reikia sutarties su naikinimo įmone dėl konfidencialių dokumentų sunaikinimo (pataisau: ne deginti kieme). Tai skamba nuobodžiai, bet po to ramiau miegate.

Kiek laiko reikia skirti biuro pertvarkymui prieš kraustymąsi?

Mažam biurui užtenka dviejų trijų savaičių rimto pasiruošimo, didesniam – mėnesio ar daugiau. Jei kalbame apie IT infrastruktūrą, serverius ar specializuotą įrangą, geriau pradėti anksčiau ir neklausyti tų optimistų, kurie sako „viską sutvarkysime per savaitgalį“. Kartais sutvarko, bet tada pirmadienį paaiškėja, kad trūksta kabelių adapterių Londono pastato sistemoje arba darbuotojai nežino kur jų stalai naujame ofise. Laikas čia nėra prabanga – jis yra draudimas nuo nervų priepuolių.

Ar verta daryti biuro zonų žemėlapį prieš kraustymą?

Verta net labai verta nesvarbu kaip banaliai tai skamba iš šalies Žemėlapis padeda ne tik vairuotojams bet ypač vadovams kurie po dviejų valandų jau pamiršta kas kur turėjo sėdėti Biuro zonos turi būti sunumeruotos o dėžės pažymėtos spalvomis arba raidėmis Pavyzdžiui HR A zona finance B zona IT C zona Taip atrodo paprasta kol neatvykstate penktadienio vakarą į naują biurą ir randate tris dėžes prie lifto be adresato Smulkmena bet labai erzina visus

Kas dažniausiai pamirštama pertvarkant biurą?

Dažniausiai pamirštami maži daiktai kurie atrodo nebereikalingi kol neprireikia ryte Pavyzdžiui raktai spintelėms projektorių pulteliai laidai adapteriai durų kortelės registratūros antspaudai kavos aparato filtrai O dar tie stalčių daiktai kuriuos kiekvienas darbuotojas vadina asmeniniais bet po metų jie tampa bendra istorine našta Perkraustymo metu reikia aiškiai pasakyti kas atsakingas už smulkmenas ir kas tikrina grįžimą Po gero kraustymo niekas neturėtų ieškoti savo puodelio trečią dieną kaip archeologas kasime griuvėsiuose

Kraustymo procesas į Angliją

Kaip vyksta biuro perkraustymas į Angliją praktiškai?

Praktiškai viskas atrodo mažiau romantiškai nei filmuose apie tarptautinį logistikos verslą Pirmiausia gauname informaciją apie biurą kiek baldų kiek technikos ar reikia pakavimo medžiagų ar yra liftas ar leidžiama dirbti po valandų Tada sudaromas grafikas dažniausiai savaitgalį arba vakare kad mažiau trikdytume darbą Vilkikas atvyksta su komanda dalis baldų išrenkama dalis apsaugoma plėvele viskas numeruojama Kelyje į UK gali būti keltas kontrolieriai muitinės patikrinimai nors po Brexit procedūros tapo šiek tiek griežtesnės Nei vienas normalus žmogus nenori atrasti problema Manchester aikštelėje trečią naktį todėl ruošiamės iš anksto

Kokie dokumentai reikalingi vežant biuro baldus į Jungtinę Karalystę?

Vežant biuro baldus į Jungtinę Karalystę dažniausiai reikia sąskaitos faktūros arba pro forma jei tai komercinis krovinys inventoriaus pakavimo lapo transporto dokumento CMR duomenų apie siuntėją gavėją krovinio vertę Kai kuriais atvejais reikalingi eksporto deklaracijos duomenys arba papildomi paaiškinimai muitinei ypač jei krovinys mišrus Pavyzdžiui baldai kompiuteriai archyvinės dėžės ir kavos aparatas viename sąraše neatrodo gražiai bet realybėje taip būna labai dažnai Svarbu neturėti tuščių frazių kaip office goods be konkretikos Nes muitinė nemėgsta miglos nė kiek daugiau nei vairuotojas užstrigęs Doveryje

Ar galima perkraustyti biurą iš Lietuvos tiesiai į Londoną?

Taip galima tiesiai į Londoną ir dažnai taip daroma ypač kai terminas griežtas Bet tiesiogiai nereiškia kad visada paprastai Londonas turi savo kaprizų parkavimas tiltai congestion charge pastato prieigos krovimo langai saugumo taisyklės Gali būti kad sunkvežimis negali privažiuoti prie durų arba reikia rezervuoti laikotarpio langą pastato administracijoje O tada dar paaiškėja kad liftas per siauras konferencijos stalui Tad logistikos planas turi būti konkretus ne tik maršrutas iki Londono bet iki durų koridoriaus lifto ir darbo vietos Geriau žinoti per anksti nei per vėlai kai jau stovi gatvėje su baudos rizika

Kiek trunka biuro kraustymas iš Lietuvos į Angliją?

Jei kalbame apie standartinį krovinį be ypatingų leidimų kelias trunka maždaug kelias dienas nuo pakrovimo iki iškrovimo Bet realybėje reikia pridėti pasiruošimo laiką dokumentus galimus muitinės klausimus pastato prieigos laukimą Dideliuose miestuose kaip London Manchester Birmingham kartais iškrovimas užtrunka ilgiau dėl eismo ribojimų arba leidimų Jei biuras didelis o darbai vyksta tik naktį grafikas gali išsitempti Aš ne kartą mačiau kad klientas klausia kodėl negalima greičiau o tada paaiškėja jog greičiau galima tik tada kai viskas jau suderinta o ne tada kai prasideda panika Atsakymas paprastas logistika nemėgsta improvizacijos

Koks geriausias laikas perkraustyti biurą į UK?

Geriausias laikas – kai verslas turi mažiausiai veiklos o pastatas leidžia dirbti be chaoso Daugeliui tai savaitgalis penktadienio vakaras arba šventinis laikotarpis Bet šventės reiškia didesnes kainas mažesnį vairuotojų prieinamumą ir daugiau rizikos dėl keltų grafikų Vasarą taip pat būna intensyvu ypač kelyje per Doverį Calais Rotterdam arba Zeebrugge Jei galima rinktis aš rekomenduoju rudeninį arba pavasarinį laikotarpį su rezervacija bent prieš kelias savaites Aišku klientams visada norisi paskutinę minutę nes verslas toks jau yra bet geras planas mėgsta orą ne audrą Ant tilto audra atrodo kitaip nei Excel faile

Ar reikalinga draudimas vežant biurą į Angliją?

Draudimas yra ne papuošimas sąskaitoje o dalykas kuris ramina kai kažkas atsitinka Biuro įranga kompiuteriai monitoriai serveriai baldai gali kainuoti daugiau nei pats transportavimas Todėl verta aiškiai aptarti krovinio vertę pakavimo lygį ir draudimo sąlygas Dar svarbu suprasti kad draudimas nepadengia blogo planavimo jei monitorius buvo paliktas be apsaugos ant grindžio O jei kalbame apie konfidencialius duomenis reikia papildomai galvoti apie saugumą transportavimo metu Ne visada pigiausias pasiūlymas yra geriausias kai už tą skirtumą mokate nervais vėliau Kartais brangiau reiškia tiesiog mažiau galvos skausmo po savaitės kai visi jau dirba naujame ofise Londono centre arba provincijoje

Pakavimas ir inventorizacija

Kaip tinkamai pakrauti biuro baldus prieš tarptautinį perkraustymą?

Biuro baldai atrodo tvirti kol nepradedi juos vežti per jūrą keliu ir keltais Stalai kėdės spintos konferencijos stalai turi būti apsaugoti kampams ypač stikliniai paviršiai Metalinės kojos braižo lakus medinius paviršius o lentynos be tvirtinimų važiuoja kaip atskiras gyvenimas Prieš pakavimą baldai dažniausiai išrenkami jei tai leidžia konstrukcija Dalys sunumeruojamos varžtai dedami į maišelius su etiketėmis Taip atrodo vaikiškai paprasta bet kai po dviejų dienų niekas neranda varžtelių konferencijos stalui žmonės pradeda kalbėti balsiau Nei vienas vadovas to nenori prieš pirmąjį susirinkimą naujame ofise Todėl inventorizacija čia yra mūsų draugas nors ne visada mylimas

Kaip pažymėti dėžes per biuro perkraustymą į Angliją?

Dėžes reikia žymėti taip kad jas suprastume visi o ne tik tas vienas žmogus kuris tą rytą buvo geros nuotaikos Ant dėžės rašome zoną kambario numerį turinį prioritetą pavyzdžiui Finance Box A7 urgent Jei dėžė skirta konkrečiam darbuotojui dedame vardą ir naują darbo vietos kodą Spalvinės etiketės labai padeda kai komanda iškrauna biurą greitai Žalia HR mėlyna IT raudona buhalterija Bet svarbu kad spalvos būtų paaiškintos visiems nes kitaip raudona gali reikšti skubią arba tiesiog mėgstamą spalvą Viena smulki klaida pakavimo etikečių sistemoje gali sukurti didelę painiavę iškrovimo dieną Londono ofise ar bet kur kitur UK Geriau pervargti su žymėjimu nei aiškintis po fakto Kas praktikoje reiškia daugiau kavos komandai mažiau panikos klientui Daug kartų matyta situacija Maža studija Londone turėjo penkias dėžes su užrašu stuff Ir visos penkios buvo reikalingos pirmadienį Devyniasdešimt minučių ieškojome kas jose nes viskas buvo bendrai sumesta Tai nėra katastrofa bet tokios smulkmenos graužia laikotarpį Kai kalbame apie biuro kraustymasi smulkmenos tampa pagrindiniu veikėju Ypač kai direktorius stovi šalia ir bando atrodyti ramus Nors akivaizdu kad nėra ramus Visiems pažįstamas vaizdas Todėl žymėjimas nėra gražuoliukų žaidimas Tai darbo kontrolės sistema kuri veikia geriau nei prisiminimai po keturiolikos valandų dienos Ir taip kartais tenka perrašyti etiketes nes originali buvo užklijuota plėvele arba nuėjo nuo drėgmės Realūs dalykai realiose sąlygose Tokios detalės lemia ar pirmadienį žmonės dirba ar ieško savo dokumentų tarp dėžių koridoriuje Štai kodėl aš visada sakau rašykite aiškiai dideliais raidėmis Ir nedėkite ant dėžių frazių kuriomis juokaujate nes iškrovėjai kartais jų laikosi per rimtai Ne visada blogai bet kartais keista

Kaip elgtis su IT įranga per biuro perkraustymą į UK?