Biuro persikraustymo vadovas į Londoną išsamiai: kaip išgyventi chaosą ir neišprotėti

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo baldų, nukritusių iš sunkvežimio ant M25 kelio, iki tokių biuro aparatų, kurie buvo supakuoti geriau nei muziejaus eksponatai. Tačiau biuro persikraustymo vadovas į Londoną išsamiai čia nereikalingas dėl to, kad procesas yra lengvas, o dėl to, kad jis gali tapti tikru košmaru, jei pasiruošite blogai. Londonas yra specifinis miestas su savo taiskias uždaraisiais rajonais (CAZ), siaurais gatvėmis ir mokesčiais, apie kuriuos net nenusimanote. Štai jums realus, be jokių gėlių, vadovas, kaip viskas vyksta tikrovėje, tarp muitinės formalumų ir britiško pragaro.

Biuro persikraustymo vadovas į Londoną išsamiai: dokumentai ir brėžiai

Kada pradėti rengti biuro persikraustymo į Londoną planą?

Geriausia pradėti prieš mažiausiai tris mėnesius. Tegu jums tai atrodo per ilgai, bet pasitikėkite, laiko trūks. Visi biuro persikraustymo vadovai į Londoną išsamiai sakys tą patį – dokumentai reikalauja laiko. Turite susitvarkyti sutartis, pasirūpinti leidimais ir, žinoma, rasti normalų vežėją, kuris nebeguls puse kelio.

Ar reikalingi specialūs dokumentai dėl Brexit?

Taip, dabar tai būtina. Anksčiau buvo paprasta, įsėdai ir važiuoji, o dabar reikia T1 dokumentų arba eksporto deklaracijų. Jei jūsų vairuotojas suks galva muitinėje prie Kalais (arba Dover), jūs prarasite dienas ir pinigus. Įsitikinkite, kad krovinys yra tinkamai aprašytas ir deklaruojamas kaip „perkeliamas turtas“, o ne nauja prekė.

Kas daryti su technine įranga bei serveriais?

Tai yra pavojingiausia dalis. Negalima tiesiog mesti jų į dėžę. Esu matęs atvejų, kai serverius buvo tiesiog išjungta ir išvežta be atsarginių kopijų (o vėliau viskas išsilydė). Geriau iškviesti IT specialistus, kurie juos išjungs ir pažymės. Niekada neiksite kompiuterių jei jie yra šilti – leiskite jiui atvėsti. Nors aš čia ne IT specialistas, bet šitą žinau tikrai.

Ar turiu daryti inventoriaus sąrašą?

Būtinai. Muitinė be jo nepraleis. Sąrašas turi būti detalus: rašomos „biuro kėdės“, o ne tiesiog „baldai“. Kuo tiksliau, tuo mažiau klausimų sienos kitoje pusėje. Jei sąrašas bus šiokios tokios, gali tekti mokėti baudą arba grįžti atgal. Tai nuobodus darbas, bet jo neišvengsite.

Kas daryti su konfidencialiais dokumentais?

Jūsų biuro persikraustymo vadovas į Londoną išsamiai patars nevežti šiukšlių. Senus dokumentus geriau sunaikinti čia, Lietuvoje. Jei tenka vežti aktus, reikia specialių užraktomis uždaromų dėžių. Neprašykite vairuotojų jų prižiūrėti – jie turi pakankamai galvos su keliu.

Ar reikia apdrausti turtą?

Be abeo. Standartinė draudimo polisa dažnai nedengia visko, ypač jei kalbame apie brangią techniką. Pasidomėkite, ar draudimas veikia ir Jungtinėje Karalystėje. Vieną kartą važiavome su klientu, kuris manė, kad turi draudimą, tačiau jis galiojo tik Lietuvos teritorijoje. Buvo nepatogu paaiškinti, kad dėl sugedusio serverio jis nieko negaus.

Londono logistika ir kas su tuo susiję

Ką reiškia ULEZ ir Ultra Low Emission Zone?

Tai didelė skausmo šaka London centre. Jei jūsų sunkvežimis neatitinka standartų (Euro 6 arba hibridas/elektra), teks mokėti didelius mokesčius už kiekvieną dieną. Kartais tai kainuoja daugiau nei degalai. Patikrinkite sunkvežimio registracijos numerį oficialioje svetainėje prieš važiuodami, nes pinigai bus nuimti automatiškai.

Ar galima važiuoti centro gatvėmis?

Ne visur. Yra daug vietų, kur sunkvežimiams draudžiama važiuoti, ypač tais tiltais, kurie turi aukštio ar svorio limitų. Jei vairuotojas nepastebės ženklų (jie maži ir paslėpti), gausite baudą paštu po mėnesio. Geriau turėti gerą navigacę, kuri skirta sunkiasvoriams transporto priemonėms (tokia kaip „Syrus“ sistemos).

Kaip su gėlių rūmais (Congestion Charge)?

Dar vienas mokesčis. Jei įvažiuojate į zoną tarp 7:00 ir 18:00 darbo dienomis, reikia sumokėti. Dabar jau 15 svarų dienai (galbūt jau padidino, tikrinti reikia). Negalima užmiršti padaryti to ne vėliau kaip po trijų dienų važiavimo, kitaip baudas dvigubina. Tiesiog užsirašykite kalendoriuje, kad neužmirštumėt.

Ar reikia stovėjimo leidimų?

Londono centre vietos nėra. Negalima tiesiog sustoti ant gatvės ir iškrauti. Turite gauti „suspension“ leidimą iš vietinės savivaldybės (Westminster, Tower Hamlets ir t.t.). Procesas trunka apie 10 dienų, taigi nebandykite tai daryti iš karto. Vairuotojams, kurie bando iškrauti be leidimo, greitai užkliuna vietinės policijos arba „traffic wardens“.

Kas nutinka jei užstringa uždarame rajone?

Turite būti pasiruošę, kad sunkvežimis gali būti apsuptas. Londono eismas yra chaotiškas. Vieną kartą mūsų vairuotojas užstrigo Soho rajone tris valandas, nepajudėjo nei centimetru. Viskas vyko viršuje, o jis stovėjo su pilnu krovininiu. Reikia planuoti laiko atsargas.

Ar galima persikraustyti savaitgaliu?

Galima, bet sunkvežimiams savaitgaliais Londono centre dažnai draudžiama važiuoti tam tikrose gatvėse. Tiksliau, taisyklės keičiasi priklausomai nuo rajono. Vienur galima, kitur ne. Geriau to daryti darbo dienom, nors yra daugiau mašinų, bet bent jau nebaus už važiavimą ne laiku. Nors darbo dienom eismas didesnis, bent jau juridinis draudimas nebeveikia.

Ar sunku rasti vietą prieš pat įmonę?

Labai sunku. Dauguma „office“ pastatų neturi didelių įvažiavimų. Kartais teks krauti pro šalį, stabdydamas eismą, kas sukelia pyktį kitų vairuotojų. Reikia turėti asmenį, kuris reguliuoja eismą gatvėje (arba su geltona lietpaltine).

Kainos ir biudžeto planavimas

Kiek kainuoja biuro persikraustymas į Londoną?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo 3 tūkstančių eurų iki be galo. Viskas priklauso nuo krovinio tūrio, atstumo (ar tai yra vienas ar keli sunkvežimiai) ir papildomų paslaugų. Degalai, keltų bilietai, ULEZ mokesčiai – viskas susideda. Neklauskite „kiek“ paklauskite „iš ko“ susideda kaina.

Ar brangiau nei į kitas ES šalis?

Taip, tikrai. Anglija yra sala. Reikia keltų (Eurotunelio arba keltų per La Manšą). Bilietai brangūs, ypač jei perkate paskutinę minutę. Be to, Anglijoje darbo rankos brangios, jei reikės keltėjų Londono pusėje. Be to, po pinigų pasikeitimo (eurai į svarus sterlingus), viskas atrodo dar brangiau.

Ar mokėti PVM (VAT)?

Jei esate registruota Lietuvoje PVM mokėtoja, dažnai galite taikyti 0% PVM tarifą perkėlimo paslaugoms (intracommunity supply), tačiau britų įmonėms gali tekti mokėti VATą JK. Dėl to geriau pasikalbėti su buhalteriu, nes aš galiu čia kažką sumaišyti su taisyklėmis (jos keičiasi kasmet). Tai nėra paprasta sritis.

Kas daryti jei biudžetas ribotas?

Tada turite daryti daugiau darbo patys. Pakuokite dėžes patys, išmontuokite baldus. Tačiau netaupykite ant transporto – pigūs vežėjai dažnai pasirodo esą brangiausi, kai sugenda arba dingsta krovinys. Geriau sumažinti kėdečių skaičių nei rasti įmonei be draudimo.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Visada yra. Mokesčiai už uostus, mokesčiai už užkrovimą (jei reikia krano), mokesčiai už laukimą. Jei sunkvežimis privalo laukti 2 valandas kol jums surandate raktus nuo naujo biuro, laikas mokamas. Viskas minutėmis.

Ar verta kreiptis į agentūras?

Jei neturite laiko, taip. Jie suorganizuos viską už jus. Bet už tai reikia sumokėti premiją. Jei norite sutaupyti, reikia ieškoti tiesioginių vežėjų, kurie važiuoja maršrutu Vilnius-Londonas (taip vadinami „part load“ pervežimai), bet tai gali užtrukti ilgiau.

Ar galima gauti nuolaidą?

Galima bandyti derėtis, ypač jei pervežiate daug kartų arba jei datas galite lanksčiai keisti. Tačiau Londono kryptis yra paklausia, todėl neįsivaizduoju, kad didelės nuolaidos bus duodamos lengvai. Dažniau nuolaidos duodamos tais laikais, kai nėra intensyvaus sezono (ne rugsėjį).

Technika, baldai ir rizikos

Kaip supakuoti ofiso biurus?

Gerai. Nenaudokite senų dėžių iš maisto prekių parduotuvės. Jos sugęsta. Pirktite specialias judančioms dėžės su ratukais („roll cages“ arba „plastic crates“). Tai padės greičiau pakrauti ir iškrauti bei apsaugos dokumentus nuo drėgmės.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didesnius baldus – taip. Stalus, spinteles, sekcijas. Į liftą arba duris tiesiog nepraeis. Reikia įsitikinti, kad turite visus reikiamus raktus ir sraigutes (geriau padėti į maišelį ir užklijuoti prie baldų). Kartais pamirštame, kur dėjome varžtus, tai problemų visada sukelia.

Kaip vežti didelius spintų kompleksus?

Tai didžiausia bėda. Jei spinta yra surinkta ir ji neturi išsukamų skydelių, ji gali neišlipti pro duris. Tada tenka arba išmontuoti lūgą (o tai draudžiama), arba išmontuoti spintą. Biuro persikraustymo vadovas į Londoną išsamiai visada pataria matuoti baldus prieš išvežant, o ne po to.

Ar saugu vežti serverius?

Taip, jei juos supakuojate į „anti-static“ dėžes. Jie taip pat turi būti tvirtai pritvirtinti sunkvežimyje, kad nešoktų. Vienas klientas buvo nepasirašęs, kad duomenys yra pasidaryti atsarginės kopijos, o kėlėjai numetė dėžę su serveriu į gruntą (nuo 5 cm bet ką). Nesuveikė.

Kas daryti su paštomatų kasetėmis ar seifais?

Jie turi būti tuščiai. Negalima vežti seifų su pinigais ar dokumentais viduje – draudimas nedengia to. Seifai yra labai sunkūs, todėl reikia specialios technikos (su „tail lift“ arba kranu) juos pakelti. Nenukrypkit nuo šios taisyklės.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet į Londoną augalų įvežti su šaknų gumulku yra draudžiama (fitosanitarinės kontrolės taisyklės). Jei augalas yra vazonuose ir dirvožemyje, galimai nuleis pro muitinę, bet yra rizika, kad jį nuspraus arba sunaikins. Geriau palikti senas monsteras ir nusipirkti naujus Londono „garden centre“.

Ar reikia valyti baldus prieš išvežimą?

Nebūtina, bet būtų malonu. Vėliau Naujajame biure viską reikės nuvalyti taip pat. Jei atvežate dulkiotas kėdes, klientas bus nepatenkintas. Nors tai nėra jūsų pareiga, tai pagerina įvaizdį. O darbininkai nebus alergiški dulkėms.

Kas daryti jei kažkas sulūžta kelyje?

Skambinti draudikui. Jei nėra draudimo, mokėti patys. Geriau iškart nuotraukę sugedusią dalį (vairuotojas turi tai daryti). Nedėkite daiktų ant grindų jei jos ne lygios – tai dažniausia klaida. Pastovuojant ant šaltų grindų baldai gali „pajuosti“.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (chemija)?

Ne be specialių leidimų (ADR). Ofisinės chemijos (valikliai, toneriai) paprastai tinka, bet didelių kiekių ne. Uždrausta vežti aerozolius arba degias medžiagas be specialių dėžių. Muitinė to nemėgsta.

Išvada

Taigi, tiesa tokia, kad biuro persikraustymo vadovas į Londoną išsamiai gali padėti tik tiek, kiek jūs patys pasiruošiate. Tai nėra lengvas reikalas, bet jei susitvarkysite dokumentus, pasirūpinsite mokesčiais ir rasius patikimą komandą, viskas nueis sklandžiai. Nesitikėkite idealios kelionės – kažkas visada nueina ne taip, kaip planavote (būna vėluojama, kyla techninių problemų), tačiau svarbiausia išlaikyti galvą šaltai.