Biuro persikraustymo vadovas į Jungtinę Karalystę

Įvadas

Biuro persikraustymo vadovas į Jungtinę Karalystę nėra šiaip dėžių sąrašas. Tai planas, kuriame susikerta nuoma, muitinė, darbuotojų darbo dienos, IT serveriai, baldai, parkavimo leidimai ir tas keistas jausmas, kai visi sako „lengvai bus“, o tu matai dar 37 neatidarytus klausimus. Per 20+ metų pervežimuose mačiau, kad didžiausios problemos kyla ne dėl sunkaus stalo, o dėl popieriaus, prieigos, langų ir žmonių, kurie vėluoja atsakyti. Čia rašau taip, kaip aiškinu klientams per telefoną.

DUK

Pirmas etapas – dokumentai, terminai ir Biuro persikraustymo vadovas į Jungtinę Karalystę

Kodėl Biuro persikraustymo vadovas į Jungtinę Karalystę turi prasidėti nuo dokumentų?

Pradedu nuo dokumentų, nes be jų sunkvežimis gali stovėti pasienyje arba sandėlyje, o tai nėra kino filmas, ten tiesiog dega laikas ir pinigai. Reikia žinoti, kas siunčia, kas priima, kas yra prekių savininkas, kokia EORI informacija naudojama, kaip aprašomi baldai ir IT įranga. Jei sąskaitoje parašyta tik „office stuff“, muitinė gali pakelti antakį. Geriau nuobodus packing list nei graži pasaka. Todėl pirmas klausimas visada būna ne „kada mašina?“, o „ką vežame ir kam?“.

Kiek laiko realiai reikia skirti planavimui, jei biuras iš Vilniaus ar Kauno keliauja į Londoną?

Jeigu biuras keliauja iš Vilniaus, Kauno ar Klaipėdos į Londoną, Mančesterį ar Edinburgą, normaliai skirčiau bent 4–6 savaites rimtam pasiruošimui. Mažam biurui su 20 darbo vietų galbūt užteks 3 savaičių, bet tik jeigu visi atsako į laiškus tą pačią dieną, o taip nebūna. Dideliems biurams, kur yra serverinė, archyvas, virtuvė ir 80 kėdžių, reikia 8–10 savaičių. Čia ne perkraustymas iš buto. Čia kažkas tarp logistikos ir šeimos terapijos.

Ar reikia EORI numerio, jei pervežame tik senus baldus ir kompiuterius?

Dažniausiai taip, EORI numerio reikia bent vienoje grandyje, nes po „Brexit“ krovinys iš ES į Jungtinę Karalystę jau yra importo operacija. Net senas fotelis nėra „tik fotelis“, kai jis kerta sieną. Kartais klientas turi ES EORI, britų partneris turi GB EORI, o tarpininkas daro deklaraciją savo vardu. Reikia pasitikrinti konkrečiai, nes schemos skiriasi. Bet pasakyti „mums nereikia, vežame tik savo daiktus“ – rizikinga, švelniai tariant.

Ką daryti, kai Biuro persikraustymo vadovas į Jungtinę Karalystę susiduria su vėlavimu?

Vėlavimai nutinka, ir čia nereikia vaidinti, kad viskas vyks kaip laikrodis. Jei naujo biuro raktai vėluoja, parkingo leidimas neatėjo arba kelto laikas pasislenka, reikia turėti B planą: laikinas saugojimas, perplanuota iškrovimo komanda, kitas langas prieigai. Vienas klientas dėl Londono savivaldybės popieriaus laukė beveik pusdienį, o tai kainavo daugiau nei keli pietūs. Todėl sutartyje turi būti ne tik data, bet ir kas moka už laukimą. (pataisau: ne visada „moka“, kartais tiesiog visi labai pyksta.)

Kas dažniausiai pamirštama pasiruošimo sąraše?

Dažniausiai pamirštama prieiga: durų kodai, liftas, apsauga, kur stovės mašina, kas turi raktus. Antra vieta – IT. Visi galvoja apie baldus, o paskui paaiškėja, kad serverio lentyna sunkesnė už tris spinteles. Trečia – žmonės. Jei darbuotojai nežino, ką dėti į dėžes, kas liktų ant stalų ir kas keliauja į archyvą, pirmą dieną bus chaosas. Ir taip, lipdukai ant dėžių nėra kvailystė.

Kainos, maršrutai ir Biuro persikraustymo vadovas į Jungtinę Karalystę

Kodėl Biuro persikraustymo vadovas į Jungtinę Karalystę kainuoja nevienodai?

Kaina keičiasi dėl tūrio, svorio, prieigos, atstumo, muitinės darbo, draudimo vertės ir to, ar reikia montuotojų. Biuras Kaune iki London Docklands ir biuras Šiauliuose iki Kardifo – tai ne tas pats, net jei abiejose vietose yra po 30 stalų. Londone prieigos langai, parkavimo leidimai ir dideli sunkvežimiai gali kainuoti daugiau nei pats kelias. Todėl sąmata turi būti išskaidyta. Jei pasiūlyme tik „perkėlimas – 4 500 £“, aš noriu matyti, kas tame slepiasi.

Ar pigiausias pasiūlymas iš Lietuvos į Mančesterį tikrai yra pigiausias?

Ne visada. Pigiausias pasiūlymas dažnai būna gražus iki pirmo papildomo mokesčio: laukimas, antras važiavimas, pakavimas, montavimas, muitinės brokeris, saugojimas. Matėme situaciją, kai klientas sutaupė 900 £, o paskui mokėjo 2 400 £ už tai, kad baldai nebuvo tinkamai paruošti. Tai skaudu. Geras pasiūlymas turi parodyti, kas įskaičiuota, kas neįskaičiuota ir kas gali įvykti, jei naujasis biuras nepriims krovinio.

Kokios realios išlaidos atsiranda Londone, Birmingeme ar Lidsėje?

Realios papildomos išlaidos yra parkavimo leidimai, apsaugos registracija, liftų rezervacija, montuotojai, pakavimo medžiagos ir kartais laikinas saugojimas. Londone vienas parkingo leidimas gali siekti kelis šimtus svarų, o jei reikia suspensions ant gatvės, kaina šoka dar aukščiau. Birmingemas ar Lidsas dažnai būna lengvesni, bet ten vis tiek reikia žinoti, kur sustos 18 metrų mašina. Jei biuras centre, naktinis iškrovimas gali kainuoti daugiau. Kartais pigiau samdyti vietinę komandą dviem valandoms.

Kada verta rinktis dalinį krovinį, o kada visą konteinerį?

Dalinis krovinys tinka mažesniam biurui, kai turite kelis šimtus kilogramų baldų, dokumentų ir IT įrangos. Visas konteineris arba atskiras sunkvežimis geriau, kai norite kontroliuoti laiką ir mažinti perstatymus. Jei vežate serverius, brangią techniką ar daug stiklo, mažiau rankų reiškia mažiau rizikos. Tiesa, pilnas krovinys ne visada reiškia pilną konteinerį (pataisau: kalbu apie atskirą transporto vienetą, ne būtinai 40 pėdų). Reikia skaičiuoti ne tik eurą, bet ir prastovas.

Kodėl kaina keičiasi, jei perkraustymas patenka prieš Kalėdas?

Prieš Kalėdas viskas brangsta ir visi nori tą patį langą. Sandėliai pilni, vairuotojų trūksta, britų biurai užsidaro anksčiau, o savivaldybės dirba lėčiau. Jei perkraustymas patenka į gruodžio vidurį, aš prašyčiau bent papildomos savaitės rezervui. Kitaip galite gauti sąskaitą už naktinį saugojimą ir labai šaltą nuotaiką komandoje. Planuoti reikėtų ne „iki Kalėdų“, o taip, lyg Kalėdos prasidėtų lapkričio pabaigoje.

Biuras, baldai, IT ir darbuotojai

Kaip paruošti biuro baldus, kad jie nepavirstų medžio masyvu?

Baldai turi būti išardyti ten, kur galima saugiai sudėti varžtus. Ne į maišelį „kažkur prie stalo“, nes tas maišelis visada dingsta. Lentynos, stalviršiai, stiklinės pertvaros ir kėdžių mechanizmai pakuojami atskirai. Jei baldai seni, reikia nuspręsti, ar juos verta vežti, ar pigiau pirkti naujus Jungtinėje Karalystėje. Kartais persivežimas kainuoja daugiau nei antrinė rinka. Čia reikia būti sąžiningam, ne sentimentaliam.

Ką daryti su serveriais, kompiuteriais ir jautria IT įranga?

IT įrangai reikia specialaus plano, ne tik „atsijunkite nuo розеток“ – oi, lietuviškai: nuo lizdų. Serverius geriausia perkelti su IT tiekėju arba žmogumi, kuris žino, kas yra kas. Reikia nuotraukų prieš atjungimą, kabelių žymėjimo, atsarginių kopijų ir aiškaus plano, kas startuoja pirmas. Jautrią įrangą vežame su papildomu pakavimu ir dažnai atskiru transportu. Jei duomenys svarbūs, netaupome čia.

Ar darbuotojai gali patys pakuoti savo daiktus?

Gali, bet tik pagal taisykles. Darbuotojai gali pakuoti asmeninius daiktus, knygas, dokumentus, smulkius priedus. Negalėtų kiekvienas pakuoti kaip nori, nes tada dėžės tampa rusiška rulete: vienoje kavos puodeliai, kitoje dokumentai, trečioje monitorius be apsaugos. Geriau duoti spalvų sistemą, etiketes ir trumpą instrukciją. Jei kas nors nori vežti augalą iš Kauno į Londoną, tegul pirmiau pasitikrina augalų sveikatos reikalavimus.

Kaip sutvarkyti senus dokumentus ir archyvus?

Seni dokumentai yra bjaurus, bet labai realus klausimas. Pirma, reikia žinoti, kurie dokumentai turi būti saugomi pagal apskaitos, teisės ar klientų sutarčių reikalavimus. Antra, popierius sunkus ir greitai sukuria tūrį. Trečia, jei archyvas keliauja į Jungtinę Karalystę, verta jį inventorizuoti, o ne kišti „kaip nors“. Kartais geriau skenuoti, sunaikinti konfidencialius dokumentus saugiu būdu ir vežti tik tai, kas tikrai reikalinga.

Kas nutinka, jei naujasis biuras dar nėra paruoštas?

Tai nutinka dažniau, nei žmonės nori pripažinti. Turėjome atvejį, kai Mančesterio biuras dar nebuvo priėmęs galutinio patikrinimo, o krovinys iš Lietuvos jau buvo kelyje. Teko sustabdyti dalį baldų saugojime netoli Wolverhamptono ir derinti antrą pristatymą. Tai nėra pasaulio pabaiga, bet tai kainuoja. Todėl sutartyje turi būti punktas apie laikiną saugojimą, antrą iškvietimą ir kas priima sprendimą, jei raktai neegzistuoja.

Muitinė, PVM, draudimas ir dokumentai

Kokius dokumentus reikia paruošti muitinei?

Reikia bent sąskaitos faktūros arba pro forma, packing list, CMR, informacijos apie siuntėją ir gavėją, EORI duomenų bei prekių aprašymo. Jei vežama IT įranga, gerai turėti serialinius numerius. Jei baldai seni, vis tiek reikia nurodyti kiekį, medžiagą, naudojimo paskirtį ir orientacinę vertę. Be šių popierių kitam dieną muitinė gali tiesiog sustabdyti krovinį. Taip, popierizmas erzina, bet jis pigesnis už prastovą.

Ar reikia komercinės sąskaitos už naudotus baldus?

Taip, sąskaita arba jos ekvivalentas dažniausiai reikia, net jei niekas nieko neparduoda. Muitinei reikia matyti vertę, savininką ir pagrindą, kodėl turtas keliauja. Naudoti baldai neįgauna nulinės vertės vien todėl, kad jie braižyti. Galima naudoti balansinę, draudiminę arba rinkos vertę, bet ji turi būti pagrįsta. Jei sąskaitoje įrašyta „0“, aš jau girdžiu klausimus iš tolo.

Kaip veikia draudimas per tarptautinį biuro perkraustymą?

Draudimas turi dengti ne tik „nuostolį kelyje“, bet ir pakrovimą, iškrovimą, sandėliavimą bei montavimą. Daugelis žmonių pasirašo popierių ir mano, kad viskas apdrausta. Ne visada. Pvz., jei baldas įbrėžiamas montuojant naujame biure, tai jau kita rizikos zona nei kelias per Doverį. Reikia aiškiai pasakyti vertę ir ypač brangią IT įrangą. Kartais geriau mokėti daugiau už draudimą nei ginčytis po įvykio.

Kas yra packing list ir kodėl jis toks nuobodus, bet svarbus?

Packing list yra krovinio turinio sąrašas: kiek dėžių, kokios dėžės, kas jose, kokia vertė, kam priklauso. Skamba nuobodžiai, kol krovinys stovi sandėlyje ir niekas nežino, kur dingo spausdintuvai. Geras sąrašas leidžia greitai rasti dėžes „IT-01“, „Archyvas-03“ ar „Virtuvė“. Be jo viskas virsta atidarymo šou. Mes jį darome paprastą, bet ne paviršutinišką, nes po to pagal jį dirba vairuotojai, sandėlis ir gavėjas.

Kada gali kilti problemų dėl prekių kilmės arba vertės?

Problemos kyla, kai vertė per maža, aprašymas per bendras arba prekių kilmė neatitinka dokumentų. Pavyzdžiui, „used office equipment“ gali būti per silpnas aprašymas, jei viduje yra serveriai, kėdės, stiklo pertvaros ir kavos aparatai. Nesu 100% tikras dėl kiekvieno atvejo be brokerio, nes taisyklės priklauso nuo schemos, savininko ir tikslios procedūros. HMRC nemėgsta miglos. Jei matote, kad kas nors rašo vertes „kad būtų pigiau“, stabdykite procesą.

Atvykus į Jungtinę Karalystę: montavimas, komunikacija ir problemos

Kas vyksta pirmą dieną naujame biure?

Pirmą dieną naujame biure viskas atrodo paprasta, kol neatidarote 80 dėžių. Pirmiausia iškraunama IT zona, vadovų kabinetai, priėmimas ir tos dėžės, be kurių įmonė negali pradėti darbo. Tada baldai, archyvas, virtuvė, papildomos kėdės. Gerai, jei prieš atvykimą yra planas ant grindų plano: kur kokia zona, kas montuojama pirmiausia. Blogai, jei visi sako „pastatykite čia“, o čia reiškia keturias skirtingas vietas.

Kaip organizuoti liftą, prieigą ir iškrovimą?

Liftas, prieiga ir iškrovimas yra tie dalykai, kurie sugadina gražų planą greičiausiai. Reikia žinoti liftų dydį, svorio limitą, apsaugos darbo laiką, durų plotį ir ar galima naudoti rampą. Jei sunkvežimis negali privažiuoti, reikia rankinio nešiojimo, o tai brangu ir lėta. Todėl prieš kelionę gerai turėti nuotraukas ir vaizdo įrašą. Ne vieną kartą matyta, kad „didelės durys“ iš tikrųjų buvo durys sandėliukui.

Kodėl svarbu turėti vieną žmogų, kuris atsako už sprendimus?

Reikia vieno žmogaus, kuris turi teisę pasakyti „keičiame planą“. Be tokio žmogaus kiekvienam klientam prasideda balsavimas, o logistikoje balsavimas retai padeda. Vairuotojas negali laukti, kol trys skyriai susitars, kur dėti spausdintuvus. Tas atsakingas asmuo turi turėti kontaktus, sutartį, planą ir drąsą priimti nepopuliarų sprendimą. Kartais geriausias sprendimas yra sustabdyti montavimą, kol IT patvirtina serverinę.

Kaip elgtis, kai sugenda planas dėl oro uosto ar keltų?

Jei stringa keltas, oro uostas, vairuotojo grafikas ar oro sąlygos, pirmiausia reikia informuoti abi puses. Ne po dviejų dienų, ne „kai išsiaiškinsime“, o iškart. Tada tikriname, ar naujasis biuras gali priimti vėlesnį laiką, ar reikia saugojimo. Kartais geriau pristatyti dalį krovinio, kad įmonė galėtų dirbti, o likusią dalį atvežti rytoj. Planas B nėra gėda, gėda jo neturėti.

Koks būtų pats sąžiningas patarimas prieš pasirašant sutartį?

Sąžiningas patarimas: nežiūrėkite tik į kainą ir neprašykite trijų pasiūlymų vien tam, kad būtų pigiau. Prašykite parodyti, kaip jie spręs problemas, kas atsako už muitinę, ar turi patirties su biurais, ar mato vietovę Jungtinėje Karalystėje. Blogos įmonės gražiai kalba telefonu, o po to dingsta, kai reikia sprendimo. Gera įmonė kartais pasakys „ne“, jei planas kvailas. Ir tai yra geras ženklas.

Trumpai: Biuro persikraustymo vadovas į Jungtinę Karalystę turi būti praktiškas, ne gražus dokumentas stalčiui. Jei ruošiatės iš Vilniaus, Kauno, Klaipėdos ar kitur, pradėkite nuo dokumentų, prieigos, IT, draudimo ir saugojimo plano. Vidinės nuorodos: biuro baldų išardymo paslaugos, muitinės procedūros.

Išvada

Geriausias Biuro persikraustymo vadovas į Jungtinę Karalystę yra tas, kuris pripažįsta realybę: kažkas vėluos, kažkas pasikeis, kažkas pamirš raktus. Todėl planuokite anksti, turėkite dokumentus, skaičiuokite ne tik transportą, bet ir prieigą, muitinę, saugojimą bei montavimą. Ir nepamirškite vieno žmogaus, kuris gali priimti sprendimą vietoje. Kitaip persikraustymas taps ne projektu, o ilgu pokalbiu su sunkvežimiu prie durų.