Biuro persikraustymo paslaugos iš Jungtinės Karalystės greitai: kaip išvengti chaoso ir perbraižymų?

Dvidešimt metų šioje srityje praleidęs žmogus gali pasakyti viena – biuro persikraustymas niekada nevyksta taip, kaip planuojama Excelio lentelėje. Ypač kai kalbame apie maršrutus iš Londono, Mančesterio ar Birmingamo į Lietuvą. Dažnai klientai ieško biuro persikraustymo paslaugos iš Jungtinės Karalystės greitai, manydami, kad tai tiesiog "įkėlė ir nuvežė", tačiau realybėje po dangumi slepiasi daugiau bukūros. Po „Brexit“ viskas pasikeitė – muitinės, dokumentai, brangios kuro kainos ir vairuotojų trūkumas sukuria spūstis, kurių sunku išvengti. Aš ne vėlgiškas konsultantas, o žmogus, kuris mačiao, kaip dingsta serveriai, sulūžina brangios lentynos ir pasibaigia nervai prieš pat Doverio uostą. Čia nebūtina idealios gramatikos, čia svarbi tiesa apie tai, kaip tą visą tualetinį popierių ir monitorius pergabenti per Lamanšą be nerealios nervinės krizės.

Pagrindai ir logistika: kod�l viskas užtrunka ilgiau nei planavote?

Ar tikrai įmanoma persikraustyti per 2-3 dienas?

Sąžiningai kalbant, tai yra labai idealizuotas scenarijus, kurį matyti tik filmuose. Jei jums reikalingos tikrai greitos biuro persikraustymo paslaugos iš Jungtinės Karalystės greitai, turite tikėtis, kad tam reikės ne vieno vairuotojo ir ne vienos sunkvežimio. Anglijoje neįmanoma taip paprastai „užsukti“, paimti ir važiuoti – ten reikia leidimų, vietų, o kartais net ir specialių leidimų stovėjimui miesto centre. Vienas mano klientas tikėjosi, kad iš Centrinio Londono viską išveš per dieną, tačiau praleidome tris valandas tiesėdamieji vietą parkavimui. Taigi, greitai – taip, bet už papildomą kainą ir su labai gera planavimo komanda.

Kiek iš tikrųjų užtruks tas procesas?

Paprastai nuo tada, kai pasirašote sutartį, iki galutinio iškrovimo Lietuvoje praeina maždaug savaitė, jei viskas eina sklandžiai. Tiesa, kartais viskas įsisuka į neaiškumus, pavyzdžiui, jei muitinėje užstringa dokumentų patikrinimas. Tada gali pritrūkti dienos ar dvi. Jei jums skubu, reikia viską pranešti iš anksto, nes biuro persikraustymo paslaugos iš Jungtinės Karalystės greitai reikalauja, kad muitinės deklaracijos būtų pateiktos dar prieš kroviniui išvykstant. Nežinau, ar žinojote, bet dabar JK muitinės sistemos yra gana strikčios, ir viena klaida koduose gali sustabdyti visą vilkiką sienoje.

Ar reikia dalyvauti pačiam vadovui?

Būtina, bent jau pradžioje ir pabaigoje. Aš mačiau situacijų, kai vadovai pavedė visą krovimą savo padėjėjams, o galiausiai atvyko ir sušoko, kad nebuvo iškrauta svarbi seifo su spinta su dokumentais. Vadovas turi žinoti, kas yra svarbiausia, o kas – tiesiog šiukšlės. Be to, jei reikia spręsti dalykus „vietoj“, turi būti kažkas, kuris gali pasakyti „taip“ arba „ne“, o ne laukti, kol kol kas atsiskambins telefonu. Tai sutaupo daug laiko ir nervų.

Kas daryti, jei biure liko daiktų, kurių neplanavome vežti?

Tai nutinka beveik kiekvieną kartą. Pasirodo, kad sandėlyje dar stovi senos spintelės arba dėžės su senais archyvais, kuriuos visiems buvo patogu pamiršti. Rekomenduoju iš anksto susitarti dėl galimybės pridėti keletą kubinių metrų daugiau. Vairuotojai dažnai turi vietos, bet jei dėžių būna per daug, gali tekti kreiptis į papildomą transportą. Geriau tai žinoti iš anksto nei stebėti, kaip vairuotojas bando priverstinai uždaryti duris, kai jos nebesiverčia.

Ar galima organizuoti vežimą savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Anglijoje vairuotojų darbo laikas yra griežtai reglamentuotas (tacho grafai), o savaitgaliais ir poilsio dienomis dirbti leidžiama tik griežtai laikantis taisyklių. Dauguma firmų to nedaro, nebent užmokėsite už viršvalandžius. Jei jums būtina biuro persikraustymo paslaugos iš Jungtinės Karalystės greitai ir būtent šeštadienį, turite tikėtis, kad kaina bus didesnė maždaug 20-30 proc. Bet kartais tai vienintelis būdas nustabdyti verslą ilgiau nei para.

Ką daryti su parkavimu Anglijoje?

O tai yra tikras košmaras, ypač Londono zonėje (ULEZ). Reikia turėti leidimus, mokėti mokestį už užterštumą, o kartais net ir padavėją, kuris padėtų sužymėti vietą gatvėje. Vieną kartą mums teko statyti sunkvežimį už trijų kvartalų nuo biuro, nes vietinės tarybos darbuotojai neleido net užšokti ant pėsčiųjų tako. Planuokite tai iš anksto, oba, ir pinigus už parkavimą. Niekas nemano, kad gausite vietą nemokamai prie pat durų.

Dokumentai ir muitinė: Brexit pasėkos ir kita nuobodžia dalis

Ar tikrai reikia EORI numerio?

Be jokio abejo. Be EORI numerio jūsų kroviniui neleis įvežti ar išvežti iš Jungtinės Karalystės. Tai yra pagrindinis dalykas, be kurio nei viena logistikos kompanija nepradės darbo. Dažnai klientai sako: „o mes planuojame tik perkelti biurą, tai gal nereikia?“. Reikia. Dabar JK yra trečioji šalis, ir viskas, ką įvežate, turi būti deklaruojama. Gaukite šį numerį iš anksto, nes jo gavimas gali šiek tiek užtrukti (nors dabar jau greičiau nei pirmąjį „Brexit“ metų).

Kas daryti su kompiuteriais ir technika?

Technika yra jautriausia muitinės dalis. Jūs turite turėti sąrašą su serijiniais numeriais (serial numbers), o jei vertė didelė, gali tekti mokėti PVM, nors dažniausiai galima taikyti 0 proc. tarifą, jei tai perkėlimas tarp įmonių (intra-community supply – nors dabar tai nebe taip paprasta vadyti su JK). Vienas mano klientas pamiršo nurodyti serijinius numerius trims serveriams, ir juos laikė muitinėje dvi savaites, tikrindami, ar tai ne vogta prekė. Nerašykite tiesiog „kompiuteriai“, rašykite tikslų kiekį ir apibrėžimą.

Ar reikia mokėti importo mokesčius (PVM ir muito)?

Įprastai, jei perkeliate savo įmonės turtą iš vieno filialo į kitą (pvz., iš JK į LT), PVM turėtų būti 0 proc., tačiau reikia pateikti teisingą eksporto ir importo deklaraciją. Jei dokumentai bus neteisingi, gali būti paskaičiuotas 21 proc. PVM, kurį vėliau galima bandyti susigrąžinti, bet... tai nervai ir laikas. Muitas (customs duty) paprastai netaikomas, jei prekės buvo naudojamos ir nebus parduodamos (transfer of own goods). Bet čia aš neduodu 100 proc. garantijos, nes muitinės taisyklės keičiasi kaip oras, geriau pasikonsultuoti su brokeriu.

Kas yra T1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

T1 tai tranzito dokumentas, kuris leidžia kroviniui judėti per Europos Sąjungos teritoriją, nekęsdamas muitinės procedūrų kiekviename pasienio perėjime. Jei biuro persikraustymo paslaugos iš Jungtinės Karalystės greitai yra jūsų prioritetas, T1 gali būti naudingas, kadangi vairuotojas nenusistos pasienio su Lenkija ar Lietuva (jei ateina iš kitos pusės). Tačiau dažniausiai standartinis perkėlimas vyksta tiesiogiai į Lietuvą, ten ir atliekama importo procedūra. T1 naudojamas, jei krovinys važiuoja per kelias šalis prieš atvykdamas į galutinę vietą.

Ką daryti, jei trūksta kai kurių dokumentų?

Tada prasideda „linksmiausia“ dalis. Muitinė gali pridėti baudą arba priversti laukti, kol dokumentai bus atsiųsti. Kartais užtenka pašto pranešimo (email) nuo siuntėjo, kartais reikia originalų. Geriausia turėti viską vienoje vietoje – pakavimo sąrašą (packing list), sandorio sutartį (jei yra), transporto dokumentą. Nesivaikinimai tada, kai vairuotojas sėdi prie sienos ir laukia, o tu ieškai prarasto fakso.

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Tai yra pilnas „šunių būdas“. Jei į dėžę su biuro popieriais įmesite darbuotojo batus ar drabužius, muitininkai gali tai pamatyti per rentgeną (jie mato viską) ir pradėti klausinėti. Geriau asmeninius daiktus vežti atskirai, ne maišyti su įmonės turtu, o jei reikia, tai deklaruoti kaip asmeninį bagažą. Maišymas gali sukelti įtarimų apie kontrabandą arba nelegalią prekybą, o mums nereikia tokių žaidimų, kai reikia biuro persikraustymo paslaugos iš Jungtinės Karalystės greitai.

Ar reikia draustis kroviniui?

Būtina, nors dažnai klientai sako, „o, nieko nepasikeis“. Pas mane buvo atvejis, kai sunkvežimis pateko į avariją Anglijoje (ne vairuotojo kaltė, kažkas įsirėžė iš šono). Biuro įranga buvo sugadinta. Jei nebūtų buvę draudimo, klientas būtų praręstas tūkstančius. Tikrinkite, ar draudimas dengia tarptautinius pervežimus ir kokia yra franšizė. Geriausia pasirinkti „vis rizikos“ draudimą (all risk), o ne ne tik atsakomybės už transportą.

Daiktų paruošimas: kaip nesulaužyti visko kelyje

Ar geriau supakuoti paties ar leisti tai padaryti pervežėjams?

Jei norite, kad viskas būtų padaryta greitai ir tvarkingai, geriau mokėti pervežėjams už pakavimą. Jie turi medžiagines dėžes, burbulus, o svarbiausia – patirtį. Jie žino, ką reiškia uždaryti stalą taip, kad jis neišsirinktų. Klientai dažnai bando taupyti ir patys supakuoti „žiniatinklio“ dėžėse, kurios sugūžta po keliasdešimt kilogramų svorio. Pasirodo, kad biuro persikraustymo paslaugos iš Jungtinės Karalystės greitai neapsieina be kokybiško pakavimo, kitaip gausite krūvą skardos.

Kaip apsaugoti jautrią techniką?

Monitoriai, serveriai, tiražavimo mašinos – tai viskas turi būti įpakuota į specialias dėžes su putomis. Nenaudokite senų laikraščių, jie neapsaugos smūgio metu. Vienas klientas įvyniojo brangų 3D spausdintuvą į paprastas dėžes be užpildo, ir atvyko su laužtais detalėmis. Dabar jis viską supakuoja tik su profesionalia pagalba. Be to, ant kiekvienos dėžės reikia užrašyti, kas viduje ir kur ji turi būti padėta naujame biure.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Paprastai taip. Stalai, spintelės, didelės lentynos netilps į duris arba tiesiog užims per daug vietos sunkvežimyje. Geriausia, jei tai padaro tą pačią dieną specialistai, kurie ir juos veža. Jie žino, kurį varžtą įsukti atgal (o tai nėra taip paprasta, kaip atrodo). Jei paliksite baldus surinktus, gali tekti juos nešti per koridorių, kas neįmanoma be pažeidimų. Arba tiesiog neišvešite jų iš kambario.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (dažai, toneriai)?

Tai draudžiama vežti įprastu būdu be specialių leidimų (ADR). Biuruose dažnai būna senų dažų arba cheminių valiklių, kurie gali sprogti arba užsiliepti. Geriau juos pasidaryti atsisakyti Anglijoje pagal vietines taisykles (waste disposal). Neneškite to į sunkvežimį – vairuotojas gali atsisakyti vežti, o muitinė gali konfiskuoti visą krovinį dėl vienos butelio su skystomis medžiagomis.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai labai sudėtinga. Reikia fitosanitarinių pasų, o daugelis augalų yra draudžiami įvežti į ES dėl kirmėlių ir ligų. Tiesa, dauguma biurų augalų tiesiog neišgyvena kelionės vagonu – šalta, tamsu, nėra vandens. Jei labai brangus augalas, geriau rasti jam kurį laiką slėptuvę Anglijoje arba atvežti asmeniniu automobiliu (jei leidžiama), o nekrauti į komercinį transportą. Paprastai aš sakau klientams – palikite kaktusus senam biure, nupirktite naujus Lietuvoje.

Kaip pažymėti dėžes?

Nesirašykite tiesiog „biuro reikmenys“. Rašykite: „Vadovo kambarys – stalas“, „Sandėlys – archyvas A-F“. Tai padės vairuotojams iškrauti dėžes į tas patalpas, kur reikia, o ne mesti viską vienoje krūvoje koridoriuje. Sutaupysite dieną darbo, kai nebereikės nešioti dėžių iš vieno galo į kitą. Žymėjimas turi būti aiškus ir matomas iš toli.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Būtina. Net jei jums atrodo, kad žinote, ką turite. Muitinė be jo neleidžs. Inventorius turi turėti aprašymus, vertes (maždaug) ir svorius. Geriausia tai padaryti Exceliu. Vienas klientas maniau, kad „pakelsime viską, kas yra“, bet muitininkas pareikalavo sąrašo. Mes teko stovėti prie sienos ir rašyti ranka ant popieriaus kiekvieną stulpo. Tai truko amžinai. Nedarykite taip.

Kaina ir mokėjimai: kod�l pigu ne visada reiškia gerai

Kiek vidutiniškai kainuoja toks persikraustymas?

Kainos dabar yra labai pasiskirsčiusios. Priklausomai nuo tūrio (kiek kubinių metrų), atstumo (Londonas vs Škotija) ir laiko, kainos svyruoja nuo 1,5 tūkst. iki 5 tūkst. eurų ir daugiau. Degalai brangūs, tiltai mokami. Jei kas siūlo biuro persikraustymo paslaugos iš Jungtinės Karalystės greitai už 500 eurų, tai arba jie jums meluoja, arba tai viliukas be vairuotojo (tikriausiai viliukas ir nebus). Pasidomėkite, kas įeina į tą kainą – ar tai „nuo durų iki durų“ su krovimu, ar tik transportas.

Ar galima mokėti atvykus į Lietuvą?

Dauguma firmų dabar to nedaro. Per pastaruosius metus matyta daug padirbėjimų, kai krovinys atvyksta, o klientas „staiga“ neturi pinigų arba atsisako imti. Todėl dažnai reikalaujama avansas (50 proc.) arba pilna suma iš anksto. Tai yra normali praktika rinkoje, nesusipažinkite. Jei kas sutinka vežti be mokėjimo, tai gali būti signalas, kad su jais kažkas negerai.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Svarbiausi dalykai – kuro kaina (kuri šokinėja kaip nori), krovimo sunkumas (ar reikia nešti į 4-ą aukštą su liftu ar be), ir ar reikia papildomų paslaugų (pakavimas, sandėliavimas). Taip pat, jei reikia specialios technikos (kranas arba liftas su platforma), tai taip pat brangiai kainuoja. Klauskite iš anksto, ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, pavyzdžiui, už užklausimą užtenkant (waiting charge), jei ilgai lauksiate.

Ar taip gerai sutaupyti, jei važiuoju su kito krovinio dalimi (part load)?

Galite sutaupyti, bet prarasite laiką. Jei jums reikalingos biuro persikraustymo paslaugos iš Jungtinės Karalystės greitai, tai part load (dalinis krovinys) nėra geriausias pasirinkimas. Tada vairuotojas renka krovinius iš 5-10 vietų, važinėja po visą Angliją, paskui paskirsto po Lietuvą. Tai gali trukti savaitę-dvi. Jei laikas nėra kritiškas, gerai, taupykite. Bet jei biuras turi dirbti rytoj – mokėkite už pilną sunkvežimį.

Kokias mokėjimo priemones priima?

Dauguma priima pavedimus (bank transfer), kai kurios priima ir korteles, bet tada prideda 2-3 proc. mokestį. Grynaisiais pinigais (cash) geriau nesinaudoti – nelegalu vežti tokias sumas per sieną, o vairuotojai nenori rizikuoti. Pasirašykite sutartį, kurioje būtų aiškios sąskaitos ir mokėjimo terminai.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia iškrauti naktį?

Taip, naktinis darbas yra brangesnis. Vairuotojai turi poilsio režimus, ir jei juos laužo, reikia mokėti papildomai. Be to, naktinis iškrovimas reikalauja daugiau šviesos ir žmonių. Jei galite, planuokite atvykti ryte. Vienas klientas norėjo iškrauti 3 valandą ryto, kad neinterruptų darbo, tačiau kaina padvigubėjo. Verta to?

Ar galima derybų dėl kainos?

Visada galima pabandyti, bet neikykite per daug. Jei jums siūlo kainą, kuri jau atrodo logiška, nereikia atkirsti 30 proc. Geriau klauskite, ką galima atsisakyti (pavyzdžiui, jei patys supakuosite), arba galite pasiūlyti lanksčiausius datas. Tačiau atminkite, kuras ir darbo jėga – tai fiksuoti kaštai, kurie nebegali būti sumažinti.

Rizikos ir nesklandumai: kas gali nuvilti

Kas nutinka, jei vairuotojas susirga arba sugenda automobilis?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada reikia skubiai ieškoti pakaitalų. Geros kompanijos tai padaro greitai, blogos – paliks jus laukti. Jei pasirašėte sutartį, ten turi būti nuostatos dėl „jėgos majeures“ (force majeure). Deja, dažnai klientai to neskaitydo. Vienas kartas man teko vežti krovinį dviejuose sunkvežimiuose, vienas sugedo, teko perkrauti ant kito ant kelio. Tai nebuvo greita.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su patikimomis kompanijomis – nėra. Tačiau rinkoje yra ir „kišenių“ firmų, kurios tik surenka užmokestį ir dingsta. Patikrinkite atsiliepimus (reviews), bet ne tik tuos, kurie jų puslapyje, o ir „Google Maps“ ar kituose portaluose. Jei kompanija neturi normalaus tinklalapio arba adresas rodo kokią garažą angliškoje priemiestyje – būkite atsargūs.

Kas jei naujame biure neįleidžia sunkvežimio?

Tai klasika. Naujame biure gali būti per siauras vartai arba per žemas tunelis. Tada reikia krauti į mažesnę transporto priemonę (pervarkymą). Tai kainuoja ir laiko, ir pinigų. Išmatuokite savo naująją vietą prieš kviesdami biuro persikraustymo paslaugos iš Jungtinės Karalystės greitai. Vienas klientas nupirko biurą sename pastate su siaurais koridoriais – teko nešti viską rankomis 200 metrų. Jis buvo labai nustebęs, kai pamačiau sąskaitą už tą „nešimą“.

Kaip elgtis su sugadintais daiktais?

Iš karto praneškite vairuotojui ir užfiksuokite nuotraukomis. Nedelskite, kol vairuotojas išvažiuos. Parašykite pretenziją (email) per 24 valandas. Jei turite draudimą, pradėkite procesą. Jei ne, teks įrodyti, kad buvo sugadinta pervežimo metu. Be nuotraukų tai beveik neįmanoma.

Ar turi būti atstovas (Customs Agent) Lietuvoje?

Labai rekomenduojama. Muitinės sistemos Lietuvoje yra sudėtingos, ir jei neturite patirties, galiu užtikrinti, kad pasidarysite klaidų. Agentas padarys deklaraciją už jus. Tai paprastai kainuoja 50-100 eurų, bet sutaupo daugiau. Nereikia važiuoti į muitinę patiems ir stovėti eilėse.

Ar būna problemų dėl kalbos barjero?

Su vairuotojais dažnai būna. Anglijoje dirba daug įvairių tautybių vairuotojų, ne visi kalba angliškai ar lietuviškai gerai. Todėl labai svarbu, kad koordinatorius (dispečeris) lietuviškoje pusėje kalbėtų angliškai ir koordinuotų viską. Kitu atveju gali nutikti, kad vairuotojas nuvažiuoos į kitą gatvę, nes nesuprato instrukcijų.

Kodėl kai kurios firmos atsisako vežti mažus krovinius?

Nes jiems tai nepelninga. Jei turi 20 tonų sunkvežimį, jam nėra prasmės važiuoti tik su viena ar dviem dėžėmis, išskyrus tuo atveju, jei jis turi kitų krovinių tame pačiame maršrute. Maži biurai dažnai susiduria su problemomis, kad niekas nenori juos vežti už normalią kainą. Tenka ieškoti kurjerių arba dalinio krovinio sprendimų.

Ar saugu duoti savo duomenis (adresus, kontaktus) pervežėjui?

Sąžiningai kalbant, visada yra rizika, bet be to neįmanoma. Patikrinkite, ar kompanija turi duomenų apsaugos politiką (GDPR). Deja, dauguma smulkių vežėjų tuo nesirūpina. Jei jums skambina keisti žmonės ir siūlo „papildomas paslaugas“ po persikraustymo, gali būti, kad jūsų duomenys nutekėjo. Nenaudokite pašto, kurio nebenaudojate, pagrindiniu kontaktu.

Išvados

Galiausiai, visos tos dėžės ir dokumentai yra tik materialiniai dalykai, svarbiausia – išlikti ramiam. Planuodamas biuro persikraustymo paslaugos iš Jungtinės Karalystės greitai, visada prisimenu, kad geriausia draugystė yra su tuo, kuris turi raktus nuo sandėlio ir gerą brokerį. Nenuleiskite rankų, jei kas nors nueina ne taip, kaip planavote – visada galima išspresti, net jei tai kainuoja šiek tiek daugiau pinigų arba laiko. Sėkmės naujame biure, ir tikiuosi, kad jūsų kompiuteriai atvyks sveiki.