Biuro persikraustymo logistika į Jungtinę Karalystę

Biuro persikraustymo logistika į Jungtinę Karalystę nėra tas dalykas, kurį galima „gražiai užsakyt penktadienį ir pirmadienį jau sėdėt Londone prie kavos“. Bent jau ne tada, kai kalbam apie baldus, IT įrangą, dokumentus, darbuotojų darbo vietas, sandėliuką, galbūt serverius ar archyvus. Čia reikia planuoti maršrutą, muitinės klausimus po „Brexit“, draudimą, krovinių pakrovimą, biuro grafikus, leidimus parkuoti krovininį automobilį ir dar tūkstantį smulkmenų. Per 20+ metų pervežimuose mačiau visko – nuo idealiai paruoštų perkėlimų iki tokių, kur žmogus pamiršta pasakyti, kad stalai neišsirenka. Todėl žemiau rašau paprastai, kaip aiškinu klientui per telefoną ar žinutę.

DUK apie biuro persikraustymo logistiką į Jungtinę Karalystę

Pirmieji klausimai prieš planuojant perkėlimą

Kiek laiko reikia biuro persikraustymo logistikai į Jungtinę Karalystę suplanuoti?

Normaliai reikia bent 4–6 savaičių, jei biuras nedidelis ir daiktų nėra labai sudėtingų. Jei perkeliamas visas ofisas su IT stotimis, dokumentų archyvais, baldais iš kelių aukštų arba sandėlio zona – geriau skaičiuoti 8–12 savaičių. Kartais klientas sako „mes čia greitai“, o tada paaiškėja, kad yra 38 darbo vietos, 6 spausdintuvai, serveris ir dar archyvas nuo 2014 metų. Tai jau nebe greitas perkėlimas. Geriausia pradėti nuo inventoriaus sąrašo ir realaus termino Jungtinėje Karalystėje.

Ar galima biuro persikraustymo logistiką į Jungtinę Karalystę daryti be pilno inventoriaus?

Galima, bet aš tokius projektus vadinu rizikingais – nes kažkas visada „pamirštamas“. Be inventoriaus sunku suskaičiuoti tūrį kubiniais metrais, krovininio transporto dydį, pakavimo medžiagas ir darbų trukmę. Pvz., Vilniaus biuras atrodo mažas, bet po stalais stovi dėžės su katalogais, sena technika ir kėdės be numerių. Po savaitės Londone paaiškėja, kad trūksta dviejų dėžių su dokumentais. Todėl inventorius nėra popierizmas dėl popierizmo – tai tiesiog apsauga nuo chaoso.

Kokia reali kaina už biuro persikraustymo logistiką į Jungtinę Karalystę?

Labai priklauso nuo tūrio ir paslaugų lygio. Mažam biurui galima matyti orientacines kainas nuo 1800–3500 EUR už transportą ir bazinį pakavimą iš Lietuvos iki Mančesterio ar Londono regiono. Vidutiniam biurui su baldais, IT ir pakavimo darbu dažniausiai kalbam apie 4500–9000 EUR. Jei reikia specialių leidimų London centre, laikino saugojimo arba jautrios technikos gabenimo – kaina šoka aukštyn. Blogas ženklas yra pasiūlymas „viskas bus už 900 svarų“. Paprastai tada kažkas vėliau „pamirštamas“.

Ar biuro persikraustymo logistika į Jungtinę Karalystę reiškia tik transportą?

Ne, ir čia daug kas suklysta pirmą kartą. Transportas yra tik viena dalis – dar yra pakavimas, išmontavimas, etikečių sistema, draudimas, muitinės deklaracijos po Brexit, krovinio sekimas ir iškrovimas naujame biure. Jei biuras perkeliamas iš Kauno į Birmingamą, reikia žinoti ne tik kada atvyks mašina, bet ir kas ją pasitiks JK pusėje. Kartais klientas galvoja, kad mes „atvežam dėžes“, o realybėje reikia suderinti liftą, apsaugą pastate ir net durų matmenis naujame ofise.

Dokumentai, muitinė ir Brexit realybė

Kokius dokumentus reikia biuro persikraustymo logistikai į Jungtinę Karalystę?

Dažniausiai reikia komercinės sąskaitos faktūros arba pro forma invoice net tada, kai perkraustoma savo įmonės turtas. Reikalingas krovinio aprašymas anglų kalba: stalai, kėdės, kompiuteriai, dokumentai ir t.t. Taip pat CMR važtaraštis, eksporto deklaracija iš ES ir importo formalumai JK pusėje pagal situaciją. Jei baldai seni arba naudojami ilgai, vis tiek reikia nurodyti vertę – ne rinkos kainą „nuotraukoje“, o buhalterinę arba protingą likutinę vertę. Čia geriau pasitarti su brokeriu arba buhalteriu.

Ar po Brexit biuro persikraustymo logistika į Jungtinę Karalystę tapo sudėtingesnė?

Tapo labiau popieriška – švelniai tariant. Anksčiau krovinys iš Lietuvos į Angliją judėjo kaip ES viduje: mažiau klausimų, mažiau deklaracijų, mažiau galvos skausmo prie sienos. Dabar reikia tinkamai paruošti dokumentus ir turėti aiškų krovinio vertės pagrindimą. Ne visada būna problemų pasienyje, bet jei dokumentuose klaida – gali atsirasti delsimas Doverio uoste arba Feliksstouve. Aš visada sakau: geriau praleisti dieną dokumentams sutvarkyti nei tris dienas aiškintis su brokeriu naktį prie kompiuterio.

Ar asmeniniai daiktai iš biuro gali važiuoti kartu su įranga?

Gali važiuoti, bet jų negalima „paslėpti“ tarp dokumentų ar kavos aparatų kaip katę maiše. Jei perkraustoma įmonės įranga ir dar keli darbuotojų asmeniniai daiktai – monitoriai, knygų lentyna ar asmeninė kėdė – jie turi būti sąraše atskirai pažymėti. JK muitinė nemėgsta neaiškumo: „šitos dėžės nežinom kam priklauso“ nėra geras paaiškinimas. Kartais asmeniniai daiktai apsunkina procesą arba sukelia papildomus klausimus dėl mokesčių. Geriau atskirti: įmonės turtas viena dalis, asmeniniai daiktai – kita dalis arba visai kitas siuntimas.

Kas atsakingas už muitinės deklaracijas per biuro persikraustymo logistiką į Jungtinę Karalystę?

Tai turi būti aiškiai sutarta prieš užsakant transportą. Kartais tai tvarko pervežėjas per savo brokerį, kartais kliento buhalterija arba JK partneris turi EORI numerį ir pats pateikia duomenis. Blogiausias variantas yra manyti, kad „kažkas kažką jau padarė“. Tada krovinys stovi uoste, o visi laukia vieni kitų skambučio. Pervežimo sutartyje turi būti parašyta: kas pateikia eksporto deklaraciją ES, kas tvarko importo procedūrą JK ir kas moka muitinės bei brokerio mokesčius, jei jų atsiranda.

Pakavimas ir biuro turto žymėjimas

Kaip tinkamai pakrauti biurą prieš biuro persikraustymo logistiką į Jungtinę Karalystę?

Pirmiausia – ne viską vienu metu į koridorių. Tai atrodo juokinga, bet taip būna dažnai: žmonės nori būti greiti ir sukrauna dėžes ten, kur pakrovėjai paskui negali praeiti. Geriau kiekvienas skyrius gauna savo spalvą arba numerį: finansai – mėlyna etiketė, pardavimai – žalia, IT – raudona. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir trumpą turinį: „monitoriai“, „finansų archyvas 2021“, „virtuvė“. Jei dėžėje rašoma „viskas“, tai praktiškai reiškia „nieko normaliai nežinom“. Smulkmena atrodo kvaila iki tol, kol Londone ieškai sutarties spausdos (spausdintuvo) kabelio.

Ar reikia specialaus pakavimo IT įrangai?

IT įrangai taip – ypač jei gabenami serveriai, tinklo įranga ar brangūs monitoriai. Paprastas oro burbuliukas ne visada gelbsti nuo vibracijos per keltą ar ilgą kelionę iki Londono ar Edinburgo. Monitorius geriau krauti vertikaliai specialiose dėžėse arba ant vežimėlių su amortizacija. Serverius dažniausiai rekomenduoju gabenti specialiu transportu su oro pakaba ir draudimu be dviprasmybių poliseje. Jei serveris senas ir niekas jo nebepaliečia iki perkraustymo dienos – tai jau atskira drama. Būna tokių atvejų: po perkėlimo paaiškėja, kad jis daugiau nebeužsiveda (ir ne visada dėl pervežimo).

Ar baldus išmontuoti prieš biuro persikraustymo logistiką į Jungtinę Karalystę geriau anksti?

Geriau neišmontuoti per anksti be sistemos. Kai stalai išardyti anksčiau laiko, dingsta varžtai, lentynos susipainioja su kitu skyriumi ir visi klausia „kur ta mūsų zona?“ Praktiškai geriausia išmontuoti tada, kai jau aišku grafikas: ryte darbuotojai susirenka daiktus, popiet pakavėjai žymi baldus, kitą dieną arba tą pačią naktį krovinys važiuoja link Doverio ar kito maršruto punkto. Kiekvienas komplektas turi būti sunumeruotas: stalas A12 turi atitikti kėdę A12 ir stalčių A12. Skamba pedantiškai? Galbūt. Bet po to nereikia ieškoti stalčiaus iš kitos firmos dalies.

Kokios pakavimo medžiagos dažniausiai naudojamos biurui?

Dažniausiai naudojamos tvirtos kartoninės dėžės kompiuteriams ir dokumentams, plėvelės baldams apsaugoti nuo įbrėžimų, lipdukai zonoms žymėti ir marškinėliai pakrovėjams identifikuoti darbo vietoje. IT komponentams naudojami antistatiniai maišeliai arba specialios dėžės. Kabeliams – maži maišeliai su numeriais ir nuotraukomis prieš išjungimą. Labai paprastas dalykas: prieš atjungiant kompiuterius nufotografuoti laidus prie kiekvienos stoties gali sutaupyti valandą nervų naujame biure Bristolyje ar Liverpulyje. Kartais žmonės juokiasi iš tų nuotraukų iki tol, kol sėdi prie penkių laidų krūvos (teisingai – laidų krūvos).

Maršrutai ir transportas

Kokiu maršrutu vyksta biuro persikraustymo logistika į Jungtinę Karalystę?

Populiariausias maršrutas iš Lietuvos eina per Lenkiją ir Vokietiją iki Doverio uosto arba Calais/Folkestone zonos, tada keltu arba tuneliu į JK ir toliau iki Londono, Mančesterio ar kitur. Yra ir Šiaurės jūros variantai per Nyderlandus ar Belgiją į Harwich/Felixstowe/Hull regionus – kartais jie patogesni didesniam kroviniui arba kai Doveris perpildytas. Maršrutas parenkamas pagal terminą, krovinio pobūdį ir naujo biuro vietą JK. Nėra vieno „geriausio kelio“ visiems biurams; kartais greičiau per Calais, kartais ramiau per Roterdamą (nors ramiau ne visada pigiau).

Ar galima gabenti biurą viena mašina iki Jungtinės Karalystės?

Jei tūris telpa – taip. Mažam ar vidutiniam biurui dažnai užtenka vieno krovininio automobilio su liftu arba komandos su rampa priklausomai nuo vietos JK pusėje. Bet Londono centre liftas pastate kartais svarbesnis nei mašinos talpa: jei negali pastatyti sunkvežimio prie durų arba reikia laukti leidimo iki nakties, viskas pailgėja. Taip pat reikia žinoti svorio apribojimus tiltuose ar senose gatvėse senesniuose miestuose kaip York ar Bath regionuose (nors Bath biuras nėra pats dažniausias atvejis). Planuojant visada reikia vietos manevrui – bent kiekvienam sveiku protu galvojančiam vairuotojui (ir pakrovėjui).

Kas nutinka per biuro persikraustymo logistiką į Jungtinę Karalystę esant vėlavimui uoste?

Vėlavimas gali sugadinti grafiką gana greitai. Jei mašina vėluoja prie Doverio dėl dokumentų arba eismo kamščio uoste, naujo biuro apsauga gali būti suplanavusi iškrovimą tik iki 17:00 arba tik naktį su papildomu mokesčiu. Todėl gerame plane turi būti rezervinis langas: pvz., iškrovimas numatytas antradienį rytą, bet leidimas pastate galioja iki trečiadienio vidurdienio arba yra sandėliavimo variantas netoliese Londono/Reading/Milton Keynes zonos (priklausomai nuo maršruto). Be rezervo perkraustymas tampa loterija su brangiu bilietu (ir ne ta prasme).

Ar verta rinktis dalinį krovinį biurui gabenti į JK?

Dalinis krovinys gali būti pigesnis mažam biurui ar vienam skyriui – pavyzdžiui, gabenate 5 darbo vietas iš Klaipėdos į Notingamą ir neturite pilnos mašinos užpildyti. Bet jis lėtesnis ir rizikingesnis grafiko prasme: krovinys gali būti konsoliduojamas su kitais klientais sandėlyje Nyderlanduose ar Belgijoje prieš kelionę į JK. Jei terminas griežtas – pirmadienį turi veikti ofisas – pilnas transportas dažnai saugesnis pasirinkimas net jei kainuoja daugiau. Čia klausimas paprastas: taupote pinigus ar laiką? Abu kartu ne visada gaunasi gražiai (nors visi nori).

Darbuotojų darbo vietos ir IT perkėlimas

Kaip darbuotojai turėtų pasiruošti biuro persikraustymo logistikai į Jungtinę Karalystę?

Darbuotojai turi gauti labai paprastus nurodymus: ką dėti į dėžes, ką palikti ant stalo ir ko nedėti niekur – ypač asmeninių dokumentų bei pinigų kasose ar seifuose (nebent tai specialiai suderinta). Kiekvienam darbuotojui galima duoti dvi dėžes: vieną darbo dienoms artimiausiems dokumentams ir vieną archyvui/perdavimui į naują vietą JK ofise. Jei žmonės nežino sistemos prieš dieną prieš perkraustymą, jie pradeda dėti į dėžes viską – nuo puodelių iki senų raktų (taip pat būna). Tada naujame ofise visi ieško savo daiktų tarp svetimos technikos (neidealus pirmadienis).

Ar IT komanda turi būti perkraustymo dieną vietoje?

Labai pageidautina bent dalis IT komandos turi būti prie išjungimo naujame Lietuvos biure ir/iš naujo paleidimo JK pusėje bent nuotoliniu būdu per atsakingus žmones ten vietoje. Kabeliai atrodo paprasti tik tada, kai jų nėra penkiolika prie vienos stoties su monitoriais, telefonais ir spausdintuvais gerame ofiso kampelyje (ar blogame). IT specialistas turi patvirtinti serverių išjungimo seką ir ar visi duomenys susinkronizuoti prieš kelionę (noriu manyti kad taip). Jei serverių gabenimas nepatvirtintas raštu – nedarykite herojiškumo be draudimo ir plano B (rimtai).

Kaip apsaugoti duomenis per biuro persikraustymo logistiką į Jungtinę Karalystę?

Pirmiausia duomenys neturi keliauti „popieriniuose užrašinėse“ be kontrolės arba nepaženklintose dėžėse su asmens informacija apie klientus bei darbuotojus pagal GDPR principus (čia jau ne tik patogumas). Dokumentus reikia supakuoti uždaromose dėžėse su numeriais ir atsakingu asmeniu kiekvienoje zonoje; konfidencialius failus geriau vežti atskirai arba saugiu kurjeriu/transportu su seku transporto priemonėje (GPS stebėjimu). Jei archyvas didelis – galima skenuoti svarbiausius dokumentus prieš perkraustymą arba palikti dalį Lietuvoje saugyklėje iki poreikio JK ofise Londone/Birmingame/Mančesteryje (priklausomai nuo verslo modelio). Tai vieta kur klientai dažnai pavėluoja suprasti rizikas (ir tada skambina greitai).

Ar reikia testuoti techniką prieš biuro persikraustymą į JK?

Taip – bent pagrindinę techniką reikėtų patikrinti prieš išjungiant galutiniam pakavimui: kompiuteriai užsikrauna normaliai be keistų klaidų pranešimų ekrane; telefonai/VOIP sistemos veikia; spausdintuvai turi tonerius; serverių būklės rodmenys nėra raudoni kaip signalinė raketa blogu oru prie jūros (nors tai palyginimas šiek tiek dramatiškas bet realybėj būna panašiai). Po perkraustymo reikia numatyti testavimo dieną ne vien valandai po pietų kaip „greitam patikrinimui“, nes realybėje dažniausiai paaiškėja kas neveikia tada kai reikia klientui atsakyti skubiai ryte pirmadienį (ne visada mūsų kaltė).

Draudimas atsakomybė rizika

Ar verta pirkti papildomą draudimą biurui gabenant į Jungtinę Karalystę?