Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti, yra vienas sudėtingiausių klausimų, su kuriuo susiduria verslas. Londonas nėra paprastas miestas, o po Breksito pasidarė dar daugiau popierinio darbo. Dažnai klientai galvoja, kad tai tiesiog įkelti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti, tačiau realybėje viskas vyksta gerokai sudėtingiau. Reikia derinti laikus, gauti leidimus parkuoti ant raudonųjų linijų, o dar tas muitinės... Štai trumpas vadovas, kaip išgyventi tą chaosą ir nepalikti nusivylusios komandos.

Pradžia: kada pradėti galvoti?

Kada geriausia pradėti planuoti?

Niekada neper vėlu, tačiau idealiai – mažiausiai prieš 3 mėnesius. Jei bandysite daryti tai per savaitę, bus katastrofa. Londono pervežėjai užsiimti, o dar reikia suderinti dokumentus. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti be streso, priklauso nuo to, kiek anksti pradėsite šauktis vadybininkus. Turėkite omenyje, kad dėl didelio uosto krūvio vietos tenka rezervuoti savaitėmis iš anksto.

Ar tikrai reikia apžiūros?

Be abejo. Nekalbėkite su manimi apie „akies“ matavimą telefonu. Vieną kartą važiavome į Soho, kur klientas sakė, kad „tilps viskas“, o ten sunkvežimis net nepriartėjo prie įėjimo. Turiu ateiti patikrinti, ar liftas veikia, ar reikia keltis per langą (kaip buvo vienameje situacijoje Šiaurės Londone). Be apžiūros pateiksiu tik labai apytikslę kainą, kuri padidės dvigubai.

Ar reikia sudaryti detalią inventoriaus sąrašą?

Taip, būtinai. Nerašykite „kėdės“, o rašykite „20 juodų ofiso kėdžių, su metalinėmis rankenomis“. Kai keliauja per Lamanšą, muitininkai mėgsta klausti, ką tiksliai vežate. Jei sąrašas bus šiurkštus, gali užstringti sienoje. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti teisingai, prasideda ne nuo dėžių lipdukų, o nuo Excelio lentelės.

Kas daryti su draudimu?

Draudimas yra būtinas, bet... (tiek maniau, kad jis visada įskaičiuotas, bet kartais ne). Patikrinkite, ar jis apima ir techniką, ir baldus, ir tą brangų kavos aparatai. Ypatingai atidžiai žiūrėkite į franco sumą – ar jos užtenka? Jei ką nors nulūžins vairuotojas (o tai nutinka, girdėjau, vienas metė serverį ant grindų), norėsite gauti pinigus atgal, o ne girdėti išsigandusius atsiprašinėjimus.

Dokumentai ir tas prakeiktas Brexitas

Kokie dokumentai reikalingi išvykstant iš JK?

Po 2021-ųjų viskas pasikeitė. Jums reikės EORI numerio, kuris prasideda GB. Be jo neišvažiuosite. Dar reikės eksporto deklaracijos. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti legaliai, dabat reikalauja daugiau popierių nei anksčiau. Jei neturite brokerio, rekomenduoju jį pasamdyti, kitaip prarasite nervus prie sienos.

Ar mokėti PVM?

Tai priklauso nuo to, kur keliaujate. Jei į ES šalis, dažniausiai taikomas atvirkštinis apmokestinimas (0 proc.), bet turi būti PVM mokėtojo numeris abiejose pusėse. Vieną kartą klientas neturėjo LT PVM kodo ir teko mokėti JK mokesčius, o vėliau prašyti grąžinti – siaubas. Geriau pasiklauskyti buhalterio prieš kelionę.

Kas daryti, jei trūksta dokumentų sienoje?

Tie, kas dirba muitinėje, nėra jūsų draugai. Jei trūksta faktyros ar specifikacijos, krovinys gali būti sulaikytas. Tada prasideda baudos ir sandėlio išlaikymo mokesčiai. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti be nelayšinimo, tiesiog užtikrinkite, kad vairuotojas rankinėje turi visus spaudus. Jis nebus atsakingas už jūsų klaidas.

Ar reikia T1 dokumento?

Jei keliaujate per ES kaip tranzitu (pvz., į Vokietiją per Lietuvą), taip. T1 leidžia judėti nebesimokant mokesčių kiekviename pasienio punkte. Be jo, teks atsiskaityti vietose, kur net nenumatėte. Tarkim, jei važiuojate tiesiai į Lietuvą, galima ir be, bet geriau pasidomėti detalesniais maršrutais.

Londono logistika – siaubas

Kaip sužinoti, ar galima statyti sunkvežimį?

Londono tarybos (councils) yra labai griežtos. Negalima tiesiog sustotikur nori. Reikia „suspension of parking bay“ leidimo arba specialios vietos apkrovimui. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti, kad nenupirktum 130 svarų baudos? Užsakyk vietą iš anksto. Kartais tai trunka ilgiau nei patis pervežimas.

Kas yra Congestion Charge ir ULEZ?

Tai mokesčiai už važiavimą į miesto centrą. ULEZ dabat apima beveik visą Londoną. Jei jūsų sunkvežimis nebeatitinka standartų (Euro 6), teks mokėti didelius mokesčius už kiekvieną dieną. O dar tas Congestion Charge – 15 svarų per dieną (gal jau dabat daugiau, reikėtų patikrinti). Visos šios išlaidos uždedamos ant sąskaitos.

Ar galima važiuoti naktį?

Teoriškai taip, praktiškai... sunku. Dauguma biurų turi apsaugos sistemas, kurios išjungiamos tik darbo laiku. O dar gyventojai skundžiasi dėl triukšmo. Jei norite važiuoti naktį, reikės specialaus leidimo iš tarybos, o jie duoda retai. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti ramiau, geriau rinktis darbo dieną, bet ne patį piką.

Kas daryti, jei liftas neveikia?

O tai, deja, nėra retumas. Seniuose pastatuose liftai sugenda arba yra per maži. Tada tenka nešti rankomis laiptais. Užtai imamas papildomas mokestis už „manual handling“. Vieną kartą teko nešti 20 monitorių į penktą aukštą be lifto – vairuotojai po to beveik mums nedirbo.

Kainos ir paslėpti momentai

Kiek tai kainuoja apytiksliai?

Klausimas „kiek“ yra sunkiausias. Viskas priklauso nuo tūrio, atstumo ir prieigos sąlygų. Mažam biurui gali tekti nuo 2000 iki 5000 svarų. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti pigiau? Nekelkite senų, nereikalingų baldų. Nupirkite naujus Lietuvoje – kartais pigiau nei veži senas suklus.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Taip, bet tik po apžiūros. Jei kas nors pasiūlęs kainą be matavimų per telefoną, tikėkis, kad ji padidės. Fiksuota kaina apima darbą abiejose pusėse, kelionę ir draudimą. Tačiau neįsivaizduoja, kad ji apima laukimą eilėje prie uosto, jei užeilai pavėluosite.

Kokia avanso suma?

Standartiškai imame 30 proc. avansą. Tai užfiksuoja datas ir užtikrina, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę. Jei kas nors prašo 100 proc. išanksto, bėkite. Tai gudruoliai, kurie gali ir neišvažiuoti. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti saugiai, reiškia pasirinkti patikimą partnerį, o ne pigiausią.

Kas dar uždirba pinigus?

Laukimo laikas. Jei vairuotojas laukia, kol jūsų IT žmogus išjungia serverius, laikas eina. Dar pridėkite kelias dėžutes, kurias netyčia užmiršote paminėti. Smulkmenos susumuojasi į didelę sumą. Būkite organizuoti.

Ar verta rinktis „pigu“?

Niekada. Rinkosiems „man with a van“ tinkleliuose? Sėkmės, jei jie dingsta su jūsų technika. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti be nuostolių, reiškia mokėti už reputaciją. Geros firmos turi savo sunkvežimius, ne nuomoja juos iš trečiųjų šalių.

Technika, baldai ir smulkmenos

Kaip vežti serverius?

Serverius reikia išjungti tinkamai (shutdown process), o ne tiesiog ištraukti laidą. Geriau juos supakuoti į originalias dėžes. Jei jų nėra, naudojame anti-statinę pakuolę. Vieną kartą klientas nesakė, kad serveris veikia 24/7, ir mes jį išjungėme... buvo didelis skandalas. Visada klauskite apie kritinę sistemą.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didelės spintos ir stalai dažniausiai netilps į liftą ar duris. Taigi, taip. Mūsų komanda atvyksta su šaltkalviais, kurie viską išmontuoja ir vėl surenka kitame gale. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti, kad nebūtų likęs raktas nuo spintos? Visus įrankius ir varžtus sudėkime į pažymėtas maišelius.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Geriau jų nevežti, jei nereikia. Jei reikia, naudokite užrakstomas dėžes. Mes nežiūrime, kas viduje, bet užtikriname, kad dėžės neatsidarytų kelionės metu. Jei turite šiukšlių dokumentų, išsiųskite į smulkintuvą prieš išvykstant.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet jie gali nepritapti arba užšalti sunkvežimyje. Ypač žiemą per Lamanšą. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti taip, kad fikusai neišmirtų? Geriau juos palikti kolegoms dovanų arba vežti asmeniniu automobiliu, jei mažai.

Kaip pažymėti dėžes?

Naudokite spalvotas lipdukas. Raudona – į sandėlį, mėlyna – į ofisą, žalia – prie direktoriaus. Nerašykite „kompiuteriai“, rašykite „IT“ – saugiau. Kiekviena dėžė turi turėti numerį, kuris atitinka sąrašą.

Kelionės pabaiga

Kiek laiko užtrunka kelionė iki Lietuvos?

Pats važiavimas – apie 24–30 valandų, priklausomai nuo uosto (Doveris arba Harwich) ir kamščių. Bet tai be laiko įkėlimui ir iškėlimui. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti taip, kad pirmadienį būtumėte darbe? Reikia važiuoti ketvirtadienį arba penktadienį, kad atvyktumėte sekmadienį arba pirmadienio ryte.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Taip, jei tai įskaičiuota į sutartį. Bet jis nebus jūsų valytojas. Jis padės nuleisti dėžes į nurodytą vietą, bet neįrengs jūsų kompiuterių lentynose. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti efektyviau, susitarkite dėl „white glove“ paslaugos, jei reikia ypatingo grožio.

Kas daryti, jei sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausia scenarijų, bet mes turime pagalbinius automobilius. Jei nutinka tokia situacija, kviečiame kitą artimiausią sunkvežimį, kad perkeltų krovinių. Tai gali atidėlioti pristatymą dienai ar dviem, tačiau krovinys bus saugus.

Ar reikia būti vietoje iškrovimo metu?

Būtina arba bent jau turėti atstovą su raktais. Negalime palikti dėžių kieme arba prieš užrakstas duris. Vieną kartą teko laukti pusę dienos, kol klientas atvažiavo iš konferencijos.

Ar galima sekti krovinių vietą?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Galite matyti, kur jis yra realiu laiku. Tačiau signalas gali dingti tuneliuose arba kalnuose (Olandijoje, Vokietijoje), taigi nesijaudinkite, jei „taškas“ sustoja valandai.

Smulkios, bet svarbios problemos

Ar galiu vežti maisto prekių biuro virtuvei?

Tai jau sudėtingesnė istorija, reikia veterinarinių sertifikatų. Geriau išsigerti visą kavą ir suvalgyti sausainius prieš išvykstant. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti be muitinės problemų su maistu? Paprasčiausia nenešti jo.

Kas daryti su atliekomis?

Jei turiu senų stalų ar kėdžių, kurias nebeplanuoji vežti, galime nuvežti į perdirbimo centrą. Tai papildoma paslauga, bet tai užtikrina, kad kelyje neliks šiukšlių. Londono gatvėse nebegalima tiesiog padėti baldų.

Ar reikia draudžiamiems daiktams?

Ką nors? Ginklus, narkotikus, pavojingas chemines medžiagas. Žinoma, ne. Vieną kartą bandėme įvežti vyno kolekciją be deklaracijos (buvo klaida), tai teko labai ilgai aiškinti muitininkams. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti teisėtai, deklaruokite viską, kas brangu ar nestandartinė.

Kaip apmokėti paslaugas?

Bankiniu pavedimu geriausia. Grynaisiais pinigais vairuotojams neleidžiame mokėti didelių sumų dėl saugumo. Sąskaitą faktūrą išrašome iš anksto.

Ar dirbate šventinėmis dienomis?

Galime, bet tai kainuoja brangiau. Jei norite persikraustyti per Kalėdas ar Naujuosius, reikia tai žinoti rugsėjo mėnesį. Vairuotojai turi teisę poilsio, o JK įstatymai griežti.

Ką daryti, jei pasikeičia planai?

Praneškite kuo greičiau. Jei atšaukiate per 48 valandas iki išvykimo, avansas gali nebūti grąžinamas, nes mes jau esame pasamdyę vyrus ir sunkvežimį. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti lanksčiai, tiesiog būkite sąžiningi su mumis.

Ar padedate su IT prijungimu?

Mes esame logistika, ne IT inžinieriai. Galime padėti pastatyti stalus ant vietos, bet neįjungti jūsų „cloud“ sistemų. Susitarkite su savo techniku dėl iškrovos dienos.

Kas nutinka, jei sulaužo ką nors nors?

Tą dieną susirinksime protokolą. Jei kaltė mūsų, išmokame draudimo kompensaciją. Jei dėžė buvo blogai supakuota (pvz., stiklai be putų), draudimas tai nedengia. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti be skausmo, kruopščiai supakuokite brangius daiktus.

Ar reikia valyti biurą po išvykimo?

Dauguma nuomotojų reikalauja „professional cleaning“. Mes to nedarome, esame pervežėjai. Bet galiu pasakyti, kur kreiptis – turiu kontaktų knygą pilną tokių firmų.

Galite padėti rasti naują biurą Lietuvoje?

Ne, tai ne mūsų kompetencija. Mes juos vežame, o ne randame. Nors kartais išgirdau geresnius patarimus nei kai kurie brokeriai... bet čia jau mano nuomonė.

Kaip elgtis su automobilių stovėjimu prie naujo biuro?

Patikrinkite, ar ten yra vietos sunkvežimiui. Jei tik mašinoms, teks statyti gatvėje ir nešti toliau. Tai vėl laiko pinigai. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti, kad vairuotojas neuktų į depresiją nuo nešiojimo, pasirūpinkite prieiga.

Ar saugu vežti asmeninius daiktus?

Galima, bet geriau juos atskirti. Įdėkite į atskirą dėžę ir pasakykite mums. Mes neatsakingi už jūsų šeimos nuotraukas ar vaiko žaislus, jei jie sumaišyti su firmos inventoriumi.

Ką daryti su raktų pakavimu?

Užrakinkite biurą ir raktus paduokite vadybininkui. Negalima uždaryti raktų viduje dėžėse, o dėžę įvežti į sunkvežimį – nutiko tikrai, buvo keista.

Ar reikia mokėti už kelių mokesčius Anglijoje?

Taip, M6 ir kiti keliai dabat mokami. Užtai įtraukiame į sąskaitą. Vengijos mokesčius jau mokės vairuotojas kortele.

Kaip susisiekti kelionės metu?

Jums duosime vairuotojo numerį. Bet jis gali neatsiliepti, jei vairuoja (kas logiška). Geriau rašyti žinutes, jums atsakys, kai sustos poilsio.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (tūtas)?

Tik su specialiu leidimu ir deklaracija. Paprastai biurai tai neveža. Jei turite daug spalvų ar chemijos, tai kita istorija.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai dažna problema. Tuomet reikia laikino sandėlio. Galime jums padėti rasti talpyklą Lietuvoje, kur laikysite dėžes, kol bus baigta grįsti grindys.

Ar galima užsakyti pakavimo medžiagas?

Taip, atvežame dėžes, lipdukus, burbuliukų plėvelę. Už tai papildomai neimame, tai įeina į paslaugos kainą (jei pas mus ir pervežiate).

Pabaigos žodis apie tai...

Viskas baigiasi, kai vairuotojas pasirašo perdavimo aktą. Patikrinkite dėžes, kol jis dar čia. Kai jis išvažiuoja, bus sunku įrodyti, kad dėžė atėjo tuščia.

Ar verta viską daryti paties?

Jei turite mažą biurą (2-3 žmonės), galbūt. Bet jei tai 50 žmonių komanda, Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti patys, taps košmaru. Geriau mokėti profesionalams ir dirbti savo verslu, o ne nešti monitorių.

Išvada

Sumažiu, visa tai atrodo kaip didelis chaosas, tačiau su geru planu viskas įmanoma. Biuro persikraustymas iš Londono: kaip tai padaryti sėkmingai, priklauso ne tik nuo manęs, bet ir nuo jūsų pasiruošimo. Pasidarykite sąrašus, pasirūpinkite dokumentais ir būkite kantrūs su Londono eismuo. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti – geriausia pervežimo diena yra ta, kai aš galiu gerti kavą ramiai, o vairuotojai skambina, kad viskas atvyko saugiai. Sėkmės jūsų verslui naujoje vietoje!