Biuro persikraustymas iš Jungtinės Karalystės su efektyvumu: patarimai iš vidaus

Sutikite, dirbu šioje srityje jau geriausiai dvidešimt metų ir mažai ką mane gali nustebinti, tačiau biuro persikraustymas iš Jungtinės Karalystės su efektyvumu visada yra kaip mini drama. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tiesiog įkrauti dėžes į furgoną ir važiuoti, tačiau realybė, ypač po „Brexit“, yra daug sudėtingesnė. Esu matęs viską – nuo pasiklydusių serverių Dublino uoste iki vadovų, kurie bando įsibrauti į sandėlį sekmadienį, manydami, kad viskas veikia kaip parduotuvė. Čia ne tik apie logistiką, tai yra pure karas su dokumentais ir laiku. Jeigu norite, kad viskas vyktų sklandžiai, turiite žinoti kelus niuansus, kuriuos niekas nesako „gražiuose“ brošiūrose. Nereikia būti genijumi, kad suprastum – štai jūsų biuro gyvybė vazonuose, todėl reikia elgtis protingai.

Dokumentai ir Brexit realijos

Kaip dabar veikia muitinė su Jungtine Karalyste?

Po „Brexit“ viskas pasikeitė, ir biuro persikraustymas iš Jungtinės Karalystės su efektyvumu tiesiogiai priklauso nuo tų popieriaus lapų. Anksčiau buvo paprasta – važiavei ir viskas. Dabar turi turėti teisingą MVG kodą, prekių deklaracijas ir t.t. Jeigu nenurodote tinkamai kiekvienos technikos serijinio numeriaus, muitininkai gali uždaryti sandėlį ir nieko neišleisti. Esu matęs, kaip dėl vieno blogai užpildyto lauko visa kompanija stovėjo savaite pasienyje. Tai nėra juokai, čia pinigai dega ore, tad gerai pagalvokite apie brokerį.

Ar reikia EORI numerio?

�inoma, reikia. Be šio kodo jūsų krovinys neprisieis prie Jungtinės Karalystės ar Lietuvos muitinės sistemos. Daugelis klientų man klausia: „O gal galima be jo?“ Ne, negalima. Tai kaip važiuoti be vairuotojo pažymėjimo. Gaukite jį iš anksto, nes registracija gali užeiti keletą dienų, ir jums nereikės stresuoti paskutinę minutę, kai fura jau laukia prie vartų.

Kas daryti, jeigu trūksta dokumentų?

Būna taip, kad kažką prarandate arba pamirštate parašyti. Tada prasideda problemos. Paprastai turi kreiptis į tarpininką, kuris gali pateikti papildomą deklaraciją, bet tai kainuoja. Kartais tereikia nuskenuoti faktūrą, bet jeigu trūksta kilmės dokumento, gali tekti mokėti verytinus mokesčius. Geriausia daryti kontrolinį sąrašą dar prieš pakavimą, kad nekiltų noras susiplaukoti galva sieną vėliau.

Kiek laiko užtrunka muitinės išaiškinimas?

Jei viskas tvarkinga, tai gali užtrukti porą valandų. Bet jei uostas yra užsikimšęs – gali būti ir dienų. Vieną kartą mes laikėm krovininį traukinį Folkstone’e tris dienas dėl kažkokios techninės klaidos sistemoje. Tokiu atveju biuro persikraustymas iš Jungtinės Karalystės su efektyvumu tampa tiesiog neįmanomas, nes laikas dingsta. Planuokite rezervą bent dviem dienoms, jei nenorite, kad darbuotojai sėdėtų tuščiose patalpose.

Ar turi mokėti PVM?

Jei persikeliate į šalį, esančią ES, tai dažniausiai galima taikyti 0% PVM tarifą, jeigu pateikiate numerius ir dokumentus. bet turi būti labai atidus, nes viena klaida ir mokesčiai bus įrašyti pilnu. Vienas klientas mano akivaizdoje prarado tūkstančius eurų, nes buvo parašęs „pervežimas“ vietoje „persikėlimas“. Muitininkai turi sausą reglamentą, jiems neįdomi jūsų bėda.

Kodėl reikia eksporto licencijos?

Gali būti, kad jūsų biure yra specifinės technikos ar duomenų laikmenų, kurias draudžiama išvežti be leidimo. Nors tai reta paprastam verslui, bet kartais nutinka. Patikrinkite, ar nėra jokių apribojimų, nes bandyti išsivežti kažką nelegaliai – tai garantuotas bėdų šūvis. Geriau leisti šią headache specialistams nei tiems, kurie tiesiog važiuoja.

Ar sunku gauti TIR knygelę?

Nebūtina, jei naudojate bendrąjį įmonininko procesą, bet jei norite greičio – TIR padeda. Tačiau dėl JK dabar tai daugiau komplikuota, dažniau naudojami tik paprasti tranzitai. Esu matęs vairuotojus, kurie prarado knygeles, ir tai buvo galas. Gero biuro persikraustymas iš Jungtinės Karalystės su efektyvumu reikalauja, kad visos knygelės ir dokumentai būtų saugioje vietoje, o ne nešioti po kišenę.

Logistika ir organizacinis chaosas

Ką daryti su baldais, kurie netilps?

Nusipirkote brangius sofų komplektus Londone, o čia pasirodo, durys per siauros. Tai klasika. Tada tenka išmontuoti, o kartais net nešti per langą (ojo, vėl pamiršau paminėt, kad reikia patikrinti liftą). Vieną kartą teko išmontuoti visą prezidento kabinetą per naktį, nes nebuvo įvertintas aukštis. Neklauskite man, kodėl klientai nemato matmenų, bet jie nemato.

Kaip suskaičiuoti tūrį?

Niekada nepasitikėkite savo akimis. Žmonėms visada atrodo, kad dalykų yra dvigubai mažiau. Geriausia nuvežti įrengimą apžiūrėti arba bent jau siųst nuotraukas iš visų pusių. Biuro persikraustymas iš Jungtinės Karalystės su efektyvumu prasideda ne nuo pakavimo, o nuo tikslios apskaitos. Aš kartais nuklystu į tas pačias duobes, kai klientas sako „tiek pat, kiek paskutinį kartą“, o paskutinį kartą buvo du stalai, dabar – dešimt.

Ar reikia rezervuoti keltą?

Būtinai. Ypač jeigu važiuojate iš Škotijos ar Šiaurės Airijos. Vasarą vietos iškeliauja kaip karštos bandelės. Jeigu užsitikrinsite bilietus prie savaitę, gali tekti važiuoti per Prancūziją, kas brangiau ir ilgiau. Nemanau, kad jūsų finansų skyrius bus džiaugsmingas gavęs sąskaitą už papildomus tūkstančius.

Ką daryti, jei vairuotojas užstringa?

Įvyksta avarijų, arba tiesiog pasibaigia galiojimo laikas. Tai realus gyvenimas. Turi tur�ti atsarginį planą B. Paskutinį kartą mums teko skubiai samdyti vietinį pervežėją, kadangi mūsų vairuotojas susirgo prie pat Doverio. Tai sumušė grafiką, bet nešaudėmės į galvą. Biuro persikraustymas iš Jungtinės Karalystės su efektyvumu (ar bent jau bandymas jį išlaikyti) reikalauja lankstumo.

Kaip apsaugoti jautrią techniką?

Serveriai, monitoriai – viskas turi būti supakuota į specialią putą. Negalima tiesiog mesti į dėžę ir tikėtis, kad išgyvens Kelvinio bangos (nors čia klimato klausimas, bet suprasite). Esu matęs, kaip atkeliavo monitorius, kuris buvo „apsisaugotas“ tik senomis laikraščiais. Klientas žiūrėjo į mane kaip į kaltą, nors aiškiau parašyti neįmanoma. Užtikrinkite, kad tarpininkai naudoja „anti-static“ dėžes.

Ar galima vežti asmeninias daiktus?

Techniškai galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta nuo įmonės turto. Jeigu vairuotojas randa darbuotojo dviratį ar seną marškinį, gali kilti klausimų dėl kontrabandos ar apmokestinimo. Pasakykite žmonėms, kad nekrauna savo daiktų į bendrą furgoną, nebent tai sutarta. Vieną kartą teko iškrauti visą furgoną, kad rastume vieno vadovo „mirusius“ drabužius.

Koks automobilis rinktis?

Jei daug technikos – geriau uždengtas autokrovinis su „liftu“. Jeigu tik popieriaus – galiu ir su vilkiku. Bet būkite atsargūs su vilkikais miesto centre. Man atrodo, kad į Londoną su 18 metrų vilkiku važiuoti – tai savižudybė, ypač kai reikia privažiuoti prie „City“ pastato. Geriau pasiimti kelis mažesnius auto, viena didelė monstre gali tiesiog neužlipti į gatvę.

Ar verta naudoti storą (pakavimo) paslaugą?

Jei norite išlikti sveikas – taip. Pakavimas yra blogiausia dalis. Darbuotojai tai mėgsta vengti. Aš žinau, kad kainuoja, bet padidins efektyvumą dešimt kartų. Biuro persikraustymas iš Jungtinės Karalystės su efektyvumu (tai tas atvejis) tiesiog neįvyks be profesionalių pakavotojų, kurie žino, ką daro. Niekada negalima pasitikėti Tomu iš IT skyriaus, kuris sako, kad sugebės nupakuoti viską per valandą.

Rizikos ir piniginiai klausimai

Kiek tai viskas kainuoja?

Klausimas, į kurį nenoriu atsakyti. Viskas priklauso nuo tūrio, atstumo, kuro kainos (kuri šokinėja kaip šuo) ir to, ar reikia liftingo. Paprastai nuo JK iki LT pradedant nuo 2-3 tūkstančių eurų už mažą biurą, bet dideliems – tai kainos eina į dešimtis tūkstančių. Turiu mintyje vieną projektą, kuris viršijo biudžetą 40% dėl nepageidautino sustojimo.

Ar draudimas apima viską?

Dauguma standartinių draudimų neapima dėžių, kurias pakavote patys (neprofesionaliai). O jeigu dingsta serveris su duomenimis – pinigai nebus gražinti už prarastą verslą. Skaitykite draudimo sąlytas labai atidžiai. Mano patirtis rodo, kad žmonės tenka sužinoti apie išimtis tik tada, kai jau per vėlu. Biuro persikraustymas iš Jungtinės Karalystės su efektyvumu reikalauja pilnos draudimo apsaugos.

Kas daryti, jei sugenda įranga kelyje?

Tada reikia kreiptis į draudimo kompaniją dėl žalos atlyginimo. Bet geriau iškart užfiksuoti buvęs vietą ir daryti nuotraukas. Vieną kartą klientas skambino ir sakė, kad monitorius nebeveikia, bet pasirodo, jis pats jį numetė iškyšant iš dėžės. Draudimas to nepadengs. Būkite šaltas ir rūpestingas.

Ar galima sumažinti kainas?

Galima, jeigu lankstumėte datos. Jeigu leidžiate vairuotojui paimti grįžtančį krovinį (backload), kainos gali kristi smarkiai. Bet tuomet jūs netiksliai žinosite, kokia atvykimo data. Jeigu jums svarbiausia – greitis, mokėkite už ekspresinę paslaugą ir nieko nebeidėkite į tuos standartinius „pigius“ variantus. Dažniausiai pigu pasirodo brangiausiai.

Kaip atsižvelgti į PVM atskaitomybę?

Jūsų apskaitininkas tikrai turės šventę. Visos sąskaitos turi būti su PVM, kad galėtumėt atsiskaityti. Jeigu sutinkate su „be PVM“ variantu iš „garažinio“ pervežėjo – gausite problemas su VMI. Aš visada sakau: tik legalios įmonės, tik su kvitais. Nekalbkite man apie pinigus be popierių, aš per senas šiems žaidimams.

Dėl ko dažniausiai kyla konfliktai?

Dėl laiko. Klientas visada nori, kad viskas būtų rytoj. O realybėje fura turi važiuoti per kelias šalis. Be to, dažnai kyla konfliktų dėl to, kas kažką sugadino. Biuro persikraustymas iš Jungtinės Karalystės su efektyvumu sužlungsta, kai pradedama kaltinti vienas kitą už sulaužytą koją. Geriau sutarti žodį iš anksto.

Ar reikia mokėti už laukimą?

Jei vairuotojas laukia, kol jūsų žmonės suruošia dėžes – taip, laikas yra pinigai. Daugelis nemano, kad stovėjimas prie „Loading Bay“ kainuoja 100 svarų per valandą. Organizuokitės, kad fura atvyktu tada, kai viskas jau paruošta, o ne priešingai.

Kas nutinka su atliekomis?

Jei paliksite senas dėžes ar plėves Anglijoje, gali būti baudos. Ir čia nekalbu apie ekologiją, kalbu apie tai, kad turtas išvežtas ne iš šalies (jei tai traktuojama kaip atliekos). Geriau viską suspjaustyti čia arba susitarti dėl utilized paslaugos ten. Ten griežtos taisyklės dabar.

Ar saugu palikti daiktus furoje nakčiai?

Stengiamės to nedaryti, bet kartais nėra išeities. Reikia uždaryti ir užrakinti, tačiau pavogti gali ir visą furgoną (ypač jei be sargybinio). Mano komanda visada stengiasi rasti saugią parkavimo vietą su kameromis. Biuro persikraustymas iš Jungtinės Karalystės su efektyvumu negali baigtis tuo, kad ryte randate tuščią aikštelę.

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinys?

GPS sekimas yra standartas dabar. Nedarykite man klausimų kas valandą „kur jis?“. Žiūrėkite nuorodą. Aš vieną kartą teko valandą paaiškininti vadovei, kad fura tiesiog važiuoja per tunelą, kurio nėra ryšio. Nereikia hysterijos.

Techninės pusės ir detalės

Kaip pervežti archyvus?

Archyvai yra sunkūs ir juos labai sunku surūšiuoti. Geriau naudoti specialias dėžes su ratukais. Jeigu tiesiog mesite popierius į didelius maišus, dėžės pustrys. Esu matęs, kaip dėl blogai supakavimo archyvas užsidegė (ne, ne užsidegė, tiesiog papuvę per lietų). Sauskite sausai.

Ar reikia išjungti serverius prieš pakavimą?

Būtina. Ne tik išjungti, bet ir atjungti laidus. Vienas IT specialistas palijo jungiklį, nes bandė ištraukti kabelį įjungtoje būsenoje. Nereikia būti genijumi, kad suprast – eletra ir judesiai nesusilieja. Biuro persikraustymas iš Jungtinės Karalystės su efektyvimu susideda iš tūkstančiai tokių mažų detalių.

Kaip apsaugoti slaptus duomenis?

Duomenys yra vertingesni už baldus. Naudokite užšifruotuojančias diskas arba fizinius raktus. Negalima leisti, kad dėžė su serveriais stovėtų nepririšta prie sienos. Jeigu kas nors nukopia duomenis per pervežimą – jūsų reputacija žūsta. Aš visada primenu, kad fizinis saugumas yra pirmasis žingsnis.

Ką daryti su augalais?

Jei turite daug augalų, tai problema. Kai kurios rūšys draudžiamos įvežti. Turi turėti fitosanitarinius pažymėjimus. O tiesiog gėlės vazoneje gali nudžiūti per tris dienas kelionės. Geriau juos atiduoti darbuotojams dovanų nei bandyti išgelbėti per Atlantą.

Ar galima sujungti kelis biurus į vieną furgoną?

Taip, tai kasdienė praktika. Bet tada labai svarbu žymėti dėžes. Jeigu pirmos kompanijos dėžės atsidurs antro kompanijos biure – bus chaosas. Naudokite spalvotas lipdukas. Biuro persikraustymas iš Jungtinės Karalystės su efektyvumu (šitaip) tampa logistiniu puzzle.

Kaip susitvarkyti su parkavimu JK?

Londono parkavimo leidimai yra brangūs. Reikia kreiptis į savivaldybę iš anksto dėl „suspension“. Jeigu padėsite furgoną kur nors nelegaliai – jį nutempia per 10 minučių. Ir tuomet jūsų grafikas tiesiog miršta. Pasidomėkite šiuo klausimu dar prieš mėnesį.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Dauguma nuomos sutarčių reikalauja, palikti biurą „broom clean“. Jeigu paliksite šiukšles – savininkas nuims iš užstato. Geriau pasamdyti valytoją ten iš anksto. Manau, kad tai paprastas pagarbos ženklas ir pinigų taupymas.

Kas nutinka, jei trūksta dėžių?

Visada trūksta dėžių. Visada. Užsakykite 20% daugiau negalvojote, kad reikės. Paskutinį kartą teko begti į statybos parduotuvę pirmadienio rytą, nes klientas nupirko „mažai“. Stresas garantuotas.

Ar reikia išmontuoti stalus?

Paprastai taip, kad nepajuoktų. Tačiau kai kurios sistemos leidžia pervežti surinktas. Bet tada rizikuojate, kad nulūžs koja. Geriau leisti mums išsukti pėdas ir uždaryti į dėbes. Tai užtrunka valandą, bet sutaupo nervus.

Apibendrinant, biuro persikraustymas iš Jungtinės Karalystės su efektyvumu nėra mitas, jeigu pasiruošiate. Nenaudokite „gūžtos“ metodo, geriau investuokite į planavimą ir gerus brokerius. Po dvidešimties metų aš galiu pasakyti vieną – tas, kuris skaičiuoja centus, praranda dolerius. Pasiduokite įrankiams, kurie tai daro kasdien, o patys geriau rūpinkitės savo verslo strategija, o ne tuo, kur dingo dėžė su spausdintuvu. Sėkmės kelyje.