Biuro persikraustymas į UK: Visi subtilybiai, patirtis ir tiesa iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro persikraustymas į UK niekada nesvyruoja taip lygiai, kaip piešia brangūs konsultantai PowerPointe. Vieniems viską nutraukia per savaitę, kitiems krisniuoja konteineriai kelias mėnesius. Jungtinė Karalystė nėra toli, tačiau po Breksito ji tapo kita planeta muitinės atžvilgiu. Jei norite nusipirkti nervų, paspauskite „Taip“, jeigu norite, kad viskas vyktų sklandžiai – turite susitvarkyti dokumentus ir turėti realių lūkesčių. Čia ne tik apie baldus, čia apie jūsų verslo stabdymą ir vėl paleidimą.

Pradžiamokslys: Kaip viskas tikrai vyksta

Ar labai sunku persikraustyti į Angliją?

Sunku tik tada, kai bandote tai padaryti savo jėgomis be supratimo, kame reikalas. Biuro persikraustymas į UK – tai standartinis maršrutas, kurį važinėjame kasdien, tačiau kylančios kainos ir muitinės gudrybės sukelia nemalonumus. Jeigu pasiruošę ir turite patikimą partnerį, viskas nueis kaip piestas. Žmonės dažnai bijo, kad dalykai dingsta, bet tai labai retai nutinka, jeigu nebuvote pasiūrę už savo kaina.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Įprastai nuo tada, kai užsakote iki pilno iškraunimo Lietuvoje, praeita maždaug savaitė, o gal ir dvi, jeigu reikia specialios technikos. Viska lemia tas pats biuro persikraustymas į UK, nes reikia derinti laikus su keltų. Kartais vairuotojas praleisti keltą dėl rūko arba technologijų gedimo, tai ne mūsų kaltė. Taip pat žiemos sezonu keliai blogi, taigi užsibrėžkite bent 10-14 dienų rezervo, kad nepyktumėte į savo darbuotojus.

Kokia yra geriausia metų laika persikraustymui?

Vasara yra karšta periodu – tiesioginės prasmės. Visi nori važiuoti, kai oras gražus, todėl keltų bilietai brangsta kaip疯了 (kaip šunys). Žiemą biuro persikraustymas į UK gali būti pigiau, bet ten rizikuojate su sniegu, kuris Anglijoje sukelia totalią paniką. Aš asmeniškai rekomenduočiau rudens pradžią – oras dar gan tikras, o kainos jau nukrenta. Be to, verslams dažnai tai ramesnis laikas prieš šventes.

Ar galima nuvežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai taip, daugelis taip ir daro, kai darbuotojai nori parsivežti savo daiktų, tačiau muitinėje tai gali sukelti klausimų. Biuro persikraustymas į UK turi būti deklaruojamas kaip komercinis krovinys arba įmonės turtas, o ne asmeninis bagažas. Jei ten bus vaikų žaislai ar paltai, gali tekti mokėti PVM ir muito mokestį. Geriau atskirti tas dvi dalis, kadangi nereikėtų paaiškininėti muitininkui, kodėl firminėm dežėmė gulsi šlepetės.

Kas daryti, jei biure yra pavojingi daiktai?

Tuomet tūsite priversti pildyti papildomus dokumentus ir deklaruoti tai kaip pavojingą krovinių (ADR). Biuro persikraustymas į UK nėra vien Kompiuteriai; dažnai ten būna spaudos mašinų toneriai ar chemikalai, kurių negalima tiesiog įmesti į sunkvežimį. Vieną kartą turėjau klientą, kuris bandė paslėpti dažų kanistrus tarp stalų – vairuotojas tiesiog atsisakė vežti. Geriau pasakyti iš karto, mes išsiaiškinsim.

Dokumentai ir muitinės siaubai

Ar reikia EORI kodą?

Be abejo, tai dabar būtina sąlyka po Breksito. Be EORI kodo jūsų biuro persikraustymas į UK tiesiog sustos sienoje, o laikinasis sandėlis pradės skaičiuoti pinigus už saugojimą kas valandą. Kodas gaunamas per porą dienų internetu, tačiau daugelis visada pamiršta tai padaryti iki galo. Nereikia būti genius, kad jį gautum, bet reikia kantrybės su tais britų serveriais, kuriais dažnai užstringa prašymai.

Kokie dokumentai reikalingi išsiregistravimui iš Lietuvos?

Reikės eksporto deklaracijos ir krovinio manifest. Biuro persikraustymas į UK prasideda ne nuo vairuotojo atvykimo, o nuo to, kad jūsų buhalteris paruošia visus popierius. Jeigu daiktai yra NVO (naujojojo vartotojo prekės), tai reikės ir PVM tarifikavimo. Nemėgstu šitos dalies, čia daugiau biurokratijos negu fizinio darbo. Taip pat patikrinkite, ar visi turtai yra įrašyti į įmonės apskaitą, jeigu norite taikyti 0 % PVM importuojant.

Kaip elgtis su PVM importu?

Jei esate PVM mokėtojas Jungtinėje Karalystėje, galite taikyti atidėjimo mechanizmą ( postponed VAT accounting ). Tai reiškia, kad mokėsite PVM savo mokesčių deklaracijoje, o ne muitinėje iš karto. Biuro persikraustymas į UK be šitos schemos būtų pinigų deginimas, nes reikėtų išmokęi sumą gauti grąžinimą. Tiesa, reikia gero buhalterio, kuris supranta angliškus terminus, nes pats kadaš tai bandęs suprast – galvos skauda.

Ar dažnai tikrinama muitinėje?

Statistiškai tikrinama maždaug 5-10 proc. krovinių, tačiau biuro persikraustymas į UK traukia akį, nes ten yra daug elektronikos. Anglijos muitininkai mėgsta užkabinti kompiuterius ir serverius, todėl jie turi būti tiksliai sužymėti serijiniais numeriais. Jei numeris nebetas, bus problema. Nebijokit, jei viskas tvarkinga – tikrinamas trunka porą valandų. Jei ne – gali tekti praleisti naktį sandėlyje prie Doverio.

Kas nutinka, jei pamiršiu kokią nors prekę deklaracijoje?

Tuomet galite tikėti baudos arba papildomo tikrinimo. Biuro persikraustymas į UK reikalauja, kad sąrašas atitiktų realybę 100 %. Vieną kartą klientas neįrašė seno projektorio, kuris gulėjo spintelės gale – muitininkas jį rado kaip kriminalą. Tenka mokėti už išdėstymą ir galbūt muitą, nors prekė sena ir naudota. Geriau padaryti inventoriaus sąrašą iš anksto.

Logistika: Krovinių organizavimas ir gabenimas

Ką pasirinkti: sunkvežimį ar dalinį krovinį?

Jei turite tik porą kabinetų, galiu užtekti dalinio krovinio ( part load ), tačiau biuro persikraustymas į UK visada geriau atlikti pilnu sunkvežimiu. Kam? Todėl, kad daliniuose kroviniuose daiktai gali būti perkraunami kelis kartus, o tai padidina sugadinimo riziką. Tokiu atveju vairuotojas atvyksta pas jus, užkrauna ir važiuoja tiesiai į Londoną ar曼彻斯特. Nereikia jaudintis, kad jūsų serverį kažkas numėtys Kelno sandėlyje.

Ar galima pervežti nešiojamuosius kompiuterius neipakuotus?

Negalima, aš tai draudžiu. Biuro persikraustymas į UK sukelia vibraciją, kai lengvai sužalojama elektronika. Nešiojami turi būti kiekvienas atskirai įpakuotas į burbuliuką ir dedamas į dėžę. Žmonės dažnai įmeta visus į vieną didelę krepšį – taip darant tikrai kas nors nulūš. Vairuotojai nebuhalteriai, jie nežino, kuris kompiuterius kieno yra, todėl tvarka privalo būti išlaikyta.

Kaip surenkami baldai?

Mūsų komanda atvyksta ir išsirenka visus stalus, spinteles, sekcijas. Biuro persikraustymas į UK neįsivaizduojamas be to, nes į normalų sunkvežimį neįlenda sukomplektuota didelė direktoriaus spintelė. Svarbiausia – visus varžtus ir detales surinkti į pažymėtas maišelius (pvz., „spintelė Nr. 5“). Jei prarasit varžtus, tenka rinkti naujus UK parduotuvėse, o jų standartai gali skirti.

Ar reikia liftų arba keltuvų?

Jei biure nėra lifto arba jis per mažas, biuro persikraustymas į UK tampa brangesnis dėl papildomų žmogaus resursų. Tada reikia nešti rankomis, o tai ilgiau. Kartais tenka nuomazgoti specialią platformą su hidraulika, jeigu langai dideli. Neteiraukite vairuotojų, ar jie gali nešti 100 kg stalų nusileidžiant laiptais – žmonės turi sveikatos. Suplanuokite tai iš anksto.

Kaip apsaugoti grindis ir liftus išsikraunant?

Paprastai mes turime savo apsaugas (popierius, kilimėlius), tačiau biuro persikraustymas į UK reiškia, kad ir galoje, Lietuvoje, reikia išsaugoti turtą. Niekada nežinai, ką galvoja jūsų nuomotojas apie įbrėžimus. Patariu pasirūpinti tuo pats arba pasakykite mums, kad reikalinga „heavy duty“ apsauga. Geriau perdaug, nei gauti sąskaitą už parketo atnaujinimą.

Kainos ir biudžeto planavimas

Nu kiek tai viskas kainuoja?

Negaliu pasakyti vieno skaičiaus, nes biuro persikraustymas į UK priklauso nuo tūkstančio dalykų. Kainuoja ir kuro (kuris dabar brangus), ir keltų bilietai, ir darbo valandos. Mažam biurui (3-4 kabinetai) gali tekti nuo 2 tūkst. eurų, o dideliam – ir 10 tūkst. Be to, JK viduje reikia sumokėti už pravažiavimas (mokesčiai už kelią), kurie ten aukštesni.

Kas padidina kainą neatidžiai?

Pavėluotas užsakymas, blogai supakuotos dėžės arba reikalavimas dirba šeštadieniais. Biuro persikraustymas į UK tampa katastrofa, jei bandoma tai padaryti „poryt“. Tada reikia skubinti vairuotojus, mokėti premijas. Ir dar tas nemalonus dalykas – jei daiktų yra daugiau, nei planavote (pvz., rasti dar vieną kambarį su archyvu), sunkvežimis tiesiog netilps.

Ar galima gauti aiškią kainą iš karto?

Taip, jei pateikiate tikslų sąrašą daiktų su matmenimis. Biuro persikraustymas į UK neleistų spėlioti. Kai klientas sako „aš turiu du biurus“, aš nežinau – ar tai du stalai ir du kompiuteriai, ar du pilni kabinetai su bibliotekomis. Jeigu norite fixed price, turime matyti, ką vežiame. Kitu atveju bus valandinis mokestis, o gali būti brangiau.

Ar mokėti už keltą atskirai?

Paprastai viskas įskaičiuota į mūsų pasiūlymą, tačiau kai kurių klientų pageidavimu, jie gali nusipirkti bilietus patys (jeigu turi korporatyvinių sutarčių). Biuro persikraustymas į UK – tai ne tik keltas, bet ir tam tikri mokesčiai uoste (terminal handling charges). Tiesą sakant, geriau, kad viską tvarkome mes, nes žinome, kurų keltų laikas tiksliai ir kiek laiko trunka imigracijos patikra.

Kokia užstato (deposit) tvarka?

Įprastai imame apie 30-50 % užstatą pradedant darbus, likusį – atvykus į vietą arba prieš išvežimą. Biuro persikraustymas į UK nėra pigus malonumas, todėl reikia užtikrinti, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę. Taip pat patikrinkite mokėjimo sąlygas – GBP mokėjimas gali „užkristi“ bankui dienai dvi.

Rizikos, problemos ir reali situacija

Kas daryti, jei sugęsta kelyne servas?

Tai baisiausias scenažas. Jei kelyne sugenda sunkvežimis, biuro persikraustymas į UK sustoj ir mes turime rasti alternatyvą. Mūsų draudimas padengia turtą, tačiau ne jūsų verslo nuostolius dėl stabdymo. Vienas kartas buvo, kad vairuotojas sukino ratus Vokietijoje, teko perkrauti viską į kitą mašiną. Tai užtruko dvi dienas. Klientas buziavo, bet to ne galima numatyti.

Ar dažnai nutyka, kad something dingsta?

Sakyčiau, kad retai, tačiau smulkiosios dalys (varžtai, klaviatūros) gali pasimes. Biuro persikraustymas į UK – tai chaosas, paskutinis dalykas, kurį darote, uždarydamas duris. Visada patariu pasimti brangiausius daiktus (duomenų laikmenas, piniginės) su savimi į lėktuvą ar mašiną. Negalite tikėti, kad duomenų serverį vežs kaip bulvių maišą.

Kaip elgtis, jei paskirties vietoje nėra lifto?

Tada mes turime problemą. Biuro persikraustymas į UK centre, pvz., „City“ rajone, dažnai būna seni pastatai be lifto. Tada reikia nešti rankomis, o tai laiko ir pinigų. Neteiraukite „ar greitai“, kai vairuotojas turi nunešti 50 dėžių penktu aukštu laiptais. Reikėjo tai įvertinti ankščiau. (Gaila, kad dažnai klientai sužino tai tik tada, kai atvažiuoja sunkvežimis).

Ar draudimas apima viską?

Draudimas apima viską, kas yra mūsų atsakomybės (pvz., avarija, gaisras), bet neapima jūsų blogai supakuotų dalykų viduje. Biuro persikraustymas į UK turi savo riskų grupes. Jeigu pažymėsite „stiklas“, o dėžė bus minkšta, draudikas nemokės. Skaitykite draudimo sąlygas, jei ten yra daug brangių dalykų. Galbūt reikės papildomo draudimo.

Kuo skiriasi persikraustymas į Škotiją nuo Anglijos?

Skiriasi atstumu ir kainu. Biuro persikraustymas į UK (Škotija) trunka ilgiau, nes vairuotojui reikia daugiau poilsio valandų pagal Eurobos taisykles. Be to, keliai ten siauresni ir vėjuotesni. Jeigu jums tenka į Glazgą ar Edinburgą, planuokite papildomą dieną. Ir taip, keltų galima išvengti važiuojant per tunelį, tačiau į Škotiją visada važiuojama per Angliją.

Kas nutinka su baldais, jei jie netilps į naują biurą?

Tai jūsų problema, ne mūsų, tačiau mes galime padėti juos išnešti ir sudėti į sandėlį. Biuro persikraustymas į UK dažnai atiduoda mums netilptus daiktus į laikinąjį sandėlį Londono pakraštyje. Taip pat galime išvežti į šiukšlinę (junk disposal), jeigu jie nenaudingi. Naujasis biuras gali būti mažesnis, todėl reikia aiškumo iš anksto.

Ar galima organizuoti iškraunymą savaitgali?

Galima, bet tai kainuoja brangiau. Anglijoje darbo sąlygos griežtos, ir biuro persikraustymas į UK savaitgaliu reiškia antros pamainos arba šeštadienio apmokėjimą. Jeigu jūsų verslas negali dirbti darbo dieną, tai reikia planuoti biudžete. Dažnai patiriame spaudimą iš IT vadovų, kad reikia viską padaryti naktį, tačiau žmonės yra žmonės, ne robotai.

Kaip elgtis su duomenų serveriais?

Serverius turi išjungti ir supakuoti IT specialistai, ne mūsų krautojai. Biuro persikraustymas į UK nėra IT paslauga, mes tik fiziškai perkeliam. Jeigu serveris nėra išjungtas (shutdown), jis gali sugesti nuo vibracijos. Aš ne technikas, todėl negaliu įsivaizduoti, kaip tai veikia, bet girdėjau istorijų, kai dėl to nesuveikė visa firma. Pasirūpinkite IT komanda.

Ar reikia valyti biurą po persikraustymo?

Įprastai mes padedame surinkti, bet nevalome. Biuro persikraustymas į UK neapima grindų slampimo. Tačiau galima užsakyti papildomą komandą, kuri surinks popierius ir išnešį. Tiesą sakant, senajame biure visada lieka kažkokių senų knygų, kurių niekas nenori vežti. Tiesiog palikite tai ant stalo su užrašu „šiukšlės“.

Pabaigos ir praktiniai patarimai

Ar verta pasirūpinti apsauga (security)?

Jei vežate brangią įrangą, galbūt verta pasamdyti apsaugą tuomet, kai kraunama Lietuvoje. Biuro persikraustymas į UK yra didelis judesys, ir gali užsukti įdomių žmonių. Tačiau paprastai mūsų vairuotojai nuolat stebi sunkvežimį. Anglijoje piktnaudžiavimas nėra toks didelis kaip kur kas kitur, bet rizika visada yra.

Kaip sekti, kur yra mano krovinys?

Duodame nuorodą į GPS sekimą. Biuro persikraustymas į UK suteikia galimybę matyti, kur mašina stovi. Tačiau nepamirškite, kad kelyje yra poilsio laikai, kai GPS gali rodyti, kad mašina stovi vietoje. Nesikraukite į telefoną kiekvieną valandą klaust „kur jūs“, vairuotojų negalima trukdyti vairuojant (įstatymai).

Ką daryti, jei paskirties vietoje nėra kur pastatyti sunkvežimio?

Tai dideliausia galva skaudanti problema London centre. Biuro persikraustymas į UK reikalauja leidimų (parking permits) iš savivaldybės. Be to, sunkvežimis negali stovėti geltonoje juostoje. Mes galime padėti kreiptis leidimą, bet tai užtrunka 2-3 savaites. Nežiūrėkite į tą vairuotoją, jei jis suks ratą aplink kvartalą – jis tiesiog niekur negali sustoti.

Kodėl kainos skiriasi tarp skirtingų firmų?

Kai kurios firmos siūlo „pigiai“, tačiau jos nieko neapima draudimo ar darbo valandų. Biuro persikraustymas į UK turi savą standartą. Jei kainos per mažos, tai gali būti „lenkiškas“ sunkvežimis be jokios komforto. Žiūrėkite ne tik į kainą, bet į atsiliepimus ir transporto priemonių būklę.

Ar galiu vežti augalus?

Taip, bet turi deklaruoti kaip augalinį produktą. Biuro persikraustymas į UK turi griežtas taisykles dėl žemės ir insektų. Augalai turi būti švarūs, be žemės šaknų (kartais). Negalite tiesiog įmesti didžiulės palmonės su purvu. Muitinė gali konfiskuoti arba reikalauoti dezinfekcijos, kainuoja brangiai.

Kaip elgtis su šiukšlėmis (waste)?

Jungtinė Karalystė labai griežta dėl šiukšlių. Biuro persikraustymas į UK reiškia, kad negalite padėti senų stalų ant gatvės. Reikia rasti licencijuotą šiukšlių vežėją. Mes galime padaryti „man and van“ paslaugą, jei reikia kas nors išmesti į artimiausią šiukšliadęžę, bet tai neįeina į standartinį paketą.

Ar reikia statybu leidimų?

Jei atvežate konteinerį ir statote kieme, greičiausiai taip. Bet paprastas biuro persikraustymas į UK ne. Tačiau jeigu statote laikiną patalpą (modulinį biurą), tai jau kita istoria. Geriau pasiklausti architekto, aš tik vežėjas.

Kas daryti, jei daiktai atvyko sulūžę?

Tikrinamas tūdėl (susitvarkome situaciją). Reikia padaryti nuotraukas ir parašyti defektų aktą. Biuro persikraustymas į UK apima draudimą, tačiau reikalavimai turi būti pateikti per 24-48 valandas. Negalite skambinti po savaitės sakyti, kad stiklas buvo sužalotas, jeigu nieko nepaminėjote iš karto.

Ar bent ką nors galiu padaryti pats?

Galite surūšiuoti dėžes ir uždėti etiketes. Tai padaro pusę darbo. Biuro persikraustymas į UK yra smagu, kai klientas pasiruošęs. Jei tiesiog viską išmesite į krūvą, tai užtruks dvigubai ilgiau. Etiketės su kambario pavadinimais (pvz., „HR kambarys“, „Vadovo kabinetas“) – tai auksas.

Išvada

Na, kaip ir viskas, ką reikėjo žinoti apie biuro persikraustymą į UK. Tai ne mokslas, bet ir ne vaikų piešimas. Reikia kantrybės, gerų dokumentų ir supratimo, kad dalykai gali nušyptėti. Pasitikėkite patirtimi, o ne pigiausia oferta, ir viskas bus gerai. Sėkmės naujoje vietoje, tik nebegirkite tos angliškos kavos, ji per stipri.