Biuro persikraustymas į UK su minimaliais trukdžiais veiklai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o kartais atrodo, kad biuro persikraustymas į UK su minimaliais trukdžiais veiklai yra mitas. Vakar kalbėjau su vienu klientu iš Vilniaus, kuris tikėjosi, kad viskas įvyks per savaitgalį be jokio streso, kaip per stebuklą. Po Brexito pasikeitė viskas – muitinė, dokumentai, papildomi patikrinimai, todėl reikia realiai vertinti situaciją. Čia nebe tie paprasti laikai, kai užkrovėte dėžę ir važiavote. Dabar svarbiausia yra planas ir kantrybė, nors ir aš kartais nusibodu vartyti tuos pačius CMR pavedimus. Jei norite, kad jūsų verslas neistotų, reikia galvoti apie kiekvieną detalę iš anksto, net tą, kad vairuotojas gali tiesiog užstrigti eilėje prie Dover.

Pasiruošimas ir planavimas: kaip išvengti chaoso

Kiek laiko iš tikrųjų trunka biuro persikraustymas į UK?

Viskas priklauso nuo to, kiek daug daiktų turite, bet neapsimoka spręsti per naktį. Paprastai mažam biurai (10-15 žmonių) reikia apie 2-3 savaites paruošimui ir 1-2 dienas paties pervežimo, o didesniems projektams gali užtrukti ir mėnesį. Ypatingai jei reikia išmontuoti sudėtingas sistemas ar serverines. Neklauskite manęs, kodėl visada trūksta laiko, nes klientai visada pradeda planuoti per vėlai.

Ar galima persikraustyti nepristabdant verslo veiklos?

Teoriškai – taip, praktiškai – tai baisiai sudėtinga. Geriausias variantas yra perkelti komandas etapais arba dirbti išvykusiuose (nuotoliniu būdu) kelias dienas. Praeityje matau, kai bandydami dirbti per kraustymąsi, žmonės tiesiog negalėjo susisiekti su klientais, nes buvo išrinkti telefonai ar neveikė internetas. Biuro persikraustymas į UK su minimaliais trukdžiais veiklai reikalauja tai daryti savaitgalį arba naktį, nors tada vairuotojai reikalauja papildomo mokesčio.

Ką daryti su dokumentais, kurie reikalingi kasdien?

Suskaldykite juos į dvi kategorijas: "būtini dabar" ir "gali laukti". Tiesiog neškit tas svarbiausias bylas su savimi rankiniame bage, o kitas patikėkite pervežėjui. Kartais įvyksta situacijų, kur sunkvežimis užstringa muitinėje dėl paprasto popieriaus trūkumo, o jūs be sutarčių liekate bežiūri. Geriau pasirūpinkite kopijomis debesyse, o originalus laikykite pas save.

Ar verta samdyti projektų vadovą arba patikėti savo žmonėms?

Jei turite padėjėjo, kuris yra organizuotas, galit patikėti jam, bet dažniausiai tai baigiasi kažkaip ne taip. Aš mačiau, kai vadybininkas užmiršo pažymėti dėžes su "IT įranga" ir viskas sumaišyta. Profesionalus koordinatorius užtikrina, kad biuro persikraustymas į UK su minimaliais trukdžiais veiklai nevirtų košmaru, nors jis kainuoja. Žiūrėkite į savo biudžetą – jei galite sau leisti, imkite.

Kaip susitvarkyti su darbuotojais, kad jie neišprotėtų?

Būkite sąžiningi ir pasakykite, kad bus trikdžiai. Nustatykite aiškius taisykles, kur kas turi daryti, ir pirkite geros kavos. Vienas klientas užsidėjo "streso kamuolius" kiekvienam staliukui ir tai tikrai padėjo, nors ir atrodė keistai. Žmonės bijo pačios nežinomybės, todėl aiškus planas ramina.

Brexit, muitinė ir dokumentacija: ką sužinoti

Ar vis dar reikia muitinės deklaracijų įvežant biilo įrangą į JK?

Žinoma, ir tai yra baisiai varginanti. Nors dauguma įmonių naudojasi transitu (T1 dokumentu), vis tiek reikia tiksliai deklaruoti kiekvieną daiktą. Biuro persikraustymas į UK su minimaliais trukdžiais veiklai gali sustoti vietoje, jei deklaracijoje bus klaida net vieno skaičiaus. Siūlau pasirūpinti gerais brokeriais iš anksto, kitaip gali tekti mokėti sandėliavimo mokestį.

Kas daryti, jei trūksta EORI numerio?

Tai yra klasikinė problema. Jei neturite JK EORI numerio, jūsų siunta tiesiog nepraeis sienos. Užtrunka kelios dienos, kol jį gaunate, todėl nedarykite to paskutinę minutę. Vakar girdėjau istoriją, kad viena firma išvyko be numerio ir jų sunkvežimis stovėjo pasienyje tris dienas. Geriau patikrinkite šį dalyką dar prieš mėnesį.

Ar mokesčiai už PVM (VAT) taikomi biilo turtui?

Jei esate registruota JK įmonė, galite taikyti 0% PVM perkėlimo procedūrą (TOGC), bet sąlygos griežtos. Reikia įrodymų, kad verslas vykdomas toliau. Aš ne teisininkas, todėl neduodu garantijų, bet dažnai klientai čia suklysta ir tada moka visą 20%. Pasitarkite su buhalteriu, kitaip biuro persikraustymas į UK su minimaliais trukdžiais veiklai taps labai brangus.

Kokius dokumentus turi turėti vairuotojas?

Vairuotojas turi turėti CMR kvitą, prekių sąrašą (packing list), kopiją sutarties ir visus muitinės dokumentus. Be šių popierių jis tiesiog nevažiuos. Kartais būna, kad vairuotojas praranda kažką kelyje (nors ir sako, kad ne), todėl visada turėkite kopijas pas save el. paštu.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biilo turtu?

Galima, bet tai nėra rekomenduotina, nes tai suardo deklaracijas. Muitinės officeriai mėgsta klausinėti, kodėl biilo kompiuterių viduje yra žmonių drabužiai. Geriau atskirti asmeninius daiktus ir padaryti atskirą siuntą, kitaip gali būti įtarimų apie kontrabandą.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Sunkvežimių saugumas yra geras, bet rizika visada yra. Geriausia konfidencialias bylas vežti specialiu, užrakintam konteineryje arba visiems juos nuskaityti ir ištrinti fizinę kopiją. Biuro persikraustymas į UK su minimaliais trukdžiais veiklai neturėtų tapti duomenų nutekėjimo priežastimi, todėl būkite atsargūs.

Logistika: krovinių pervežimo niuansai

Ką daryti, jei sunkvežimis negali privažiuoti prie biuro Londone?

Tai tikra problema, ypač City centre. Ten yra daug zonų, kur sunkvežimiai negali važiuoti be leidimo (LEZ). Dažnai tenka iškrauti į mažesnį vilkiką (7.5t) ir tik tia vežti į galutinę vietą. Tai brangina procesą, bet priverstinis dalykas. Patikrinkite iš anksto, ar yra pravažiavimas.

Kaip apskaičiuoti, kiek sunkvežimių reikės?

Nesigilinau į tikslius tūrius, bet paprastai vienas 40 pėdų sunkvežimis talpina apie 30 europaletės. Žiūrėkite ne į tūrį, o į tai, kiek staliukų ir spintų turite. Daugiausiai vietos užima tuščios dėžės ir oras, todėl gerai supakuokite. Vienas klientas man sakė, kad turi "mažai daiktų", o gale užėmė tris sunkvežimius.

Ar reikia drausti krovinių pervežimą?

Be abejo. Jei dingo ar sužalojama įranga, be draudimo prarasite tūkstančius. Svarbu perskaityti sąlygas – kai kurie draudimai nedengia nešiojamųjų kompiuterių ar duomenų praradimo. Biuro persikraustymas į UK su minimaliais trukdžiais veiklai turi apimti ir šią saugumo dalį, kad nereiktų verkti vėliau.

Kokios pakavimo medžiagos geriausios?

Nenaudokite senų mažmeninės prekybos dėžių – jos suyra. Pirkite specialias dėžes dokumentams ir "bubble wrap" (oro burbuliukų plėvelę) elektronikai. Stiprios lipdukos juostos (pakavimo juostos) taip pat nemažai reikia, nenusiminkite pigių.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas nesimestų?

Naudokite spalvotas etiketes ir skaičius. Kiekviena kambarys turi savo spalvą – pvz., raudona buhalterija, mėlyna IT. Taip krautojai žinos, kur dėti dėžę be klausinėjimo. Vienas klientas pasirašinėjo ant kiekvienos dėžės maršrutą – tai buvo per daug, bet veikė.

Kas nutinka, jei įvyko avarija kelyje?

Tai reta, bet įvyksta. Tuomet reikia skubiai rasti vietinį pervežėją JK, kuris perkeltų krovinių į kitą sunkvežimį. Geri logistikos partneriai turi tokias apsaugas. Vakar girdėjau, kad vienai firmai atsirado įtrūkęs ratas prie Birmingamo, tai jie praleido dieną.

Ar galima vežti augalus į JK biurui?

Dėl žemės taisyklių, tai labai apribota. Muitinė gali konfiskuoti augalus su žeme, todėl geriau juos palikti Lietuvoje arba nusipirkti naujus Londone. Nenuvertinkite šios taisyklės, ji griežta.

Ką daryti su IT įranga – ar ji saugu?

Serverius ir kompiuterius reikia išjungti ir supakuoti į originalias dėžes. Jei neturite dėžių, uždėkite daug polistirolo. Biuro persikraustymas į UK su minimaliais trukdžiais veiklai labai priklauso nuo to, kiek greitai pajungsite internetą, todėl IT techniką reikia krauti paskutiniai ir iškrauti pirmą.

Ar reikia rūpintis parkavimu iš anksto?

Jei JK mieste centre – taip. Be leidimo (parking permit) sunkvežimiu gali nuvaryti arba bauda didelė. Užsakykite vietą prieš savaitę ar dvi, kitaip vairuotojas stovės gatvėje ir blokuos eismą.

Pinigai ir sutartys: kaip nenukristi

Kaip susiformuoti kaina – ar ji fiksuota?

Dauguma gerų firmų duoda fiksuotą kainą po apžiūros, bet jei pasikeiks apimtis (pridėsite 10 dėžių paskutinę minutę), kaina padidės. Būkite sąžiningi apie tai, kiek turite daiktų. Aš mačiau, kaip klientas bandė paslėpti sofą (ir ji netilpo į sąrašą), tai teko mokėti papildomai už papildomą kelionę.

Kokie yra papildomi mokesčiai, kurių nepagalvojote?

Parkavimas, lifto užlaikymas (jei reikia laukti), sunkvežimio laukimas (jei vėluojate iškrauti), LEZ zonas Londone. Visos šitos smulkmenos sudaro apie 10-15% galutinės sumos. Biuro persikraustymas į UK su minimaliais trukdžiais veiklai gali brangti, jei neplanuojate šių išlaidų.

Ar galima sumokėti tik atvykus į vietą?

Nerekomenduoju. Dauguma firmų reikalauja avanso (depozito), o likusią dalį – prieš išvykstant iš Lietuvos arba atvykus prieš iškrovimą. Jei nemokate, jūsų daiktai gali būti "įkalinti" sandėlyje iki tol, kol išsiskaitysite.

Kodėl kainos skiriasi tarp skirtingų pervežėjų?

Kai kurios firminės dirba be tarpininkų, kitos – tik kaip brokeriai. Pigiau nebūtinai reiškia geriau – gali būti, kad vairuotojas bus vienas ir be pagalbininko, o tada jums teks patiems neštis dėžes. Patikrinkite ar įmonė turi realų transportą.

Ar verta imti "viskas įskaičiuota" pasiūlymą?

Kartais taip, jei norite ramybės, bet dažniausiai ten įskaičiuota dayb nereikalingų dalykų. Geriau pasirinkti "pagal valandą" arba "pagal tūrį", jei tiksliai žinote kiek turite. (Visgi geriau sutarti fiksuotą kainą, kad nebūtų nemalonumų).

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai įeina bazinis draudimas (pvz., 10 EUR už kg), bet jis labai mažas. Jei turite brangų serverį, reikės papildomo draudimo. Nepasitikėkite tuo, kas parašyta smulkiu šriftu.

Ar galima susiderėti dėl mokėjimo termino?

Jei esate ilgalaikis klientas, galbūt įmonės sutiks, bet standartiškai – mokėkite iš karto. Nereikia kurti įtampos, nes pervežėjai turi savo išlaidas (degalai, mokesčiai).

Išvada

Galiausiai, sėkmingas biuro persikraustymas į UK su minimaliais trukdžiais veiklai priklauso ne nuo to, kiek gerą pervežėją rasite, o nuo to, kiek gerai pasiruošiate patys. Planuokite dokumentus, rūpinkitės savo žmonėmis ir būkite pasiruošę nenumatytiems. Niekas nėra tobulas, ir aš pats mačiau daug klaidų, bet su kantrybe viskas įmanoma. Sėkmės jūsų kelionėje į Jungtinę Karalystę, tik nepamirškite pavogti gerosios kavos ir išsikrauti paskutinių dėžių.