Biuro persikraustymas į UK: efektyviai ir be streso

Sutikime, biuro persikraustymas į UK niekada nebuvo lengvas reikalas, o po „Brexit“ tai tapo dar vienu sudėtingesniu logistiniu mazgu. Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti – kiekvienas kartas yra skirtingas, kartais netikėtai chaotiškas. Vieni viską suplanuoja metais iš anksto, kiti skambina penktadienį ir nori viską išvežti pirmadienio ryte. Kas bebūtų, svarbiausia yra ne tik pakrauti dėžes į sunkvežimį, bet ir suvaldyti dokumentus, muitines bei tą nenumatytą stresą, kuris užklupia kai mažiausia tikiesi. Esu čia, kad papasakotų, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Kas būna su tais dokumentais ir muitais?

Ar reikalingas EORI kodas visiems?

Taip, be EORI kodo (Economic Operator Registration and Identification) dabar nepraeisite. Nuo 2021-ųjų sausio 1 d. Jungtinė Karalystė nėra ES narė, todėl formalumai pasikeitė. Jei esate registruota Lietuvoje įmonė, turite gauti JK EORI kodą, kuris prasideda raidėmis „GB“. Be jo, jūsų siunta gali užstrigti prie sienos ir tada prasidės pinigų deginimas delninėse. Tai nėra sudėtinga gauti, bet tai trunka laiko, taigi nedarykite to paskutinę minutę.

Ar mums reikia mokėti PVM importuojant į Angliją?

Štai čia visada yra paina vieta, nes priklauso nuo to, ką vežate ir kokia yra jūsų (ir gavėjo) įmonės statuso. Paprastai, jei vežate turtą, kuris bus naudojamas verslui, ir turite galiojantį PVM mokėtojo numerį abiejose šalyse, galima taikyti „nulinį“ PVM tarifą (0%). Bet čia reikia labai tiksliai užpildyti prekių deklaraciją, kitaip muitinės pareigūnai gali įvertinti kitaip ir pridės 20% PVM. Geriau pasikonsultuoti su brokeriu prieš vežiant.

Kas nutinka, jei trūksta kai kurių dokumentų?

Tiesiog sustojote. Prieš tai vienas klientas pamiršo pridėti techninę pasą prie kompiuterių siuntos, ir mes praleidome tris dienas Lietuvoje laukdami patvirtinimo. Muitinėje dabar tikrai nieko nepraleidžia „iš ašarų“, reikia viskas: sąrašas, vertė, kilmės šalis. Jei trūksta kurio nors nors popieriaus, sunkvežimis stovi ir laukia, o laukimas – tai pinigai.

Ar sunku suformuoti prekių deklaraciją?

Jei niekad to nedarėte – labai sunku. Yra daugybė kodų (HS kodų), kuriuos reikia priskirti kiekvienam daiktui. Biuro persikraustymas į UK reikalauja, kad kiekviena stalviršis, kėdė ar spausdintuvas būtų tinkamai suklasifikuota. Jei nurodysite neteisingą kodą, gali būti bauda arba delsimas. Dažniausiai šitą darbą atlieka muitinės brokeris, kurį įtraukiate į procesą.

Kas dėl draudimo – ar jis veikia ir JK?

Draudimas turi apimti visą maršrutą, įskaitant Jungtinę Karalystę. Kai kurios Lietuvos draudimo kompanijos gali turėti ribojimų arba reikalauti papildomo pridėtinio, nes po „Brexit“ JK yra trečioji šalis. Niekada nevežkite „kaip ant gėlių“, patikrinkite, ar draudimas galioja ir tais momentais, kai krovinys jau yra britų žemėje, bet dar neįvežtas į sandėlį.

Kiek tai kainuoja ir kiek laiko užtrunka?

Kiek laiko trunka važiuoti iki Londono?

Paprastai, jei viskas gerai, tai kelionė iš Vilniaus ar Klaipėdos iki Londono trunka apie 3–4 dienas. Bet čia yra idealus variantas. Realistiškai, atsižvelgiant į perkėlą per Lamanšą (Eurotunelis ar keltas), galima užtrukti ilgiau. Kartais vairuotojai turi laukti „langų“ (time slots), o jei pavėluote, reikia laukti kito. Biuro persikraustymas į UK nėra tas dalykas, kurį galima padaryti per 24 valandas.

Kodėl kainos taip svyruoja?

Kainos priklauso nuo kuro (kaip visada), vietos kelyje ir, svarbiausia, nuo to, ar reikia eksporto/importo deklaracijų. Dabar daugelis firmų už šias paslaugas ima papildomai mokestį, kuris anksčiau nebuvo taip aiškiai išskirtas. Taip pat įtakos turi tai, ar reikia kelti daiktus antrą aukštą be lifto – tai visada kainuoja brangiau.

Ar galima sutaupyti renkantis pigesnę firmą?

Galima, bet ar verta? Esu matęs situacijų, kai pigiausios paslaugos pasiūlymo kaina pabaigoje išauga dvigubai dėl „papildomų išlaidų“, kurios nebuvo minimos pradžioje. Biuro persikraustymas į UK – tai ne tik vairavimas, tai ir atsakomybė. Jei firma nežino, kaip elgtis su britų muitine, jūsų sutaupyti pinigai išlis vėliau baudose ir sandėliavimo mokesčiuose.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai klasika. Kartais atvykstate, o ten dar dažoma grindys. Reikia galvoti apie laikiną sandėliavimą (storage) JK. Tai papildoma išlaida, bet kartais neišvengiama. Geriau iš anksto pasiklausti pervežėjo, ar turi partnerių, kurie gali priimti krovinių keletą dienų ar savaičių, kol jūsš pasiruošsite priimti baldus.

Ar kainuoja daugiau, jei vežame į šiaurę (Škotija)?

Taip, nuo Londono iki Glazgo ar Edinburgo yra dar daugiau kaip 600 km. Be to, kai kurios transporto kompanijos už „šiaurinę Angliją ir Škotiją“ ima papildomą mokestį, nes ten grįžti tuščiam sunkvežimiui sunkiau – mažiau krovinių. Planuodamas biuro persikraustymas į UK į toliau esančius miestus, visada pridėčiau 10–15% biudžeto atsargai.

Kaip viskas vyksta fiziškai ir logistiškai?

Ar jūs supakuot visus mūsų daiktus?

Tai priklauso nuo paslaugos apimties. Galime atsiųsti komandą, kuri viską supakuos, užklips ant dėžių, užsegs baldus. Jei norite sutaupyti, galite tai daryti patys, bet tada atsakomybė už dėžių turinį yra jūsų. Jei dėžėje bus sulūžęs stiklas, o išorėje viskas atrodo gerai, sunku bus įrodyti, kad tai ne jūsų kaltė.

Kas dėl serverių ir jautrios technikos?

Tai yra pati pavojingiausia dalis. Serverius reikia išjungti tinkamai, o ne tiesiog ištraukti kištuką. Geriausia juos supakuoti į specialias dėžes su putomis (anti-static bubble wrap). Biuro persikraustymas į UK su jautria duomenų technika reikalauja labai careful (pasidžiaukti angliškai) elgesio. Aš visada patariu klientams daryti atsarginęs kopijas (backup) prieš vežiant, tikrai, tikrai.

Ar išmontuojate ir vėl surinkiate baldus?

Įprasta praktika – atsiskaitome (dismantle) čia, surinkime ten. Bet čia būna „uodų“. Vienos firmos tai daro nemokamai, kitos – už kiekvieną stalą ima po 50 eurų. Be to, jei baldai seni, kai kurie varžtai gali tiesiog lūžti arba suktis. Gerai, jei vairuotojas turi su savimi papildomą komplektą įrankių, tai ne visada taip yra.

Kaip vežama ant paletės ar dėžėmis?

Jei mažiau daiktų, galima dėti ant paletų (pallet delivery) ir veži daliniu krovininiu (part load). Tačiau biuro persikraustymas į UK dažniausiai reikalauja pilno sunkvežimio (FTL) arba didesnės dalies. Jei vežate ant paletės, būtinai uždenkite ją stretch plėvele, kitaip kelionės metu ką nors gali nukristi, o vairuotojas nebus kaltas.

Ar galima įsivertti asmeninių daiktų darbuotojų?

Tai gana delicatiška klausimas. Oficialiai, jei tai yra komercinis siuntimas, asmeninių daiktų neturėtų būti. Tačiau realybėje žmonės visada pasislepia porą dėžių su knygomis ar puodukais. Jei tai tikrai nedidelis kiekis, niekas nebesiekia, bet jei pusė sunkvežimio bus asmeninės turtybės, muitinė gali turėti klausimų dėl mokesčių.

Londonas ir kiti miestai: specifika

Ar sunku įvažiuoti į Londono centrą?

Labai sunku. Ten yra daug ribojimų (Low Emission Zone, ULEZ), o kai kuriose gatvėse sunkvežimiai negali važiuoti visai. Be to, vietos prieš biurą dažnai nėra. Reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės (suspension of parking bays), kitaip gausite baudą. Biuro persikraustymas į UK, ypač į Londoną, reikalauja labai gero išankstinio planavimo vietos.

Kas dėl to ULEZ mokesčio?

Jei jūsų sunkvežimis neatitinka standartų (Euro 6), teks mokėti didelius mokesčius už važiavimą į zoną. Dabar dauguma firmų jau važinėja naujais sunkvežimiais, bet visada verta patikrinti. Priešingu atveju, šis mokestis gali būti sąskaitoje kaip staigmena.

Ar galite pristatyti tiesiai į Mančesterį?

Žinoma, maršrutai į šiaurę yra labai populiarūs. Ten tikrai mažiau įvažiavimo problemų nei Londone, bet ten vėlgi reikia derėtis dėl vietos. Mančesterio sandėliai dažnai yra užmiestyje, todėl biuro persikraustymas į UK šiaurinę dalį gali būti net lengvesnis logistiškai, tik reikės daugiau važiuoti.

Ar reikia leidimo iš pastato administracijos?

Absoliučiai taip. Be jų žinios, sunkvežimis negali užstoti aikštelės. Kartais reikia uždėti specialius ženklus. Jei tai padarysite be leidimo, gali būti, kad sunkvežimį uždelsia policija arba privatūs stovėjimo prižiūrėtojai. Geriau, kad jūsų vadybininkas susisiektų su pastatu iš anksto.

Kur statote sunkvežimį, jei negaliu prie durų?

Tada reikia „pėsčiųjų“ (shuttle) – tai kai mažesnis sunkvežimis arba furgonas važinėja tarp didelio sunkvežimio (kuris stovi laikinai arčiau) ir jūsų biuro. Tai papildomai kainuoja, bet dažnai būtinai miestuose. Negaliu tiksliai pasakyti, kiek tai kainuoja be matavimų, bet tai standartinė praktika.

Bėdos, problemos ir patarimai iš praktikos

Kas jei kažkas sulūžta kelyje?

Turiu draudimą, todėl praneškite mums nedelsiant. Reikia užfiksuoti žalą (nuotraukos) dar prieš iškraunant. Jei pastebėsite sulūžusį stalą tik po to, kai vairuotojas išvažiavo, bus sunku įrodyti, kad tai nutiko kelyje, o ne buvo seniai sulūžęs. Biuro persikraustymas į UK turi būti dokumentuojamas kiekvienas žingsnis.

Kas jei vairuotojas užstrigo dėl techninių problemų?

Tai retkas atvejis, bet jis įvyksta. Tada mes stengiamės išsiųsti kitą sunkvežimį arba padėti remontuoti. Jei dėl to vėluosite į verslo susitikimą, gali būti nemalonu, bet mes viską stengsimės padaryti, kad atsitiktų kuo greičiau. Svarbu turėti mūsų 24/7 kontaktą.

Ar tikrai apdraudžiate viską už 100%?

Draudimas dažniausiai apima standartinę vertę, o ne rinkos vertę. Jei turite labai brangų meną arba antikvarinius baldų, tai reikia specialiai įtraukti į polisę. Paprastai, dėl „biuro persikraustymas į UK“ tipo siuntų, draudimo limitai yra tokie, kad dengtų įprastus biuro įrenginius.

Ką daryti su senais baldais, kuriuos nebevežiame?

Geriau juos išmesti čia, prieš pakrovimą. Anglijoje atliekų išvežimas (waste disposal) yra labai brangus ir griežtai reglamentuojamas. Negalima tiesiog palikti senos spintos prie britų sandėlio – tai kainuos pinigus ir galimus nusiskundimus.

Ar dabar saugu vežti, atsižvelgiant į geopolitiką?

Saugu, techninė būklė yra svarbiausia. Maršrutai yra patikrinti. Vienintelė bėda gali būti, jei staiga užsidarys sienos (kaip buvo su Covid), bet to tikėtis neverta. Biuro persikraustymas į UK dabar yra tiek pat saugus kaip ir bet kuris kitas krovinių pervežimas Europoje.

Ar galima keisti planus kelionės metu?

Galima, bet tai brangu. Jei pakeičiate adresą arba pridedate daiktų, kai sunkvežimis jau važiuoja, gali tekti mokėti už nukrypimą nuo maršruto (detour). Geriau žinoti, kur važiuojame, iš anksto.

Kodėl kai kurios firmos atsisako nedidelių siuntų?

Nes jiems neapsimoka. Mažos siuntos reikalauja daugiau dokumentacijos (tos pačios deklaracijos), o uždirbama mažiau. Biuro persikraustymas į UK dažniausiai yra didelis tūris, todėl tenka ieškoti firmų, kurios specializuojasi būtent dideles pervežti.

Ar reikia mokėti vairuotojui kažkokius pinigus vietoje?

Niekada. Jei kas nors prašo pinigų „kavai“ ar „keliui“, tai yra signalas, kad kažkas negerai. Visos išlaidos turi būti sutartos sąskaitoje-faktūroje. Tokio dalyko neturėtų būti.

Kas dėl kuro papildymo?

Tai mūsų reikalas. Sunkvežimys turi būti pilnai degalų. Jums nereikia mokėti už kūrą atskirai, nebent tai yra specifinis susitarimas (pvz., jei sunkvežimis laukia jūsų sandėlyje kelias dienas ir dirba su keltuvu).

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma modernių sunkvežimių turi GPS sekimą. Mes galime suteikti jums nuorodą, kur matysite, kur yra jūsų biuro turtas. Tai padeda sumažinti stresą, kai vairuotojas neatsiliepia į telefoną (pavyzdžiui, vairuoja).

Ką daryti, jei praradome raktus nuo biuro prieš išsivežant?

Tai būna. Tada reikia laukti meistro arba rasti atsarginius. Tai vėlgi – laikas. Jei planuojate biuro persikraustymas į UK, pasidarykite raktų inventorizų prieš kelionę, kad nereikėtų ieškoti po visą biurą paskutinę minutę.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (chemija)?

Tik su leidimu ir specialia žymėjimu. Paprastai biurai turi valymo priemonių. Jas reikia segreguoti. Negalima mesti dažų į tą patį sunkvežimį kaip ir kompiuterius, nes jei išsilieja, bus didelė žala.

Kaip elgtis su parkavimu Lietuvoje (išvykimas)?

Taip pat svarbu kaip ir atvykimas. Reikia rezervuoti vietą prie namų, kad sunkvežimis galėtų saugiai užsistoti. Jei reikia blokuoti viešąją aikštelę, susitarkite su savivaldybės tarnyba.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvežiant?

Nebūtinai „švariai“, bet turi būti išnešti daiktai. Jei ten liks šiukšlės, vairuotojas gali atsisakyti juos vežti. Anglijoje šiukšlių išvežimas kaip jau minėjau brangu.

Kas dėl kontraktų pasirašymo?

Viskas turi būti ant popieriaus (arba el. dokumentu). Pasirašome priėmimo-išdavimo aktus (CMR). Be to, nepradėkite biuro persikraustymas į UK be sutarties, kurioje aiškiai surašyta, kas įeina į kainą.

Ar galite padėti su įrengimu?

Galime padėti atnešti stalus į vietas, bet kompiuterių prijungimas (tinklas, kabeliai) – tai jūsų IT specialisto darbas. Mūsų vairuotojai neprisijungs prie jūsų serverių, nes jie neatsakingi už duomenų praradimą.

Ką daryti, jei atvyksta pavargęs vairuotojas?

Jis turi atitinkamus poilsio laikotarpius (tachografas). Mes neleidžiame vairuotojams viršyti valandų. Jei reikia, jis pristos rytoj. Saugumas svarbiau už greitį.

Ar galima susiplanuoti išsivežimą savaitgalį?

Galima, bet tai papildomai kainuoja. Anglijoje dauguma sandėlių dirba tik darbo dienomis. Jei norite atvykti šeštadienį, reikia tikrinti, ar gavėjas atidarys duris.

Paskutinis patarimas – kada pradėti planuoti?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Mėnesio iki norimos datos yra idealu. Jei skambinate šiandien ir norite važiuoti rytoj – tai brangu ir stresuojantis. Biuro persikraustymas į UK nėra bėgimas trumpąją distanciją, tai maratonas.

Išvada

Apibendrinant, biuro persikraustymas į UK gali būti sklandus procesas, jei pasitikite profesionalais ir nebusite tingūs susirasti dokumentų. Neklauskite tų, kurie sako, kad „viskas įvyks savaime“ – niekas neivyksta savaime, ypač kai reikia kirsti Lamanšą. Pasidarykite planą B, pasirūpinkite draudimu ir, svarbiausia, kantriai laukite vairuotojo skambučio.