Biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę efektyviai: patirties ir pragyvenimo vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, o po „Brexit“ biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę tapo visai kitu žaidimu. Anksčiau buvo paprasta: pakrovėm, nuvažiavom, iškrovėm. Dabar? Dabar tai popierių karas. Jei norite tai atlikti efektyviai, turi suprasti, kad vairuotojas be teisingų dokumentų praslys sienoje kaip šlapia medžiaga. Čia nėra apie tai, kaip pasirinkti spalvotas dėžutes, o apie tai, kaip neišprotėti nuo muitinės formalumų ir visgi nukelti savo verslą į Londoną ar Mančesterį gyvu. Sako, kad laikas – pinigai, bet štai JK pervežimuose laikas yra nervai, todėl geriau pasiruoškite kavai ir kantrybei.

Pasiruošimas, kuris nusprendžia viską (arba ne)

Kaip tiksliai susidėlioti dėžutes, kad niekas nepraslystų?

Žiūrėkite, čia nėra jokia rocket science, bet žmonės vis dar sukelia chaosą. Suskirstykite dėžutes pagal skyrius, o ne pagal tai, ką greičiau pamatėte po kojomis. Rašykite ant kiekvienos dėžės, kas viduje, ir nurodykite galutinę vietą – pvz., „Vadyba, 2 aukštas“. Buvo atveju, kai klientas viską sumaišė, ir mes dieną praleidome ieškodami vieno serverio, kuris buvo paslėptas po „kavinės“ dėžute. Biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę efektyviai prasideda ne nuo vairuotojo atvykimo, o nuo to, kai jūsų darbuotojas pasiima lipduką ranką.

Ką daryti su dokumentais prieš pat išvykstant?

Surašykite viską į Excel lentelę. Neklauskite, kodėl, tiesiog padarykite. Jums reikės inventoriaus sąrašo su svoriais ir apytikslia verte. Be šio sąrašo JK muitinė jums neleis įeiti, ir vairuotojas liks sienoje, o jūs galėsite tik kalbėti telefonu ir maldauti. Nežinau, kodėl įmonės vis dar tai daro paskutinę naktį, tas stresas nėra vertas.

Ar verta pasamdyti pakavimo komandą, ar pakelti patikems?

Jei turite brangios technikos, nedarykite to patys. Vienas neleningas judesis – ir jūsų serveris ar didelis taisymo aparatas taps metalo laužu. Profesionalai turi burbulukų plėvelės, kurios, atrodo, užima pusę sandėlio, bet veikia. Tačiau jei tai tik popieriaus krūvos ir kėdės, keltis patikems gali būti pigiau, tik nepamirškite uždėti juostos ant dėžių, kitaip jų neišsilaikys.

Kiek laiko užtrunka tokio biuro persikraustymo planavimas?

Mažiausiai mėnesį. Iš tiesų, geriau šešias savaites. Turi susiderinti su pastato administracija Lietuvoje ir JK, gauti leidimus kelti baldus liftu (jei jis telpa), ir suderinti vairuotojo darbo laiką. Planuoti savaitę iš anksto – tai receptas katastrofai, tada biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę tampa panašus į filmą, kurio niekas nenori žiūrėti.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams ir technikai?

Absoliučiai taip. Neberedaguokite tų senų „Obuolių“ dėžių, kurios sugenda vos užkėlus jas ant sunkvežimio. Yra specialios tvirtos dėžės serveriams ir monitoriams. Vienas mano klientas bandė vežti monitorius įprastose dėžėse su antklodėmis – nuvažiavome 50 km ir trys iš jų buvo sulūžę. Nekykite ant save, išsigelbėkite techniką.

Kas nutinka, jei nepateikiame tikslaus inventoriaus?

Tada muitininkas gali nuspręsti patikrinti visą krovinį. Tai reiškia, kad sunkvežimis bus iškrautas angare, viskas peržiūrėta, o tada vėl užkrauta. Jūs sumokėsite už tą laiką ir už tą darbą. Biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę efektyviai baigiasi tada, kai nenukenčiate dėl savo neatsargumo.

Kelionės ir logistikos realijos (kas vyksta kelyje)

Kiek trunka kelionės į Londoną ar Mančesterį?

Paprastai tai trunka apie 3–4 dienas viena kryptimi, priklausomai nuo to, ar reikia važiuoti į gylį, ar tik iki pietų. Jei tenka įveikti „M25“ žiedą aplink Londoną pietų penktadienį, pridėkite dar valandą ar dvi. Ten eismas yra kaip gyvas organizmas, kartais tiesiog sustoja be jokios priežasties. (Galiu užtikrinti, kad vairuotojai tai nekenčia).

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti biurą Anglijoje?

Taip, dažniausiai gali, jei tai nurodyta sutartyje. Bet nelaudykite jį per daug. Jis vairavo 12 valandų, jis pavargęs. Jis gali nukelti dėžes į rampą, bet neįsivaizduoja, kur jūsų vadybininkas nori pastatyti savo stalą, jei nesate ten pat. Koordinacija telefonu būtina.

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai pasitaiko, varikliai ne amžini. Tada mes išsiunčiame kitą sunkvežimį su pagalba, arba, jei atstumas nedidelis, perkrauname į kitą transportą. Tai užtrunka, bet tai dalykas, kurio negalite numatyti. Užtikrinkite, kad turite draudimą, kuris dengia ir tokius atvejus.

Ar galima sekti krovinių pervežimą realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS sekimą. Galiu atsiųsti jums nuorodą, kur matysite, kur mašina yra. Bet neskambinkite vairuotojui kas valandą ir klauskite „ar jau atvykote“, tai tik juos nervina ir sulėtina darbą. Leiskite jių vairuoti.

Ar reikia rūpintis vieta sunkvežimiui prieš naujojo biuro?

Žinoma, Londono centre arba mažuose miesteliuose tai gali būti problema. Jei jūsų naujas biuras yra siaurame gatvėlėje, kur negali sustoti 18 tonų sunkvežimis, turite susirasti artimiausią vietą iškrauti. Kartais teks perkrauti į mažesnę mašiną „paskutinės mylios“ paslaugai. Tai kainuoja, bet geriau nei gauti baudą už neteisingą stovėjimą.

Kas yra „paskutinės mylios“ paslauga ir ar ji būtina?

Jei esate miesto centre be įvažiavimo rampos – tai būtina. Tai reiškia, kad mes atvežame daiktus iki didelio sunkvežimio artimiausioje vietoje, o tada maža „vilkiko“ mašina juos nuveža į patį biuro duris. Biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę efektyviai įvyksta tada, kai suprantate miesto infrastruktūros apribojimus.

Ar saugu palikti dalykus sunkvežimyje per naktį?

Vairuotojai turi užrakintas kabinas, o krovininės dalys taip pat uždaromos. Tačiau, jei mašina stovi be saugumo aikštelės, visada yra rizika. Mes stengiamės rasti saugias stovėjimo vietas, bet ne visada įmanoma. Brangius dalykus (nešiojamus kompiuterius, pinigus) geriau pasiimti su savimiaisiais.

Muitinė, Brexit ir biurokratai (bjaurus dalykas)

Ar „Brexit“ pasikeitė kažką dėl biuro perkėlimo?

Pasikeitė viskas, kas susiję su dokumentais. Anksčiau tai buvo vidinės ES rinkos pervežimas, dabar tai trečiosios šalies eksportas ir importas. Biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę dabar reikalauja eksporto deklaracijos iš Lietuvos pusės ir importo deklaracijos iš JK pusės. Be to, nėra kelio atgal.

Kas yra EORI numeris ir ar jis mums reikalingas?

Taip, jums būtinas Jungtinės Karalystės EORI numeris, jei esate verslas. Be jo jūsų siunta nepraslys per muitinę. Jį gauti trunka kelias dienas (arba savaites, jei užstrigote), taigi užpildykite paraišką iš anksto. Viena įmonė nusprendė tai daryti kroviniui jau esant sienoje – buvo ilga naktis.

Ar mums reikia mokėti veryti (PVM) ar mokesčius už biuro įrangą?

Jei tai perkėlimas dėl verslo veiklos (Transfer of Own Goods), tai paprastai PVM mokėti nereikia, tačiau turi įrodyti, kad tai jūsų nuosavybė, kuri bus naudojama verslui. Tačiau jei ten prekės, kurias planuojate parduoti Anglijoje, tuomet taip, reikės mokėti importo verytę. Geriau pasikalbėkite su muinių brokeriu.

Kas daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų sienoje?

Vairuotojas negali važiuoti toliau. Turi laukti, kol jums atsiųsite trūkstamus failus. Kartais galima susitarti dėl laikino įrašo (tai priklauso nuo konkretaus muitininko nuotaiko), bet neskirkite to. Geriau turi visus pasiruošęs pdf formatu telefone arba el. pašte.

Ar reikia draudimo muitinės tikslams?

Techniškai ne, tai nėra privaloma, bet labai rekomenduojama. Muitinės tikslais nurodyta vertė lemia galutinius mokesčius (jei jie taikomi), o draudimas apsaugo jus, jei kas nors nutiks kelyje. Nerašykite, kad kompiuterio vertė yra 1 svaras, tai sukelia įtarimų.

Kaip sužinoti, ar mūsų krovinys yra „raudonoji juosta“?

Negalite. Tai atsitiktinė pasirinkimo procedūra. Kartais einate per „žaliąją juostą“ per 10 minučių, kartai stovi „raudonojoje“ valandas. Nėra logikos, kurias mašinas sustabdo. Tiesiog būkite pasiruošę blogiausiam scenarijui.

Ar galima atvežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro krovininiu?

Galima, bet tai gali komplikuoti dalykus. Muitininkai gali pamatyti asmeninį daiktą (pavyzdžiui, dviratį ar sofos pagalvę) ir pradėti klausinėti, kodėl jis yra tarp biuro stalų. Geriau juos deklaruoti atskirai arba įsitikinti, kad jie taip pat yra inventoriaus sąraše kaip „personaliniai daiktai“.

Kainos, rizikos ir praktiniai patarimai

Nuo ko priklauso kaina?

Nuo tūrio, svorio, atstumo, taip pat nuo to, ar reikia pakavimo paslaugų, ir nuo degalų kainos (kuri svyruoja). Biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę efektyviai reiškia ir biudžeto planavimą – paprašykite fiksuotos kainos, jei norite išvengti staigmenų. Žinoma, jei pats keičiate planus kelionės metu, kaina augs.

Ar pigiau važiuoti savaitgalį ar darbo dienomis?

Keltai ir keltų kompanijos turi savo tvarkaraščius. Kartais savaitgalis gali būti brangesnis dėl limited vietų, o kartais atvirkščiai. Darbo dienomis eismas didesnis, tai reiškia daugiau valandų už vairuotoją. Geriau pasiklausti iš karto, kada yra geriausias langas.

Kas nutinka su baldais, jei jie neįeina į liftą Anglijoje?

Tai klasikinė problema. Turi būti numatyta planas B – arba nešti laiptais (kas brangu ir pavojinga), arba išmontuoti baldus. Pasakykite mums iš anksto, jei jūsų new office yra pastate, kur liftas yra mažesnis už standartinį. Nenaspręskite patys, kai vairuotojas jau stovi prie durų.

Ar dėžės turi būti uždarytos specialia spauda?

Ne būtinai spauda, bet gera klijuama juosta yra privaloma. Jei dėžė atsidarys kelyje, turėsite problemų. Vienas kartą mus vijosi kelių kilometrų pėdsakas išpiltų popierių, nes kas nors taupyjo juostos. Neklausykite, kaip mes tai išsivalėme.

Kaip apsisaugoti nuo blogų pervežėjų?

Patikrinkite atsiliepimus ir, kas svarbiau, ar jie turi realų adresą ir leidimus. Yra daug „firminų“, kurie tiesiog perka skelbimus ir tada samdo atsitiktinius vairuotojus. Biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę efektyviai įmanomas tik su patikima komanda, kuri nepradingsta su jūsų kroviniu.

Ar reikia pranešti apie pervežimą savo darbuotojams?

Žinoma. Jie turi žinoti, kada reikia susirinkti darbo reikmenų, o kada – eiti namo. Jei atvyksime, o visi sėrs prie kompiuterių, turėsime laukti. Laukimas mokamas.

Ką daryti su senais, nereikalingais daiktais?

Išmeskite juos prieš išvykdami. Nėra jokio prasmės vežti seną sulūžusią kėdę ar „spinterį“ per jūrą, kad jį išmesti Londono sąvartyne. Tai tik didina svorį ir kainą. Atsikratykite nereikalingo šiukšlių Lietuvoje.

Ar galima užsakyti dalinį krovinį (shared load)?

Taip, jei turite mažai daiktų, gali būti pigiau. Bet tai užtrunka ilgiau, nes vairuotojas turi surinkti keletą klientų. Jei jums svarbu, kad biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę įvyktų greitai, geriau imti pilną sunkvežimį arba dalį jo (puse).

Kas daryti, jei pasikeičia adresas išvykimo dieną?

Praneškite iš karto. Jei vairuotojas jau važiuoja į seną adresą, jums teks mokėti už praleistą laiką ir papildomus kilometrus. Adreso keitimas – tai ne telefoninė pokalbio minutė, tai logistikos grandinės lūžis.

Ar yra kažkokių apribojimų dėl pavojingų medžiagų?

Biuruose dažnai būna spausdintuvų kasetės (toneriai) ar valymo priemonės. Jos laikomos pavojingomis. Būtinai pasakykite apie juos, nes jų negalima tiesiog įmesti į kuprinę ar dėžę be specialaus žymėjimo. Gali būti baudos.

Kaip apmokėti paslaugas?

Dažniausiai reikia avanso, kad užfiksuotum datą ir mašiną. Likusią dalį mokate atlikus darbą arba prieš išvykstant (priklausomai nui pasitikimo lygio). Pinigų pavedimai tarp šalių dabar taip pat trunka ilgiau, dėl to planuokite iš anksto.

Ar reikia tikrinti dėžes prieš išvykstant?

Būtinai. Atidarykite keletą atsitiktinių dėžių ir patikrinkite, ar ten tai, kas parašyta. Buvo atvejų, kai darbuotojai užsirašydavo „svarbi informacija“, o viduje būdavo tuščios popieriaus dėžės. Patikrinimas išvengia konfliktų atvykus.

Ką daryti, jei įranga sugesta pervežimo metu?

Skambinkite mums iš karto. Neleiskite vairuotojui išvažiuoti, nepasirašęs pranešimo apie žalą (protokolas). Be to, niekas neatsiprašins vėliau. Nuotraukos padeda labai daug.

Ar galima vežti augalus į biurą Anglijoje?

Tai sudėtinga. JK turi griežtus taisykles dėl augalų importo, kad išvengtų kenkėlių. Biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę su augalais reikalauja fitosanitarinių sertifikatų. Geriau palikti senus fikusus čia ir nusipirkti naujus ten – nervai pigiau.

Galutinis patarimas: kuo labiausiai taupyti laiką?

Pasiruošimu. Kuo daugiau darote čia, tuo mažiau laiko praleidžiate ten ir mažiau mokate už vairuotojo laukimą. Efektyvumas – tai ne greitis, o organizacijos lygis.

Išvada

Na, tiek mano mintų apie šią kamščio pilną sritį. Biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę efektyviai įmanomas tik tada, kai neskubate ir viską užrašote ant popieriaus. Nerašykite „viskas bus gerai“, nes kartais nelabai būna. Pasirūpinkite dokumentais, pasirūpinkite dėžėmis ir, svarbiausia, pasirūpinkite kantrybe. Jei padarysite viską kaip reikia, tada pirmąją dieną naujame biure galėsite gerti kavą o ne telefonuoti su vairuotoju kur kažkur praslydo. Sėkmės (ir jums, ir mums).