Biuro persikraustymas į Angliją: Pilnas kontrolinis sąrašas, muitinės taisyklės ir logistika

Sveiki, gerbiami verslininkai. Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir pagalvočiau, kad mačiau viską, bet biuro persikraustymas į Angliją visada sukelia naujų staigmenų. Nuo to laiko, kai Jungtinė Karalystė išėjo iš ES, visos grandys pasikeitė – nebėra tų paprastų pervežimų, kur važiuoji ir užtenka vairuotojo pažymėjimo. Dabar čia vienas didelis biurokratinis labirintas, kuriame viena klaida gali atsieiti į tūkstančius. Štai jums realus, be jokių "marketingo" gėrybių, kontrolinis sąrašas, paremtas mano patirtimi ir daugybe pergyventų naktų uoste. Nereikia tikėti, kad viskas vyks pagal planą, reikia tikėtis, kad kils problemų, ir būti pasiruošusiam jiems spręsti iš karto. Biuro persikraustymas į Angliją nėra tik dėžių įkėlimas į sunkvežimį, tai sudėtingas procesas, reikalaujantis tikslumo.

Dokumentai ir Muitinės niuansai (ne taip paprasta kaip anksčiau)

Ar tikrai reikia muitinės brokerio Anglijoje?

Taip, tikrai reikia, ir nėra nėra mažiausios abejonės. Be galo keista, kai klientai manyje, kad galės nuvažiuoti pro sieną kaip prieš penkerius metus, tik parodydami vairuotojo pažymėjimą. Dabar, be brokerio, kuris turi GB licenciją, per sieną nepraeisite, jei tai yra komercinis krovinys, o ne asmeniniai daiktai. Vienas mano klientas bandė taip padaryti "savarankiškai" ir praleido beveik savaitę prie Tilbury uosto, kol išsprendėm situaciją su dokumentais. Brokeris atlieka importo deklaraciją, o be jos sunkvežimį tiesiog neįleis į šalies teritoriją. Tai ne kaina, o būtinybė, kad jūsų biuro persikraustymas į Angliją nevirštų baisia nakties mare.

Kas tokie EORI numeriai ir ką daryti, jei jų nėra?

EORI numeris dabar yra tas pats, kas asmens kodas mums, tik pervežimams. Jūsų įmonei tikrai reikės GB EORI numerio, jei pats importuojate prekes, arba bent jau užtikrinkite, kad jūsų brokeris jį turi. Dažnai klientai painiojami Lietuvos (LT) ir Anglijos (GB) kodais, manydami, kad vienas veikia ir užsienyje. (Arba čia Brexit'as viską taip sukomplikavo, kad nežinau, kodėl jie to nenuėmę? Visgi reikėtų patikrinti). Geriausia pasitikrinti iš anksto su savo apskaitos skyriumi, ar jūs esate registruoti kaip importuotojas Jungtinėje Karalystėje. Jei ne, biuro persikraustymas į Angliją gali užstringti ties labai paprastais formalumais.

Ar turiu mokėti PVM (VAT) už perkraustymą turtą?

Čia yra raudona vėliavėlė visiems, kurie mano, kad pervežimas į save įmonę yra nemokamas. Jei perkraustote savo įrangą į nuosavą filialą Anglijoje, dažniausiai galima taikyti nulinę PVM tarifą (intra-community supply ar kitos susijusios procedūros), tačiau viskas priklauso nuo to, kaip tiksliai pateikite dokumentus. Reikės paruošti transporto dokumentą ir atskirą sąskaitą faktūrą paslaugoms. Neklauskite man, kodėl britai taip tai suktina ir kas darosi jų galvose, tiesiogite, kad reikia labai gero buhalterio. Dėl to, kaip suformuluojate biuro persikraustymas į Angliją dokumentuose, priklauso ar mokėsite 20%, ar 0%.

Ką daryti su T1 dokumentu ir kodėl jais baisinasi?

T1 dokumentas tai tos dėžės su raudona juosta, kurios užtikrina, kad prekės keliauja iš vienos ES šalies į kitą neapkraustomos mokesčiais. Nereikia jų bijoti, jei dirbate su patikimu logistikos partneriu, kuris supranta procedūras. Vairuotojas turi padaryti įrašus pervežimo pradžioje (Lietuvoje) ir pabaigoje (Anglijoje). Kartais įvyksta paprastų klaidų – vairuotojas užmiršta uždaryti T1 procedūrą išvykstant, ir tada skambina iš Anglijos, verkdamas, kad reikia spręsti problemą dabar, kitą dieną bus baudos. Tad tikrinkite, ar vairuotojas supranta savo pareigas, o ne tik važiavimą.

Ar reikia labai detalaus inventorius sąrašo (packing list)?

Ne tik kad reikia, jis turi būti absoliučiai tikslus. Nieko nebėra geriau, kai muitininkas mata "baldai" vietoje "4 biuriniai stalai, 5 kompiuterių, 2 spintos". Jei sąrašas pernelyg bendras, jie pradės atidarinėti dėžes patikrai, o tai laiko ir pinigų švaistymas. Niekada nerašykite "įvairūs biuro daiktai", tuomet jie atidarys viską. Tiesa, biuro persikraustymas į Angliją su tūkstančiu smulkių daiktų gali būti nemažas galvos skausmas, tad skirkite laiko šiam sąrašui sudaryti iš anksto, geriausia su buhaltere.

Technika, Baldai ir "Brangios drobės"

Kaip saugiai pervežti biuro serverius ir duomenų centrus?

Čia būtina ekstremalių atsargumo priemonių, o ne tik "padėkime ant šiaudų". Negerai tiesiog įkišti juos į paprastą dėžę su popieriumi. Reikėtų naudoti specialias pakuotes su anti-statinėmis medžiagomis, kad neišdegtu elektronika. Ir svarbiausia – atsarginės kopijos! Nemanau, kad reikia aiškinti, kas nutinka, jei sunkvežimis nukrenta į duobę (o tai Anglijoje, tiesa sakant, nutinka dažnai dėl blogų kelių arba vairuotojų nuovargio). Jei serveriuose yra visa verslo duomenų bazė, pavojus perdidelis. Geriau juos vežti asmeniniame automobilyje, jei įmanoma, nei kloti juos ant grindų fure.

Ar reikia išmontuoti visus biuro baldus?

Priklausys nuo to, ką vairuotojas gali fiziškai įvežti pro duris. Tiesioginiai staliniai stalai dažnai netelpa į liftus arba įsirėžia į posūkius koridoriuose. Vieni mano klientai liepia išmontuoti viską iki varžto, kiti bandi įkišti rėmus, tačiau tai rizikuota. (Kartais aš juos suprantu, nes vėliau reikia mokėti montuotojams Anglijoje, kur darbininkų valanda kainuoja kaip nupirktas naujas stalas). Bet jei tūris leidžia, geriau išardyti didžiausius elementus, kad netyčia nebraižytų koridorių sienų ar neprasitrenktų į angliškų namų interjerą.

Kaip tinkamai apsidrausti brangią kompiuterinę techniką?

Paprasta draudimo poliška, kurią duoda pervežėjai, retai uždengia visą elektronikos vertę. Jei vežate branduolius, brangią dizainerių techniką arba serverius, privalote tai ypatingai paminėti draudimo liudijime (conosamente). Žiūrėkite, draudimo taisyklėse dažnai būna išimtys dėl elektronikos, jei ji neįpakavota originalioje gamintojo pakuotėje. Turėjau atvejį, kai klientas išvežė iš originalių dėžių, kad sutaupyti vietos, ir draudikas atsisakė mokėti atlyginimo. Neteisingai, bet įstatymai juos gina, tad biuro persikraustymas į Angliją turi būti apgalvotas draudimo atžvilgiu.

Ar galima vežti degalus ar pavojingas chemines medžiagas?

Griežtai draudžiama be specialios licencijos ir sertifikatų. Net keli litrai benzino degalinei peiliai arba valymo priemonės su agresyvia chemija gali sukelti rimtų problemų per sieną. Jei turite statybinių medžiagų, dažų – turi būti MSDS (Material Safety Data Sheet) lapai prie kiekvienos dėžės. Muitinė mėgsta šiuos dalykus patikrinti ir baudžia ne taip. Neklauskite man, kodėl taip, tiesiokite taisyklės. Neneiskite slėpti sodo baldų su purkštuvais paskutinėje dėžėje, bus baisus skandalas, prarasite laiką ir pinigus.

Ką daryti su fiziniais popieriniais dokumentais?

Geriausia juos vežti su savimi lagamine ar asmeniniu automobiliu. Niekada neduokite vairuotojui aktų, sutarčių, originalų, kurių prarasim nebus galima atstatyti. Logistikoje dėžės dingsta, jos gali nukristi, arba jas suardytina. Jei ten yra konfidenciali informacija apie darbuotojus ar klientus, rizikuojate duomenų nutekėjimu, o tai dabar Europoje ir Anglijoje baudžiama labai smarkiai. Biuro persikraustymas į Angliją nėra tas momentas, kada reikia pasitikėti keliaujančios krovėjos ar vairuotojo sąžine.

Organizacija ir Kas Dieną Vyksta Vietoje

Kiek laiko vidutiniškai užtrunka viską suplanuoti?

Nesijuokite, minimumas yra mėnuo, o idealiai – du. Jei sakote man, kad spėjate viską suorganizuoti per savaitę, tai nedarbo, o savižudybė. Reikia laiko brokeriui, vairuotojui, dėžių užsakymui, leidimams. Kartai uosto paslaugos užsipildo iš anksto, ypač per šventes arba vasarą. Nemanau, kad biuro persikraustymas į Angliją susitvarkys per tris dienas, jei jums reikia ir sandėliavimo, ir pirkimo, ir iškrovos. Pradėkite nuo detalio inventoriaus sąrašo, tai lėčiausia ir būdingiausia dalis.

Ar reikia iš anksto užsakyti laikiną vietą sandėlyje?

Dažnai taip, nes Anglijoje nuomos sutartys prasideda tiksliai nustatyta data, o lietuviai dažnai atvyksta anksčiau arba vėliau dėl technologijų. Jei sunkvežimis atvyks ryte, o raktų nuo naujo biuro dar nebus, jis turi būti kur dėti krovinį. Sandėliavimas Londono apylinkėse kainuoja armiją ir koją, taip pat užsandarindamas (bonded) sandėlis yra brangesnis. Patirtis rodo, kad geriau užsakyti "bonded warehouse" kelioms dienoms, nei vairuotojui miegoti sunkvežimyje ir laukti, kol jums išsižiūrėsite biurą.

Ar vairuotojas padės iškrauti dėžes į biurą?

Paprastai ne, nebigu tai yra specialiai užsakytas "pilot" servisas su krovėjais. Dauguma įmonių siūlo tik "keliasį" – tai yra, atveža ir nuleidžia ant grind�ios prie rampos. Jei reikia nešti į trečią aukštą be lifto arba įkelti pro langą, tai yra papildoma kaina. Būkite konkretūs, kai užsakote paslaugą, kadangi biuro persikraustymas į Angliją gali baigtis tuo, kad jūsų vadovai patys nešis sunkias dėžes su kompiuteriais, nes niekas nesuprato užsakymo specifikacijų.

Kaip sužinoti, kur vairuotojas dabar yra?

Daugeba sūrių kompanijų suteikia sekimo nuorodą (tracking link), bet neitikite 100%, nes GPS gali prarasti signalą kelyje prieš Londoną arba uosto zonoje. Geriausia tiesiog turėti vairuotojo telefoną ir skambinti jam. Vienas mano klientas labai nervinosi, kad sunkvežimis stovi vietoje jau 4 valandas, o tiesiog buvo eilė į Eurotunelį arba uosto kontrolė. (Nors ten ir tunelio nėra, jei plaukiate keltu, bet uosto kontrolė lėta). Būkite kantrūs, britų sistemos neveikia taip greitai kaip mūsų.

Kas daryti, jei dėžė su svarbiais daiktais dingsta?

Pirmiausia, skambinti brokeriui ir vairuotojui. Tiesiogiai vairuotojams dažnai įdomiau važiuoti toliau ir neišsižvalgyti. Jei dėžės pasimesta, reikia akivaizdžiai rašyti pretenziją draudikui tą pačią dieną. Neklauskite man, kodėl taip nutinka, bet mažos dėžės dažnai nuslysta po didžiųjų baldų arba iškrenta užpakalinėje atsparoje važiuojant. Užtikrinkite, kad kiekviena dėžė yra numeruota ir nufotografuota prieš įkėlimą. Tai vienintelis įrodymas, kad ji egzistavo.

Finansai ir Nemalonios Kalbos

Kiek vidutiniškai kainuoja toks reisas į Londoną ar provinciją?

Kainos dabar šokinėja kaip šuo vasarą. Nuo 2 tūkst. iki 10 tūkst. eurų, priklausomai nuo tūrio, svorio ir vietos (Londonas yra brangiausias). Taip pat vertėkite kuro mokestį ir kelių mokesčius (M6 toll ir panašiai). Neklauskite man, kodėl Anglijoje kuras brangesnis, tiesiog taip yra ir viskas. Biuro persikraustymas į Angliją yra investicija, o ne pigus malonumas. Žiūrėkite ne į kainą, o į tai, kas ji įeina – ar draudimas, ar pakuotės, ar iškrova.

Ar gali kainos pasikeisti pervežimo metu?

Gali, ir tai dažnai nutinka, jei jūsų krovinys neįtelpa į planuotą vietą sunkvežimyje. Arba jei reikia papildomos įrangos, pavyzdžiui, krano, kurio nebuvo. Gera firmų praktika – fiksuota kaina, bet tarkim tiesiog, blogi brokeriai (o jų yra daug) prideda "admin fees" iš niekur. Vienas mano klientas gavo sąskaitą papildomai 300 svarų už "document handling", kas buvo absurdas. Visada prašykite galutinės kainos su PVM užrašyto sutartyje, kad nereiktų ginčytis vėliau.

Kuo skiriasi pigios ir brangios pervežimo firmos?

Pigos firmos dažnai pasiskolina "povandeninius" vairuotojus, kuriems niekas nesako ir kurie tiesiog numeta dėžes. Brangios turi savus patikimus vairuotojus ir atsakingus vadovus. Jei kainos atrodo per gerai, kad būtų tiesa, tai greičiausiai taip yra. Jokių paslapčių – geros paslaugos kainuoja. Nenoriu nieko blogo pasakyti apie mažus vežėjus Lietuvoje, bet biuro persikraustymas į Angliją yra per didelė atsakomybė patikėti ką tik atidariusiai įmonei be istorijos.

Ar reikia mokėti avansą už paslaugas?

Dauguma atvejų taip, paprastai prašo 30-50% apmokėjimo. Tai užtikrina, kad jūs nesužlugsite ir neatsisakysite paslaugos paskutinę minutę. Jei įmonė neprašo jokio avanso, gali būti, kad ji kažką slepia arba turi rimtų finansinių problemų. Avansas yra kaip draudžiantysis abiem pusėms. Nemanau, kad reikia mokėti 100% iš karto, bet ir neįmanoma dirbti su rimtomis kompanijomis be jokios užtikrinimo sumos.

Kas daryti, jei sugedžia daiktai pervežimo metu?

Nedelsiant praneškite vairuotojui ir užfiksuokite foto ar vaizdo medžiagą. Negalima jų išmesti ar taisyti be draudiko leidimo. Tarkim, sugedo stalas – palikite jį taip, kaip yra, suvisęs. Draudikas turi matyti žalą. Vieni klientai bando sujungti gabalus pavydžiojami (kaltės sumažinimui), tai sužlugdo visą atlyginimo procesą. Biuro persikraustymas į Angliją visada turi riziką, tad būkite pasiruošę šiam scenarijui ir turkite rezervą.

Patirties Ašaros (Lietuvai atsisveikinant)

Ar darbuotojai gali važiuoti kartu su sunkvežimiu?

Techniškai ne, jei tai yra krovimo sunkvežimis be keleivinių vietų. Vairuotojas neturi teisės vežti keleivių be specialios licencijos ir draudimo. Jei reikia, kad žmogus palydėtų krovinį, reikia tartis apie "escort" paslaugą arba važiuoti atskirai. Negaliu susilaikyti, kad dažnai vadovai nori sėdėti šone kartu su vairuotoju, bet britų policija to nelenkia. Gali baigtis didelė bauda ir krovinio areštas, tad nedarykite to.

Ar reikia pervežti kompanijos automobilius ir kaip?

Tai visai papildoma ir sudėtinga paslauga. Galima vežti su sunkvežimiu (jei ten yra vietos ir yra aikštelė), arba su vairuotoju (pilotu). Anglijoje automobilių registracija yra kosminė istorija, be to, mokesčiai už senus automobilius (Londono ULEZ) yra dideli. Jei perkraustote biurą ir dar norite pervesti firmos auto, gerkite kavę, tai užtruks. Turite gauti "NOVA" sistemą registracijai (Nemanau ar dabar taip vadinasi, bet kažkas panašaus). Geriau parduoti čia ir nusipirkti ten, nors ir liūdna.

Ką daryti su atliekomis ir senais daiktais?

Anglijoje šiukšlių išvežimas yra labai brangus ir griežtai reglamentuojamas. Neneškite senų kedų, sugedusių stalų ar senų monitorių, jei nenorite mokėti už jų utilizes. Palikite tai Lietuvoje arba atiduokite dovanų. Biuro persikraustymas į Angliją turi būti apie naują pradžią, ne senių rūdžių pervežimą per jūrą. Vienas mano klientas mums pridėjo pilną dėžę senų failų, kuriuos teko mesti pirmoje degalinėje Anglijoje, nes nebuvo kur jų dėti.

Ar verta rinktis "pilot" paslaugą?

Jei biure yra daug brangios technikos, arba jums reikia viską surūšiuoti po atvežimo, tai absoliučiai taip. Pilotas yra vyras (ar moteris), kuris vadovauja procesui vietoje. Jis padės iškrauti, surūšiuoti, nurodyti kur kas eina. Be jo, chaosas vietoje užtikrintas, ypač jei jūsų darbuotojai kalba tik lietuviškai. Tai kainuoja, bet taupo jūsų nervus. Ypač naudinga, jei vadovas negali būti ten fiziškai.

Ką daryti su internetu Anglijoje iš karto po atvykimo?

Tikriausiai ne visiškai mano sritis, bet sakysiu tiek – užsakykite ryšį iš anksto, bent prieš mėnesį. Virgin arba BT daro savo darbą labai lėtai. Neturėkite iliuzijų, kad įsijungs tą pačią dieną, kai atvykstate. Naudokite mobilažį arba "dongle" laikinai. Biuro persikraustymas į Angliją be interneto yra kaip be rankų šiandien, verslas sustoja. Tarkim, vienas klientas dirbo be interneto savaitę ir beveik bankrutavo, tad nepraraskite proto.

Na, tai trumpas ir aiškus planas, kaip išgyventi šį didelį iššūkį. Neklauskite man, kodėl viskas taip sudėtinga ir biurokratiška, tiesiog pasaulis pasikeitė, o mes turime pritaikytis. Svarbiausia – pasirinkite patikimus partnerius ir viską užrašykite ant popieriaus. Biuro persikraustymas į Angliją nėra neįmanomas dalykas, tiesiog reikia kantrybės, gero planavimo ir stiklo geriamo. Sėkmės Londone (arba kur ten bebūtum), gerskite arbata ir laukite vairuotojo skambučio.