Biuro perkraustymo valdymas su profesionalia komanda iš Anglijos: patyręs eksperto pasakojimas

Dirbu logistikos srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada neįvyksta taip, kaip piešiate piešinyje. Ypač kalbant apie tarptautinius maršrutus. Klientai dažnai galvoja, kad tai tik baldų įkėlimas į sunkvežimį, bet realybėje biuro perkraustymo valdymas su profesionalia komanda iš Anglijos yra sudėtingas mazgas, susidedantis iš tūkstančio smulkių detalių. Kartais viskas vyksta lyg pagrožiu, kartais – visiškas chaosas ir ašaros dėl dingusių laidų. Štai kodėl verta pasidomėti, kaip tai veikia iš vidaus, kadangi nuo to priklauso jūsų verslo stabilumas ir nervai. Tiesiog nustokitės, kad biuro perkraustymo valdymas su profesionalia komanda iš Anglijos nėra tik kelių vyrų darbas.

Ką reiškia dirbti su anglais ir kodėl tai ne filmas

Kodėl verta rinktis būtent anglų komandą?

Žinoma, klausimas įdomus, bet dažniausiai atsakymas paprastas – jie turi patirties su jų specifiniais keliais. Esu matęs, kaip vietinės komandos sugenda ant pirmojo didesniojo riedesnio arba neįsivaizduoja, ką daryti su Londono zonomis. Kai užsakote biuro perkraustymo valdymą su profesionalia komanda iš Anglijos, jūs gaunate žmones, kurie žino taisykles ir net tas, kurios nėra parašytos. Jie moka elgtis su "britišku" humoru ir problemomis, kurios kyla tiesiai ant Kelio.

Ar jie tikrai kalba anglų kalba ar geriau lietuviškai?

Sunku pasakyti, kas yra geriau, bet dažniausiai kalbos barjeras nėra didžiausia problema. Angliškai susitarti daug lengviau nei aiškinti lietuviui, kas yra "pallet" arba ką reiškia tam tikros muitinės formos. Tačiau jei jums reikalingas nuolatinis ryšys, patikrinkite, ar vadybininkai moka kalbėti bent jau suprantamai. Buvau situacijose, kai vairuotojas mokėjo tik "fish and chips" lygį, tai tada viskas įdomiau.

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Planavimas – tai pusė sėkmės. Jei planuojate biuro perkraustymo valdymą su profesionalia komanda iš Anglijos, pradėkite bent mėnesį ir puse iki išvykimo. Ypač jei reikia gauti specialius leidimus arba rezervuoti vietą uoste. Nežiūrėkite į tas kalbas apie "mes spėsime per savaitę", tai pasakys tik tie, kurie niekada nebuvo išvykę iš Londono per rytą.

Ar jie patys duoda dėžes ir lipdukus?

Gerų kompanijų standartas – taip, jie atvyksta su viskuo: nuo stiprių dėžių iki "fragile" lipdukų. Nereikia bėgioti prie Maximos ir ieškoti, kur parduoda "mažiausiai brangias". Dėžės turi būti stiprios, o ne tokios, kurios suyra, kai įdėsite monitorių. Patyręs biuro perkraustymo valdymas su profesionalia komanda iš Anglijos visada įtraukia inventorių į kainą (arba bent jau turi aiškų sąrašą).

Kas nutinka, jei aš užmirštu kažką padaryti iš anksto?

Tada įvyksta tai, kas įvyko vienam mano klientui Vilniuje – jis užmiršo išjungti signalizaciją, o vairuotojai atvyko naktį. Gavome laisvą policijos koncertą. Geriau klausti, ką reikia padaryti, ir atkreipti dėmesį į smulkmenas, nei vėliau šokuoti su galva. Nors biuro perkraustymo valdymas su profesionalia komanda iš Anglijos yra profesionalus, jie nėra burtininkai.

Ar galiu būti tikras, kad mano daiktai nebus pavogti?

Statistika tokia, kad didžiosios firmos retai vagia. Jos daugiau bijo prarasti reputaciją nei pavogti jūsų seną fotelį. Tačiau visada patikrinkite draudimą. Turėjau atvejį, kai dingus vienam kompiuteriui, draudimas padengė viską be problemų. Neklauskite kaimyno, klysta jis, skaitykite sutartį.

Dokumentai, muitinės ir nerealūs laikai

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Gyvenimas Europoje pasikeitė, tad dabar reikės daugiau popierių nei anksčiau. Sąrašas priklauso nuo to, ką vežate: ar tai tik baldai, ar įranga. Geriausia, jei turite EX1 arba T2 formą, nors biuro perkraustymo valdymas su profesionalia komanda iš Anglijos dažnai tai gali padaryti už jus (už papildomą mokestį, žinoma).

Ar muitinė tikrina kiekvieną sunkvežimį?

Ne, ne kiekvieną, bet tikrina pasirinktai. Kartos tai atsitinka veltui, kartais – dėl to, kad vairuotojas atrodo įtartai. Buvau matęs, kaip stovėjome tris valias ties Kentu, nes kažkam nepatiko, kad dėžės buvo per daug "chaotiškos". Tvarka – tai pusė sėkmės muitinėje.

Kas dėl PVM mokesčių (VAT)?

Tai sudėtinga. Jei įmonė registruota Anglijoje ir perkelia biurą atgal į Lietuvą, gali būti taikomos kitos taisyklės. Aš tikrai nėra 100% tikras dabar dėl visų nuostatų, nes jie keičiasi kaip oras, bet geriausia pasikonsultuoti su tuo pačiu vadybininku. Jis žinos, ar taikoma "transfer of going concern" taisyklė.

Ar galiu vežti alkoholį ar maistą biuro turtu?

Techniškai galima, bet nerekomenduoju. Muitininkai mėgsta klausinėti, kodėl vežiate 100 butelių vyno "biuro reikmenų". Tai atrodo įtartai. Geriau tai palikti asmeniniam automobiliui, jeigu norite išvengti nepageidaujamų klausimų.

Kas nutinka, jei trūksta kai kurios formos?

Tada vairuotojas gali būti uždraustas kelti per kanalą arba priversta grįžti atgal. Atsimenu vieną istoriją, kai trūko vieno parašo, ir viskas užstrigo savaitgaliui. Biuro perkraustymo valdymas su profesionalia komanda iš Anglijos apima ir dokumentų kontrolę, tad nebandykite tai daryti patys, jei nesuprantate skirtumo tarp CMR ir kito bilieto.

Ar reikia deklaruoti kompiuterius?

Žinoma, ypač jei jų daug. Serijiniai numeriai, vertė – visa tai turi būti sąraše. Neužfiksuotas technikos pervežimas gali būti pripažintas kontrabanda. Naudokitės protingai ir užpildykite lentelę iš anksto, o ne vairuotojui kelyje telefonu.

Technika, baldai ir "jie negali to padaryti"

Ar jie išmontuoja ir sumontuoja baldus?

Tai turėtų būti įtraukta į paslaugas. Tačiau jei turite 50 metų senumo, vokiškai sukomplektuotus seifus, gali prireikti specialisto. Paprasti stalai ir lentynos – tai jau standartas. Pasakykite iš anksto, kas yra sunkiai išmontuojama, kad jie imtų su savęs "giliai įsivaizduojamą" raktų rinkinį.

Kas dėl serverių ir IT įrangos?

Čia reikia ypatingo dėmesio. Serveriai mėgsta "nulūžti" nuo vibracijos. Patikrinkite, ar komanda turi patirties su IT pervežimu. Biuro perkraustymo valdymas su profesionalia komanda iš Anglijos turi numatyti specialias pakuotes arba net "anti-static" dėžes. Nebelekite į priekį be "shutdown" procedūros.

Ar gali pervežti augalus?

Taip, bet ne visada. Kai kurios rūšys yra apsaugotos, o kai kurios tiesiog neišgyvens kelio be šviesos. Vairuotojas nebus sodininkas, jis tiesiog pakels dėžę. Jei turite brangų palmę, geriau raskite jai specialų pervežimą, o ne krapštykite tarp stalų.

Kas dėl asmeninių daiktų darbuotojų stalų?

Geriau paprašyti darbuotojų susikrauti viską į mažas dėžutes pačioms. Nežinau, kas guli jų stalų stalčiuose – nuo vaistų iki asmeninių nuotraukų. Komanda nebus atsakinga už dingusius nuotraukas iš mamos jubiliejaus, jei jas nebuvo uždarytos.

O jei liftas naujame biure neveikia?

Tada bus daug juoko ir prakaito. Būna taip, kad liftas sugenda būtent tą dieną. Geriau sužinoti iš anksto, ar yra šachtos aukštis, ar telpa sofų. Nebūkite tas, kuris sužinoja tik tada, kai sofa stovi priešėjimo duris ir niekur netelpa.

Ar jie išveža šiukšles?

Taip, tai dažnai įeina į paslaugą. Senos kėdės, sugadinta technika – viskas gali būti išvežta į šiukšliadėžę. Nenuostabu, kaip daug šiukšlių susikaupia biuruose per metus. Tiesiog nepamirškite pasakyti, kas yra šiukšlės, o kas – vertingas turtas.

Pinigai, paslėpti mokesčiai ir nustebimai

Kaip susiformuoja kaina?

Pagal valandas arba už darbą. Angliškas modelis dažnai būna už fiksuotą sumą, bet su sąlyga "jei nieko nekeisis". Biuro perkraustymo valdymas su profesionalia komanda iš Anglijos gali būti brangesnis nei vietinis "gazelininkas", bet jis taip pat ir saugesnis. Klauskite dėl "hidden costs" – laukimo mokestis, užkelti, kelti.

Ar reikia mokėti už laiką, jei jie laukia?

Jei jūs pavėluojate ir jie stovi valandą, taip, laikas kažką kainuoja. Angliški vairuotojai turi griežtus grafikus. Jei užšokote į spūstį Anglijoje ir atvykstate valanda vėlai, jums teks padengti šį laiką.

Ar galima mokėti kortele?

Daugelis didelių firmų dabar priima ir mokėjimus kortelėmis, bet kartais reikalauja 10-20 proc. avanso pervedimu. Pasilikite grynųjų (arba maždaug 50 svarų) vairuotojui – jis gali prireikti kavai ar užkelti, kurie nebus įtraukti į sąskaitą.

Ką daryti, jei kažkas sugenda kelyje?

Tikimės, kad draudimas padengia žalą. Jei sugenda sunkvežimis, komanda turi suteikti pakaitalinį. Ne visada tai vyksta greitai. Kartais reikia dienos laukti, kol atvyks kitas. Įsivaizduokite, kad jūsų biuras stovi dėžėse aikštelėje – tai nėra malonu.

Ar kaina keičiasi, jei kyla kuro kaina?

Dauguma sutarčių turi "fuel surcharge" punktą. Jei kainos šokinėja, jums gali tekti papildomai sumokėti. Tai realus dalykas, kurio negalima ignoruoti, ypač dabartiniais laikais. Užsirašykite, ar kaina fiksuota.

Ar verta taupyti ir rinktis pigiausią variantą?

Niekada. Pigiausias variantas dažniausiai baigiasi tais pačiais "nepatogiais pastebėjimais", apie kuriuos kalbėjome pradžioje. Biuro perkraustymas – ne vieta, kur taupyti ant vairuotojo ar dėžių kokybės. Geriau išleisti daugiau ir gauti ramybę.

Ką daryti pabaigoje ir ar viskas baigiasi

Ar reikia pasirašyti ką nors išleidimo metu?

Taip, būtinai. Vairuotojas duos jums CMR kopiją arba perdavimo aktą. Patikrinkite, ar viskas atvyko. Jei kas nors trūksta arba yra sulaužyta, tai turi būti užrašyta ten ir tada. Vėliau niekas nepasakys, kad monitorius buvo sulaužytas jau jums įnešant.

Kaip elgtis su vairuotojais?

Duokite jiems kavos ar vandens. Paprastas žmoniškumas stebina. Angliški vairuotojai dažnai būna atokiai, bet jei pasielgsite pagarbiai, jie padarys daugiau nei įrašyta sutartyje. (Tikrai nereikia juos šaukti, kaip vergus, tai nieko neduoda).

Kas dėl valymo po to?

Kartos komandos gali palikti dėžes ir išeiti. Jei norite, kad jos išneštų, pasakykite iš anksto. Biuro valymas – tai kita paslauga, bet dažnai tas pats brokeris gali tai suorganizuoti.

Ar galiu juos įvertinti?

Taip, atsiliepimai internete yra svarbūs. Jei biuro perkraustymo valdymas su profesionalia komanda iš Anglijos buvo solidus, parašykite. Jei ne – taip pat rašykite, kad kiti žinotų, kuo rizikuojama.

Ką daryti su likusiomis dėžėmis?

Jei dėžės buvo jūsų (arba nuomotos), jas reikia surinkti ir gražinti. Daugelis firmų tam nurodo terminą. Nepalikite jų koridoriuje mėnesį, jums gali būti paskaičiuota papildoma nuoma.

Ar reikia šventi sėkmę?

Būtinai. Nupirkite vyno, užsisakykite picą. Perkraustymas – tai didelis stresas darbuotojams. Jei viskas baigėsi sėkmingai, tai verta pagirti. Tai pagerina atmosferą naujame biure ir padeda pamiršti tą chaosą, kuris buvo prieš savaitę.

Ar aš dar ką nors pamiršau?

Galbūt. Visada pamiršti kažką smulkmenų – ar užrakintas senas biuras, ar išjungtas šviesos jungiklis. Bet pagrindinis dalykas – turėkite gerą kontaktą su vadybininku, kuris padaro biuro perkraustymo valdymą su profesionalia komanda iš Anglijos ne košmaru, o tiesiog darbu.

Galiausiai, viskas baigiasi. Biuras įrengtas, kompiuteriai veikia, o seni raktai atmesti. Tiesa, kartais lieka viena ar dvi dėžės be etikečių, kurias reikia atidaryti su intrigu. Bet po viso to, ką aš mačiau per šiuos metus, galiu pasakyti – pasitikėkite profesionalais, ir jūsų nervai bus sveikesni. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, kad biuro perkraustymo valdymas su profesionalia komanda iš Anglijos jums nebebus košmaras.