Biuro perkraustymo planavimo gidas į Angliją: kaip neišprotėti ir neištuštinti sąskaitos

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas niekada nesueina taip lygiai, kaip piešia moksliniai vadovėliai. Ypač kai kalba eina apie kelionę už Lietuvos ribų. Šis biuro perkraustymo planavimo gidas į Angliją skirtas tiems, kurie nori sužinoti, kaip viskas vyksta iš tiesų – be šlifavimo ir be pasakojimų, kad "viskas bus super". Jūsų laukia ilgos dienos, dokumentų chaosas ir, žinoma, Anglijos kelių eismo kamščiai, bet jei pasiruošite, išgyvensite. Rašau tai kaip žmogus, kuris matė viską – nuo dingusių dėžių iki sustojusių sunkvežimių per Šiaurės Francūziją.

Dokumentai ir muitinė – pradžia pradžios

Kada tiksliai reikia pradėti rūpintis dokumentais?

Nebūkite naivūs ir manykite, kad pakanka savaitės. Jei jūsų biuro perkraustymo planavimo gidas į Angliją prasideda prieš mėnesį, jau vėluojate su dokumentais. Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš 2–3 mėnesius, ypač jei turite daug technikos ar specialios įrangos. Muitinės dokumentų ruošimas yra tas dalykas, kuris visada užtrunka ilgiau, nei planuojate, nes kažkas visada trūksta arba parašyta neteisingai.

Kokius pagrindinius dokumentus reikės paruošti?

Jums reikės krovinio manifestą, pakavimo sąrašą (packing list), kuris turi būti tikslus iki smulkmenų, ir komercinius dokumentus, jei daiktai yra nauji. Nenaudokite bendrinių pavadinimų tipo "biuro reikmenys" – muitininkai to nekenčia. Turi būti parašyta "monitoriai Dell", "stalai 4 vnt." ir t.t. Be aiškaus sąrašo gali tekti mokėti didelius baudus arba giliai įsiskverbti į dokumentų kalną.

Ar tikrai reikia muitinės brokerio, ar galima patiems?

Galima bandyti patiems, jei norite prarasti savo protą. Tiesiog sakau – nenaudokite. Muitinės brokeris yra tas žmogus, kuris išgelbės jus nuo tūkstančių baudų už neteisingai užpildytą EX1 deklaraciją. Aš matau situacijas, kai firmos noria sutaupyti 50 eurų brokerio mokesčiuose, o paskui sumoka 500 eurų už sandėliavimą Tilbury uoste, nes dokumentai "nepraėjo". Nerašiau šio biuro perkraustymo planavimo gido į Angliją, kad jūs būtų kvaili, tiesa?

Kas su tuo Brexit’u – ar pasikeitė kažkas dėl dokumentų?

Oi, pasikeitė. Dabar viskas yra "trečiosios šalies" režimu, kas reiškia daugiau popierių. Anksčiau buvo paprasčiau, dabad reikia tiksliai sekti, ką vežate. Jei daiktai yra naudoti ir jūs perkraustote savo įmonės turto iš vieno biuro į kitą (Transfer of Own Goods), galima taikyti 0% PVM (arba mokesčių atleidimą), bet įrodymų reikės daug. Esu matęs, kaip britai užkardo kelius dėl vieno neteisingo kodo.

Ar reikia mokėti PVM importuojant į Angliją?

Paprastai taip, jei prekės yra naujos, bet jei tai yra įmonės turto perkėlimas (naudoti daiktai), galima kreiptis dėl mokesčių atleidimo (relief). Tai vėl gi tas momentas, kur verta turėti gerą brokerį. Jis užpildys C79 formą arba kaip ten dabar vadinasi (gal kažkas pasikeitė, geriau pasitikrinti, bet esmė ta pati). Svarbiausia – nespėkite mokėti mokesčių iš savo kišo, jei galima jų išvengti legaliai.

Kas dėl EX1 dokumento – kodėl visi jo bijo?

EX1 – tai eksporto deklaracijos numeris, kuris patvirtina, kad krovinys išvyko iš Lietuvos legaliai. Be jo anglai gali neįleisti krovinio arba pradėti importo procedūras kaip naujų prekių, nors tai tik seni stalai. Kartais nutinka, kad vairuotojas išvažiuoja, o sistema dar "neužsimoja". Tada prasideda skambinimai ir panika, tad šis biuro perkraustymo planavimo gidas į Angliją primena, kad kantrybė – aukso vertės.

Kas nutinka, jei dokumentuose yra klaidų?

Tada jūs sėdite pasienyje arba uoste ir laukiate. Klaidos gali kainuoti nuo 50 iki šimtų eurų už kiekvieną pataisymą, priklausomai nuo to, kas juos daro. Vieni klientai parašė "kompiuteriai" vietoje "duomenų serveriai" – ir antroji vertė buvo dešimt kartų didesnė, muitininkai susirūpino, nes toks brangus krovinys be apžiūros nepraeina. Būkite dėmesingi.

Kainos ir logistika – pinigai kalba

Kiek maždaug kainuoja toks biuro perkraustymas į Angliją?

Kainos svyruoja kaip šuo uodega. Viskas priklauso nuo tūrio – ar tai vienas kambarys ar didelis open space. Maždaug galite tikėtis nuo 1 iki 5 tūkstančių eurų (ar daugiau), jei kalbame apie pilną režimą su pakavimu. Biuro perkraustymo planavimo gidas į Angliją be kainų nebūtų tikras, bet tikiuosi suprantate, kad citatai be matavimų yra melas. Reikia, kad kas atvyktų ir pažiūrėtų akimis.

Ar įprasta kainą įeina pakavimo medžiagos?

Kartais įeina, kartais ne. Paprastai brangiau brangiau, daugiau įtraukiama. Pigiausi pasiūlymai dažnai yra be dėžių ir lipdukų. Tarkime taip – jei jums reikia 50 dėžių, specialių dėžių kompiuteriams ir popieriaus, tai tai papildomai gali kainuoti šimtus eurų. Nepasakykite, kad įspėjau. Užpakalį reikia apsaugoti dėžėmis, o ne tik geromis mintimis.

Kiek laiko trunka pati kelionė iki Anglijos?

Tai nėra važiavimas į pasienio miestelį. Paprastai tai trunka 2–4 dienas, priklausomai nuo to, kur kelyje užstringate. Jei vaziuojate į Londoną ar šiaurę, pridėkite dar dieną. Vienas kartą mūsų vairuotojas užstrigo turguje Francūzijoje (nekalbu apie kalnus), dėl to vėlavome dvi dienas. Planuokite savo darbą taip, kad biure nebūtų jokių svarbių dalykų pirmąją savaitę.

Ar brangu vežti per Lamanšą (Eurotunelis ar keltas)?

Keltai brangsta, degus brangsta, todėl ir kaina šoka. Eurotunelis greitesnis, bet reikia rezervuoti vietą iš anksto, kitaip gali tekti laukti valandas. Dėl šios priežasties biuro perkraustymo planavimo gidas į Angliją turi būti lankstus – kartais pigiau važiuoti ilgesniu maršrutu, nei laukti brangaus lango. Geriau klauskite savo pervežėjo, ką jis rekomenduoja šiuo metu.

Kas dėl "waiting time" ar laukimo laiko Anglijoje?

Anglijoje yra griežti taisyklės dėl vairuotojų darbo laiko ir poilsio. Jei jūsų biure nėra pakrovimo aikštelės arba vairuotojas privalo laukti, kol paruošsite dėžes, jis gali "nukristi" iš grafiko. Tada laukimas gali kainuoti 50–100 svarų per valandą. Žinau, skamba bjauriai, bet tos realybės ten. Pasirūpinkite, kad vairuotojui neliktų laukti be reikalo.

Ar galima sutaupyti, susijungiant su kita įmone?

Partijos kroviniai (groupage) įmanomi, bet biurui tai sudėtinga, jeigu jums svarbu laikas. Jei leidžiata, kad dėžės važiuotų 2 savaites ir būtų iškraunamos sandėlyje, tada taip, sutaupysite. Bet jei reikia dirbti kitą dieną – geriau užsisakykite atskirą sunkvežimį. Biuro perkraustymas neleidžia sau tokio pralaidumo, nebent tai jums tikrai nerūpi.

Ar reikia mokėti už iškrovimą Anglijoje?

Viskas priklauso nuo sutarties. Yra "door-to door" paslaugos, kur įeina viskas, bet dažnai Anglijoje reikia vietinių padėjėjų, nes vairuotojas negali vienas iškrauti sunkių spintų ar biuro blokų. Vietiniai darbuotojai Anglijoje... na, jų valandiniai įkainai nėra maži. Geriau susitarti iš anksto, kad jums nenukristų žandikaulis pamatius galutinę sąskaitą.

Daiktai, rizikos ir "neįsivaizduojami" dalykai

Ką daryti su serveriais ir duomenimis?

Svarbiausia – BACKUP (atsarginės kopijos). Niekada neverkite serverių įprastu būdu, jei nežinote, ką darote. Jie turi būti specialiai supakuoti, o geriausia – jei įmanoma, vežti duomenis kitaip (debesis, USB), o techniką vežti kaip "šrotą" (be duomenų). Aš matau, kaip viena firma prarado duomenis, nes vairuotojas "šiek tiek" pastūmėjo dėžę su serveriais, o diskai tiesiog nulūžo nuo vibracijos.

Ar galima vežti pilnas metalines spintas ir seifus?

Galima, bet tai kainuoja. Seifai yra sunkūs kaip pragaras. Jei seifas sveria 500 kg, reikės specialios technikos ir iš Lietuvos, ir iš Anglijos. Kartais pigiau nupirkti naują seifą Anglijoje (nors jie ten brangūs), negu mokėti už kėlimą per trečią aukštą be lifto. Pagalvokite apie sunkųjį baldų pervežimą šiame biuro perkraustymo planavimo gide į Angliją.

Kas su pavojingais krovinais – valymo priemonėmis ir dažais?

Čia yra viena dažniausių problemų. Žmonės meta į dėžę „valiklio, lakų, kai kurių dažų“ ir pamiršta. Muitinė ir keltas tai mėgsta mažai. Pavojingi kroviniai turi būti deklaruojami ir turi savo dokumentus (ADR). Vieną kartą mums teko išmesti dažų, kadangi jie nebuvo originalioje pakuotėje, ir keltas neleido įlaipinti. Nekelkite jokių chemijos be aiškaus etiketės.

Ar draudimas apima viską, kas nutinka kelyje?

Draudimas yra sūnas, bet visada skaitykite smulkmenas. Yra vadinamasis "all risk" draudimas, ir yra paprastas atsakomybės draudimas. Pastarasis dažnai moka tik keletą eurų už kilogramą, kai sugenda brangus monitorius. Užtikrinkite, kad turi „All risk“ polisą, kuris apdraustų ir techniką, ir baldus nuo lūžimo, ne tik nuo visiško praradimo (pvz., gaisro).

Ką daryti su biuro maistu (kava, arbatos, vaisiai)?

Nuvežti kelių pakelių kavos ne problema, bet jei turite sandėlį su maistu (mėsa, sūriai), tai nėra verta. Muitinė gali konfiskuoti arba reikalauti sanitarijos sertifikatų, kuris kainuos daugiau nei tas maistas. Geriau išdalinti darbuotojams arba pašalinti prieš išvykimą. Anglija yra griežta dėl gyvūninių produktų – nerašykite, kad įspėjau.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Niekuomet. Nors sunkvežimiai turi užraktus, "gaujos" Anglijoje (ypač ties parkingais) žino, ką atidaryti. Jei reikia sustoti, reikia saugios aikštelės su apsauga, o tai kainuoja. Neklauskite, kodėl, tiesiog patikėkite 20 metų patirtimi – palikę biuro techniką neapsaugotoje vietoje ryte galite rasti tik tuščią skrynią.

Kas jei kažkas sužeidžia iškrant ar kraunant?

Tai darbo saugos klausimas. Geresnės firmos turi draudimą, bet teisiniai ginčai tarp šalių gali trukti mėnesius. Jei patys padėsite, o jus užgrius dėžė su monitoriais – draudimas nemokės, nes nebuvo profesionalių krautojų. Geriau pasamdyti „men“ (krautojus) abiejose pusėse. Žinoma, tai kainuoja, bet sveikata brangesnė.

Ar galima vežti augalus į biurą?

Galima, bet tik su šaknų žeme nuplauta (be dirvos). Anglija labai bijo kirmėlių ir vabzdžių, todėl augalai patikrinami labai atidžiai. Didelis augalas be kvitos gali būti sunaikintas pasienyje. Patariu palikti senus augalus Lietuvoje ir nusipirkti naujus Londone – jų ten gausu ir pigu (pas mus daržovių skyriuje).

Kas vyksta tiesiogiai vietoje ir nerealios situacijos

Ar reikia iš anksto užimti vietą prie pastato?

Londone ir kituose didmiesčiuose – absoliučiai taip. Be leidimo (suspension) negalima pastatyti sunkvežimio ant "raudonųjų linijų" arba takelio. Jūs gausite baudą, o mašina bus nuvaryta ant stovėjimo aikštelės. Biuro perkraustymo planavimo gidas į Angliją privalo minėti vietos savivaldybę (council) – susisiekite su jais savaitę prieš.

Ar vairuotojai moka anglų kalbą?

Dauguma moka pagrindinius žodžius, bet nekalbėkite su jais apie filosofiją ar dėlės numerius. Jei reikia sudėtingesnio bendravimo su vietine policija ar uosto tarnyba, gali kilti problemų. Vienas kartą vairuotojas negalėjo paaiškinti, kur jam reikia važiuoti, ir apkeliavo visą Londoną aplink (M25 žiedą). Nejuokinga, kai skaito laikrodį.

Kas jei vairuotojas neįsileidžia į Londoną (ULEZ zona)?

Dabar ten labai griežta dėl taršos zonos. Jei sunkvežimis neatitinka standartų (Euro 6), įvažiavimas kainuoja šimtus svarų per dieną. Jei įvažiuosite be mokėjimo – bauda ateis paštu. Tikrinkite savo pervežėją – ar jis turi "Euro 6" mašinas? Jei ne, pasiruoškite dideliems išlaidoms arba krovinio perkrovimui į mažesnę mašiną už miesto ribų.

Ar reikia mums padėti sukrėti?

Jei įsigijote "pakavimo paslaugą", tada ne. Jei tik pervežimą – taip. Bet nepamirškite, kad vairuotojas yra atsakingas už techninę būklę, o ne už tai, kad jums tingi keltis. Geriausia susitarti, kad jis padės didžiąsias dėžes, o mažas – jūsų žmonės. Taip sutaupote laiko ir nervų.

Ar verta pirkti naujus baldus Anglijoj vietoj vežimo?

Manau, kad tai klausimas, kurį kiekvienas sau užduoda. Anglijoje baldai (ypač biuro) gali būti brangūs, jei norite kokybiškų (pvz., Herman Miller). Bet jei turite paprastus "IKEA" stalus, juos vežti per visą Europą nebūtų protinga. Paskaičiuokite: kaina + pervežimas + muitai vs. nauja kaina Anglijoj. Dažnai pasirodo, kad vežimas neapsimoka.

Ką daryti su senais daiktais, kuriuos nebebešame?

Neužmeskite juos į sunkvežimį "gal kaip prireiks". Anglijoje atliekų išvežimas (waste disposal) yra labai brangus ir reguliuojamas. Jei atvešite šiukšlių į biurą ir reikės jų atsikratyti, galite susimokėti daugiau už šiukšles negu už pervežimą. Atsikratykite nereikalingų dalykų dar Lietuvoje.

Išvados

Na, štai ir turite tokį šiek tiek chaotišką, bet nuoširdų biuro perkraustymo planavimo gidas į Angliją. Svarbiausia – nesitikėkite tobulumo, pasiruošite popieriams ir turkite pakankamai pinigų rezervui nenumatytiems išlaidoms. 20 metų patirtis moko, kad idealus perkraustymas – tas, kurio nepastebėjote, o ne tas, kur kiekvieną minutę lydi stresas. Sėkmės Anglijoje, ten gana drėgna, taigi pasirūpinkite geru draudimu.