Biuro perkraustymo planavimas iš Jungtinės Karalystės paprastai: praktinis vadovas be reklamų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės visada sukelia daugiau galvos skausmo nei įprastas gyvenamųjų kvartalų išvežimas. Kodėl? Nes čia ne tik dėžės tai kompiuteriai, serveriai, svarbi dokumentacija ir, žinoma, brangūs anglų muitininkai. Dažnai klientai galvoja, kad užsako "kėbulą" ir viskas vyksta stebuklingai. Realybėje biuro perkraustymo iš Jungtinės Karalystės procesas reikalauja gero planavimo, o ne tiesiog spaudimo mygtukų. Čia pasakysiu tiesiogiai, be jokių gražių tekstų iš reklamų, kaip tai tik vyksta praktikoje ir ką būtina žinoti, kad išvengtumiet brangų klaidų.

Pasiruošimas ir dokumentai (ir ką daryti su tuo visa popierizmu)

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą iš JK?

Pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Žinau, skamba kaip per daug, bet trust me, jums reikės laiko ne tik dėžėms surinkti. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės tai ne tik fizinis darbas, tai ir biurokratija, kurią ten sukuria. Jei paliksite viską paskutinę savaitę, gali tekti mokėt už greitąjį pervežimą, kas kainuoja du kartus brangiau. Geriau anksti susirasti firmą, pasirašyti sutartį ir miegoti ramiai.

Ar tikrai reikalingas inventoriaus sąrašas?

Be abejo. Nerašykite ant dėžės "daiktai", nerašykite "biuro reikmenys". Muitinėje (tiek Lietuvoje, tiejk Anglijoje) to neduos praeiti. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės reikalauja detalaus aprašymo: "3 stalai, 5 kėdžių, 2 kompiuteriai Dell". Jei sąrašo bus, mašina gali stovėti pasienyje dieną, dvi. O laikas – tai pinigai, o vairuotojų poilsio laikas yra griežtai reglamentuojamas.

Ką daryti su dokumentais, jei jų tūkstančiai?

Tai nuobodus darbas, bet reikia juos surūšiuoti. Archyvus reikia susikrauti į stiprias dėžes, geriau mažesnės, kad nepraplėštų. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės dažnai sužaidžia apie paslapties apsaugą, tad tiesiog nekelkite visų popierių į vieną didelį krepšį. Geriau padarykite etiketes: "Buhalterija 2020", "Sutartys A-K". O jei turite jautrių duomenų, geriau juos vežti su savimi rankiniu būdu, o ne kelti į vagoną.

Ar reikia specialių leidimų išvežti įrangą?

Paprastai ne, jei tai jūsų nuosavybė ir ją vežate atgal į Lietuvą ar kitą ES šalį (jei įrašyta mums įsivertus į sąskaitą faktūrą). Bet dėl nenumatytų atvejų pasidarykite EX-1 dokumentą arba tarpininko atstovavimo dokumentą. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės po „Brexit“ tapo kančia dėl muitinės, tad geriau turėkite visus pirkimų čekius arba faktūras, kurios įrodo, kad šis serveris nupirktas prieš 5 metus Londone, o ne pavogtas vakar.

Kaip elgtis su vertybėmis?

Brangią įrangą, telefonus, laptopus geriau neiškeliauti į beną. Viską užfiksuokite, nufotografuokite. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės gali būti rizikingas, jei pasirašote be jokio pridėtinio draudimo. Paprastai įmonės siūlo standartinį draudimą, bet jis dažnai nedengia smulkių elektronikos reikmenų, jei jie nepakuoti originalioje pakuotėje. Geriau klauskite draudimo sąlygų iškart.

Ar galima vežti maistą ir gėrimus iš biuro?

Galima, bet tikrai ne rekomenduoju vežti pusę buitinės technikos su maisto likučiais. Viską iššvalkite. Buvo atvejis, kai vairuotojas gavo baudą už tai, kad buitinėje technikoje buvo senų kruopų. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės turi būti švarus, kitaip muitininkai gali pradėti krapštyti kiekvieną kampą.

Ką daryti su paštu?

Persidėkite adresą iš anksto. Jei lauksite svarbių dokumentų iš „Companies House“ arba bankų, užtikrinkite, kad jie nenuklyps į senąją vietą. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės įvyksta, o paštas vis dar ateina į Londoną – tai klasika. Pradėkite tvarkyti adresų peradresavimą (mail redirection) „Royal Mail“ svetainėje mažiausiai mėnesį iki išvykimo.

Ar verta samdyti brokerį muitinėms?

Jei neturite patirties su dokumentais, tai verta kiekvieno cento. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės be tarpininko gali tapti košmaru, jei susidursite su problemomis Doveriuje arba Folkestone’e. Jie užpildys formas, o jums liks tik pasirašyti.

Logistika: sunkvežimiai, vairuotojai ir kelių judrėjimas JK

Kokio dydžio sunkvežimį reikia?

Tai priklauso nuo to, kiek daiktų turite, bet dažnai klientai pervertina savo turtą. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės mažai kam reikalauja 40 tonų sunkvežimio (pvz., 90 kubinių metrų). Įprastai užtenka 20-30 kubinių mašinos su keltuvu. Atsiminkite, jei biuras yra 5 aukšte be liftas Londono centre, didelė mašina nepadės – reikės mažesnių "vežėlių" (Luton).

Ar galima užsakyti pakuotojus?

Taip, ir tai geriausias sprendimas. Dirbu jau 20 metų ir mačiau, kaip vadovai bando taupyti ant darbuotojų, kurie nešioja dėžes. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės su profesionaliais pakutojais vyksta 3 kartus greičiau. Jie atveža dėžes, viską užriša, užkleipo ir įkelia. Jūsų komanda tuo metu gali dirbti toliau arba ruoštis susirinkimams.

Kaip su parkavimu Anglijoje?

O tai didelis galvos skausmas. Jei biuras yra miesto centre, turite gauti leidimą stovėti (parking suspension). Be to, Londone yra daug vietų, kur sunkvežimiams draudžiama važiuoti (LEZ zona). Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės gali pareikšti 200 svarų baudos už tai, kad vairuotojas užvažiavo į gatvę, kurioje neleidžiama. Planuokite maršrutą iš anksto.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Iš Londono į Vilnių ar Kauną – tai maždaug 3–4 dienos, priklausomai nuo laiko (darbo diena ar savaitgalis). Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės nėra kelionė į parduotuvę. Reikia apskaičiuoti vairuotojo poilsio laikus, laukimą tiltuose arba tuneliuose. Neskubėkite spaudyti vairuotojo "skubėk", jis negali pažeisti poilsio režimo.

Ar vairuotojai moka kalbėti lietuviškai?

Dažniausiai taip, jei dirbate su Lietuvos firmomis. Bet kartais gali atvažiuoti ir lenkas arba ukrainietis. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės yra tarptautinis verslas, tad anglų kalba privaloma. Jei jūsų vadybininkas Anglijoje nekalba, tai didelis rizikos faktorius.

Kas nutinka, jei mašina sugenda?

Tai reta, bet įvyksta. Tada turi būti kitas transportas. Pasitikėkite tik patikimomis firmomis, kurios turi savo parką, o ne nuomoja mašinas iš "Random Rental". Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės su nuomota mašina gali baigtis taip, kad jūsų daiktai stovi pakeliui, o niekas nepasako, kur jie yra.

Ar reikia mokėti už kelių mokesčius?

Taip, ypač jei važiuojate per Prancūziją (krovinių keltų kaina neįeina). Bet dažniausiai biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės vyksta keltu iš Doverio į Kalę (Dunkerque). Ten kaina skamba pagal užsakymo dydį. Įsivaizduokite, jei pamiršite pasakyti, kad turite 5 paltus daugiau nei planavote, keltų bilieto kaina gali šokti į viršų.

Kas darysu su daiktais, jei naujas biuras dar nebaigtas?

Reikės sandėlio. Dauguma firmų siūlo laikiną saugojimą Lietuvoje arba Anglijoje. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės kartais vėluoja dėl pastato remonto. Geriau iš anksto pasidomėkite sandėliavimo kainomis, nes jos gali būti didelės, jei laikysite daiktus mėnesį Londono apylinkėse.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma modernių firmų turi GPS stebėjimą. Nereikia bellininti vadybininkui kas valandą. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės dabar yra tecnologiškesnis – gausite nuorodą, kur matysite, kur mašina stovi. Bet nepamirškite, vairuotojas gali būti be signalo (pvz., Vokietijos miške arba tunelyje).

Itin svarbių ir sudėtingų situacijų sprendimai

Kaip vežti serverius ir IT įrangą?

Labai atsargiai. Geriau, kad IT specialistas išjungia ir pažymėjus kabelius. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės neleidžia tiesiog ištraukti kištuko ir mesti į dėžę. Serveriai yra jautrūs supratimams. Turi būti specialios dėžės su putomis (anti-static foam). Jei netyčia numesite serverį, jums nebebus ką vežti.

Ar draudžiama vežti pavojingas medžiagas?

Taip, degiosios medžiagos, dažai, chemija turi būti deklaruotos. Negalima tiesiog mesti aerozolių į dėžę. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės gali būti sustabdytas, jei inspekcija rastų nelegalių medžiagų. O štai vakar kalbėjau su viena firma, kuriai teko išmesti visus dažus, nes jų nebuvo užpildyta deklaracijoje.

Ką daryti su biuro augalais?

Geriau atiduoti darbuotojams. Vežti augalus per kanalus be fitosanitarinių pažymų beveik neįmanoma, o jų gavimas brangiau nei už naujus augalus nusipirkti. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės yra emocingas, bet augalai gali išgyventi tik kelias dienas be šviesos vandenyje. Neapsunkinkite sau gyvenimo.

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Taip, bet tai turi būti atskirtai. Negalima maišyti firmos turtą su Petro šlepežiais. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės turi būti aiškus: viena dalis – įmonės inventorius, kita – asmeniniai daiktai (jei juos sutinka vežti). Muitinė gali painioti.

Kas nutinka, jei pasienyje prasideda patikra?

Tai įprasta dalykas po "Brexit". Gali tekti atidaryti kėbulą. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės dabar reiškia, kad 30% atvejų sustojame patikrai. Jei viskas tvarkingai – praeisite per valandą. Jei trūksta dokumentų – gali praeiti diena. Todėl niekada nesakykite klientui "bus rytoj 9:00", sakykite "bus tarp 9:00 ir 14:00".

Ar reikia išvalyti biurą išsikraustant?

Taip, dauguma nuomos sutarčių (lease) reikalauja palikti biurą "broom clean" arba net atlikti profesionalų valymą. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės nebaigiasi, kai išvažiuoja paskutinė mašina. Dar reikia sumokėti už valytojus Anglijoje, kad negautumite didelios sąskaitos už išsivalymą iš savininko.

Ką daryti su baldais, kurie netilps?

Jei nebeplanuojate juos naudoti, parduokite arba pasiduokite labdarai (pvz., "British Heart Foundation"). Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės vežant senas, sudaužytas kėdes be prasmės. Išsikraustymas yra puikus proga atsikratyti šiukšlių. Nepykite, jei vairuotojas atsis bevežti sofos, kurios kojos nulūžusios.

Ar galima vežti pinigus?

Grynaisiais pinigais reikia deklaruoti, jei suma viršija 10 000 eurų. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės nėra bankas. Geriau visus pinigus pervesti į sąskaitą, o ne bandyti slėpti kasoje. Kriminalai nenaudoja pervežimo firmų (tikiuosi), o jūsų verslas neturėtų kelti įtarimų.

Kaip apskaičiuoti tūrį (kubus)?

Jei nesugalvojate, paprašykite vizito. Dauguma firmų daro nemokamą apskaitą vaizdo skambučio metu. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės brangiai kainuoja, jei sumokate už tuščią vietą mašinoje. Tikslus apskaičiavimas taupo pinigus.

Ar saugu palikti daiktus naktį sunkvežimyje?

Nepatariu. Sunkvežimiai dažnai "laužiami" Anglijoje ir Prancūzijoje stovėjimo aikštelėse. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės turi būti suplanuotas taip, kad vairuotojas naktį būtų apsaugotoje aikštelėje (prie maitinimo punkto, kur yra sargyba) arba kad krovinius būtų užkloti antromis durimis (užraktomis).

Kas daryti, jei naujas biuras antrame aukše be lifto?

Geriau iš anksto apie tai pasakyti. Tada reikės samdyti kėlimo kraną arba daugiau padėjėjų. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės gali tapti fizinio darbo maratonu, jei neplanavote kėlimo. Vairuotojas negali nešti 30 kg spintų laiptais – tai ne jo darbas ir tai draudžiama saugumo taisyklėmis.

Problemų sprendimas ir išvados

Ar visada viskas vyksta pagal planą?

Beje, štai prieš metų laiko turėjau atvejį, kai klientas pamiršo pasakyti, kad jų gatvėje vyks maratonas. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės tada buvo užstrigęs 4 valandas. Nieko nepadėjo, teko laukti. Todėl visada patikrinkite miesto renginių kalendorių.

Kaip atsisakyti paslaugos, jei pasikeitė planai?

Skaitykite sutartį. Dažnai atsisakymo mokestis yra didelis, jei tai daroma 2 dienos iki išvykimo. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės – tai sudėtingas logistinis grandinės reikalas, jei jums nereikia mašinos, ji vis tiek važiuoja tuščia (tuometinėje vietoje), tad reikia padengti išlaidas.

Ar verta rinktis pigiausią variantą?

Nepykite, bet aš sakysiu tiesiai – ne. Pigiausios firmos dažnai turi senas mašinas, neapdraustus krovinius ir vairuotojus, kurie nekalba jokia kalba. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės yra investicija į jūsų ramybę. Uždirbkite daugiau, o ne taupykite ant pervežimo, po to verksiate dėl sulūžusių kompiuterių.

Kaip sumokėti?

Dažniausiai reikia avanso (30–50%), o likutį – atlikus darbą. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės nevyksta pagal "pirmiau mokėk, paskui gausi" principą (tokios firmos yra sukčiai). Mokėkite į sąskaitą, ne į vairuotojo rankas.

Ar reikia padėti vairuotojui?

Nebūtina, bet reikia paruošti kelius. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės vyksta sklandžiau, jei kas nors parodytų, kur yra liftas arba kur statyti dėžes. Nesakykite "dėk kur norit", vairuotojas taip ir padarys – užbarstys visą koridorių.

Kas daryti, jei dėžės prarandamos?

Tai retai, bet įvyksta. Visos dėžės turi būti sunumeruotos. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės su numeriuotomis dėžėmis leidžia greitai pastebėti, kad trūksta nr. 45. Tuomet skambinate firmai, paaiškėja, ar ji liko Anglijoje, ar nukrito iš mašinos.

Trumpai tariant, biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir dėmesys smulkmenoms. Jei viską suplanuosite iš anksto, susitarsite dėl dokumentų ir nepasikelsite per daug nereikalingų daiktų, viskas praeis lyg per šaltą vandenį. Neleiskite emocijoms užgožti proto, o jei nežinote kur kreiptis – skambinkite, patarsiu.