Biuro perkraustymo planavimas ir perkraustymo paslaugos į UK: praktinis vadovas su patarimais iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę niekada nevyksta taip, kaip planuojate "Excelio lentelėje". Buvo kartų, kai viskas lyg ir gerai, bet vairuotojas prieš pat Doverį prarado buvo pasą, o kitą kartą klientas užmiršo pasakyti, kad jų serveriai yra seni, kaip pasaulis, ir nebetelpa į liftą. Dabar, po "Brexit", viskas dar sudėtingiau su muitinės procedūromis, todėl kokybiškos perkraustymo paslaugos į UK tampa ne vėlu, o privalumu. Jei ką nors rengiat, geriau pradėkite planuoti dabar, o ne prieš pat savaitgalį, nes tada kainos būna kosmiškos, o nervai – ant ribos.

Popieriaus darbai ir muitinė (pats blogiausias dalykas)

Ar tikrai reikia EORI numerio?

Be abejo, be jo neišsiversite. Jeigu planuojate biuro perkraustymą į UK, tai pirmasis dalykas, kurį reikia padaryti, yra užsiregistruoti EORI numerį Lietuvoje (jei esate iš ES) ir Jungtinėje Karalystėje. Be šio kodo jūsų krovinys tiesiog bus sustabdytas sienoje, o laikinasis sandėlis pradės skaičiuoti pinigus už kiekvieną praleistą valandą. Nemanau, kad norite mokėti už vairuotojo laukimą kažkur prie Londono uosto.

Ką daryti su inventoriaus sąrašu?

Jis turi būti detalus, nebe "knygos ir stalai". Rašykite: "4 stalai, 5 kėdžių, 2 spausdintuvai HP". Muitininkai dabar yra labai griežti, jei mato, kad sąrašas pernelyg bendras, pradeda domėtis kiekviena dėže. Dar geriau, jei sąrašas būtų anglų kalba, tai greitina procesą ir perkraustymo paslaugos į UK tampa sklandesnės. Tikrai nereikia jų iššaukti netinkamais aprašymais.

Ar galima vežti naudotą techniką be muito?

Taip, galima, bet turi būti įrodymas, kad tai naudota daiktai, ne parduodami prekės. Geriausia tinka pirkimo sutartys arba senos sąskaitos. Jei vežate naujus kompiuterius į biurą, gali tekti mokėti PVM ir muito mokesčius UK. Tai viena dažniausių klaidų – klientai sako "naudota", o pakuotės dar su plastikinėmis plėvelėmis.

Kas daryl, jei trūksta kai kurių dokumentų?

Tada prasideda problemos. Kartais galima tiesiogiai kalbėti su muitinės brokeriu, jeigu naudojate perkraustymo paslaugos į UK su pilnu paketu, jie gali padėti surasti formuluotes. Bet jei trūksta svarbių dokumentų, pvz., vertinimo ar kilmės sertifikatų, gali tekti grąžinti krovinį atgal. O tai kainuoja dvigubai.

Kiek laiko užtrunka muitinės patikra?

Gali būti ir valanda, ir trys dienos. Visas priklauso nuo to, koks eilės "uodegas" tam tikrą dieną. Aš mačiau atvejus, kai lengvasis automobilis pravažiuodavo per valandą, o sunkvežimis su biuro įranga stovėjo dvi dienas, nes trūko vieno parašo. Geriau turėti atsarginį laiką grafike.

Ar reikia mokėti PVM UK?

Jei esat registruota įmonė Lietuvoje ir vežate savo turtą, dažniausiai taikomas atvirkštinis PVM mokėjimas (Reverse Charge). Bet čia aš ne pats geriausias patarėjas apie mokesčius, geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu, nes taisyklės pasikeitė po "Brexit". (Na, arba pasitikėkite manimi, bet aš neatsakau už jūsų mokesčius).

Logistika ir kaina (pinigai visai nedomina)

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkraustymas į UK?

Kainos svyruoja kaip pakelės. Už 3,5 tonų sunkvežimį su kroviniu Klaipėda-Londonas dabar galite tekti mokėti nuo 1200 iki 2000 eurų, priklausomai nuo degalų kainos ir kuro priedėlių. Perkraustymo paslaugos į UK brango dėl kuro ir britų formalumų. Neklauskite "kiek kainuoja" be išsamių duomenų.

Ar pigiau važiuoti savaitgaliais?

Ne, būna atvirkščiai. Ferma eina dažniau darbo dienomis, o savaitgaliais kainos gali būti aukštesnės dėl "premium" reisų. Be to, jei atvykstate į Londoną šeštadienį, niekas neleis jums įkelti dėžių į pastatą dėl triukšmo reglamentų. Geriau planuoti biuro perkraustymą į UK darbo dieną.

Kas yra "paskutinio milžino" kaina?

Tai dažnai užmirštama. Tai iškrovimas, nešimas į aukštus be lifto, baldų surinkimas. Jeigu jūsų biuras yra penktame aukšte be lifto, tai perkraustymo paslaugos į UK padidės bent 50-100 eurų. Vairuotojai nemėgsta nešti daiktų laiptais, jei tai nebuvo aptarta.

Ar galima suvesti keletą klientų į vieną sunkvežimį?

Taip, tai vadinama daliniu krovininiu (part load). Tai pigiau, bet lėčiau. Jūsų dėžės gali šokti po kelių kitų klientų krovinių Anglijoje. Jei skubate, geriau užsisakykite ekskliuzyvų reisą.

Ką daryti, jei nėra vietos stovėjimui prie biuro?

Tai didelė problema Londono centre. Reikia gauti leidimą iš savivaldybės (parking permit). Jeigu vairuotojas atvažiuos ir negalės pastatyti, jis pradės laikyti laukimo mokestį. O tai jūsų biudžeto neatlaikys.

Ar apima draudimas?

Įprastai perkraustymo paslaugos į UK turi CMR draudimą, bet jis dažnai dengia tik keletą eurų už kilogramą. Jei vežate brangią serverinę įrangą, reikia specialios draudimo polisos. Neklauskite, kodėl – tiesiog taip yra su tais draudikais.

Kodėl kainos skiriasi tarp firmų?

Kai kurios firmos dirba "be mokesčių", tai yra, jų vairuotojai yra "pilki" ir neturi tinkamų leidimų. Tai atrodo pigu, bet jeigu sustabdys britų policija, jūsų krovinys bus konfiskuotas. Naudokitės patikimomis perkraustymo paslaugomis į UK, o ne "kaimyno sūnumi".

Ar galima sekti, kur yra mano daiktai?

Dabar dauguma turi GPS stebėjimą. Bet signalas dingsta, kai keltas plaukia po tuneliu arba vairuotojas užmiega poilsio vietoje. Nedžiuginkite kas valandą.

Pakavimas, technika ir keiksni dalykai

Ar verta rūpintis pakavimu paties?

Jei turite laiko, taip, tai sutaupysite. Bet jei darbas priverčia skubėti, geriau užsisakyti mūsų pakavimo paslaugas. Sužinojau, kad klientai dažnai neteisingai supakuoja monitorius – juos reikia apvynioti burbuliukine plėvele keletą kartų, o ne tik padėti į dėžę.

Kaip saugiai vežti serverius?

Tai atsakomybė. Pirmiausia – atsarginės kopijos! Antra, serveriai turi būti išjungti tinkamai (ne ištraukti kabelio iš lizdo). Geriausia juos įdėti į originalią dėžę, jei liko. Jei ne, reikia statmenos padėties ir daug putų.

Ar galima vežti biuro augalus?

Galima, bet su dirvožemiu yra problemos. Britai bijo kenkėlių, todėl turi būti labai gerai supakuota, kad dirvožemis neišbyrėtų. Kartais geriau palikti senus kaktusus ir nusipirkti naujus Londone, nes perkraustymo paslaugos į UK augalams gali brangiai kainuoti dėl fitosanitarinių patikrų.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Toneriai, valymo priemonės – tai pavojingi krovniai. Negalima jų mesti į bendrą dėžę. Turi būti atskira dėžė, uždaryta ir pažymėta. Jei sprogs toneris kelyje, viskas bus purvina.

Ar reikia išpakuoti viskas vietos?

Įprastai perkraustymo paslaugos į UK įtraukia tik pristatymą į patalpas. Išpakavimas ir baldų surinkimas yra papildoma paslauga. Pasakykite iš anksto, jei norite, kad vairuotojai surinktų stalus, kitu atveju jie tiesiog paliks dėžes viduje.

Ar galiu vežti maistą iš biuro virtuvės?

Nenaudotus indus ir šaldytuvus – taip. Bet maisto produktų (kavos, arbatos, sausainių) negalima. Muitinė išmes arba privers sunaikinti, nes tai taisyklių pažeidimas. Suvalgykite patys prieš išvykdami.

Kaip apsaugoti baldus nuo drėgmės?

Jungtinėje Karalystėje daugiau lietau negu Lietuvoje (nemanau, kad įmanoma, bet taip yra). Naudokite storas spanbondines dangas. Jeigu dėžės stovės atvirame priekaboje, drėgmė gali pakenkti popieriniams dokumentams.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Parašykite "London - Biuras", "Virtuvė", "Direktoriaus kabinetas". Taip sutaupysite valandų, kai atvyksite į vietą. Niekas nenori ieškoti popieriaus trimerio dėžėje su kompiuteriais.

Ką daryti su seifais?

Jei seifas tuščias – ne problema. Jeigu pilnas – tai jau gabenimas brangiųjų daiktų, reikia deklaracijos. Be to, jei seifas sunkus (virš 200 kg), reikia specialios technikos iškrovimui.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai gudrus klausimas. Oficialiai perkraustymo paslaugos į UK skirtos biuro turtui. Jei darbuotojai įmes savo drabužių ar dviračių, tai gali būti laikoma prekyba arba nelegaliu importu, jei deklaruosite kaip biuro turtą. Geriau atskirai.

Rizikos ir nesklandumai (realus gyvenimas)

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis?

Tai baisiausias scenarijus. Mes tada stengiamės išsiųsti kitą sunkvežimį, jei turime arti. Bet jei tai atsitinka vakare penktadienį Vokietijoje... tada laukite iki pirmadienio. Geriau turėkite atsarginį planą, kaip dirbsite be kompiuterių keletą dienų.

Ar vairuotojai tikrai moka anglų kalbą?

Dauguma moka "tranzitinę" anglišką. Jie supras "go left", "loading bay", "documents". Bet jei reikės diskutuoti apie filosofiją ar sudėtingus techninius nustatymus, gali būti problemų. Geriau, kad su jais eitų jūsų vadybininkas, kuris moka kalbėti.

Ką daryti, jei klientas Londono centre neturi lifto?

O tai jau bėda. Tada reikia rasti nešikų (porters) vietinius, nes mūsų vairuotojai gali atsisakyti nešti 50 dėžių penktu aukštu laiptais dėl sveikatos. Tai papildomos išlaidos, kurias reikia įskaityti į biuro perkraustymo planavimą.

Ar saugu duoti vairuotojui raktus nuo naujo biuro?

Įprastai taip, jie atiduoda atgal iš karto po iškrovimo. Bet geriau turėkite du raktų rinkinius. Buvo atvejų, kai vairuotojas išvažiavo su raktais kišenėje į kitą užsakymą ir dingso ryšys porai valandų.

Ką daryti, jei dingsta dėžė?

Tai retkas atvejis, bet įvyksta. Tuomet reikia kreiptis į draudimo kompaniją. Bet užtikrinkite, kad inventorius buvo pasirašytas abiejomis pusėmis. Be dokumentų niekas nepmokės.

Ar galima keisti paskutinę minutę?

Galima, bet tai kainuoja. Jei pakeičiate adresą iš Londono į Mančesterį dieną prieš važiavimą, mums reikia perbraižyti visus maršrutus. Perkraustymo paslaugos į UK yra sudėtingos logistika, ne taksi.

Kas yra CMR garantijinis lapas?

Tai pagrindinis dokumentas kelyje. Jis patvirtina, kad priėmėte krovinį. Pasirašykite jį tik tada, kai tikrai patikrėjote, kad visos dėžės yra. Jei pasirašote tuščią, o vėliau pasirodo, kad trūksta dėžės – kaltė jūsų.

Ar vežate mažus siuntinius (pavyzdžiui, tik dokumentus)?

Taip, mes turim ir mažesnių transporterių. Nereikia nuomoti viso sunkvežimio, jei reikia pergabenti tik vieną archyvinę lentyną iš Vilniaus į Birmingemą. Tai taip pat yra mūsų perkraustymo paslaugos į UK dalis.

Ar reikia iš anksto apmokėti?

Įprastai prašome 50% avanso, kad užtikrintume, kad klientas neatsisakys paskutinę minutę. Likusią sumą mokate gavus daiktus.

Kodėl Britai taip griežti su dokumentais?

Po "Brexit" jie nori parodyti, kad kontroliuoja sieną. Anksčiau mūsų vairuotojai važiuodavo su ranka pakeltu. Dabar kiekvienas brangus daiktas turi savo kodą. Tiesiog pripraskite prie šios burokratijos.

Ar reikia kvadratūros?

Kvadratūra padeda suprasti, kiek dėžių bus. Bet geriau nurodykite dėžių kiekį. Vienas klientas sakė "50 kvadratų", o pasirodė, jis turėjo omenyje pilną sandėlį su metalinėmis lentynomis, kurios užima vietą.

Ką daryti su biuro šiukšlėmis?

Nuvežkite į sąvartyną Lietuvoje. Mums neleidžiama vežti atliekų į JK, be tam specialios licencijos. Net jei tai senas stalas, jis laikomas atliekomis, jei nėra naudojamas.

Ar vežate dviračius darbuotojams?

Galime, bet reikia specialių stovų. Jei tai brangūs dviračiai, reikia juos supakuoti į dėžes, kad nenusitrintų. Paprastai važiuoja ant pakrovos grindų, virš kitų dėžių (jei yra vietos).

Ar galima vežti alkoholį biuro dovanoms?

Tai rizikinga. Jei daug, reikia akcizo mokesčio. Geriau nupirkti čia, Anglijoje. Nemanau, kad biuro direktorius norės skambinti muitininkams dėl degtinės butelio.

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa Anglijoje?

Kartos atsitinka, kad vairuotojas pasiklysta arba nuvažiuoja į "Low Emission Zone" be leidimo. Tada baudą moka įmonė, bet gali būti delay. Sekite GPS.

Ar reikia pranešti apie vertę kiekvieno daikto?

Ne kiekvieno, bet bendros vertės taip. Muitinė turi žinoti, kiek apdraudžiate krovinį. Nežiūrėkite į mane taip, aš nešneku, tiesiog taip taisyklės.

Ar galima užsakyti pakavimo medžiagas?

Taip, mes pristatysime dėžes prieš kelias dienas. Jums tereikia jas surinkti (na, dauguma sužino, kad tai sunkiau nei atrodo). Geriau pasirūpinkite dėžėmis iš anksto.

Ar vežate pianiną?

Galima, bet tai atskira istorija. Reikia "klavišinio" gabenimo specialistų. Paprastas vairuotojas gali nenukelti 300 kg instrumento neįsitraukęs nugaros.

Ką daryti, jei tarpas tarp dėžių ir lubų mažas?

Tada reikia mažiau dėžių arba aukštesnio sunkvežimio. Pasakykite mums aukštį iš anksto. Aš mačiau, kaip bandėme įspausti 2.8 metro aukščio dėžes į standartinį priekabą... nieko gero neišėjo.

Ar turite vietos sandėliavimui UK?

Galime padėti rasti sandėlį, jei dar negalite įsikrauti į biurą. Tai papildoma paslauga, bet dažnai būna naudinga, kai pastato remontas vėluoja.

Kas atsitinka su pasirašymu?

Pasirašote perdavimo aktą abiejose pusėse. Tikriname būklę. Jei dėžės sutrypta, užrašome. Nenutraukite vairuotojui, jei jis nori pasirašyti greitai – tikrinkite atsargiai.

Ar galima vežti gyvūnus?

Tik jei tai biuro katė (kas keista). Bet reikia veterinarino paso ir chipo. Aš asmeniškai nebūčia rekomendavę vežti gyvūnų kartu su baldais, jiems per daug streso.

Išvada

Na, kaip ir viskas, ką reikėjo žinoti apie perkraustymo paslaugas į UK, išdėstiau čia. Neklauskite mane, kiek tiksliai kainuos tas kelias, nes aš ne taksometras, o logistiko vadybininkas. Svarbiausia yra neišsigąsti nuo tų visų dokumentų ir pasirūpinti dėžėmis iš anksto. Jei viską suplanuosite protingai, biuro perkraustymo planavimas nebus toks košmaras, kaip gali atrodyti pradžioje. Sekmės Londone ir tegul lietus jūsų verslui nebetrukdo.