Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją: ką reikia žinoti, kad neliktum be protų

Sveiki, su jumis vėl tas pats vairuotojas, kuris jau dvidešimt metų važinėja maršrutais Vilnius-Londonas ir atgal. Jei šiuo metu galvojote apie biuro perkraustymo planavimą į Didžiąją Britaniją, pasiruoškite tai daryti kantriai. Nuo „Brexit“ pasikešė viskas – dabar ten nebe taip paprasta užvažiuoti su pilnu sunkvežimiu, kaip anksčiau. Dažnai klientai galvoja, kad tiesiog padėsime stalus į sunkvežimį ir važiuojam, bet realybėje tai yra šimtai formų, muitinės patikros, ilgos eilės ir naktys be miego. Štai kodėl reiktingas geras planas, kitaip prarasite daugiau nei laiką – prarasite pinigus ir nervus. Žemiau išdėliosiu tai, ką matau kasdien iš vairo kabos, taip, kaip yra, be jokių gražių žodžių.

Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją: dokumentai ir muitinės (arba kaip neprapulti)

Ar tikrai reikia EORI numeris?

Be jo nepraeisi. Dabar, kai Jungtinė Karalystė išėjo iš ES, tai yra privaloma visiems. Muitinės tarnyba tiesiog neleis jūsų krovinio įvežti, jei deklaracijoje nėra to kodo. Dažnai klientai mano, kad tai kažkas papildomo, kurį galima „išspresti“ kelionės metu, bet be to biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją tiesiog sustos ties siena. Gaukite jį iš anksto, nes registracija gali šiek tiek užtrukti, o vairuotojo stovėjimas lauke brangiai kainuoja. Nesižiūrėkite į tuos, kurie sako, kad „kažkaip įsivažiuosime“ – tai melas.

Kiek laiko užtrunka muitinės išankstinis skelbimas?

Paprastai tai turėtų trukti dieną ar dvi, jei dokumentai tvarkingi. Bet jei tavo muitinės brokeris užsiimtinęs arba turi savo dieną, tai gali užtrukti ir ilgiau. Aš mačiau, kaip viena didelė įmonė laukė penkias dienas, nes nebuvo teisingai užpildyta prekių kodo (HS kodų) lentelė. Geriau duok brokeriui duomenis savaitę prieš važiuojant, kad biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją nevirtų košmaru. Neleisk paskutinei sekundei, vėluoti su popieriais šioje srityje reiškia prarastus tūkstančius.

Kas nutinka, jei pamiršau įtraukti kompiuterius į deklaraciją?

Tai bus didžiulė problema. Muitininkai turi skenerius, kuriais matuoja svorį, o jei realus svoris skirsis nuo deklaracinio, pradės ieškoti skirtumo. Tada gali būti baudos arba krovinio uždarymas. Kartais netgi reikia grąžinti atgal į Lietuvą, o tai kainuoja dvigubai. Geriau deklaruoti viską net ir tada, kai atrodo, kad tai smulkmena, pavyzdžiui, senas spausdintuvas. Neteisingai paskaičiuotas biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją dėl tokių klaidų gali smarkiai pabrangti. Patikrinkite sąrašą tris kartus prieš išvežimą.

Ar serverius galima vežti kaip asmeninius daiktus?

Čia aš tikrai neesu 100% tikras, bet praktikoje dažniausiai muitinės tai mato kaip prekybinį krovinią, ypač jei jų daug. Jei tai vienas duomenų serveris, gali pavykti, jei paaiškinsite, kad tai įrangos perėmimas. Bet jei tai dešimt serverių, laukite Mokslo ir technologijų kontrolės (angl. Science Check). Tai reiškia, kad jie tikrins, ar nevežate nelegalios technologijos, kas yra absurdiškai ilgas procesas. Geriau pasikalbėti su brokeriu prieš kelionę, kad biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją neustotų dėl techninių niuansų.

Kas dėl alkoholio ar maisto krovejų?

Nedarykite to. Jei dėžėje su biuro reikmenimis rasime butelį viskio ar dešrą, muitinė viską sustabdys. Maistas ir alkoholis turi atskirus mokesčius ir taisykles. Vienas kartas klientas bandė įvežti „dovanų rinkinį“ darbuotojams, ir mes praradome dieną Rytų Midlands sandėlyje. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją turi būti griežtas – vežkite tik biuro techniką ir baldus, o šventes organizuokite jau atvykę į vietą. Nerašykite „maistas“ deklaracijoje, jei tai tik dėžė su sausainiais vairuotojui, tai ir taip supras.

Kaip supakuoti visą tą šlamštą (ir kad nesužlūžtų)

Ar reikia išmontuoti visus stalus?

Praktiškai taip. Aš mačiau situaciją, kur klientas norėjo išvežti didelę konferencijos stalą surinktą, ir jis tiesiog neįlindo pro duris arba netilpo į liftą. Tada tenka verčti ir griauti ant kelio, kas niekam nepatinka. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją turi įtraukti laiką išmontavimui. Jei paliksite surinktą, rizikuojate, kad sugadinsite baldus arba užimsite per daug vietos sunkvežimyje, o vieta kainuoja. Išskrękite kojas, padėkite į dėžes su numeriais.

Kokias dėžes naudoti geriausia?

Nenaudokite tų maždaug iš parduotuvės, ypač jei jos drėgnos arba plonos. Kelyje būna vibracijų, o sunkvežimis sustoja staigiai. Jei dėžė sugriūva, viskas viduje susidaužo. Geriau pasiimti specialias krovinių dėžes (pavyzdžiui, „banana boxes“, jos stiprios, bet tik švarios). Užsegkite jas gerai lipnia juosta, o ne virve, nes virvė gali įsisukti į kitą krovini. Nors kainos didėja, geriau išleisti kelis dešimtis eurų dėžėms nei mokėti už naujus kompiuterius. Tikrai.

Kas dėl paštomatų ir seifų?

Pirmiausia – išimkite visus pinigus iš seifų! (Net jei tai nėra pinigai, o svarbių dokumentų kopijos). O, turiu omenyje – ištuštinkite paštą, kad nevežtum tuščios metalinės dėžės, kurios sveria toną, tai neapsimoka. Išmontuokite jas, nes surinktos jos per didelės. Vienas kartas važiavome su tokiu ir maniau, kad sunkvežimis viršys svorio limitą Kalėdoje. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją taip pat reiškia įvertinti techninę įrangos išmontavimą. Naudokite štai (knygas? ne, įrankius)... na, tinkamus įrankius, kad nesugadinti fasetinių.

Ar verta dėti antspaudus ant dėžių?

Absoliučiai taip. Parašykite ant viršaus ir šono, kas yra viduje ir kur ji turi nukeliauti. „Londonas“ arba „UK Office“ yra geri žodžiai. Vairuotojams tai padeda iškrauti greičiau, o jūsų žmonėms naujame biure lengviau susirasti dalykus. Be to, jei dėžė dingliais kelionėje (kas nutinka retai, bet nutinka), etiketė padės ją surasti. Negailėkite spalvotų lipdukų, pvz., raudonas „laužo“, mėlynas „IT“, taip biuro perkraustymas vyks organizuotiau. Pasitikėkite manimi, chaosas iškraunant yra didžiausias stresas.

Ar saugu vežti skambučius?

Jei supakuosite į minkštą šiukšlių maišą, tikrai ne. Skambučiai yra jautrūs, ypač LCD ekranai. Reikia specialių dėžių su putomis. Mačiau, kaip vienas klientas padėjo monitorių ant viršaus krovinių krūvos, o vairuotojas staigiai stabdėliavo prieš sunkvežimį – monitorius nuskrido ant grindų. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją turi numatyti apsaugą jautriai technikai. Jei neturite originalios pakuotės, apvyniokite į burbuliukų plėvelę ir užfiksuokite, kad neišsitrauktų. Geriau per daug ką padaryti, nei vėliau gailėtis.

Ką daryti su augalais ar žuvytėmis?

Tai yra rizikinga. Augalai turi būti be žemės (arba sterilus smėlis) ir be vabzdžių, kitaip fitosanitarinė kontrolė juos sudegins. O dėl akvariumo – aš net noriu kalbėti. Viena įmonė bandė vežti biuro žuvis ir vandens išsiliejo ant kitų dėžių, viskas buvo drėgna. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją nėra vieta gyvūnams. Geriau duokite augalus darbuotojoms dovanai, o žuvis paleiskite laisvę. Ne keldė tokių rizikų dėl estetikos, nėra verta.

Pinigai, kurie išbėga pro rankas (kainos ir biudžetas)

Kiek maždaug kainuoja biuro perkraustymas į Didžiąją Britaniją?

Vienos kainos nėra, tai priklauso nuo tūrio, bet žiūrėkime realiai. Jei tai mažas biuras 10-15 kvadratinių metrų, galbūt gausitės už 3000-4000 eurų, įskaitant keltą. Didelis biuras su 50 darbo vietų gali kainuoti ir 12000 eurų. Taip pat prisidės muitinės brokerio paslaugos (dar ~300-500 eurų) ir galbūt keltų brangimas, kuris šiuo metu šokinėja. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją prasideda nuo biudžeto, todėl geriau prašyti išsamią oferta iš kelių vežėjų, kad palygintum. Nežiūrėkite į tas kainas, kurios atrodo per mažos – ten kažką slepia.

Kas yra įskaičiuota į kainą?

Įprastai tai darbas, kuras ir keltų bilietai. Bet dažnai klientai nustemba, kai sužino, kad iškrovimas Anglijoje nėra įskaičiuotas, jei tai nėra pasakyta iš anksto. Taip pat, dažnai neįskaičiuotos dėžės, pakavimo medžiagos arba muitinės mokesčiai (jei tokie yra). Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją reikalauja labai tiksliai perskaityti sutartį. Už kiekvieną papildomą valandą vairuotojo laiko gali tekti mokėti papildomai, ypač jei užstrigsite Londone. Būtinai klauskite, „kas įeina“, o ne tik „kiek kainuoja“.

Ar reikia mokėti PVM (VAT)?

Tai yra sudėtinga klausimas, bet dažniausiai taip. Jei jūsų įmonė turi PVM kodą Lietuvoje ir Jungtinėje Karalystėje, tuomet galima taikyti atvirkštinį apmokestinimą (angl. reverse charge), t.y. jums nereikia mokėti PVM iš karto. Bet jei neturite JK PVM mokėtojo kodų, gali tekti mokėti 20% PVM muitinėje arba vežėjui. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją su šiais mokesčiais yra tikras galvos skausmas, todėl geriau tai perduoti buhalteriui. Nesižiūrėkite į mane, aš tik vairuotojas, bet mūsų brokeriai visada su tuo kovoja.

Kas dėl užstato už konteinerį?

Jei nuomojate jums priklausančią konteinerį (pavyzdžiui, 20 ar 40 pėdų), tada taip, įmonė gali pareikalauti užstato. Tai užtikrina, kad jums grąžins jį tuščią ir nepažeistą. Užstatas gali būti nuo 200 iki 500 eurų, priklausomai nuo konteinerio būklės. Jei naudojate mūsų ("movings") sunkvežimį iš Lietuvos, užstato nereikia, mums jums pasitikėjimas svarbesnis. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją su konteineriais yra geras dalykas, jei neturite, kur laikyti daiktus prieš išvežimą.

Ar galiu atsiskaityti kortele Anglijoje?

Vairuotojai dažniausiai mėgsta grynaisiais arba pavedimu į sąskaitą, nes kortelės mokesčiai Didžiojoje Britanijoje gali būti dideli, o jei kortelė „užstrigs“, vairuotojas liks be kuro. Taip pat, reikia mokėti už keltą, o ten ne visur priima Lietuvos kortas. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją turi numatyti ir pinigų rezervą vairuotojui (angl. driver's allowance). Geriau suteikite vairuotojui šiek tiek grynųjų arba užtikrinkite, kad mokėjimas už keltą yra apmokėtas iš anksto. Taip išvengsite nereikalingų nervų prieš pat Dover.

Kelionės, naktys ir realus gyvenimas kelyje

Kiek dienų trunka važiavimas?

Paprastai tai trys arba keturios dienos. Iš Vilniaus iki Kalė (Prancūzija) važiuojame dieną, paskui keltas, ir per Angliją iki Londono. Tačiau dabar dėl migrantų krizės Kalėse eilės gali būti didelės, tai pridės pusę dienos arba net visą dieną. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją turi būti lankstus – neskubėkite suplanuoti susitikimų iš karto po atvykimo. Duokite sau savaitę rezervo, kad nereikėtų skubėti. Geriau, krovinys laukia sandėlyje, nei jūsų darbuotojai be stalų.

Kur naktinuoja vairuotojas?

Jie miega sunkvežimio kabinoje, tam jame yra lova. Nereikia jiems rezervuoti viešbučių, nebent jie patys pageidauja išlipti. Tai yra standartinė praktika tarptautiniuose pervežimuose, taip sutaupoma laikas ir pinigai. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją neapima vairuotojo apgyvendinimo, tai įskaičiuota į jo atlyginimą. Kartais, jei yra ilga pertrauka prieš keltą, jie gali užsukti į stovyklavietę paimti dušą, bet taip nutinka retai. Jie profesionalai, įpratę taip gyventi.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Mums įrenginiai rodo vietą, bet Prancūzijoje arba kalnų tuneliuose signalas pradingsta. Vairuotojas gali siųsti žinutes kas valandą arba du, jei nėra užimtas vairuodamas. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją su šiuolaikinėmis technologijomis yra patogesnis, bet nepasikliokite 100% tikslumu. Kartais GPS rodo, kad vairuotojas stovi vietoje, o jis tik užsidaręs poilsio režimu. Geriau tiesiog susitarkite dėl pranešimų, kai jie pasiekia tam tikrus taškus.

O jei kelyje sugenda mašina?

Tada tai būna blogiausia diena. Mes turime draudimą, tačiau techninė pagalba Anglijoje brangi ir lėtai atvyksta. Vienas kartas mums sugendo variklis prieš Birmingemą, ir stovėjome 10 valandų. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją turi numatyti ir blogiausią scenarijų. Ar jūsų darbuotojai gali dirbti namuose dieną ar dvi? Jei ne, tai gali būti problema. Niekas negarantuoja, kad variklis nebus numirtęs, nors mes stengiamės techniką prižiūrėti.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Sunkvežimai yra užrakinti ir dažniausiai stovi saugiuose stovyklavietėse su apsauga. Tačiau, jei įsirašote į „vandens“ parką prieš keltą, rizika padidėja. Yra nusikaltėlių grupių, kurios stebi sunkvežimus. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją turi numatyti, kad brangiausia technika (nešiojami kompiuteriai, serveriai) turėtų būti pažymėta arba netgi paslėpta giliau. Niekas nenori pranešti savo vadovui, kad „kažkas pavogė visus mūsų duomenis“. Saugumas visada pirma.

Atvykimas į Britų salas: kas laukia Anglijoje?

Ar sunku važiuoti kairėje pusėje su sunkvežimiu?

Sunkesnė nei su maža mašina, bet mums įprasta. Sunkiausia yra žiedinės sankryžos (angl. roundabouts) ir įvažiavimai į mažas gatves, kur reikia prilenkti. Vairuotojas turi būti labai atidus. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją taip pat reiškia pasirūpinti, kad naujas biuras būtų pasiekiamas dideliam sunkvežimiui. Ne kiekviena gatvė Londone yra skirta 18 tonų monsteriams. Jei adresas yra „City“ centre, gali tekti iškrauti mažesnę mašiną (angl. sprinter), o tai kainuoja papildomai.

Kas jei reikia važiuoti į Londono centrą?

O, ten yra mokesčiai už važiavimą (ULEZ). Jei jūsų sunkvežimis neatitinka ekologinių standartų „Euro 6“, turėsite sumokėti 100 svarų (ar daugiau) per dieną. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją, ypač į Londoną, turi įtraukti šiuos mokesčius į biudžetą. Be to, ten daug vaizdo kamerų, kurios fiksuoja viską. Nenukreipkite mašinos net 10 metrų į neleistiną juostą – gausite baudą paštu po savaičių. Patikrinkite savo sunkvežimio klasę prieš važiuodami.

Ar reikia leidimų įleidimui į miestą?

Kai kurie miestai turi savo taisykles. Pavyzdžiui, Oksfordas ar Kembridžas gali reikalauti leidimo sunkvežiams įvažiuoti į centrą. Be to, visada reikia leidimo, jei norite statyti mašiną ant šaligatvio iškrovimui. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją nereikalauja mums turėti vizos, bet reikalauja leidimų eismui. Geriau pasidomėkite vietos savivaldybės svetainėje arba klauskite mūsų koordinatoriaus, jie dažniau žino, kur „užkirta“. Jei ne, pareiškimas gali būti paruoštas iš anksto.

Kas su iškraunamuoju punktu?

Jis turi būti švarus, sausas ir pasiekiamas. Jei ten yra laiptai, tai problema - sunkvežimis turi liftą tik jei tai yra specialus „kelias automobilis“ su kranu. Įprastas sunkvežimis turi tik vairuotoją. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją turi apibrėžti, kas iškrauna. Ar tai mūsų vairuotojai (už papildomą mokestį), ar jūsų samdomi žmonės. Nustokite galvoti, kad vairuotojas mėgs nešti 30 kilogramų spausdintuvus į trečią aukštą be lifta. Jis gali tiesiog atsisakyti.

Ar reikia kalbėti angliškai su vairuotoju?

Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba lietuviškai, su angliškai yra kažką (ką nors). Bet jei reikia susitarti su anglų muitininku arba sandėlio darbuotoju Anglijoje, jie susitiks pagrindiniais žodžiais. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją yra lengvesnis, jei jūsų pusėje yra kas nors, kas kalba angliškai, arba jei naudojate brokerį. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas kalbės apie verslo strategiją su jūsų partneriu Londone. Jis užkrauna ir iškrauna, tiek.

Kas dėl šiukšlių po iškrovimo?

Mes vežame jūsų daiktus, o ne šiukšles. Viskos pakuotės (dėžės, plėvelės) galime pasiimti su savimi atgal arba išmesti čia, jei susitariame. Bet senus biuro kėdes, sulūžusius stalus arba kavos pupelių maišelius mes nevežame. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją nėra „šiukšlių išvežimas“. Už tai reikia rasti vietinį šiukšlių vežėją arba nuomoti konteinerį. Vienas kartas klientas paslėpė šiukšles dėžėse viduje, ir muitinėje mums teko viską iškrauti patikrai. Nekelkite mums tokių problemų.

Kada reikia pradėti planuoti?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus laikas yra mėnuo ar du prieš perkėlimą. Reikia laiko sutarti dėl datos, gauti EORI, paruošti dokumentus, supakuoti dėžes. Biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją prieš savaitę yra skubus reikalas, kuris kainuos dvigubai. Neskubėkite. Skambinkite mums, pasikalbėkime, tik tada pradėkite rašyti pranešimus darbuotojams. Gerai įvertintas laikas yra pusė sėkmės.

Išvada

Trumpiai tariant, biuro perkraustymo planavimas į Didžiąją Britaniją nėra pasivaikšiojimas parke. Jis reikalauja kantrybės, tikslių dokumentų ir supratimo, kad dalykai gali nueiti ne taip, kaip planavote. Bet jei viską gerai susiplanuojate ir pasiklausysite patirties vadybininkų, viskas vyks sklandžiai. Sėkmės naujame biure ir laukiame jūsų skambučio, kai tik nuspręsite keltis.