Biuro perkraustymo planai ir vykdymas į Jungtinę Karalystę: kas turi žinoti vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada neina taip lygiai, kaip piešia PowerPoint pateiktėse. Ypač kai kalba eina apie biuro perkraustymo planus ir vykdymą į Jungtinę Karalystę. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, ir tas „sklandus kelias“ tapo daug daugiau biurokratijos, nei fizinio darbo. Dažnai klientai mano, kad tiesiog užsako sunkvežimį, jis važiuoja ir viskas. Ne, dabar reikia galvoti apie muitines, MRN kodus, vairuotojų vizas (o su jau dabar tikrai painu) ir t.t. Štai jums realus vaizdas, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gėlių.

Apie biuro perkraustymo planus ir dokumentus (kiek su tuo Brexit nesusipainioja)

Kiek laiko reikia skirti biuro perkraustymo planams ir vykdymui į Jungtinę Karalystę?

Nenuviliu, bet jei jau skambinate man, tai turbūt vėluojate. Idealiu atveju pradėti reikti maždaug prieš 2–3 mėnesius. Tiesiog d�l to, kad biuro perkraustymo planai ir vykdymas į Jungtinę Karalystę reikalauja dokumentų, kurių negalite padaryti per vieną dieną. Reikia sudaryti inventoriaus sąrašą, jis turi būti tikslus, o ne kažkoks „apie tiek“. Jei dirbate su lėtais muitininkais, tai gali užtrukti. Taigi, kuo anksčiau pradėsite galvoti, tuo mažiau bus streso paskutinę savaitę.

Kokius dokumentus reikia paruošti išvykis?

Pagrindas yra komercinės faktūros ir sandėlio žurnalas, jei tokią sistemą naudojate. Muitininkai turi matyti, kad tai ne prekyba, o perkraustymas. Be to, reikės EX1 formos, kurią užpildo deklarantas, ir gavęs MRN kodą, galima važiuoti. Dažnai klientai pamiršta, kad reikia ir galios dokumentų, jei įmonė keičia savo juridinį statusą ar adresą UK. Ten tikrai smulkmenos, bet jei trūksta vieno popieriaus, siena užsidaro.

Ar galiu vežti naudotą techniką be PVM?

Taip, jei tai naudota įranga, kuri buvo naudojama jūsų verslui ir toliau bus naudojama, tai galima taikyti 0 % PVM tarifą tiesioginio gabenimo procedūra. Bet čia esmina – reikia įrodymų. Jei pirkote kompiuterius prieš metus ir neturite jokių dokumentų, muitinė gali suabejoti, ar tai tikrai ne prekyba. Geriausia turėti pirkimo kvitus arba buhalterijos įrašus. Vengkite vežti naujas, neatsuktų dėžių prekių, jei nenorite mokėti mokesčių.

Kiek tai viskas kainuoja maždaug?

Klausimas, į kurį negaliu atsakyti taip: „nuo 500 eurų“. Perkraustymas į UK dabar brangesnis dėl kuro ir kabelinių tiltų mokesčių. Maždaug vienas sunkvežimis su kėbulu (apie 20-30 kubinių) gali kainuoti nuo 1500 iki 3000 eurų priklausomai nuo to, kur Jūsų biuras yra Lietuvoje ir kur įsikursite Anglijoje. Jei reikia ir pakavimo paslaugų, ir montavimo gale, pridėkite dar 30–40 %. Taip pat verta pagalvoti apie draudimą – jis neįeina į pagrindinę kainą.

Ar galima keliauti savaitgaliais?

Techniškai taip, galima, bet kabeliniuose tiltuose (Eurotunnel) savaitgaliais darbo laikai gali būti pasikeitę, o muitinės UK gali dirbti pagal sutrumpintą grafiką. Esu matęs atvejų, kai vairuotojas atvažiavo į Kalė šeštadienį vakare, o muitinės buvo uždarytos ir jis teko laukti iki pirmadienio ryto. Tai laukimas laiko kainuoja. Geriau planuoti išvyką pirmadienį ar antradienį, kad nebūtų staigmenų.

Kelias, laikas ir kainos (nuo ko viskas priklauso)

Kiek trunka kelionės laikas į Londoną ar Mančesterį?

Jei kalbame apie vieną vairuotoją, tai tai yra pavojinga ir nelegalu (apie po 11–12 valandų vairavimo viena kryptimi). Įprastai mes siunčiame du vairuotojus, kadangi biuro perkraustymo planai ir vykdymas į Jungtinę Karalystę numato laiko taupymą. Du vairuotojai gali važiuoti be sustojimų (beilaiko) ir į Londoną atvyksta per 24–30 valandas. į šiaurę, link Mančesterio ar Leeds, pridėkite dar 3–4 valandas. O jei vienas vairuotojas, tai reikės poilsio vietų, tai bent 2 dienos kelionė.

Kaip elgtis su kabeliniais tiltais?

Ten reikia užsiregistruoti iš anksto. Negalima tiesiog atvažiuoti ir sakyti „važiuoju“. Bilietus geriausia pirkti savaitę-dvi iki išvykimo, kainos būna žymesnės. Ir svarbiausia – tiksliai nurodykite aukštį! Esu matęs, kai vairuotojas sumanė su 4 metrų kėbulu važiuoti per mažesnį tunelą... Na, laime, paskutinę sekundę pastebėjo ženklą. Kitu atveju gautųsi didelė bauda ir sugadintas kėbulas.

Ar vairuotojas gali padėti pakavimo darbuose?

Gali, jei tai numatyta sutartyje. Bet nepamirškite, kad vairuotojas yra vairuotojas, ne profesionalus pakautojas. Jis gali padėti nešti sunkius dalykus, statyti dėžes į sunkvežimį. Tačiau jei reikia išmontuoti sudėtingas sistemas ar supakuoti brangią elektroniką, geriau, kad tai padarytų jūsų komanda arba speciali pakavimo komanda. Vairuotojo laikas brangus, o jo pagalba - labiau fizinė.

Ką daryti, jei vairuotojas sustoja ir sako, kad negali važiuoti?

Tai reali situacija. Vieną kartą vairuotojas atsisakė važiuoti, nes buvo per daug pavojinga dėl blogo oro Vokietijoje. Čia nieko nedarysi – saugumas pirmiausia. Bet dažniausiai būna taip, kad vairuotojas tiesiog pavargsta arba turi techninių problemų. Tada turiu skubiai rasti kitą sunkvežimį, tai papildomi kaštai. Geriausia pasirinkti patikimas firmas, kurios turi techninį pagalbą kelyje 24/7.

Ar reikia mokėti už Muitinės deklaracijas?

Taip, tai nebėra nemokama. Anksčiau, kai buvome ES, tai buvo paprasta. Dabar kiekvienas siuntinys turi būti deklaruojamas išvykstant ir atvykstant. Deklaranto paslaugos kainuoja nuo 50 iki 150 eurų priklausomai nuo to, kiek kompleksūs yra jūsų dokumentai. Neteisinama sakyti, kad tai įeina į vežimo kainą, nes tai atskira paslauga.

Muitinė Anglijoje ir kiti „nepatogūs“ dalykai

Kas tas MRN kodas?

MRN (Movement Reference Number) – tai unikalus numeris, kurį muitinė duoda, kai užpildote EX1 dokumentą. Be šio kodo nei vairuotojas negali išvažiuoti iš Lietuvos, nei įvažiuoti į Angliją. Tai kaip pasas jūsų kroviniui. Jei kodas bus neteisingas, sunkvežimį sustabdys sienoje. Tai viena svarbiausių dalykų, be kurio biuro perkraustymo planai ir vykdymas į Jungtinę Karalystę tiesiog sustoja.

Ar sunku gauti vizas vairuotojams dabar?

Čia aš tikrai ne tikras, kaip dabar viskas su tais vizais yra, nes taisyklės keičiasi kas pusmetį (paskutinį kartą tikriausiai pakeitė praėjusią vasarą). Anksčiau buvo paprasta, dabar reikia daugiau dokumentų, o kai kurie vairuotojai tiesiog neturi galimybių gauti leidimą. Tai gali lemti tai, kad teks ieškoti vairuotojų, kurie jau tai turi, o jų yra mažiau ir jie brangesni.

Kas vyksta, jei trūksta dokumentų sienoje?

Stresas ir baudos. Angliškoji muitinė yra griežta. Jei trūksta faktūros ar sandėlio žurnalo, jie gali nukreipti krovinį į sandėlį „laike“, kol viskas nebus ištaisyta. Tas laikas kainuoja pinigus – sandėlio mokestis ir vairuotojo laukimas. Buvau atvejų, kai dėl vieno trūkstamo lapo kompanija prarado savaitę laiko ir turėjo atidaryti biurą be baldų.

Ar galiu vežti maisto prekių biurui?

Gali, bet labai ribotai. Nėra leidžiama vežti mėsos, pieno produktų ir kai kurių vaisių iš ES į UK net asmeniniam naudojimui. Jei vežate kavę ar sausus gėrimus, tai turi būti uždaryta ir su etiketėmis. Geriausia visai nevežti jokių maisto produktų, kad nevilioti muitininkų. Jie turi šunų nosis ir tikrai tikrins kiekvieną dėžę, jei įtars.

Kiek kainuoja dėžės ir pakavimo medžiagos?

Dėžės brangsta. Pernai buvo kita kaina. Dabar didelė dėžė (knygų) gali kainuoti 2–3 eurus, o maža – apie 1,5 Eur. Jei reikia specialios plokščios dėžės paveikslams ar taisymo medžiagos (putplasčio, burbulų), tai tai kainuoja atskirai. Visada sakau klientams – nusipirkite dėžių patys, jei galite, bus pigiau. Mes tik užsirašome priemoką už darbą.

Pakavimas, technika ir baldai (ką daryti, o ko ne)

Ar verta pirkti naujas dėžes?

Jeigu keliaujate kartą ir norite, kad būtų tvarkinga, tai naujos dėžės – puiku. Bet jei norite taupyti, ieškokite naudotų. Nors dabar tiek viskas brangu, kad skirtumas jau nebe toks didelis. Naujos dėžės yra stipresnės, o jei ant viršaus uždėsite sunkų stalą, sena dėžė gali susilygti. O biuro baldai sunkūs.

Kaip saugiai vežti serverius ir kompiuterius?

Tai jautriausia vieta. Negalima tiesiog įmesti į dėžę. Reikia originalių pakučių, jei liko. Jei ne, reikia apvynioti storu putplasčiu ir uždėti į tvirtą dėžę. Be to, gerai užrašykite, kas yra viduje, ir pažymėkite „PAŽANGIOJI TECHNOLOGIJA“. Vairuotojai žino, kad su tokiomis dėžėmis reikia elgtis ypatingai atsargiai, bet ne visada. Geriausia brangiausius dalykus vežti su savimi keleiviniame automobilyje.

Ar reikia išmontuoti visus biuro baldus?

Didelius stalus, spintas ir sekcijas – taip, būtina. Sunkvežimio kėbulo aukštis yra apie 2,7–2,9 metro, o biurai turi liftus, kurie ne visada talpina surinktus baldus. Be to, surinktas stalas gali nulūžti perkeliant. Tad išmontavimas privalomas. Mažus stalus galima palikti, jei telpa į liftą ir neperžengia svorio limitų.

Kas daryti su pavojingomis atliekomis?

Tuščias dažų balonus, tirpiklius ar spausdintuvo kasetes negalima tiesiog mesti į bendrą krovinią. Tai yra pavojingos atliekos (ADR). Reikia jas atskirti ir deklaruoti. Dažnai klientai lieja dažus į butelius ir slepia. Negerai. Jei muitinė ras, baudos bus didelės. Geriausia atsikratyti to dar Lietuvoje pagal tvarką.

Ar draudimas apima viską?

Draudimas apima viską, kas užrašyta sąraše, bet... visada yra to „bet“. Jei jūsų darbuotojas nepakuoja monitoriaus tinkamai, o jis nukrenta, draudimo bendrovė gali atmesti pretenziją, nes buvo „netinkamas pakavimas“. Taip pat neapdraudžiami pinigai, brangūs papuošalai (jei juos nešiojate) ar duomenys. Serverio duomenų praradimas nebus apmokėtas.

Pavojai, rizikos ir blogos patirtys

Ką daryti, jei įmonė atiduoda daiktus tik iš ryto?

Tai klasika. Vadovas sako „viskas bus“ prieš dieną, o ryte 7 valandą darbuotojai tik pradeda pilti dėžes. Tada vairuotojas pradeda nervintis, nes jo laikas eina. Viską turi baigti iki 12-13 valandos, kad spėtų įvežti pirmąjį kabelinį tiltą. Jei pavėluosite, kelionė gali užtrukti diena ilgiau. Tokiu atveju reikia dirbti naktį arba padidinti komandą.

Kaip išvengti vagysčių ar įsilaužimų?

Perkraustymo metu rizika didelė, nes biuras atviras. Nustatykite kameras arba pasamdykite apsauginę. Kelionės metu sunkvežimiai turi būti užrakinti, o vairuotojai turi stovėti saugiose aikštelėse. Buvo atvejų, kai Lietuvoje, kol vairuotojas gėrė kavę, pavogė dėžę su laptopais. Nepalikite nieko neapsaugoto, net trumpam.

Ar galiu būti tikras, kad mano dalykai atkeliaus?

99 % taip. Bet yra tas 1 %. Avarijos, gaisrai ar tiesiog blogi oro sąlygos. Taip pat yra rizika, kad krovinininkas (vežėjas) bankrutuos kelyje ir užšaldys viską. Čia svarbu pasirinkti patikimą partnerį. Nesiūlykite pasirinkti pigiausio pasiūlymo, kuris atrodo įtartai. Patikimumas kainuoja.

Kaip atpažinti blogą pervežimo firmą?

Jei jie neduoda sutarties, jei atsisako rašyti inventoriaus sąrašo, jei reikalauja visos sumos grynaisiais iš karto – bėkite. Taip pat, jei jie neturi savo sunkvežimių ir ieško „subrangerių“ per Facebook. Geriau pasirinkti tą, kuris turi savo parką, net jei brangiau. Blogos firmos dažnai dingsta su kroviniais arba reikalauja papildomų pinigų prieš pat išleidimą.

Ar galima vežti asmeninius daiktų darbuotojų?

Taip, darbuotojai gali susivežti savo dalykus, jei tai nėra prekyba. Bet viskas turi būti užrašyta inventoriaus sąraše, o ne tiesiog „mikrostalas ir keletas kuprinų“. Jei asmeninių daiktų per daug, gali kilti įtarimų dėl nelegalios prekybos arba gali tekti mokėti importo mokesčius už asmenines naudotas prekes (nors perkraustyme dažnai atleidžiama, bet reikia įrodymų).

O jei aš pasirinksiu mažesnį sunkvežimį?

„Kateris“ (7,5 t) gali atrodyti pigiau, bet jame telpa mažiau. O svarbiausia – nuo 2024 m. (galbūt jau nuo 2023 m. pabaigos, dėlto tikrinti reikia) įvedė daugiau apribojimų šiems sunkvežimiams keliantis per sieną. Viską apie biuro perkraustymo planus ir vykdymą į Jungtinę Karalystę reikia derinti su techninėmis galimybėmis. Kartais dviejų mažų sunkvežimių nuoma brangesnė nei vieno didelio.

Ar galima susiderėti dėl mokėjimo atidėliojimo?

Su naujais klientais – ne. Su ilgamečiais – kartais galima. Bet pervežimo srityje pinigai reikalingi iš kito degalams ir mokesčiams. Jei neužmokėte, vairuotojas neišvažiuos. Taip pat yra praktika, kad reikia sumokėti 50 % avansą, o likutį – atidavus daiktus. Tai saugo ir vadybininką, ir klientą.

Apibendrinant, biuro perkraustymo planai ir vykdymas į Jungtinę Karalystę nėra paprasta užduotis, kurią galima padaryti „iš peties“. Reikia kantrybės, gerų dokumentų ir supratimo, kaip veikia logistika šiais laikais. Nepasikliaukite tik kaina, o žiūrėkite į patirtį. Sėkmės persikraustant, ir tikiuosi, jūsų serveriai nenukris.