Biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui: iš patirties, be „vatų“ ir gėdingų klaidų

Sveiki, susirinkom. Dirbu su šita sritimi jau beveik dviem dešimtims metų, matyau viską – nuo to, kaip vairuotojas prarado visą priekabą Oksforde (ir ne, jis nebuvo pavogtas, tiesiog pamiršo, kur parkavo), iki to, kaip didelės korporacijos siunta stovėjo uoste dvi savaites dėl vienos klaidos dokumentuose. Apie biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui daug kas kalba, bet dažniausiai tai būna kopijuoti tekstai iš vadovėlių. O realumas yra kitoks. Jums reikia žinoti, kaip tai vyksta iš tikrųjų – su rūgštimi, „Brexit“ siūlomis ir vairuotojais, kurie myli puikus Kebabą. Nenoriu būti jums gidas, tiesiog pasakysiu, kaip išvengti to, kad jūsų verslas sustotų dėl to, kad kėdės atkeliavo per vėlai arba ne legaliai. Jeigu ieškote praktiškų biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui, tai čia geriau vieta negu forumuose, kur visi tik ginijasi.

Planavimas ir pasiruošimas: ką daryti anksčiau, negu pavojingai nutrūksta laikas

Kada pradėti galvoti apie perkraustymą, kad nevertėtų mokėti už skubą?

Niekada nėra per anksti. Jei galite, pradėkite galvoti mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Žinau, skamba begėdiškai, kai darbas uždegamas, bet pasitikėkite – paskubėjimas kainuoja dvigubai. Reikia laiko ne tik dėžėms surinkti, bet ir muitinės procedūroms (apie jas dar kalbėsim), kurios po „Brexit“ virto košmaru. Paskubėjus, biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui nebesugebės padėti, teks kreiptis į brangius ekspresinius vežėjus. Geriau susirasti normalų brokerį iš karto.

Ar tikrai reikalingas inventorius, ar galiu tiesiog padėti visą į dėžes?

Inventoriaus sąrašas (pakavimo sąrašas) nėra tiesiog noras, tai būtinybė, ypač jei vežate techniką ar didesnę vertės daiktus. Be jo muitinėje gali būti didelių nesklandumų. Negaliu būti tikras, ar jūsų vadybininkas tai sakys, bet aš sakau – rašykite viską. Nes geriau biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui prasidės nuo popierių, negu nuo to, kad jūsų serveriai stovi kaip įkaitai prie sienos Dovere. Užtruks valandą, bet išgelbės dienas.

Kaip susitvarkyti darbuotojų asmeninius daiktus?

Čia būna daugiausia problemų. Žmonės mėgtsi padėti savo indus, augalus, netgi dviračius į dėžes su firmos dokumentais. Tai neleidžiama (bent jau legaliai be cecho). Turite aiškiai pasakyti: „Vaikinai, neberaskite šiukšlių į bendrą siuntą“. Jei reikia efektyvių biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui, tai vienas pagrindinių – atskirkite firmos turtą nuo asmeninio. Vėliau bus daug mažiau galvos skausmo su mokėjimais.

Ar verta kreiptis į agente Lietuvoje arba rasti tiesiogiai Anglijoje?

Abu variantai turi privalumų, bet jei nesuprantate angliškų terminų „Customs Clearance“ ar „EORI“, geriau rasti čia. Tiesa, kainos gali skirtis, bet agentas Lietuvoje gali paaiškinti lietuviškai, kas vyksta. Tiesa, kartais jie perbrangina, reikia gudriai tartis. Geriausi biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui bus tie, kuriuos suteiks jūsų deleguotas brokeris, jeigu jis nebus „pūslė“.

Kaip sumažinti stresą vadovui?

Streso išvengti nepavyks, bet galite jį sumažinti. Pasidarykite kontrolinį sąrašą. Aš vieną kartą mačiau, kaip direktorius dėl streso užmiršo pasiimti serverio įrankius (vadinamuosius „rack“). Atvykom į Londoną – viskas stovi, o kaip jungti? Nežinojo. Taigi, geriausi biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui susideda iš mažų dalykų: žymekliai, lipdukai ir darbuotojų aiškios instrukcijos.

Muitinė, dokumentai ir „Brexit“ – kad nebūtų baimės

Ar „Brexit“ pasikeitė kažkas rimtai dėl biuro įrangos?

O taip, pasikeitė. Dabar viskas turi eiti per importo deklaraciją. Anksčiau buvo lengviau, dabar reikia EORI kodų (GB vartotojui). Dauguma firmų, kurios dalijasi biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui, pamiršta paminėti, kad jei daiktai buvo naudoti (t.y. ne nauji), galite kreiptis dėl Transfer of Residence (TOR) arba reljefo nuo mokesčių (Returned Goods), bet tai tik tada, jei ten patvirtinate, kad tai ne pirkimas.

Kas tas EORI kodas ir kur jį gauti?

EORI kodas – toks asmens kodas muitinei. Jeigu jūsų įmonė jau veikia su UK, turite jį. Jei ne, reikia registruotis HMRC puslapyje. Užtrunka dieną-dvi, kartais ilgiau, jei patikrina rankiniu būdu. Be šio kodo neprasversite nei vieno krovinio. Tai vienas iš pirmųjų žingsnių, kai įgyvendinami biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) ar muito importuojant biuro įrangą?

Jei perkėliate savo naudotą turtą (perkeliate verslą), dažniausiai mokesčių nėra, tačiau reikia teisingai užpildyti deklaraciją, kad būtų nurodytas „Transfer of business“ kodas. Jei klupsite ir parašysite, kad tai prekės, mokėsite 20% VAT ir galbūt muchą. Tai viena svarbiausių vietų, kur reikalingas tikslumas. Negerai paruošti biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui gali jus čia labai nuskriausti.

Kas daryti, jei dokumentuose pasirodė klaida?

Nesijaudinkite per daug, bet pasiruoškite pinigus. Klaidą ištaisyti galima (C28 correction), bet tai užtrunka ir gali kainuoti baudą, jei muitinė mano, kad bandėte apgaudinėti. Kartais tiesiog pasitaiko rašybos klaidos, bet jei nurodėte neteisingą svorį ar prekės kodą (HS code), bus problemų. Geriau kartą klausti brokerio „Ar tikrai čia viskas tvarkoje?“, negu vėliau ginčytis.

Ar reikia draudimo muitinės atžvilgiu?

Ne būtina, bet labai rekomenduojama. Yra draudimas „nuo atsakomybės“, kuris padengia klaidas deklaracijose. Jei muitinė nuspręs, kad jūsų siunta verta daugiau, nei jūs parašėte, gali tekti mokėti skirtumą. Yra tokie biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui, kuriuos dažnai praleidžia, apie šią apsaugą.

Logistika: kaip technika ir baldai pasiekia Londoną

Ką daryti su serveriais ir jautria technika?

Serverius reikia išjungti tikrai, tikrai gerai. Ir užfiksuoti būseną. Kartais vairuotojas gali taip „švelniai“ užkelti dėžę, kad viduje viskas išsirinks. Geriausia juos vežti specialioje dėžėje su šoku absorberiais (o ne įprastoje „banana“ dėžėje). Niekada nevilkite serverių kabelių – tai pagrindinė taisyklė. (Aš vieną kartą mačiau, kaip visa IT infrastruktūra nulūžo, nes niekas neužklijavo atramų prieš važiavimą).

Ar galima vežti biuro kiaulesą ar alkoholį?

Jei tai įmonės turtas (baras biure), tai taip, bet čia jau kyla muito akcizo klausimas. Alkoholis ir tabakas yra apmokestini labai griežtai. Jei bandysite įvežti dešimt dėžių vyno „nuo vadovo“, tai bus brangu. Geriau tuos dalykus palikti namie arba vežti kaip asmeninį daiktą nekomercine eiga, bet tuos biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui geriau taikyti tik tikram verslo turtui.

Kaip pasirinkti sunkvežimį – 3,5 t arba 7,5 t?

Jei tikitės, kad su 3,5 tonų sunkvežimiu persikelis visą biurą į Londoną (kur yra dideli apribojimai šiems mašinams), galite suklysti. 7,5 t turi daugiau vietos, bet Londono centre su ja nepravažiuosite. Reikia planavimo – ar reikės perkrovimas į mažesnę mašiną („sprinter“ type) prieš miesto centrą? Tai papildomi kaštos. Vienas iš praktiškiausių biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui – pasitikrinkite galutinios adreso prieigas.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus, didžiules spintas nebėra įmanoma įvežti pro lifto duris ar laiptus (ypač seno tipo statyse Birmingeme ar Mančesteryje). Vairuotojai nėra baldų meistrai, jie gali atsukti kojas, bet ne išmontuoti sudėtingas sistemos. Geriau pasamdyti montuotojus čia, abi pusėse, arba klausti pervežėjo, ar jų komanda tai daro. (Bent jau mūsiškiai tai daro, jei sutarta).

Kaip saugiai vežti pavojingus medžiagas (chemija, spaudos dažai)?

Čia griežtai reglamentuota. Turi būti ADR sertifikatą vairuotojas ir speciali žymėjimas. Negalima tiesiog padėti lakų viduje į dėžę su popieriumi. Jei sulažysite – baudos didžiulės. Jei turite daug tokios chemijos, geriau susitarti dėl atskiro transporto.

Kainos ir laikas: ką tikėtis iš piniginės ir kalendoriaus

Kiek tai viskas daugiausiai kainuoja?

Klausimas "kaip kainuoja?" yra kaip "kaip ilgas laikas?" – sunku pasakyti. Žemiau 1000 eurų nenukrausite rimto biuro. Didelės įmonės siuntos gali siekti tūkstančius. Viska priklauso nuo tūrio (kubinių metrų) ir atstumo. Biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui finansiniu požiūriu sako: klauskite ne už kainą vienam metrui, o už „galutinę sumą su visais mokesčiais ir muitine“.

Ar pigiau vežti daline siunta (kelios firmos viename vage)?

Gali būti pigiau, bet jūs neturite kontroliės. Dėl to galima tardyti. Vieną kartą įvyko situacija, kai mūsų kliento siunta buvo uždėta gale, o priekyje buvo skalbyklos įranga, kurią teko iškrauti pirmiausia (ir ji buvo sunki). Trūko laiko. Taigi, jei laikas svarbiau už pinigus, imkite atskirą vagoną. (O ne, atskirą sunkvežimį).

Kokios paslėptos išlaidos gali iškilti?

Užtarniamieji (toll mokesčiai) Prancūzijoje, jei važiuojate per keltą. Muitinės išlaidos (brokers fees), kai kurios firmos jas prideda vėliau. Parkingo mokestis mieste. Galbūt reikės leidimo „loading bay“ užimimui (London borough leidimai). Tai gali nukristi dar 50–100 svarų. Svarbiausi biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui – visada klauskite „Ar į kainą įskaičiuota...?“

Kiek laiko užtrunka kelionė？

Teoriškai 3–4 dienos iki Londono. Praktiškai? Gali užtrukti ir savaitę. Keltas gali vėluoti dėl audros, arba gali būti didžiulė eilė prie sienos (nors Dovere dažniau nieko nėra, bet kalbant apie „Eurotunelą“ – ten taip pat gali būti dėmesio patikros). Neskubėkite planuoti įrangos paleidimo tą pačią dieną, kai numatoma atvykti – duokite sau 2–3 dienas rezervo.

Ar galima sumokėti mokesčius iš anksto?

Taip, galite mokėti iš anksto, tai dažnai pagreitina procesą muitinėje (Pre-lodgment). Kai mokesčiai sumokėti, siunta išleidžiama iš karto, kai atvyksta. Jei laukiate, kad mokėtumėte vėliau, tai gali užtrukti dar vieną dieną. Verta tiems, kurie skubia.

Problemos ir nenuoseklumai: kas gali nuesti ne taip

Kas daryti, jei vairuotojas praranda raktus nuo priekabos?

Nutiko ir taip (kaip jau minėjau pradžioje). Reikia skambinti autobuso stotei Lietuvoje arba degalinei, kur buvo paskutinį kartą stovėta. Jei raktų nerandama – reikia brakdytojo. Tai laiko nuostolis. Geriausi biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui sako: padarykite papildomai raktų kopijas ir duokite atsakingam asmeniui Lietuvoje.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Ne taip dažnai kaip anksčiau, bet vis tiek nutinka. Turėkite svarbiausius dalykus (duomenų laikmenas, sutarčių originalus) su savimi mašinoje (tą vietą, kur sėdi vairuotojas), o ne dėžėse gale. Niekada nežinai, kas nutinka krovininiame vagone per plaukiant per Lamanšą.

Ką daryti, jei naujasis biuras dar nebaigtas remontu?

Tai klasika. Atvykstate, o ten statybinės dulkes. Reikia sandėliavimo (Warehousing) Anglijoje. Dauguma vežėjų tai gali pasiūlyti už papildomą mokestį. Nenukreipkite sunkvežimio į gatvę laukti, tai brangu. Geriau jį iškrauti į sandėlį ir po kelių dienų atvežti į patalpas.

Ar vairuotojai angliškai kalba?

Dauguma šiuolaikiniai vairuotojai kalba bent „transport english“, bet ne visi moka kalbėti su muitininkais ar klientais. Geriau, jei jūs turite kontaktą Anglijoje, kuris gali pagelbėti susisiekime, jei vairuotojas telefono neatsiliepia arba negalįjo išsiaiškinti kelio. (Ypač Londono „congestion charge“ zonose, kur viską reikia mokėti internetu).

Jei sulažiu kažką kelyje, kas atsako?

Draudimas. Bet jei jūsų darbuotojas blogai supakavo (t.y. į dėžę padėjo stiklą be popieriaus), draudikas atsisakys mokėti. Tvarka su darbuotojais – tai 50% sėkmės. Biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui turėtų prasidėti ne nuo vairuotojo, o nuo jūsų biure esančių žmonių.

Ar saugu duoti vairuotojui gėrimų ar maisto?

Kodėl gi ne? Vairuotojas žmogus. Jei jis laimingas, jis gali jums padėti padėti dėžę patalpos viduje (nors jo darbas yra tik įvežti iki durų). Tik nereikia duoti alkoholio, kai jis vairuoja – tai akivaizdžiai. Kava ir sumuštinai dirba stebuklus.

Išvada: ar verta visą šitą triuksą?

Trumpai tariant – verta, jei viską suplanuojate. Biuro perkraustymas į UK nėra tiktai dėžių kelionė, tai sudėtingas logistinis procesas, kuriame viena klaida dokumentuose gali sustabdyti visą komandą. Naudingiausi biuro perkraustymo patarimai į UK efektyviam procesui yra tie, kurie verčia jus pasigyventi ir nebėgti paskutine minutę. Pasitarkite su profesionalais, užpildykite tuos dramblio kaulo sąrašus ir pasirūpinkite vairuotoju. Tada viskas vyks sklandžiai, nors ir be mažų nenuoseklumų.