Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Londoną: kas tikrai vyksta užmarštyje

Sutikime, biuro perkraustymas į Londoną nėra pasivaikštojimas parke, ypač dabar, kai pasaulis pasuko į nepažįstamą kryptį. Po beveik dvidešimt penkerių metų šioje srityje mačiau viską – nuo dingusių serverių, atsiradusių Briuselyje, iki vairuotojų, užstrigusių ant "M25" kelio dėl varano. Kai ieškote biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Londoną, rinkitės ne tą, kas pasiūlo pigiausią kainą "Google" paieškoje, o tą, kuris neišnyks su jūsų depozitu. Visa šita "Brexit" istorija viską smarkiai pasunkino, tad dabad reikia daugiau popierių nei anksčiau, o ne tik stiprių rankų. Jei norite, kad jūsų įranga atvyktų saugiai ir laiku, geriau klauskite patirties vadybininko, kuris kalba tiesiai, o ne skaito gražius svetainių tekstus.

Pradžiamokslis: kainos ir laikas (realiosios)

Kiek tiksliai kainuoja perkelti biurą į Angliją?

Pasakyti tikslią sumą be matavimų arba inventoriaus sąrašo – tai melas. Kaina priklauso nuo tūkstančio dalykų, pradedant nuo to, ar keltis reikia trečiajame aukšte be lifto. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Londoną dažnai kainuoja nuo 3 tūkst. eurų, o jei turite daug stambių metalinių seifų ar archyvų, gali užlipti ir į dešimtuką. Reikia atsižvelgti į kuro kainas ( kurios dabar, žinoma, aukštos) ir brangius pervažiavimus per Lamanšą. Vienintelis patarimas – nedarykite išankstinio 100% mokėjimo, nebent tikrai pažįstate įmonę dešimt metų (kažkas gali nutikti kelyje).

Kiek laiko užtrunka visa operacija iš Lietuvos?

Planingai – trys dienos. Vieną dieną pakavimas Lietuvoje, važiavimas, kita diena iškrovimas Londono centre. Bet realybėje? Kiekvieną kartą kažkas įvyksta. Vieną kartą mums teko laukti 12 valandų uoste dėl audros, tad darbuotojai naujame biure pradėjo dirbti ant grindų, nes baldų nebuvo. Taigi, branginkite savo laiką, bet visada turkite Planą "B", kadangi kelių eismas Anglijoje yra visiškai neprognozuojamas.

Ar galima sutaupyti renkantis dalinį krovinį (part load)?

Galima, jei Jums neskubia. Dalinio krovinio variantas, kai sunkvežimis veža kelis klientų siuntas, yra pigesnis. Tačiau tada gali tekti palaukti, kol kitiems iškraus, o biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Londoną gali užtrukti savaitę ar daugiau. Be to, didesji rizika, kad kas nors bus sudaužyta perkrovimo terminaluose. Jei turite jautrios įrangos, geriau mokėti už pilną sunkvežimį.

Kokius mokesčius dar reikia numatyti?

Nuo sausio 1 d. (tiksliau nuo "Brexit") pridėjo customsinius mokesčius, jei prekės yra naujos, nors biuro inventorius dažniausiai naudotas. Taip pat būtinai susimokėti už ULEZ zoną Londone, jei sunkvežimis neįeina į "Euro 6" standartą – tai gali sukristi 100-200 svarų per dieną. Nepamirškite ir "Congestion Charge", jei važiuojate į centrą.

Ar kaina keičiasi priklausomai nuo savaitės dienos?

Taip, ir dar kaip. Jei galite, perkraustykite iš antradienio į ketvirtadienį. Pergalės dienomis ar prieš šventes kaina svyruoja, o vairuotojai gali būti užimti. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Londoną šeštadienį ar sekmadienį yra visiškas nusipirkinimas, nes darbuotojai Lietuvoje turi būti mokami už viršvalandžius, o Anglijoje galbūt nebus leidimo iškrauti sandėlio.

Burokratija ir dokumentai (taip, tai svarbu)

Kokius dokumentus būtinai reikia paruošti išvykui?

Nuo "Brexit" tai tapo košmaru, netgi sakyčiau. Jums reikės eksporto deklaracijos, išsamaus prekių sąrašo (inventoriaus), kurį būtina pažymėti angliškai, ir CMR vežimo rašto. Teks atkreipti dėmesį į tai, ar perkeliame naujus ar naudotus daiktus, nes mokesčiai skirsis. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Londoną be šių formų tiesiog neįvyks – sunkvežimį sugrąžins atgal pasienyje. Pasirūpinkite, kad vadybininkas jums viską paaiškintų prieš savaitę.

Ar mums būtinas muitinės brokeris?

Asmeniškai sakau – taip. Tai kainuoja papildomai, bet bandyti patiems užpildyti angliškus formatus yra būdas į pyktį. Muitininkai Dovere arba Folkestone'ą gali uždelsti patikriną valandomis, jei bus mažiausia klaidaelė. Nėra nieko blogiau nei stovėjimas prie angliško muitinės posto ir svetimvartinis vairuotojas, kuris nemoka angliškai. Brokeris viską išspręs iš karto.

Kaip susiduria su PVM (VAT) klausimais?

Čia yra komplikuota, aš pripažįstu. Jei jūsų įmonė registruota Lietuvoje ir turite PVM kodą, perkėlimas tarp ES ir ne ES šalių gali būti be PVM (0%), bet tada reikia kažkur ten rodyti įstaigos išanksto mokesčio numerį ar kažką panašaus... tiesą sakant, aš ne esu prie mokestinių specialistas, geriau pasikalbėkite su savo buhaltere. Mes tik vežame, o mokestinis vaizdas jūsų šventė.

Ar reikia deklaruoti visą seną biuro "lenda"?

Nebūtinai viską, apie tai nenusiprenksite. Bet taisyklės tokios, kad jei daiktas atrodo kaip naujas (pvz., vis dar su plastikinėmis apsaugomis), jis gali būti apmokestintas. Rašykite sąraše tiesiai: "naudota kėdė, defektai atbulštyje". Muitinės sistemos nemėgsta, kai bandote įvežti prekes be mokesčių, o tai jau skamba kaip kontrabanda.

Kas dėl duomenų saugumo dokumentuose?

Labai svarbu. Negalite tiesiog mesti banko sutarčių į dėžę be jokios rūšiuotės. Patartina susitarti su vadybininku, kad sertifikuoti dokumentai būtų vežami atskirai, užrakintame konteineryje, arba vairuotojo kabinoje. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Londoną turi apimti ir šiąą dalį, kad nenukentėtų jūsų klientai.

Fizinis perkėlimas: kaip ne užmušti kompiuterius

Kaip tinkamai supakuoti kompiuterius ir IT įrangą?

Visus HDD ir lustus (jei dar tokius turite) geriau pasiimti su savimi lagamine į saloną lėktuvu. Ne dėl to, kad mes pavojingi, o dėl vibracijos. Monitoriai turi būti įpakuoti į originalias dėžes. Kartais klientai sako "padėkite ant pledo", tai ačiu tada nusišypsau sau į smaką. Jei prarizikuosite su duomenų centro įranga tai gali kainuoti brangiau nei pati paslauga. Naudokite antistatines pakuotes.

Ką daryti su biuro augalais? Ar galima juos vežti?

Ngalima tiesiog užmesti į sunkvežimį vazų su žemės mišiniu, kaip kad atrodo. Anglija yra labai griežta dėl invazinių vabzdžių ir ligų, tad turi būti tikrinami. Augalai turi turėti fitosanitarinius pažymėjimus. Jei be dokumentų, juos tiesiog sugriūva pasienyje. Aš mačiau, kaip vienas direktorius verkė dėl 50 metų senumo fikuso, kurį teko palikti, o gi niekas.

Ar galima vežti baldus be išmontavimo?

Galima, jei norite, kad jie atvyktu subraižyti ar nebeatitiktų durų. Minkšti baldai turi būti įvynioti į burbuliuką, o su pjuvenomis dar kartą. Lentynos – išmontuotos ir numeruotos. Vieną kartą klientas įsakė vežti "kaip yra", o rezultate gavome virtuvės komplektą iš 3 dalių vietoj 10. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Londoną su kompanijomis, kurios taupo ant folijos, baigiasi blogai. Pasitikėkite mane.

Kaip vežti seifus ir tūrinius daiktus?

Tai sunkiausia dalis. Seifai dažnai sveria tona ar daugiau. Reikia žinoti, ar Londono biure yra liftas, kuris pakels tą svorį. Jei ne, reikės特种 keltuvo. Suskaičiuokite svorį iš anksto, nes vairuotojas nepakels, jei sunkvežimis bus perkrautas, o tai saugumo pažeidimas.

Kokia taisyklė dėl smulkių daiktų (biuro reikmenų)?

Svarbu rūšiuoti. Rašikliai, klijuotės ir užklijos – viskas į vieną dėžę. Negali būti, kad dėžė su smulkmenomis būtų padėta po sunkia spinta – suspaudžiasi ir viskas sugenda. Užrašykite ant dėžės "Smulmenos – viršus netinka".

Angliškos realybės: Londono specifika

Kaip su dideliu sunkvežimiu patekti į "City" centrą?

Nagalima. Tiesiog negalima. Londono taisyklės yra šiek tiek beprotiškai griežtos. į "ULEZ" zoną ir "Congestion Charge" zoną reikia specialių leidimų, kurias reikia užsakyti internetu iš anksto. Dažniausiai turime perkrauti į mažesnį 7,5 tonų sunkvežimį prie miesto ribų (M25). Tai papildomai laiko pinigų, bet kitaip gausite baudą už kiekvieną valandą. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Londoną turi apimti ir šią logistiką.

Ar labai sunku užsakyti stovėjimo vietą tiesiog gatvėje?

Būtinai reikia tai padaryti iš anksto. Angliški "wardens" (prižiūrėtojai) yra blogiausi už visus Lietuvos stovėjimo kontrolės darbuotojus kartu paėmus. Jei sunkvežimis stovės po 5 minučių nelegaliai, kortelė jau bus padėta ant stiklo. Užsakykite vietą iš savo biuro nuomininko arba vietos savivaldybės (council). Neklauskite vairuotojo, jis tik sužinos apie tai, kai jau bus per vėlu.

Ką daryti, jei naujas biuras antrame aukšte be lifto?

Tada turim big problem. Londono senosiuose pastatuose dažnai nėra liftingų arba jie yra per maži biuro stalams. Reikės nešti rankomis laiptais. Arba pakelti pro langą su specialiu kranu (kas kainuoja kaip naudotas "Volvo"XC90). Patikrinkite iš anksto. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Londoną privalo apimti ir vietos apžiūrą, o ne tik skaičiavimą iš "Google Maps".

Ar britai yra draugiški pervežimų metu?

Ką turiu omenyje... Jei gerai planuojate, jie nėra priešiški, bet labai griežti taisyklių atžvilgiu. Jei blokuojate jų įėjimą į parduotuvę prieš gatvę, jaus skundą. Būkite mandagūs, nukreipkite žmones. Jei vairuotojas įkyriai signalizuoja (kas mums draudžiama), skundai ateis į Jūsų, ne mūsų, adresą.

Kaip su "red routes"?

Raudonos linijos ant kelio Londone – tabu. Net sustoti trumpam iškrovimui negalima, jei nėra specialaus leidimo. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Londoną turi būti suplanuotas taip, kad sunkvežimis nestovėtų raudonoje zonoje, kitaip bauda yra didžiulė.

Rizikos, problemos ir neidealios situacijos

Kas nutinka, jei darbuotojai neišsikraus laiku?

Turime laukti. Ir jums mokėti už laukimą (stojimo valandas). Vairuotojai turi griežtus darbo laiko apribojimus (tachografas), kurių negalima pažeisti net vadovui prašant. Jei jūsų komanda užtruks 2 valandas ilgiau nei planavote, vairuotojui gali tekti sustoti prieilsiai ir vėliau neįveikti maršruto. Planuokite viską su laiko rezervu.

Ar galima pasitikėti pigiausiomis firmomis?

Žinoma, jei norite prarasti daiktus. Pigios priemonės dažnai neturi apdraudimo arba naudoja senus sunkvežimus, kurie gali nurūgti prieš Briuselį. Rinktis vidutinę kainą reiškia gauti normalų vairuotoją, kuris nebus "kažkas pusbrolis iš kaimo". Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Londoną yra investicija į jūsų ramybę.

Kas daryti, jei buvo padaryta žala taisant?

Nedarykite scenų, tai nepadės. Susirašinėkite į "protokolą" (damage report) tiesiog vietoje. Nufotografuokite ir pažymėkite. Jei dėžė atėjo sutrūkinėjusi o viduje buvo brangus serveris, o jo nebuvo pažymėta invetoriuje, nebus kur ieškoti kaltės. Geras draudimas padengia daugumą dalykų, bet būtinai nurodykite tai tuoj pat.

Ar verta rizikuoti neapdraudžiant krovinio?

Bet ką. Kiekvienas žino, kad "atsitinka". Aš mačiau atvejį, kai sunkvežimą užsidegino kitas automobilis, ir visa įranga sudegė. Be draudimo liktum su tuščiomis rankomis. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Londoną įtraukia "Cargo" draudimą, tai įsitikinkite, kad apdrausta visa vertė.

Kas, jei vairuotojas susirgs kelyje?

Tai blogiausias scenarijus. Tada mes turime ieškoti pagalbos vietinio stipėjimo. Gali būti, kad reikės perkrauti į kitą sunkvežimį Vokietijoje ar Olandijoje. Tai užduos ilgiau. Tačiau įmonės su patirtimi turi partnerių tinklą ir išspręs problemą greičiau nei "freelanceris".

Ar galima sekti kur yra mano krovinys?

Dabar dauguma savaeigių turi GPS sekimą. Nenusisėdėkite nuo telefono kas 10 minučių, tai negerai. Kartai signalas pradingsta tuneliuose arba kalnuose, kas sukelia nereikalingą paniką klientams. Ramiai, vairuotojas tiesiog vairuoja ir atsils. Jei tikrai labai trūksta, mes galime paskambinti jam.

Kaip elgtis su lietumi ir sniegu Anglijoje?

Anglijoja sniegas yra kaip katastrofa – viskas sustoja. Jei tenka sniego, keliai gali būti uždaryti. Planuokite potencinę delsą. Lietuva irgi neduoda ramybės, tad viskas turi būti labai geriau išpakuota su šiltaisiais danga ("palane").

Smulkmenos, kurios lemia sėkmę

Ar galima vežti darbuotojų asmeninius daiktus?

Taip, bet tam yra tam tikri ribojimai. Negalima vežti alkoholio ar tabako dideliais kiekiais deklaruojant kaip biuro turtą (tai yra kontrabanda). Jei darbuotojai nori nusivežti savo puodukus arkelius, tai įeina, bet turi būti užrašyta specifinėje dalyje, kitaip muitinė galvoja, kad tai prekyba.

Kaip pasiruošti grindims paviršiams prieš atvykstant?

Nuo gręžimo dulkes... jei įleidžiate sunkvežimį į biurą (kai įmanoma), būtinai apsaugokite grindis su panaudotais plokštėmis arba fanera. Angliški nuomininkai yra labai griežti dėl žalos nekilnojamam turtui (deposit). Jei palikite ratus ant linoleumo, gausite sąskaitą už pilną renovaciją.

Ar būtina atsisveikinti su senais šiukšlėmis?

Geras klausimas. Jei išsikraunatį seną biurą, ir turgavietę metote į sunkvežimį, tai kažkas turi tą pačią šiukšlių išmesti Anglijoje. Ten šiukšlių surinkimas (waste disposal) yra labai brangus dalykas, reikia specialių licencijų. Geriau išmesti čia, ir vežti tik tai, kas reikalinga. Arba pasakykite mums, kad reikia konteinerio, tai suskaičiuosime.

Ar reikia mokėti už sandėliavimą, jei vėluojame?

Jei sunkvežimis atvyksta, o jums dar neparengėte patalpų (nerakto, darbininkai neatejo), vairuotojas negali laukti nemokamai amžinai. Po 2 valandų prasideda stojimo mokestis. Jei reikia palikti daiktus sandėlyje Londono priemiestyje naktį (kai negalima įvažiuoti į centrą), tai taip pat papildoma paslauga.

Kaip atsiskaityti už paslaugas?

Standartiškai – 40-50% avansas, likęs po atvykimo arba prieš išvykstant (kadangi tai užsienio maršrutas). Negalima mokėti "grynaisiais" vairuotojui rankose, tai nelegalu be kvitų ir pavojinga. Pervedimai į sąskaitą yra vienintelis teisėtas būtas. Pasirūpinkite, kad bankas neišlaikytų pinigų patikrinimo, jei didelė suma.

Galima pasveikinti vairuotoją kava?

Nenukreipkite jam alaus. Mes turime griežtus draudimus vairuotojams gerti per dieną, o ypač per darbą. Kava arba vanduo visada priimama su dėkingumu. O kaip jis atvyks į Londoną, tai reikia leisti jam ilsėtis po 4.5 valandos vairavimo pagal taisykles, o ne spausti iškrovimą iš karto.

Ar reikia angliškos kalbos vadybininkui Lietuvoje?

Mums, perkėlimo komandai – visai ne, mes sužinosime savo tarpusavyje. Bet jūsų atstovas, kuris susitiks su vairuotoju Londone, angliškai kalbėti turi. Bent minimaliai. Nes jei bus problema su prieiga, arba wardens pareigūnas kalbės anglškai, o vairuotojas lietuviškai, jums lauks nerealūs nuostoliai laiko.

Ką daryti su "fire safety" įranga?

Ugnies gesintuvai turi būti patikrinti prieš išvežimą dėl slėgio. Negalima guosti juos kaip bulvių maišus. Jūsų naujas biuras Londone tikrai reikalauja sertifikatų. Juos geriau atnaujinti jau Anglijoje iš vietos tiekėjo, kad atitiktų vietos standartus, o ne vežti senus lietuviškus, kurie gali netikti.

Ar tikrai verta keisti savo biuro vietą į Londoną?

Verslo klausimas, bet jei jau nusprendėte, tai imkitės atsakingai. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Londoną yra tik vienas iš žingsnių. Sėkmės jums ten, tik pasirūpinkite, kad kava naujame biure nebūtų blogesnė nei čia.

Išvada

Trumpai tariant, biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Londoną yra sudėtingas procesas, kurį reikia plėtoti atidžiai be jokių iliuzijų. Nereikia tikėti stebuklais už du šimtus eurų – pasaulis po išstojimo pasikeitė, ir logistika tapo brangesnė. Pasitikėkite savo logistika, drąsiai klauskite nepatogių klausimų ir nedarykite sprendimų paskutinę minutę. Tikiuosi, mums prireiks tik pasidžiaugti jūsų sėkme, o ne gelbėti situaciją kažkur prieš Doverį. Sėkmės naujoje vietoje!