# Biuro perkraustymo paslaugos į UK su visais patogumais

Biuro perkraustymo paslaugos į UK su visais patogumais reiškia ne tik „atvažiuos mašina ir išveš stalus“. Realybėje tai dažniau yra stalai, kėdės, serveriai, dokumentų dėžės, kavos aparatas, spausdintuvai, darbuotojų asmeninės lentynos, prieigos kortelės, etikečių chaosas ir žmogus, kuris pamiršo, kur paliko kompresorių. Per 20+ metų mačiau, kad biuras kraustosi lengviau tada, kai prieš dieną X kas nors iš tikrųjų susėda ir sudėlioja planą, o ne tik pasako: „nu, kažkaip bus“.

DUK – kodėl biuro perkraustymo paslaugos į UK su visais patogumais skiriasi nuo paprasto krovinių vežimo

Biuro perkraustymas visada turi daugiau „smulkių“ detalių, nei klientas mano pradžioje. Kėdę galima paimti greitai, bet jeigu ji turi ratukus, reguliavimo mechanizmą, brangią audinio apdailą ir dar priklauso konkrečiam darbuotojui, staiga tai nebėra tik kėdė. Toliau ateina stalai, monitoriai, dokai, laidai, dokumentai, spintelės, įėjimo kortelės, serverių spinta. Ir taip, kartais kas nors sako: „mums čia tik viena mašina“. Po valandos paaiškėja, kad reikia dviejų, lipdukų, dėžių ir kantrybės.

Kodėl biuro perkraustymo paslaugos į UK su visais patogumais nėra tas pats kaip buto kraustymas?

Biure daiktai turi adresą, savininką, funkciją ir dažnai priklausomybę nuo darbo proceso. Butui pakanka dėžių „virtuvė“, „drabužiai“, „knygos“. Biure dėžė „popieriai“ gali reikšti sutartis, klientų duomenis, buhalteriją ar dokumentus, kurių negalima mesti į bendrą krūvą. Darbo vietos turi būti sunumeruotos, monitoriai atjungti saugiai, serveriai išjungti tvarkingai, o baldai apsaugoti taip, kad nepradėtų braižyti liftų sienų. Jei kas nors pamiršta pažymėti dėžes, pirmą dieną naujame biure visi ieško savo daiktų. Tai ne kraustymasis, o medžioklė.

Ar biuro perkraustymo paslaugos į UK su visais patogumais gali būti suplanuotos taip, kad pirmadienį žmonės dirbtų?

Gali, bet tik jeigu planas nėra parašytas ant servetėlės. Reikia žinoti, kas išjunka kompiuterius, kas pakuos dokumentus, kas turės prieigą prie naujo biuro, ar liftas rezervuotas, ar leidimas statyti sunkvežimį Londono gatvėje jau sutvarkytas. Mes dažniausiai stengiamės dirbti penktadienio vakarą arba savaitgalį, kad pirmadienį komandos turėtų bent minimalias darbo vietas. Bet būna ir taip: pirmadienį 8:30 paaiškėja, kad interneto tiekėjas neatvyko. Tada kompiuteriai stovi, o žmonės geria kavą ir bando nesipykti.

Kas dažniausiai pamirštama planuojant biuro perkėlimą į JK?

Pirmiausia pamirštama, kad biuras nėra tik baldai. Reikia pagalvoti apie signalizaciją, prieigos korteles, spausdintuvų IP adresus, serverių išjungimo tvarką, dokumentų konfidencialumą, darbuotojų asmeninius daiktus, virtuvėlės įrangą, seifus, augalus ir net kavos kapsules. Vienas klientas pamiršo pasakyti, kad turi du šaldytuvus su mėginiais. Ne maisto mėginiais, o tokiais, kurių negalima pašildyti saulėje. Gera žinia: spėjome. Blogesnė: pusė biuro tą dieną dirbo su dideliu stresu.

Ar verta vežti senus baldus, ar geriau pirkti vietoje?

Jeigu baldai pigūs, sunkūs ir jau „pavargę“, kartais geriau juos palikti. Vežimas į UK gali kainuoti daugiau nei naujas stalas iš vietinės įmonės, ypač jei reikia dismantling, apsaugos, pakrovimo, iškrovimo ir dar montavimo. Bet jeigu tai ergonomiškos kėdės, kokybiški konferencijų stalai ar dizaino baldai, kurių pirkimas naujai kainuotų kelis tūkstančius svarų, vežimas dažnai atsiperka. Aš visada sakau: įvertinkite ne pirkimo kainą, o naudojimo vertę. Ir nepersistenkite su senais foteliais, kurie užima pusę sunkvežimio.

Kaip tiksliai suprasti, kas įeina į „su visais patogumais“?

Čia reikia labai normaliai paklausti tiekėją, ką jis turi omenyje. Vienam „su patogumais“ reiškia dėžes ir lipdukus. Kitam – pakavimą, išrinkimą, apsaugą, dokumentų rūšiavimą, montavimą, šiukšlių išvežimą ir laikiną saugojimą. Gera pasiūlymo forma turi būti konkreti: kiek žmonių dirbs, kiek valandų, koks transportas, ar yra pakavimo medžiagos, ar įeina draudimas, ar yra inventorizacija. Jei pasiūlyme rašo tik „office move UK“, aš prašau papildomų eilučių. Nes vėliau visi sako: „mes manėm, kad tai įeina“. Dažniausiai neįeina.

Ką reikia žinoti prieš užsakant biurų perkėlimą į Londoną, Mančesterį ar Birmingemą

Didieji miestai turi savo „malonumų“. Londonas gali pareikalauti parking suspension, Mančesteris gali turėti siauras prieigas prie sandėlio zonos, Birmingemas kartais tiesiog nustebina eismo spūstimis. Nėra vienos taisyklės visai JK. Jei perkraustote biurą į miesto centrą, reikia žiūrėti ne tik atstumą, bet ir laiką, leidimus, liftus, apsaugos taisykles pastate. Kartais dokumentai užtrunka ilgiau nei pats pakrovimas.

Kiek laiko prieš perkraustymą reikėtų pradėti ruošti biurą?

Mažam biurui, tarkime, 5–8 darbo vietos, kartais užtenka 2–3 savaičių. Vidutiniam biurui su 20–40 darbuotojų geriau turėti 6–8 savaites. Jei yra serverių spinta, archyvas, daug baldų ar specifinė įranga, pradėkite dar anksčiau. Reikia sunumeruoti darbo vietas, paruošti dėžes, sutvarkyti dokumentus, nuspręsti, kas keliauja, kas išmetama, kas lieka. Kuo vėliau pradedate, tuo daugiau sprendimų tenka priimti per paniką. O panika, patikėkite, nėra geras projektų vadovas.

Ar reikia atvykti apžiūrėti naujo biuro prieš perkraustymą?

Idealiu atveju taip. Bent jau žmogus, kuris atsakingas už perkraustymą, turėtų žinoti, kur bus iškrovimo zona, ar telpa sunkvežimis, ar liftas pakelia baldus, ar koridorius nėra siauresnis už konferencijų stalą. Jei apžiūrėti neįmanoma, prašykite nuotraukų, video, plano, kontakto su pastato administratoriumi. Vieną kartą komanda atvažiavo į biurą, kur liftas buvo per mažas stalui, o atsarginis kelias – per siauras. Galiausiai stalas keliavo per langą. Ne, rimtai.

Ką daryti su dokumentais, kurie negali būti palikti bendrose dėžėse?

Konfidencialūs dokumentai turi būti tvarkomi atskirai: dėžės, numeracija, uždarymas, perduodamas asmuo, kartais net dvigubas patvirtinimas. Jei tai buhalterija, klientų duomenys, sutartys ar personalo bylų kopijos, nedėkite jų į dėžę „įvairūs popieriai“. Geriau turėti atskirą sąrašą: dėžė 17, 18, 19, kas atsakingas, kur stovės naujame biure. Jei reikia, galima naudoti užplombuojamas dėžes. Skamba per daug formaliai, bet kai pradedi galvoti apie GDPR, viskas atrodo daug paprasčiau.

Ar galima palikti dalį biuro daiktų senajame ofise iki kitos savaitės?

Galima, bet tai reikia sutarti aiškiai. Senas nuomotojas gali leisti palikti kelias dėžes, o gali pasakyti, kad raktai turi būti grąžinti iki penktadienio 17:00. Jei daiktai lieka, reikia žinoti, kas turi prieigą, ar jie apdrausti, ar nepersidengia nuomos terminas. Kartais klientai mano, kad „dar pora dėžių“ nieko nekainuos. Vėliau ateina papildomas mokestis už raktų perdavimą, apsaugą ar sandėliavimą. Todėl geriau parašyti: kas, kiek, kur ir iki kada.

Koks skirtumas tarp perkraustymo į Angliją ir į visą UK?

Dažnai klientai sako „Anglija“, nors turi omenyje visą UK. Anglija yra Londonas, Mančesteris, Birmingemas, Bristolis. UK dar yra Škotija, Velsas ir Šiaurės Airija. Atstumas, keltas, maršrutas, laikas ir kaina gali skirtis. Pervežimas į Edinburgą nėra tas pats kaip į Lutoną. Jei planuojate biurą į Glasgow arba Cardiff, tai reikia sakyti nuo pradžių, ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie Doverio. (pataisau: ne visada viskas eina per Doverį, kartais naudojamas Folkestone tunelis).

Kaip pakuojama biuro įranga, dokumentai, serveriai ir baldai

Pakavimas biure yra ne tik „užklijuoti dėžę“. Reikia žinoti, kas trapia, kas sunku, kas konfidencialu, kas turi būti pirmiausia iškrauta. Monitoriai dažniausiai keliauja specialiose dėžėse arba apsaugoti antklodėmis. Laidai turi būti pažymėti. Baldų varžtai turi būti sudėti į maišelius ir priklijuoti prie to baldo. Skamba kaip smulkmena, kol nepabandai surinkti stalo be vienos detalės.

Kaip saugiai pakuoti kompiuterius, monitorius ir darbo vietas?

Pirmas dalykas: nuotrauka prieš atjungiant laidus. Antroji: etiketė ant kiekvieno laido. Trečia: monitoriai į dėžes arba apsaugoti minkšta medžiaga, ne tiesiog palikti ant kėdės. Sisteminiams blokams reikia apsaugoti jungtis, o kietuosius diskus, jei jie išimami, reikia pažymėti ir perduoti atsakingam žmogui. Darbuotojui geriausia gauti vieną asmeninę dėžę su numeriu. Tada jis žino, kur jos ieškoti. Be tvarkos pirmą dieną visi ieško pelės, chargerio ir „to vieno dokumento“.

Ar serveriai ir IT įranga gali būti vežami su paprastais baldais?

Serverius aš visada skirčiau nuo baldų. Ne todėl, kad bijome baldų, o todėl, kad serveriai yra brangūs, jautrūs ir dažniausiai atsakingi už visą biuro gyvybę. Jei įranga išjungiama, pakuojama, vežama ir vėl pajungiama, turi būti aiški tvarka. Kai kuriais atvejais geriau, kad IT specialistas išjungtų ir paleistų sistemą. Mes galime vežti, bet ne visada turėtume „spėti“, kurią laidų porą jungti. Vienas neteisingas kabelis gali sustabdyti darbą visai dienai.

Ką daryti su spausdintuvais, skeneriais ir kavos aparatais?

Spausdintuvus reikia išjungti, atjungti, nuimti kasetes, jei reikia, ir apsaugoti nuo smūgių. Skenerių stiklai yra jautrūs, todėl jiems reikia papildomo minkšto sluoksnio. Kavos aparatai dažnai būna pilni vandens, o klientai apie tai prisimena jau rampoje. Tuomet turime ieškoti indų, rankšluosčių ir kantrybės. Komercinė kavos įranga kartais turi filtrus ar vandens liniją, tad ją geriau paruošti iš anksto. Ir taip, kavos aparatas biure yra beveik strateginis objektas.

Kaip pažymėti dėžes, kad naujame biure nebūtų chaoso?

Geriausias variantas – spalvos ir numeriai. Pavyzdžiui, mėlyna etiketė – finansai, geltona – pardavimai, žalia – IT, raudona – konfidencialu. Ant kiekvienos dėžės: numeris, skyrius, darbo vieta, turinys trumpai. Ne „popieriai“, o „sutartys 2022–2023, finansai“. Jei dėžė turi būti iškrauta pirmiausia, ant jos rašomas prioritetas. Paprasta sistema sutaupo valandas. Sudėtinga sistema, kurioje visi sugalvoja savo spalvas, sutaupo tik nervus tiems, kurie mėgsta painiavą.

Ar pakavimo medžiagos turi būti atvežamos į biurą prieš dieną?

Dažniausiai taip. Dėžės, lipdukai, plėvelė, popierius, žymekliai, apsauginės antklodės turi būti vietoje prieš prasidedant pakavimui. Jei medžiagos atvežamos tuo pačiu metu kaip ir komanda, pirmos dvi valandos praeina bėgant po parduotuves. Mažuose biuruose tai dar įmanoma, didesniuose – ne. Geriau suderinti, kad pakavimo medžiagos atvyktų prieš 1–2 dienas, o žmonės jau būtų gavę instrukcijas. Priešingu atveju kas nors vis tiek supakuos šlamšą, o svarbų dokumentą paliks ant lango.

Kiek kainuoja biuro perkraustymo paslaugos į UK su visais patogumais ir kas įeina

Kaina priklauso nuo apimties, miesto, laiko, dokumentų, IT įrangos, pakavimo, draudimo ir to, ar reikia dirbti naktį. Mažam biurui galima matyti kelias šimtus arba 1–2 tūkst. svarų, vidutiniam – dažniausiai daugiau. Jei reikia laikino saugojimo, papildomų darbuotojų, leidimų miestui ar specialaus IT palaikymo, kaina kyla. Pigiausias pasiūlymas ne visada yra pigiausias sprendimas.

Kodėl skirtingos įmonės skirtingai kainuoja biuro perkėlimą į JK?

Viena įmonė skaičiuoja tik transportą ir du darbuotojus. Kita į kainą įtraukia dėžes, plėvelę, inventorizaciją, apsaugą, draudimą, projektų koordinavimą, montavimą ir šiukšlių išvežimą. Trečia pasakys mažą kainą telefonu, o vėliau paaiškės, kad lipdukai „kažkaip papildomai“. Todėl lyginkite ne tik sumą, bet ir sąrašą. Jei pasiūlyme nėra aišku, kas įeina, klauskite. Normalus tiekėjas nepyks. Nenormalus pradės kalbėti miglotai.

Kokios apytikslės biuro perkraustymo į UK kainos?

Labai grubiai: mažam biurui su 5–8 darbo vietomis galima planuoti nuo 800–1 800 GBP, jei maršrutas paprastas ir daiktų nedaug. Vidutiniam biurui su 15–30 vietų dažnai būna 2 000–5 000 GBP arba daugiau. Jei reikia specialių IT darbų, naktinio grafiko, Londono leidimų, saugojimo ar didelio kiekio baldų, kaina lengvai kyla. Kiekvienas atvejis kitoks. Ir taip, kartais vienas sunkus konferencijų stalas sugadina visą gražią sąmatą.

Ar galima gauti fiksuotą kainą biuro perkraustymui į Angliją?

Galima, jei apimtis aiški. Fiksuota kaina gerai veikia tada, kai yra sąrašas, nuotraukos, darbo vietų skaičius, baldų sąrašas, IT įrangos kiekis ir žinoma iškrovimo vieta. Jei klientas dieną prieš perkraustymą sako: „o dar turime tris spintas, seifą ir seną fotokopijavimo aparatą“, fiksuota kaina pradeda griūti. Todėl geriau iš pradžių būti nuobodu tiksliais, nei vėliau aiškintis, kodėl sąskaita kitokia. Sutartis turi rodyti, kas įeina ir kas ne.

Tokios biuro perkraustymo paslaugos į UK su visais patogumais įeina ir kas dažniausiai būna papildomai?

Į normalų pasiūlymą gali įeiti dėžės, pakavimo medžiagos, baldų išrinkimas, apsauga, pakrovimas, transportas, iškrovimas, montavimas pagrindinių baldų ir šiukšlių surinkimas. Papildomai dažnai būna serverių išjungimas/pajungimas, dokumentų arkivavimas, laikinas saugojimas, parking leidimai, darbas naktį, draudimas didesnei vertei, specialūs kėlimai pro langą ar aukštus aukštus. Jei kas nors sako „viskas įskaičiuota“, aš vis tiek prašau sąrašo. Nes „viskas“ kartais reiškia „viskas, ką mes šiandien prisiminėm“.

Dokumentai, muitinė, draudimas ir rizikos valdymas vežant biurą į UK

Po Brexito dokumentai nebėra tas dalykas, kurį galima palikti paskutinei minutei. Biuro įranga, baldai, kompiuteriai, archyvai ir komerciniai daiktai gali reikalauti sąskaitų faktūrų, inventoriaus, CMR, eksporto/ar import informacijos, priklausomai nuo situacijos. Jei vežate savo įmonės turtą, vis tiek reikia parodyti, kas tai yra. Muitinės klausimai nemėgsta atsakymų „nu, mūsų daiktai“.

Ar reikia muitinės dokumentų vežant biurą į JK?

Dažniausiai taip, bent jau pagrindinė informacija apie krovinį. Reikia žinoti, kas siunčiama, kokia vertė, ar tai naudota įranga, ar nauja, kas siuntėjas ir gavėjas. Jei tai komercinis perkraustymas, dokumentai turi būti tvarkingesni nei vežant kelias dėžes asmeninių daiktų. Ne visada reikia pildyti sudėtingas deklaracijas pačiam klientui, nes tai gali tvarkyti logistikos partneris arba brokeris. Bet klientas turi pateikti duomenis. Be duomenų sunkvežimis stovi, o visi nervinasi.

Koks draudimas reikalingas biurui vežant į UK?

Standartinis CMR draudimas ne visada padengia visą biuro turto vertę. Jis turi ribas ir sąlygas. Jei vežate brangią IT įrangą, serverius, dizaino baldus ar dokumentus, vertę reikia deklaruoti aiškiau. Kartais reikia papildomo krovinio draudimo. Draudimas nėra stebuklingas popierius, kuris moka už viską. Reikia žinoti, kas draudžiama, nuo ko, iki kokios sumos ir kokios išimtys. Jei niekas nepaklausia apie vertę, tai jau mažas raudonas signalas.

Ar galima vežti konfidencialius dokumentus be specialių dėžių?

Techniškai galima, bet aš to nerekomenduočiau. Konfidencialūs dokumentai turi būti uždaryti, sunumeruoti, perduodami atsakingam asmeniui. Jei dėžės važiuoja su bendru kroviniu, jos turi būti pažymėtos taip, kad nebūtų atidarytos per klaidą. Kai kuriais atvejais geriau dokumentus vežti atskiru reisu arba specialiu maršrutu. Ypač jei tai teisės, finansų, medicinos ar personalo duomenys. Čia ne vieta taupyti penkiasdešimt svarų ant dėžių.

Ką daryti, jei dalis biuro įrangos turi būti laikinai saugoma?

Sandėliavimas turi būti suplanuotas prieš perkraustymą, ne po jo. Reikia žinoti, kiek kubinių metrų užims daiktai, ar reikia stelažų, ar daiktai jautrūs temperatūrai, ar bus prieiga klientui. Biuro baldus galima saugoti paprasčiau, bet dokumentus, IT įrangą ar brangius prietaisus reikia vertinti atsargiau. Kartais geriau išvežti tik dalį baldų į UK, o senus ar nereikalingus daiktus išvežti į utilizavimą. Saugoti „gal kada nors prireiks“ dažnai kainuoja daugiau nei naujai nusipirkti.

Kaip vyksta diena X ir kas po perkraustymo lieka netvarkos

Diena X niekada nėra tokia švari kaip prezentacijoje. Visada atsiras dėžė be numerio, darbuotojas, kuris pamiršo savo monitorių, ir bent vienas varžtas, kuris „tikrai buvo čia“. Gera komanda ne tai, kuri niekada neturi problemų. Gera komanda yra ta, kuri problemas mato anksčiau ir jas sprendžia be teatro. Perkraustymo dieną svarbiausia – komunikacija. Vienas žmogus iš kliento pusės turi turėti sprendimų teisę.

Kas turi būti kliento pusėje perkraustymo dieną?

Būtinai atsakingas žmogus, kuris gali atsakyti į klausimus. Ne penki žmonės, kurie visi sako skirtingai. Reikia žmogaus su prieiga prie pastato, plano, raktų, kontaktų, leidimų ir sprendimų. Jei reikia nuspręsti, ar stalas važiuoja, ar lieka, ar dėžė atidaroma, ar ne – kažkas turi pasakyti „taip“ arba „ne“. Be tokio žmogaus komanda sustoja. O sustojimas reiškia laiką, o laikas reiškia pinigus.

Ar komanda gali išardyti ir surinkti biuro baldus vietoje?

Daugeliu atvejų taip, bet ne visi baldai yra vienodi. Paprasti stalai, spintos, lentynos ir kėdės dažniausiai nesukelia problemų. Sudėtingesni moduliniai baldai, stiklinės pertvaros, brangios konferencijų sistemos ar senesni baldai be instrukcijų gali būti rizikingesni. Jei baldas labai vertingas, geriau turėti instrukciją arba nuotrauką. Kartais senas biuro baldas atrodo paprastas, o viduje turi tokią sistemą, kad net gamintojo reikėtų google’inti. Ir ne, google ne visada padeda.

Ką daryti, jei naujame biure dar nėra pilnai paruoštos darbo vietos?

Tada reikia prioriteto sąrašo. Pirmiausia iškraunamos IT dėžės, dokumentai, vadovų darbo vietos, konferencijų kambarys, virtuvėlė. Vėliau baldai, archyvas, dekoracijos ir „kada nors“. Jei darbo vietos neparengtos, žmonės negalės pradėti dirbti net tada, kai daiktai jau atvežti. Todėl prieš perkraustymą reikia patikrinti elektros lizdus, internetą, telefonus, apšvietimą, prieigą, tualetus ir bent minimalų valymą. Biuras be šiukšlių maišų pirmą dieną tampa labai greitai chaotiškas.

Kaip sumažinti stresą darbuotojams perkraustymo savaitę?

Duokite jiems aiškią instrukciją: kada pakuotis, kokias dėžes naudoti, ką dėti į asmeninę dėžę, ką palikti ant stalo, kada išjungti kompiuterį. Nesąmoningiausia situacija būna tada, kai visi pakuoja skirtingai. Vienas palieka dokumentus ant stalo, kitas išsiveža spausdintuvą namo, trečias pamiršta, kad turi seifą. Gerai veikia trumpas susirinkimas ir vienas lapas su taisyklėmis. Net jei kam nors atrodo per daug formalu, vėliau visi džiaugiasi.