Biuro perkraustymo paslaugos į UK su garantuotais terminais: kas nuo ko priklauso ir kada būna nervai

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidesimt ketverius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į UK nėra tas pats kas nupirkti bilietą į lėktuvą. Čia daugiau detalių, daugiau nervų, o dažniausiai viskas keičiasi paskutinę sekundę. Žmonės visada klausia apie garantuotus terminus, bet tas garantas yra toks pat stabilus kaip orų prognozė balandžio mėnesį. Vis gi, stengiamės, kad viskas vyktų taip, kaip sutarta, nors kelią dažnai prišalina muitinės arba ką nors nusprendžia vairuotojai. Biuro perkraustymo paslaugos į UK su garantuotais terminais reikalauja ilgos patirties, nes be galo daug galimybių viską sugadinti, jei nežinai konkrečių niuansų. Rašau čia ne iš vadovėlių, o iš realių dienų, kai reikėjo išspręst problemas ten, kur jų išvis neturėjo būti.

Kainos ir planavimas (kaip neapsipirkti)

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Angliją?

Kaina priklauso nuo to, kiek daiktų turite ir kur būtent reikia vežti. Negaliu tiesiog pasakyti „penkiai šimtų“, jei aš nežinau, ar tai vienas staliukas su kompiuteriu ar penkių aštuntadalių konteineris pilnas baldų. Bendrai, mažai biurai kainuoja mažiausiai, bet dideliems reikia specialios technikos. Be to, šiuo metu kuro kainos neleidžia kvėpuoti, taigi tenka įskaičiuoti ir tai. Atlyginimas vairuotojams taip pat pakilo, tai viskas sumuojama į galutinę sumą, kuri kartais gali nustebinti. Geriausia – paskambinti ir pasakyti tikslius kvadratinius metrus ar kiekis dėžių.

Ar brangiau, jei reikalingi garantuoti terminai?

Žinoma, jei jums būtina, kad dalykai būtų Londene seketadienį ryte prieš 9 valandą, tai mums reikia sudaryti specialų grafiką. Biuro perkraustymo paslaugos į UK su garantuotais terminais paprastai kainuoja brangiau, nes tenka derinant tvarkaraštį su kitais reisais. Kartais net tenka siųsti tuščią furgoną viena kryptimi, kad laikas tilptų, o tai vartojamosios kainos nuostolis. Tada tas kainos papildomasis mokestis atsiskaito. Jei galite laukti ir sutinkate įeiti į bendrą grupinį krovinį, bus pigiau, bet su laiku – kaip pavers.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Vienas didžiausių veiksnių yra prieigos galimybės abiejuose galuose. Jei Lietuvoje reikia nešti daiktus ketvirtu aukšte be lifto, tai truks ilgiau, o laukas – pinigai. Tas pats su Londonu – jei ten reikia special leidimas (congestion charge zone) įvažiuoti į centro dalį, tai viskas brangsta. Taip pat svarbu, ar reikia išrakinti baldus, ar ne. Kartais atrodo, kad viskas paprasta, o paskui pasirodo, kad vitrina neįeina pro lifto duris ir tenka išmontuoti lytinius detalių.

Ar reikia mokėti už išankstinį užsakymą?

Įprastai taip, imamas avansas (depozitas), kuris užtikrina, kad rezervuojate laiką ir furgoną. Be to, jeigu jūs atšaukiate perkraustymą paskutinę sekundę, mes prarandame uždarbį, todėl avansas neužgrąžinamas. Taip tik saugomės nuo begalinio žaidimo. Tai standartinė praktika srityje, nėra tik mūsų išgalvojimas.

Dokumentai ir muitinė (Brexit nėra paslaptis)

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinas tinkamas prekių apyvodos dokumentas – dažniausiai komercinė invoice. Kadangi tai yra biuro perkraustymas, reikia aiškiai aprašyti, kas keliauja. Nurodykite tiekėją (jūsų įmonę Lietuvoje) ir gavėją (jūsų įmonę UK). Jei dokumentai bus netvarkingi, muitinėje pristabdydami furgoną ir bus ilgas laukimas. Reikėtų sąrašo su serijiniais numeriais, jei tai brangūs daiktai (serveriai, taisyklių fotokopijavimo aparatai).

Ar reikalingas EORI numeris?

Taip, be EORI numerio neišsiversite. Jis turi būti UK pusės, nes Brexit viską pakeitė. Jei jo neturite, reikia užsiregistruoti, tai trunka kelias dietas (kartais ilgiau, jei užstrigs sistema). Be šio kodo muitininkai neleis įforminti importo. Vieną kartą turėjome klientą, kuris pagalvojo, kad senasis LIetuvos kodas užtenka – praradome dieną ties kalneliu.

Kas nutinka su PVM?

Importuojant turtą į UK, galite taikyti nulinį PVM tarifą, jei pateikiate tinkamus dokumentus apie perkėlimą (Transfer of Goods). Tai reiškia, kad mokate tik įmonės (ir be to, mokesčius galima užregistruoti savo VAT deklaracijojje). Bet čia reikia labai tiksliai užpildyti mokesčių dokumentus, kitaip gali tekti mokėti 20 proc. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš vežiant.

Ar tikrinami visi furgonai?

Statistiškai – ne, tik maža dalis, jei viskas tvarkinga. Bet jei vairuotojas atrodo įtartai arba dokumentuose yra klaidų, tikrinimas užtikrai bus. Biuro perkraustymo paslaugos į UK su garantuotais terminais galiu rimtai pakenkti dėl tokio atsitiktinio tikrinimo. Tenka laukti, kol pareigūnai atlenda kiekvieną dėžę. Vieną kartą jie ištraukė vieną seną monitorių ir klausinėjo, ar jis tikrai ne radioaktyvus (juokinga, bet laiko praradome valandą).

Ar galiu būti tikras, kad neiškils problemų muitinėje?

Jei viską atiduodate mums iš anksto ir tiksliai užpildome sąrašus, tikimybės 90 proc., kad visos praeis lygiai. Bet 10 proc. visada lieka paslaptis – gali būti techniniai nesklandumai sistemoje arba užstrigęs sandoris. Tokia yra ši rinka, niekas negali duoti 100 proc. garantijos, kad muitinės sistema nebus "offline".

Logistika ir laikas (kaip viskas daroma)

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Nuvažiuoti iki UK (pavyzdžiui, iki Londono) trunka apie 24–30 valandas važiuojant be sustojimų. Bet vairuotojai turi poilsio režimus, taigi realiai tai 2 dienos į vieną pusę. Tad jei sakome kelioms dienoms, tai nereiškia, kad furgonas važiuos kaip vėjo sparnu. Biuro perkraustymo paslaugos į UK su garantuotais terminais turi įvertinti šiuos poilsio laikus, kitaip baudos milžiniškos.

Kas dėl terminalų (Eurotunelis ar keltas)?

Pasirinkimą darome pagal tai, kur brangiau ar kur greičiau. Kartais Eurotunelio slotai (laiko intervalai) užpildyti, tenka važiuoti per Duonkrką ar Kalė. Tas pats įtakoja laiką. Be to, yra ir migracijos pasitikrinimas prieš išvykstant – ten dažnai eilės, ypač atostogų sezonu. Tenka įskaityti ir tą paslėptą laiką.

Ar galima užsakyti savaitgalio pristatymą?

Galima, bet tai papildomai kainuos. UK vairuotojai turi savo darbo laiko apribojimus, o jei jie dirba šeštadienį ar sekmadienį, tai reikia mokėti viršvalandžius. Be to, dauguma biurų uždaryta, tad reikia tiksliai suderinti, kas atidarys duris. Jei nieko neįsiteisite, furgonas stovės kieme ir laikas bus eina.

Kas būna, jei vairuotojas užstrigs spústyje?

Tai reali scenarija. Esu matęs, kai ties Dovers kilo eilės dėl prasto oro (vėjo) ir laukėme 6 valandas. Tada krenta garantuoti terminai ir prasideda skambučiai klientui. Tokiu atveju stengiamės rasti alternatyvą, bet kartais būna tiesiog reikia kantriai laukti. Tokie dalykai už mūsų kontrolę, nors klientas visada kaltina mus.

Ar atvežiate ir į mažus miestus (ne tik Londoną)?

Taip, važiuojame visur – Mančesterį, Birmingamą, Bristolį, Liverpulį, netgi į Škotiją. Bet kuo toliau į šiaurę, tuo brangiau, nes grįžti tuščia furgonu atgal ilgai. Biuro perkraustymo paslaugos į UK su garantuotais terminais į tolimus kraštus reikalauja gero planavimo, kad vairuotojas nepasimestų kažkur dykumoje be degalinių.

Daiktų pakavimas ir įranga

Ar reikia patys rinkti daiktus į dėžes?

Galite rinkti patys, bet mes siūlome tai padaryti mūsų komandai, kad išvengtumėte brangiausių daiktų sulaužymo. Profesionalios dėžės ir įpakavimo medžiagos (putplasčis, burbuliukai) svarbu. Žinau, kad biuro vadovai stengiasi sutaupyti ir padaryti tai patys (vadovauja kas antrą), bet paskui sužino, kad monitorius nebuvo užfiksuotas. Geriau mums patikėti.

Kaip pervežami kompiuteriai ir serveriai?

Serveriai reikalauja ypatingos priežiūros. Juos reikia išjungti tinkamai (duomenų center atjungti), uždėti į specialias tvirtas dėžes. Jei tai tūkstančių eurų vertės įranga, reikia apdrausti. Kartais klientai sako, kad tai „senas geležis“, bet kai serveris sužlungia visam biurui, tada suprantama jo vertė.

Ar galima pervežti pavojingas medžiagas?

Toneriai, dažai, aerozoliai – tai pavojingos kategorijos (ADR). Leidžiama vežti nedidelius kiekius, bet turi būti deklaracija. Negalima tiesiog mesti į furgono kampą tonerį, jei jis nusilieja, bus baisu valyti. Tokius dalykus reikia skyrti atskirai ir pranešti iš anksto.

Kas daryti su biuro šiukšlėmis?

Jei reikia išvežti senus baldus ar spintą, tai nėra įtraukta į standartinę kainą. Turime rasti atsiskųjimo vietą UK, o tai mokama. Reikia aiškiai pasakyti, ką daryti su „metamaisiais“ daiktais, kadangi nebičiuliulis jų pasimes su savimi. Vieną kartą teks mokėti baudą už netinkamai išmestus baldų likučius.

Ar išmontuojate baldus?

Taip, įskaitome išmontavimą ir montavimą vietoje. Mums įprasti daryti tai, kad klientas tą patį rytą gali sėdėti prie savo stalo. Nors, turiu pripažinti, kai kurios IKEA spintos yra prastai suprojektuotos ir jas sukeliant sugenda (nors mes stengiamės būti atsargūs).

Draudimas ir rizika (kai kažkas nutinka)

Ar draudžiate turtą?

Taip, turime standartinį atsakomybės draudimą, bet jis ribotas (paprastai iki 10 ar 20 tūkst. eurų, priklauso nuo sutarties). Jei pervežate turtą už milijoną, reikia papildomo draudimo. Be to, nepamirškite, kad turtas turi būti užpakuotas tinkamai, jei supakuosite blogai – draudimas neatsiskaitys. Tai svarbu suprasti.

Kas nutinka, jei sulaužoma monitorius?

Jei kaltė mūsų (vairuotojas staigiai stabdė), mums atsiprašome ir atlyginame iš draudimo fondo. Jei kaltė jūsų (blogai pakavote), tai tokia jūsų žala. Turime būti sąžiningi. Biuro perkraustymo paslaugos į UK su garantuotais terminais negauna papildomų pinigų už dėžių ridenojimą furgone, tai stengiamės važiuoti ramiai, bet kelyje daug duobių (ypatingai Anglijoje).

Ar yra kažkokių išimčių iš draudimo?

Taip, neapdraudžiami pinigai, brangūs papuošalai, dokumentai (jei juos dingsta duomenys neatgaunami). Taip pat neapdraudžiama, jei daiktai buvo netinkamai užfiksuoti (pvz., vitrina stovėjo ant ratais, o ne ant grindų). Svarbu perskaityti sutarties smulkmenas.

Kaip reaguojate į skundus?

Stengiamės išspręsti greitai. Jei kas nors sulūžo, darome nuotraukas vietose ir tariantis sprendimą. Nenoriame bylinėtis. Esu matęs įmones, kurios tiesiog tyliai ignoruoja skundus, bet mums tokia strategija netinka. Ilgalaikiai klientai svarbiau nei viena diena.

Ar galima užtikrinti, kad niekas nepasimes?

Furgonai turi užraktus, o vairuotojai miega juose. Tačiau, jei paliekate furgoną atvirame kieme per naktį, tai rizika didelė. Geriau, jei vietą galime uždaryti arba pavažiuoti tiesiai iš karto į sandėlį. UK miestuose nusikaltimų lygis skirtingas, bet geriau būti atsargiam.

Specifiniai klausimai apie UK (ypatybės)

Ar reikia mokėti ULEZ mokesčį Londono centre?

Jei furgonas nėra labai naujas (Euro 6 standartas), tai taip, reikia mokėti ULEZ mokestį kasdien. Jis nėra mažas – apie 12.5 GBP per dieną, o senesniems furgonams gali būti ir 100 GBP. Tai reikia įskaičiuoti į biudžetą, arba mes turime planuoti maršrutą taip, kad neįvažiuotume aptarnaujamoje zonoje.

Ar anglų kalba būtina susišnekėti su vairuotoju?

Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba rusiškai ar lietuviškai, bet supranta angliškai pagrindus. Jei reikia dalykų, geriau, jei vienas iš jūsų darbuotojų paeina išsimokėti vietoje. Bet, jei viskas suplanuota iš anksto (sąrašai, vietos planas), kalbos nėra tokios svarbios.

Ar galiu paduoti daiktus į sandėlį, jei biuras dar nebaigtas remontu?

Taip, galime laikinai padėti sandėlyje (arba pas mus arba pas partnerius). Tai vadinama „crane“ paslauga (laikinas sandėliavimas). Paprastai tai kainuoja papildomai kiekvieną savaitę ar dieną, bet padeda išvengti chaoso, kai remonto darbininkai dar spalvina sienas.

Ar sunku rasti parkavimo vietą UK miestuose?

Labai sunka, ypač Londono centre. Reikia gauti specialų leidimą (parking suspension) iš savivaldybės, kad užblokuoti vietą prieš biurą. Tai užtrunka kelias savaites! Jei bandysite tiesiog sustoti ant gatvės, gausite baudą ir furgonai nuvežami. Geriau tai pasirūpinti iš anksto.

Ar įvežate vitrinas?

Įvežame, bet jose būna daug stiklo. Stiklas yra trapus, todėl tokius daiktus reikia specialiai tvirtinti. Kartais vitrinas yra per didelios, kad tilptų į liftą, todėl tenka kelti per langus arba statyti su kelenėmis. Tai brangi paslauga.

Kas daryti, jei pervežame archyvus?

Archyvus reikia dėti į tvirtas dėžes. Jei dėžės suirus pervežimo metu, susirinks popieriaus purvas. Buvo atvejis, kai klientas padavė visus popierius tiesiog į didelius maišus – baisus chaosas. Rekomenduojame naudoti standartines archyvavimo dėžes.

Ar reikia speciali leidima vežti duomenų laikmenas?

Tiesioginio leidimo nereikia, bet reikia apsaugoti juos nuo smūgių ir magnetinio lauko (kaip ir visada). Jei tarp jų yra ypatingai slaptų duomenų, rekomenduojame vežti jas patys (asmeniškai), o ne mums, kad išvengtumėte bet kokių abejonių.

Kaip elgiamės su el. šiukšlių (e-waste) išvežimu?

Jei turi senų kompiuterių, jų negalima tiesiog mesti į bendrą kibą. Reikia turi pažymėjimą, kad jie skirti perdirbimui (WEEE). Mes galime nuvežti į certikuotą perdirbimo centrą, bet tai papildomai kainuoja, nes tai ne standartinis krovinys.

Ar galima užsakyti ekskavatorių su pakėlikliu?

Jei daug daiktų ir nėra lifto arba reikia kelti ant antrp aukšto pro langą, galim nuomauti mobilų kraną. Tai retai reikalinga, bet kai reikia – tai išgelbsti situaciją. Biuro perkraustymo paslaugos į UK su garantuotais terminais kartais pavirsta inžineriniu projektu.

Ar galite paimti ir parduoti naudotus baldus?

Negalime, mes ne antikvariatas. Mūsų užduotis – pervežti. Jei norite atsikratyti senių baldų, turime rasti kažką, kas juos ims nemokamai (retai kas būna) arba mokėti už išvežimą į sąvartyną.

Ar turite sekimo sistemą?

Taip, visi furgonai su GPS. Galite matyti kur yra jūsų turtas realiu laiku. Tai ramina nervus, kai žinote, kad vairuotojas jau perėjo Lamanšą.

Kas būna su valiutos kursu?

Mokėjimai priimami eurais arba svarais. Jei mokate eurais, skaičiuojame pagal dienos kursą. Jei kursas staiga šoktels, gali pasirodyti nedidelis skirtumas galutinėje sąskaitoje, bet stengiamės fiksuoti kainą sutarties metu, kad nereikėtų galvoti apie rinkos swindimus.

Ar apmokestinate už laukimą?

Jei laikome vairuotoją 2 valandas prie jūsų biuro, nes negalite įleisti arba trukstate supakuoti, tai laikas mokamas. Tai ne mūsų kaltė, kad laikas eina. Įprastai pirmą valandą galime atsisakyti, bet toliau – pinigai.

Ar galiu padaryti dalinį perdavimą?

Galite, t.y. dalį daiktų atidirbti į naują biurą, dalį į sandėlį. Tiksli instrukcija būtina, kad vairuotojai nesipainiotų. Vieną kartą sumaišėme dėžes su IT įranga ir su buitiniais daiktais – teko važiuoti atgal keist.

Kas atsitinka, jei klientas nepasirodo susitikimo vietoje?

Tai košmaras. Vairuotojas laukia, skambina, nieko. Po valandos išvažiuoja. Tokios paslaugos nebus sutrauktos net jei jums atsiprašysite vėliau. Laikas prarastas yra prarastas.

Ar teikiate pakavimo medžiagas?

Parduodame dėžes, lipnius juostas, burbuliukus. Galite nusipirkti iš mūsų iš anksto ir patys supakuoti, arba mes tai įskaičiuojame į darbo kainą.

Kaip užtikrinti, kad svarbiausi failai neprarasti?

Kartais geriau vairuotojui duoti „rankinį“ krepšį su labai svarbiais dokumentais, kad jis laikytų jį su savimi kabinoje, o ne padėtų tarp kitų dėžių, kur gali užlipti.

Ar reikia tikrinti didelių daiktų matmenis?

Žinoma, matuojame duris, liftus, laiptus. Paskutinė kartą matavome, bet paskui klientas nusipirko kilimą ant grindų ir kilimas pakėlė grindų lygį – nebeįėjo. Tokios smulkmenos gali sugadoti dieną.

Išvada

Galiausiai, Biuro perkraustymo paslaugos į UK su garantuotais terminais yra sudėtingas procesas, kurio negali susprogdinti vieno mygtuko paspaudimu. Reikia kantrybės, tikslų planavimo ir sąžiningos komunikacijos . Nors mes stengiamės būti tikslūs, visada būna daikčiojimų, todėl pasiruoškite neskubėti. Jei viskas suplanuota gerai, jūsų įmonė dirbs naujame biure be didesnių pertraukimų. O jei kas nors nepasikeis – tiesiog skambinkite mums, išspręsim.