Biuro perkraustymo paslaugos į ir iš Jungtinės Karalystės: visas žinojimas, be putojimo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymo paslaugos į ir iš Jungtinės Karalystės niekada nebūna taip paprastos, kaip atrodo brošiūrose. Vieniems tai tiesiog spinta ir kelios dėžės, kitiems – logistikoškos naktys, dingę vairuotojai ir muitinės, kurios neleidžia praeiti. Po „Brexit“ viskas tapo dar įdomiau, ypač jei kalbame apie dokumentus, kuriuos niekas neskaityo iki pat paties pasienio. Štai jums realus pasaulis, be tų gražių nuotraukų iš reklamų. Čia gausu smulkių detalių, kurios gali nulemti sėkmę ar visišką fiasko, todėl verta pasidomėti, iš tiesų kaip tai veikia praktiškai.

Pagrindai ir pasiruošimas

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas iš Lietuvos į Angliją?

Paprastai sakant, jei viskas eina pagal planą, tai nuo 3 iki 5 dienų, tačiau planas mūsų versle yra labai sąlyginis dalykas. Viskas priklauso nuo to, kur tiksliai Jungtinėje Karalystėje važiuojate – ar į Londoną, kur važiavimas gali trukti valandą, ar į šiaurę. Taip pat reikia atsižvelgti į keltų grafikus, o jie kartais būna keisti, pvz., audros metu. Dar prisidėkite muitinės kontrolę, kuri po „Brexit“ gali užtrukti ilgiau nei numatote.

Ar brangu perkraustyti biurą į UK?

Kainos šiuo metu šoktelėjo, nes degalai nebe tokie pigūs, o darbo jėgos trūkumas visur jaučiamas. Biuro perkraustymo paslaugos į ir iš Jungtinės Karalystės kainuoja ne mažiau nei tūkstantį eurų, pradedant nuo mažo biuro, tačiau tai labai apytikslis skaičius. Reikia suprasti, kad mokate ne tik už vairuotojo laiką, bet ir už keltų bilietus, draudimą, kuris dabar brangesnis, ir galbūt už muitinės brokerio darbą. Geriau klausti konkretaus pasiūlymo, o ne tikėtis, kad pimsite viską už šimtą litų.

Kokius reikia paruošti dokumentus?

Būtinai reikia turėti tikslią inventoriaus sąrašą, kitaip muitinėje prasidės naktiniai siaubai. Kiekviena dėžė turi būti pažymėta, o jei pervežate naują techniką, reikės PVM sąskaitų faktūrų (arba Sąskaitos – gailestis, visada painioju su šiais terminais). Be to, jei daiktus veža ne jūs, o įmonė, reikia įgaliojimo arba sutarties su pervežėju. Nepamirškite asmens dokumentų, be kurių vairuotojas nepraleis jūsų per sieną net jei jis būtų giminaitis.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet aš tai nerekomenduoju, nebent tai tikrai nedidelės bagažinės reikmenys. Jei pervežimo metu rinksite ir savo drabužius ar indus, gali kilti problemų su draudimu – jei įvyks avarija, draudikas gali atmesti išmoką. Be to, muitinėje tai gali būti traktuojama kaip prekyba, jei daiktų per daug. Geriau atskirti verslą nuo asmeninio gyvenimo, kad neužkabintumėte nei save, nei vairuotojo.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Čia esą rizikingiausia dalis. Serverius reikia išjungti tinkamai, o ne tiesiog ištraukti laidą iš lizdo, kaip daro kai kurie mano klientai. Geriau juos supakuoti į originalias dėžes, jei jos dar liko. Jei ne, reikia stiprios putos, o ne tiesiog senų laikraščių. Atsimenu vieną atvejį, kai klientas padėjo serverį ant grindų furgone, jis nukrito vairuotojui staigiai stabdžius – viskas buvo prarasta. Naudokite profesionalią įrangą.

Ar reikia draudimo?

Be abejo, taip, ir tai ne būtinai pigiausias variantas. Standartinis draudimas dažnai nedengia brangios technikos arba turi didelį fransizę (nuostolį, kurį padengiate patys). Patikrinkite, ar draudimas galioja ir Jungtinėje Karalystėje, nes po „Brexit“ kai kurios lietuviškos polisės ten nebegalioja. Geriau pasidairyti ir užsidrausti viską, ką turite, o ne tik tikėtis, kad „kažkaip nesusitrenks“.

Muitinė ir „Brexit“ komplikacijos

Kas pasikeitė po „Brexit“?

O čia yra didžiausias galvos skausmas. Anksčiau buvo paprasta – važiavom kaip savo šalyje, tik dešiniine važiavimo puse. Dabar kiekviena siunta turi būti deklarouojama. Reikia EORI numerio, jei esate juridinis asmuo. Be to, galioja PVM taisyklės – jei perkraustote įrangą, kuri buvo nupirkta Lietuvoje, tai laikoma prekių judėjimu, o ne paprastu perkraustymu. Būtinai pasikonsultuokite su brokeriu, kitaip gali tekti mokėti didelius mokesčius.

Ar reikia mokėti verys ir PVM?

Jei perkraustote naudotą biuro įrangą, kuri buvo naudojama Lietuvoje mažiau nei 12 mėnesių, gali tekti mokėti PVM į Jungtinę Karalystę. Jei daiktai senesni, dažniausiai mokesčių nėra, tačiau viskas priklauso nuo muitinės officerio nuotaikos. Vieną kartą praėjome be jokių klausimų, kitą kartą tas pats oficerius klausinėjo apie kiekvieną monitorių. Tiesa, labai priklauso nuo to, kaip užpildysite deklaraciją.

Kas yra EORI numeris ir kur jį gauti?

EORI numeris tai tokie rakteliai, leidžiantys eksportuoti ir importuoti prekes. Jei jo neturite, jūsų siunta tiesiog sustos sienoje. Juridiniai asmenys jį gauna Lietuvoje (PVM mokėtojai), o fiziniai asmenys – Jungtinėje Karalystėje. Procesas trunka kelias dienas, bet geriau tai padaryti iš anksto, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie Kalės ir skambina, verkdamas iš nuobodulio.

Kas daryti, jei muitinė sustabdė siuntą?

Jei taip nutiko, nereikia panikuoti, nors tai ir nepatogu. Pirmiausia, reikia susisiekti su brokeriu, kuris turėtų pateikti trūkstamus dokumentus. Kartais reikia papildomai aprašyti prekes arba pateikti nuotraukas. Žinau vieną klientą, kuriam teko važiuoti į patį uostą pažymėti dėžutes. Tai brangu ir pavargina, todėl geriau iš karto turėti tvarkingus popierius.

Ar galima vežti alkoholį ar maistą?

Biuro perkraustymo kontekste tai keista, tačiau klientai visada bandydami įsidėti kelių butelių „komandos nariams“. Leidžiama nedidelis kiekis asmeniniam naudojimui, bet jei bus matyti, kad tai prekybinis kiekis, bus dideli rūpesčiai. Geriau neišgąsdinti vairuotojo, nes jis atsakingas už visą krovinią. Maisto produktus, ypač mėsą ir pieno produktus, į JK vežti griežtai draudžiama arba labai apribota.

Logistika ir kainodarba

Kaip apskaičiuojama kaina?

Kainą lemia tūris (kubo metrai) ir svoris, tačiau didžiausią įtaką turi atstumas. Jei reikia važiuoti gilyn į Škotiją, tai brangiau nei iki Londono. Taip pat įeina keltų kainos, kurios šiuo metu aukštos. Dar pridėkite krovimo darbus – jei reikia išnešti daiktus iš 5 aukšto be lifto, tai papildomai kainuos. Biuro perkraustymo paslaugos į ir iš Jungtinės Karalystės dažnai turi paslėptas išlaidas, kurias būtina aptarti iš anksto.

Ar galima sutaupyti renkantis pigesnę įmonę?

Galite, bet rizikuojate daugiau. Yra daug „vieno vairo“ įmonių, kurie tiesiog nuomoja furgoną ir važiuoja. Kas nutinka, jei furgonas sugenda? Kas padengia žalą, jei jūsų baldai nukrenta? Esu matęs situacijų, kai pigūs pervežėjai tiesiog dingdavo su krautu, o klientas likdavo su tuščiais rankomis. Patikimumas šioje srityje svarbiau nei 50 eurų sutaupymas.

Kokia yra avanso (depozito) suma?

Įprasta praktika yra pasiimti 30–50 proc. avansą, kadangi įmonė turi užsakyti keltą ir nupirkti degalų. Jei kas atsisako paskutinę minutę, tie pinigai dingsta. Neklauskite, galima atsisakyti be jokių pasekmių – ne, negalima. Tačiau įsitikinkite, kad avansas įeina į galutinę sumą, o ne yra „administraciniu mokesčiu“.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Paprastai ne, nebent tai yra sudaryta specialioje sutartyje. Kartoninės dėžės, buklinės popieriaus, lipniajuosčiai kainuoja, o reikalingos jų daug. Jei įmonė sako, kad medžiagos nemokamos, patikrinkite, ar jų kaina neįskaičiuota aukštesnėje valandinėje darbo kainoje. Kartais geriau nupirkti pačiam, o mokėti tik už darbą, tačiau tai laiko klausimas.

Kas daro vairuotojas per kelionę?

Vairuotojas ne tik vairuoja, jis taip pat yra atsakingas už krovinio saugumą. Jis privalo užfiksuoti būklę prieš pakrovimą ir iškrovimą. Taip pat jis tvarko muitinės formalumius sienoje (jei turime sutartį). Negalitikite jo prašyti padėti su jūsų asmeniniais daiktais arba pavogti ką nors iš parduotuvės – tai baudžiama ir nelegalu. Jis jau pavargęs nuo to kelio.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma didesnių įmonių siūlo GPS sekimą, tačiau mažesnėse pervežimo firmose dažnai tiesiog skambina vairuotojui ir paklausia, kur jis yra. Ne visada GPS signalas veikia tobulai, ypač keltuose arba atokiose Anglijos vietovėse. Geriau turėti vairuotojo numerį ir susitarti dėl pranešimų, o ne tik žiūrėti į taškus žemėlapyje.

Papildomi klausimai ir rizikos

Kas nutinka, jei sugenda furgonas?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada reikia skubiai ieškoti pagalbos – arba kitos mašinos, arba remonto. Jei įmonė profesionali, ji turi draudimą, kuris padengia ir krovinio pristatymą kitu būdu. Kartais tai reiškia, kad jūsų daiktai atkeliaus diena vėliau. Būkite kantrūs, pyktis čia nepadės, tik pablogins situaciją.

Ar saugu palikti daiktus furgone naktį?

Stengiamės to nedaryti, tačiau kai kurios trasos priverčia. Profesionalios įmonės turi saugomas aikšteles arba furgonai yra apsaugoti papildomai. Nepatartu prašyti vairuotojo sustoti prie atsitiktinio viešbučio ir palikti viską kieme. Anglijoje, kaip ir Lietuvoje, yra vagysčių, o furgonai su įrašais „Pervežimas“ – kaip skambučiai plėšikams.

Kaip elgtis su parkavimu miestuose?

Londonas ar Birmingemas yra košmaras vairuotojams. Reikia iš anksto susitarti dėl vietos, galbūt gauti leidimą (permit). Jei vairuotojas atvažiuoja ir negali užvažiuoti prie pat įėjimo, jis gali tiesiog iškrauti ant gatvės ir išvažiuoti. O tai reiškia, kad jūs turėsite nešti daiktus per pusę miesto. Pasirūpinkite vieta iš anksto – tai jūsų interesas.

Ar reikia iškrauti viską patys?

Dažniausiai įmonė siūlo „kraunam-nešam“ paslaugą, tai yra vairuotojas padeda su sunkesniais daiktais. Tačiau jei turite šimtą mažų dėžių, dažniausiai reikia pagalbos iš savo komandos. Neįsivaizduoju, kad vienas vairuotojas perneša visą biuro archyvą trečiajame aukšte be lifto. Susitarkite dėl „rankų“ iš jūsų pusės.

Ką daryti su baldų surinkimu?

Didžioji dalis įmonių neleidžia išardyti baldų, nebent tai sudaryta sutartyje. Jei turite didelę sekretorinę, reikės ją išardyti. Galiu pasakyti iš patirties – geriau pasimokyti daryti tai pats, arba pasamdyti montuotojus Anglijoje, nei tikėtis, kad vairuotojas su kirviu viską išspręs. Jis gali pakenkti furnitūrai, o tada bus varginantys ieškojimai atsarginių detalių.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Chemikalai, dažai, aerozoliai – tai viskas yra pavojingos medžiagos (ADR). Reikia specialios leidimų ir ženklinimo. Jei bandysite paslėpti kelias dėžes dažų, ir joms sprogtus kelyje, bausmės bus milžiniškos, o draudimas nedengs nieko. Geriau atsisakykite tokių daiktų arba vežkite juos specialiu transportu, ne kartu su biuro baldais.

Kaip užtikrinti konfidencialumą?

Dokumentus reikia užrakinti, o ne mesti į prožektorines dėžes. Jei turite jautrios informacijos, pasirūpinkite, kad dėžės būtų pažymėtos kaip „Konfidencialu“. Vairuotojas neturi jų atidaryti, tačiau jei dėžė suviršksta arba drėgme patenka į vidų, informacija gali nukentėti. Geriausia pasilikti svarbiausius dokumentus sau ir vežti rankiniame bagaže.

Ar verta drausti techniką atskirai?

Biuro technika – kompiuteriai, serveriai, taisomosios – yra brangiausia dalis. Kartais verta pasidomėti specialiu technikos draudimu, kuris apima ir duomenų praradimą. Standartinis draudimas sumokės už sugadintą „geležę“, bet už duomenis, kurie dingo kartu su disku, niekas neatsakys. Čia labai svarbi smulkmena.

Kas daryti, jei vairuotojas užstrigo liūtyje?

Anglijoje orai labai chaotiški. Jei kelia užsidaro, vairuotojas negali važiuoti greičiau. Jis privalo laikytis poilsio režimo (tachografas). Negalėsite jo priversti važiuoti 24 valandas iš eilės, tai nelegalu. Tiesiog palaukite. Praneškite savo naujajam biurui, kad atvyksite vėliau, nereikia kurti panikos.

Kaip atpažinti blogą pervežėją?

Jei jis neduoda sutarties, jei kalba tik per „Telegram“ ar „WhatsApp“, jei atsisako rodyti draudimo polisą – bėkite. Taip pat, jei kaina per maža, palyginti su rinka. Dar vienas signalas – jei jis nežino, kas yra CMR sąskaita (vežimo dokumentas). Geriau pasidomėti forumuose arba paklausti pažįstamųjų, o ne tikėti pirmam paieškos rezultatui „Google“.

Ar galima keisti pristatymo datą paskutinę minutę?

Galima, bet tai kainuos. Jei vairuotojas jau planavo važiuoti kitur, o jūs atšaukiate, jūs prarandate avansą. Be to, jei jis jau atvyko į JK ir jūs sakykate „ateikite po savaitės“, jis turės kur nors laikyti krovinią. Tai papildomi sandėliavimo mokesčiai, kurie būna dideli. Planuokite atsargiai.

Ką daryti su atliekomis (pakavimo šiukšlėmis)?

Anglijoje šiukšlių išvežimas taisyklės griežtos. Negalima tiesiog užmesti visų dėžių į gatvės konteinerį, jei jų daug. Reikia sumokėti už šiukšlių išvežimą arba nuvežti į perdirbimo centrą. Susitarkite su pervežėju – ar jis pasiima dėžes atgal? Kartais tai taip pat įeina į paslaugų kainą.

Ar reikia mokėti už laiką, kol vairuotojas laukia iškrovimo?

Taip, vairuotojo laikas – tai pinigai. Jei jūsų naujieji patalpas dar neparengėte, o jis laukia valandą, turėsite tai sumokėti. Geriausia, jei kas nors laukia vietoje, kad iškart prasidėtų iškrovimas. Nereikia leisti jam stovėti tuščiai, tai brangu.

Ar saugu vežti gėles ar augalus?

Geras klausimas. Svarbiausia yra tai, kad augalai turi būti be žemės (arba labai mažai jos), kad neperneštų kenkėjų. Muitinė labai griežtai tikrina šaknis. Jei turite didelius biuro augalus, gali tekti turėti fitosanitarinius pažymėjimus. Aš asmeniškai nesiūlyčiau vežti didelių medžių, paprasčiau nusipirkti naujus Anglijoje.

Kaip susisiekti, jei įvyko incidentas?

Skambukas į polisę nėra pakankamas. Reikia rašti į elektroninį paštą, daryti nuotraukas vietoje, surašyti protokolą su vairuotoju. Kuo daugiau įrodymų tuo geriau. Nereikia šluoti visko po kilimu ir sakyti „vėliau išsiaiškinsim“. Draudikai mėgsta tikslus faktus, o ne emocijas.

Galutinis patarimas: ką daryti pirmiausia?

Pirmiausia – gerkite kavą ir atsipalaiduokite. Antra – susiraskite patikimą brokerį ir pervežėją. Trečia – suskaičiuokite, kiek tikrai daiktų turite. Biuro perkraustymo paslaugos į ir iš Jungtinės Karalystės gali būti sklandžios, jei nebandote viską daryti paskutinę naktį. Planavimas čia yra pusė sėkmės, o likusią pusę užima tie vairuotojai, kurie turi nenuvilti.

Išvada

Viskas susikerta ties planavimu ir realiu pasauliu. Biuro perkraustymo paslaugos į ir iš Jungtinės Karalystės gali būti tiesiog darbo diena, o gali tapti tikru mėnesio iššūkiu, jei nepaisote dokumentų ir kainų. Niekada nenaudokite pigiausių variantų be draudimo, nes peršokimas per vandenį atsieina daug brangiau. Pasitikėkite savo intuicija, jei įmonė atrodo įtartai – tikriausiai taip ir yra. Sėkmės naujajame biure Anglijoje arba grįžtant atgal į Lietuvą, tik teigiamų emocij� ir mažiau triukšmo.