Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją su pilnaverte logistika: kaip tai iš tiesų vyksta

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymo paslaugos į Angliją su pilnaverte logistika niekada nesuvyrasta taip, kaip planuojame Excelio lentelėje. Viskas atrodo paprasta: susirinkti dėžes, užkrauti į furgoną ir važiuoti, bet realybėje visada įsiterpia muitinės, Brokelis, laikas arba tiesiog blogas oras Doveriuose. Daugelis klientų mano, kad tai tiesiog pervežimas iš taško A į tašką B, tačiau kai kalbame apie įmonės perkėlimą į kitą šalį, tai yra sudėtingas mechanizmas. Jame svarbu ne tik tai, kad baldai atvyks sveiki, bet ir tai, kad dokumentai bus tvarkingi, o kompiuteriai nebus sugadinti. Štai trumpai ir aiškiai apie tai, ką jums reikėtų žinoti, ruošiantis šiam iššūkiui.

Kaip viskas prasideda ir kodėl reikia planuoti

Kiek laiko užtrunka susitarti dėl perkraustymo?

Nėra vieno atsakymo, tačiau paprastai reikia bent savaitės ar dviejų, jei viskas eina sklandžiai. Kartais klientai skambina rytoj ir sako, kad reikia važiuoti pirmadienį – tuos aš tiesiog nusišypsoju (nervingsai). Normalus biuro perkraustymo paslaugos į Angliją su pilnaverte logistika procesas prasideda nuo apžiūros, nes negaliu pasakyti kainos, jei nežinau, ar turite tris stalus ar trisdešimt. Be to, reikia laiko pasirūpinti muitinės deklaracijomis, kurios dabar po „Brexit“ yra tiesiog košmaras. Taigi, kuo anksčiau kreipiatės, tuo mažiau streso turėsite galvoje.

Ar reikia, kad jūsų komanda atvyktų į apžiūrą?

Labai pageidautina, nors esu atvejų, kai pakanka vaizdo skambučio ar nuotraukų. Bet jei kalbame apie didelį biurą su daug technikos, asmeninis vizitas praverčia. Tada aš matau tų „angliškųjų“ durų plotį ar liftus, kurių, atrodo, niekas niekada nenumano. Paskutiniu metu dažnai dirbu be vizitų, kadangi taupome laiką, bet tada rizikuojame, kad vairuotojas atvyks ir neįveš sofos per laiptus. Taigi jei norite tikslumo, leiskite man atvažiuoti arba bent nufotografuokite viską kruopščiai.

Ar galima perkraustyti savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vairuotojai taip pat turi poilsio laikus, o Anglijoje labai griežtai stebimi darbo laiko reglamentai. Jei norite, kad biuro perkraustymo paslaugos į Angliją su pilnaverte logistika būtų atliktos šeštadienį, reikės mokėti už viršvalandžius. Be to, kai kurios sandėliavimo vietos Anglijoje nedirba savaitgaliais, tad net jei atvežame, negalėsime iškrauti. Visada patariu derėtis dėl darbo dienos – ir pigiau, ir saugniau, ir greičiau išspręsite problemas, jei kils nenumatytų situacijų.

Kas daryti, jei biure yra labai jautrios technologijos?

Tuomet reikia labai kruopščiai plano. Serveriai, dideli monitoriai, duomenų centrų įranga – tai ne dėžės su popieriais. Mes visada naudojame specialias pakuotes, antistatines medžiagas ir fiksavimo juostas. Prisimenu vieną atveją, klientas užkrovė serverius į paprastą dėžę be užpakalinės sienelės – važiuodamas užkalė duris ir viskas iškrito. Nenorėjau būti toje situacijoje. Jei turite brangios įrangos, privalome aptarti pakavimo techniką iš anksto, nes standartinis biuro perkraustymo paslaugos į Angliją su pilnaverte logistika paketas gali netikti.

Ar jūs pakuojate patys, ar turime tai daryti mes?

Galime abiejopai. Mūsų komanda turi viską reikalingą: dėžes, burbulius, lipdukus. Jei esate忙 (užsiėmę), geriau mums palikti, tačiau tai padidins kainą. Jei norite taupyti, galite pakinkti patys, bet tada atsakomybė už sugaditus daiktus guli ant jūsų pečių. Esu matęs, kaip žmonės užrašo ant dėžės „lengva“, o viduje yra sunkus metalinis seifas. Vairuotojai tada nekantriai žiūri į mane, kai nugaras skauda. Geriau sutarkuojame, kas ką daro, kad nereikėtų ginčytis vėliau.

Dokumentai, muitinė ir „Brexit“ realybė

Ar reikia muitinės deklaracijos perkraunant biurą?

Žinoma, dabar tai būtina. Nuo kada Jungtinė Karalystė pasitraukė iš ES, net biuro perkraustymo paslaugos į Angliją su pilnaverte logistika tapo sudėtingesnis. Reikia pateikti prekių deklaracijas (EX1 arba panašias formą priklausomai nuo atvejo). Jei tai ne prekyba, o įrangos perkėlimas tarp savo padalinių, galioja tam tikros išlygos, bet vis tiek viską reikia užregistruoti. Be to, reikės EORI numerio, jei jo neturite. Gera žinia ta, kad dažniausiai nebereikia mokėti muito, jei gaminiai buvo nupirkti ES ir yra naudojami (ne nauji), bet PVM (VAT) klausimas visada išlieka aktvus.

Kas tas EORI numeris ir kur jį gauti?

Tai Ekonominių operatorių registracijos ir identifikavimo numeris. Be jo negaliu padaryti jokio importo į Angliją. Jei jūsų įmonė jau turėjo kontaktų su Anglija, turbūt jį turite. Jei ne, reikės užregistruoti ties HMRC (Didžiosios Britanijos mokesčių ir muitų tarnyba). Procesas trunka kelias dienas, kartais ilgiau, jei užklausa pasiduoda apeliacijai. Nerekomenduoju laukti, iki kol furgonas stovi prie sienos. Pradėkite tvarkyti dokumentus iš anksto, nes biuro perkraustymo paslaugos į Angliją su pilnaverte logistika be šio numerio sustoja prie pirmojo tilto.

Ar mums reikia mokėti PVM (VAT) į Anglijoje?

Tai vienas sudėtingiausių klausimų. Jei pervežate turtą, kuris priklauso jūsų įmonei ir toliau bus naudojamas toje pačioje veikloje, dažnai galima taikyti nulinę PVM tarifą (transfer of own goods). Tačiau čia yra daug niuansų – pvz., jei pervežate naują įrangą, ką tik nupirktą Lietuvoje, gali tekti mokėti britišką PVM. Aš nėra muitinės brokeris (o dėl to labai džiaugiuosi), todėl visada liepiu klientams pasikonsultuoti su specialistais. Paskutinį kartą vienas klientas mokėjo 20% PVM, nes nepateikė teisingų dokumentų apie įrangos amžių. Geriau saugu nei gaila.

Ką daryti, jei trūksta kai kurių dokumentų?

Tada prasideda problemos. Angliška muitinė labai griežta. Jei trūksta faktūros arba pirkimo-sandorio sutarties, gali laikyti prekes kaip „neaiškios kilmės“ arba nustatyti savo vertę, iš kurios skaičiuos mokesčius. Kartais galima pateikti „deklaraciją garantu“, bet tai rizikuota. Geriausia turėti viską vienoje byloje – pakavimo sąrašą (packing list), kur nurodyta tiksliai: kas, kiek, kokia vertė. Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją su pilnaverte logistika apima ir tai, kad mes padedame suformuoti šį sąrašą, kad jis atitiktų jų reikalavimus.

Ar sunku gauti leidimus transportavimui?

Patys leidimai (licencijos) vairuotojui yra mūsų rūpestis, jūsų dažniausiai nieko daryti nereikia, jei tai ne ypač pavojingos medžiagos. Tačiau jei pervežate konfidencialius dokumentus arba brangų turtą, gali prireikti specialių draudimų ar garantijų. Kartais klientai klausia apie CMR draudimą – taip, jis yra privalomas, bet jis padengia tik ribotą sumą. Rekomenduoju pasidomėti papildomu krovinių draudimu, ypač jei vežate IT įrangą, kuri verta tūkstančius svarų. Niekada nežinai, kas gali atsitikti kelyje, pvz., tilto užsidegimas arba eismo įvykis.

Kainodaros paslaptys ir papildomi mokesčiai

Nuo ko priklauso kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio (kubinių metrų), atstumo, svorio ir to, kiek darbo reikia pakavimui. Taip pat labai didelę įtaką turi kuras – jo kaina šokinėja kaip nori. Be to, Anglijoje yra mokesčiai už užterštą orą (ULEZ) Londone ir kituose miestuose, ką dažnai pamiršta įvertinti. Už biuro perkraustymo paslaugos į Angliją su pilnaverte logistika reikia mokėti ne tik už vairuotojo darbą, bet ir už keltų bilietus (kas dabar labai brangu), ir už galimas apmokestinimo procedūras. Nėra fiksvetos kainos, kuri galiojų visiems.

Ar galima gauti nuolaidą dideliam perkraustymui?

Visada galima pasikalbėti. Jei turite 3 furgonus krovinio, tikrai padarysime nuolaidą. Taip pat, jei lanksčiai laikotės su datais (pvz., galite laukti, kai mes renkame krovinius), kaina gali būti mažesnė. Tačiau prašau nemažinti kainos iki tokio lygio, kad aš turiu dirbti nuostoliai. Kiekvienas tikslus biuro perkraustymo paslaugos į Angliją su pilnaverte logistika įvertinimas turi padengti mano išlaidas ir palikti šiek tiek pelno, nes aš ne labdaros organizacija. Esu atviras, bet turiu išgyventi.

Ar reikia mokėti už laukimą?

Taip, jei jūsų kaltėmis vairuotojas laukia. Pavyzdžiui, jei sutarėme atvykti 8:00 ryto, o biuras užrakintas iki 10:00, tas laikas bus apmokėtas. Tas pats ir su iškrovimu Anglijoje – jei ten nebus kas nors, kuris priimtų prekes, laukimas mokamas. Vairuotojo laikas yra pinigai, ypač kai jis turi poilsio laiko apribojimus. Kartais klientai galvoja, kad tai yra smulkmena, bet po to nustebę, kai gavo sąskaitą už 4 valandas laukimo prie sandėlio durų.

Kaip mokėjimas vyksta įprastai?

Standartiškai imame avansą 30-50%, o likutį – atlikus darbą arba prieš išvykstant iš Lietuvos. Dideliems korporaciniams klientams galime derėtis dėl atidėto mokėjimo (iki 30 dienų su sąskaita-faktūra), bet tik tada, kai turime istoriją arba užstatą. Negaliu rizikuoti vežti krovinių už 10 tūkstančių eurų ir tikėtis, kad mokės po mėnesio be jokios garantijos. Taip pat priimame banko pavedimus, mažesnėms sumoms galima ir kortele, bet tada bankas nukirpina procentus, tai ne visada patogu.

Ar kainuoja papildomai draudimas?

Standartinis CMR draudimas (pagal konvenciją) yra maždaug 1,30 EUR už kilogramą (arba apie 8,33 SDR). Jei krenta serveris, sveriantis 20 kg, tai nieko neapmokės. Todėl visada siūlau papildomą draudimą „Visų rizikų“ (All Risk) pagal inventoriaus vertę. Jis kainuoja paprastai apie 1-2% nuo krovinio vertės. Žinau, kiekviena lietuvis nori taupyti, bet čia vieta, kur taupyti neverta. Vienas incidentas ir biuro perkraustymo paslaugos į Angliją su pilnaverte logistika taps nuostolinga jums ne dėl mūsų kaltės, o dėl nepasirūpinimo.

Techniniai niuansai ir logistika kelyje

Kokį transportą naudojate?

Turime nuo mažų „Volkswagen Crafter“ iki didelių 3,5 tonų furgonų. Jei reikia daugiau, nuomojame didesnius su tentu. Pasirinkimas priklauso nuo to, kiek daiktų ir ar galima važiuoti per Londono centrą (ten daug ribojimų). Jei perkraustote mažą ofisą, užtenka mažo furgono, jis greitesnis ir lengviau įvažiuoja į siauras gatves. Dideli biuro perkraustymo paslaugos į Angliją su pilnaverte logistika projektai reikalauja sunkvežimių, bet juos reikia planuoti, kadangi ne kiekviena gatvė Anglijoje pritaikyta jiems.

Ar vairuotojai moka angliškai?

Būtina. Jei vairuotojas nemoka angliškai, tai būna didžiausia bėda. Jis turi sugebėti paaiškinti muitininkui, kas yra dėžėse, susikalbėti su klientu išvokus, ir suprasti kelio ženklus. Mūsų komandoje dirba vyrai, kurie dažnai važinėja į Škotiją, Velsą, Angliją, todėl kalba problema nėra. Kartais tik akcentas keistas, bet susikalbame. Be to, jei kas nutinka kelyje, vairuotojas turi sugebėti paskambinti paslaugų tiekėjui arba policijai.

Kas nutinka, jei lūžta furgonas kelyje?

Tai reta, bet įvyksta. Tada mes skubiai ieškome pagalbos – vietinio vilkiko. Jei krovinys skubus, galbūt reikės perkrauti į kitą transportą. Tai gali sukelti vėlavimą. Tokiu atveju visada skambinu klientui ir pranešau. Nenauduoju melagių, kad „važiuojame, jau beveik esame“, jei stovime kažkur prie Birmingham‘o su užgesusiu varikliu. Sąžiningumas čia svarbiausia, nors ir malonų pranešimą perduoti sunku.

Kaip sužinoti, kur prekės ir kada atvyks?

Duodame vairuotojo numerį ir, jei furgonas turi GPS stebėjimą, galime pasidalinti nuoroda. Tačiau Anglijoje dažnai būna, kad signalas pradingsta arba vairuotojas užmiršta įjungti programą. Tada tenka skambinti tiesiogiai. Paprastai biuro perkraustymo paslaugos į Angliją su pilnaverte logistika vykdoma taip, kad mes skambinama iš anksto prieš 2 valandas arba prieš pat atvykdamas. Taip jūs turite laiko paruošti vietą.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (chemija)?

Biuruose dažnai būna valymo priemonių, spausdintuvų kasečių (toneriai) ar kitų cheminių medžiagų. Tai galima, bet būtina tai deklaruoti. Toneriai yra degūs, reikia specialios pakuotes. Negalima tiesiog mesti į kuprinę. Jei tų medžiagų daug, gali reikėti specialaus leidimo ADR. Būtinai pasakykite mums apie tai apžiūros metu, nes jei muitinėje rastų neapklaustų pavojingų medžiagų, gali būti didelė bauda arba krovinio konfiskavimas.

Problemos ir nenumatyti įvykiai (realus gyvenimas)

Kas daryti, jei klientas Anglijoje nepriima krovinio?

Tai baisiausia scenarijus. Kartais įmonės vadovai susiskuba ir nepamiršta pranešti sandėlininkui. Furgonas turi stovėti. Jei stovi ilgiau nei numatyta, prasideda baudos. Mes stengiamės iš anksto susisiekti, patikrinti adresus ir kontaktus, bet kartai telefonai neatsiliepia. Tada vairuotojas laukia, rašo pranešimus, ir viskas užrašoma į sąskaitą. Prašau, nepadarykite mums to. Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją su pilnaverte logistika yra komandinis darbas, ir abiejų pusiu komunikacija yra raktas.

Ar buvo, kad kažką sugedote?

Taip, buvo. Niekas nėra tobulas. Paskutinis kartas buvo subrėžtas korpusinis baldas, nes vairuotojas stažiai stabtelėjo. Užstatėme klientui naują arba suremontavome savo lėšomis. Mes nešokame nuo atsakomybės. Jei įvyko klaida – ją taisome. Tačiau jei klientas pats blogai supakavo (pvz., indų piltuvėlę be popieriaus), tada mes nekalbame. Svarbu turėti aiškią sutartį, kurioje parašyta, kas atsakomybėje.

Kaip elgiamės su brangia technika, jei reikia palikti furgoną naktį?

Jei keliaujame ilgiau nei vieną dieną (pvz., į Škotiją), kartais teks palikti furgoną stovėjimo aikštelėje. Tada užrakiname visas spynas, jungiame GPS signalizaciją, o brangiausius daiktus (jei tokia yra galimybė) paslepiame giliau arba nuimame iš važiuoklės. Tačiau geriau planuoti maršrutą taip, kad nereikėtų palikti krovinio be priežiūros pavojingose vietose. Saugumas yra prioritetas.

O jei pasibaigia poilsio laikas vairuotojui?

Tada jis privalo sustoti. Europos taisyklės griežtos – tachografas neprisileis. Negaliu jį spausti, kad važiuotų nenaudodamas poilsio, nes tai nelegalu ir pavojingu. Jei dėl užstrigimo įvyko vėlavimas, gali tekti laukti rytojaus. Nors stengiamės įvertinti visas užstrigimo galimybes (pvz., penktadienį išvyksti, kad nevažiuotų per savaitgalį), bet Anglijoje spūstys gali atsirasti iš niekur.

Ar galima pasitikėti pigiausiomis paslaugomis rinkoje?

Dėl to galiu pasakyti daug. Yra įmonių, kurios siūlo kainas, kurios nebekainuoja net degalų. Jie važiuoja be draudimo, su senais furgonais, o daiktai iškeliauja kažkur „per pusiaukelę“. Žinau vieną atvejį, kai pigi firma užkrovė biuro įrangą, o vėliau reikalavo pinigų „išpirkai“. Tai vadinasi grobimas. Nekreipkite dėmesio į kainas, kurios peržengia sveiką protą. Kokybės biuro perkraustymo paslaugos į Angliją su pilnaverte logistika turi savo kainą.

Kas atsitinka su atliekomis (pakuotėmis)?

Tai dažnai užmirštamas dalykas. Vairuotojas iškrauna dėžes, jas sulaužo, bet tada susidaro kalnas šiukšlių. Anglijoje ne visur galima tiesiog numesti dėžių prie konteinerio. Kartos reikia vežti į specialią perdirbimo vietą. Galime tai padaryti už papildomą mokestį, arba jūs patys susitvarkote. Geriau aptarti iš anksto – ar mums reikia vežti tuos tuščius kartonus atgal į Lietuvą (kas nėra pigu) ar juos išmesti ten.

Pabaigos gairės ir išvados

Ar reikia pasirašyti kokių nors dokumentų pasibaigus darbams?

Taip, būtina. Vairuotojas pateikia CMR sąskaitą, kurioje abiejų pusių atstovai pasirašo, kad prekės priimtos ir išduotos be nuostolių (arba su pastabomis, jei kažką buvo pažeista). Be to, galima pasirašyti perdavimo- priėmimo aktą. Tai jūsų apsauga. Jei vairuotojas išvažiavo be parašo, o vėliau randate, kad trūksta monitoriaus, bus labai sunku įrodyti, kad tai ne jo klaida.

Kaip aptarnaujate ilgalaikius klientus?

Jei reguliariai vežate prekes arba perkraštatė biurus keletą kartų per metus, gaunate „savo“ vairuotoją ir geresnes kainas. Susiformuoja pasitikėjimas – žinome, kaip jūsų įmonė veikia, kada reikia būti tyliai, o kada galima šiek tiek pavėluoti. Ilgalaikis bendradarbiavimas visada lengvesnis ir malonesnis abiem pusėms.

Ar galima su jumis susisiekti skubiai atveju?

Žinoma, turiu du mobiliuosius. Kartas nuo kaso vienas užsidega arba signalas pradingsta kalnyje, bet stengiuosi būti pasiekiamas. Ypatingai svarbu susisiekti, jei pasikeičia adresas iškrovimo vietoje. Nenoriu, kad vairuotojas važinėtų ratą po Londoną ieškodamas adreso, kurio jau nebėra.

Ką daryti, jei norite pasiskųsti?

Skambinkite man tiesiogiai. Nebijokite. Geriau išgirsti tiesą ir ištaisyti klaidą, nei gerau nebekviesti. Esu šioje srityje senas vilkas ir žinau, kad pasitikėjimas uždirbamas metų metus, o prarandamas per minutę. Jei kažkas nepatiko – kalbėkime.

Ar planuojate pratęsti maršrutus?

Stebiu situaciją. Jei daugiau klientų reikės Šiaurės Airijoje arba Airijoje, galėsime ten važiuoti su keltu iš Liverpulio. Kol kas esame susikoncentravę į Angliją, bet logistika yra lanksti. Kasdien kažkas pasikeičia – taisyklės, kainos, keliai. Turiu būti pasirengęs.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymo paslaugos į Angliją su pilnaverte logistika nėra tik apie fizinį pervežimą, tai apie jūsų ramybę. Po dvidešimt metų šioje srityje esu matęs viską – nuo puikių, be klaidų vykusių projektų iki tokių, kurie baigėsi teisme. Nenuostolu, jei pasirinksite patikimą partnerį, kuris ne tik pažada, bet ir sugeba įvykdyti, net tada, kai kelyje atsiranda kliūčių. Planuokite iš anksto, klauskite drąsiai ir būkite sąžiningi, tada viskas gerai pasibaigs. Sėkmės persikraustant!