Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją lankstūs sprendimai: vadovas pragmatikams

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, mažai ką gali nustebinti, bet klientų sumanymai visada stebina. Dažnai žmonės galvoja, kad biuro perkraustymo paslaugos į Angliją lankstūs sprendimai yra kaip paspaudus mygtuką – viskas patenka į dėžę ir atsiranda Londone per dieną. Tačiau realybėje čia daugiau apie tai, kaip suvaldyti chaosą, muitinę ir pavargusius vairuotojus. Turiu būti nuoširdus – tai niekada nevyksta taip lygiai, kaip planuojame. Visada kažkas pasikeičia, o mūsų užduotis – užtikrinti, kad klientas to nepastebėtų (arba bent jau per daug nepanikuotų).

Pradžia: planavimas ir pasiruošimas (kad nebebūtų panikos)

Kada geriausia pradėti planuoti tokį reikalą?

Geriau tai padaryti anksčiau, nei jums atrodo. Idealų atvejui reikėtų maždaug mėnesio, tačiau suprantu, verslo sprendimai priimami greitai. Jei skubate, biuro perkraustymo paslaugos į Angliją lankstūs sprendimai gali būti organizuojamos ir per savaitę, bet tada tikimybė, kad kaina šoks arba neatpigsite gerą laiką, didelė. Turime sužinoti apimtį, kad galėtume skirti tinkamą furgoną. Ne kartą buvau situacijose, kai klientas skambino pirmadienį ir norėjo viską išvežti trečiadienį – tai galima, bet nervai darbo nebus.

Ar tikrai reikia inventorizacijos sąrašo?

Beveik visada taip, ypač dabar, kai biuro perkraustymo paslaugos į Angliją lankstūs sprendimai reikalauja geresnio dokumentavimo. Jums nereikia rašyti kiekvieno pieštuko, bet apibendrintas sąrašas su baldais ir technika praverčia. Be to, tai padeda ir jums sužinoti, ką turite. Buvau, kur klientas tikėjosi, kad turi penkias stalus, o paaiškėjo, kad dešimt, dar trys sulūžę. Gerai sudarytas sąrašas taupo laiką ir vengiame nesusipratimų prieš išvykstant.

Kas dėl to pakavimo – ką daryti patys, ką palikti jums?

Galite daryti viską patys, jei norite sutaupyti, bet tada neatsakingi už sugadintas dalykus. Mums patinka, kai klientai pasiduoda, nes mūsų komanda pakuoja greičiau ir saugiau. Naudojame stipresnes dėžes ir įvairiapuses užpildus. Vieną kartą klientas bandė pakrauti serverius į paprastas kibires – žinote, kaip baigėsi. Geriau mums pasakyti, ką reikia atidžiai pakuojuoti, o kas gali būti mesta į didelę dėžę be jokios priežiūros.

Ar galite atvežti dėžes iš anksto?

Žinoma, tai dalis mūsų paslaugų. Atvežame dėžes, lipdukus, juostas – visa, ko reikia, kad darbuotojai galėtų susirinkti daiktus. Tai sutaupo daug streso, kai paskutinę dieną visi bėga ieškoti kur dėti dokumentus. Kartais užtenka poros dienų, kad viskas būtų paruošta, o mes tada tik ateiname ir pakrauname. Tai vienas paprasčiausių dalykų, kurį dažnai pamirštama užsakyti laiku.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Čia reikia būti atsargiam. Geriausia juos pakuojuoti į atskiras dėžes ir užplombuoti, arba netgi vežti su savimi (jei tai įmanoma ir legalu). Mes nežiūrime, kas viduje, bet rekomenduoju pažymėti tokias dėžes kaip "Konfidencialu". Turiu omenyje, kad biuro perkraustymo paslaugos į Angliją lankstūs sprendimai turi būti ne tik greiti, bet ir saugūs. Pasitikėjimas čia pagrindas, todėl jei turite labai jautrų informacijos, geriau aptarti su vadybininku atskirai.

Kelionės rūpesčiai: keltai, keliai ir muitinė (Brexit neįsivaizduojamas)

Kaip dabar vyksta tas muitinės praėjimas po Brexit?

Tai nėra taip paprasta, kaip anksčiau. Dabar reikia deklaracijų, brokero, EORI kodų... Galbūt reikia (jei gerai prisimenu) ir kai kuriems daiktams specialių leidimų. Jei neturite patikimos muitinės agento Anglijoje, gali būti bėdų. Mums padeda mūsų partneriai, todėl procesas trunka valandą ar dvi, kartais ilgiau, jei eilės didelės. Svarbiausia – visi dokumentai turi būti tvarkingi, kitaip gali laukti brangiai atsižadėjimas arba grąžinimas atgal.

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Paprastai ne, jei tai yra naudojami biuro baldai ir technika, t. y. perkėlimas tarp savo filialų ar įmonės turto. Bet čia yra niuansų. PVM (VAT) gali būti taikomas atvirkštinai mokėjimo tvarka, jei esate registruoti. Geriausia pasikonsultuoti su savo buhalteriu, nes aš esu vairuotojų ir dėžių žmogus, ne mokesčių ekspertas. Vienintelis dalykas, kurį žinome tikrai – jei bandysite vežti prekes parduoti, tai jau kitas istorija ir mokesčiai bus dideli.

Kiek laiko užtrunka kelionė į Londoną ar kitus miestus?

Paprastai tai trunka nuo trijų iki penkių dienų, priklausomai nuo to, ar tai tiesioginis reisas, ar dalinis krovinys. Jei biuro perkraustymo paslaugos į Angliją lankstūs sprendimai reikalauja surinkti daiktų iš kelių vietų, pridėkite dar dieną. Taip pat reikia atsižvelgti į keltų grafikus. Kartais vėjas uždaro uostus ir mes stovime. Praėjusią savaitę mūsų vairuotojas praleido 12 valandų laukdamas Oostende (ne Oostende, kaip pradėjau rašyti, o tiesiog Belgijos uoste). Tai gyvenimas, neidealus grafikas.

Ar galite sekti, kur yra mano krovinys?

Stengiamės. Turius sistemas, kurios rodo, kur vairuotojas yra maždaug, bet ne visada tai veikia tiksliai kaip "Uber". Dažniausiai tiesiog skambinam vairuotojui ir klausiam: "Kur tu?". Jis sako "Aš prie Kalės" arba "Važiuoju per M25 žiedą". Tokia informcija (atleiskite, klaida - informacija) dažniausiai užtenka, kad klientas nusiramintų. Jei reikia tikslaus GPS sekimo, tai reikia tarti iš anksto, kadangi ne visi seni furgonai turi tokius įrenginius.

Kas nutinka, jei keltas atšaukiamas?

Tai nepasitaiko dažnai, bet įvyksta. Tada mes ieškome alternatyvos – kitas uostas, kitas keleivis. Kartais tai reiškia vienos dienos delėjimą. Tai vienas tų dalykų, kurio negalima kontroliuoti. Mūsų užduotis – informuoti jus kuo greičiau, kad galėtumėt susiderėti su naujaisiais darbuotojais Anglijoje dėl įėjimo. Stresuojame, kad jums nereikėtų.

Ar saugu vežti brangią techniką?

Taip, jei ji pakuojiama teisingai. Serverius, kompiuterius, didelius ekranus reikia fiksuoti, kad jie nejudėtų. Naudojame specialias putų dėžes arba užpildus. Turiu omenyje, kad biuro perkraustymo paslaugos į Angliją lankstūs sprendimai turi apimti ir rizikos vertinimą. Visada rekomenduoju apdrausti techniką, kadangi net ir geriausiai užfiksuotas daiktas gali nukristi, jei furgonas staiga stabdos.

Biuro technika, baldai ir smulkmenos (kaip neišsižudyti)

Ar surinkiate ir išardote baldus?

Žinoma, tai mūsų kasdienybė. Darbuotojai turi su savimi įrankius ir žino, kaip išardyti didelius stalus ar spintas. Viską pažymime, kad surinkimo metu nebūtų painiavos. Vieną kartą teko surinkti biuro sistemą, kurios dalys buvo sumaišytos su kitos – trys dienos galvos skausmo. Todėl dabar labai griežtai žymime varžtas ir skydelius.

O jeigu baldai yra labai seni ar jau brangiai nupirkti?

Senus baldus dažnai sunkiau išardyti be jų sulaužymo, todėl įspėjame apie riziką. Nauji, dažniausiai iš IKEA tipo parduotuvių, gali būti trapūs. Jei tai brangus dizainerio kūrinys, geriau, kad jį išardyti ir pakuoja specialistai, o ne mūsų vairuotojai, kurie gali būti šiek tiek "stipresni". Mes esam atsakingi, bet ne esam meno kūrinių konservatoriai.

Ar galima vežti augalus?

Tai sudėtinga klausimas. Dėl fitosanitarinių reikalavimų, augalus su žeme dažnai draudžiama vežti į Angliją. Galite bandyti, jei tai tik keli puošmeniniai augalai be daug dirvožemio, bet rizika didelė, kad muitinė juos konfiskuos. Geriau juos palikti arba duoti kaimynams. Nenorėčiau, kad jūsų mėgstamas fikusas liktų pasienyje.

Kaip elgtis su asmeniniais darbuotojų daiktais?

Tai viena dažniausių problemų. Darbuotojai mėgsta į dėžes padėti savo puodukus, ar net drabužius. Tai nėra problema, jei tai nedideli kiekiai, bet turi būti aiškiai atskirta nuo biuro turto. Muitinė gali klausti, kodėl vežame 50 porų batų. Geriausia padaryti "vartotojų" dėžes, kur kiekvienas įrašo savo vardą. Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją lankstūs sprendimai turi apimti ir tokias smulkmenas.

Ar įvežiate seifus?

Taip, bet tik jei jie tušti ir atidaryti. Muitinė turi patikrinti vidų, todėl užrakintas seifas yra raudona vėliava. Jei jis pritvirtintas prie sienos, reikia jį atskirti. Buvau atvejų, kai klientai pamiršdavo kodus ar prarasdavo raktus – tai visiška katastrofa, stabdanti visą procesą. Pasirūpinkite raktais iš anksto.

Kas dėl serverių ir duomenų?

Serverius reikia išjungti ir atjungti pagal instrukcijas. Mes ne IT specialistai, todėl neatsakome už duomenų praradimą, jei jūsų IT žmogus blogai išjungė. Fiziškai juos pervežame saugiai, kaip jautrų krovinių pervežimą. Rekomenduoju daryti atsarginęs kopijas (backup) prieš išvykstant, nes vibracija kelyje gali sugadinti senus standžiuosius diskus.

Kainos ir mokesčiai (kurie visada būna didesni nei planavote)

Kaip susiformuoja kaina?

Pirmiausia žiūrime, kiek kubinių metrų turite. Tada pridedame atstumą, kuro kainą (kuri, kaip žinote, šokinėja), keltų bilietus ir muitinės mokesčius. Jei biuro perkraustymo paslaugos į Angliją lankstūs sprendimai reikalauja iškrovimo su keltu (liftu), tai taip pat brangiau. Geriausia atsiųsti nuotraukas ar sąrašą, tada paskaičiuojame tikslią sumą be jokių staigmenų pabaigoje.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Mėgstu vadinti juos "papildomais išlaidomis". Pavyzdžiui, jei Londone nėra vietos stovėti furgonui ir reikia užmokėti už vietą arba gauti leidimą (parking permit) – tai eina į sąskaitą. Taip pat, jei reikia nešti daiktus aukštyn be lifto. Mes visada stengiamės įspėti apie galimas išlaidas, bet kartai miesto taisyklės pasikeičia arba klientas nenurodo visos informacijos.

Ar galima mokėti atidėliautai?

Standartiškai imame avansą (depozitą), kad užfiksuotume datą ir nupirktume bilietus. Likusią dalį reikia apmokėti prieš išvykstant arba tada, kai krovinys pasiekia tikslą. Negalime vežti "per viltį", kadangi mums reikia mokėti degalines ir vairuotojams. Esame lankstūs, bet pinigai visada pirma.

Ar pigiau, jei aš pats važiuoju su vairuotoju?

Galbūt šiek tiek, jei jums nereikia bilieto lėktuvu, bet tai nepadidina greičio. Furgonas važiuoja taip pat greitai. Be to, vairuotojui reikia poilsio, tad jūsų kelionė gali trukti ilgiau nei įsivaizduojate. Geriau leiskite mums pasirūpinti logistika, o jūs susirūpinkite verslu Anglijoje. Jūsų laikas vertesnis nei kelios dešimtys eurų taupymo.

Ką daryti, jei biuro turtas mažiau nei pilnas furgonas?

Tuomet mes siūlome dalinio krovinio (part load) paslaugas. Tai biuro perkraustymo paslaugos į Angliją lankstūs sprendimai, kurios taupo pinigus. Mes surandame kitą klientą, kuris važiuoja tuo pačiu kryptimi, ir dalinės išlaidas. Trunka šiek tiek ilgiau, kadangi reikia supakuoti kelių klientų daiktus, bet kaina gali būti net 40 proc. mažesnė.

Ar į kainą įeina draudimas?

Pagrindinis draudimas (transporto atsakomybės) įeina, bet jis dažnai būna nedidelis – pvz., kelių eurų už kilogramą. Rekomenduoju pasirinkti "Viso rizikos" draudimą, kuris padengia daiktų vertę. Tai papildoma išlaida, bet verta. Vieną kartą klientas atsisakė ir vėliau gailėjosi, kai dėžė su drabužiais nukrito nuo palečio.

Smulkmenos ir galutiniai klausimai (kas dar neaišku)

Ar dirbate savaitgaliais?

Dirbame, jei to reikalauja situacija, bet savaitgaliais brangiau. Vairuotojai turi poilsio dienas, todėl jiems reikia mokėti viršvalandžius. Be to, muitinės ir sandėliai Anglijoje dažnai nedirba pilnai, tad gali kilti nesusipratimų su pristatymu. Geriau planuoti darbo dienomis, jei norite išvengti streso.

Kas nutinka, jei naujieji biuro patalpos nebaigti?

Tai dažna problema. Tuomet galime iškrauti daiktus į laikiną sandėlį Anglijoje. Tai papildoma paslauga, tačiau tai leidžia jums nebūti priklausomiems nuo statybininkų. Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją lankstūs sprendimai apima ir galimybę laikinai saugoti jūsų turtą, kol viskas bus paruošta. Tiesiog apie tai reikia kalbėti anksčiau.

Ar galite pristatyti į aukštą pastatą be lifto?

Galime, bet tai fizinis darbas. Kainos skaičiuojame pagal aukštą ir kiekį. Jei reikia nešti 20 dėžių į ketvirtą aukštą laiptais – tai užtruks. Mūsų vairuotojai stiprūs, bet jie ne robotai. Jei žinote apie tokias problemas, pasakykite iš karto, kad galėtume siųsti daugiau žmonių.

Kaip elgtis su šiukšlėmis?

Geriausia išmesti čia, Lietuvoje, prieš pakrovimą. Vežti šiukšles į Angliją beprasmiška ir brangu. Anglijoje šiukšliadėžės turi griežtas taisykles (kas gali būti metama, o kas ne). Palikite senas spintas ar sulūžusius stalus namieose. Mums daug maloniau krauti naudingus daiktus.

Kodėl verta rinktis jus, o ne pigų "skelbimų portalų" vežėją?

Pigūs vežėjai dažnai neturi draudimo, nekuria deklaracijų ir pradingsta su jūsų daiktais. Mes dirbam jau ilgai, žinome kelių nuokrypius ir turime koordinatei Anglijoje. Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją lankstūs sprendimai reikalauja patirties, o ne tik furgono. Mums svarbu, kad jūsų verslas neustotų, o ne tik kad gautume pinigus už kelionę.

Ar reikia gauti kokius nors specialius leidimus iš Anglijos pusės?

Jei vežate tik savo biuro turtą, specialaus leidimo nereikia, tik muitinės išankstinis pranešimas. Bet jei steigiate naują įmonę, gali reikėti įrodyti, kad esate jos vadovas arba turite teisę vežti turtą. Geriausia turėti visus įmonės dokumentus su savimi (arba kopijas vairuotojui), jei sienos pareigūnai užklaus.

Galutinis patarimas – ką daryti paskutinę dieną?

Išjunkite telefonus, paskirkite vieną žmogų prižiūrėti pakrovimą, ir nepamirškite pasidaryti kavos vairuotojams. Gera nuotaika padeda greičiau ir kokybiškiau įvykdyti darbą. O visus dokumentus ir raktus sudėkite į vieną aiškiai pažymėtą dėžę, kad neieškotumėt jų tarp šimto kitų.

Viskas suvesta į vieną dėžę? Beveik. Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją lankstūs sprendimai nėra lengvas reikalas, bet su gera komanda ir planavimu viskas įmanoma. Svarbiausia – būti atviru, kas turi būti vežama, ir pasitikėti profesiniais vairuotojais. Nors keliai būna skirtingi, ir kartais gera angliška sakykla "keep calm and carry on" tikrai padeda. Gerai susiderėkite ir viskas gerai sueis.