Biuro perkraustymo operatyvumas iš Jungtinės Karalystės: kaip išvengti chaoso ir sutaupyti nervus

Perkraustyti biurą iš Jungtinės Karalystės dabar nėra taip paprasta kaip anksčiau, prieš penkerius metus. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, pradedant muitinės deklaracijomis ir baigiant tuo, kad vairuotojas turi laikytis griežtesnių poilsio režimų. Biuro perkraustymo operatyvumas iš Jungtinės Karalystės priklauso ne tik nuo to, kiek greitai surenkame dėžes, bet ir nuo to, ar sugebame užpildyti tuos prakeiktus dokumentus be klaidų. Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti – planavimas čia yra pusė sėkmės. Jei viską palikite paskutinei valandai, gali tekti mokėti už sandėliavimą Džersio ar Kento uoste, o tai kainuoja brangiai. Taigi, susitempkite ir skaitykite, kaip tai padaryti protingai.

Dokumentai ir muitinės nūdienos (arba kodėl reikia galvos skausmo)

Ar tikrai reikia tiek daug popierių dabar?

Na, žodis „tiek“ yra santykinis, tačiau taip, be popierių neišsiversite. Anksčiau užtekdavo CMR konsignacijos, o dabar reikalingas eksporto deklaravimas, kurį turi atlikti akredituotas tarpininkas. Be to, kiekvienas krovinys, net jei tai tik senos biuro kėdės, turi būti įtrauktas į prekių deklaraciją su tinkamu kodais (HS kodais). Jei bandysite važiuoti „kažkaip“, galite užstrigti sienoje keletą dienų. Geriau viską sutvarkyti iš anksto ir miegoti ramiai.

Kas su EORI numeriu – jis būtinas mums?

Taip, absoliučiai būtinas. Jei jūsų įmonė dar neturi Jungtinės Karalystės EORI numerio, gaukite jį iš karto. Be šio numerio muitinė net neleis registruoti eksporto deklaracijos, o tai reiškia, that mašina stovės aišku kur. Procesas priklauso nuo to, kiek greitai HMRC (Britų mokesčių tarnyba) juos išduoda, bet paprastai tai trunka kelias dienas, nors kartais ir ilgiau. Nedelskite su tuo.

Ar galima padaryti deklaraciją patys, be brokerio?

Teoriškai galima, jei turite tinkamą programinę įrangą ir žinote, ką darote. Praktiškai... nemanau, kad verta rizikuoti. Biuro perkraustymo operatyvumas iš Jungtinės Karalystės gali būti smarkiai sulėtintas, jei padarysite klaidą kodų suvedime. Brokeriai už tai ima pinigų, tačiau jie ima ir atsakomybę. Viena klaida – ir krovinys gali būti užšauktas grįžti arba konfiskuotas (nors su baldais retai konfiskuoja, daugiau baudos).

Kas dėl importo mokesčių Lietuvoje – ar teks mokėti?

Jei perkraustote savo įrangą, kurią naudojote ir toliau naudosite Lietuvoje, tai galima taikyti patikslintą apyvartinę vertę (tai yra, mokesčių nėra). Tačiau reikia įrodymų – pirkimo sąskaitų faktūrų, buvimo vietoje dokumentų. Jei įrangą parduodate arba ji yra nauja, tada teks mokėti PVM ir galbūt muito. Geriausia pasikonsultuoti su savo buhalteriu prieš kelionę.

Ar reikia TIR knygelės, ar pakanka paprasto CMR?

Paprastai biuro perkraustymui TIR knygelės nereikia, nebent jums labai skubama ir norite pravažiuoti „žaliąja juosta“. Tačiau dauguma čia veža įprastu būdu – su CMR ir eksporto deklaracija. TIR knygelė kainuoja, ne visi vairuotojai ją turi, todėl paprastai užtenka standartinio rinkinio. Nebent jums tenka vežti labai brangų inventorių, tada galima galvoti apie papildomą apsaugą.

Ką daryti, jei trūksta originalių pirkimo dokumentų?

Tai dažna problema, ypač senoms firmoms. Jei negalite parodyti, kada nupirkote kompiuterį ar stalą, muitinė gali įvertinti jo vertę pagal savo lenteles, o tai dažnai būna daugiau, nei tikėtasi. Tuomet teks mokėti mokesčius nuo padidintos vertės. Stenkitės susirasti bent kokius nors banko išrašus ar senas sutartis, kad nebūtų „žodžiu prie žodžio“.

Kelionės mechanika: laikas, maršrutai ir „angliški“ niuansai

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka nuvažiuoti iki Lietuvos?

Viskas priklauso nuo išvykimo vietos. Jei esate Londono pietuose, iki Lietuvos yra apie 2000 km. Savaeigėmis (su vairuotoju) tai paprastai užima maždaug 3–4 dienas, jei viskas vyksta sklandžiai. Tačiau prisiminkite apie Britanijos spūstis, ypač aplink Londoną (M25 žiedkelis). Ten prastas oras gali sustabdyti eismą valandomis. Biuro perkraustymo operatyvumas iš Jungtinės Karalystės taip pat priklauso nuo to, kiek laiko praleisite pasienio perėjime.

Ar geriau važiuoti per Kento uostą ar Eurotunelį?

Eurotunelis („Eurotunnel“) yra greitesnis – pervažiavimas trunka 35 minutes. Tačiau jis brangesnis ir reikia tiksliai laikytis grafiko. Kento uostas (Dover) yra lėtesnis, nes ten reikia užeiti į keltą, bet jis dažnai pigesnis ir turi daugiau išvykimo variantų. Jei vairuotojui pavargsta arba pasikeičia planai, keltas gali būti lankstesnis. Bet dėl greičio – tunelis laimi.

Kas vyksta, jei užeina audra ir keltai nebevažiuoja?

Tai yra reali grėsmė, ypač žiemą. Buvo atvejų, kai vairuotojai stovėdavo po 12–14 valandų uoste, laukdami, kol nusils vėjas. Tada jūsų planas „pirmadienį atvyksta, antradienį iškrauname“ iškrenta. Nėra ką daryti – tai gamtos reiškinys. Verta turėti savaitės atsargą planuose, o ne tik vieną dieną.

Ar vairuotojai moka angliškai ir supras instrukcijas?

Dauguma mūsų vairuotojų važinėja į UK kasdien, taigi angliškai moka pakankamai gerai, kad suprastų basic instrukcijas. Tačiau jei jums reikia aiškinti sudėtingus dalykus, pvz., kur stovi specifinis serveris arba kaip rasti patalpą, kurios nėra GPS žemėlapiuose, geriau pasirūpinti vietiniu kontaktu, kuris padėtų lietuviškai arba angliškai aiškiau.

Kiek kainuoja vairuotojo dienos norma užkeliuose?

Tai priklauso nuo sutarties, bet standartiškai viršyta diena (virš 9 valandų vairavimo arba 15 valandų darbo) kainuoja apie 50–100 eurų. Jei perkraustymas užtrunka ilgiau nei planuota dėl jūsų kaltės (pvz., vėluojate išsiruošti), šias išlaidas teks padengti jums. Stenkitės būti pasiruošę, kai mašina atvyksta.

Ar saugu vežti biuro techniką įprastame furgone?

Galima, jei gerai užpakuojate. Tačiau taisyklės reikalauja, kad technika būtų tvirtai prifiksuota. Biuro perkraustymo operatyvumas iš Jungtinės Karalystės nebus pasiektas, jei atvykus rinksite išbarstytus kompiuterius. Reikia naudoti specialias dėžes su putomis (antistatic). Nenaudokite paprastų kartoninių dėžių be užpildo – vibracija kelyje padarys savo darbą.

Kaip elgtis su pavojingomis atliekomis (toneriai, tušai)?

Tai yra pavojingos medžiagos (ADR). Negalima tiesiog mesti jų į bendrą krovinių masę. Reikia deklaruoti, kad krovinyje yra pavojingų medžiagų, net jei tai tik kelios pakuotės tonerio. Vairuotojas turi žinoti, kur tai stovi, kad būtų saugu. Jei nesakysite ir muitinė randa – gausite didelę baudą.

Biuro inventorius: baldai, serveriai ir smulkmenos

Ar reikia išardyti stalus ir spintas?

Didžiąją dalį baldų būtina išardyti, kad tilptų į mašiną ir nešoktų kelyje. Mūsų komanda paprastai atvyksta su įrankiais ir tai padaro. Jei norite sutaupyti laiko, galite tai padaryti patys iš anksto, bet tik jei tikrai žinote, ką darote – sugadinti varžtai arba prarasti detalės gali sužlugdyti surinkimą Lietuvoje.

Kas dėl serverių – ar juos reikia išjungti specialiai?

Taip, būtina išjungti teisingai (shutdown), o ne tiesiog ištraukti laidą iš lizdo. Duomenų centrai arba didelės įrangos turi būti paruošti pervežimui. Be to, jei turite specialią apsauginę sistemą (RAID), reikia pažymėti, kuris diskas kurioje vietoje buvo, kad nesusipainiotumėte. Nesumaišykite laidų – tai naktinis siaubas surinkiant atgal.

Ar galima vežti biuro augalus?

Galima, bet yra rizika. Sienos kontrolė gali patikrinti šaknų žemę, ar nėra kenkėjų. Be to, augalai be šviesos furgone keletą dienų gali nukristi. Jei turite brangius augalus, geriau juos vežti atskirai, o ne su bendru kroviniu, kur gali būti vėsu (kai kurie furgonai nevežia šilumos). Aš asmeniškai nesiūlau vežti tų didelių palmių – dažniausiai jos pasibaigia šiukšliadėžėje.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas dingtų?

Rašykite ant kiekvienos dėžės, iš kurio kambario ji yra ir kas viduje (pvz., „Skyrius A, buhalterija, dokumentai“). Naudojite spalvotas lipdukas – tai greičiau. Biuro perkraustymo operatyvumas iš Jungtinės Karalystės priklauso nuo to, kaip greitai išsikraunate vienoje vietoje ir supakuojate kitoje. Jei visos dėžės vienodos, turėsite atidaryti kiekvieną, kad surastumėte kavos viryklę.

Ar reikia inventoriaus sąrašo (packing list)?

Absoliučiai taip. Be sąrašo nebus padaryta nei muitinės deklaracija, nei sudaryta draudimo sutartis. Sąraše turi būti nurodyta: kiek dėžių, kiek vienetų baldų, apytikslė vertė. Jis neturi būti milžiniškas, bet turi būti tikslus. Jei sąraše rašo „10 dėžių“, o prie vairo sėdi 12 – bus problemų.

Kas daryti su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Geriausia prašyti darbuotojų išsivežti savo daiktus patys (nuotraukas, puokštes, asmeninius daiktus). Pervežimo įmonės paprastai neprisiima atsakomybės už asmeninius daiktus, jei jie nėra įtraukti į sutartį ir inventoriu. Jei turi būti vežami, turi būti supakuoti atskirai ir pažymėti.

O jei tarp daiktų yra alkoholio ar maisto?

Atsargiai. Maisto produktai, ypač mėsos ir pieno produktai, yra griežtai reguliuojami įvežiant į ES. Alkoholis gali būti vežamas tik tam tikrais kiekiais be muitų, didesni kiekiai – kaip prekė. Geriausia viską tai išgerti arba palikti Anglijoje, kad neprarastumėte pusės dienos aiškindamasi muitininkams dėl sūrio kiekio.

Kainos, rizikos ir paslėpti pavojai

Kokia vidutinė kaina už tokią kelionę?

Kainos svyruoja labai stipriai. Priklauso nuo degalų kainos (kurios dabar... na, žinote), nuo to, kiek mašinos reikia, ir nuo to, ar reikia pakrauti/iškrauti. Maždauginis skaičius – nuo 1 tūkst. iki 3 tūkst. eurų už vieną savaeigę (su vairuotoju), priklausomai nuo atstumo. Jei reikia keletą vairuotojų arba didelę mašiną, kaina didėja.

Ar draudimas įeina į pagrindinę kainą?

Paprastai įeina, bet tai yra bazinis draudimas (pvz., 10 eurų už kg). Jei vežate brangią techniką, reikia pasirūpinti papildomu draudimu. Biuro perkraustymo operatyvumas iš Jungtinės Karalystės neapsaugota draudimu yra lošimas. Niekas negarantuoja, kad furgonas nenuvažiuos į griovį arba kad niekas neperšoks per tvorą sandėlyje.

Kas atsitinka, jei sugenda sunkvežimis kelyje?

Tai reta, bet įmanoma situacija. Tada mes organzuojame kitą mašiną perkrovimui (krovinio pervežimas). Tai gali užtrukti dieną ar dvi. Draudimas turėtų padengti šias išlaidas, tačiau laiko neatgausite. Todėl planuokite atvykimą su savaitės atsarga, jei jums svarbi data.

Ar gali būti, kad kaina pakils pasirašius sutartį?

Taip, gali, jei pasikeisti degalų mokesčiai arba kyla keltų kainos. Dažniausiai sutartyse būna punktas apie kuro priedą. Jei degalai padduoda 10%, kaina gali padduoti 2–3%. Reikia to numatyti biudžete. Kartais klientai nusteba, gaudami galutinę sąskaitą, kuri yra 50 eurų didesnė dėl „priedų“.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Nebūtinai. Pervežimo srityje „pigiai“ reiškia dažnai „be draudimo“ arba „su sena mašina“. Biuro perkraustymo operatyvumas iš Jungtinės Karalystės yra svarbus, bet dar svarbiau, kad krovinys atvyktų sveikas. Užsidirbęs ant šios srities, galiu pasakyti – taupykite ant kavinės, ne ant logistikos partnerio.

Kas dėl privalomojo atsiskaitymo grynaisiais vairuotojui?

Dauguma mūsų sutarčių yra „priešmokėtinės“, taigi vairuotojui grynais pinigais dažniausiai nereikia. Tačiau jei atsiranda papildomų paslaugų (pvz., reikia nupirkti pakavimo medžiagų vietoje arba sumokėti už uosto mokestį, kurio nebuvo įtraukta), gali tekti sumokėti. Geriau turėti 100–200 eurų atsargą.

Smulkmenos ir praktiniai patarimai (iš kasdienybės)

Ar reikia iš anksto užsakyti vietos keltuose?

Taip, būtinai. Ypač sezono metu (vasarą arba šventėmis). Jei atvyksite į uostą be rezervacijos, rizikuojate stovėti kelias valandas laukiant „stand-by“ vietos. Tai gali viską pavėlinti. Mūsų dispečeriai tai daro automatiškai, bet jei planuojate patys, neprisiminkite.

Ką daryti, jei klientas vėluoja su išsiruošimu Anglijoje?

Tai klasika. Vairuotojas atvyksta 8:00 ryto, o jūs dar dėliojate paskutinius popierius. Vairuotojas pradeda skaičiuoti laukimo laiką. Geriausia pradėti rinkti dieną anksčiau. Jei žinote, kad vėluosite, praneškite iš karto, kad galėtume keisti planus (pvz., vairuotojas eitų pailsėti arba vežtų kitą krovinį).

Ar galima sekti, kur yra mašina?

Dauguma mašinų turi GPS stebėjimą. Galime suteikti nuorodą, kur matote mašinos vietą realiu laiku. Tačiau nepamirškite, kad vairuotojas turi poilsio laikus, kai mašina stovi. Neišsigaskite, jei ji stovi vietoje 4 valandas – tai gali būti privalomas poilsis arba spūstis.

Kokios sunkiausios vietos pravažiuoti Anglijoje?

Londono centras ir siauri miestelio gatvės. Jei jūsų biuras yra sename pastate per centrą, sunkvežimis ten negalės užeiti. Reikės planuoti perkrovimą į mažesnį furgoną (paskutinę milę). Tai papildomos išlaidos, bet neišvengiamos. Patikrinkite važiavimo aukštis ir plotį prieš išvykdami.

O jei tarp krovinių pasislėpė dramblys? (Humoristinis, bet realus)

Tai būtų nuostabi situacija, bet dažniau pasitaiko, kad tarp krovinių pasislėpia kažkas, ko neturėtų būti, pavyzdžiui, nelegalios prekės arba tiesiog šiukšlės. Patikrinkite viską, kas įkraunama. Muitinės tarnyba nejuokingai žiūri į tokias „staigmenas“.

Kas dėl pakuotės – ar reikia ją pirkti patiems?

Galite, bet mes dažniausiai tiekiame patikimas dėžes. Jei sprendžiate patys, imkite storos kartono dėžes. Nenaudokite senų, suplėšytų marketo dėžių – jos nebeišlaikys sunkių knygų ar serverių. Biuro perkraustymo operatyvumas iš Jungtinės Karalystės taip pat priklauso nuo to, ar dėžės nesuirs kelyje.

Ar galima vežti kredos maisto produktus?

Kreipkitės į dėžę su sausa maista (kaip, žinokit, tai riešutai, sausainiai). Bet jei ten yra mėsos sūrio ar kažko panašaus... geriau ne. Muitininkai turi šunis, kurie uosia viską. Nenorite, kad jūsų biuro perkraustymą sustabdytų dėl pasenusio sūrio.

Ką daryti su raktų pakartuvėlėmis ar seifais?

Seifai turi būti tušti ir atidaryti. Negalima vežti užrakinto seifo be kodo – muitinė gali reikalauti jį atidaryti. Taip pat, jei seifas yra prifiksuotas prie sienos, reikia jį atjungti. Pakartuvėlės – tinka, tik uždarykite, kad nesibarstytų raktai.

Ar reikia valyti baldus prieš vežiant?

Nebūtinai „steriliškai“, bet neapklaustykite dulkių. Vairuotojai nebus laimingi, jei teks krauti purvinas kėdes. Be to, jeigu tarp baldų bus daug šiukšlių, gali kilti klausimų dėl šiukšlių išvežimo mokesčio Lietuvoje. Paprasta šluota padarys stebuklą.

Galiausiai – kada pradėti planuoti?

Kuo ankščiau, tuo geriau. Idealus laikas – mėnuo ar du prieš kelionę. Tada turite laiko sutvarkyti dokumentus, surinkti dėžes, užsakyti mašiną. Biuro perkraustymo operatyvumas iš Jungtinės Karalystės yra tiesiogiai susijęs su tuo, kiek anksto pradėjote galvoti apie tai.

Ar tikrai taip sudėtinga? (Abėjelių kelias)

Kartais man atrodo, kad aš per daug gąsdinu. Iš tiesų, jei turite gerą partnerį, viskas vyksta lygiai. Vairuotojas atvyksta, užkrauna, važiuoja, iškrauna. Problemas sukelia tik chaosas ir pasikartojantys klaidos. Taigi, nebijokite, tik būkite organizuoti.

Kas vyksta, jei sugenda dėžė su svarbiaisiais dokumentais?

Niekada nevežkite labai svarbių originalų (pavyzdžiui, sutarčių, aktų) bendrame krovinyje. Juos turėtų vežti atsakingas asmuo su savimi (rankiniame bagaže arba mašina). Jei dėžė dingtų arba sueitų drėgmės, turėsite didelių problemų be dokumentų.

Ar reikia mokėti už sandėliavimą abiejuose galuose?

Jei viskas vyksta pagal grafiką – ne. Tačiau jei dėl muitinės arba dėl to, kad klientas nepasiruošęs, mašina turi laukti, tada taip. Mūsų sandėliavimo tarifai nėra dideli, bet jei laukiate savaitgalį, kaina susideda. Geriau derėkitės dėl išsiuntimo/priėmimo laiko.

O jei aš tiesiog noriu pervesti viską „iki rytojaus“?

Tokia paslauga egzistuoja, tai vadinama „ekspresinis pervežimas“. Tačiau tai kainuoja du ar tris kartus brangiau. Reikia specialios mašinos, du vairuotojai (kad niekas nestotų), ir jums teks sumokėti už skubą. Biuro perkraustymo operatyvumas iš Jungtinės Karalystės gali būti ir toks, jei biudžetas leidžia.

Išvada

Galiausiai, Biuro perkraustymo operatyvumas iš Jungtinės Karalystės nėra rocket science, tačiau jis reikalauja kantrybės ir dėmesio smulmenoms. Svarbiausia yra ne tiek kaina, kiek ramybė – žinoti, kad tą savo brangų serverį ir komfortables kėdes aptarnauja profesionalai, kurie jau matė visas galimas problemas. Pasitikėkite savo logistikos partneriu, bet ir pats nusimanyk, kas vyksta su jūsų krovininiu. Sėkmės kelyje ir tikiuosi, susitiksime ne dėl gedimų, o dėl puikiai atlikto darbo kavinėje!