Biuro perkraustymo logistikos valdymas į Angliją: verslo tęstinumui: kaip išlikti sveikam protui

Dirbu šioje srityje jau beveik du dešimtmečius, praleidau tūkstančius valandų telefonu ir vairuodamas tarp sandėlių, todėl galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Angliją nėra tiesiog daiktų pakrovimas į sunkvežimį. Tai nervų draskymas, ypaip dabar, po „Brexit“, kai taisyklės pasikeitė, bet orentyrūs vienu keliu prarasti. Dažniausiai klientai svajoja apie tobulą planą, bet realybėje susiduriame su spūstėmis Calaise, dingusiais dokumentais arba vairuotojais, kurie tiesiog nenori važiuoti į Londoną. Svarbiausia čia ne tik nuvežti stalus ir kompiuterius, bet užtikrinti, kad verslas nustotų tikti ant valandos, o ne tris dienas. Toliau pasakosiu tiesiai be lakustinio, kaip tai vyksta iš vidaus.

Burokacija ir dokumentai, dėl kurių galima išprotėti

Ar tikrai reikia EORI kodo, ar tai tik priemonė uždirbti pinigų?

Labai reikia, tikrai. Be šio kado, jūsų krovinys tiesiog užstos iš Šengeno pusės arba Anglijos muitinėje, ir ten lauks, kol padarysite, kas reikia. Buvo atvejis, kai viena įmonė maniau, kad jų senas Lietuvoje kodas užteks, ir vairuotojas gulėjo priešais terminalą beveik dvyliką valandų. Negi jums to reikia? Gaukite šį kodą bent savaitę prieš važiavimą, o dar geriau – du. Sistema kartai sukasi lėtai, o jei dar ir klaidą įvesite... tada bus gaila.

Ką daryti su kompiuteriais – tai jau mokesčiai ar ne?

Čia viskas priklauso nuo to, kiek laiko jūsų įranga buvo naudojama. Jei perkraustote savo naudotus biuro kompiuterius, serverius, tą patį vadovą, tai paprastai laikoma laikina arba grąžinamo prekių, be PVM apmokestinimo (jei tinkamai deklaruojama). Bet jei bandysite vežti dėžę pilną naujų „iPhones“ parduoti, tai daiktai. Muitininkai Anglijoje dabar yra labai budrūs, jei matai prekę su serijiniu numeriumi, kurio nėra deklaracijoje, gaišti laukę. Geriau įrašyti viską detaliai, kad nebūtų klausimų.

Ar pakankamas krovinių manifestas ar reikia kažko sudėtingesnio?

Paprastas manifestas tinka, jei tai fizinės paskirties daiktai (turtas). Bet jei turite mixed cargo – t.y. ir turtą, ir prekes, tai reikės tikslios Ex1 deklaracijos. Aš kartais pats susiguodžiu, kas kur kur eina, todėl geriau klausti specialisto. Maniau, kad viena kliento siunta išvažiavo su paprastu sąrašu, bet Anglijoje jos net nesileido pagalindami, reikalavo pilno CMR su kriterijais. Nėra to pagailėjimo, reikia dokumentus daryti kaip knygas.

Ar reikia muitinio brokerio Anglijoje arba Lietuvoje?

Rekomenduočia turėti abiejų pusėje, bent jau Anglijoje jis privalomas. Brokeris atlieka tą pačią funkciją kaip ir tarpininkas – jie „kalba“ su kompiuterine sistema, kuri nėra pažengusi tiek, kad galėtų suprasti paprastą žmogų. Turiu vieną patikimą brokerę Londone, ji išgelbėjo mums ne vieną ketvirtadienio vakarą. Be jos, tas krovinys būtų užstrigęs kažkur „purvino“ sandėlyje prie kelio.

Kiek laiko užtrunka išankstinis deklaravimas?

Techniškai tai galima padaryti greitai, jei turite visus duomenis, bet realiai tai trunka dieną ar dvi. Blogiausia, kai klientas paskamindama duoda dokumentus penktadienį ir sako, kad reikia važiuoti tą pačią naktį. Ne taip greitai, draugai. Sistema užtrunka apdoroti, o jei ten bus klaida dėl neteisingo svorio ar prekės kodo (HS code), tada tikrai pradedasi naktinis darbas. Biuro perkraustymo logistikos valdymas į Angliją: verslo tęstinumui (tai yra mūsų raktas) čia labai priklauso nuo to laiko.

Ar galima tiesiog vežti visą dokumentaciją su vairuotoju?

Nuo tų laikų, kai galima buvo parodyti popierius užsienyje, praejo seniai. Dabar viskas turi būti elektroninėje sistemoje prieš patį pasienio kirtimą. Vairuotojas gali turėti visus spaudus savo kabinoje, bet jei jo kompiuteryje parašyta „red“, jis nevažiuos. Tai nėra jokių derybų. Vieną kartą vairuotojas mums net išlipo iš mašinos ir bando paaiškinti muitininkui, kad tai „tik stalai“, bet nieko nepadėjo.

Kodėl visi kalba apie HS kodus?

Kadangi muitį ir mokesčius skaičiuoja būtent pagal juos. Nurodysite neteisingą kodą – gausite neteisingą mokesčio sumą, arba blogiau – klausimus. Biuro baldai paprastai eina kaip baldai (9401-9403), o elektronika atskirai. Geriau nedaryt tokių klaidų kaip minėtas mano kolega, kuris visus daiktus pažymėjo kaip „buitinė technika“ ir sukėlė auditą. Sėdėjome ir aiškinomės mėnesį.

Ar saugu duoti vairuotojui orginalus dokumentus?

Nebėra tokių laikų, kad reikia orginalų. Dabar svarbu, kad elektroninis failas būtų teisingas. Vairuotojas turi savo terminalą arba telą, kuriuo jis pasirodo. Jei duodate orginalus popierius, jie gali pasimesti arba sugadinti drėgmės. Nereikia rizikuoti, skenuokite viską ir išsiųskite el. paštu.

Organizavimas: kas, kada ir kaip

Kaip iš tikrųjų suskaičiuoti, kiek reikia mašinų?

Čia nėra tiksliai mokslo, bet patirtis kalba. Biuro stalai užima daugiau vietos nei atrodo, ypač jei nesudėtos. Reikia žiūrėti ne tik į tūrį (kubinius metrus), bet ir į svorį bei į krovinio formą. Jei turite daug ilgų stalų, gali tekti paimti ilgesnę puspriekabę. Kartais tarkim maniau, kad tilps į mažąą, bet paskui pamažau, kad ten statinės netelpa ir tenka vaduotis.

Ar verta dėti į dėžes viską, ar palikti kiaurose?

Į dėžes! Negali būti nieko kabančio ar laisvo. Susidūręs su tuo, kai vienas „monitoriaus“ sprendimas nukrito per savybę Anglijoje užlipo ant grindų... na, buvo liūdna. Dėžės sutaupo vietos ir apsaugo smulkius daiktus. Taip pat, žymėkite jas – „pirmas aukštas, kairė pusė“. Kitaip reikeis valandą rodyti pirštu, kur dėti spausdintuvą.

Kiek laiko užtrunka pakavimas?

Jei verslo tęstinumas svarbus, pradėkite pakavti bent prieš savaitę. Neskubėkite likti paskutinę dieną, nes būna, kad tada paaiškėja trūkstami dėžės arba buvo pamiršta „paskubėti“ svarbi užduotis. Turbūt geriau padaryti po darbo. (Na, jei turi darbuotojus, kurie nori dirbti). Pakavimas yra tas procesas, kuris visada trunka ilgiau nei planavote, todėl pridėkite 20% laiko.

Ar reikia išimti viską iš stalčių?

Privalomai. Nieko neišmeskite. Vieną kartą klientas paliko dokumentus stalčiuje, juos užrakino, o raktą nešiojo sau kišenėje... Lietuvoje. Ką daryti vairuotojui? Jis tiesiog uždarė duris ir važiavo toliau, o klientas vėliau skambinojo, prašydamas lūžti spyną. Biuro perkraustymo logistikos valdymas į Angliją: verslo tęstinumui gali būti labai pažeistas, jei neįdėsite visų raktų į vieną dėžutę.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriai, tušai)?

Jų negalima tiesiog mesti į kuprinę. Reikia specialių dėžių, kad netyčia neišsilietų. Anglijoje yra griežtos taisyklės dėl aplinkos apsaugos. Jei tušas užlieja kūną, gali būti bauda. Aš žinau, tai buvo bloga patirtis, kai vienas klientas taip padarė, ir mums teko mokėti valymą. Užtikrinkite, kad visos skysčios medžiagos yra uždarytos labai gerai.

Ką daryti su serveriu ar duomenų centre?

Tai yra kritiška dalis. Serverius reikia išjungti tvarkingai (shutdown), o ne tiesiog ištraukti laidą iš sienos. Jei duomenys sugadins, verslo tęstinumas baigsis. Rekomenduočia jam pasirūpitu IT specialistas prieš mus. Aš nešioju metalines dėžes, bet aš nežinau, kaip išjungti „Windows Server“ be klaidų pranešimų. Geriau palikite tai profesinalams.

Ar galima važiuoti savaitgaliu?

Techniškai galima, bet Anglijoje sandėliai ir gatvės gali būti uždarytos arba ribojamas eismas (London ULEZ zona). Jeigu tenka įvažiuoti į Londoną, tikrai reikia girti apie dienų nustatymus. O dar jei prieina Šventasis Sekmadienis? Tada tikrai niekas neveikia. Geriau planuoti atvykti antradienį ryte, kai visi jau dirba.

Ar reikia iš anksto užsakyti vietą sandėlyje Anglijoje?

Jei jūsų naujas biuras dar neparengtas, taip. Negalima tiesiog palikti sunkvežimio gatvėje. Sandėliai yra pilni, ypač netoli Londono. Paskutinį kartą teko laukti tris dienas, kol atrado vietą kažkur Birmingeme. Tai tiesiog atėjo papildomos kaštai.

Anglija specifika ir problemos kelyje

Ar „Brexit“ pavirto tik daugiau popierių?

Daugiau nei tik popierių. Dabar tarp Anglijos ir Prancūzijos (kalbant apie kelią) reikia eiti per muitinę. Nėra to, kad „važiuoju kaip savo šalyje“. Tas pasienio kontrolės procesas gali užtrukti valandas. Ir jei vairuotojas pamiršo pasas (o jis turi turėti pasą dabar!), tai kelias baigiasi.

Ar tikrai reikia vairuotojo paso?

Taip, dabar jis privalomas. Anksčiau tekdavo su vairuotojo pažymėjimu, bet dabar ne. Turi būti galiojantis pasas. Buvau toje situacijoje, kai vairuotojui pasas buvo pasibaigęs prieš savaitę, ir jo neleido į keltą. Mums teko siųsti kitą vairuotoją iš Lietuvos. Sutaupykite save nuo to streso ir patikrinkite dokumentus.

Kodėl Anglijoje tokios didelės eismo spūstys?

Ypač aplink M25 (Londono žiedas). Jos yra legenda. Eismo užstrigimas gali trukti valandas, tad jei planuojate pristatyti rytoj 9:00, geriau numatyti atvykti vakare prieš dieną. Negalima skubėti Anglijoje. Biuro perkraustymo logistikos valdymas į Angliją: verslo tęstinumui turi būti planuojamas atsižvelgiant į tą „mėsą“ (triukšmą) kelyje.

Kaip su tuo susidoroti su vairavimu kaire?

Lietuvai vairuotojai įpratę vairuoti dešine, bet Anglijoje viskas atvirkščiai. Nereikia stebėtis, jei pirmiau įsuka į sankryžą. Tas „žurnalas“ ypač pavojingas apsivysti, todėl reikia ilgos pertraukos. Geriau, kad vairuotojas pailsi prieš tą atvejį. Vieną kartą mums tiekai atsitiko, kad tiesiog sustojome priešais kažką turgavietę ir gėrė kavą.

Ar yra vietos, kur draudžiama važiuoti sunkvežimiams?

Labai daug. Anglijoje gatvės siauros, o yra vietų, kur sunkvežimiams uždrausta (kaip maži kaimeliai). GPS nesugalvo visko, todėl reikia patikrinti maršrutą rankiniu būdu. Galima papuola į ulką, kur ne galima apsisukti.

Ką daryti, jei mašina sugenda Anglijoje?

Tada reikia kviečti vietinę pagalbą, o ne laukti mūsų pagalbos iš Lietuvos. Draudimas tai turėtų padengti. Būna problemų su detalėmis, ypač jei sunkvežimis nėra labai populiarios markės Ten (pvz., „Scania“ ar „Volvo“ nėra problema, bet ką daryti su „Iveco“?).

Ar reikia mokėti už važiavimą užmiesčiuose (toll roads)?

Kai kur, taip (pvz., Dartford Crossing). Mokesčias ne didelis, bet jeigu nėra „Dart Charge“ mokėjimo, gausite baudą į namus. Vieną kartą mums toks laiškas atėjo ir su bauda. Geriau užsiregistruoti iš anksto internetu. Uždirba nesąžiningi.

Kaip susidoroti su Londono zonomis?

ULEZ zonoje reikia mokėti už kiekvieną dieną, jei mašina neatitinka standarto (Euro 6). Tas kainuoja po 100 svarų per dieną. Geriau pasiimti naujesnį sunkvežimį arba apsidrausti. Galima sukaupti baisiai daug sumą jei nežinai taisyklių.

Ar tenka lipti ant laivo ar keltu?

Dabar populiariau eiti po tuneliu (Eurotunnel), bet ir keltai vežia. Tuneliu greičiau (35 min), bet reikia gero užbrokodumo. Keltu ilgiau, bet galima pailsėti. Abiem variantais reikia iš anksto užsakyti vietą, ypač vasarą.

Ar anglai kalba lietuviškai?

Kelios firmos, kurios dirba su Lietuva, taip, tačiau dauguma kalba tik angliškai arba savo kalba. (Na, vienas tamsus vairuotojas mokslo kalba mokiausi, bet buvo sunku). Geriau laukti, kad jums praneštų paštas, ir naudotis vertėju. Nelaikykite, kad visi supras jūsų gestus.

Verslo tęstinumas ir nelaimingi atsitikimai

Kas nutinka, jei atvykame pavėlavę?

Tada klientas pyksta. Bet jei pavėlavome dėl spūsčių ar štormu jūroje, mes nėra kalti. Tokios situacijos būna. Galite sutarti dėl baudų, bet jei nenumatykite to laiko rezervo, bus problema. Vieną kartą atvykome valanda vėliau, o klientas jau buvo išvažiavęs į pikniką.

Ar draudimas apima biuro turtą kelionės metu?

Turi būti apdraudžtas krovinių draudimas (CMR Insurance). Įprasta transporto draudimas neapsaugo jūsų turto. Patikrinkite, kad suma atitiktų biuro įrangos vertę. Jei turite brangų serverį, vertina jį atskirai.

Kaip apsaugoti slaptažodžius ir prieigą perkeliant？

Tai ne mano darbas, bet aš galiu pasakyti – paslauptos (paslėptos) slaptažodžius niekur nerašykite ant dėžutės. Vienas klientas padarė ant monitoriaus lipduką su PIN kodu... Žinokite, ką reiškia? Nėra gera idėja. IT vadybininkas turi pakeisti slaptažodžius prieš išvykdami.

Kaip elgtis, jei kažkas sulūžta krovinio metu?

Reikia užpildyti pažeidimo aktą (convention note) tiesiog vietoje. Nufotografuokite ir gavėjas, ir vežėjas. Negalima vėliau gailėtis, kad „kažkur pradėjo šokti“. Be to akto, draudimas nemokės. Tiesa, viena kliento „klaviatūra“ nukrito ir jos keitimas kainavo daugiau nei pačios klaviatūros vertė.

Ar galima dirbti iš dėžių pirmąją dieną?

Galima, bet tai bus chaosas. Geriau pasiruošti pagrindinius kompiuterius pirmiausia. Jei planavote nuotolinius darbus, tai puiku, tačiau internetas gali neveikti, kol neįrengtas routeris. Vieną kartą klientai sėdėjo ant grindų su nešiojamaisiais ir ieškojo „Wi-Fi“.

Ar reikia pranešti klientams apie perkraustymą?

Žinoma, kad reikia. Nors tai ne mano sritis, bet verslo tęstinumas tai reiškia, kad klientai turi žinoti, kur kreiptis. Jei jūsų telefonai neveiks (tarnybiniai), jūs prarasite užeiką. Nustatykite perskambinimą į kitą numerį.

Kainos ir sutartys

Nuo ko priklauso kaina?

Nuo svorio, kelio atstumo, kuro kainos (kaip dabar aukštos), ir vietos Anglijoje. Taip pat ar reikia pakavimo paslaugų. Biuro perkraustymo logistikos valdymas į Angliją: verslo tęstinumui kainuoja brangiau negu paprastas siuntimas, nes čia yra atsakingas krovinys.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, jei visas duomenis tiksliai tiksliai. Jei paskui pasirodo, kad tulpes 10 dėžių daugiau nei kalbėta, kaina augs. Geriau sakyti žinoma tikslią skaičių. Fiksuota kaina – tai kai pasirašome sutartį ir viskas. Jei pasikeičia kuro kaina labai stipriai, kartais įrašome sąlygą korekcijos.

Kokia avansinio mokėjimo praktika?

Įprasta tiksliai 30-50 proc. Atlyginimo iš anksto. Likusi suma turi būti sumokėta prieš išleidžiant krovinį arba tuo metu, kai jis atvyksta. Nesiūlyk mokėti „po to, kai viskas įdėta“, tuomet nelabai kas norės dirbti. Mums reikia grynųjų degalams.

Ar į kainą įeina iškrovimas Anglijoje?

Įprastai įeina, bet tik į numatytą vietą priešais duris. Jei reikia nešti į trečią aukštą be lifto, tai papildomai. Dėl to visada klauskite apie „threshold delivery“. Anglijai labai dažnai tų papildomų užduočių atsiranda.

Kas tiksliai nutinka, jei aš atšaukiu pervežimą?

Jeigu mašina jau paruošta arba jau važiuoja, turėsite sumokėti baudą. Mums reikia padengti išlaidas. Vienas verslininkas atšaukė tą pačią naktį... teko skųstis. Geriau nenusprendžių per vėlai.

Ar galima apmokėti kortele ar tik pavedimu?

Vadovaujamės sutartyje, bet didelius pinigus geriau pavedimu, kad būtų apskaitos (aišku). Kortelės mokesčiai gali būti dideli. Nors dabar viskas elektroninė, bet mums svarbu, kad pinigai būtų sąskaitoje geriau iš anksto.

Ar galima pasiderėti dėl kainos?

Visada galima šiek tiek pasiderėti, bet nemanau, kad kaina nukris pusiau. Jeigu siūlyte pakrausti ir iškrauti patys, gali būti pigiau. Biuro perkraustymo logistikos valdymas į Angliją: verslo tęstinumui reikalauja kokybės, o tik pigiai ne visada pasiseka.

Kokia yra mokėjimo sąskaitos išrašymo tvarka?

Irašome sąskaitą-faktūrą lietuviškai su PVM kodu. Anglijoje jūs galite naudoti ją kaip įrodymą mokesčių nebuvimui (jei taikoma). Be to, įsitikinkite, kad visos datos ir numeriai teisingi, kadangi Anglijoje mokesčių inspekcija yra labai griežta.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Angliją sudėtingas ne dėl to, kad toli, bet dėl taisyklių ir smulkių detalių, kurios gali sužlugdyti planus. Jei pasirūpinsite dokumentais laiku, pasigersite patikimą logistikos partnerį ir nebus skubėti, verslo tęstinumas bus užtikrintas be didelių trikdžių. Pasitikėkite savo partneriu, bet ir patys pabandykite pasidomėti, kas vyksta su jūsų kroviniumi. Sėkmės naujame biure Anglijoje – tai tikrai įmanoma, tik reikia kantrybės.