Biuro perkraustymo logistika iš UK – optimizuotas procesas

Įvadas

Biuro perkraustymo logistika iš UK – optimizuotas procesas nėra tik „atvažiavo mašina ir viską išvežė“. Čia reikia planuoti dokumentus, laiką, baldus, IT įrangą, muitinę po Brexit ir dar žmonių darbą ofise tuo pačiu metu. Aš tai matau kasdien: vienas sandėliukas Londono pakraštyje gali sugadinti visą grafiką, o maža klaida popieriuose – sustabdyti krovinį pasienyje arba uoste prieš Lamanšą (tiksliau – prieš perėją į žemyną).

DUK: biuro perkraustymo logistika iš UK prasideda nuo planavimo

Kiek laiko prieš biuro perkraustymą iš UK pradėti planavimą?

Paprastai – bent 4–6 savaites prieš datą, jei kalbam apie normalų biurą su stalais, kėdėmis, dokumentais ir keliais kompiuteriais per vairuotoją ar mažą komandą Londone ar Birmingeme (Birmingeme). Mažam biurui gali užtekti ir mažiau, bet tada rizikuojate likti be vietos transportui ar pakavimo komandai tuo metu, kai visi kiti irgi nori tą patį paslaugų teikėją pasamdyti tuo pačiu metu (ypač mėnesio pabaigoje). Jei turite serverių stovų ar archyvų dėžių krūvas – dar daugiau laiko reikia palikti tikrai rimtai inventorizacijai ir dokumentų patikrai prieš kraunant viską į sunkvežimį ar furgoną (CMR važtaraštis dar nepradėtas).

Ar pirmiausia reikia skambinti vežėjui ar rinkti pasiūlymus?

Pirmiausia reikia susidėlioti realų sąrašą, ką vežate – kitaip visi pasiūlymai bus „nuo lubų“ ir po to prasidės nesmagūs pokalbiai apie papildomus kaštus vietoje (labai dažnai taip būna su mažais biurais). Geriausia pradėti nuo inventorizacijos šablono inventorizacijos-sablonas, kur įrašomi baldai, dėžės, IT įranga ir dokumentų kiekis pagal patalpas ar skyrius (net jei atrodo paprasta). Tada skambinkite vežėjui arba transporto koordinatoriui su konkrečiais skaičiais – taip lengviau gauti tikresnę kainą ir terminą, o ne gražų pasiūlymą popieriuje (kuris vėliau vis tiek keičiasi).

Kas yra inventorizacija ir kodėl ji tokia nuobodi, bet gelbsti?

Inventorizacija yra tiesiog sąrašas visko, ką kraunate – stalai, kėdės, spintos, kompiuteriai, dokumentų dėžės, kavos aparatai ir viskas kita kas juda kartu su biuru (tiksliau – transporto planas su laiko langais). Ji atrodo nuobodi, kol nepasitaiko situacija, kad trūksta vienos dėžės su sutartimis arba negalima rasti serverio komponento (tada visi pradeda blaškytis). Geras sąrašas padeda greitai patikrinti krovinį prieš pakrovimą ir po iškrovimo Vilniuje ar Kaune (ypač kai dirbate su keliais skyriais tuo pačiu metu). Be jo viskas tampa chaosu labai greitai (aš tai mačiau ne kartą).

Ar galima perkraustyti biurą etapais iš Londono?

Taip, galima ir dažnai tai yra protingiausias variantas ypač kai biuras didelis arba komanda negali sustabdyti darbo net vienai dienai (Londono centre tai ypač aktualu). Pavyzdžiui, pirmiausia vežate archyvus ir dalį baldų į sandėlį arba tiesiai į naują vietą Lietuvoje (jei jau paruošta), o po kelių dienų pervežate IT įrangą ir darbo vietas (serverius dažniausiai palieku paskutiniam etapui). Taip sumažinate riziką prarasti darbo laiką (ypač jei turite klientų aptarnavimą ar skambučių centrą). Bet reikia gerai suderinti vairuotojo grafiką ir pakrovimo langus (kitaip viskas virsta dideliu galvos skausmu).

Kas nutinka, jei direktorius paskutinę dieną pasako „dar pridėkime sandėlį“?

Tada paprastai prasideda tas pats senas scenarijus – visi sako „nieko tokio“, bet realybėje reikia peržiūrėti vietą furgone ar sunkvežimyje (labai dažnai vietos jau nėra). Klijentui atrodo, kad viena papildoma dėžių krūva nieko nekeičia (ypač kai tai tik „kelios popieriaus dėžės“), bet logistikoje tai gali reikšti papildomą reisą arba papildomą dieną (ypač jei dirbate su fiksuotu laiko langu Londone). Aš tokiu atveju visada pasakau tiesiai – arba dedame į kitą transportą, arba didiname mašiną (jei įmanoma). Kitaip rizikuojate gauti krovinį ne visą arba su vėlavimu (ir tai niekam nepatinka).

Planavimas ir inventorizacija prieš biuro perkėlimą iš Jungtinės Karalystės

Kas atsakingas už kompiuterių ir serverių išjungimą?

Paprastai už tai atsakingas IT skyrius arba samdomas technikas – ne vairuotojas ir ne paprastas pakavimo darbuotojas (nebent tai tik paprastas monitorius ar klaviatūra). Serverių atveju geriau turėti aiškų planą: kas išjungia įrangą, kas pažymi kabelius, kas pakuojasi į antistatinį maišą ar specialią dėžę (jei tokia yra). Aš mačiau atvejų kai „viskas gerai“ baigėsi tuo kad trūko atsarginių dalių arba nebuvo aišku kuris laidas kuriam stovui priklausė (ypač senesniuose biuruose). Todėl čia geriau neeksperimentuoti (ypač kai kalba eina apie duomenis ir veiklos tęstinumą).

Ar biurų kėdes ir stalus verta vežti iš UK?

Dažniausiai verta vežti tik tada kai baldai geri kokybiškai ir tikrai tinka naujai erdvei Lietuvoje (pvz., reguliuojamos kėdės arba kokybiški stalai su ilgaamže konstrukcija). Jei baldai seni sunkūs ir pigūs – kartais pigiau pirkti naujus vietoje nei mokėti už svorį vietą ir papildomą riziką pervežant per Lamanšą (ypač jei maršrutas eina per Doverį ar Kalė). Bet jei kalbam apie dizaino baldus ar specialiai pritaikytus darbo stalus – tada tikrai verta svarstyti vežimą (ypač kai jie jau sumokėti ir puikiai tinka naujam biurui Vilniuje ar Kaune). Čia tiesiog reikia palyginti kainą su nauju pirkimu biuro baldų pervežimą.

Kaip saugiai pakuoti dokumentus ir archyvus?

Dokumentus reikia dėlioti į tvirtas dėžes su numeracija ir trumpu aprašymu ant šono – pavyzdžiui „sutartys 2021–2023“ arba „buhalterija Q4“ (jei tai konfidencialu geriau naudoti kodus). Svarbu nepamiršti apsaugoti popierių nuo drėgmės nes kelionė per jūrą ar tunelį nėra sausa aplinka net jei viskas atrodo tvarkinga (ypač kai dėžės stovi šalia sunkvežimio sienos). Geriausia pakuoti pagal skyrius o ne sumesti viską į vieną krūvą (tada paskui visi ieško vienos konkrečios bylos). Jei dokumentų labai daug – verta samdyti žmones kurie tai padarys profesionaliai (ypač kai reikia greito rezultato).

Ar pervežėjai gali išmontuoti virtuvę ar recepciją?

Gali bet tik jei tai aiškiai sutarta prieš pradedant darbą nes ne kiekvienas vairuotojas ar krovėjas yra montuotojas (ypač jei reikia elektrinių jungčių ar specialių įrankių). Virtuvė recepcija ar didelis stiklo elementas reikalauja atsargumo ir kartais atskiro meistro o ne tiesiog „nuimsim kaip nors“ požiūrio (kuris dažnai baigiasi įbrėžimais ar sugadintomis detalėmis). Aš tokius darbus visada skiriu kaip papildomą punktą pasiūlyme (su atsakomybe ir laiku). Jei norite kad viskas būtų gražu po iškrovimo – geriau imti žmones kurie tikrai moka montuoti o ne tik krauti dėžes į furgoną (nors kai kurie moka abu).

Ką daryti su kava vandeniu ir kanceliarinėmis smulkmenomis?

Smulkmenas geriau suskirstyti į aiškias dėžes pagal patalpas o ne mesti viską į vieną maišą (ypač kai kalbam apie kanceliarines prekes kavos filtrus vandens butelius ar popieriaus lapus). Kava vanduo ir kiti smulkūs daiktai atrodo nieko verti kol nepasirodo kad jie reikalingi pirmąją darbo dieną naujame biure (ypač jei darbuotojai atvyksta anksti ryte). Aš rekomenduoju pažymėti dėžes „pirmoji diena“ ir palikti jas atskirai šalia iškrovimo zonos (kad nereikėtų ieškoti viso furgono viduje). Taip sutaupote nervų ir laiko (o tai kartais verta daugiau nei pati dėžė).

Transportas ir maršrutas: perkraustymo logistika iš UK

Koks maršrutas iš UK į Lietuvą dažniausiai naudojamas?

Dažniausiai važiuojama per Doverį arba Folkstoną į Kalė o tada per Belgiją Nyderlandus Vokietiją Lenkiją ir toliau į Lietuvą (Vilnių Kauną Klaipėdą ar Šiaulius). Kartais naudojamas ir jūrų maršrutas per Zeebrugge ar Rotterdamą jeigu krovinys didesnis arba patogesnis pagal grafiką (ypač kai reikia ilgesnio sustojimo prieš tolesnį kelią). Bet realybėje maršrutą dažnai diktuoja laikas vairuotojo taisyklės kelių situacija ir keltų vietos (ypač savaitgaliais ar švenčių metu). Todėl geriausias kelias ne visada yra tas kuris atrodo trumpiausias žemėlapyje (kartais greičiau važiuoti šiek tiek ilgiau bet ramiau).

Ar geriau keltas ar tunelis per Lamanšą?

Priklauso nuo situacijos bet paprastai keltas pigesnis o tunelis greitesnis ir stabiliau valdomas pagal grafiką (ypač kai važiuojate su ribotu laiko langu). Jei krovinys didelis arba brangus aš dažniau renkuosi variantą kuris mažiau rizikuoja dėl oro sąlygų ar eismo prieplaukoje (ypač kai reikia pristatyti biurą iki konkrečios dienos). Bet jei biudžetas griežtas – keltas gali būti geresnis pasirinkimas ypač kai turite daugiau laiko rezervui (pvz., važiuojate ne pirmadienį ryte o penktadienį popietę). Svarbiausia ne tik kaina bet ir patikimumas (nes pavėlavęs krovinys gali sustabdyti visą biurą pirmąją darbo dieną).

Koks automobilis ar sunkvežimis reikalingam biurui?

Mažam biurui dažnai užtenka furgono su pakėlimo liftu ir keliais krovėjais Londone bei Vilniuje (ypač kai baldai nesunkūs o dokumentų nedaug). Didesniam biurui reikia sunkvežimio su tentu arba dėžės tipo transporto priemonės su tvirtinimo sistema ir galimybe saugiai fiksuoti baldus bei dėžes (kad jie nejudėtų kelio metu). Jei yra sunkūs spintų moduliai arba stiklo pertvaros – reikalinga speciali krovinio apsauga ir kartais papildoma technika iškrovimui (pvz., krautuvas arba rampa). Todėl mašina parenkama pagal svorį matmenis ir prieigos sąlygas o ne tik pagal gražiausią pasiūlymą internete (kuris ne visada tinka realybėje).

Ar galima daryti dalinį krovinį?

Taip galima bet tik tada kai terminai leidžia o krovinys nėra per daug jautrus vėlavimams ar perstatymams sandėlyje (ypač kai kalbam apie brangią IT įrangą ar svarbius dokumentus). Dalinis krovinys dažnai pigesnis tačiau reikalauja kantrybės nes jūsų dėžės gali būti kartu su kitais siuntiniais o tai reiškia papildomus sustojimus sandėliuose prie Doverio arba Varšuvos (pvz., jeigu maršrutas eina per Lenkiją). Aš tai rekomenduoju mažesniems biurams kurie neturi griežtos datos arba gali palaukti kelias dienas (ypač kai svarbiausia kaina). Bet jei reikia viską pristatyti tiksliai rytoj ryte – geriau rinktis atskirą transportą o ne dalinį krovinį (nors jis atrodo patraukliai sąskaitoje).

Kodėl kartais krovinys stovi sandėlyje nors vairuotojas jau prie objekto?

Nes dažnai problema yra ne mašina o prieiga dokumentai arba parengta iškrovimo vieta (pvz., nėra lifto rezervacijos arba durys neuždarytos iki reikiamo aukščio). Vienoje realioje situacijoje Vilniuje krovinys stovėjo prie pastato beveik dvi valandas nes administratorius pamiršo atrakinti krovininį įvažiavimą o vairuotojas negalėjo laukti neribotai dėl grafiko (ypač kai po to dar reikėjo grįžti į JK). Todėl prieš atvykimą reikia patvirtinti kontaktinį asmenį laiką ir vietą kur stovės transportas (ypač miesto centre su mokama zona). Tai atrodo smulkmena kol nepasidaro brangu (ir visi pradeda nervintis vienu metu).

Muitinė po Brexit ir dokumentai kelionei į Lietuvą

Ar po Brexit vis dar galima be problemų vežti biuro turtą į Lietuvą?

Taip galima bet „be problemų“ čia reiškia tik tada kai dokumentai tvarkingi o vertės HS kodai ir aprašymai paruošti iš anksto (ypač jei tai ne viena dėžė su senomis kėdėmis). Po Brexit JK nėra ES muitų teritorijoje todėl reikia eksporto formalumų JK pusėje ir importo tvarkos Lietuvoje arba ES pusėje (dažniausiai tai sprendžia brokeris arba transporto koordinatorius). Jei viskas paruošta gerai – procesas gana sklandus o jei ne – krovinys gali sustoti uoste ar pasienyje kol kas nors pataiso popierius (ypač kai trūksta vertės ar tikslių aprašymų). Todėl čia geriau neatsilikt nuo realybės (nes Brexit tikrai niekur nedingo).

Kokius dokumentus reikia paruošti prieš išvežant iš Birmingham ar Manchesterio?

Paprastai reikia CMR važtaraščio pakuočių sąrašo komercinės sąskaitos faktūros arba pro forma sąskaitos su prekių aprašymu verte svoriu ir kiekiais bei EORI numerio jeigu taikoma (ypač kai krovinys eina per muitinę). Dar verta turėti kontaktinį asmenį tiek JK tiek Lietuvoje nes dažnai brokeriui reikia greito patvirtinimo dėl kodo vertės arba aprašymo (ypač jei sąrašas ilgas ir painus). Jei turite nuomos sutartį arba perdavimo aktą dėl seno biuro turto – irgi gali praversti dokumentų patikrai (ypač kai daiktai seni bet vis dar vertingi). Trumpai tariant – popieriai turi būti tokie pat tvarkingi kaip krovinys ant padėklų (jei jie tokie nėra viskas pradeda strigti labai greitai).

Kas yra EORI ir ar jį turi turėti klientas?

EORI yra muitinės registracijos numeris kuris naudojamas bendraujant su muitine ES kontekste (jei klientas vykdo veiklą kaip įmonė dažniausiai jis jau turi arba gali jį gauti per buhalterį). Ne visada jis būtinas pačiam fiziniam asmeniui jeigu tai vienkartinis perkraustymas be komercinės veiklos elementų bet verslo atveju geriau pasitikrinti iš anksto su brokeriu o ne spėlioti prie pasienio (ypač kai dokumentuose yra daug pozicijų). Aš pats ne visada esu tikras dėl galutinio muito tarifo be žiūrėjimo į konkretų HS kodą ir vertę todėl geriau turėti profesionalų patikrinimą nei vėliau mokėti už klaidas (kurios dažniausiai atsiranda dėl skubos). Trumpai tariant – jei esate įmonė pasitikrinkite EORI prieš kelionę nes tai gali sutaupyti daug laiko (ypač kai krovinys juda per kelias šalis).

Ar senai naudoti baldai apmokestinami muito mokesčiais?

Gali būti apmokestinami bet dažniausiai klausimas priklauso nuo vertės aprašymo ir muitinės klasifikacijos o ne nuo to ar baldai seni ar nauji (senas stalas vis tiek yra prekė su kodu ir verte). Ne visada esu tikras dėl galutinio muito tarifo be konkrečios HS kodų lentelės ir brokerio patikrinimo todėl geriausia pasitikrinti prieš išsiunčiant ypač jei baldai brangūs arba jų daug (pvz., visa biuro komplektacija iš Londono). Kai kuriais atvejais senas turtas gali būti deklaruojamas kaip naudota įranga su likutine verte bet tai nėra universali taisyklė kuri tinka visiems atvejams be išimties (ypač kai dokumentai neatrodo aiškūs). Todėl čia geriau nesigilinti vienam nuo interneto straipsnių o pasikonsultuoti su žmogumi kuris kasdien dirba su muitine (nes klaida gali kainuoti brangiai).

Kas nutinka jei sąskaitoje nėra HS kodų arba vertės?

Tada dažniausiai prasideda papildomas derinimas su brokeriu o kartais net sustabdymas kol dokumentai sutvarkomi (ypač jei krovinys jau yra prie pasienio arba uosto terminalo). Sąskaitoje turi būti aiški vertė aprašymas kiekis svoris ir kuo tikslesni kodai nes muitinė nemėgsta frazės „used office stuff“ kaip pagrindinio aprašymo (ypač kai daiktų daug ir jie skirtingi). Jei kodo nėra – brokeris gali jį parinkti bet už tai reikia laiko ir informacijos o kartais papildomo mokesčio už taisymą (ypač kai viskas daroma paskutinę minutę). Todėl geriau paruošti viską iš anksto nei po to aiškintis kodėl krovinys stovi vietoje o vairuotojas skambina kas penkias minutes (ir visi nervinasi vienu metu).

Kainos ir terminai biuro perkėlimui į Lietuvą

Kiek kainuoja biuro perkraustymas iš UK į Vilnių ar Kauną?

Kaina labai priklauso nuo apimties transporto tipo pakavimo darbo dokumentų tvarkymo ir to ar krovinys važiuoja atskiru reisu ar daliniu krovininiu transportu (pvz., mažas biuras Londone gali kainuoti maždaug nuo 1 800–3 500 GBP o didesnis objektas su baldais ir IT dažnai brangiau). Jei reikia montavimo iškrovimo lifto arba papildomo sandėliavimo – kaina auga gana greitai nes tai jau ne tik vežimas nuo durų iki durų o pilnas paslaugų paketas su žmonėmis technika ir laiku (ypač kai dirbate miesto centre su ribotu įvažiavimu). Todėl geriausia prašyti pasiūlymo pagal konkretų sąrašą o ne bendrą frazę „perkraustome biurą“ nes tada galutinis skaičius dažnai būna kitoks nei tikėtasi (ypač kai atsiranda papildomų dėžių paskutinę minutę).

Kodėl pasiūlymai taip skiriasi – vienas sako 1800 svarų kitas 4500?

Nes dažnai žmonės lygina skirtingus dalykus o ne tą patį paslaugos lygį (vienas pasiūlymas gali būti tik transportas o kitas jau su pakavimu krovėjais dokumentais draudimu ir montavimu). Pigesnis variantas kartais reiškia kad kažkas liko „neįskaičiuota“ kol neatvyko mašina prie objekto ir neatsirado papildomų darbų kurių niekas anksčiau nepaminėjo žodžiu (ypač kai kalbam apie sunkius baldus ar aukštus pastatus be lifto). Todėl aš visada prašau parodyti kas tiksliai įeina į kainą o kas ne – pakavimas montavimas draudimas muitinės formalumai laukimo laikas ir iškrovimas turėtų būti aiškiai atskirti (kad vėliau nekiltų ginčų). Kartais pigiau atrodo tik todėl kad mažiau parodyta sąskaitoje prieš pradedant darbą (o tai nėra gerai nei klientui nei vežėjui).

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Taip galima bet tik tada kai objektas gerai aprašytas o visi papildomi darbai numatyti prieš pradedant (pvz., kiek dėžių kiek baldų ar reikalingas montavimas bei lifto rezervacija). Jei sąrašas keičiasi paskutinę minutę arba atsiranda naujų dėžių sandėlyje kurio anksčiau niekas nematė – fiksuota kaina dažniausiai virsta „fiksuota kol kas nors nepasikeitė“ o tada prasideda papildomi punktai sąskaitoje (ypač jei reikia papildomo transporto ar darbo valandų). Todėl fiksuota kaina geriausiai tinka tada kai inventorizacija tvarkinga o klientas laikosi sutartos apimties iki galo (ypač kai kalbam apie biurą su daug skyrių). Jei norite ramybės – geriau turėti šiek tiek rezervą biudžete nei manyti kad niekas nepasikeis iki paskutinės dienos (nes visada kažkas pasikeičia).

Koks realus terminas nuo planavimo iki iškrovimo Vilniuje?

Jei viskas gerai suplanuota mažam biurui realus terminas dažnai būna apie 4–6 savaites nuo pirmo pokalbio iki iškrovimo Vilniuje arba Kaune (kartais greičiau jei krovinys mažas ir datos laisvos). Dideliam biurui su dokumentais IT įranga baldais ir muitinės tvarkymu gali prireikti daugiau laiko nes reikia suderinti žmones transportą pakavimą iškrovimą ir popierius tame pačiame lange (ypač jei objektas yra Londono centre arba kitur kur sunku parkuoti didelę mašiną). Greičiausia galima tik tada kai viskas jau paruošta o klientas greitai atsako į klausimus dėl dokumentų ir inventoriaus (priešingu atveju greitis dingsta labai greitai). Todėl realus terminas dažniausiai yra ne tas kuris gražiausiai skamba telefonu o tas kuris realiai telpa į grafiką be rizikos praleisti svarbius žingsnius prieš kelionę per Lamanšą ar jūrą į žemyninę Europos dalį (ypač kai reikia pristatyti biurą konkrečiai dienai).

Ar verta pirkti draudimą ar pasikliauti CMR?

CMR suteikia tam tikrą atsakomybės ribą bet ji dažnai nėra tokia pati kaip pilna krovinio vertė ypač kai kalbam apie brangią IT įrangą monitorius serverius ar specialius baldus (todėl vien CMR neužtenka jei daiktai tikrai vertingi). Draudimas dažniausiai kainuoja papildomai bet ramybė verta savo kainos ypač kai krovinys važiuoja ilgą maršrutą per kelias šalis su perkrovimais sandėliuose ir galimais sustojimais prie uosto ar pasienio (ypač jei dalis kelio eina per Lenkiją ar Vokietiją). Aš visada rekomenduoju bent pagrindinį draudimą jei krovinys didesnis nei keletas dėžių o ypač jei ten yra kompiuteriai ar dokumentai kurių atkūrimas kainuotų daugiau nei pati kelionė (ypač kai tai biuro veiklos tęstinumas). Trumpai tariant – CMR yra bazė o draudimas yra papildoma apsauga kuri gali labai pravesti kai nutinka kas nors netikėto kelyje arba sandėlyje prieš iškrovimą Vilniuje ar Kaune (ypač jei krovinys brangus).

Išvada

Biuro perkraustymo logistika iš UK – optimizuotas procesas tada kai iš anksto žinote ką vežate kas atsakingas už dokumentus IT įrangą pakavimą iškrovimą ir muitinės tvarkymą po Brexit. Geriausia pradėti nuo inventorizacijos o ne nuo gražiausio pasiūlymo nes tada lengviau valdyti kainas terminus ir rizikas ypač kai maršrutas eina per Doverį Kalė Lenkiją ar tiesiai į Vilnių bei Kauną (su galimybe sandėliuoti tarpiniame taške jeigu reikia).