Biuro perkraustymo logistika iš Anglijos optimizuoti procesai: vadovas pragmatikams

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir mačiau viską – nuo mažų startuolių, vežiančių tik du kompiuterius, iki didelių korporacijų, kurios perkrausto visus skyrius iš Londono į Vilnių. Tiesą sakant, biuro perkraustymo logistika iš Anglijos optimizuoti procesai nėra joks mokslas, o daugiau kantrybės ir patirties testas. Anglija po „Brexit“ pasikeitė, dabar ten viskas vyksta kitaip – daugiau popierių, daugiau patikrinimų ir daugiau streso, jei nieko neplanuojate iš anksto. Dažnai klientai sako, kad tai tiesiog „pervežti dėžes“, tačiau realybėje tai sudėtingas mechanizmas, kurį reikia suderinti kaip laikrodį. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Pasiruošimas ir planavimas: ką daryti prieš išvykstant

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą?

Niekada nėra per anksti, tai aš galiu pasakyti tikrai. Jei kalbame apie biuro perkraustymo logistika iš Anglijos optimizuoti procesai, tai idealus laikas yra mažiausiai trys mėnesiai iki datos. Tada turite laiko susitvarkyti su inventoriumi, kuris būtinas muitinėje, ir padaryti visus reikalingus popierinius darbus. Vėliau prasideda panika, dėžės renkamos paskutinę minutę, ir tada kažkas visada pamiršta svarbu.

Ar tikrai reikia detalaus inventoriaus sąrašo?

Taip, be jokio abejojo, ir tai ne mano įmonės priemonė jums apvilioti, o griežtas reikalavimas. Muitinės Anglijoje dabar yra labai griežtos, kai tikrina išvežamus daiktus, todėl turius sąrašą, kuriame parašyta „kompiuteris“ nebeužtenka – reikia modelio, serijinio numerio ir būklės. Be šio sąrašo jūsų krovinys gali užstringti uoste keletą dienų, o tai kainuos brangiai.

Kaip suskaičiuoti, kiek mašinų mums prireiks?

Čia dažnai kliūva, nes klientai visada nuvertina tūrį, manydami, kad visas turtas tilps į vieną „vilką“. Geriausia padaryti paprastą matavimį – paimti metro juostą ir pamatuoti visus stalus, spintas, o ne spėlioti akimis. Jei turite daug archyvinių dėžių, kurios stovi ant palėpės ir kurios niekas nemato, tai taip pat reikia įskaityti.

Ar verta rūpintis pakavimo medžiagomis iš anksto?

Galite nusipirkti dėžių patiems, jei norite sutaupyti, bet tada turite pagalvoti apie jų kokybę. Pigios parduotuvės dėžės dažnai suyra po to, kai įdedamos sunkios knygos ar technika. Mums patinka naudoti standartines, tvirtas perkraustymo dėžes, nes ant jų galima lengvai rašyti, kas viduje, ir jos nepraslysta nuo kėdės.

Ką daryti su daiktais, kurių nebeplanuojame vežti?

Geriausia jų atsikratyti dar Anglijoje, nekeliant juks į Lietuvą, o tada čia galvojant, kur juos padėti. Yra kompanijos, kurios atsiima senius baldus ar techniką nemokamai arba už labai mažą mokestį, todėl nenaudingų daiktų vežimas – tai tiesiog švaistymas Jūsų pinigų už degalus ir kelią.

Ar reikia išmontuoti baldus prie atvykimo komandos?

Galite išmontuoti patys, jei turite laiko ir norite, tačiau tada atsakomybė už sugedusius varžtus ar dingusias plokštes guli ant jūsų pečių. Mūsų komanda tai daro kasdien, todėl mums užtrunka dešimt minučių tai, ką jums galėtų užtrukti valandą, o dar svarbiau – mes žinome, kaip tą viską vėl surinkti.

Dokumentai, muitinė ir „Brexit“ realybė

Kokius dokumentus reikia paruošti muitinei?

Pagrindinis dalykas yra eksporto deklaracija, kurią turi pateikti gavėjas (jūsų įmonė Lietuvoje) arba tarpininkas. Taip pat reikia sandėliavimo pažymos (jei taikoma) ir sąrašo, kurį minėjau anksčiau. Be šių dokumentų biuro perkraustymo logistika iš Anglijos optimizuoti procesai tiesiog sustoja prie pirmojo punkto kontrolės.

Ar mums reikia muitinės brokerio?

Manau, kad taip, jei patys nesate specialistai šioje srityje. Nors kainuoja papildomai, brokeris išvengia klaidų, kurios gali kainuoti tūkstančius baudų arba krovinio uždelsimo. Jis žino visus tuos niuansus, kodėl kodai turi būti vieni, o ne kiti, ir kas daryti, jei sistema užstringa.

Kaip „Brexit“ pakeitė situaciją su PVM?

Dabar Anglija yra trečioji šalis, todėl viskas vyksta kaip importas į ES. Reikia atiduoti PVM mokėjimą Lietuvoje (arba naudoti specialią procedūrą, jei įmonė registruota), o ne mokėti Anglijoje, kaip buvo anksčiau. Tai sukuria daugiau bukratinio darbo, bet jei viskas tvarkingai, pinigai grįžta.

Ar galiu vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta nuo įmonės turto ir deklaruojama kaip fizinio asmens perkėlimas. Negalima tiesiog įmesti darbuotojo striukės į dėžę su kompiuteriais ir manyti, kad viskas gerai, nes muitininkas to nemėgsta.

Kas dėl draudimo – ar jis veikia visame kelyje?

Draudimas turi dengti visą maršrutą nuo iškrovimo Anglijoje iki įkrovimo Lietuvoje. Patikrinkite, ar jis apima ir „Brexit“ ribas, nes kai kurios senos polisės turėjo išlygų, kurios nebegalioja po išstojimo. Geriau klausti kelis kartus negu vėliau gailėtis.

Ar yra kokių draudžiamų daiktų, apie kuriuos nežinome?

Žinoma, visokie pavojingi skysčiai, aerozoliai, kai kurios chemijos priemonės turi būti specialiai pakuojamos ir deklaruojamos. Kartais klientai bando vežti kažką panašaus į benzino kanistras arba daug dažų – tai tiesiog neįmanoma vežti įprastu būdu be leidimų.

Biuro perkraustymo logistika iš Anglijos optimizuoti procesai: transportas ir kaina

Kokia mašina geriausiai tinka biuro perkraustymui?

Priklauso nuo tūrio, bet dažniausiai renkamės 3,5 arba 7,5 tonų sunkvežimius. Jei biuras didelis, gali prireikti keleto mašinų arba „vilkiko“ su puspriekabe. Svarbu, kad mašina būtų su „liftu“ (pakėlimu platforma), nes kitaip iškrauti sunkias spintas ar seifus bus tiesiog neįmanoma.

Ar reikia rūpintis leidimais Londono centre?

Be abejo, Londonas yra košmaras vairuotojams. Jums gali prireikti specialaus leidimo važinėti į centrą (ULEZ zona) arba vietos parkavimo leidimo, kurį turi išduoti savivaldybė. Tai reikia užsakyti savaites iki tol, kitaip teks vežti dėžes per pusę miesto iš rankų.

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Anglijos į Lietuvą?

Paprastai tai trunka apie 3–4 dienas, priklausomai nuo to, kiek uosto eilės (Doveris arba Harwich) ir kiek laiko užtruks muitinės patikra. Kartais sėdi ir po 12 valandų uoste, ypač jei yra problemų su dokumentais arba yra didelis šventinis eismas (tai tas momentas, kai viskas užstringa).

Ar galima sekti, kur yra mūsų krovinys?

Taip, mes naudojame GPS stebėjimą visose mašinose, tačiau kartais signalas dingsta keltuose arba tuneliuose. Todėl jei matote, kad mašina stovi vietoje valandą, nebegėdinkite vadybininko – greičiausiai tai laukimas uoste arba poilsis vairuotojui (jis turi ilsėti pagal įstatymus).

Kas daryti, jei biure nebeliko vietos laukti mašinai?

Tai reali problema, ypač miestų centre. Jei negalite užimti vietos gatvėje, reikia susitarti su artimiausiu privažiavimu arba sandėliu. Kartais teka iškrauti dėžes į laikiną sandėlį, o kitą dieną vežti į biurą, kai paruoštas kambarys.

Ar vairuotojas padės išpakuoti dėžes?

Paprastai vairuotojo užduotis – atgabenti ir iškrauti į numeruotas vietas, bet ne išpakuoti kiekvieno lapo. Jei reikalingas pilnas išpakavimas ir baldų surinkimas, tai reikia tartis iš anksto, kad siųstume papildomą darbuotoją (kalbant tiesiai – tai kainuoja papildomai).

Kas nutinka, jei įsitrinks ratai arba sugenda mašina?

Tai reta, bet įvyksta. Mes turime pagalbos tarnybą visoje Europoje, tačiau jei įvyksta avarija, gali tekti perkrauti krovinį į kitą mašiną. Tai gali atidėti pristatymą dienai-dviem, bet stengiamės, kad klientas to nepajustų (tai mūsų galvos skausmas, ne jūsų).

Realios bėdos ir kas nutinka iš tikrųjų

Ar tikrai viskas vyksta taip lygiai, kaip plane?

Privalau pripažinti, kad ne. Kartais biure, kurį turime iškrauti, dar dirba žmonės, o vadovas sako „tik greitai paimkite tą spintą“. Tada tenka traukti per darbuotojus, kurie bando rašyti el. laišką. Biuro perkraustymo logistika iš Anglijos optimizuoti procesai sugeba susidoroti su triukšmu, bet planas visada pasikeičia vietoje.

Kas daryti, jei dingsta raktas nuo biuro Anglijoje?

Tai buvo viena keisčiausių situacijų, ką mačiau. Vadovas išėjo su raktais, o komanda atvažiavo iš Lietuvos. Teks laukti arba ieškoti sargą, kuris gali atidaryti. Geriausia turėti atsarginį raktą pas kas, kuris tikrai bus vietoje.

Ar buvo atvejų, kai klientai pakliūvo į sukčių?

Yra, ir nemažai. Pasirodo, kai kurios „įmonės“ paėmė avansą ir išnyko. Todėl visada patikrinkite, ar įmonė turi realų adresą, draudimą ir atsiliepimus. Nekalbėkite tik su „Viberiu“ numeriu.

Ar galima vežti augalus į Lietuvą iš Anglijos?

Galima, bet griežtai su fitosanitariniu pažymėjimu. Be to, kai kurios rūšys (pvz., kai kurie medžiai ar žolės) yra draudžiamos. Nerekomenduoju vežti didelių vazonų, nes dažnai jie neišgyvena kelionės žiemoje arba juos suyda muitininkai.

Kaip elgtis su serveriais ir jautria duomenų technika?

Tai yra labai svarbu. Serverius reikia išjungti teisingai (ne tiesiog ištraukti laidą), o vėliau – užfiksuoti jų padėtį. Geriausia, jei IT specialistas lydi krovinį arba bent jau užfotografuoja visus laidus prieš išjungimą. Man atrodo, kad taisyklės dėl duomenų pervežimo pasikeitė (galbūt ne, bet reikia patikrinti GDPR reikalavimus).

Kas daryti, jei naujasis biuras Lietuvoje dar nebaigtas remontu?

Tai klasika. Atvykstame, o ten dar dažoma grindys. Tada tenka laikyti dėžes vairuotojo kablyje arba vežti į mūsų sandėlį. Tokiu atveju reikia kalbėtis ne su mumis, o su statybininkais, kurie visada vėluoja.

Ar verta važiuoti padėti vairuotojui Anglijoje?

Jeigu jūsų darbuotojai gali pačiems padėti pakrauti, tai greitina procesą, tačiau nebūkite trukdysiu. Vairuotojai turi savo sistemą, ką dėti į mašiną pirmiausia, kad neviršytų svorio. Geriau tiesiog parūpinti gėrimo (kažką šilto) ir palikti juos dirbti.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas pigiau?

Nes jos jums nieko nepriduoda. Joms neapsimoka vežti vieno kliento dėžių, todėl jos renka po truputį iš visų ir važiuoja keliais mėnesiais. O jūs norite savo dalykus rytoj. Pigiau reiškia lėčiau ir rizikingiau.

Ar reikia mokėti už laikiną sandėliavimą Anglijoje?

Jei dėl kažkokių priežasčių negalite išvežti dalykų planuotu laiku (pvz., dar laukiate dokumento), taip, mokėsite už kiekvieną pradėtą dieną. Tai nėra pigu, todėl derinkite datas tiksliai.

Kas nutinka su atliekomis – pakuotėmis ir t.t.?

Geriau susitarti, kad mes pasiimame tuščias dėžes atgal, jei jos dar tinkamos. Taip jūs sutaupysite vietos naujame biure ir nereikės galvoti, kur juos išmesti. Kai kurios dėžės tiesiog iškrenta formą po kelionės.

Ar galima vežti vertingus daiktus (pinigus, brangiąsias bijuterijas)?

Mes neįsakuome. Draudimas tokiems daiktams dažnai nedengia visos sumos, o rizika perbėgti sieną su dideliu kiekniu grynojo piniginio yra per didelė. Geriau turėti juos pas save.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkraustymo logistika iš Anglijos optimizuoti procesai nėra taip baisi, jei pasitiki profesoriais ir nebandai viską daryti paskutinę minutę. Svarbiausia yra ne kaina, o ramybė ir tikslumas, nes klaida Anglijoje gali atsišauktis po savaitės Lietuvoje. Pasiruoškite gerai, pasikalbėkite su mumis iš anksto (ne prieš dieną), ir viskas įvyks be didelio streso. Visgi geriau, kai kas nors kitas rūpinasi tuo chaosu už tave, tiesa?