Biuro perkraustymo logistika į Londoną: efektyvus sprendimas neidealiam pasauliui

Taigi, nutarėte kelti verslą į Didžiąją Britaniją. Gerai, turbūt ne visada tai yra lengvas sprendimas, bet Londonas kviečia. Po dviejų dešimtmečių šioje srityje galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymo logistika į Londoną nėra tiesiog įkėlimas dėžių į sunkvežimį ir važiavimas tolyn. Tai yra sudėtingas mazgas, kuriame viena klaida gali pakirsti kainas arba uždelsti visą procesą savaitėmis. Dažniausiai klientai mano, kad tai užtrunka dvi dienas, tačiau realybėje (ypač dabar, kai dokumentų gausa) viskas vyksta lėčiau. Pasistengsiu paaiškinti, kaip tai veikia be jokių gražių brošiūrų, tiesiog taip, kaip yra.

Pasiruošimas ir pirkinių krepšiai (o ne dėžės)

Kada reikia pradėti galvoti apie persikėlimą?

Nereikia laukti paskutinės minutės, tai garantuotas stresas. Geriausia pradėti planuoti mažiausiai prieš mėnesį, o jei turite daug technikos – net prieš du. Nors dažnai gaunu skambučius ketvirtadienį su prašymu "nuvežti viską pirmadienį". Tokiu atveju biuro perkraustymo logistika į Londoną tampa tikra nightmares, nes greitai sureguliuoti muitinės dokumentus tiesiog neįmanoma. Imkite užrašinę ir pradėkite braižyti planą dabar, o ne kai vairuotojas jau belso į duris.

Ar jūs padėsite supakuoti mus, ar mes turime daryti patys?

Galime padaryti abu variantus, tačiau verta pagalvoti, ar jums verta laiko. Jei darbuotojai vietoj darbo lipdo lipdukus ant dėžių, jums tai kainuoja daugiau nei mūsų komandos darbas. Kartais klientai sako "mes patys išsimesime", o paskui pasirodo, kad jie sukonstravo kažką panašaus į Lego kalną, kuris sugriaunamas pirmajame posūkyje. Geriau paprašyti mūsų įvertinti darbų apimtį ir pamatyti, kur kas labiau apsimoka.

O dėžės? Jūs duodate tas dėžės ar turime pirkti patys?

Įprasta praktika – mes pristatome dėžes prieš kelias dienas. Tai įskaičiuota arba kažkiek papildomai, priklauso nuo paslaugos rango (tarkim, gali būti įskaičiuota, o gali būti ir kaip papildoma paslauga). Nereikia gaišti laiko bėgiojant po statybinius prekybos centrus ieškant kokių nors džiūvių dėžių. Turiu specialias, tvirtas dėžes, kurios atlaiko net sunkiausius knygų rinkinius. O jei reikia, galiu atvežti ir drabužių kabyklas, kad palubinės nenukristų pervežimo metu.

Kaip sužinoti, kur kas yra? Jūs žymite?

Tai esminis dalykas, kadangi niekas nenori rasti savo kompiuterio virtuvės dėžėje prieš atvykdamas į naująją buveinę. Turiu lipdukų sistema: kiekviena dėžė gauna numerį ir aprašymą. Jei rašote "Spalva" ant dėžės su serveriais, tai ne padės. Būkite konkrečiai – "Kompiuteriai, 2 aukštas, kabinetas 304". Taip greičiau surinksime viską atgal, ir jūsų biuro perkraustymo logistika į Londoną nebus vienas ilgas chaoso filmas.

Ar reikia išardyti stalus ir lentynas?

Be abejo. Didžioji dalis baldų nepraeina pro standartines duris arba tiesiog užima per daug vietos sunkvežimyje ne išardyta. Mūsų komanda atsineša įrankius ir viską padaro taip, kad niekas nenukristų. Vieną kartą važiavome su klientu, kuris pasakė, kad baldai "maži", o pasirodo, jie buvo prifixuoti prie sienos... Teko įsitraukti grėblius. Taigi, nurodykite tiksliai, kas turi būti išmontuota, o kas ne.

Dokumentai, muitinė ir tas "Briksitas"

Kokius dokumentus reikia paruošti iš anksto?

Oh, čia galima pasakojuoti valandas. Pagrindas – prekių inventoriaus sąrašas (packing list). Jis turi būti tikslus, be "vienintelio išimčio" tipo frazių. Taip pat reikia transporto sutarties ir, žinoma, asmens dokumentų, jei steigiate naują įmonę. Jei trūksta vieno lapo, anglai sustabdys visą sunkvežimį Doverje. Geriau padaryti dvigubai daugiau kopijų nei neišvis nieko.

Kas yra tas EORI kodas ir ar jis mums reikalingas?

Taip, būtinas. Tai Europos registracijos ir identifikavimo numeris, kuris leidžia keltis prekėms per sieną. Be jo jūsų siunta nepraeis net sistemos. Gaivu atsimenu vieną atveją, kai klientas "užmiršo" šįkodą, ir mes teko laukti penkias dienas Lietuvoje, kol jis gavo patvirtinimą. Tai nėra sunku gauti, tai užtrunka tik kelias minutes elektroniniu būdu, taigi, padarykite tai šiandien.

O PVM? Kaip su juo dabar, kai mes ne ES?

Dabar, kai JK yra už ES ribų, situacija pasikeitė. Jei perkraustote biurą į Londoną, tai laikoma eksportu iš ES ir importu į JK. Dauguma biuro turtų gali būti atvežta su mokesčių atidėliojimu (jei verslas jau vyksta), tačiau reikia pateikti reikiamus dokumentus muitinės tarpininkui. Nepamirškite, kad klaidingai deklaruojant PVM kodą, gali tekti mokėti visas mokesčias iš karto.

Ar "Breksitas" kažką pakeitė mūsų atveju?

Pakeitė viską. Anksčiau tiesiog važiavome per sieną kaip savo kiemą. Dabar turi praleisti pro dvi muitines – išėjimą ir įėjimą. Biuro perkraustymo logistika į Londoną tapo daugiau biurokratiška. Dabar reikia daugiau popierių, daugiau laiko ir daugiau kantrybės. Nors kalbama apie "suderintas procedūras", realybėje kartais darbuotojai tiesiog "nepasitiki" vienas kitu ir viską tikrina po tris kartus.

Ar reikia mums muitinės tarpininko?

Labai rekomenduoju. Galima ir be, jei turite patirties, bet biuro atveju turtas yra įvairus – nuo biuro kėdžių iki serverių. Tarpininkas užtikrina, kad visi dokumentai būtų teisingai užpildyti, o EX1 deklaracija pateikta laiku. Be jo, rizikuojate likti prie sienos su pilnu sunkvežimiu, kurį niekas neleis įvežti. Geriau sumokėti už ramybę nei mokėti baudas už stojimą.

O jei turime pavojingų daiktų? Kaip su jais?

Tarkime, chemikalės valymui arba toneriai. Čia reikia specialių leidimų ir ADR (pavojingų medžiagų) pervežimo taisyklių laikymosi. Negalima tiesiog įmesti į dėžę ir užtapyti. Vieną kartą teko išmesti pusę krovinio, nes klientas "užmiršo" pasakyti, kad veža degias aerozoles. Praneškite mums iš anksto apie viską, kas dega ar sprogsta, išvengsite problemų.

Pinigai, laikas ir kelių tiesos

Kiek bendrai kainuoja biuro perkraustymo logistika į Londoną?

Klausimas "kiek kainuoja" yra kaip "kaip ilgas ši virve". Viskas priklauso nuo tūrio, svorio, paslaugų kiekio (ar reikia pakavimo) ir, žinoma, degalų kainų. Paprastas biuras (5-10 darbo vietų) gali kainuoti nuo kelių tūkstančių eurų. Turiu pateikti detalų įvertinimą, tikrai nešaukau sumų iš galvos. Tikrai brangiau nei pervežti sofas gatvės gale.

Ar kainos keičiasi priklausomai nuo sezono?

Taip, tikrai. Vasarą ir prieš šventes (tiek Lietuvoje, tiek JK) kainos šokteli. Vairuotojų trūkumas yra didelis problema visoje Europoje. Jei galite, planuokite perkraustymą ne rugpjūčio viduryje. Biuro perkraustymo logistika į Londoną pavasarį ar rudenį gali būti šiek tiek pigesnė. Beje, ir keltų bilietai brangsta tais laikais, tai tai įeina į galutinę kainą.

Ar mokestis už kelią (mokestis už sunkiasvorius) įskaičiuojamas?

Didžiojoje Britanijoje yra mokesčių už važiavimą keliais, juos reikia mokėti elektroniniu būdu. Dažniausiai aš tai padarau iš anksto, kadangi be mokėjimo sunkvežimis gali būti nufotografuotas kameromis ir gausite baudą. Šios išlaidos paprastai įskaičiuojamos į pasiūlymą, tačiau reikia pasitikslinti. Nenoriu, kad paskui skambintumėte su klausimu "kas tas 100 svarų sąskaita".

Kiek laiko užtrunka kelionė iki pat Londono?

Fiziškai vairuoti trunka apie 24–30 valandų, jei važiuojame be sustojimų (kas nelegalu, beje, mes stabdome poilsiui). Tačiau atsižvelgiant į muitinę, keltą (arba tunelį) ir Londono spūstis, tai gali užtrukti ir iki 3 dienų nuo išvežimo iki pristatymo. Nepamirškite, kad M25 apylanka (apie Londoną) yra viena didžiausių spūsčių vietų Europoje.

O jei užstringa keltas arba užsidaro tunelis?

Tai reta, bet įvyksta. Jei dėl blogo oro keltas neplaukia, mes stovime. Laiko nuostoliai nebus kompensuojami, nebent tai yra mūsų klaida (pavėlavome įvažiuoti). Todėl planuokite savo darbą taip, kad turitumėte rezervą 1-2 dienoms. Geriau biuro perkraustymo logistika į Londoną bus baigta šiek tiek vėliau, nei jūsų darbuotojai sės be darbo.

Ar galima sekti, kur dabar yra mūsų krovinys?

Taip, naudojame GPS stebėjimo sistemas. Galiu siųsti nuorodą, kurioje matote, kur yra vairuotojas. Tai padeda išvengti streso – žinoti, kad jis jau perėjo Lamanšą arba važiuoja pro Birminghamą. Kartais signalas dingsta tunelyje arba dėl blogo ryšio, tačiau daugiausia laiko informacija tiksliai.

Londonas: urbas, važiavimai ir vairuotojai

Kur jums leidžia statyti sunkvežimį Londone?

O tai yra didžiausia būda. Londonas nėra miestas sunkvežimiams. Centre (Congestion Charge zonoje) važiuoti gana brangu ir sunku gauti leidimą. Reikalaujame, kad klientas būtų išsižvalgęs vietą. Ar galima pastatyti priešais pastatą? Ar reikia rezervuoti vietą? Jei statysime ne legalioje vietoje, gausime baudą, kurią teks mokėti jums.

Kas tas ULEZ mokestis ir ar mums jį reikia mokėti?

Ultra Low Emission Zone (ULEZ) dabar apima beveik visą Londoną. Jei mūsų sunkvežimis neatitinka standartų (Euro VI), teks mokėti didžiulį mokestį kasdien. Aš stengiuosi naudoti naujus sunkvežimius, tačiau visada verta patikrinti. Biuro perkraustymo logistika į Londoną gali nukristi kainomis, jei pasinaudosime senesne transporto priemone, tačiau tada mokesčiai už miestą suvalgys visą taupyklę.

Ar reikia mums gauti specialų leidimą parkavimui?

Absoliučiai taip. Vietos savivaldybės (Westminster, City of London ir t.t.) yra griežtos. Be leidimo (suspension of parking bay) sunkvežimis bus nuvilktas per 15 minučių. Reikia kreiptis į savivaldybę mažiausiai dviem savaitėms iš anksto. Aš galiu padėti suformuoti prašymą, bet jis turi būti pateiktas jūsų (arba nuomotojo) vardu.

Ar vairuotojai moka angliškai?

Dauguma mano vairuotojų kalba pagrindines frazes, tačiau ne visi laisvai kalba angliškai. Kartais tai sukelia nesusipratimų su saugojimo arba administracija pastate. Jei galima, priskirkite kasą, kuris kalba angliškai, kad priimtų krovinį. Nenusipelno streso, kai vairuotojas bando paaiškinti rankomis, kur dėti dėžę su serveriais.

Kaip elgiamės su blokuotais įėjimais? (Key fob ir t.t.)

Tai reali problema. Jei įeinas į pastatą yra su kodu arba kortele, reikia tiksliai pasakyti, kurios valandos vairuotojas atvyks. Jei jis atvyks anksčiau ir nieko nelauksiant – stovės gatvėje. Biuro perkraustymo logistika į Londoną reikalauja sinchronizacijos. Patikrinkite, ar jums nereikia paprašyti pastato administratoriaus išduoti laikiną prieigos raktą.

Baisios istorijos ir kaip nesukti galvos

Ar draudžiate mūsų turtą?

Taip, draudimas yra privalomas. Tačiau jis apima tik standartinius rizikos atvejus. Jei jūs patys supakavote brangų "lietųjį kompiuterį" į dėžę be putų, ir jis sužaloja – draudimas negali padėti. Dėl to visada rekomenduoju pakavimo paslaugas. Nėra nieko blogiau nei paaiškinti klientui, kad jo tūkstančių vertės serveris sugedo dėl blogai padarytos mazgos.

Kas nutinka jei vairuotojas sulaužo kažką kelyje? (Pavyzdžiui, įlenda peržemą)

Jei tai mūsų kaltė, mokame. Mes turime civilinę atsakomybę. Tačiau jei kelyje buvo nežymėtas žemas tunelis (o tokių Londone yra!), tai sunku... Bet dažniausiai viskas išsprendžiama draudimo. Vieną kartą vairuotojas "nuplėšė" stogą nuo prekybos centro, buvo baisu, tačiau draudimo kompanija viską išmokėjo.

Ar galite padėti su šiukšlių išvežimu?

Taip, jei sename biure lieka nereikalingi baldai ar dėžės, galime juos paimti ir nuvežti į perdirbimo centrą. Tačiau tai papildoma paslauga, už kurią reikia mokėti. Anglijoja šiukšlių išvežimo kainos yra astronomiškos, todėl geriau pasidomėkite iš anksto. Nekalbame apie statybines atliekas – čia visai kita istorija ir kainos.

O augalai? Ar galima vežti biuro augalus?

Galima, tačiau griežtai tikrinti dirvą. JK yra labai griežta dėl kenkėlių ir ligų importo. Jei augalų daug, gali reikėti fitosanitarinių pažymų. Biuro perkraustymo logistika į Londoną su didele palmėmis gali tapti kompleksu. Kartais tiesiog patartina palikti senas gėles ir nusipirkti naujas Londono "garden centre".

Ar galime susitikti prieš perkraustymą aptarti detales?

Būtina. Nekreipkitės pagal telefono pokalbį. Reikia, kad aš apžiūrėčiau, ką reikia vežti. Vieną kartą klientas sakė "10 dėžių", o atvykus paaiškėjo, kad tai 10 dėžių kiekvienos po 1 kubinį metrą. Tokios klaidos kainuoja laiką ir nervus. Susitikimas ar bent video skambutis išspręs visas neaiškumus.

Kas daryti, jei naujas biuras dar nėra paruoštas?

Tai klasika. "Mes dar statome, padėkite dėžes koridoriuje". Galiu padėti, tačiau tai užtrunka ilgiau. Jei dėžės stovės koridoriuje, reikia užtikrinti, kad jos trukdyti kitiems nuomininkams. Galbūt reikės nuomoti laikiną sandėliavimo vietą Londone. Tai papildomas išlaidų straipsnis, apie kurį dažnai užmirštama.

Ar reikia mums būti vietoje, kai atvyksta sunkvežimis?

Ne būtinai, jei turite atsakingą asmenį. Bet svarbu, kad kas nors būtų su raktais. Negaliu palikti dėžių ant gatvės ir važiuoti gerti kavos. Biuro perkraustymo logistika į Londoną baigiasi tuomet, kai paskutinė dėžė patenka į kabinetą. Be kontakto asmens tas procesas sustoja.

Galų gale, kodėl verta rinktis justes?

Nes per 20 metų išmokau suvaldyti chaosą. Žinau, kur gera užeiti pietų Calaise, kuria keltu eiti greičiau ir kaip susitarti su griežtu anglų saugotoju. Biuro perkraustymo logistika į Londoną nėra tik apie krovinius, tai apie jūsų ramybę. Leiskite man dirbti, o jūs susirūpinkite verslo plėtra.

Išvada

Sumažius, biuro perkraustymo logistika į Londoną yra sudėtingas, bet įveikiamas iššūkis, jei viską suplanuojate protingai. Nereikia tikėtis stebuklų paskutinę minutę – geriausia ginklai yra laikas ir tikslūs dokumentai. Nors keliai gali būti užstrigę, o muitinės lėtos, su patirtimi viskas pasibaigia sėkmingai. Jei turite klausimų ar abejonių, tiesiog skambinkite, pasikalbėsime kaip žmonės, ir išsirinksime geriausia variantą jūsų verslui.