Biuro perkraustymo į Angliją eiga – aiškūs ir detalūs procesai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir mačiau viską – nuo idealiai suskaičiuotų pervežimų iki visiško chaoso, kai vairuotojas užstrigo tarp sunkvežimių prie Doverio, o klientas laukia naujų baldų Londone. Biuro perkraustymo į Angliją eiga dabar yra visai kitokia nei prieš penkerius metus. Po „Brexit“ pasikeis� ne tik muitinės reikalavimai, bet ir pati organizacija. Čia nebe tiesiog įkeliame dėžes į sunkvežimį ir važiuojame, dabar reikia galvoti apie deklaracijas, mokesčius ir logistikos niuansus, kurie gali užstrigti net ten, kur jų nenuojautate. Nors procesas atrodo sudėtingas, su geru planu viskas įmanoma, tiesiog reikia žinoti, kurios detalės yra kritiškiausios.

Pradinis pasiruošimas ir kaip nieko nepamiršti

Kaip tinkamai paruošti biurą perkraustymui?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo galvos. Jei planuojate biuro perkraustymą į Angliją, pradėkite likti mažiausiai mėnesiu iki išvykimo. Suskirstykite daiktus į kategorijas: svarbi dokumentacija, technika ir biuro reikmenys. Būtina sudaryti detalią inventoriaus sąrašą, kitaip muitinėje gali būti didelių problemų. Vieną kartą mačiau, kad klientas tiesiog meta viską į krūvas, o paskui mums teko dešimt valandų aiškinti muitininkams, kas tas metalo gabalas guli viduje.

Ar verta rūpintis pakavimo medžiagomis ar vėlgi?

Neklausykite manęs, ar galiu pakrauti į senas „Lidl“ maišus, tikrai negaliu. Reikalingos stiprios dėžės, burbuliukų plėvelės ir specialios pakuotės technikai. Biuro perkraustymo į Angliją procese pakavimas yra pusė sėkmės. Jei dėžės bus subyrėjusios, kelionės metu gali nukentėti brangi technika. Naudokite kokybiškas medžiagas, tai apsimoka.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Tai yra pati jautriausia dalis. Prieš išjungiant serverius, būtinai padarykite atsarginęs kopijas (backup). Vienas mano klientas tai pamiršo ir... (tikiuosi, dabar viskas tvarkoje, bet tada buvo katastrofa). Technika turi būti pažymėta serijiniais numeriais, nes muitinėje dažnai tikrina, ar tai ne nauja prekė, kurią reikia apmokestinti. Geriau užduokite savo IT specialistui klausimą anksčiau.

Ar reikia išardyti baldus?

Dažniausiai – taip. Didelės spintos, conferencijos stalai tiesiog nepraeis pro duris ar į kėbulą. Tarkim, jeigu turite didelę „L“ formos stalų grupę, ją reikia išardyti į dalis. Žinoma, kai kurios mažesnės spintelės gali važiuoti sukomplektuotos, bet rizikuojate, kad nulūžs rėmai virbaloje. Geriau pasirūpinkite meistru, kuris tai padarys profesionaliai.

Kiek laiko užtrunka pakavimas?

Priklausys nuo to, kiek turite daiktų. Vidutiniam 50 kv. m biurui reikia maždaus vienos dienos. Jei viskas vyksta skubiai, galima susitvarkyti ir per pusę dienos, bet tada padidėja sugadinimo rizika. Biuro perkraustymo į Angliją eiga nėra tas dalykas, kurį reikia skubėti paskutinę minutę.

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta. Darbuotojai negali mesti savo pusryčių ar asmeninių drabužių į bendrą biuro krovinių krūvą. Jei turi daugiau kaip porą asmeninių dalykų, geriau, kad jie vežtų juos savo automobiliais. Muitinė gali užkliūsti už asmeninių daiktų komerciniame krovininyje.

Dokumentai, muitinė ir tas „Brexit“

Kas dabar keičiasi su muitine Anglijoje?

Didžiausia bėda – tai Ex Works arba DDP sąlygos ir dokumentai. Dabar reikia pateikti eksporto ir importo deklaracijas. Jei anksčiau buvo paprasta, dabar biuro perkraustymo procesas sustoja, jei trūksta vienos skilties CMR sąskaitoje faktūroje. Nereikia bijoti, bet reikia būti pasiruošusiam, kad siena (net ir jūros) sukurs papildomų formalumų.

Ar mums reikalingas EORI kodas?

Taip, tikrai. Be EORI kodo jūsų krovinys nepraeis nei iš Lietuvos, nei į Angliją. Jį gauti gana paprasta elektroniniu būdu, tai trunka kelias minutes, tačiau dažnai klientai tai pamiršta padaryti iš anksto. Vėliau tenka stabdyti sunkvežimį ir laukti, o tai kainuoja pinigus.

Kaip suformuluoti prekių kategorijas?

Tai sudėtingiausia dalis viso biuro perkraustymo į Angliją projekto. Negalima tiesiog parašyti „biuro įranga“. Reikia nurodyti: biuro stalai (medis), kompiuteriai (elektronika), kėdės (metalas/plastikas). Kiekviena prekė turi savo HS kodą. Jei sumaišysite, muitinė gali uždelsti krovinią patikrinimui.

Ar mums reikia mokėti PVM ar muitus?

Jei pervežate naudotą biuro įrangą, kuri buvo naudojama Lietuvoje mažiau nei 6 mėnesius, gali tekti mokėti importo PVM (VAT). Jei daiktai senesni, tai laikoma perkėlimu tarp šalių narių (išimtys atvejais), tačiau taisyklės keičiasi kaip vėjas. (Atsiprašau, gali būti, kad ką pamiršau atnaujinti, bet dažniausiai taip yra). Geriausia pasikonsultuoti su savo buhalteriu.

Kas dėl draudimo perkraustant per sieną?

Standartinis draudimas nedengia visų rizikų tarptautiniame maršrute. Biuro perkraustymo į Angliją eiga reikalauja specialios „Cargo“ draudimo polisos. Ji apsaugo nuo vagystės, avarijos ar užkrovimo/iškrovimo metu padarytų žalų. Nedarykite klaidos pasikliaudami paprastu TC draudimu.

Ką daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tada prasideda problemos. Vieną kartą turėjome atvejį, kai klientas negalėjo rasti technikos pirkimo sąskaitų. Mums teko laukti kelias dienas Anglijos uoste, kol jie išsiuntė kopijas. Dėl to gavome didelę baudą už vėlavimą. Visus dokumentus turėkite vienoje vietoje ir nuskaitytuose pavidalu.

Ar galima vežti alkoholį ar maisto produktus?

Nerekomenduoju. Biuro perkraustyme tai nėra pagrindinis tikslas, o muitinė labai griežtai tikrina maisto produktus ir alkoholį dėl mokesčių. Jei norite nusipirkti vyno atsisveikinimui, geriau tai padarykite atskirai, o ne mesti į bendrą krovinių masę. Biuro perkraustymo į Angliją procese toks dalykas gali sukelti nereikalingą įtarinėjimą.

Ar reikia muitinio brokerio?

Labai pravartu. Jei esate patyręs ir darote tai kas savaitę, galit patiems, bet jei tai pirmas kartas, brokeris padės išvengti baudų. Jis mūsų srityje yra kaip vairuotojo navigacija – be jo galva sukasi ratu, ypač kai susiduri su naujais „Brexit“ reikalavimais.

Techniniai dalykai: kelyje ir vietoje

Kokio dydžio sunkvežimį rinktis?

Nepersistenkite. Jeigu turite 10 europaletų, neimsite 40 pėdžių sunkvežimio (tent truck). Londono ar Mančesterio centruose toks milžinas tiesiog nepraeis arba nebus kur pasistatyti. Biuro perkraustymo į Angliją yra dažniausiai susijęs su miestų centrais, todėl reikia 3,5 arba 7,5 tonų sunkvežimio.

Ar reikia leidimo stovėti mieste?

Be abejo. Anglijoje stovėjimas be leidimo (parking permit) kainuoja milžiniškas pinigus. Mums kartą teko mokėti 250 svarų už valandą, nes klientas neorganizavo vietos. Miesto savivaldybės Anglijoj (taip, tarp specialistų taip kartais sakoma) labai griežtai prižiūri, kur sustoja sunkvežimiai.

Kas yra ULEZ ir kaip tai veikia mūsų maršrutą?

Londono zemo emisijos zona (ULEZ) – tai siaubas. Jei jūsų sunkvežimis neatitinka standartų, kasdien gausite baudą. Reikia užsiregistruoti ir sumokėti mokesčį, net jei ten užsukite tik pusvalandžiui. Biuro perkraustymo į Angliją kainos apskaito šias smulkmenas.

Kiek laiko užtrunka pati kelionė?

Priklausys nuo maršruto. Iš Vilniaus iki Londono – apie 2-3 dienas, atsižvelgiant į darbo poilsio laiką ir perkėlą per Lamanšą. Nepaisykite, kad vairuotojai turi laikytis poilsio režimo. Jei skubite, reikės skirti du vairuotojus, o tai padidins kainą.

Ar galiu sekti savo krovinią realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių įmonių siūlo GPS stebėjimą. Tačiau ne visada signalas būna idealus, ypač krosiniais keliais ar laivu. Bet galite sužinoti, kur jis yra apytiksliai. Tai suteikia ramybės, kai laukiate naujo biuro atidarymo.

Kas nutiks, jei sunkvežimis suges?

Tai būna. Varikliai lūžta, padangos plyšta. Turime pagalbinį transportą ir partnerius visoje Europoje. Vienas mano draugas vairuotojas užstrigo Birmingeme su degalų baku, kuris nutekėjo. Teko iškrovti dalį krovinių į kitą mašiną. Tai papildomi laukimai, bet mes sutvarkome.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Idealiai – ne. Jeigu maršrutas reikalauja pernakvoti, sunkvežimis turi būti apsaugotas arba stovėti saugioje aikštelėje. Nenorėčiau, kad rytumėte rastumėte tuščią kėbulą. Yra specialūs stovėjimai vairuotojams, kurie yra apsaugoti.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nepasiruošęs?

Tai klasika. Atvykstate, o statybininkai dar dažo sienas. Tada reikia organizuoti sandėliavimą Anglijoje. Tai papildoma išlaida, kurią dažnai nepaskaičiuoja. Biuro perkraustymo į Angliją eiga gali užtrukti ilgiau, jei paskirties vieta nebus pasirengusi priimti krovinius.

Pinigai, kainos ir nenumatyti dalykai

Kaip susiformuoja kaina?

Kainą lemia atstumas, kiekis, sunkvežimio tipas ir kuro kaina. Taip pat įeina muitinės išlaidos ir galimi mokesčiai ULEzonai. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matmenų. Bet vidutiniškai tai kainuoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų.

Ar brangiau nei buvo anksčiau?

Taip, kuro kainos ir „Brexit“ padidino išlaidas. Dabar darbui reikia daugiau popieriaus ir laiko. Biuro perkraustymas į Angliją nebe toks pigus kaip prieš 10 metų, kai galėjome važiuoti be jokių sustojimų.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums neleidžiama slėpti mokesčių, bet yra toki�, kurių klientas nesitiki. Pavyzdžiui, „waiting time“ mokestis, jei vairuotojas laukia iškrovimo ilgiau nei valandą. Arba mokestis už sunkvežimio plovimą prieš grįžtant (jei reikia). Visada klauskite apie tai.

Kas dėl avanso mokėjimo?

Įprasta, kad reikia sumokėti 30-50% avansą. Tai apima mūsų išlaidas degalams ir rezervavimui. Negalime išvažiuoti be užmokesčio, nes tai mūsų rizika. Liko vienas klientas nemokėjo po paslaugos... (na, jau greitai penkeri metai praejo, o pinigų vis dar laukiu iš teismo).

Ar galima atšaukti užsakymą?

Galima, bet tada prarandate avansą arba privalote mokėti baudą, jei atšaukiate paskutinę minutę, kai sunkvežimis jau paruoštas. Mes jau esame įsipareigoję vairuotojui. Reikia būti atsakingam.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojui?

Tai nebūtina, bet labai padeda. Jei vairuotojas padės išnešti dėžes virš savo pareigų (o jie dažnai padeda), smulkus号 (skaičius) arbatpinigiai sužadins jo lojalumą. Anglijoje tai nėra taip paprasta kaip Lietuvoje, bet vairuotojai visada vertina.

Kaip apskaičiuoti draudimo vertę?

Draudimas apskaičiuojamas pagal turtą, kurį vežate. Nenuokite, jeigu turite brangią techniką. Geriau perkaupsite draudimo sumą, nei gausite dalį pinigų, jei kas nutiks. Biuro perkraustymo į Angliją eiga turi būti saugi visais prasmės žodžiais.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Greičiausiai tai laikas. Jei norite važiuoti per savaitgalį ar šventę, kainuos brangiau. Taip pat, jei reikia specialios technikos (keltuvas, liftas), tai taip pat pridedama prie sąskaitos.

Išvada

Viskas, kas susiję su biuro perkraustymo į Angliją eigą, atrodo sudėtinga tik toliai išvažiavus. Svarbiausia yra ne pasikliauti „kažkaip“ ir susirasti profesionalų, kuris žino tikslesnę kelią ne tik žemėlapyje, bet ir tarp dokumentų. Nors šioje srityje dirbu daugiau nei dvi dešimtis metų, kiekvienas kartas moko kažko naujo – būna ir vėlavimų, ir netikėtų problemų su technika, bet jei pasiruošiate iš anksto, viskas vyksta sklandžiai. Nedarykite iš to bėdos, tiesiog būkite atidūs detalėms ir pasitikėkite savo logistika.