Biuro perkraustymo eiga į UK: svarbiausi žingsniai

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į UK niekada nesvyrauja tobulai. Viskas pasikeitė po „Brexit“, dabar tai nebe paprastas važiavimas, o dokumentų šūksnys ir nervų išbandymas. Dažnai klientai mano, kad tai tiesiog užkrauti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti, bet realybėje biuro perkraustymo eiga į UK reikalauja tikslumo ir supratimo, kurias prekes galite vežti, o kurias ne. Štai paprastas, bet realus vadovas, kaip tai veikia be nereikalingų pašalpų, paremtas mano patirtimi ir daugybe nuvažiuotų kilometrų.

Dokumentai ir muitinė – kur pradėti rinkti?

Ar tikrai reikalingas EORI numeris?

Taip, be jo niekur nepraeisi. Nors daugelis sako, kad galima ir be, bet britų muitinė be šio kodo kroviniui tiesiog neleis įeiti į šalį. Jį reikia užregistruoti iš anksto, nes tai trunka kelias dienas, o ne minutes. Geriau tai padaryti pirmiau nei bus parengtas krovinys, kad vėliau nektų stovėti pasienio punkte ir laukti. Nėra nieko blogiau nei stovėti su pilnu sunkvežimiu ir nežinoti, ką daryti toliau.

Kas dėl T1 dokumento?

Jei keliaujate per Europą, T1 dokumentas yra būtinas, kad krovinys būtų kontroliuojamas iki pat britų sienos. Be jo, gali tekti mokėti mokesčius visose šalyse, per kurias pravažiuosite. Tai yra toks garantas, kad prekės juda saugiai ir nebus parduotos kelionės metu. (tai yra, teoriškai gali, bet praktiškai tai daroma labai retai). Be šio popieriaus gali tekti grįžti atgal, o tai kainuos brangiai.

Ką daryti, jei praradau originalią pirkimo sąskaitą?

Tai yra bėda, bet ne galas. Muitinė dažnai priima ir kopijas arba banko išrašus, jei jie aiškiai rodo, kas buvo nupirkta ir kada. Jei net ir to nėra, gali tekti rašyti deklaraciją savo nuožiūra, bet tada gali tekti mokėti didesnius muito mokesčius arba mokesčius pridėtinės vertės (PVM). Geriau viską išsaugoti iškart, kad nereikėtų vėliau važinėti po archyvus.

Ar galima vežti naudotą įrangą be PVM?

Jei įranga buvo naudota Lietuvoje ir ją vežate į savo padalinį UK, dažniausiai galite taikyti nulinį PVM tarifą. Tam reikia užpildyti specialų kodą deklaracijoje ir įrodyti, kad tai ne prekybinis krovinys. Bet čia reikia būti labai atidžiam, nes jei britų muitinė įtarų, kad prekės naujos, mokesčiai bus didžiuliai. Matęs esu, kai dėl vieno neaiškaus įrašo buvo priversta mokėti mokesčius už visą kompiuterių partiją.

Kas vyksta su elektronika, kurios turi serijinius numerius?

Serijiniai numeriai turi būti užrašyti inventorizacijos sąraše, kitaip elektronika gali būti laikoma pavogta. Ypač tai svarbu dėl brangių serverių ir „Mac“ kompiuterių. Kartais vairuotojai užmiršta patikrinti, ar numeriai sutampa, ir tada tenka ilgai aiškintis muitinėje. Geriau skirti laiko ant šito nei vėliau gaišti valandas uosto sandėliuose.

Pakavimas ir pasiruošimas – kas dėžėse?

Kiek dėžių reikės biurui?

Nesakysiu tikslaus skaičiaus, nes viskas priklauso nuo to, kiek daug daiktų turite. Paprastai vienas darbuotojas užima apie 3-5 dėžių, bet jei turite daug archyvų, tai skaičius išauga dvigubai. Patariu pasiimti kelias dėžes daugiau, nei manote, kad reikia, nes visada pasirodo kažkas, ką neplanavote supakuoti. Geriau liktu tuščia dėžė negu trūktų paskutinę minutę.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį baldų, ypač stalus ir lentynas, būtina išmontuoti, kad jie tilptų į sunkvežimį ir nebtų pažeisti kelionės metu. Vairuotojai gali tai padaryti, bet tai užtrunka laiko, todėl geriau, jei jūsų komanda tai padarys iš anksto. Vienas kartas važiavome, kai klientas tikėjosi, kad spinta įeis su durelėmis – neįėjo, teko laužti, o tai nėra gerai nei jums, nei mums.

Kaip pažymėti dėžes?

Nesinaudokite tik rašikliu, kuris gali nusitrinti. Užklijuokite lipdukus su aiškiu užrašu: „Vadyba“, „Apskaita“, „Kambarys Nr. 3“. Tai sutaupo laiko unpacking metu UK pusėje. Kartais klientai rašo tiesiog „Mano daiktai“ ir tgi vėliau šoka ant galvos, kur dingo svarbūs dokumentai. Būkite konkretūs, tai sutaupo pinigus už darbo valandas.

Ar galima supakuoti augalus į dėžes?

Negalima. Augalai turi būti vežami atskirai, be dėžių, kad muitinės pareigūnai galėtų patikrinti šaknis ir lapus. Jei uždarysite augalą dėžėje, jį tiesiog konfiskuos arba sugadins tirpdami. Yra speciali taisyklė dėl dirvos, todėl geriau nuplautus augalus supakuoti į plastikinius maišus. Aš nežinau, dabar ką, jei jie pakeitė taisykles šią savaitę, bet augalai visada yra problemų šaltinis.

Kas dėl pavojingų medžiagų (pvz., valymo priemonės)?

Benzinas, aerozoliai ir stiprios cheminės priemonės negali būti vežamos į uždarame sunkvežimyje be specialios leidimo. Geriau juos išmesti arba vežti atskirai asmeniniu automobiliu. Matęs esu atvejų, kai dėl vienos butelio klijų visą krovinį sulaikė pasienyje dėl degumo pavojų. Nėra verta rizikuoti dėl trijų eurų vertės daikto, kuris gali sustabdyti visą biuro perkraustymo eigą į UK.

Transportas ir kelionės niuansai

Kiek laiko trunka važiuoti iki Londono?

Paprastai tai trunka apie 3-4 dienas, priklausomai nuo to, kiek laiko praleisite pasienyje ir kokie yra eismo sąlygos. Jei vaziuojate be sustojimų ir viskas tvarkingai, gali būti ir greičiau, bet toks idealus variantas retas. Žiemos metu arba statybų metu ant A1 autostrados Vokietijoje galima užstrigti valandomis. Geriau planuokite su atsarga, kad darbuotojai neštųsi iš užduočių trūkumo.

Ar vairuotojas padeda iškrauti?

Taip, bet tik jei tai suderinta iš anksto. Standartiškai vairuotojas atsakingas tik už vairavimą, o ne sunkų fizinį darbą. Jei reikia nešti stalus į trečią aukštą be lifto, tai papildoma paslauga, už kurią reikia sumokėti. Neklauskite vėliau, kodėl vairuotojas tiesiog stovi ir žiūri – jis ne tamsos, jis tiesiog nebuvo apmokėtas už kėlimą. Reikia tikrai gerai pasirūpinti dokumentais kadangi anglai yra griežti.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai nepageidaujama situacija, bet ji įvyksta. Tada mes siunčiame kitą sunkvežimį arba remonto komandą, bet tai gali prailginti kelionę vienai ar dviem dienoms. Klientai dažnai pyksta, kad vėluoja, bet mes negalime valdyti mechaninių gedimų. Svarbu, kad būtų draudimas, kuris padengtų šias išlaidas, kitaip teks mokėti iš savo kišenės už laikiną sandėliavimą.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių kompanijų siūlo GPS stebėjimą, bet seni sunkvežimiai gali neturėti tokių sistemų. Tada turite tik pasikliauti vairuotojo skambučiu. Kartais jie užmiršta paskambinti, kai atvyksta į vietą, todėl verkia patiems sekti arba nuolat rašyti žinutes. Ypač jei reikia susitarti su darbuotojais naujame biure, kad kas nors lauktų.

Ar imkite mažus krovinius, dalinius?

Įprastai biuro perkraustymas į UK reikalauja viso sunkvežimio, bet jei turite tik kelias dėžes, galime sudėti į dalinį krovinį (part load). Tai bus pigiau, bet ilgiau, nes reikės laukti, kol surinksime kitus krovinius tame pačiame maršrute. Jei skubate, geriau imti visą mašiną, nors tai atrodo brangu. Laikas dažnai brangesnis nei viena tuščia kelyje padanga.

Rizikos ir problemos, kurios gali iškristi

Kas dėl draudimo – ką jis dengia?

Draudimas paprastai dengia žalą, kurią padaro vairuotojas arba technika, bet ne dengia jūsų blogai supakuotų daiktų. Jei monitorius sudužo, nes dėžė buvo tuščia viduje, draudimas to nepadengs. Skaitykite sutartį, ten viskas parašyta smulkiu šriftu, nors niekas to nedaro. Aš asmeniškai visada patariu apdrausti brangiausią įrangą atskirai, tikrai verta.

O jei britų muitinė nuspręs patikrinti viską?

Tai viena didžiausių baimų. Jei jie pasirinks „Red Route“ patikrą, krovinys gali būti iškrautas ir patikrintas pilnai. Tai kainuoja laiką ir pinigus, mokesčius moka gavėjas. Nėra jokių garantijų, kad jūsų nepasirinks. Vienas klientas taip pradirbo savaitęj uoste, nes atsitiktinai pasirodė, kad jo dokumentuose trūko vieno parašo. Biuro perkraustymo eiga į UK tada tampa košmaru.

Ar galima vežti maistą ar alkoholį?

Alkoholis ir tabakas yra labai griežtai reguliuojami, reikia specialių licencijų. Maistas, ypač mėsos ar pieno produktai, į UK be specialių leidimų neįeis. Negeriau nei sulaikyti krovinyje dėl dešros priešpiečių. Palikite tai čia, nusipirksite naują Londono parduotuvėje. Negerai, kai dėl sūrio gali būti sunaikintas visas krovinys.

Kas, jei naujasis biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai jūsų problema, ne mūsų. Vairuotojas negali laukti valandų, kol dažytoriai nusiprašo. Jei nėra kur įvežti, krovinys gali būti nuvežtas į sandėlį, o tai kainuoja papildomai. Pasidomėkite savo biuro būkle prieš išsiunčiant mums vairuotoją. Matęs esu, kaip dėžės stovėjo lietuje kieme, o vėliau klientas šaukėsi, kodėl viskas drėgna.

Kaip elgtis, jei dingo daiktas?

Pirmiausia sužinokite iš vairuotojo, ar jis nebuvo paliktas kitoje vietoje. Jei tikrai dingsta, rašykite pretenziją per 24-48 valandas. Vėliau niekas nebesiklausys. Turime turėti inventorizacijos sąrašą su pasirašymais, kad galėtume įrodyti, kad daiktas buvo įkrautas. Be popierių, mums rankos surištos, todėl dokumentų tvarka yra svarbiausia.

Kainos ir mokesčiai – kas kainuoja pinigus?

Nuo ko priklauso kaina?

Kaina priklauso nuo krovinio svorio, atstumo, kuro kainos ir to, ar reikia įrenginio (lifto) iškrovimui. Taip pat įtakos turi sezonas – vasarą brangiau. Negaliu pasakyti fiksuotos sumos be matavimų, tai kaip klausinėti, kiek kainuoja namas, nesakant, kiek jo kvadratų. Reikia kvotos iš anksto, kad nebūtų nep malonių staigmenų vėliau.

Ar yra paslėpti mokesčiai?

Sąžiningos kompanijos jų neturi, bet yra tokių, kurios pridžiūva prie galinės sumos už „paprastus dalykus“ kaip kelionės maistas arba uosto mokesčiai. Visada klauskite, ar kaina yra „all inclusive“. Aš visada sakau iš karto, kas įeina, o kas ne, kad nėra vėliau ginčų. Žinok, pigiau dažnai būna brangiau.

Kiek kainuoja muitinės brokerio paslaugos?

Brokeris yra būtinas, jei nenorite užsiimti dokumentais patys. Tai paprastai kainuoja nuo 100 iki 300 eurų, priklausomai nuo krovinio sudėtingumo. Atrodo brangu, bet jei padarysite klaidą deklaracijoje, baudos bus kur didesnės. Geriau sumokėti profesionalui už ramybę nei mokėti baudas už savo neišmanymą.

Ar galima sumokėti atvykus į vietą?

Ne, transporto paslaugos visada apmokamos iš anksto arba bent dalimi prieš išvykstant. Vairuotojams negalima mokėti grynaisiais už tokią sumą, o jei jis atvyks ir jums nepatiks, jis tiesiog grįš tuščias. Mums reikia garantijos, kad darbas bus apmokėtas, todėl sutartys ir avansai yra standartas.

Ar grąžinama užstatas, jei atšaukiate?

Jei atšaukiate paskutinę minutę, pinigų negrąžiname, nes mes jau pasiruošėme transportą ir atsisakėme kitų klientų. Jei pranešate savaitę iki, galima susitarti dėl dalinio grąžinimo. Verslas yra verslas, negalime važiuoti tuščiomis dėl keisto noro. Biuro perkraustymo eiga į UK turi būti planuojama atsakingai.

Galiausiai, biuro perkraustymas į UK nėra mitingas, jei viską suplanuojate protingai. Nereikia būti ekspertu, kad suprastum, kad dokumentai svarbiau už dėžes. Pasitikėkite patirtimi, ne pigiausia kaina, ir viskas turėtų pavykti. Sėkmės naujame biure Londono ar Mančesterio gatvėse.