Biuro perkraustymo eiga į Angliją: patarimai

Įvadas

Biuro perkraustymo eiga į Angliją: patarimai iš pradžių atrodo kaip paprastas sąrašas: sudėti kompiuterius, užklijuoti dėžes, pasamdyti vežėją. Bet po Brexito viskas šiek tiek kitokia. Reikia muitinės, EORI, sąskaitų faktūrų, kartais net T2L, jeigu įranga grįš atgal. Per 20 metų mačiau, kad didžiausi nuostoliai ateina ne iš svorio, o iš netikslaus plano. Londonas, Mančesteris, Birmingamas ar Bristolis – kiekvienas miestas turi savo keistenybių su prieigomis, saugumu ir iškrovimo langais.

DUK apie Biuro perkraustymo eiga į Angliją: patarimai pradedant nuo plano

Kokia turėtų būti biuro perkraustymo eiga į Angliją: patarimai pirmam skambučiui?

Pradėčiau nuo vieno skambučio, bet ne nuo krovėjų. Reikia žmogaus, kuris žino, kiek yra stalų, serverių, archyvų, baldų ir kokių dokumentų reikės. Atsakingas asmuo (pataisau: ne vienas žmogus, o maža komanda) turi žinoti, kas renkasi, kas tikrina, kas derina Anglijos pusę. Pirmam skambučiui pakanka apytikslių duomenų: paletės, kubai, vertė, išvykimo miestas, iškrovimo kodas. Jei sakote „na, keli kompiuteriai“, po savaitės paaiškėja, kad tai 47 dėžės ir trys spausdintuvai.

Kada pradėti planuoti?

Planuoti pradėkite bent 4–6 savaites išanksto. Jei kraustote mažą biurą iš Kauno į Liverpulį, galima susitvarkyti per 10–14 dienų, bet tai jau bėgimas. Dideliam biurui su serverine, archyvu, baldais ir darbuotojų grafikais reikia daugiau laiko. Reikia rezervuoti liftą, krovimo aikštelę, leidimus pastatui. Ir taip, kava Londono centre brangesnė, bet čia ne apie tai.

Kas turi būti atsakingas kliento pusėje?

Kliento pusėje turi būti vienas sprendimų priėmėjas ir vienas techninis žmogus. Pirmas sako, ką vežame, ką paliekame, kiek leidžiame išleisti. Antras žino, kur yra kabeliai, kodėl serveris negali būti išjungtas penktadienį 17 val. ir kas turi perstatyti telefoniją. Jei šitos pareigos neišdalintos, vežėjas tampa psichologu, o tai nėra jo darbas. Esu matęs, kaip dėl vienos nepasirašytos dėžės krovinys stovėjo sandėlyje dvi dienas.

Ar reikia naujo Anglijos biuro plano prieš kviečiant vežėjus?

Anglijos biuro planą reikia bent apytikslį. Ne visada reikia architektūrinio brėžinio, bet reikia žinoti, kur stovės stalai, kur bus priimamas krovinys, ar yra liftas, ar įleidžia sunkvežimį. Londono pastatuose dažnai duoda tik 30–45 minutes iškrovimui, o jei vėluoji, moki papildomai. Mančesteryje ar Birmingame kartais paprasčiau, bet ir ten apsauga gali būti griežtesnė už muitinę. Geriau prieš užsakymą nusiųsti nuotrauką.

Kodėl nuotraukų ir sąrašo neužtenka?

Nuotraukos padeda, sąrašas dar labiau. Bet vien nuotraukų neužtenka, nes nuotraukoje nematyti vertės, pakuotės būklės, baterijų, skysčių, dokumentų klasifikacijos. Sąraše turi būti daikto pavadinimas, kiekis, apytikslė vertė, HS/CN kodas, kai tinka, ir kam jis priklauso. Pavyzdžiui, „kėdės“ nėra tas pats, kas „24 biuro kėdės, metalinis rėmas“. Muitinės brokeris už tokį sąrašą mažiau keikia.

Biuro perkraustymo eiga į Angliją: patarimai dėl dokumentų, muitinės ir EORI

Kokie dokumentai būtini?

Dažniausiai reikia komercinės sąskaitos arba pro forma sąskaitos, pakuočių sąrašo, CMR važtaraščio, EORI numerio ir prekių kodo. Jei įranga grįžta atgal į Lietuvą, gali prireikti T2L arba kito ES statuso patvirtinimo. Kartais prašo nuomos sutarties, užsakymo patvirtinimo, Incoterms sąlygų. Ne visada žinau 100%, ar naujas savininkas Anglijoje yra importuotojas, čia reikia patikrinti su brokeriu. Blogiausia, kai dokumentai rašomi „kaip paprastai“.

Kas yra EORI ir ar jo reikia?

EORI yra registracijos ir identifikacijos numeris muitinei. Be jo krovinys gali tiesiog stovėti, o tada prasideda skambučiai, laiškai ir klausimas, kodėl taip brangu. Lietuvos įmonėms jį paprastai galima užsisakyti per VMI sistemas, bet procedūros keičiasi, todėl geriau pasitikrinti dabar. Jei dirbate per tarpininką, jis gali padėti, bet atsakomybė vis tiek dažniausiai lieka importuotojui. Tai nėra graži dalis, bet ji labai reali.

Kaip su muitu ir PVM?

Muitas priklauso nuo prekės kodo ir kilmės, o PVM dažniausiai mokamas pagal JK taisykles. Dalis biuro įrangos gali turėti muitą 0%, dalis – 2–4%, kartais daugiau. PVM Anglijoje standartiškai 20%, bet schema gali skirtis, ypač jei naudojate DAP arba DDP. DDP skamba patogiai, tik ne kiekvienas pervežėjas gali jį teisingai sutvarkyti. Yra įmonių, kurios pažada „viskas įskaičiuota“, o vėliau sąskaitoje atsiranda „handling fee“.

Ką daryti su sena įranga, remontui ar grąžinimui?

Jei baldai ar įranga grįžta remontui, parodai ar laikinam naudojimui, reikia tai pasakyti iš pradžių. Laikinasis importas gali sutaupyti, bet popierizmo būna daugiau. Jei siunčiate sugedusį serverį į Bristolį taisymui ir jis grįš atgal, dokumentuose turi matytis taisymo priežastis, vertė ir grįžimo planas. Kitaip muitinė gali manyti, kad jūs tiesiog pardavėte daiktą. Nejuokinga, kai remontas kainuoja 300 svarų, o aiškinimasis – dvigubai.

Ar galima perkraustyti baldus, kuriuose yra mediena?

Mediena nėra problema pati savaime, problema yra fumigacija ir dokumentai, jei naudojate medines paletei ar dėžes. Dažniausiai saugiau naudoti euro paletei su ženklu arba naujas lengvas dėžes. Jei baldai seni, apžiūrėkite, ar nėra kenkėjų pėdsakų, nes Anglijos sandėliuose tikrai gali užduoti klausimų. Plastikinis įpakavimas, plėvelė ir kampuočiai dažniausiai mažiau vargina. Nereikia perdėtai bijoti, bet reikia būti tvarkingam.

Kainos, terminai ir Biuro perkraustymo eiga į Angliją: patarimai realiam biudžetui

Kiek maždaug kainuoja?

Mažam biurui LTL gali kainuoti nuo 350 iki 900 EUR už paletę, priklausomai nuo maršruto, svorio ir iškrovimo sąlygų. Pilnas 82–86 m³ sunkvežimis į Angliją dažnai būna apie 2500–4500 EUR. Oro transportas tinka tik skubiai įrangai, tada galima kalbėti apie 3–7 EUR už kg. Pakavimas, krovimas, draudimas, muitinis tarpininkas ir prieigos mokesčiai Londono centre gali pridėti kelis šimtus. Jei kas nors duoda kainą per žemai, aš klausiu, kas neįskaičiuota.

Kodėl kaina šauna aukštyn?

Kaina šauna aukštyn, kai paaiškėja, kad reikia liftuvo, naktinio iškrovimo, dviejų žmonių komandos, dėžių grąžinimo arba ilgų laukimo valandų. Dar blogiau, kai Anglijos biuras nėra paruoštas ir vilkikas stovi prie vartų. Kai kurie objektai ima 100–250 GBP už prieigą ar saugumo administravimą. Yra ir tokių, kurie paskambina po savaitės, kad „atsirado papildomas mokestis“. Todėl pasiūlyme turi būti parašyta ne tik kaina, bet ir kas joje nėra.

Kas pigiau – LTL, FTL ar oro transportas?

LTL yra dalinis krovinys, pigiau, bet lėčiau; FTL yra visas sunkvežimis, brangiau, bet kontroliuojamiau. Oro transportas greitas, tik brangus ir ne visada logiškas baldams. Jūros konteineris iš Lietuvos į Angliją retai turi prasmę, nebent kalbate apie labai didelį kiekį arba specialią įrangą. Vienam klientui Londono apsauga neįleido sunkvežimio, nes nebuvo išankstinio leidimo, ir viskas virto dienos drama. Čia ne transporto rūšis kalta.

Ar verta rinktis DDP?

DDP gali būti patogus, jei pervežėjas tikrai turi stiprų muitinės partnerį JK. Bet ne visi „DDP“ yra tikras DDP. Kartais tai tik gražus žodis pasiūlyme, o realybėje PVM ir muito klausimai grįžta klientui. DAP dažniausiai yra aiškiau: pervežėjas pristato, o importuotojas tvarkosi su muito formalumais. Jei nesate tikri, klauskite tiesiai: kas mokės PVM, kas pateiks deklaraciją CDS sistemoje, kas atsakys, jei muitinė sustabdys krovinį?

Kada geriausia vežti, kad nekiltų spūstys?

Geriausia vežti antradienį–ketvirtadienį, kai sandėliai ir keltų terminalai dirba ramiau. Pirmadieniais visi kažką „skubiai pradeda“, penktadieniais visi nori spėti iki savaitgalio. Prie švenčių, ypač prieš Kalėdas, terminai tirpsta greičiau nei sviestas ant keptuvės. Jei įmanoma, iškrovimą planuokite ryte, ne 16:30. Anglijoje darbo laikai dažnai griežti, o vėluojantis krovinys gali likti iki kitos darbo dienos.

Biuro perkraustymo eiga į Angliją: patarimai IT, baldams ir darbuotojams

Kaip saugiai perkelti serverius ir kompiuterius?

Serveriai, kompiuteriai, monitoriai ir telefonai turi būti išjungti saugiai, o ne tiesiog ištraukti laidus. Padarykite atsargines kopijas, pažymėkite kabelius, nuotraukų darymas čia yra ne kaprizas, o išgyvenimo būdas. Serverius geriau vežti originaliose dėžėse arba specialiose amortizuojančiose dėžėse. Diskus, jeigu jie keliauja atskirai, reikėtų saugoti kaip pinigus. Ir ne, „tik įmesiu į dėžę su popieriais“ nėra planas.

Biuro perkraustymo eiga į Angliją: patarimai, ką daryti su baldais?

Pirmiausia nuspręskite, ką tikrai verta vežti. Senas MDF stalas, kuris sveria 60 kg ir kainavo 120 eurų, po pervežimo gali kainuoti daugiau nei naujas vietoje. Kėdes galima išardyti, stalus apsaugoti kampais, stiklą vežti tik specialiai. Vienam klientui Birmingame niekas neatidarė dokų, nes buvo nurodytas ne tas pastato įėjimas. Smulkmena, bet ji kainavo laukimo mokestį.

Ar verta pirkti baldus vietoje?

Dažnai verta pirkti baldus vietoje, ypač jei biurui reikia paprasto standarto. Naujas darbo stalas Anglijoje gali būti pigesnis nei jo išmontavimas, pakavimas, vežimas, iškrovimas ir vėl surinkimas. Kita vertus, jeigu turite gerą ergonomišką įrangą, brangų susirinkimo stalą ar firminį dizainą, vežimas prasmingas. Paskaičiuokite ne tik daikto kainą, bet ir prastovą. Kartais „pigiau pirkti naują“ reiškia „ilgiau laukti tiekėjo“.

Kaip paruošti darbuotojus?

Darbuotojams reikia aiškaus lapo: kas pakuojasi, iki kada, kokios dėžės jų, ką palikti ant stalo. Jei paliekate žmones vien spręsti, vienas susipakuoja asmeninius daiktus, kitas išmeta bendrą adapterį, trečias dėžę pažymi „svarbu“ ir viską padeda po langu. Gerai veikia spalvų sistema: raudona – IT, mėlyna – administracija, geltona – archyvas. Juokauju dėl spalvų, bet ne visada. Tvarka sutaupo nervų.

Ką daryti, jei Anglijoje niekas neatidaro durų?

Jei Anglijoje niekas neatidaro durų, pirmiausia skambinkite kontaktui, kurį patvirtinote raštu, ne tam, kuris „turėtų būti“. Sandėlio apsauga ne visada mato jūsų telefono numerį. Turėkite vairuotojo kontaktą, gavėjo kontaktą, objekto adresą su postcode, durų kodą ir alternatyvų asmenį. Kartais problema būna paprasta: vietoje „Unit 4B“ parašyta „48“, o žemėlapis rodo kitą vartą. Todėl adresas turi būti ne gražus, o toks, kokį randa vairuotojas.

Rizikos ir paprasti patarimai po iškrovimo

Ką tikrinti priimant krovinį?

Priimant krovinį tikrinkite paletes, plėvelę, dėžių skaičių, CMR pastabas ir ar nėra drėgmės. Jei matote suglamžytą kampą, fotografuokite iškart, ne po pietų. Vairuotojui reikia parodyti problemą dar vietoje, nes vėliau bus sunkiau įrodyti, kada žala atsirado. Priėmimo aktą skaitykite bent tiek, kiek reikia suprasti, ar priimate be pastabų. Tai nepatogu, visi skuba, bet būtent tada gimsta ginčai.

Ką daryti, jei sugadinta?

Jei sugadinta, nedarykite teatro, bet nedarykite ir taip, lyg nieko nebuvo. Praneškite pervežėjui raštu tą pačią dieną, pridėkite nuotraukas, CMR, pakuočių sąrašą, vertę ir gedimo aprašymą. Draudimas nemoka už nuotaiką, jis moka pagal sąlygas ir įrodymus. Mančesteryje kartą dėžės su telefonais buvo pažymėtos „knygos“, todėl niekas nesuprato, kodėl jos tokios brangios. Tai buvo mūsų klaida, ne vairuotojo.

Kaip tvarkyti atliekas ir pakuotę?

Atliekos ir pakuotė atrodo kaip smulkmena, kol jos užima visą naują biurą. Dėžes, plėvelę, putplastį, medines dėžes reikia numatyti iš anksto. Kai kurie Anglijos pastatai turi griežtas taisykles dėl atliekų išvežimo, kiti tiesiog ima papildomą mokestį. Jei pervežėjas gali pasiimti tuščias dėžes po savaitės, tai gerai, tik įsirašykite į pasiūlymą. Krovinių draudimas taip pat svarbus, bet pakuotė lieka pirmoji apsauga.

Ar reikia draudimo?

Draudimas reikia, bet ne bet koks. Paprastas CMR atsakomybės limitas nėra tas pats, kas pilna krovinio vertė. Jei vežate 80 kompiuterių, serverius, dokumentus ir brangią įrangą, vertę reikia deklaruoti normaliai. Draudikas gali klausti, kaip pakavote, kas krovė, ar buvo paletuota, ar buvo drėgmės apsauga. Biuro perkraustymo paslaugos be draudimo plano yra kaip važiuoti į M6 penktadienį be kavos.

Kokios klaidos pasitaiko dažniausiai?

Dažniausia klaida – manyti, kad perkraustymas prasideda tada, kai atvažiuoja mašina. Tikrai ne. Jis prasideda nuo sąrašo, dokumentų, atsakomybių ir Anglijos pusės pasiruošimo. Antroji klaida – taupyti ant pakavimo, o paskui stebėtis, kad monitorius daužytas. Trečia – manyti, kad „pervežėjas viską sutvarkys“. Geras pervežėjas padeda, bet jis negali žinoti, kuris kabelis jungia finansų skyriaus spausdintuvą, nebent jūs jam pasakysite.

Išvada

Biuro perkraustymo eiga į Angliją: patarimai baigiasi paprastai: neperkelkite visko tik „kaip nors“. Susidėliokite sąrašą, atsakingus žmones, muitinės dokumentus, pakavimo standartus ir iškrovimo laiką. Palyginkite bent tris pasiūlymus, bet ne vien pagal kainą. Gerai padarytas planas leidžia darbuotojams pirmadienį sėsti prie stalų ir dirbti, o ne ieškoti serverio kabelio Birmingamo sandėlyje. Ir taip, kartais vis tiek kas nors pamiršta kavos aparatą. Bet tada bent žinote, kur jis turėjo būti.