Biuro perkraustymas: sutaupykite laiko ir pinigų – vadovas iš vidaus, be reklaminių frazių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas visada yra kaip loterija. Matęs esu viską – nuo idealiai planuotų operacijų, kurios baigėsi per šešias valandas, iki tokių katastrofų, kai vairuotojai tiesiog dingdavo su krovininiu, o klientai stovėjo tuščioje patalpoje. Biuro perkraustymas: sutaupykite laiko ir pinigų nėra tik graži frazė katalogui, tai dažniausia vienintelis būdas išlikti santikoje, kai viskas kyla į galvą. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai (ar bent jau mažiau skaudėtų), turite žinoti, kas vyksta užmaržiuose. Čia nėra akademinio teksto, tik gryna patirtis ir tai, ką paprastai paslėpia uždaro durys.

Pradžia: kodėl visada brangiau nei planavote?

Kiek ankstyviau reikia pradėti planuoti biuro perkraustymą?

Pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 3 mėnesius. Tai girdėjote, bet niekas nedaro. Viskas prasideda nu to, kad nustojate kalbėti ir pradedate rašyti sąrašus. Jei pradėsite prieš savaitę, biuro perkraustymas: sutaupykite laiko ir pinigų taps jūsų košmaru, nes teks mokėti už skubą. Geriausi pervežėjai turi tvirtaraščius. Turite suprasti, kad logistika nebuvo sukurta tiems, kurie sprendžia rytoj.

Ar verta rinktis mažiau žinomą įmonę dėl kainos?

Nebent norite rizikuoti kompiuteriais. Didelės firmos turi draudimo, o "tomas prie vairo" gali tiesiog nepasirodyti. Kartais mažos įmonės geriau dirba lokaliose rinkose, pavyzdžiui, Kaune ar Klaipėdoje, bet tarptautiniuose maršrutuose jos dažnai žlunga. Geriausia biuro perkraustymas paslauga ne visada yra pigiausia, bet ji apsaugo jūsų nervus. Jei kainos atrodo per geros, kad būtų tiesos, greičiausiai trūksta kokio nors papildomo draudimo arba prie jūsų durų atvažiuos senas "Gazelės" mikroautobusas.

Ar tikrai reikalingas inventorius ar tai pinigų švaistymas?

Mano praktika rodo, kad jei turite daugiau nei 10 darbo vietų, inventorius būtinas. Be jo jūsų biuro perkraustymas: sutaupykite laiko principas suirs, nes darbuotojai pradės ieškoti mygtukų ir dokumentų kur nors pražangose dėžėse. Vieną kartą matęs, kaip klientas pamiršo inventorų, ir mes turėjome skambinti įdarbintojams, ką jie veikia tą dieną, kad surastume jų nešiojamuosius kompiuterius. Nereikia to daryti, pasirašykite sutartį su įmone, kuri tai darys už jus.

Ką daryti su tais dėžėmis, kuriose niekas nerašė?

Tai klasika. Kiekvieną kartą yra bent kelios tokios dėžės. Jos paprastai keliauja į atskirą kambarį su užrašu "Nežinia". Jums teks jas atidaryti ir sortuoti (už tai dažnai papildomai mokama, jei tai lieka darbuotojams). Kad to išvengtumėte, privalote nurodyti atsakingą žmogų, kuris tikrina dėžių etiketes prieš įkėlimą į sunkvežimį.

Kaip sumažinti išlaidas neprarandant kokybės?

Geriausias būdas yra atsisakyti seno naudoto baldų. Kodėl turite pervežti tas lūžtančias kėdes? Darykite sąrašą "Mesti" ir "Nešti". Taip sutaupysite tiek vietos sunkvežimyje, tiek vairuotojo laiko. Biuro perkraustymas: sutaupykite laiko reiškia ir tai, kad nereikia kraustyti šiukšlių. Nupirkite naujas kėdžes naujoje vietoje – tai dažnai išeina pigiau nei jų pervežimas.

Kas nutinka, jei nėra lifto senoje ar naujoje vietoje?

Tada kaina staiga padvigubėja. Vairuotojai nekenčia nešti laiptais, ypač jei tai penktas aukštas be keltuvo. Būtinai pasakykite apie tai iš karto. Vieną kartą važiavome į Vilniaus senamiestį, kur sunkvežimis net neprieina prie pat pastato, ir teko viską nešti per pusę miesto. Tokios situacijos valandiniu tarifu suvalgo visą biudžetą.

Dokumentai ir paslėptos išlaidos

Ar į kainą įeina draudimas?

Turėtų įeiti, bet ne visada viskas. Dažnai įmonės rašo "atsakingumo apribojimas", kas reiškia, kad jei jūsų serveriu patirs smūgį, gausite tik 10 eurų. Būtinai klauskite apie "visavertį krovinių draudimą". Nors aš asmeniškai nebuvi draudimo brokeriu (žinau, žinojau, bet vis dėlto verta pasitikrinti su savo brokeriu), tai esminis dalykas. Biuro perkraustymas be draudimo yra žaidimas rulete.

Ką daryti su archyvais ir popieriais?

Popierius svorio daug. Jei turite tūkstančius lapų, pasidarykite specialią dėžę tipo "archyvas". Jos turi būti stiprios, nes popierius labai tankus. Jei galite, nuskaitykite dokumentus ir išmeskite popierių. Digitalizacija yra geriausias būdas sutaupyti pinigų pervežiant.

Ar reikia iš anksto užsakyti leidimą vietos savivaldybei?

Vilniuje, Kaune ar Klaipėdoje, jei reikia statiškai užimti gatvės dalį, tai būtina. Jei nesate užsakovę, gausite baudą, o mūsų vairuotojas gali tiesiog atvažiuoti ir nuvažiuoti, neįvykdęs darbo. Baudos dabar didelės, vietos parkavimo trūksta. Biuro perkraustymas: sutaupykite laiko prasideda nuo to, kad jums nereikia skambinti griovėjams, kad atitemptų jūsų automobilį.

Kas dėl IT įrangos – ar galima jos ne išjungti?

Negalima. Serveriai turi būti išjungti, vėstanti. Jei juos išjungsite per anksti, darbuotojai pyks, jei per vėlai – vairuotojai. Koordinuokite tai su IT žmogumi. Geriausia, jei IT specialistas važiuoja kartu su mūsų ekipažu, kad viską tinkamai pakrautų. Kadangi aš esu tik logistikos žmogus, ne IT inžinierius, negaliu pasakyti, kiek laiko reikia serveriui "užmigt", bet jūsų IT žinios čia būtinos.

Ar galima pervežti saugiuose rūsiuose laikomus daiktus?

Taip, bet reikia mums duoti raktus. Ir labai prašome, kad raktai nebūtų pas "Joną", kuris išėjo pietų. Reikia žinoti, kas paima daiktus iš saugyklos. Vienas klientas buvo pamiršęs pasakyti, kad saugykla užrakinta kodu, ir mes praleidome pusę dienos laukiant.

Ar reikia atsiskaityti grynaisiais ar galiu būti pervedimas?

Didelės įmonės dirba tik su sąskaitomis. Maži "perkraustytojai" gali prašyti pinigų grynaisiais iš karto. Geriau susitarti dėl pervedimo, kad būtų likusios apskaitos pėdsakai. Jei kas nors negerai, su sąskaitą lengviau ginčytis.

Pakavimo proceso chaosas

Kur gauti dėžių?

Galite pirkti naujas, bet dėžių sandėliai parduoda ir naudojamas. Naujos dėžės stipresnės, jei jose bus knygos ar technika. Naudotos gali būti drėgnos arba susilpnėjusios. Mano patarimas – neskubėkite rinkti parduotuvių dėžių, jos netinkamos biuro perkraustymas procesui, nes neturi standartinių matmenų.

Ką daryti su stiklinėmis pertvaromis?

Jos yra vyrų blogas sapnas. Labai dažnai lūžta. Jos turi būti sudėtos į specialias medžio rėmus. Jei bandysite juos apvynioti tik burbuliukine plėvele, tikėkitės skambučio, kad kažkas nutiko. Tai brangiausia dalis perkraustant ofisus su atvira erdve.

Ar galima pakrauti dėžes ant kėdžių?

Negalima. Kėdės sugenda, o dėžės nukrenta. Viskas turi būti tvarkingai padėta ant grindų sunkvežimyje. Užfiksuokite tai savo instrukcijoje darbuotojams. Panašiai kaip ir su tais failais, kurie turi būti suskirstyti pagal skyrius.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas nepasimestų?

Naudokite spalvas. Raudona – pirmas aukštas, Mėlyna – antras. Arba rašykite dideliais raidėmis "BUHALTERIJA". Jei rašote mažu raštu, niekas neskaitys. Biuro perkraustymas: sutaupykite laiko tuomet, kai vairuotojas žino, kur dėti dėžę, nebeiklausdamas kiekvieną kartą.

Ar reikia išpakuoti viską iš karto?

Geriau susitarti, kad dėžės iškeliamos į atitinkamas patalpas, o ne visos į vieną krūvą koridoriuje. Išpakuoti galite kitą dieną, bet jei dėžės neteisingoje vietoje, prarasite pusę dienos jos nešiodami. Ypač jei kalbame apie didesnes įmones, kurioje yra 50+ žmonių.

Kas daro su baldų surinkimu?

Mūsų komandos paprastai surinkia ir išsurinkia. Jei jūsų baldai yra "Ikea" tipo, kurie jau buvo surinkti prieš 10 metų ir kelis kartus perkraustyti, gali būti, kad jie tiesiog sugruvos. Būkite tam pasiruošę, kad turėsite pirkti naujų.

Vairuotojai ir realus pasaulis

Ar vairuotojai padeda nešti?

Taip, bet jie ne stakleriai. Jie užkrauna ir iškrauna. Jei jūs norite, kad jie neštų dėžes į antrą aukštą be lifto, tai jau papildoma paslauga. Dažnai klientai galvoja, kad vairuotojas – tai viskas viename. Jis pavargęs, jis važiavo 500 km. Nereikia jo priekabioti.

Kas vyksta, jei vairuotojas užstringa spūstyje?

Tai ne jūsų problema, jei sutartyje nėra fiksuotos laiko. Bet jei fiksuotas, laikas bėga. Jei įvyksta avarija kažkur Kurše ar prie Marijampolės, atsiliepimas gali būti didelis. Turėkite atsarginį planą – galbūt dalies dalykų nereikia rytoj.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Didelėms firmoms taip, mažoms – ne. Dažnai tiesiog galite paskambinti dispečeriui. Nereikia skambinti vairuotojui kiekvieną valandą, jis vairuoja. Tai labai nervina vairuotojus ir padidina avarijos riziką.

Kokio dydžio sunkvežimis reikalingas?

Mažiau nei manote. Dėžės užima daugiau vietos, nei atrodo. Geriau, jei atvažiuoja šiek tiek didesnis sunkvežimis, nei jei reikia daryti dvi keliones. Biuro perkraustymas: sutaupykite pinigų tada, kai mokate už vieną reisą, o ne tris.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Nebūtina, bet labai padeda. Jei jie dirba 12 valandas, gali būti alkani. Duotas duonos riekelė ar kavos gali pagreitinti darbą. Tai senas mokytojų metodas, tačiau veikia puikiai.

Ką daryti, jei pasirodo ne tas vairuotojas, kurį žadėjo?

Tai įvyksta. Vieną kartą vienas klientas reikalavo, kad būtinai atvažiuotų "tomas Kasparavičius", o atvažiavo "Petras". Kasparavičius susirgo. tiesiog pasitikėkite įmone, ne konkrečiu žmogumi.

Technika ir jautrūs daiktai

Kaip pervežti didelius printerius?

Jie turi būti išjungti (jei leidžia gamintojas) užfiksuotos vidinės dalys. Printeriai – tai sunkiausia technika. Jei jos nulūžta, remontas kainuoja kaip pusė naujo printerio. Biuro perkraustymas: sutaupykite laiko nebus įvykdytas, jei rytoj negalėsite spausdinti sutarčių.

Ar galima pervežti augalus?

Taip, bet žiema jos gali užšalti. Jei turite brangius palmes, geriau juos pervežti asmeniniu automobiliu su įjungta šildymo sistema. Sunkvežimio sandėlyje gali būti minus 5 laipsnių. Augalai mūsų versle dažnai žūsta, ir mes neatsakingi už gyvąją gamtą.

Ką daryti su kredito kortelių terminalais?

Jie turi sim korteles. Būtinai užfiksuokite, kur jos yra, nes pargabenant terminalą be kortelės, jis taps netinkamas. Mažos detalės dėžėse dažnai dingsta.

Ar saugu palikti daiktų sunkvežimyje naktį?

Nerekomenduojama. Jei kelias trunka dvi dienas, sunkvežimis stovi saugomoje aikštelėje, bet rizika visada egzistuoja. Geriau, jei viskas įvyksta per vieną dieną. Jei ne, reikia užtikrinti, kad brangiausi daiktai būtų iškrauti pirmiausia.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežiant?

Būtina. Ne vieną kartą matęs, kaip vairuotojai atsisako nešti sofas, kuris aplydytas seno maisto. Tai higienos klausimas ir paprastas pagarba darbuotojams. Biuro perkraustymas turi būti civilizuotas procesas.

Kas dėl duomenų saugumo?

Nepervežkite standžiųjų diskų kišenyje. Juos reikia išimti ir nešti pas save. Jei dėžė su serveriu dingsta arba užsidega (taip, buvo atvejų), duomenys gali būti prarasti amžinai. Backupas turi būti padarytas anksčiau.

Pabaigos ir išvados

Kada reikia apmokėti paslaugas?

Paprastai įmonės reikalauja išankstinio apmokėjimo (maždaug 30-50 proc.), o likutį – atlikus darbą. Nepirkite paslaugų iš tų, kurie reikalauja 100 % iš karto. Tai pavojinga. Jei jie neatvažiuoja, pinigų nebegrąžinsite.

Ar reikia pasirašyti aktą apie padarytą darbą?

Beveik privaloma. Jei kažkas buvo pažeista pervežimo metu, turi tai būti užfiksuota akte. Jei pasirašote aktą be pastabų, vėliau nebegalėsite reikalauti kompensacijos už sutuštintą spintą. Tai jūsų apsauga.

Kaip elgtis su sena būstine?

Valyti reikia. Dažnai sutartyje su savininku parašyta, kad palikiate tvarkingai. Jei paliksite dėžes, jums įskaičiuos valymo išlaidas. Geriau pasamdyti valymo firmą iš karto po mūsų išvykimo.

Kas daryti, jei paslydo terminas?

Būkite kantrūs. Logistikoje įvyksta nenumatytų dalykų. Jei vairuotojas pavėlavo dvi valandas dėl techninių priežiūros, nebauskite jausmais. Būkite happy, kad jis vis tiek atvyksta. (Na, nebent jis praleido visą dieną bare, tada skambinkite vadovui).

Ar verta viską daryti savo jėgomis?

Jei turite mažą biurą (2-3 žmonės), taip. Jei 50+ – ne. Jūsų darbuotojams mokėti už juos nenešti baldus, o dirbti. Jų laikas brangesnis nei pervežėjų. Biuro perkraustymas: sutaupykite laiko ir pinigų principas remiasi tuo, kad užduotis atlieka specialistai.

Kokius dokumentus reikia išsaugoti?

Sutartį, draudimo polisą, inventoriaus sąrašą ir apmokėjimo kvitus. Jei kils problema, tai vieninteliai jūsų ginklai.

Galutinis įvertinimas – kaip suprasti, kad viskas gerai?

Jai rytoj darbuotojai sėdi savo vietose, kompiuteriai veikia ir nėra sulaužytų kojų, pavyko. Biuro perkraustymas: sutaupykite laiko ir pinigų sėkmė matoma tada, kai po savaitės jau nenusiminate apie tą dieną.

Ar galite padėti surasti gerą pervežėją?

Negaliu reklamuoti konkrečių firmų, nes aš tiesiog dirbu srityje (ir ne visada man patinka, ką darbo kolegos daro), bet patarčiau ieškoti tų, kurie turi fizinį adresą ir ne tik puslapį "Facebook". Pasidomėkite apžvalgomis vietinėse grupėse.

Kodėl svarbu turėti atsarginį planą?

Nes viena dėžė gali dingti. Vienas klientas neteko raktų nuo seifo, nes jie buvo palikti stalčiuje, o seifas buvo pervežtas užrakintas. Užraktas neveikė (tai buvo senas seifas). Teko skambinti meistram, kuris atidarė jį su gręžtuvu. To reikėjo išvengti.

Kas nutinka su nurašyta technika?

Ją reikia išvežti kaip elektros atliekas. Negalima tiesiog mesti į konteinerių. Yra specialios firmos, kurios tai priima. Už tai galima gauti baudą.

Ar reikia persiųsti paštą?

Taip, nepamirškite adreso keitimo. Nors tai ne logistika, bet svarbu. Vieną kartą matęs, kaip visa verslo korespondencija nukeliavo į seną biurą, kuriame jau buvo kiti nuomininkai. Buvo chaosas.

Ar verta daryt "Biuro perkraustymas: sutaupykite laiko ir pinigų" konsultaciją?

Jei esate didelė įmonė, taip. Konsultantas gali pastebėti tas detales, kurios praleidžiate. Jie žino, kur taupyti.

Paskutiniai žodžiai

Geriausia nebijoti klausti klausimų. Kvieskite įmones į apžiūrą. Jei jie atvyksta, žiūri ir sako "bus 500 eurų", o po to pasirodo, kad kaina 1000 eurų, bėkite. Biuro perkraustymas turi būti skaidrus. Sutaupykite nervų, o ne tik eurų.

Išvada

Galiausiai, visa ši šventė baigiasi tuo pačiu – tuščia patalpa arba nauju, pilnu biuru. Kiek esu matęs, sėkmė priklauso ne nuo to, kiek mokate, o kaip gerai susitariate su vykdančiaja komanda. Biuro perkraustymas: sutaupykite laiko ir pinigų įgyvendinamas tada, kai pasitikite ekspertais ir leidžiate jiems dirbti, o ne stebite kiekvieną jų žingsnį. Būkite atsargūs, planuokite iš anksto, ir tada viskas nueis sklandžiau, nors kofijos puodelį vairuotojui vis tiek palikite – tai nieko nekainuoja, bet padeda labai.