Biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje: praktinis vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas yra tas dalykas, kurį visi įmonių vadovai atiduotų velniui, jei galėtų. Visada būna panika, dingi kabeliai, o kas nors pastovi su skysta kava virš serverinės. Tačiau biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje yra visiškai įmanomas, jeigu žinai kelis triukus ir pasiruoši nenuilstamai kovoti su chaotic. Ne, tai nebus taip lygiai kaip reklaminiuose klipuose, bet bent jau nereiks uždaryti verslo dviem savaitėms. Pasikalbėkime apie tai, kaip tai padaryti realiai, ne iš vadovėlių, o iš to, ką mačiau gatvėje.

Planavimas ir laikas (arba jo trūkumas)

Kada tikrai reikia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Gerai, jei jūs skaitote šį tekstą ir jau turite datą ant kalendoriaus – jūs pavėlavote. Idealiai, biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje turi būti pradėtas planuoti mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Reikia laiko ne tik dėžėms surinkti, bet ir pačiam darbo grafikui suderinti. Turiu klientą, kuris paskambino prieš penkias dienas ir norėjo perkelti 300 žmonių padalinį per savaitgalį. Sakau tau, tai buvo košmaras, kurio nenorėtų niekam. Turite susitarti su nuomotoju, IT kompanija ir mumis, logistikos žmonėmis. Nežiūrėk, kad tai atrodo paprasta, suorganizuoti visus procesus be pertraukų yra sudėtinga užduotis.

Ar būtina kraustytis tik savaitgaliais ar naktį?

Dažniausiai taip ir sakau: darau tai, kai jūs miegate arba gėrite alų bare. Tačiau biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje ne visada įmanomas tik laikantis idealų grafiką. Kartą teko kraustyti banką, kuris negalėjo būti uždarytas nė valandos, tad judėjome skyriais po pusę dienos. Tai lėčiau, brangiau, bet įmanoma. Jei galite rinktis – imkite savaitgalį. Penktadienio vakaras iki sekmadienio vakaro yra auksinis standartas. Tačiau nepamirškite, už naktinį darbą ar darbą šventę mums reikės mokėti papildomai, tai kaip ir aišku.

Kiek laiko užtrunka visas procesas realiai?

Vakar kalbėjau su viena buhaltere, ji manė, kad mes įsijungsime ir per valandą viską išsivešime. Ne, taip nebebus. Paprastam 50–100 kv. metrų biurui reikia skaičiuoti nuo 4 iki 8 valandų, jei viskas paruošta. Jei reikia išmontuoti baldus, pakrauti įperkamąsias knygas, tai prasideda kita istorija. Esu matęs, kai viena didelė IT firma perkraustėsi tris dienas, nors buvo planavę vieną. Kodėl? Nes iškilo problema su liftu. Taigi, geriau planuokite su atsarga. Biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje nėra tas procesas, kurį reikia gigti.

Kas nutinka, jei vadovas negali būti vietoje?

Tai dažna problema. Vadovas sako: „Aš važiuoju į konferenciją, viską padarykite pačiai“. O kai mes atvykstame, paaiškėja, kad niekas nežino, kur dėti vadovo kabinetą, o apsauga neleidžia praeiti. Būtina bent vienas atsakingas žmogus su raktų pakabučiu. Nebūtinai direktorius, bet kas nors, kuris žino, kur yra serveriai ir kas negali būti paliekama be priežiūros. Be to, reikia galvoti apie tai, kad biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje gali sustoti dėl paprasto dalyko – nekas kodėl nepaleido lifto.

Ar galima perkraustyti dalį įmonės, ne visą?

Žinoma, darome taip dažnai. Viskas priklauso nuo to, kaip jums patogu. Galime paimti tik archyvą ar sandėlį ir nusivežti į naująją vietą savaitę prieš pagrindinį įvykį. Tai sumažina stresą paskutinę minutę. Pameniu vieną atveją, kai perkėlėme visą call centrą etapais, kad klientai net nejaustų. Taip, biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje leidžia tokius dalykus, bet reikia gero koordinavimo, kad nevežtum tos pačios spaudos į priekį ir atgal.

Dėžės, daiktai ir chaosas (įpakavimas)

Kas turėtų rinkti dėžes – darbuotojai ar jūs?

Tai viena opiausių temų. Jei paliksite darbuotojams pačiams rinkti dalykus, gausite dėžę su skysčiu (būkite tikri, kažkas taip padarys) ir sumūrytus monitorius. Idealumo nėra, bet geriau, jei mes atvežame standartines dėžes su skyrikliais. Tada darbuotojai tiesiog deda daiktus į juos. Biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje tampa daug lengvesnis, kai žmogus turi tiesiog dėžutę ir uždaro ją. Kiekviena dėžė turi būti pasirašyta, pvz., „Vadyba, Jonas P.“, kitaip mes ją tiesiog numesime ant krūvos naujame biure.

Ar reikia išpakuoti kompiuterius prieš pervežimą?

Absoliučiai taip. Niekada neverskite kompiuterio su monitoriumi, klaviatūra ir visa ta vieta kartu. Pirmiausia, tai pavojinga technikai, o antra, tai nepatogu nešti. Turime specialias dėžes monitoriams, su putomis. Būna, kad klientai sako: „O, mums IT žmonės viską išjungs“. Atvykstame, o viskas stovi įjungta ir laukia, kai mes ištrauksime lizdą iš sienos. Geriau pasirūpinkite tai iš anksto, kad biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje neužtruktų dėl techninių gedimų.

Kaip sužymėti dėžes, kad niekas dingtų?

Naudokite lipdukus. Daug lipdukų. Ne rašykite markeriu tiesiai ant dėžės, nes po kelių perkraustymų tai bus tamsus chaosas. Rašykite, kur turi atsidurti dėžė (pvz., „2 aukštas, kambarys 204“). Kartais naudojame spalvotą juostą – raudona vadovams, melyna IT, žalia virtuvei. Tai greita ir efektyvu. Esu matęs, kaip viena firma pasigedo brangios konferencijos technikos, nes dėžė buvo pažymėta tiesiog „daiktai“. Nežinau, kur ji nukeliavo, bet tikrai ne į tą vietą.

Ką daryti su tūkstančiais popierių archyve?

Tai manęs asmeniškai baisiausia dalis. Seni archyvai sveria tonomis. Jei galite, išsikraustykite tuos popierius prieš mus atvykstant arba sutvarkykite juos į dėžes, kurios atlaiko 20–30 kg. Kartais teka kreiptis į specialias firmas, kurios šio popieriaus sunaikina, jei jau nebėra reikalo. Biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje iš esmės prasideda nuo to, kad nenešiame nereikalingų daiktų. Neneškite senų spausdintuvų, kurie neveikia jau nuo 2015 metų.

Ar jums duodate dėžes ar turiu pirkti pats?

Mes juos atvežame. Tai įskaičiuota mūsų paslaugos kainoje (dažniausiai). Atvežame tą dieną, kai pradedate rinkti dalykus, ir atsiimame tuščias, kai baigsite. Vienas kartas teko girdėti, kad klientas nupirko pigių dėžių iš parduotuvės, kurios suslydo po kelias valandas. Tai buvo baisu matyti, kaip bylos išbunda ant grindų. Naudokite profesionalią įrangą, tai sau taupo nervus.

Ar reikia išimti kabelius ar tiesiog nutraukti?

Jei kabelių yra šimtas, tai bus naktmaris. Geriau, jei jūsų IT specialistas (arba tas žmogus, kuris moka įjungti Wi-Fi) viską ištraukia ir sumeta į maišus. Mes negalime būti atsakingi už tai, jei pamiršite nukopijuoti duomenys iš seno disko. Biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje yra komandinis darbas. Mes nešame, jūs žinote, kas yra kas. Ir prašau, nerašykite ant kabelių „tai nuo kompo“, visi kabeliai nuo kompo. Rašykite „Jonas P.“ arba „Serveris 1“.

Technika, IT ir patalpos

Kas atsakingas už serverių išjungimą?

Jūsų IT vadybininkas arba išorės specialistas. Mes neįsijungsime jums į serverinę su peiliu ir lipnia juosta. Serveriai yra jautrūs dalykai, reikia juos išjungti pagal instrukciją, o ne tik ištraukti lizdą. Kartais reikia specialios pervežimo pakuotės, kurią mes galiame užtikrinti, bet atsakingumas už duomenis lieka ant jūsų. Biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje gali baigtis katastrofa, jei iškris serveris ir nebus atsarginės kopijos.

Ar saugu vežti monitorius be originalių dėžių?

Taip, jeigu turime profesionalių dėžių su putomis. Jeigu jūs juos įvyniojate į seną antklodę... geriau nebandykite. Monitorių ekranai plyšta nuo mažiausio smūgio. Turime specialias transportines sistemas, kurioje monitoriai stovi vertikaliai ir nesilenčia. Tai apsaugo tiek juos, tiek mūsų nervus. Nenoriu važiuoti griekti tą patį monitorų dėžę, kai jums teks skambinti draudimo kompanijai.

Ką daryti, jei internetas naujoje vietoje neveikia?

Tai, deja, labai dažna situacija. Telia arba Tikrai (ar kas ten dabar) sako, kad viskas bus, o atvykstate – o jokios linijos. Visada turkite atsarginį planą, pvz., mobilųjį internetą arba 4G routerį. Biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje tampa nebe toks minimalus, kai pusė darbuotojų negali prisijungti prie „Zoom“ skambučio. Patirtis rodo, kad teikėjai dažnai vėluoja, tad nustatykite internetą bent dieną anksčiau.

Ar pervežiate spausdintuvus su toneriais?

Galime, bet yra rizika. Toneris yra dažas. Jeigu jis išsilieja, jums nereikės nieko daugiau daryti, tik pirkti naują kilimą. Geriau juos išimti arba uždaryti specialiais plastikiniais elementais, kurie yra viduje (nors ne visada sužinojame, kurie spausdintuvai turi tas funkcijas). Kart tiesiog patartina išimti kasetes. Esu matęs, kaip vienas didelis spausdintuvas užpuolė visą furgoną violetine danga. Tai nebuvo gražu.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Priklauso nuo to, kokią turite biuro baldų sistemą. Jeigu tai standartinės lentynos – išmontuojame. Jeigu tai sudėtingos „ergonomic“ sistemos, kurios buvo montuojamos prieš 10 metų ir viskas užsivėrusi – gali būti problemų. Kartais geriau palikti didelius stalus surinktais, jei jie praeina pro duris. Biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje reikalauja, kad iš anksto pamatytume, kas yra per didelė. Nešioti sofas pro liftą, kuris yra 5 cm siauresnis – tai prasta idėja.

Ar saugu palikti daiktus koridoriuje prieškraustymo dieną?

Nebent turite sargą prie durų. Perkraustimo diena visa įmonė tampa atvira visiems. Vairuotojai įeina, išeina, durys atidarytos. Gali dingti nešiojami kompiuteriai arba tiesiog asmeniniai daiktai iš stalų. Geriau viską užrakinti kabinetuose ir atidaryti tik tada, kai ateina vairuotojas paimti konkretų krepšį.

Žmonės, komandos ir problemos

Kaip užtikrinti, kad darbuotojai nebandys vežti savo daiktų?

Parašykite aiškų el. pašto pranešimą. „Mes nevežame jūsų naminių augalų, akvariumų ir dviračių“. Kartai būna, kad darbuotojai bando išnaudoti proga ir numesti savo senas bazines į mūsų furgoną. Negalima. Tai yra verslo pervežimas, ne asmeninis. Biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje turi būti aiškiai apibrėžtas. Jei kažkas nori vežti savo dalykus, tegul susitvarko savo transportą.

Ar reikia maitinti jūsų vairuotojus?

Nebūtina, bet labai padeda. Jei jie dirba 12 valandų be pertraukos, kavos arba ledų dovanėlė padarys stebuklą. Vairuotojai yra žmonės, o ne robotai (nors kartai atrodo, kad dirba kaip robotai). Gerai nusiteikusi komanda dirba greičiau ir atidžiau. O jei jūs juos laikote badu, tikėkitės, kad kas nors gali pasigesti arba dėžės nukristi ne ten.

Kas nutinka, jei kažkas sugadina baldą ar daiktą?

Turiame draudimą. Tačiau draudimas neapima visko, yra draudimo suma (fransizė). Jei sugadinamas brangus lietuviško meno kūrinys, reikės kalbėtis. Visada rekomenduoju sudaryti inventorizaciją prieš pradedant. Taip, biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje gali turėti nepageidaujamų incidentų, bet mes stengiamės juos išvengti. Jei įvyko avarija – praneškite iš karto, ne po savaitės.

Ar jūsų vairuotojai gali vaikščioti pro biurą su keptuvėmis?

Jei reikia galima... šiaip juokaujuju. Bet jie turi būti tinkamai apsirengę. Nereikia, kad jums būtų baisu, kai klientai užeina. Mes stengiamės būti diskretiški, bet mes nešame sunkius dalykus. Gali būti triukšmo. Jei jums būtina absoliučio tyla, turbūt reikia perkraustyti naktį, kai nėra klientų. Darbuotojų psichologija taip pat svarbi – jei jie mato chaosą, jie nebegali dirbti.

Ar reikia draudimo iš kliento pusės?

(Tikėtina, kad klausimas apie tai, ar klientas turi turto draudimą, o ne ar pervežėjas). Gerai, kad paklausėte. Mes turime atsakomybės draudimą, bet jis dengia tik tiek, kiek mes sutariame sutartyje. Jūsų įmonė turėtų turėti savo turto draudimą, kuris dengtų perkėlimo riziką. Ypatingai, jei pervežate brangią techniką ar konfidencialius dokumentus. Biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje yra rizikingas reikalas, geriau būti saugiam.

Kaip elgtis su automobilių stovėjimu miesto centre?

O tai, žinoma, didelė galva. Vilniuje ar Klaipėdoje, jei reikia statyti didelį „Volvo“ su liftu prieš pat įėjimą, reikia leidimo iš savivaldybės. Mes tai uždarome, bet tai užtrunka. Jeigu jūsų biuras yra senatuose, gali tekti nešti dėžes 200 metrų, nes negalima pristatyti furgono. Planuokite tai iš anksto, kitaip biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje taps maratonu.

Kainos, sutartys ir smulkmenos

Kiek kainuoja biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje?

Sunku pasakyti be matavimų. Mažam biurui gali tekėti 400–600 eurų, dideliam – tūkstančiai. Priklauso nuo to, kiek darbo valandų, kiek vyrų reikia, ar reikia specialios technikos (liftas). Už naktinį darbą papildomai +30%. Už pakavimą – taip pat papildomai. Geriau, kai atvykstu ir pažiūriu, o ne spėliuoju per telefoną. Kainos šiuo metu šiek tiek pakilo, dėl kuro, bet vis dar įmanoma susiderėti.

Ar yra paslėptų mokesčių, pavyzdžiui, už liftą?

Jeigu jūsų pastate nėra lifto arba jis per mažas, ir mes turime naudoti išorinį kėlimo platformą – tai kainuoja. Tai ne paslėpta mokesčio, o būtinybė. Taip pat, jeigu reikia užimti vietą gatvėje, savivaldybės mokestis taip pat gali būti pridedamas prie sąskaitos. Aš visada stengiuos tai pasakyti iš karto, kad nebūtų staigmenų gale.

Kas daryti, jei dėžės netilps į liftą?

Tada teks nešti laiptais. Ir tai nebus malonu. Arba galime išmontuoti dalį dėžių (jei tai įmanoma). Jeigu pastate yra siauri koridoriai, tai reikia žinoti iš anksto. Esu matęs, kaip didelė sofa užstrigo ant laiptų posūkio ir ten stovėjo valandą, kol ją išlaisvinome. Planuokite maršrutus iš anksto.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Standartiškai - ne. Mokėjimas atliekamas atlikus darbą. Didelėms korporacijoms galime derėtis apie sąskaitą-faktūrą su atidėtą mokėjimu (pvz., 14 dienų), bet tik pasirašius sutartį. Nenoriu būti toks, bet per 20 metų mačiau daug įmonių, kurios „užmiršta“ sumokėti po mėnesio.

Ar pasirašote sutartis?

Taip, būtina. Net jei jums atrodo, kad tai paprastas pervežimas vieną dėžę. Sutartyje turi būti parašyta, ką pervežiame, kada ir už kiek. Tai apsaugo abejas puses. Biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje turi būti įformintas teisiškai, kad vėliau nebylinėtumės, kas sulaužė tuos du tūkstančius eurų vertės serverius.

Ar dirbate su PVM?

Žinoma, mes juridinis asmuo, išduodame PVM sąskaitas. Jums tai svarbu, kad galėtumėte susigražinti mokesčius. Nenaudokite „vairuotojų be savininkų“ iš skelbimų, jei jums reikalinga sąskaita ir atsakomybė. Nors jie pigiau, bet rizika didesnė.

Kas daryti su biokuro arba chemikalų likučiais?

Tai ne pervežiame. Tai pavojingi kroviniai (ADR). Jei turite biokuro katilinę biure (kas retkas, bet būna), tai reikia specialios firmos. Mes nevežame degiųjų medžiagų. Galiu pasakyti tik tiek, kad geriau tai ištuštinti prieš mūsų atvykimą, arba gausite baudą.

Ar galite suorganizuoti išmetimą nereikalingų daiktų?

Taip, tai vadinasi „išvežio šiukšlių paslauga“. Jei perkraustant supratote, kad kadencijos stalas jums nebereikalingas, mes jį nusivežame į sąvartyną. Už tai taip pat reikia mokėti, nes sąvartynas mums taip pat paima pinigus. Biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje yra puikus proga atsikratyti seno šlamšto.

Ar pasirūpinsite naujo biuro išplanavimu?

Mes ne baldų dizaineriai. Mes pastatysime dėžes ten, kur jūs pasakysite. Jei reikia išdėstyti baldus pagal planą, mes tai padarysime, jeigu planas suprantamas. Bet jei jūs nežinote, kur stovės stalas, mes neįsivaizduojame taip pat. Geriau turėti schemą.

Kaip elgtis, jei naujame biure dar nebaigta remontas?

Tai katastrofa, bet įmanoma. Reikia labai atsargiai su dulkėmis. Jeigu ten dažoma grindys, negalime statyti dėžių ant šlapio dažo. Viskas turi būti suderinta su remonto komanda. Kartais teka laukti valandą, kol išdžiūva grindys. Tai prailgina procesą, bet ką darysi.

Ar galite padėti su įrangos montavimu?

Paprastą - taip. Prijungti spausdintuvą prie kompiuterio (jei jūs suteikiate kabelius) galime. Sudėtingą - ne. Mes ne elektrikai ir ne IT inžinieriai. Jeigu reikia kalbti sieną ir laidoti kabelius po grindimis – tai pasitelkite specialistus. Mūsų užduotis – atgabenti dalykus sveikus.

Ar dirbate švenčių metu?

Dirbame, bet brangiau. Kalėdos, Naujieji metai – jei verslas dirba, ir mes dirbame. Žinau, kad kai kurios parduotuvės kraustosi būtent tada, kai nėra klientų. Biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje gali būti planuojamas ir šventinę dieną, tik susitarkite bent savaitę anksčiau.

Ką daryti, jei raktai nuo naujo biuro neveikia?

Nudekite juos prieš mus atvykstant. Būna, kad suteikiate raktus, kurie tinka tik pirmam aukštui, o reikia į trečią. Tada mes stovime lauke ir laukiam. Tai laiko švaistymas. Patikrinkite visus raktus ir pultelius.

Galutinis žodis – kiek būtų geriausia planuoti?

Planuokite su atsarga. Geriau mes atvyksime, padėsime dėžes ir išvažiuosime pietų metu, nei vyksite iki vidurnakčio. Biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje yra apie organizaciją, ne apie jėgą. Susitarkite, išsiaiškinkite ir viskas gerai nueis.

Taigi, trumpai tariant, biuro perkraustymas su minimaliais trukdžiais darbui įmonėje nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės. Niekada neviskas nueina taip lygiai, kaip planavote, pasitaiko nenumatytų situacijų, pvz., užstrigęs liftas arba dingęs raktas. Bet jei pasiruošiate gerai ir pasitikit patyrusia komanda, galite išvengti didžiausios nusivylimo. Svarbiausia – neleiskite panikai užgriūti, o pasiklauskite patarimų iš tų, kurie tai daro kasdien. Sėkmės naujoje vietoje!