Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai: patirtis be kvailų klaidų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – teigiamų emocijų reta kada pasitaiko, kai kalbame apie biuro perkraustymą su Jungtine Karalyste efektyviai. Visi tikisi, kad dėžės patys įšoks į sunkvežimį ir vos po poros valandų atsiras Londone ar Mančesteryje, tačiau realybė yra šiek tiek kitokia. Po „Brexit“ viskas tapo daug paprastesnė... juokauju, žinoma, tapo kur kas daugiau popierinio darbo. Čia ne tiek apie tai, kad padėtum kompiuterius į dėžę, tiek apie tai, kad nepamegtum proto susiduriant su muitinės tarpininkais, kurie mėgsta uždaryti telefonus penktadieniais popiet. Tiesiog susiruoškite, kad nebus taip sklandžiai kaip reklamoje, bet su geru planu viską įveiksite.

Dokumentai ir muitinės reikalai (arba kodėl reikia nusipirkti gerą raštinę)

Kaip pradėti organizuoti biuro perkraustymą su Jungtine Karalyste efektyviai?

Pirmaiausia, neskubėkite skambinti brokeriams, kol nežinote, ką tiksliai vežate. Turite susidaryti inventorinį sąrašą, o ne tik parašyti „baldai ir kompiuteriai“. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai prasideda nuo to, kad žinote kiekvieno daikto serijinį numerį ar bent jau apytikslę vertę. Be to, tikrinkite ar turiite EORI kodą, be jo joks krovinys neperžengs sienos, net jeigu jums atrodo, kad tai tik jūsų senas stalas iš namų. Pasidarykite laiko rezervą, nes dokumentų surinkimas užtrunka ilgiau negu manysite.

Ar tikrai reikia muitinės brokerio?

Atrodo, kad galima suvaldyti pati, bet pasitikėkite manimi – jums jo reikia. Vakar buvo atvejis, klientas bandė pats užpildyti deklaraciją ir užstrigo sienoje su dviem sunkvežimiais dviem savaitėms. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai tampa košmaru, jei klaidingai nurodote prekės kodą (HS code). Brokeris žino, kur spustelėti, o jūs tik prarasite nervus. Investicija į specialistą sumokėlios per tą laiką, kurį praleistumite laukiant patvirtinimo.

Kas vyksta su PVM muitinėje?

Tai vienas painiausių dalykų, net man kartais sunkiai seka, ką ten jie išrūsijos Bruselyje. Jei vežate įrangą, kuri priklauso jūsų lietuvos įmonei ir ją ten išsinuomosite arba naudosite savo filialui, dažniausiai taikomas 0 proc. PVM importo mokestis, tačiau reikia pateikti specialų mokesčių ataskaitą. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai reikalauja gero buhalterio, nes klaidingai įforminus, galite mokėti 20 proc. britiško PVM, kurį vėliau gėda sugrąžinti. Geriau viską sutarti iš anksto su žmogumi, kuris šioje srityje gyvena.

Kas daryti, jei trūksta dokumentų?

Neišsigąskite, bet pasiruoškite pavėluoti. Vieną kartą teko vežti serverius be jokių sertifikatų, nes klientas pamiršo juos pasidaryti (tiesiog nespėjo). Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai tuomet atrodė kaip juoko filmas – teko rašyti pažadus, kad vėliau atsiųsime. Dažniausiai tai kainuoja brangiai – privalomas muitinės tikrinimas ir baudos už dokumentų stoką. Todėl geriau dar kartą patikrinti, ar visi techniniai pasai ir sąnaudų lapai yra dėžėje, o ne palikti biure.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Tai yra pilnas ašarų siurprizas, jeigu apie tai niekas nesužino. Klientas įdėjo savo dviratį į tą patį sunkvežimį, o muitininkai viską iškrautė. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai taip pat reiškia griežtą atskyrimą – jūsų firmai priklausančios stalo kėdės ir jūsų žmonos vyno rinkinys yra dvi skirtingos istorijos. Asmeniniams daiktams taikomi kiti mokesčiai ir taisyklės, o jei jų neišskirsite, gali būti įtarimas dėl kontrabandos. Nepažeiskite šios taisyklės, neverta.

Logistika ir transportas (kai keliais sunkvežimiais nepakanka)

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Įprastai sakyčiau trys dienos, bet dabar... sunku pasakyti. Viskas priklauso nuo to, kaip užstrigsite Kalė ar Doveriuje. Esu matęs, kaip biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai pavirsta į savaitės kelionę, nes uosto darbuotojai padarė klaidą duomenyse. Planuokite bent penkias darbo dienas nuo to momento, kai sunkvežimis išvažiuoja iš Vilniaus, iki kol jis atsiranda priešais jūsų naująjį biurą. Geriau būti per anksti negu vėluoti, kai jau visi darbuotojai sėdi ant grindų.

Ar geriau vystyti dalimis ar visa kartą?

Jei turite daug brangios technikos, verčiau skaldyti. Kartą vežėme visą biurą viena eile – 40 tonų krovinio, ir vairuotojas užmiglio (ne, tiesiog sustojo poilsio laikotarpiui, bet atrodė, kad užmiglio). Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai vyksta tada, kai atskiriate baldus nuo kompiuterių. Jei sunkvežimis su baldais užstrigs, kompiuteriai vis tiek galės veikti iš laikino sandėlio. Taip sumažinsite riziką, kad visa firma stovės be darbo.

Ką daryti, jei krovinys netelpa?

Tai kasdienybė. Klientai visada sako, „tu tik keletas spintų“, o realiai susidaro trys sunkvežimiai. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai neįmanomas, jei iš anksto neįvertinate tūrio matmenis. Mes dažnai tenkinames tuo, kad „užkrauname viską kaip įmanoma“, bet kartais tenka važiuoti antrą kartą. Papildoma kelionė kainuoja, bet tai geriau negu palikti pusę biuro kieme lietuje. Turėkite atsarginį biudžetą tokiems atvejams.

Ar reikia specialios įrangos kėlimui Londone?

Žinoma, ir tai vienas brangiausių dalykų. Anglijoje labai griežtai reglamentuojos vietos, kur galima statyti kraną. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai reiškia, kad iš anksto gavote leidimą iš vietinės tarybos (council) užimti kelio dalį. Vieną kartą teko mokėti baudą už tai, kad vairuotojas per ilgiau stovėjo geltonoje zonoje iškraunant sofas. Tikrinami matmenys, svoriai ir visokie leidimai – neskubėkite su tuo.

Kaip veikia draudimas kelyje?

Draudimas yra būtinas, bet skaitykite smulkmenas. Standartinis draudimas nedengia „jūsų neatsargumo“. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai baigiasi tuo, kad jeigu patys supakavote monitorius į dėžę be putų, ir jis sudužo – niekas negrąžins pinigų. Ypatingai saugokitės elektronikos – ji brangiausia, ir draudimo kompanijos mėgsta rasti priežastis, kodėl nemokėti. Geriau užsidėkite „viskas įskaitant“ (all risk) polisą, jei įmanoma.

Kodėl kaina auga prieš pat išvykimą?

Degus kuras, ferių kainos ar tiesiog mūsų klaidos. Prieš savaitę gavome laišką, kad ferių bilietai brango 30 proc. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai nurodo tai, kad kaina nėra fiksuota iš karto. Aš visada stengiuos įkainoti su galimybe keisti kainą, jei pasikeičia išorės aplinka. Nepikčiaukite, mes nenoriame uždirbti daugiau, tiesiog pasaulyje viskas brangsta, o tiekėjai mus nebeklauso.

Pakavimas ir paruošimas (kai dėžės skyla)

Kas turėtų pakavoti daiktus?

Idealu, kai darbuotojai susirūpina savo asmeniniais daiktais, o įmonės turtą pakuoja profesionalai. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai vyksta, kai žmogus, kuris kasdien krauna, žino, kad dėžė su svarbiais dokumentais eina ne į patalpą su drėgme. Neseniai vienas vadovas nusprendė pats supakuoti serverius – rezultate visas krovinys atvyko sulūžęs. Nenaudokite senų prekių dėžių iš parduotuvės, jos tiesiog neilaikys tokio svorio.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Be to, ne tik rašykite „biuras“, bet ir „Vilnius - Londonas - 1 dėžė iš 10“. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai (o ir saugiai) neįsivaizduojamas be numeravimo. Jei dings viena dėžė su dokumentais, o jos nebus sąraše, muitinėj gali pradėti ikiteisminį procesą (persigailiosite). Pasirašykite ant kiekvienos pusės, kad nereikėtų versti dėžes ieškant užrašo.

Kokias dėžes naudoti baldams?

Nenaudokite jokių dėžių. Baldai turi būti oti su specialiomis uždangalėmis ir gipso kartono plokštėmis. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai nebus, jei stalo kojos pramušs kito kliento sofos. Užsidėkite „protection corners“ – plastikinius kampų apsaugus. Tai nedidelė investicija, kuri saves užsaveins, kai vairuotojas staigiai stabdys prieš Londono tiltą.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Geriau juos vežti su savimi lagamine, jei įmanoma. Jei ne – rūpkitės raktais ir segtukais. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai reikalauja pasitikėjimo, bet aš visada sakau – tikėk, bet tikrinkite. Užrakinkite dėžes su dokumentais ir paimkite raktus sau. Nenorėtumėte, kad ką nors pamatytŗ neregėtą akis per muitinės patikrą arba sandėlyje.

Ar reikia išmontuoti baldus?

90 proc. atvejų – taip. Net jei stalas telpa į liftą, jis gali netilpti į sunkvežimio duris dėl pakabinimo mechanizmų. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai (ir pigiau) vyksta, kai viskas ateina išmontuota. Sutaupysite vietos (vietos JK brangios) ir išvengsite mechaninių pažeidimų. Tik žymėkite varžtus ir pakuokite juos į pažymėtas maišelius, priešingu atveju surinkimas bus truputį „kreatyvus“.

Kaip elgtis su technika?

Išjunkite, išjunkite ir dar kartą išjunkite. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai baigsis prastai, jei televizorius ar didelis serveris bus paliktas įjungtas – gali uždegti per tranzitą. Be to, nuimkite visus kabelius. Vieną kartą teko įsijungti spausdintuvą, kuris buvo pilnas kavo (kaip ten atsitiko? niekas nežino). Gerai užpakuokta technika – tai pusė sėkmės.

Klauskimai apie atvykimą ir iškrovimą (kai viskas kažkodėl ne taip)

Kas vyksta, kai sunkvežimis atvyksta į JK?

Jis privalo užsiregistruoti muitinėje (nesvarbu, kad tai tik jūsų biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai planuotas). Be to, reikia susitarti dėl vietos sandėlyje arba prieš biuro pastatą. Angliški miestai siauri, o sunkvežimiai dideli. Jei nieko neplanavote, gali būti taip, kad vairuotojas privalės stovėti už trijų kvartalų ir vežti dėžes rankomis. Tai užtruks valandas.

Ar reikia pirkti leidimus stovėjimui?

Be abejo. Londono centre (Congestion charge zona) tai yra privalomas, brangus ir sudėtingas procesas. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai neįvyks be to, jei gausite baudą už užterštą zoną arba stovėjimą vietose, kur to negalima. Geriau padarykite tai savaitę iki atvykimo. Vienas mūsų klientas taip padarė tik po to, kai gavo bilietą į langą (tai buvo brangus pamokas).

Kas daryti, jei naujas biuras nepasiruošęs?

Tai klasika. Atvykstame, o darbuotojai dar nešioja dėžes iš senojo, arba net nėra elektros. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai tampa laukimo žaidimu. Tuo laiku mums reikia mokėti vairuotojui stovėjimo mokestį. Geriau suderinkite valandas su tikslumu iki minutės. Jei vėluosite bent valandą, gali tekti mokėti už papildomą dieną (angliškai „demurrage“).

Ar jūsų komanda padeda iškrauti?

Priklauso nuo to, ką užsisakėte. Standartiškai – vairuotojas gali padėti tik įvežti pro duris, o ne statyti spintas. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai įgyvendinamas su „men“ (darbo jėga) vietoje, jei to norite. Nenuokanku, jei pageidaujama, bet tada kaina šoktels aukštyn. Anglijoje darbo jėga brangi, todėl verta pagalvoti, ar nenaudoti vietinių remover'iu.

Ką daryti su tarpa (pakuojimu) po iškrovimo?

Turėkite planą, kur jį išmesti. Anglijoje negali tiesiog padėti dėžių ant gatvės. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai baigiasi tuo, kad vairuotojas pasiima tarpus atgal (jeigu jo nedaug). Jeigu dėžių šimtas, teks ieškoti vietinio šiukšlių surinkėjo. Tai papildoma galva skausmas, bet apie ją dažnai pamirštama.

Kas nutinka, jei kažkas susidaužo atvykus?

Reikia užpildyti pažymą (damage report) nedelsiant. Negalima laukti rytojaus. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai (ar bent jau be ginčų) reikalauja nuotraukų ir liudytojų. Jei pasakysite vairuotojui „gerai, parašysiu vėliau“, jis išvažiuos ir niekas nebeprisimins, kad tą stalą daužė jis, o ne jūsų darbuotojas, numetęs jį laiptuose (tai irgi buvo).

Ar galima laikinai palikti daiktus sandėlyje?

Taip, tai dažnai būna išgelbėjimas. Kartais biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai įmanomas tik tada, kai atvežame viską į sandėlė Dagenhame arba netoli Londono, o po to po truputį vežame į centrą. Sandėliavimas JK nėra pigus, bet sutaupo laiko ir nervų, kai būsite tiksliai žinoti, kada galėsite pradėti darbą. Pasirūpinkite tuo iš anksto.

Pinigai ir nesusipratimai (voniai, kurių nenorite)

Kodėl kaina skiriasi nuo kitų?

Kodėl? Galbūt tie kiti nieko nenaudoja iš tikrųjų, arba tiesiog apgaudinėja apie mokesčius. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai kainuoja pinigus – degalai, feriai, darbo užmokestis, draudimas. Jei kas siūlo kainą dvigubai mažesnę nei rinka, bėkite. Aš galiu pasakyti, kad mūsų marža nedidelė, bet mes užtikriname, kad krovinys nepradils.

Kas yra „vietinės mokesčiai“?

Tai tas dalykas, kurio visi bijo. Mokesčiai už uostus, už kelių naudojimą (mokesčiai už švarą ir pan.) Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai neįmanomas be jų, bet jie dažnai būna neįtraukti į pradinį įkainį. Užsisakykite „all inclusive“ paslaugą, jei norite miegoti ramiai. Nenorėtumėte gauto sąskaitos už 500 svarų už tai, kad sunkvežimis važiavo pro M25 žiedą.

Ar galima mokėti už perkraustymą vėliau?

Su papildomomis sąlygomis – taip. Tačiau dažniausiai reikalaujame avanso, kad apmokėtume bilietus. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai prasideda tuo, kad mes turime užtikrintą kvietą (booking). Avansas nėra viskas, bet tai rodo, kad esate rimtas. Nesiūlykite mokėti „kai atvyksime“ – tuomet mes nevažiuosime.

Ką daryti, jei įmonės bankas nesiverčia su mokėjimais į JK?

Tai problema, bet sprendžiama per tarpininkus. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai gali užstrigti dėl bankų saugumo protokolų. Geriau mokėti į sąskaitą ES, jeigu tokia galimybė yra. Naudokitės SEPA mokėjimais, jei įmanoma, kad išvengtumėte didelių banko komisinių ir laukimo.

Ar yra slaptų mokesčių?

Neslėpiu nieko. Viskas yra sąskaitoje. Bet gali būti netikėtų išlaidų, pvz., jei reikia samdyti keltuva Londone. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai yra apie lankstumą. Aš visada sakau – klauskite apie blogiausią scenarijų, kad neturėtumėte staigmenų. Mūsų tikslas – nuvežti daiktus, o ne jums susukti galvą.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Mano atsakymas visada toks pat – ne. Pigu gali būti tik pirmą kartą. Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai reiškia, kad jūsų technika atvyks saugi ir laiku. Pigūs vežėjai dažnai nėra apdraudę arba naudoja senus sunkvežimus, kurie gada sugesti. Uždirbkite daugiau, bet išsaugokite nervus.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Galima šiek tiek nukristi, jei datos lankstios arba jei turite didelį krovinį viena kryptimi (taip vadinamas „backload“). Biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai gali tapti pigesniu, jei sutinkate laukti, kai mums tenka tuščias sunkvežimis grįžti. Bet nereikėtų derėtis iki paskutinio cento, nes kokybė kentės.

Išvados

Na, trumpiau tariant, biuro perkraustymas su Jungtine Karalyste efektyviai įmanomas tik tada, kai viską suplanuojite iš anksto ir nepasitikėsite tik „manais“. Daugelis dalykų gali sueiti kaip pyragas – nuo dokumentų iki paprasto stovėjimo leidimo Londono centre. Nepasiduokite kainos iliuzijoms ir geriau pasidomėkite, ar jūsų partneris tikrai nežino, ką daro. Sėkmės, o jei kas neaišku – skambinkite, paaiškinsiu (bent jau tą, ką pats suprantu).