Biuro perkraustymas: patikimas ir greitas į Angliją

Biuro perkraustymas: patikimas ir greitas į Angliją skamba paprastai, kol nepradedi krauti dokumentus, stalus, kompiuterius, serverius, kėdes, kavos aparatą ir visus tuos mažus daiktus, kurie per metus kažkaip atsiranda spintelėse. Iš Lietuvos, Lenkijos, Latvijos ar kitur į Angliją vežame ne tik baldus. Vežame darbo ritmą. Jeigu Londono biuras negali dirbti tris dienas, nuostoliai pradeda augti greitai. Todėl čia svarbu ne tik kaina, bet ir planas, dokumentai, apsauga, komunikacija su klientu ir tas nepatogus klausimas: kas atsitiks, jei vėluosime?

Kodėl biuro perkraustymas į Angliją visada atrodo lengvas, kol nepradedi

Ar biuro perkraustymas į Angliją tikrai gali būti greitas?

Gali, bet greitis čia nėra tas pats, kas „atvažiuosim rytoj ir kažkaip sutvarkysim“. Biuro perkraustymas į Angliją gali būti greitas, kai jau prieš savaitę žinome, kiek turite stalų, kėdžių, monitorių, archyvų, serverių spintų ir kitų daiktų. Kartais klientas sako: „Na, mažas biuras.“ O tada atvykus paaiškėja, kad sandėliuke dar trys paletės senų katalogų. Todėl pirmiausia darome inventorių, įvertiname tūrį kubiniais metrais ir tik tada sprendžiame, ar vežti pilnu krovininiu automobiliu, ar daliniu kroviniu.

Kiek realiai trunka biuro perkraustymas iš Lietuvos į Angliją?

Jeigu kalbame apie maršrutą Lietuva–Anglija, dažniausiai planuojame 2–4 dienas iki išvykimo, po to kelionė iki Anglijos, pavyzdžiui, iki Londono, Mančesterio ar Birmingamo, trunka apie 2–3 dienas, priklausomai nuo keltų, eismo, muitinių procedūrų ir iškrovimo laiko. Kartais viskas praeina gražiai, o kartais Doverio uoste tenka palaukti. Biuro perkraustymas į Angliją nėra kaip siuntinukas su sekimo numeriu. Čia yra žmonės, baldai, terminai ir vairuotojai, kurie irgi miega.

Kodėl Anglija vis dar populiari biuro perkraustymams?

Nes verslai ten vis dar juda. Londonas, Readingas, Kembridžas, Mančesteris, Lidsas, Bristolis, Birmingamas – visur yra įmonių, kurios keičia biurus, plečiasi, traukiasi arba perkelia dalį komandos į kitą miestą. Daug lietuviškų įmonių taip pat turi klientų Anglijoje, todėl jiems reikia perkelti dokumentaciją, įrangą, pavyzdžius ar visą darbo vietą. Biuro perkraustymas į Angliją populiarus ne dėl mados, o dėl realaus darbo. Ten vis dar reikia patikimų vežėjų, kurie supranta, kas yra CMR, packing list ir kodėl negalima palikti monitoriaus ant grindų.

Kainos, terminai ir realūs biuro perkraustymo į Angliją planai

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Angliją?

Kaina priklauso nuo daugelio dalykų: krovinio tūrio, svorio, iškrovimo sąlygų, ar reikia liftų, ar reikia pakavimo medžiagų, ar reikia draudimo, ar vežame tik baldus, ar dar ir IT įrangą. Orientacinė kaina daliniam kroviniui gali prasidėti nuo 450–700 EUR, o pilnas krovininis automobilis į Angliją dažniausiai būna brangesnis, nuo 1800 EUR iki 3500 EUR ar daugiau. Aišku, skaičiai keičiasi, degalai keičiasi, sezonas keičiasi. Bet paprastai sakau klientui taip: pigiau nei blogai suplanuotas perkraustymas, kuris sustabdo biurą savaitei.

Ar pigus biuro perkraustymas į Angliją nėra rizikingas?

Dažniausiai taip, rizika yra. Ne visada, nes būna mažų įmonių, kurios tiesiog dirba be didelių reklamų, bet labai sąžiningai. Problema prasideda tada, kai kas nors siūlo „viską nuvešim už pusę kainos“, o tada klausia, kur baldai, kodėl nėra CMR, kodėl nebuvo apsaugos plėvelės ir kodėl serverio dėžė stovi prie šlapio sienos. Biuro perkraustymas į Angliją nėra vieta taupyti ant nežinomybės. Galite taupyti ant pakavimo, jeigu patys viską paruošiate, bet ne ant vežėjo atsakomybės.

Kaip sudaromas biuro perkraustymo į Angliją grafikas?

Pirma, suskaičiuojame, kas vežama. Antra, žiūrime, kada Anglijoje reikia būti objekte. Trečia, parenkame pakavimo dieną, pakrovimą, kelionę ir iškrovimą. Dažnai darome taip: penktadienį po darbo išvežame iš Lietuvos, savaitgalį keliaujame per Europą, pirmadienį anksti iškrauname Anglijoje. Bet ne visada taip gražiai išeina. Kartais klientas pamiršta pasakyti, kad biure Anglijoje nėra liftų, o mes atvykstame su sunkiais baldais ir ketvirtu aukštu. Tada grafikas griūva, kaip tas mūsų kavos aparatas per vieną perkraustymą.

Ar galima biuro perkraustymą į Angliją daryti savaitgalį?

Taip, galima, tik reikia iš anksto derinti vairuotojų darbo laiką, iškrovimo komandą ir pačios Anglijos pastato administraciją. Daug verslo centrų Londono centre ar Mančesterio rajonuose leidžia iškrauti tik tam tikromis valandomis, pavyzdžiui, nuo 7:00 iki 10:00 arba po 18:00. Jeigu šito nežinome iš anksto, vairuotojas gali stovėti ir laukti, o tai reiškia papildomą kainą. Biuro perkraustymas į Angliją savaitgalį dažnai yra protingesnis, nes mažiau trikdomas darbo laikas, bet administracijos taisyklės vis tiek lieka svarbiausios.

Pakavimas, apsauga ir dokumentai vežant biurą į Angliją

Kaip saugiai supakuoti biuro įrangą perkraustymui į Angliją?

Monitorius, kompiuterius, telefonus, planšetes, serverius ir mažą elektroniką reikia žymėti, dėžėse rašyti ne tik „IT“, bet ir kambarį, numerį, prioritetą. Kabelius geriau ištraukti atsargiai, nufotografuoti jungtis, o tada dėlioti į maišelius su lipdukais. Jeigu turite serverį, čia jau nebe juokai. Dažniausiai rekomenduoju specialią tarą arba originalią gamintojo pakuotę. Biuro perkraustymas į Angliją be tvarkos IT skyriuje baigiasi tuo, kad pirmadienį visi sėdi su kava ir bando prisiminti, kuris HDMI kabelis kuriam ekranui priklausė.

Ar reikia draudimo vežant biurą į Angliją?

Mano nuomone, taip. Ypač jeigu vežate kompiuterius, serverius, brangius fotelius, archyvus ar klientų dokumentus. Standartinė krovinio atsakomybė ne visada dengia realią vertę, todėl reikia žiūrėti sąlygas, išskaitas ir ribas. Kartais klientas sako: „Mums nereikia, seniai vežamės.“ O tada sudužta vienas monitorius ir prasideda ilgas pokalbis, kodėl vertė nebuvo deklaruota. Biuro perkraustymas į Angliją be jokio draudimo yra kaip važiuoti naktį be šviesų – gal ir pravažiuosi, bet kam rizikuoti?

Kokius dokumentus reikia ruošti biuro perkraustymui į Angliją?

Reikia CMR važtaraščio, packing list, kartais komercinės sąskaitos ar inventorinio sąrašo, ypač jeigu vežama įmonės įranga, pavyzdžiai, demonstracinė technika ar baldai. Jeigu krovinys grįžta atgal arba laikinai išvežamas, gali prireikti ATA carnet ar kitų laikino eksporto dokumentų. Čia jau geriau pasitikrinti su muitinės brokeriu, nes aš nenoriu meluoti, o taisyklės kartais keičiasi. Biuro perkraustymas į Angliją po „Brexit“ tapo šiek tiek popierinių klausimų daugiau, nors kasdieniam biurui tai dažniausiai nėra katastrofa.

Ar Anglijoje po Brexit vis dar lengva vežti biuro baldus?

Lengviau nei anksčiau tikrai nebėra. Kasdieniams baldams, kėdėms, stalams ir biuro įrangai procesas dažniausiai tvarkomas, bet reikia tiksliai aprašyti krovinį, jo vertę, kilmę, paskirtį. Jeigu vežate naudotus baldus į naują biurą, tai vienas dalykas. Jeigu vežate prekes pardavimui ar parodai, jau visai kitas dalykas. Biuro perkraustymas į Angliją dabar reikalauja, kad dokumentai būtų sutvarkyti prieš pakrovimą, ne tada, kai sunkvežimis jau stovi prie pasienio.

IT įranga, serveriai ir jautrūs biuro daiktai

Ar galima vežti serverius per biuro perkraustymą į Angliją?

Galima, bet serveriai nėra paprastas krovinys. Juos reikia išjungti pagal procedūrą, ištraukti diskus arba paruošti taip, kaip sako jūsų IT specialistas, apsaugoti nuo vibracijos, drėgmės ir smūgių. Jeigu serveris stovėjo biure ketverius metus ir niekas jo nejudino, jis gali būti jautresnis, nei atrodo. Biuro perkraustymas į Angliją su serveriais reikalauja konkretaus plano: kas išjungia, kas pakuoją, kas tikrina po iškrovimo. Čia ne vieta sakyti „kažkaip bus“.

Ką daryti su biuro dokumentais vežant į Angliją?

Dokumentus reikia dėlioti į dėžes pagal skyrius, metus, projektus arba klientus – kaip jums patogiau dirbti naujame biure. Ant kiekvienos dėžės būtinas numeris ir trumpas turinys. Jeigu dokumentai konfidencialūs, reikia uždarymų, plombų arba vežimo sąlygų su papildoma atsakomybe. Kartais klientai prašo, kad dėžės būtų iškraunamos tiesiai į užrakto patalpą. Tai normalu. Biuro perkraustymas į Angliją be dokumentų kontrolės gali tapti didesne problema nei sulūžęs stalas.

Ar vežate kavos aparatus, virtuvės įrangą ir biuro techniką?

Vežame, tik reikia žinoti, ką vežame. Kavos aparatas su vandeniu viduje? Ne. Spausdintuvas su kasetėmis laisvai judančiomis? Geriau sutvarkyti. Šaldytuvas? Išjungti, išvalyti, palikti atvirą. Biuro virtuvė atrodo kaip niekas, kol pradedi krauti. Ten randi puodelių, senų indų, šaldiklio ledo ir kažkokio receptų sąsiuvinio iš 2018 metų. Biuro perkraustymas į Angliją apima ir šituos mažus daiktus, nes be kavos aparato biuras irgi neveikia, tiesiog visi tai pripažįsta vėliau.

Kaip pažymėti dėžes, kad Anglijoje viskas greitai susidėliotų?

Geriausias būdas – spalvos, numeriai ir zonos. Pavyzdžiui, mėlyna etiketė – finansai, žalia – pardavimai, geltona – IT, raudona – pirmumo iškrovimas. Ant dėžės rašome ne tik skyrių, bet ir numerį: „Finansai 3/12“. Taip naujame biure Anglijoje galima greitai patikrinti, ar visos dėžės atvažiavo. Biuro perkraustymas į Angliją be žymėjimo baigiasi tuo, kad visi ieško savo klaviatūros, o direktorius klausia, kodėl jo stalas dar neatidarytas.

Reali praktika: kas dažniausiai nepavyksta perkraustant biurą

Ar reikia naują biurą Anglijoje paruošti prieš atvykstant?

Būtų labai gerai. Liftas rezervuotas, apsauga informuota, parkavimo leidimas gautas, iškrovimo zona laisva, atsakingas asmuo su telefonu prieinamas. Skamba kaip akivaizdu, bet patikėkite, ne visada taip būna. Kartais atvyksti į Londono verslo centrą, o apsauga sako, kad jų sąraše jūsų nėra. Tada prasideda laukimas, skambučiai, nervai. Biuro perkraustymas į Angliją priklauso ne tik nuo vežėjo, bet ir nuo to, ar naujasis biuras tikrai pasiruošęs priimti krovinį.

Kas nutinka, jei Anglijoje vėluojama su iškrovimu?

Tada viskas pradeda stumtis. Vairuotojui baigiasi darbo laikas, kitas klientas laukia, kelto laikas gali pasikeisti, o pastato administracija sako, kad jau nebegalima triukšmauti. Todėl sutartyje ir pasiūlyme reikia aiškiai nurodyti, kiek laiko skirta iškrovimui ir kas mokama už laukimą. Biuro perkraustymas į Angliją nėra nematomas procesas. Jeigu klientas vėluoja su prieiga prie biuro, tai turi kainą. Gana tiesiogiai pasakiau, bet taip ir yra.

Ar galima perkraustyti tik dalį biuro į Angliją?

Taip, labai dažnai taip ir daroma. Viena komanda lieka Lietuvoje, kita persikelia į Angliją, dalis dokumentų vežama dabar, dalis vėliau, IT įranga keliauja atskiru reisu. Tokiu atveju reikia ypač tvarkingos inventorizacijos, nes kitaip po mėnesio niekas nežino, kur dingo tas vienas svarbus spausdintuvas. Biuro perkraustymas į Angliją dalimis gali būti patogus, bet tik tada, kai abi pusės žino, kas keliauja kada ir kas už ką atsako.

Ką daryti, jei biuro baldai Anglijoje netelpa į naują patalpą?

Pirma, nespanikuoti, nors visi pradeda kalbėti vienu metu. Antra, tikrinti matmenis: stalų, posūkių, lifto, durų, koridoriaus. Trečia, ieškoti laikino saugojimo sprendimo. Anglijoje yra daug self-storage vietų, bet jos ne visada pigios, ypač Londone. Biuro perkraustymas į Angliją su baldais kartais baigiasi tuo, kad senieji foteliai tiesiog netelpa į naują atvirą planą. Tada reikia nuspręsti, kas lieka, kas grįžta, kas išvežama į perdirbimą.

Paslaugos, kurios palengvina biuro perkraustymą į Angliją

Ar galima užsisakyti pilną biuro perkraustymą į Angliją iki rakto?

Taip, galima. Tokiu atveju vežėjas arba projekto komanda padeda nuo inventoriaus, pakavimo, žymėjimo, pakrovimo, transporto, dokumentų iki iškrovimo ir baldų sustatymo naujame biure. Tai brangiau, bet mažiau streso. Pilnas biuro perkraustymas į Angliją iki rakto ypač tinka tada, kai biurui negalima sustabdyti darbo ilgiau nei vieną dieną. Tik svarbu iš anksto pasakyti, kas tikrai yra „iki rakto“, o kas lieka klientui. Nes kartais klientas mano, kad mes dar ir kavą užvirinsim.

Ar reikia samdyti iškrovėjus Anglijoje?

Dažniausiai taip, ypač jei biuras didesnis arba naujame pastate yra griežtos taisyklės. Galima vežti su savo komanda, galima derinti vietinius iškrovėjus, galima prašyti, kad kliento žmonės padėtų, bet pastarasis variantas ne visada geras. Biuro darbuotojai nėra perkraustymo komanda, o nugaros skausmas pirmą darbo dieną naujame biure niekam nepadeda. Biuro perkraustymas į Angliją su vietiniais iškrovėjais dažnai leidžia greičiau užbaigti darbą, ypač Londono centre.

Ar galite laikinai saugoti biurą prieš perkraustymą į Angliją?

Taip, laikinas saugojimas yra labai naudingas, kai naujas biuras Anglijoje dar nėra paruoštas, remontas vėluoja arba dalis baldų turi palaukti. Saugojimas gali būti Lietuvoje, Lenkijoje, Nyderlanduose arba Anglijoje – priklauso nuo maršruto ir kainos. Reikia tik aiškiai pasakyti, ar daiktai saugomi kelias dienas, kelias savaites ar ilgiau. Biuro perkraustymas į Angliją su tarpiniu saugojimu nėra problema, problema prasideda tada, kai klientas pamiršta pasakyti, kad saugoti reikia visą mėnesį.

Kas yra dalinis biuro perkraustymas į Angliją?

Dalinis krovinys reiškia, kad jūsų biuro daiktai keliauja kartu su kitais kroviniais viename automobilyje arba konteineryje. Tai dažniausiai pigiau mažam biurui, bet grafikas gali būti šiek tiek lankstesnis, o kartais mažiau tikslus. Pilnas automobilis duoda daugiau kontrolės, bet kainuoja daugiau. Biuro perkraustymas į Angliją daliniu kroviniu tinka tada, kai vežate kelias dešimtis dėžių, kelis stalus, kėdes ir kompiuterius, o ne visą įmonę su sandėliu.

Kaip pasiruošti, kad viskas nepralėktų pro šalį

Ką klientas turi paruošti prieš biuro perkraustymą į Angliją?

Pirmiausia – sąrašą. Net jeigu jis netobulas, geriau turėti bent apytikslį sąrašą nei nieko. Tada reikia nuspręsti, kas vežama, kas išmetama, kas parduodama, kas lieka senajame biure. Reikia paskirti vieną atsakingą žmogų, kuris moka atsakyti į klausimus. Biuro perkraustymas į Angliją be vieno sprendimų priėmėjo tampa chaosu, nes visi sako skirtingai. Ir dar – prašau nenuslėpti tų senų dėžių rūsyje. Jos visada atsiranda paskutinę minutę.

Ar reikia iš anksto atlikti biuro apžiūrą prieš perkraustymą?

Labai pageidautina. Galima apžiūrėti gyvai, vaizdo skambučiu arba pagal nuotraukas, bet kažkoks apžiūrėjimas turi būti. Reikia matyti, ar yra liftas, kiek sunku prieiti prie durų, ar yra laiptai, ar baldai išsirenka, ar reikia specialių įrankių. Biuro perkraustymas į Angliją be apžiūros yra spėjimas, o spėjimas tarptautiniame pervežime retai baigiasi ramiai. Vieną kartą manėme, kad stalas išeis pro duris, o jis neišėjo. Teko išimti durų staktą. Nieko baisaus, tik šiek tiek prakaito.

Kaip pasirinkti patikimą kompaniją biuro perkraustymui į Angliją?

Žiūrėkite ne tik į kainą. Klauskite, ar turi CMR, draudimą, patirties su Anglija, ar gali parodyti, kaip pakuos, kas bus atsakingas, kaip spręs vėlavimus. Patikimas biuro perkraustymas į Angliją matosi iš klausimų, kuriuos jums užduoda vežėjas. Jeigu jis nieko neklausia ir tik sako „bus gerai“, tai ne visada geras ženklas. Geras vežėjas kartais atrodo nepatogus, nes klausia daug detalių. Bet būtent tos detalės vėliau gelbsti.

Ar galima derinti biuro perkraustymą į Angliją su darbuotojų persikraustymu?

Taip, bet tai jau kita lyga. Biuro krovinys keliauja vienu grafiku, darbuotojų daiktai kitu, dokumentai dar kitu, o visi nori būti pirmi. Reikia aiškiai atskirti įmonės turtą nuo asmeninių daiktų, ypač dėl draudimo ir muitinės. Biuro perkraustymas į Angliją kartu su darbuotojų persikraustymu gali būti patogus, jeigu yra vienas koordinatorius. Be koordinatoriaus tai tampa dideliu šeimos ir logistikos kokteiliu, o tas kokteilis dažnai galvą skauda.

Išvada

Biuro perkraustymas: patikimas ir greitas į Angliją įmanomas, kai nėra tikėjimo, kad „kažkaip viskas susitvarkys“. Reikia sąrašo, pakavimo plano, dokumentų, atsakingo žmogaus, realaus termino ir vežėjo, kuris mato ne tik baldus, bet ir visą situaciją. Kaina svarbu, bet dar svarbiau, kad Londono, Mančesterio ar Birmingamo biuras pradėtų dirbti be trijų dienų chaoso. Biuro perkraustymas į Angliją nėra tik perkėlimas iš taško A į tašką B. Tai mažas logistikos projektas, kuriam reikia tvarkos, kantrybės ir šiek tiek sveiko proto.