Biuro perkraustymas: logistikos valdymo sprendimai į UK: kas iš tikrųjų vyksta užkulisiuose

Dirbu šioje srityje geriau nei dvidešimt metų, maždaug nuo tada, kai Lietuva gavo narystęs perspektyvas, ir sunkiai susiskaičiuoju, kiek tūkstančių tonų krovinių buvo pervesta per mano rankas ar įmonės sąskaitas. Žmonės dažnai įsivaizduoja, kad biuro perkraustymas: logistikos valdymo sprendimai į UK yra kaip iš knygos – susirandi vairuotoją, užpakalinę dalį užpildi dėžėmis ir važiuoji per tunelį. Na, realybė yra daug artimesnė naktiniam filmui nei instrukcijai. Tiesa, dažniausiai viskas baigiasi gerai, bet tarp pradžios ir pabaigos būna nemažai nervų, telefonų į Angliją vokietiškai kalbančiams dispečeriams ir staigiai pasikeitusių planų. Nerašau šio teksto kaip kokio reklamos brošiūros, o tiesiog noriu parodyti, kaip tai atrodo iš mano, apsirususio vadybininko, pusės, net jei kartais ir pasiklystu sakinyje.

Paprasti, bet erzinantys klausimai apie dėžes ir ruošimąsi

Ar tikrai reikia išpakuoti visus stalus prieš vežant?

Tikrai. Negaliu pakartoti, kiek kartų mačiau situaciją, kai klientas sako: „važiuok su viskuo, atsiras vietos“, o paskui vairuotojas stovi priešais „Eurotunnel“ ir negali priveržti diržų, nes kabinos stalai kyšo į vairuotoją. Biuro perkraustymas: logistikos valdymo sprendimai į UK reikalauja, kad baldai būtų paruošti tvarkingai, kitaip rizikuojate ne tik sugadinti inventorių, bet ir gauti baudą už nestabilų krovinį. Viską reikia išardyti, įvynioti į burbuliuką ir sutvirtinti, kas sutaupo daug laiko ir nervų pasienio punkte.

Kiek dėžių man reikės penkioms darbo vietoms?

Vėl gi, tas klausimas... Įprastai taisyklė yra maždaug 10–12 dėžių vienai darbo vietai, jei kalbame apie standartinį „white collar“ biurą su kompiuteriais, asmeniniais daiktais ir pilna spinta dokumentų. Bet žinote, kartais vienas darbuotojas turi daugiau daiktų nei visas kito biuras, todėl aš niekada neduodu 100% garantijų be vizualaus patikrinimo. Geriau pasiimkite keliomis daugiau, liks ant atsarginio fondo kitam kartui.

Ar galite užpildyti dėžes už mus?

Galime, tai paslauga, kurią siūlome, tačiau tai brangina procesą, nes reikia samdyti papildomus žmones, kurie tiesiog nešioja dėžes. Kalbant apie biuro perkraustymas: logistikos valdymo sprendimai į UK, efektyvumas yra raktas, todėl dažniausiai rekomenduoju, kad kliento komanda užpildytų asmeninius daiktus, o mūsų darbuotoai rūpintųsi technika ir sunkiaisiais baldais. Taip jūs išlaikote kontrolę ir nežinote, kas kur dingsta, kol pasiekite paskirties vietą Londono pakraštyje.

Kas daryti su atliekomis – ar vežiate šiukšles?

Deja, ne. Mes esame pervežimo įmonė, ne šiukšlių automobiliai, ir Anglijoje šiukšlių išvežimas yra griežtai reguliuojamas bei labai brangus dalykas. Jei turite senų spintų ar sugedusių kėdžių, reikėtų rasti vietinį šiukšlių išvežėją Lietuvoje dar prieš mūsų atvykimą. Viena kartą teko važiuoti su pilnu konteineriu „brangos“ atliekos, kurios iš tiesų buvo seni staliniai kompiuteriai, tai nepamiršiu to apkrovimo iki pat dabar.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Nerašykite tiesiog „biuras“, rašykite „pirmas aukštas, kairė pusė, Janino stalas“. Pas mus, logistikoje, laikas yra pinigai, ir kai vairuotojas atvyksta į Londoną, jis nenori klausti kiekvieno einančio pro šalį, kur dėti dėžę su „finansų“ užrašu. Gerai pažymėtos dėžės taip pat padeda išvengti streso, kai reikia greitai susirasti svarbiausius dokumentus pirmąją darbo dieną.

Dokumentai, muitinė ir Brexit košmarai

Ar man reikia EORI numerio pervežimui į JK?

Taip, be EORI numerio jūsų krovinys gali būti užstrigęs Doverio uoste arba tiesiog grąžintas atgal, o tai taps tikru fiasko. Dabar, po „Brexit“, biuro perkraustymas: logistikos valdymo sprendimai į UK tapo daug sudėtingesnis tiek dokumentacinės, tiek administracinės prasmės požiūriu. Mes galime padėti su deklaravimu, bet numeris turi būti jūsų įmonės, kitaip muitininkai net nepažiūrės į mūsų pavedimus.

Kas yra „inventoriaus sąrašas“ ir koks turi būti jo formatas?

Tai jūsų turtas, surašytas ant popieriaus (arba Excelio lentelės), su kiekvienu daiktu, jo apibūdinimu ir svoriu. Negali būti tiesiog parašyta „50 dėžių“, turi būti „50 dėžių su biuro reikmenimis, svoris 200 kg“. Muitinė mėgsta detales, jei bus per daug abstrakčiai, jie gali atidaryti krovinį patikrai, o tai užtrunka ir kainuoja. Nenuostabu, kad kai kurios įmonės tuo tingi rūpintis ir paskui gauna baudas.

Ar mokėsiu PVM arba muito?

Naudingos išlaidos (Transfer of Residence) gali leisti išvengti muito, jei įkeliate įrangą, kuri buvo naudojama mažiausiai 6 mėnesius. Bet su PVM situacija sudėtingesnė, čia jau gali prireikti mokesčių konsultanto pagalbos. Aš asmeniškai ne esu ekspertas mokesčių srityje (čia turbūt teks pasitikėti buhalteriu), tačiau galiu pasakyti, kad teisingai paruošti dokumentai taupo tūkstančius svarų.

Kas nutinka, jei pamiršau pateikti kokią nors dokumento dalį?

Tada prasideda „valandos neramumo“. Vairuotojas laukia, muitinė klauso, o mes ieškome sprendimų telefonu. Paprastai tai įvyksta tada, kai visi Lietuvoje jau miega, o Anglijoje tik ryto kelias. Todėl visada patikriname dokumentus du kartus, nors kartais ir pasidaro taip, kad kažką praleidžiame per akių vėžį (žinau, žinau, gėda).

Ar galite užpildyti muitinės deklaracijas už mane?

Galime, turime partnerių, kurie tuo užsiima profesionaliai, tačiau reikia suprasti, kad atsakomybė visada lieka ant siuntėjo – t. y. jūsų. Mes tiesiog padedame užpildyti formą pagal pateiktą duomenų rinkinį. Biuro perkraustymas: logistikos valdymo sprendimai į UK dažnai apima ir šią konsultacinę dalį, nes klientai dažnai susimeta su „C88“ ar kitomis formulėmis ir nežino, ką rašyti.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Žinoma, užrakiname furgonus, bet visada rekomenduoju pačius svarbiausius dokumentus (sutartis, pasus, banko duomenis) vežti su savimi „hand luggage“ arba specialiuame užrakytame korpuse, kurio niekas neliečia. Nėra tokių spynų, kurios apsaugotų nuo visiško kvailumo, bet standartinės apsaugos užtenka 99% atvejų. Pas mane buvo atvejis, kai klientas dėžę su svarbiaisiaisiais dokumentais palaidavo prie šiukšliadėžės... na, laimei, radome prieš išvažiuojant.

Technika, IT ir jautrios įrangos gabenimas

Kaip vežti serverius? Ar jie sugenda nuo vibracijos?

Serveriai yra jautrūs įrenginiai, todėl juos reikia įpakavoti į specialias „anti-static“ dėžes su putomis. Standartinis biuro perkraustymas nėra tas pats, kas serverinės perkėlimas, čia reikalingas biuro perkraustymas: logistikos valdymo sprendimai į UK su IT ekspertu. Aš asmeniškai neitariantų juos įdedant ant paprastos paletės, nebent jūs norite pradėti savo veiklą Anglijoje nuo technikos įsigijimo iš naujo.

Ar draudžiate kompiuterius ir telefonus?

Standartinis CMR draudimas dengia tik 8,33 SDR (Special Drawing Rights) už kilogramą, o tai, tiesą sakant, yra labai mažai, palyginti su „MacBook“ kaina. Rekomenduoju papildomą draudimą (All Risk), ypač kai vežate brangią IT įrangą. Neteisingai įvertintas krovinys gali smarkiai pakenkti biudžetui, jei staiga užges žibintas ir kažkas bus nuplauta ar pavogta (nors pavogjų retai pasitaiko, bet visgi).

Ar reikia išjungti visus įrenginius?

Būtina išjungti ir atjungti visus laidus, nes dėl vibracijos gali atsirasti trumpojo jungimo arba fiziškai lūžti jungtys. Be to, jei furgone bus šalta (nors retai, tačiau įmanoma), kondensatas gali sugadinti elektroniką. Paprastai taisyklė paprasta: jei turi mygtuką „On/Off“, paspausk „Off“ prieš dėjant į dėžę. O galimai reikėtų laukti valandą prieš įjungiant vėl (čia aš galiu klysti, patikrinkite instrukcijoje).

Ką daryti su dideliais spausdintuvais?

Juos reikia išmontuoti, išpilti tonerius (bent dalį) ir uždaryti fiksatoriais, kad jie nejudėtų transporto metu. Dideli spausdintuotojai dažnai būna sunkesni nei atrodo, ir jei jūs bandysite jį nešti su dviem žmonėmis be vežimėlio, gali susilaužti nugaros. Geriau palikite tai mums, turime specialias kelnes kelti.

Ar vežiate augalus į biurą?

Galime, bet žinokite, kad JK augalų kontrolė (DEFRA) yra griežta. Reikia specialios leidimų arba atitinkamų sertifikatų, kad įleidžtų augalus su šaknų guoliu. Paprastai patariu tiesiog nusipirkti naujus augalus Londone – bus mažiau galvos skausmo ir jūsų fikus išliks gyvas, o ne bus sudegintas muitinėje kaip invazinė rūšis.

Kelionės, laikas ir nenumatyti nesklandumai

Kiek laiko užtrunka nuvežti dalykus iki Londono?

Įprastai tai trunka apie 3–4 dienas, atsižvelgiant į kelio sąlygas, uosto eiles ir kelio darbus. Bet, žinote, kas nutinka, kai sprogia kalėjime prieš uostą (buvo toks atvejis prieš kelis metus)? Tada uždaro visą regioną ir stovi 12 valandų. Biuro perkraustymas: logistikos valdymo sprendimai į UK visada turi turėti laiko rezervą, tad neskubėkite planuoti pirmosios darbo dienos tuoj pat po to, kaip mums pasakysite, kad krovinys išvyko.

Ar vairuotojas padės iškrauti biuro įrangą Anglijoje?

Taip, jis padės, jei tai nėra įtraukta į „pilotinį“ paketą, kurį atlieka trečioji šalis. Tačiau jis nebus „personalu“ – jis padės nuleisti dėžes nuo furgono, bet neįrengs jūsų kompiuterių ar nesurus lentynų. Vairuotojai dažniausiai nori grįžti namo kuo greičiau (ir aš juos kaltinti negaliu – jie taip pat gyvena žmonės).

Kas daroma, jei furgonas sugenda Belgijoje?

Tuomet mes siunčiame pagalbinę automobilį arba išsinuomojame kitą furgoną vietiniu būdu ir perkrauname. Tai retas atvejis, nes techniką prižiūrime, bet mechaninės gedimai būna. Svarbiausia – turėti kontaktą, kuris sugeba kalbėti vietine kalba, kad „road assistance“ neatvyktų po 5 valandų. Paskutiniu metu dėl šaltų žiemos furgonai dažniau atsisuka, ypaš jei vairuotojas nepamiršta įpilti „AdBlue“ (o jie dažnai pamiršta).

Ar galima sekti krovinio vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų furgonų turi GPS seklius, tačiau kartais signalas dingsta tunelyje arba kalnuotose vietovėse (kalbant apie Vokietiją). Esu girdėjęs istorijų, kai GPS rodė furgoną vidury lauko, o jis tikrai buvo važiavęs keliu. Taigi, sekimas yra orientacinis, bet mes visada skambiname vairuotojams ir atnaujiname informaciją klientui.

Kas daryti, jei negalime patekti į gatvę, kur yra naujas biuras?

Dėl Londono „Congestion Charge“ ir siaurų gatvių, didelis furgonas gali tiesiog negalėti įvažiuoti. Tuomet reikia atlikti „shuttle“ – mažesnį furgoną vežti iš didelio į biurą. Tai brangina sprendimą, bet be to neina. Prieš išvykdami visada patikriname „Google Street View“, bet kartais ten vaizdas senas, ir staiga atsiranda statybų juosta.

Ar galima užsakyti naktinį perkėlimą?

Galima, tai sutaupo laiko, nes nėra eismų, tačiau brangiau. Be to, reikės pasirūpinti, kad naujame biure būtų apšviesti įėjimai ir raktai. Kartą teko statyti prožektorius, kadangi klientas pamiršo pasidaryti šviesą, ir vairuotojas bijojo nukristi nuo laiptų su dėže. Tokios smulkmenos užtruksia daugiau nei planavimas.

Kainos, mokesčiai ir paslėpti išlaidos

Ar kaina priklauso nuo to, kiek svorio ar tūrio?

Viskas apskaičiuojama pagal tūrį (kubiniais metrais), nes į furgoną dažniau trūksta vietos (aukščio) nei keliamosios galios. Tačiau jei įkeliate sunkų seifą, paskaičiuosime pagal svorį. Biuro perkraustymas: logistikos valdymo sprendimai į UK nėra pigus dalykas, ypač dabar, kai kuro kainos šokinėja kaip prieš riešutą. Geriau jums atsiųsti nuotraukas ar vaizdo įrašą, kad ačiau galėčiau įvertinti tiksliai.

Ką reiškia „pripildytas furgonas“ (Full Load) ir dališkas (Part Load)?

Full load kai jūs užpildote visą furgoną, važiuojate tiesiai. Part load – kai jūsų daiktai važiuoja su kitų klientų daiktais. Part load yra pigiau, bet lėčiau, nes reikia apvažiuoti po keletą adresų. Jei skubate, imkite pilną furgoną, jei laiko daug – galite laukti ir sutaupyti.

Ar galima mokėti atsiskaitymus už pervežimą iš Anglijos į Lietuvą (pakeisti kryptį)?

Na, tai jau šiek tiek keistas klausimas šiame straipsnyje, bet taip, dirbame abiem kryptimis. Mokėjimas priklauso nuo susitarimo – galima pervesti į mūsų sąskaitą Lietuvoje, galima mokėti Anglijos atstovui (jei toks yra). Rekomenduoju mokėti banku, kad būtų įrodymų, o ne grynaisiais vairuotojui (tai yra labai bloga praktika).

Kiek dabar kainuoja viena vieta kelyje į Londoną?

Kainos svyruoja, dabar tai gal būtų apie 300–500 eurų už vieną vietą (palete), bet vėl gi, priklauso nuo kuro. Prieš metus buvo pigiau, o prieš dvejus metus – brangiau. Nieko tikro negaliu pasakyti be konkretaus datos ir adreso. Londono centre (Zone 1) visada brangiau dėl ULEZ mokesčių.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Paslėptų – ne, bet yra „neplanuotų“. Pavyzdžiui, jei jūsų biuras antrame auke be lifto, mums reikės samdyti keltuvus. Arba jei uosto darbuotojas nuspręs patikrinti kiekvieną dėžę. Mes visada stengiamės įkainiuoti viską iš anksto, tačiau klientai dažnai „pamiršta“ paminėti, kad jie turi degalinę požemyje (tai buvo keista situacija Birlingtone).

Ar galima derėtis dėl kainos?

Galima, jei darbas didelis arba sezono metu (vasarą daugiau laisvų vietų). Bet jei jūsų krovinys mažas ir keliauja per šventes, derėtis bus sunku. Tiesa, esu žmogus, ir kartais galiu padaryti nuolaidą, jei žmogus maloniai pasikalba ir nereikalauja neįmanomo. Nekančiu, kai klientai pradeda lyginti su „Ozon“ arba „Amazon“ kainomis – tai skirtingos paslaugos.

Pabaigos darbai ir išvados

Ką daryti, jei atvykus pasirodė, kad trūksta dėžių?

Tai įvyksta. Tada vairuotojas arba mūsų partneris Anglijoje važiuoja į artimiausią statybų parduotuvę (pvz., „Wickes“ ar „B&Q“) nupirkti dėžių. Tai kainuoja brangiau, nei nupirkti čia, bet kas padarysi. Būtinai patikrinkite dėžių kiekį dar prieš pakrovimą, o ne tada, kai vairuotojas jau laukia priešais duris.

Ar surenkate baldus vietos?

Tai papildoma paslauga, vadinama „assembly“. Mums tenka siųsti montuotojus iš Lietuvos (brangiau) arba rasti vietinius Anglijoje. Jei reikės surinkti visą „IKEA“ tipo biurą, tai užtruks dieną ar dvi. Geriau surinkti čia, išardyti, o ten tik uždėti ant vietos (tai yra greičiau).

Kas nutinka su pakuotės medžiagomis po to?

Dėžės dažniausiai paliekamos klientui, jei jis nenori mums jų gražinti. Galime jas išvežti atgal (jei tūris leidžia), bet tai papildomai kainuoja daugiau nei nupirkti naujas. Anglijoje atliekų utilizavimas yra brangus dalykas, taigi, galbūt verta jas palikti kaimynams, jei jie nori.

Ar paskutiniame kilometre tikrai taip sunku?

Paskutinis mylias yra sunkiausios. Ten yra eismo, siauros gatvės, ašaros (vairuotojo), o kartais ir blogai orientuojantis navigacija. Gerai, kad dabar yra „Google Maps“, bet anksčiau reikėjo „A-Z“ knygų. Vieną kartą vairuotojas užvažiavo į „Pedestrian Zone“ ir gavo baudą, kurią teko mokėti mums (atsiskaityome su klientu vėliau).

Ar galite padėti surasti biuro patalpas Anglijoje?

Ne, mes ne nekilnojamojo turto brokeriai. Mūsų darbas yra vežti dalykus iš taško A į tašką B. Nors, žinoma, per 20 metų pažįstu keletą žmonių, galinčių pasiūlyti patalpas Mančesteryje ar Birmingame, bet tai jau yra asmeninė pagalba, ne įmonės paslauga.

Kas daryti, jei biure nėra lifto?

Kaip jau minėjau, nešim rankom. Tai lėtina darbą ir brangina. Kai kurie klientai mano, kad „tik keturi aukštai, nėra tiek daug“, bandykite nešti kėdę su metaline konstrukcija penkis aukštus be lifto – pajusite skirtumą. Planuokite į tai papildomą laiką.

Ar jūsų įmonė turi atsiliepimų?

Turime, bet jie seni, nes niekas nerašo atsiliepimų apie sėkmingą perkėlimą (žmonės rašo tik tada, kai kas nors nutinka). Galite pasitikrinti mūsų „Facebook“ puslapį, nors ten irgi daugiau reklamos. Geriausias atsiliepimas yra, kai klientas vėl skambina po kelerių metų keltis į kitą vietą.

Ar saugu leisti daiktus be priežiūros?

Atvykus į sandėlį Anglijoje, daiktai gali būti palikti saugioje zonoje, bet rekomenduoju, kad kažkas iš jūsų komandos būtų pasirengęs juos priimti. Jei paliksite furgoną prie gatvės neprirašytą, tai gali būti pavogta labai greitai (ypač Londono rajonuose).

Ką daryti, jei vairuotojas negali susisiekti su mumis?

Tuomet jis skambina man, o aš jums. Būtinai turėkite galimybę priimti skambučius iš užsienio numerių tą dieną. Kartą stovėjome valandą, nes klientas nustatė „Do not disturb“, kas buvo labai keista, juk jis tikėjosi mūsų atvykimo.

Galų gale, kodėl aš turėčiau rinktis būtent jus?

Nes žinau, ką darau, turiu patirties ir nesu robotas. Biuro perkraustymas: logistikos valdymo sprendimai į UK yra sudėtingas procesas, kuriam reikalingi tikri žmonės, galintys spręsti problemas realiu laiku. O ir kainos turime padorios, be jokių triukšmo.

Trumpai tariant, sėkmė priklauso ne tik nuo mane, bet ir nuo jūsų pasiruošimo. Jei viską suplanuojite iš anksto, dokumentus paruošite tiksliai, o dėžes pažymėsiteite aiškiai, tai į Angliją atvyksite ne su skausmu, o su džiaugsmu dėl naujo etapo. Nepaisant visų tų istorijų apie nuskriaustus vairuotojus ar dingusias dėžes (kurios dažniausiai pasislepia po stalumi), dauguma šių perkėlimų vyksta ramiai ir be „nugaros skausmo“ (išskyrus vairuotojo). Tad, jei ruošiatės šiam žingsniui, skambinkite, aptarsime, o geriausia – dar nepamirškite pasidaryti kavos, kai atvyksite į naują biurą, ji reikalinga daugiau nei rogės.